Grâce à Microsoft Dynamics AX, Valvan Baling Systems assure une parfaite maîtrise de l’approche orientée projet.

Par l’innovation constante et misée sur les nouveaux besoins du

marché, Valvan Baling Systems, spécialisée dans la construction

machine orientée-projet, a pu conquérir une position concurrentielle

enviable sur la scène internationale.

La démarche de Valvan Baling Systems était bonne: toutes les activités

étaient systématiquement corrélées à un projet. La direction obtenait

très rapidement une vue d’ensemble de quels étaient les produits à

l’origine de bénéfices et ceux qui occasionnaient des pertes. Mais les

systèmes chargés de fournir l’information nécessaire au pilotage de

cette approche s’avérèrent nettement moins adaptés à la croissance

rapide que connut l’entreprise ces dernières années. Afin de préserver

cette approche, Valvan a choisi Microsoft Dynamics AX et Ad Ultima en

tant que partenaire d’implémentation.

Grâce à Microsoft Dynamics AX l’organisation est devenue

transparente et disciplinée. Le retour sur investissement est aujourd’hui

une évidence.

Microsoft Dynamics AX

Aperçu

Pays: Belgique

Secteur: Construction de machines

Profil de Valvan Baling Systems

Valvan Baling Systems est une société d’ingénierie

qui est spécialisée dans la conception et la

construction de presses à balles hydrauliques

pour l’industrie du textile et du recyclage. Chaque

presse à balle est un autre projet. Le groupe

Valvan groep réalise avec 200 personnes un

chiffre d’affaires d’environ 30 millions €.

Le défi

Valvan Baling System produit selon une approche

orientée-projet. Mais les systèmes chargés de

fournir l’information nécessaire au pilotage de

cette approche s’avérèrent nettement moins

adaptés à la croissance rapide que connut

l’entreprise ces dernières années.

La solution

Grâce à Microsoft Dynamics AX, Valvan

Baling Systems a pu intégrer la phase concep-

tuelle (PDM) et le processus de production et

finalement toute l’organisation et la rendre

transparente.

Avantages

• Transparence et discipline

• Application des procédures

• Gain de temps et de productivité

• Augmentation de l’efficacité

• Meilleur contrôle

“Si la bonne gouvernance consiste à veiller à ce que nous puissions fabriquer de meilleures machines, plus vite et à moindre coût, alors je suis convaincu que cela n’est pas possible sans l’IT.”

Frank Vandeputte CEO Valvan Baling Systems

Innover pour – mieux - grandir

Valvan Baling Systems est un cas d’école : c’est l’exemple type de l’entreprise qui est parvenue à s’extraire de son statut d’origine – celui d’une industrie traditionnelle devenue obsolète - pour miser, par l’innovation constante, sur les nouveaux besoins du marché et conquérir une position concurrentielle enviable sur la scène internationale.

En 1968, alors que la Flandre occidentale était encore prospère, le grand-père Paul Valcke fonda une société pour la production d’installations de séchage du lin. Grâce à ces installations, les filatures de lin devinrent moins dépendantes des conditions météorologiques. Mais le triplement des prix pétroliers en 1973 porta gravement préjudice à la rentabilité des séchoirs à lin et Valvan dut se mettre en quête d’un nouveau produit.

Le premier choc pétrolier marqua aussi le début de la prise de conscience des problèmes d’environnement. Valvan entama alors la construction de conteneurs de déchets pour l’industrie du recyclage. Lorsque le père, Vandeputte, rejoignit la petite usine, celle-ci représentait un atelier de 10 à 12 personnes, qui offrait un rendement honnête. Mais Vandeputte décela d’autres potentialités et introduisit dans l’entreprise la mentalité typique de l’ingénieur. Valvan entame alors la construction de compacteurs de déchets et de presses à balles pour les déchets textiles, et la société enregistra une forte croissance.

Dans les années 90, les deux divisions se séparèrent. En effet, la production de masse des conteneurs de déchets était totalement différente de celle des presses, dont chaque exemplaire devait être réalisé sur mesure et représentait donc un projet distinct. Les deux types d’activités furent réaménagés au sein d’entités différentes.

