Gérer ses stocks avec STX

STX Factory SAS – BP 3 – 59121 PROUVY – Tel +33 (0)327 211 666 – Fax +33 (0)327 211 551 – TVA FR 45 750 608 515

Gérer ses stocks avec STX

STX Factory SAS – BP 3 – 59121 PROUVY – Tel +33 (0)327 211 666 – Fax +33 (0)327 211 551 - [email protected]

Progiciel WMS Après des années à nous battre

contre cet anglicisme, nous y sommes contraints et forcés… En 2014, nous capitulons et nous ne

parlons plus de « progiciel de gestion des stocks » mais de bien

de « progiciel WMS » ! Comprenez Warehouse Management Systems

(ou Solutions). Mais ceci reste juste la forme et non le fond, qui

reste et restera un outil informatique développé en France

par une équipe de développeurs passionnés en logistique et en

ergonomie fonctionnelle.

Le WMS STX propose une modularité en fonction des besoins : STX XLT pour les fonctionnalités de base STX + pour les fonctionnalités étendues Des modules d’extension :

Gestion en Wifi Gestion d’une caisse complète de magasin

Ainsi que tout module spécifique qui serait nécessaire pour votre exploitation. Il est possible de faire évoluer un STX XLT vers un STX+ sans incidence dans les bases de données. De nouvelles fonctions seront accessibles après paramétrage.

STX a besoin d’un environnement Windows pour fonctionner, du XP au 8, STX fonctionne en réseau avec l’application installée sur chaque PC utilisateur (clé licence installée sur chaque poste) et la base de données sur un serveur Windows.

Les bases de données sont de type HyperFile SQL de PC Soft

STX Mobile est la version « embarquée », véritable extension du STX sur votre PC. Elle a été développée pour fonctionner sur des PDA durcis ou sur des tablettes industrielles fonctionnant sous Windows CE, Compact, Mobile ou Embedded.

A quoi sert un progiciel de WMS ? La gestion des entrepôts (Warehouse Management) désigne de façon générale la commande, le contrôle et l’optimisation de systèmes de distribution et de stockages complexes. Les fonctions élémentaires sont la gestion des quantités, des emplacements de stockage et le mode de rangement, des moyens de transport et de nombreuses méthodes et des moyens de contrôle de l’état du système, ainsi que des choix en termes d’activité et d’optimisation de stratégie pour une meilleure performance font partie de ce type de système. La fonction d’un WMS consiste ainsi au pilotage et à l’optimisation des systèmes de stockage internes à l’entreprise.

Un WMS moderne possède une structure modulable, dans laquelle les différentes fonctions peuvent être regroupées en fonctions principales, fonctions supplémentaires et en modules additionnels. Ceci permet d’installer seulement les fonctionnalités nécessaires au client, et non pas le WMS complet. Des fonctions additionnelles seront nécessaires dans le futur, ceci pour répondre à de nouvelles demandes. Un WMS standard propose les fonctions indispensables au bon fonctionnement et à l’optimisation du système de l’entrepôt, de la réception à l’expédition.

1

Gérer ses stocks avec STX Avoir le bon outil a toujours

facilité la vie… Pour le monde de l’entreprise,

c’est un peu pareil : l’un des postes clefs d’une entreprise reste sa

logistique. Et n’est pas logisticien qui veut !

Etre aidé par un progiciel connu et reconnu, performant et évolutif,

adaptable et puissant, ce serait un non ?

Le progiciel STX est totalement sécurisé : Contrôle par utilisateur et mot de passe associé :

Un profil utilisateur est défini en administrateur ou non, avec un accès autorisé à certains menus, la possibilité ou non de modifier ou supprimer des données. Des champs peuvent être masqués selon le profil (exemple, le champ « prix d’achat »). ou contrôle par une clé utilisateur RFid ou magnétique sur un boitier connecté au PC :

Il est possible de définir un profil général par couleur de clé (jusqu’à 16 possibles selon le modèle) ou simplement par clé, puisque chaque clé dispose d’un identifiant RFid unique. Dès que la clé se trouve dans le boitier, l’utilisateur dispose de ses droits. Dès retrait, la session se termine et STX se bloque et revient en mode attente.

