-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
1/24
GESTION DES STOCKS
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
2/24
Table des matires
1- Principes
........................................................................................................
5
1.1 Introduction
...........................................................................................................
5
Stock
..................................................................................................................................
5
Stockage
............................................................................................................................
5
Utilit de la gestion des
stocks..........................................................................................
5
Rpondre la demande
...............................................................................................
5
Faire des conomies
.....................................................................................................
6
1.2 Rotation des stocks
................................................................................................
6
n!eu" de la rotation des stocks
.......................................................................................
6Rotation des stocks et per#ormance
.................................................................................
6
$alculer la rotation des stocks
..........................................................................................
%
Formule de calcul
.........................................................................................................
%
Interprtation
...............................................................................................................
%
1.& 'estion des appro(isionnements
..........................................................................
%
)#inition...........................................................................................................................
%
*t+odes de gestion des appro(isionnements
...............................................................
,
a mt+ode empiriue
.................................................................................................
,
a mt+ode pr(isionnelle
...........................................................................................
,
es autres mt+odes
....................................................................................................
,
1./ Sur-stockage
..........................................................................................................
,
'estion des stocks et sur-stockage
...................................................................................
0
(iter le sur-stockage
........................................................................................................
0
es risues du sous-stockage
............................................................................................
0
2- *t+odes
.....................................................................................................
1
2.1 Sur-stockage
........................................................................................................
1
'estion des stocks et sur-stockage
.................................................................................
1
(iter le sur-stockage
......................................................................................................
1
es risues du sous-stockage
..........................................................................................
1
2.2 Point de commande
............................................................................................
11
)#inition.........................................................................................................................
11
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
3/24
*ise en 3u(re de la mt+ode
........................................................................................
11
$alcul du point de commande
...................................................................................
11
e dlai d4appro(isionnement ou de li(raison
........................................................... 11
(antages de la mt+ode du point de
commande.........................................................
11Incon(nients du point de commande
...........................................................................
12
2.& uste temps
.......................................................................................................
12
)#inition de la mt+ode uste--temps
........................................................................
12
$onditions d4application de cette mt+ode
...................................................................
12
(antages de la mt+ode du !uste temps
...................................................................
1&
Incon(nients de cette mt+ode
....................................................................................
1&
2./ ean management
...............................................................................................
1&
)#inition et o7!ecti#s
.....................................................................................................
1&
Un tat d4esprit
...............................................................................................................
1&
es outils du ean management
.....................................................................................
1/
4impact du ean management
.......................................................................................
1/
&- $ompta7ilisation
..........................................................................................
15
&.1 8ariation des stocks
.............................................................................................
15
)#inition.........................................................................................................................
15
$alcul de la (ariation des stocks
.....................................................................................
15
Interprtation
..................................................................................................................
15
8ariation des stocks et compta7ilit
..............................................................................
15
&.2 In(entaire des stocks
...........................................................................................
16
4utilit de l4in(entaire des stocks
...................................................................................
16
es #ormes d4in(entaire des stocks
.................................................................................
164in(entaire annuel
.....................................................................................................
16
4in(entaire tournant
..................................................................................................
1%
&.& 8alorisation des stocks
........................................................................................
1%
$lassi#ication
...................................................................................................................
1%
es mt+odes de (alorisation des stocks
........................................................................
1%
$U*P 9 co:t unitaire mo;en pondr
.......................................................................
1%
PPS 9 premier entr< premier sorti
...........................................................................
1,
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
4/24
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
5/24
1- Principes
1.1 Introduction
La gestion des stocks permet de bien grer ses stocks pour
augmenter son chiffre d'affaires.
Toute entreprise, quelle que soit son activit, doit veiller
assurer une bonne gestion desstocks, ainsi qu'une efficacit dans la
rotation des stockset la gestion des approvisionnementspour tre
performante et viter le sur-stockage.
Plusieurs notions doivent tre dfinies.
Stock
Avant de parler de gestion des stocks, il faut commencer par
dfinir le stock. Dans uneentreprise, les stocks sont composs :
des biens:o achets ;
o fabriqus, ou en cours de fabrication ;
o destins la vente ;
o dfectueux, destins tre rpars ;
des lments de biens; des matires premires.