Aujourd’hui, l’entreprise est dirigée par Peter et Frank Vandeputte. Ces dernières années, elle a connu une croissance importante qui lui a permis de s’intégrer à un groupe de sociétés techniques à orientation ‘projet’. Trevi est une société prospère d’épuration des eaux qui fait appel à des technologies de pointe et emploie une cinquantaine de personnes. Van Dommele Engineering, qui fabrique des systèmes de transport pneumatiques pour les presses à balles, a été racheté en 1999. Le groupe a également absorbé Vaskon, spécialisé dans la construction de prototypes, ainsi qu’Alhydro, spécialiste de la construction d’installations hydrauliques.

“Le point commun entre toutes ces entreprises, c’est leur façon de travailler, orientée vers des projets”, explique Vandeputte. “Comme nous avons introduit une démarche selon laquelle chaque prestation horaire et chaque article - de la pièce de rechange à 50 cents aux 5 presses à balles d’une centaine de milliers d’euros – étaient systématiquement corrélés à un projet, nous avons pu obtenir très rapidement une vue d’ensemble des entreprises rachetées et nous n’avons pas tardé à savoir quels étaient les produits à l’origine de bénéfices et ceux qui occasionnaient des pertes.”

Standard ou sur mesure ?

Si la direction et les travailleurs de Valvan adoptèrent rapidement les pratiques inhérentes à une démarche orientée projet, les systèmes chargés de fournir l’information nécessaire au pilotage de cette approche s’avérèrent nettement moins adaptés à la croissance rapide que connut l’entreprise ces dernières années.

La vente, la comptabilité et la logistique tournaient sur trois systèmes différents, chacun représentant la meilleure solution dans sa catégorie. Mais peu à peu, les limites de l’ensemble devinrent évidentes. Dans le système de vente par exemple, on ne pouvait introduire qu’un seul contact par entreprise. Le système de gestion de

“Dans l’ensemble, nous avons un bien meilleur contrôle de l’entre-prise. Chacun sait ce qui se passe et l’organisation est devenue transpar-ente et disciplinée.”

Frank Vandeputte, CEO Valvan Baling Systems et Marc Minne, Sales & Mar-keting Manager Ad Ultima.

projets et de comptabilité était très rigide et il était impossible de l’adapter pour qu’il puisse prendre conjointement en charge gestion de projets et comptabilité. Enfin, le système de logistique était un développement maison, mais sans possibilité d’intégration avec les données provenant des autres environnements... et l’auteur de cette application avait quitté l’entreprise !

“Vers l’an 2000, il apparut clairement que nous étions dans l’impasse,” souligne Vandeputte. “Nous avons alors élaboré, en collaboration avec Savaco, un projet d’automatisation de la conception des produits, où toutes les informations relatives à la phase conceptuelle étaient structurées de manière très stricte. Grâce à cette approche, notre bureau d’étude a atteint un niveau d’efficacité sans précédent. Par ailleurs, cet exercice nous avait donné l’envie de pousser plus avant l’automatisation. Mais nous nous retrouvions à présent avec quatre systèmes, non intégrés.”

“Pour franchir le pas de l’intégration, nous avons dû faire un choix: allions-nous adopter un programme standard, que nous pourrions personnaliser en fonction de nos besoins, ou allions-nous reprendre le tout à zéro et faire un développement entièrement sur mesure ?”

En tant qu’ingénieur, nous avons commencé par préparer un avant-projet de développement sur mesure. “Mais parallèlement, nous avions de plus en plus l’impression de réinventer la roue. Par ailleurs, le marché proposait des logiciels standards aux fonctionnalités intéressantes”, concède Vandeputte. Après une étude des possibilités, nous avions le choix entre la prochaine version d’Exact, Navision ou Axapta.

Pourquoi Valvan a-t-il finalement retenu la solution la plus chère, Microsoft Dynamics AX ? “Les raisons étaient de deux types : certaines étaient objectives, d’autres purement intuitives,” répond Vandeputte. Pour nous, le choix du programme et le choix du partenaire étaient étroitement liés. Ad Ultima semblait partager la même philosophie que nous : aller de l’avant, préférer ne pas soumettre une offre à un client si on ne peut pas lui prouver que son investissement sera rentable.”

Les références de clients similaires ont finalement joué un rôle déterminant.

