P r o d u k t p o r t r a i t

baProject est le logiciel ABACUS pour la gestion de projets et de prestations. La première version avait

été développée pour les producteurs d’énergie et pour les constructeurs. Sa première installation,

qui a été couronnée de succès, remonte déjà au 4ème trimestre1998. AbaProject a récemment été

adapté aux besoins spécifiques des prestataires de services, grâce à différents développements et complé-

ments. AbaProject est, d’ores et déjà, utilisé par les premiers prestataires de services en Suisse, tels que les

sociétés informatiques, les fiduciaires ou les sociétés de conseil.

INTEGRAT ION CONT INUELLE

AbaProject se caractérise par une intégration poussée et performante à

toutes les applications ABACUS. Il s’intègre parfaitement aux modules de

comptabilité financière, analytique, débiteurs, créanciers et salaires, ainsi

qu’à la gestion des adresses. La base de données contenant les adresses,

clients, fournisseurs, employés, etc. n’est stockée qu’une seule fois, tandis

que les mouvements, comme les prestations de tiers, sont imputés dès leur

saisie aussi bien dans la comptabilité des créanciers qu’au projet. Les frais, absences, etc. peuvent être répercutés dans

la comptabilité des salaires pour y être traités. Les prestations peuvent être imputées au fur et à mesure de leur exécu-

tion dans la comptabilité financière, en tant que travaux en cours.

A B A C U S A b a P r o j e c t

Gestion de project/prestations pour fiduciaires,

prestataires de serviceset sociétés de conseil

A

Avantages de l’intégration

Contrôles de plausibilité (plan comptable et sections, données d’adresses, composants de salaires, etc.)

Une seule base de données pour les adresses clients, données des employés, tables, etc. (suppression des doublons)

Aucune interface n’est nécessaire

Gestion centralisée des accès

Masques d’utilisation homogènes

Intégration aux produits Microsoft (Word, Excel)

Utilisation de tous les outils ABACUS existants (générateurs de menus et de rapports, AbaVision pour les analyses

via Excel, etc.)

Avantages d’une solution globale intégrant les autres logiciels ABACUS

Gestion professionnelle des adresses avec fonctions de mailing et d’impression d’adresses

Définition globale des accès

Gestion des dossiers pour les documents

Paiement des frais (traitements de salaires)

Gestion des rappels à plusieurs niveaux (débiteurs)

Comptabilité analytique par projet

BASE MODULABLE POUR LES GENRES

DE PRESTAT ION

La base des genres de prestation peut être structurée ou adaptée de

façon individuelle en fonction des besoins de l’entreprise. Selon le

secteur d’activité du prestataire de service, les genres de prestation

peuvent refléter d’une manière très flexible les différentes activités

de l’entreprise.

Les catégories de prestations permettent, en outre, un regroupe-

ment des prestations librement définissables.

Exemples de catégories des prestations

Heures facturables, heures non facturables, absences, frais et

prestations de tiers

Comptabilité, salaires, débiteurs, etc.

Les genres de prestations sont alors également totalisés par catégories et affi-

chés sous forme d’impressions.

Ces genres de prestations peuvent être directement liés aux autres applications.

Ainsi, les frais et indemnités kilométriques par employé peuvent être transférés

dans la comptabilité des salaires pour paiement et ceci au choix dans un

traitement de salaire courant ou dans un traitement séparé destiné au paie-

ment des frais. De surcroît, les heures de travail peuvent également être trans-

férées dans la comptabilité des salaires pour l’établissement d’attestations ou

le paiement d’heures supplémentaires. Si toutes les heures sont comptabili-

sées, il est également possible de saisir les heures d’absences, de service mili-

taire, de maladie, de vacances et de formation continue. Plusieurs genres de

prestations prédéfinis sont disponibles pour les absences, et d’autres peuvent,

à tout moment, être créés individuellement, et être directement liés aux com-

posants de salaires dans la comptabilité des salaires.

