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Fiches RH - 00 - Sommaire - SYNDICAT AUTONOME DE LA ...safpt.org/section/Dossies du SAFPT/Fiches RH.pdf · PDF fileà la rémunération, démobilisation du personnel ... •Responsable

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  • Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003

    RessourcesRessourcesHumainesHumaines

    CENTRE INTERDEPARTEMENTAL DE GESTIONDE LA GRANDE COURONNE

    (78 - 91 - 95)

    CENTRE INTERDPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE DE LA RGION D'ILE-DE-FRANCE (ESSONNE - VAL D'OISE - YVELINES)15 RUE BOILEAU - BP 855 - 78008 VERSAILLES CEDEX TL. : 01 39 49 63 00 / TLCOPIE : 01 39 02 27 26

    www.cigversailles.fr

    FICHES PRATIQUESFICHES PRATIQUES

  • Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003

    TEL. : 01 39 49 62 36 FAX : 01 39 49 63 29Mel. : conseil.organisation@cigversailles .fr

    Service Conseil en Organisation et Recrutement

  • Fiches pratiquesRessources Humaines

    Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003

    Les fiches pratiques sont destines aider les collectivits qui souhaitent rflchir leurs pratiques en matire deRessources Humaines. Conues comme une sorte de bote ides, elles passent en revue les grands thmes de la GRHet apportent des lments de cadrage qui seront utiles tous les acteurs impliqus : lus, responsables de services, directeurs gnraux et directeurs des ressources humaines.Les fiches d'information prsentent quant elles deux dispositifs de dveloppement des comptences encore mconnus des collectivits territoriales.

    Fiches dinformation

    Fiches pratiques

    FICHE1FICHE2FICHE3FICHE4

    FICHE5FICHE6FICHE7FICHE8

    Sommaire

    L'organisation des services

    FICHE INFO

    1 Le bilan de comptences

    FICHE INFO

    2 La validation des acquis de l'exprience

    Le recrutement

    Le plan de formation

    L'valuation du personnel

    L'absentisme

    La GPEEC

    La communication interne

    La qualit du service public

    1 Tableau de rpartition des tches2 Exemple de fiche de poste3 Identification des besoins de formation

    Annexes

  • FICHE1Lorganisation des services 1/3

    Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003

    C'est aux assembles locales d'organiser les services municipaux et leurs conditionsde fonctionnement.

    Une organisation au service de la stratgie d'action de l'quipe politique.

    ? PRINCIPES

    F LARTICULATION ENTRE LE POLE POLITIQUE ET LE POLE ADMINISTRATIFLes structures territoriales

    Les structures territoriales sont caractrisespar la coexistence de deux ples dont lesfonctions et les rles se distinguent : le ple administratif : ce sont tous les services communaux ;

    le ple politique, compos des lus qui participent aux diffrentes instances municipales.

    Les actions de ces deux ples sont fortement interdpendantes : les agents ont besoin deconnatre les orientations stratgiquespour remplir leurs missions, et les lus s'appuient sur les informations que les services leur transmettent pour (r)ajusterleur programme d'actions.

    La direction gnrale et lencadrementjouent un rle important puisquils se situent l'interface des deux ples. Il comprend des fonctions de conseil et d'appui auprs deslus, d'aide la dcision, ainsi que des fonctions de management auprs des services.

    La rflexion sur lorganisation des services est un pralable indispensable la ralisation des objectifs dfinis par lassemble locale.

    ENJEUX

    Gestion du serviceExercice des missions du service

    Planification politiqueDfinition des orientations

    Rle dcisionnel, darbitrage

    POLE POL IT IQUEAssemble dlibrante,excutif

    encadrement, servicesPOLE ADMIN ISTRAT IF

    Aide la dcision

    Dfinition d'objectifs oprationnelsCoordination des moyens et des activits

    DIRECT ION GENERALE

    Informations stratgiquessur la politique du service

    Informations techniquessur lactivit du service

  • FICHE1Lorganisation des services 2/3

    La rpartition du pouvoir

    L'assemble dlibrante et l'excutif local dtiennent en propre des pouvoirs ; certaines attributions peuvent toutefois tredlgues. La rpartition des pouvoirs entre sphre administrative et sphre politique n'est pas neutre. Le niveau de dlgation et la nature des comptences dlgues dterminent le style de management pratiqu au sein de la structure :centralisation de toutes les dcisions, gestion plus participative avec un rle dcisionnel de l'encadrement intermdiaire,une direction mixte avec une centralisation des dcisions stratgiques (dpenses) et une dlgation pour les oprationscourantes dans les services

    Les diffrents types de dlgations

    De l'assemble dlibrante vers l'excutif : la dlgation de pouvoir ; l'assemble n'a plus la charge desattributions transfres.