STX progiciels de gestion de stocks

Pour gérer vos entrepôts, STX a développé une gamme de 4 progiciels très performants qui réalisent au quotidien, toutes les tâches standards : entrée de stock, rangement, préparation de commandes « temps réel », contrôle d’expéditions, mise en camion, différents types d’inventaires. Pour cela, STX exploite des terminaux portables (Wifi ou non) pour réaliser toutes les opérations liées aux mouvements des produits dans l’entrepôt. STX prend en charge également l’édition de tous les documents et étiquettes nécessaires à la bonne marche de la logistique et de la traçabilité interne et des clients : étiquettes produits, étiquettes emplacements, étiquettes d’expédition normalisées ou non, la Packing-List et tous types de documents internes générés directement en EXCEL ou en PDF.

Le progiciel STX est totalement interfaçable avec votre ERP ou votre Gestion Commerciale :

Récupération de la base de données ‘’Articles’’ Mode Client/serveur pour récupérer les commandes des clients et les traiter en préparation de commande Remontée d’informations vers l’ERP via un répertoire d’échange Prise en charge ou délégation à l’ERP des reliquats de commandes

2

2 versions du progiciels STX : STX XLT pour bien débuter

STX pour + de fonctions

Et des modules optionnels

Faire une entrée avec STX

Les différents champs sont saisis par l’opérateur qui peut disposer d’un lecteur code-barres connecté au PC pour remplir les champs ‘’Code Article’’, ‘’emplacement’’ et ‘’No de lot’’ si la gestion des numéros de lot a été choisie. Il est alors possible d’éditer les entrées de stock par date, emplacement, article ou sur n’importe quel champ de la base de données. Le résultat de la requête peut être exporté dans EXCEL ou en PDF.

Faire une entrée avec STX Mobile

L’écran de gestion des Articles vous permet, selon votre profil, d’effectuer de nombreuses tâches : . Créer, dupliquer, modifier, supprimer un article . Imprimer une étiquette ou une liste d’étiquettes sur une imprimante dédiée ou en planche

Les étiquettes sont directement imprimables ou générées en PDF. . Créer, dupliquer, modifier, supprimer un panier d’articles. Ce panier permet de gérer les mouvements d’un groupe d’articles associés en une seule opération. . Associer et créer des numéros de lots à des articles Vous pouvez également consulter, après avoir sélectionné un article, son stock, l’historique des entrées et des sorties. L’ensemble des données est imprimable, sélectionnable pour être ensuite réutilisé. L’ergonomie de l’écran a été spécialement étudiée pour permettre une rapidité en utilisation quotidienne. Le choix d’utiliser des onglets et des boutons d’accès rapide, permet de rapidement maitriser l’interface.

La base de données « Articles » STX met à votre disposition une base Articles dont les libellés sont totalement paramétrables.

Grâce au configurateur, vous pouvez, dans la base Articles principale, disposer d’un Code Article et 2 substituts, de 10 champs Désignations, d’un champ Famille, 3 quantités (en stock, réservé, en commande), d’une DLV (date limite de vente) et de 3 types d’emplacements de rangement (picking, réserve 1 et 2). Pour chaque champ, vous pouvez définir le type de saisie autorisée (toutes, majuscules, minuscules, chiffres, date avec calendrier)

Pour faciliter l’intégration de l’existant dans STX, vous pouvez importer facilement vos données.

3


Gérer ses stocks avec STX Faire une entrée avec STX Mobile (suite) STX Mobile propose une personnalisation totale des titres des menus et des libellés des champs de saisie. Les écrans que vous allez trouver dans ces pages illustrent l’utilisation de STX Mobile mais ne correspondent pas à quelque chose de figé. Ceci permet de fournir aux utilisateurs un vocabulaire totalement familier et donc adapté à leurs habitudes de travail.

Faire une préparation de commandes Vous pouvez directement saisir une commande Client à faire préparer dans STX. Mais vous pouvez également exploiter les commandes qui seront automatiquement remontées de votre gestion commerciale, via email, fichier d’échange EDI… Grâce à STX, évitez au maximum les ressaisies et donc, les risques d’erreurs.