Les prestations effectuées par des tiers, tels que conseillers externes, établisse-

ment d’imprimés, etc. sont saisies dans la comptabilité créanciers sous le

numéro de projet correspondant, puis lors de la comptabilisation, transférées

d’une part dans la comptabilité financière et d’autre part dans la gestion des

projets/prestations. Dans AbaProject, ces écritures sont présentées avec le nu-

méro de fournisseur et le numéro de document de la comptabilité créanciers.

Il est ainsi possible à tout moment de retracer en détail chaque pièce jusqu’à

son origine.

TAUX VARIABLES ET DEF IN IT ION DES TARIFS

Les taux définissent la valeur ou la valeur unitaire d’une prestation donnée.

Ils peuvent être fixés en fonction :

du client

de l’employé

du groupe d’employés

de la section

des immobilisations

du code de facturation

A b a P r o j e c tA B A C U S

Solution globale moderne avec intégration continuelle à

chaque produit figurant dans la gamme de produits ABACUS

Solution supportant la gestion de plusieurs mandants

Saisie et facturation des prestations de services (heures), frais

et débours, matériel de bureau, autres dépenses, et refactura-

tion des prestations de tiers

Saisie des heures improductives et d’absences pour le contrôle

des présences (productivité)

Paramétrage, genres de prestations modulables

Tarifs horaires internes et externes

Préparation de la facturation (listes de soldes, aperçu des

factures)

Facturation variable et modulable via BVR

Etablissement de factures forfaitaires, partielles, finales et

d’acompte

Gestion des documents intégrés

Etablissement de budgets et contrôle des coûts

Différents statistiques et états (comme par ex. : la productivité

au niveau des projets des employés et de l’entreprise

APERÇU DES FONCT IONS

Un traitement de facturation établi reste valable comme proposition et peut

donc être modifié jusqu’à ce qu’il ait été exécuté définitivement. Les écritures

individuelles peuvent être supprimées ou ajoutées et les montants correspon-

dants modifiés à volonté. Il existe, en outre, la possibilité de définir des plus-

values et moins-values, qui se répercuteront alors dans les rapports.

Au besoin, des factures d’acompte peuvent être établies, et les projets peuvent

être calculés sur une base forfaitaire.

On utilisera la facturation AbaWorX pour facturer les prestations.

BASE DE DONNEES

Base du personnel

AbaProject utilise la même base d’employés que la comptabilité des salaires.

Pour chaque employé, le système gère donc l’adresse, la répartition des coûts

et d’autres bases de données du personnel. Les employés affectés des mêmes

taux internes et externes peuvent être regroupés. Si la comptabilité des salai-

res est également utilisée, certains champs de données salariales peuvent, au

choix, être repris directement.

Base de clients/base d’adresses

En cas d’utilisation d’AbaProject avec la comptabilité des débiteurs, le système

utilise la base des débiteurs comme base de clients. Cela signifie que chaque

client est géré avec son adresse, ses conditions et ses données de rappel.

LE TAUX EST DANS UNE LARGE

MESURE INFLUENCÉ PAR LE GENRE

DE PRESTAT IONS

Deux taux sont gérés afin de pouvoir obtenir aussi bien la situation

interne que la situation externe. Le taux interne reflète les coûts in-

ternes, tandis que le taux externe est utilisé pour la facturation des

prestations au client.

En cas d’accord particulier pour un projet ou un client donné, le

taux peut être défini par employé et par projet, ou par client. La

base de définition de ce taux peut être ainsi définie comme taux

standard. L’avantage d’une telle pratique lors d’une augmentation

réside dans le fait qu’il suffira de modifier dans ce cas le taux stan-

dard. Tous les taux dérivés du taux standard sont alors automati-

quement adaptés par le système et dans les mêmes proportions.

Exemple de taux spécifique pour un client

Pour un projet donné, un taux de 5% inférieur au taux standard est

utilisé pour la facturation des honoraires.