Management et IT

En septembre 2004, Valvan entama la mise en oeuvre de Microsoft Dynamics AX. Pour se familiariser avec le look & feel du programme, Valvan commença par le module CRM. Vinrent ensuite la comptabilité et les projets, puis tout ce qui avait trait à l’après-vente. Le deuxième grand volet consistait en l’intégration complexe, mais cruciale, du système de projet à la comptabilité. “Ici, la barre était placée très haut,” explique Vandeputte. “Si nous gagnons 100 euros sur un projet, je veux que cela apparaisse sans délai dans le compte de résultat.” La dernière étape consista à relier le système PDM à Microsoft Dynamics AX, afin de réunir achat et production dans le même environnement.

Contrairement à ce qui se passe avec des initiatives similaires dans d’autres entreprises, ce projet-ci ne représentait pas, pour les frères Vandeputte, un projet purement ‘IT’. Ils en assurèrent personnellement le suivi, du début à la fin, et en connaissent aujourd’hui tous les détails. “Récemment j’ai même introduit personnellement quelques factures dans le système pour mieux ressentir l’environnement des achats.” Grâce à cette approche, la direction a pu évaluer à la perfection la dimension humaine de l’introduction d’un système ERP.

“Mais qu’est-ce qu’une bonne politique en fin de compte ? Veiller à ce que les gens sachent ce qu’ils doivent faire et disposent de la bonne information et des bonnes ressources pour accomplir leur tâche avec efficacité.

Pour en savoir plus

Pour plus de détails sur les produits et services Microsoft évoqués ici, appelez le +32 (0)2 704 30 00 ou rendez-vous sur http://www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez des articles sur d’autres entreprises qui utilisent des applications comparables. Des informations complémentaires concernant les produits et services de Ad Ultima sont disponibles via le site www.adultima.be ou, par téléphone, au numéro +32 (0)56 740 740 Sur www.valvan.com, vous trouverez toutes les informations sur les services de Valvan Baling Systems.

A propos de Microsoft Dynamics AX Conçu pour les moyennes et grandes entreprises, Microsoft Dynamics AX (ex- Microsoft Axapta) est une solution multilingue de planification des res-sources de l’entreprise (ERP – Enterprise Resource Planning). Offrant des fonctions uniques de production et d’e-business, Microsoft Dynamics AX possède aussi de solides atouts pour les secteurs de la distribution et des services.

Il ne s’agissait donc pas d’un projet purement informatique, mais d’un moyen pour travailler de façon plus structurée. En tant que patron d’une entreprise, il faut concevoir et introduire des procédures qui assurent un parfait fonctionnement de l’ensemble. Mais comment veiller à ce que ces procédures ne restent pas lettre morte? C’est le rôle de l’IT : faire en sorte que les procédures soient appliquées.” Vandeputte donne l’exemple suivant : “En tant que dirigeant, vous pouvez dire que la règle est: interdiction de soumettre une offre à un client qui n’a pas payé ses factures à l’échéance. Mais le seul moyen de vérifier l’application intégrale et permanente de cette règle, c’est l’IT.”

“Si la bonne gouvernance consiste à veiller à ce que nous puissions fabriquer de meilleures machines, plus vite et à moindre coût, alors je suis convaincu que cela n’est pas possible sans l’IT.”

Pour Vandeputte, le retour sur investissement, dont il se soucie tellement pour ses propres clients, est aujourd’hui une évidence. “Dans l’ensemble, nous avons un bien meilleur contrôle de l’entreprise. Chacun sait ce qui se passe et l’organisation est devenue transparente et disciplinée.” “Il y a bien sûr aussi des avantages concrets. Créer une offre ne prend plus que 3 minutes au lieu de 20. Dix secondes suffisent pour avoir un aperçu de tous les projets. L’efficacité de la facturation au sein du service après-vente a augmenté de façon spectaculaire.”

Vandeputte est parfaitement conscient qu’il travaille dans une industrie sujette à la délocalisation. “Les nouveaux pays textiles – l’Inde, la Chine et le Pakistan – sont devenu un marché capital pour nous. Mais il faut savoir qu’ils n’attendront pas notre autorisation pour entamer la production locale des types d’équipements que nous fabriquons.” Innover en permanence semble être la seule issue. “Je ne vois pas de si tôt l’émergence, en Inde, d’un bureau d’étude aussi efficace que le nôtre.”