Avec la gamme de progiciels STX, vous pouvez enfin vous consacrer à

votre métier, et laisser les spécialistes de la logistique opérer

avec un outil fiable, précis et réellement innovant.

Dans tous les cas, STX vous proposera deux types de commandes à traiter avec vos PDA ou terminaux : les commandes normales et les commandes urgentes

Le module de saisie de commandes est disponible

dans STX

Ce menu permet de gérer les commandes de clients à expédier mais aussi les commandes fournisseurs à recevoir.

4

Faire une réception Fournisseur : Sur le PDA, une réception Fournisseur peut être chargée : elle contient la liste des articles/quantités commandés. STX Mobile va permettre un contrôle qualitatif (référence) et quantitatif (quantité prévue/réellement reçue) et demander un emplacement de rangement. Selon le paramétrage choisi, il est possible d’ajouter des blocages en cas de dépassement de la quantité ou refuser une réception partielle. Il sera également possible d’ajouter ou non des références non prévues. Comme pour les préparations de commandes «Clients, l’opérateur visualise à l’écran du PDA les différents articles à réception avec la quantité théorique à recevoir. Il se déplace avec les flèches pour choisir l’article à réceptionner, puis valide avec le bouton vert. Il va alors devoir lire un emplacement de rangement, lire la référence afin que STX vérifie qu’il s’agit de la bonne référence et saisir la quantité rentrée. Au fur et à mesure que les lignes sont préparées, elles se grisent à l’écran jusqu’à ce qu’elles soient toutes faites.

De retour dans STX sur le PC, les lignes apparaissent dans l’écran récapitulatif avec les quantités sur fond vert lorsque vous avez réceptionné ce qui était attendu, et sur fond rouge lorsqu’il y a une différence.

Une fois la préparation de commande chargée dans le PDA ou le terminal, STX Mobile va guider l’opérateur et surtout contrôler qu’il prélève au bon endroit, les bons produits et les bonnes quantités.

Il est possible de charger plusieurs commandes. Dans ce cas, elles seront traitées les unes après les autres. STX Mobile peut trier la commande par emplacement, afin d’optimiser les déplacements de l’opérateur. Mais ce dernier peut aussi, choisir la ligne qu’il souhaite préparer. Dans les informations fournies au préparateur, il est possible d’ajouter des commentaires Dans l’exemple ci-dessus, STX indique qu’il faut ajouter une référence (TER/12/FGFF), car le produit doit être un kit. Selon le paramétrage décidé, l’opérateur sera autorisé ou non à prélever moins que demandé (dans le cas d’une différence de stock à l’emplacement) ou une quantité différente mais avec un pourcentage mini/maximum (par exemple, STX Mobile réclame 1000 mètres de tissus et vous avez des bobines de 400 Ml).

Vos commandes sont prêtes à être chargées dans un PDA, soit via un puits de connection, soit via un PDA Wifi. Dans ce dernier cas, il suffit de sélectionner le n° du PDA et de cliquer sur le bouton.

Le superviseur peut à tout moment voir l’état d’avancement des commandes Clients du jour

Le statut d’une commande peut être « A traiter », « en cours de traitement depuis le… à …heure » ou « Traité le… par … à … heure »

5


Gérer ses stocks avec STX Avec un PDA :

Une fois l’inventaire chargé dans le PDA, il vous guide dans vos déplacements (optimisés ou non selon votre configuration). STX masque la quantité à inventorier, afin que l’opérateur saisisse la quantité réellement comptée. Si la quantité est différente et selon le paramétrage choisi, vous re-saisissez une 2e fois la quantité pour la valider (ce qui nécessite à l’opérateur de faire un nouveau comptage) ou alors, la nouvelle quantité est considérée comme validée.

Avec un lecteur code-barres directement connecté au PC en bluetooth : Vous allez lire tous les code-barres articles. Ceux dont la quantité est atteinte seront indiqués sur fond vert, ceux dont la quantité attendue est supérieure, en rouge.