CODE DE FACTURAT ION A N IVEAUX

MULT IPLES

Le code de facturation constitue une autre structure. Il permet un

regroupement alternatif des genres de prestations au moment de la

saisie de celle-ci et de les condenser sur différents niveaux. La fac-

turation peut être structurée en fonction d’un code précis et de son

niveau de détails et permet, par exemple, de représenter également

le résumé des prestations selon la structure désirée par le client.

Dans la définition du rapport, il est possible d’attribuer au formu-

laire de facturation un code, pour chaque niveau, sous forme de

résumé – en tant que total par groupe ou code de facturation – ou

sous forme détaillée avec toutes les écritures (niveau inférieur seu-

lement).

MULT IPLES POSS IB I L I TES

DE PRESENTAT ION DES FACTURES

AbaProject permet d’établir autant de facturations, donc de factu-

res, que désiré. La définition du rapport correspondant, resp. de la

facture, est attribuable à chaque projet dès son ouverture. Ainsi, des

projets différents peuvent être rapportés de manière différenciée,

avec une présentation entièrement libre des factures.

Si l’on travaille avec la version “stand alone” d’AbaProject, la base

d’adresses sert simultanément de base de clients; il n’est alors pas

nécessaire d’installer également la gestion d’adresses ABACUS, car

celle-ci est incluse dans AbaProject.

Projets

Diverses informations peuvent être gérées par projet :

Chef de projet

Suppléant

Client

Genres de facture

Champs libres

Champs de date et d’information

Bloc-notes

Pour le regroupement des projets, jusqu’à 9 niveaux de classifica-

tion sont disponibles, permettant de constituer différentes struc-

tures (structure d’entreprise, groupement par genre de projet ou

tarif, etc.).

Grâce à la gestion des dossiers ABACUS, différents documents,

notamment la correspondance, les factures, des plans, des photos,

des animations, etc. peuvent être attribués aux projets. Cette possi-

bilité offre une vue d’ensemble rapide et complète sur le projet sur

le client.

IMPRESS IONS

La période d’évaluation peut être choisie librement.

Les impressions standard peuvent être mises en forme au moyen de

nombreuses fonctions supplémentaires. De surcroît, AbaView, le

générateur de rapport ABACUS, permet de créer des listes indivi-

duelles.

DONNEES DE PROJET

Postcalculation

Comparaison budgétaire

Vue d’ensemble actuelle, des projets actifs, planifiés ou achevés

Impressions comprimées de groupes de projets déterminés

Impressions selon montants facturés et non facturés par projet

Etat du montant de couverture par projet, département, filiale, etc.

DONNEES D ’ENTREPR ISE

Productivité

Chiffre d’affaires facturé

Postcalculation

Comparaison budgétaire

Libre définition des ratios

Impressions par projet ou groupe de projets, selon département, filiale, etc.

Impressions définissables individuellement

Echéances

Les genres d’échéances définissables de façon très flexible, facilitent le suivi

des échéances les plus diverses. Ces genres d’échéances peuvent être liés à des

documents Word, pour la création de lettres en série automatisées. Par exem-

ple, pour demander une prolongation de délai pour l’envoi de déclarations

d’impôt.

Spécialités d’AbaProject

Compatible avec monnaies étrangères

Genres de prestation librement définissables

Définition flexible des prix (taux internes et externes)

Répartition en % des coûts de projet sur plusieurs clients

Impression de bulletins de versement

Report de soldes et facturation de plus-values, moins-values

Présentation de facture librement définissable

Factures répétitives (honoraires CA, maintenance, taxes de domicile)

Contrôle des visas

Etablissement de budgets

Contrôle des heures dues, contrôle des vacances

AbaProject, une solution pour tous

Sociétés fiduciaires et de révision

Prestataires de service (informatique, banques, etc.)