Stockage
Le stockage est le placement intelligent des stocksafin de
pouvoir retrouver facilement unou des produits prcis. Le stockage,
aussi appel entreposage, rpond des rgles afin de :
garantir le maintien de la marchandise en bon tat ;
optimiser l'espace ;
assurer la scurit des salaris.
Un bon stockage permet de connatre tout moment la quantit de
marchandise disponible et
mise la vente.
En savoir plus : variation des stocks
Utilit de la gestion des stocks
La gestion des stocks est importante diffrents points de
vue.
Rpondre la demande
La gestion des stocks est l'ensemble des procdures appliques par
une entreprise pourdterminer :
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
6/24
quand s'approvisionner ;
les quantits acheter.
La gestion des stocks est indispensable pour rpondre au mieux
aux demandes des clients. Un
stock doit contenir les articles demands en quantit adapte.
Les responsables des stocks doivent donc connatre :
les tendances du march ;
les demandes ;
les distributeurs ;
les dlais de livraison.
Faire des conomies
Dans une entreprise, avoir du stock a un cot :
d'acquisition ;
de conservation ;
de dvalorisation.
S'assurer une bonne gestion des stocks revient :
viter :
o la rupture de stock ;
o
le sur-stockage ;
minimiser les cots lis au stockage.
En savoir plus : prix stockage
1.2 Rotation des stocks
Pour une bonne gestion des stocks, la rotation des stocksdoit
avoir une frquence leve, etla gestion des approvisionnementsdoit
tre optimale pour viter le sur-stockage.
Enjeux de la rotation des stocks
La rotation des stocks est le renouvellement du contenu du stock
d'une entreprise.
Le but d'une entreprise est d'avoir une rotation rapidedes
stocks afin d'en minimiser le cot.En effet, d'un point de vue
comptable, si la rotation des stocks est rapide, l'amortissement
des
frais fixes pourra tre rparti sur une plus grande quantit de
marchandises.
Rotation des stocks et performance
La frquence de rotation des stocks d'une entreprise est
proportionnelle sa comptitivit.Aussi, une entreprise qui a une
rotation rapide de ses stocks est galement une entreprise qui a
une bonne activit.
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
7/24
Avoir une bonne rotation des stocks, c'est optimiser :
le gestion des approvisionnements ;
la gestion des stocks ;
les achats.
En savoir plus : lean management
Calculer la rotation des stocks
La rotation des stocks peut tre calcule. Les rsultats du calcul
donnent un nombre de jours
et peuvent donc indiquer la frquence de renouvellement des
stocks sur une priode donne.
Formule de calcul
Le calcul de la rotation des stocks est le suivant :
(Stock de marchandises / Prix d'achat des marchandises vendues)
360
Interprtation
Selon l'activit de l'entreprise, le renouvellement des stocks
peut tre plus ou moins frquent.En plus du calcul de la rotation des
stocks, il faut analyser :
La dure d'un cycle d'exploitation :
o Plus le cycle est long, plus la rotation des stocks est
lente.
o
Plus le cycle est court, plus la rotation des stocks est
frquente.
La saisonnalit de l'activit.
Le secteur d'activit de l'entreprise.
En savoir plus : variation des stocks
1.3 Gestion des approvisionnements
Optimiser les approvisionnements, c'est gagner de l'argent.
Tout comme la gestion des stockset leur rotation, la gestion des
approvisionnementsdoittre optimise afin de minimiser les risques de
sur-stockage.
Dfinition
L'approvisionnement, pour une entreprise, est le fait d'acheter
des marchandises pour :
les mettre en vente ;
les utiliser dans la fabrication de bien ;
les stocker.
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
8/24
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
9/24
Le premier signe de la mauvaise sant d'une entreprise est le
sur-stockage, qui peut dcoulerd'une mauvaise gestion des
approvisionnementsou des stocks, ou d'une rotation des stocks
insuffisante.
Gestion des stocks et sur-stockage
La gestion des stocks est une activit-cl d'une entreprise. Afin
de rpondre la demande des
consommateurs tout en minimisant les cots lis au stockage, il
est impratif de
trouver un quilibre au niveau de :
o la gestion des approvisionnements ;
o la rotation des stocks ;
et ce, afin limiter le sur-stockage.
viter le sur-stockage
Stocker a un cot ; aussi, les entreprises ont tout intrt
minimiser le sur-stockage.