Faire un inventaire

Il n’est malheureusement pas possible de ne pas avoir une procédure drastique en matière d’inventaire… STX vous rend le sourire lorsque l’on vous parle d’inventaire :

Inventaire assisté : Vous décidez d’inventorier une allée, une famille de produits, un bâtiment, les produits en réserve (…). Vous pouvez définir une liste de produits à inventorier très facilement avec STX en choisissant des filtres sur la base de données articles.

Il est possible de mémoriser des listes d’inventaires que vous pourriez faire réaliser souvent et des inventaires « libres » où vous inventoriez ce que vous désirez sans que cela soit planifié.

Faire des mouvements de stock Avec votre PDA, il est possible d’effectuer des tâches de réorganisation ou regroupement des produits rangés en stock. Pour cela, vous disposez dans la version STX d’un menu MOUVEMENT DE STOCK.

6

L’opérateur lit l’emplacement et la référence qu’il va bouger, il saisie la quantité (éventuellement le numéro de lot concerné) et affecte au nouvel emplacement. STX tiendra compte du mouvement lors du vidage du terminal, ou en temps réel, si le module Wifi a été sélectionné.

Gérer ses stocks et son magasin avec STX n’a jamais été aussi simple. STX sait gérer du multi-entrepôt, les étiquetages destinés à la Grande Distribution (GTIN 128, SSCC), les valeurs de stock en réel ou en PMP, suggérer les réapprovisionnements automatiques… Et surtout, vous offrir un véritable tableau de bord pour votre logistique. 20 ans d’expérience et une solide réputation, voila ce que vous offre STX au quotidien !

Interroger les stocks

Vous disposez de 10 onglets de consultation précise. Chaque colonne d’un tableau peut être filtrée de manière très fine. Les données ainsi obtenues sont facilement imprimables en Excel.

Onglet Inventaire : Vous disposerez de la liste des produits en stock valorisés par le prix d’achat indiqué dans la fiche Article. Un totalisateur ‘CA Potentiel’ permet, à partir des prix de vente de la fiche Article, d’extrapoler le chiffre d’affaires si tous les articles étaient vendus. . Onglet Inventaire PMP : Vous disposerez de la liste

des produits en stock valorisés par le prix d’achat

moyen pondéré. Un totalisateur ‘CA Potentiel’

STX gère les stocks minimum d’alerte

Les stocks minis se déclarent dans la fiche article. Selon le paramétrage choisi (tous les articles <=0 ou tous les articles <=stock mini). Si le champ n’est pas renseigné, STX considèrera qu’il s’agit d’un article dont vous ne voulez pas gérer le stock mini. Le bouton « Lancer les commandes fournisseurs » permet de créer des documents de commandes (paramétrables) pour exécuter les commandes de réapprovisionnement.

Exemple de commande fournisseur générée

automatiquement par STX. Elle est générable en PDF, Word, Excel et exportable dans le logiciel de messagerie.

7


Gérer ses stocks avec STX Gestion de la sécurité d’accès à STX Chaque PC équipé de STX doit disposer d’un lecteur de clé magnétique ou RFid. Le lecteur se connecte sur le port USB. La clé remplace l’accès par saisie de l’utilisateur et mot de passe. Une clé peut être ‘’utilisateur’’ ou ‘’administrateur’’ et avoir ou non accès à certains menus. Lorsque vous retirez la clé du lecteur, STX revient automatiquement au menu de départ ‘’identifiez vous !’’.

Lecteur de clés Clé (5 coloris disponibles)

Lecteur de clés magnétiques DALLAS STX/LIC/CKEY-BK Modèle noir 149 € ht STX/LIC/CKEY-WH Modèle blanc 149 € ht

Clé magnétique (Jaune, Noir, Vert, Bleu, ou Rouge) STX/LIC/IBUTTON-<Couleur> 14 € ht

Mini lecteur de clé RFid ADDIMAT USB STX/LIC/CRFID 179 € ht

Clé magnétique (10 couleurs disponibles) STX/LIC/LKEY-<Couleur> 19 € ht

Interroger les stocks (suite…) . Onglet ‘Articles PMP’ :