    De l'excutif vers les lus et/ou les fonctionnaires : les dlgations ne dessaisissent pas le dlgataire de ses attributions. Elles demeurent sous sa responsabilit et sa surveillance. Il sagit des dlgations de fonction (dlgation de signature largie) attribues aux adjoints et des dlgations de signature accordes aux fonctionnaires(directeurs gnraux ou responsables de service).

    F LA REPARTITION DES ACTIVITES AU SEIN DES SERVICESLe tableau de rpartition des tches (Cf Annexe 1)

    Mme dans les collectivits de faible effectif, certains outils peuvent se montrer utiles pour organiser le travail. Facile mettre en place, le tableau de rpartition des tches consiste identifier pour chaque tche ou activit, quels sont les agentsqui interviennent et dans quelle proportion.

    L'organigramme

    Le squelette de la structure : c'est une reprsentation graphique des services de la collectivit, indpendamment de l'quipe politique et des agents en place.

    La finalit : se reprer et se positionner dans la structure.Son contenu met en vidence la rpartition des activits, les liens hirarchiques et la logique globale de structuration. Ilpermet notamment de visualiser les missions et activits ainsi que les niveaux d'encadrement.

    L'organigramme est une question qui relve des comptences du Comit Technique Paritaire ; il doit tre saisilorsque l'organisation des services volue.

    F QUELQUES CONSEILSIl peut tre intressant de mentionner les fonctions de secrtariat, d'assistance, les points d'accueil et de standard.

    Comme tous les outils de communication, sa prsentation doit tre claire et are : un document trop charg est incomprhensible et devient vite inutilis. D'autres documents donnent par ailleurs des informations complmentaires : lesorganigrammes par service lorsque leur taille le justifie, le livret d'accueil, les sites intranet qui prsentent les services

    Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003

  • FICHE1Lorganisation des services 3/3

    Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003

    F LA DESCRIPTION DU TRAVAIL : La fiche de posteLa fiche de poste (Cf Annexe 2) est un document qui prsente les activits confies un agent, ses attributions ainsi queles comptences requises.

    Sa finalit

    C'est un outil de base de la GRH puisqu'il est utilisable lors de l'valuation annuelle, pour l'analyse des besoins de formation, la gestion des mobilits internes, les recrutements ou encore l'identification des postes risques ou soumis des sujtions particulires.

    Son contenu

    Les rubriques varient selon l'utilisation qui est faite des fiches ; l'important est d'avoir un descriptif de l'existant.

    Remarques

    Elles voluent en mme temps que l'organisation des services ; l'entretien annuel d'valuation est l'occasion de remettre jour la fiche de poste.

    La description du poste peut tre ralise partir d'une trame labore par le service des ressources humaines qui fixe les rubriques complter.

    Ne pas confondre la fiche de poste qui dcrit l'existant avec les profils de poste utiliss notamment pour les recrutements, qui indiquent les exigences, les comptences attendues et les activits souhaites.

    ART.72 de la Constitution : principe de libre administration des collectivits territoriales.

    Loi n 84-53 du 26 janvier 1984 (ART.33) : domaines dans lesquels les CTPdoivent tre consults pour avis.

    Code Gnral des Collectivits Territoriales :les attributions des assembles dlibrantes et des excutifs locaux.

    CADRE JURIDIQUE

    Conseil en Organisation et Recrutement 01 39 49 63 22 conseil.organisation@cigversailles.fr

    Service Organismes Paritaires 01 39 49 62 50 organismes.paritaires@cigversailles.fr

    E ( :EN SAVOIR PLUS

  • FICHE2Le recrutement 1/2

    Le recrutement est un investissement ; pour viter qu'il ne soit un pari risqu, il est essentiel de bienle prparer et de rflchir au profil recherch.

    ? PRINCIPES

    Ajuster les comptences au plus prs des besoins actuels et futurs de la collectivit.

    Un recrutement inadapt peut avoir des consquences lourdes pour la collectivit (dpenses lies la rmunration, dmobilisation du personnel) comme pour l'agent recrut (profil sur ou sous dimensionn, carrire bloque).

    ENJEUX

    Etapes Description Acteurs

    Analyser le besoin de recruter

    Identification des objectifs Analyse du contexte de recrutement Dcision de recruter

    Responsable de service concern DRH, DGS

    DRH

    Dcrire loffre Dfinition du poste pourvoir Dtermination du profil recherch(comptences, diplmes, statut) Rdaction de l'annonce

    Faire connatre loffre(publicit obligatoire

    et optionnelle)

    Dclaration de vacance de poste Diffusion de l'annoncedans un ou plusieurs supports de presse Parution dans la bourse de l'emploi

    DRH, DG Responsable de service concern,DRH ou DGS, Elu Elu

    Evaluer les candidats Prslection : analyse et tri des CV Slection sur entretien, preuves pratiques Choix final

    DRH, Responsable de service concern

    Prpareret accompagner

    la prise de fonction

    Prvoir les formalits administratives (nomination...) Anticiper les besoins de formation Installer le bureau et l'quipement Visite des services, prise en charge par un tuteur...

    Responsable de service con

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