En effet, le sur-stockage augmente :
Les charges fixes:o locaux ;
o rangements stockage :
o machines.
Les charges variables:o loyer, lectricit :
o
charges lies aux salaires du personnel :o entretien ;
o dvaluation des stocks.
Les frais engendrs par le sur-stockage impactent aussi les
immobilisations des capitaux :
chaque produit stock diminue la trsorerie de l'entreprise, d'o
la ncessit d'avoir une
rotation des stocks leve.
Les risques du sous-stockage
Si le sur-stockage n'est pas bnfique pour une entreprise, le
sous-stockage ne l'est pas plus.
Avoir des stocks trop faibles peut galement avoir des
consquences ngatives.
Le sous-stockage :
accrot les risques de rupture de stocks ;
diminue le chiffre d'affaires de l'entreprise ;
provoque le mcontentement des clients ;
dsorganise la chane de production.
En savoir plus :juste--temps
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
10/24
2- Mthodes
2.1 Sur-stockage
Le premier signe de la mauvaise sant d'une entreprise est le
sur-stockage, qui peut dcoulerd'une mauvaise gestion des
approvisionnementsou des stocks, ou d'une rotation des stocks
insuffisante.
Gestion des stocks et sur-stockage
La gestion des stocks est une activit-cl d'une entreprise. Afin
de rpondre la demande des
consommateurs tout en minimisant les cots lis au stockage, il
est impratif de
trouver un quilibre au niveau de :
o
la gestion des approvisionnements ;o la rotation des stocks
;
et ce, afin limiter le sur-stockage.
viter le sur-stockage
Stocker a un cot ; aussi, les entreprises ont tout intrt
minimiser le sur-stockage.
En effet, le sur-stockage augmente :
Les charges fixes:o
locaux ;o rangements stockage :
o machines.
Les charges variables:o loyer, lectricit :
o charges lies aux salaires du personnel :
o entretien ;
o dvaluation des stocks.
Les frais engendrs par le sur-stockage impactent aussi les
immobilisations des capitaux :
chaque produit stock diminue la trsorerie de l'entreprise, d'o
la ncessit d'avoir une
rotation des stocks leve.
Les risques du sous-stockage
Si le sur-stockage n'est pas bnfique pour une entreprise, le
sous-stockage ne l'est pas plus.
Avoir des stocks trop faibles peut galement avoir des
consquences ngatives.
Le sous-stockage :
accrot les risques de rupture de stocks ;
diminue le chiffre d'affaires de l'entreprise ; provoque le
mcontentement des clients ;
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
11/24
dsorganise la chane de production.
En savoir plus :juste--temps
2.2 Point de commande
Le point de commande rythme la gestion des
approvisionnements
Outre la mthode du Kanban, dujuste--tempset du lean management,
la mthode du pointde commande est applique dans le cadre de la
gestion des approvisionnements. Elleimplique un approvisionnement
de quantit gale des dates variables.
Dfinition
Tout comme la mthode Kanban, la mthode du point de commande est
utilise dans un
systme de flux tendus. Elle consiste dfinir un stock minimum
qui, une fois atteint,dclenche l'approvisionnement : cela permet de
rduire le stockage et les cots associs.
Mise en uvre de la mthode
Calcul du point de commande
La calcul du point de commande implique une parfaite
connaissance :
de la consommation ;
de la production.
La formule est la suivante :
(Stock d'origine / Dlai de consommation ) x Dlai de
livraison
Le dlai d'approvisionnement ou de livraison
Le dlai d'approvisionnement est un lment cl de la mthode du
point de commande. Il doittre connu pour chaque priode de l'anne et
chaque jour de la semaine.
Le dlai d'approvisionnement inclut :
le passage de la commande ;
la rception de la commande par le fournisseur ;
le traitement de la commande ;
l'envoi et le transport de la commande ;
la livraison et la rception de la commande.
En savoir plus : rangement stockage
Avantages de la mthode du point de commande
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
12/24
La mthode du point de commande est applicable dans toutes les
entreprises, mais est souvent
privilgie par celles qui travaillent en flux tendus.