PMP : Prix Moyens Pondérés

NB : Il faut configurer STX en mode PMP. Chaque produit entré doit faire l’objet d’une commande Fournisseur avec un prix d’achat. Cet écran indique tous les prix d’achat pour un produit et permet de recalculer le prix moyen d’achat dans la fiche Articles. . Onglet Articles : Vous disposez de l’intégralité de la base de données Articles . Onglet Entrées : Il s’agit de la liste horodatée des entrées réalisées avec les PDA ou via STX . Onglet Sorties : Il s’agit de la liste horodatée des sorties de stock réalisées avec les PDA ou via STX . Onglet Mouvements : Il s’agit de la liste horodatée des mouvements de stock réalisées avec les PDA . Onglet Rebuts : Il s’agit de la liste horodatée des produits déclarés en rebut avec les PDA . Onglet Emplacements : Vous disposez de l’intégralité de la base de données Emplacements

STX progiciels de gestion de stocks Les différentes versions : STX fonctionne selon le principe des licences par PC et par PDA (version STX Mobile). Une sentinelle (dongle) est connectée en USB sur chaque PC utilisateur de STX. Sans cette sentinelle, STX ne fonctionnera pas sur le PC. Il faut acheter autant de licences (et donc de sentinelle) qu’il y aura de postes utilisateurs de STX.

STX XLT Licence ‘’Maître’’ 1 PC L/CBX/STXXLT 2 590 € ht

STX + Licence ‘’Maitre’’ 1 PC L/CBX/STXPLUS 3 990 € ht

STX MOBILE Version uniquement dans un terminal ou PDA sous Windows CE ou Windows Mobile. Dans le cas où STX MOBILE dialogue directement avec l’ERP ou un programme spécifique L/CBX/STXMOB 1 090 € ht

Licences STX Utilisateur 1 licence par poste ou PDA L/CBX/LIC1 355 € ht

Modules optionnels . WIFI Client/serveur (hors prestations et configuration) L/CBX/MOD-WIF 890 € ht . CAISSE – gestion d’une caisse de magasin L/CBX/MOD-CAI 890 € ht

Modules spécifiques Sur devis

8

Les paiements peuvent être réalisés de plusieurs moyens possibles et peuvent être combinés (le bouton Multiple permet de faire un paiement en espèce, chèque et carte, avec l’indication au fur et à mesure du solde du ticket à payer). Le module de caisse gère en automatique un afficheur Client, une imprimante ticket (un ticket avec un en-tête personnalisable sort à chaque vente)

Le code Vendeur permet d’affecter le chiffre d’affaires généré aux différents vendeurs. Habituellement, un lecteur de code-barres est connecté au PC de caisse afin de lire le badge du vendeur et tous les produits vendus. Si un produit ne dispose pas de code-barres, il est possible de le rechercher très facilement dans la liste des articles ou de le saisir via les boutons de raccourcis en bas de l’écran. A chaque fin de journée, il est possible d’éditer le Journal des Ventes, ainsi que d’autres états personnalisables. Citons par exemple, les ventes par famille de produits, par vendeur… avec cumuls mensuels. Le tout utilisable directement dans Excel. Toutes les opérations logistiques sont automatiquement réalisées.

OPTION CAISSE MAGASIN Cette option vous permet de gérer des ventes au comptoir ou des ventes d’un magasin accolé à un stock général. Cette option permet également de gérer des cartes de fidélité Clients et des cartes Cadeaux (ou bons d’achats).

L’écran de saisie des ventes est spécialement étudié pour fonctionner avec un PC tactile. Il fonctionne également avec une souris traditionnelle. La partie haute permet d’associer à la vente, un n° de client et d’ajouter des ventes et des points à sa carte de fidélité. La case « DONNE/RENDU » permet d’indiquer à l’opérateur la monnaie qu’il doit rendre dans le cas d’un paiement en espèces. La partie base offre 12 boutons de raccourcis à une famille de produits (dans ce cas, une liste des articles composant la famille apparait pour faire un choix) ou un produit. Les boutons entièrement sont paramétrables en couleur, texte et action. Un bouton « Mise en attente Ticket » permet de faire passer une vente alors qu’une autre est en cours et de la rappeler ensuite.