Sociétés de conseil

Bureaux d’architectes et d’ingénieurs

Compagnies d’électricité et entrepreneurs

Construction, maîtres d’œuvres

DONNEES DES EMPLOYES

Rapports de travail détaillés

Etat de la productivité sous forme de liste consultable par

employé et tenant compte des prestations facturées et/ou non

facturées

Listes modulables permettant également d’obtenir des impres-

sions en tenant compte des frais par employé sur une période

librement définissable

Si toutes les heures de travail des employés sont consignées,

le contrôle de présence peut également être assuré dans

AbaProject.

Comparaisons en tout temps possibles entre les heures

réalisées et dues, avec mention des heures supplémentaires ou

déficitaires par mois

Libre définition des ratios par employés

Synchronisation des données

La saisie des prestations est possible de façon décentralisée, c’est-à-

dire, sur un PC à l’extérieur, avec possibilité de transmission de ces

données via Internet pour leur actualisation sur le serveur central.

Ainsi, les employés se déplaçant fréquemment n’ont plus besoin de

fournir en personne leurs rapports de travail, mais ils peuvent sim-

plement enregistrer leurs prestations localement sur le PC, avant

d’exécuter une synchronisation avec l’ordinateur central.

Pour les employés affectés au service extérieur, tels que les réviseurs

et les conseillers, les tâches de rapport s’en trouveront, dès lors,

considérablement simplifiées.

Activités

Des genres d’activités librement définissables permettent d’enregis-

trer des informations et des activités, avec la possibilité, lors de leur

exécution, de les lier aux prestations, qui seront alors facturées

directement.

A b a P r o j e c tA B A C U S

Single-User*

Version de base Fr. 1’000.–

Option mandants Fr. 1’500.–

Option division Fr. 1’500.–

Option monnaies étrangères Fr. 800.–

Option échéances et contrôle des activités Fr. 800.–

Option facturation de matériel Fr. 2’000.–

Option schémas de décompte variable Fr. 1’800.–

Option sections Fr. 1’500.–

Option interface Fr. 1’200.–

Option planification de projets (en préparation) Fr. 1’500.–

*) Le nombre d’utilisateurs (users) correspond au nombre d’employés en

mesure de créer des rapports. Pour 4 utilisateurs, un supplément de 40% par

rapport au prix single-user est calculé. Un supplément de 10% par rapport à

la version single-user est exigé pour chaque groupe de 2 utilisateurs en sus.

La facturation implique la disponibilité du module de facturation

ABACUS AbaWorX.

PR IX ABAPROJECT :

CONDIT IONS PREALABLES :

LES UT I L ISATEURS APPREC IENT

PART ICUL IEMENT LES SOLUT IONS

EPROUVEES

Monsieur Strässle de Customize SA de Vevey

Customize pure – Parfaites possibilités de production et de

soutien des processus individuels, dans le domaine de la saisie

et de l’analyse des prestations.

Réalisation d’un grand potentiel de rationalisation, grâce à

une saisie décentralisée des données chez les consultants avec

le notebook (offline) et une synchronisation périodique avec

le bureau.

Madame Steinbock de Mediapolis

Chaque employé peut transmettre ses rapports de prestations

de manière autonome

Intégration avec la comptabilité financière et analytique

Facturation immédiate des prestations transmises

Présentation individualisée des différents formulaires

Monsieur Ebener de Forces Motrices de St-Gall-Appenzell

Saisie simple des données (heures, matériel, prestations de

tiers) dans le même programme

Fonctions étendues de tri et de recherche

Possibilités de correction

Liste : multiples possibilités de présentation

Base de genres de prestations souples

Monsieur Küchle de Services industriels d’Uster

Genres de prestation définissables, souples et individualisables

Saisie simple et à une seule reprise des données grâce à

l’intégration

Taux internes et externes variables

ABACUS Research SA

Rorschacherstrasse 170, CH-9006 Saint-Gall

Téléphone 071 243 35 11, Téléfax 071 243 35 00, www.abacus.ch