OPTION WIFI CLIENT/SERVEUR

Le mode de fonctionnement entre les PDA et STX est de type « client/serveur ». Le module WIFI de STX attend les requêtes des PDA et répond dans la seconde via un répertoire d’échange. Un historique des échanges peut être consulté. Les commandes (fournisseurs et clients) sont transférées directement par WIFI sur les PDA. Pour cela, un nouveau bouton apparaît dans le menu de transfert des commandes qui vous permet de désigner le PDA de destination du travail à réaliser.

Un PDA ayant terminé un travail revient au menu général de STX MOBILE. C’est à ce moment qu’est transféré le travail réalisé, ainsi que toutes les mises à jour sur la base de données Articles et Stock. STX édite automatiquement (selon le paramétrage choisi) des documents (liste des entrées réalisées, packing-list pour les produits expédiés, documents de transport, rapport d’inventaire réalisé…)

9


Plusieurs modèles d’afficheurs Clients sont compatibles (USB et RS 232). Il est nécessaire de disposer de minimum deux lignes : Ligne 1 : désignation de l’article en cours de saisie Ligne 2 : montant en € Puis, après la vente, le montant total à payer et le mode de paiement choisi.

Gérer ses stocks avec STX Grâce à l’écran de gestion de la stratégie de la Fidélité Client, vous définissez simplement les actions possibles et le rapport Points Acquis/€. Les messages programmés apparaissent sur l’écran du vendeur et sur l’afficheur Client. GESTION DES BONS DE REDUCTION : STX offre avec le module CAISSE MAGASIN, la gestion simple des bons de réduction.

Pour un bon de remise, vous définissez le code associé, le montant fixe ou le pourcentage de remise, la date limite d’utilisation, le montant minimum d’achat pour qu’il soit valable et si le bon peut être utilisé plusieurs fois. Une fois généré, il suffit de lire le code du bon dans le menu Caisse. GESTION DES CARTES CADEAUX : Selon le même principe de fonctionnement que les bons de réductions, les cartes cadeaux sont remises à un client Comptoir. Comme il s’agit d’une carte cadeau, il n’y a pas de valeur indiquée. Le module permet de lire la carte cadeau et de connaitre le montant, son propriétaire ainsi que la date limite d’utilisation.

STX fourni des lots de cartes cadeaux (design

personnalisable) avec un code-barres incrémenté (généralement un QR Code).

OPTION CAISSE MAGASIN (suite…) Ce module sert également pour les ventes Internet où il est possible d’importer un fichier directement de la boutique virtuelle ou de saisir les ventes directement (avec un code vendeur INT pour Internet). TAUX DE TVA MULTIPLES : STX permet de gérer plusieurs taux de TVA selon les produits vendus (jusqu’à 8 taux). Dans ce cas, vous affectez le taux voulu à chaque produit ou famille de produits en quelques clics. GESTION DE LA FIDELITE CLIENTS : Le module Caisse permet d’identifier des clients et d’y associer des points cadeaux ou fidélité. La base de données « Clients Comptoir » (différente de la base de données « Clients ») permet d’associer à un client des centres d’intérêts, ce qui permet de transmettre au marketing des informations précieuses pour des mailings ou des relances téléphoniques ciblées sur des campagnes spécifiques.

Les cartes doivent être activées dans STX pour être valables.

Les cartes cadeaux s’utilisent dans le module Caisse. Après avoir saisi les différents articles, la lecture de la carte cadeau déduit le montant de la carte du total restant à payer. ANNULATION/MODIFICATION D’UN TICKET DE VENTE C’est une opération réservée à un administrateur dans le cas d’une erreur. Toutefois, le journal de vente comportera la trace de la correction (avec les montants mis à 0).

Comme pour tous les menus et actions de STX, il est possible d’autoriser ou

non un utilisateur à telle ou telle action. Ceci permet d’être assuré que toutes les opérations effectuées, l’ont été par une personnel habilitée.

10

STX Factory SAS – BP 3 – 59121 PROUVY – Tel +33 (0)327 211 666 – Fax +33 (0)327 211 551 – TVA FR 45 750 608 515 – [email protected]

Documents

Gérer ses stocks avec STX