La mthode du point de commande possde de nombreux avantages,
comme :
la facilit de gestion grce aux outils informatiques ;
l'adaptation automatique en cas d'irrgularit de consommation ;
la rduction des cots de stockage ;
l'absence de sur-stockage.
Inconvnients du point de commande
Elle possde aussi quelques inconvnients :
La gestion des stocks doit tre stricte afin de minimiser le
risque de rupture.
Le dlai de livraison doit tre connu et pris en compte.
Il faut imprativement crer un stock de scurit pour assurer la
production pendantl'approvisionnement, ou en cas d'augmentation
soudaine des ventes.
En savoir plus : gestion des entrepts
2.3 Juste temps
La mthode du juste--temps, ou JAT, est une mthode utilise dans
le cadre de la gestiondes approvisionnements, qui consiste attendre
la commande du client pour s'approvisionner.
Parmi les autres mthodes, on recense celle du Kanban, du point
de commande et du lean
management.
Dfinition de la mthode Juste--temps
Le juste temps consiste ne commander les matires premires ou les
lments assembler
qu'au moment de leur utilisation. L'un des objectifs de cette
mthode est de supprimer les
stocks intermdiaires.
La mthode du juste temps peut tre combine la mthode du Kanban,
une mthode dejuste temps par tiquettes.
Conditions d'application de cette mthode
La mthode du juste--temps ne peut tre applique que si
l'entreprise, les clients et les
fournisseurs sont en accord.
L'entreprise doit galement :
bien estimer les besoins en termes de production ;
s'approvisionner localement pour limiter les frais ;
s'assurer de la fiabilit du rseau de transport et de livraison
;
avoir une stricte gestion des stockset des commandes ;
s'entourer d'une quipe ractive qui accepte de pratiquer des
horaires flexibles.
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
13/24
Avantages de la mthode du juste temps
La mthode du juste temps est exigeante, mais possde de nombreux
avantages puisqu'elle
permet de :
rduire les cots de stockage ; limiter le gaspillage ;
augmenter la qualit des produits finis.
Inconvnients de cette mthode
La mthode du juste--temps possde galement quelques inconvnients
:
Les fournisseurs doivent pouvoir rpondre aux entreprises qui
pratiquent le juste
temps et accumuler les stocks leur place : ils sont donc peu
nombreux accepter.
Les entreprises qui pratiquent le juste temps prennent des
risques. Pour les
minimiser, elles doivent bien s'entourer.
La mthode de juste--temps est difficile appliquer pour les
entreprises qui n'ont pas
de commandes rgulires.
En savoir plus : gestion des entrepts
2.4 Lean management
Ensemble de pratiques et vritable tat d'esprit, le Lean
management rduit toutes formes de
gaspillage
Le Lean managementest un ensemble de pratiques qui visent rduire
ou liminer toutesles activits non rentables d'une entreprise, comme
les mthodes du Kanban, du point de
commandeet dujuste--temps.
Dfinition et objectifs
Le Lean management vise rduire toutes formes de pertes vitables
auxquelles les
entreprises font face.
Une entreprise peut appliquer les mthodes du Lean management
pour :
rduire :
o les stocks ;
o les cycles de production ;
augmenter :
o la productivit ;
o la qualit.
Un tat d'esprit
Plus qu'un ensemble de mthodes ou de pratiques, le Lean
management est un rel tatd'esprit. Il vise la rduction des pertes
:
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
14/24
de temps ;
de matire ;
d'argent.
L'efficacit du Lean management repose majoritairement sur la
motivation du personnel
respecter les rgles mises en place, mais aussi rduire toutes
formes de gaspillage.
Les outils du Lean management
Pour appliquer le Lean management, les entreprises peuvent faire
appel diffrentes
mthodes ou pratiques, telles que :
Les outils de management :
o la mthode des 5S ;
o le Kaizen ;
o la mthode SMED ;
o
les Six Sigma. Les outils de gestion des stocks:
o le Kanban ;
o le juste temps ;
o le point de commande.
L'impact du Lean management
La mise en application des outils du Lean management est
ressentie diffrents niveaux de
l'entreprise. Le gaspillage est rduit grce :
l'limination de la surproduction ;
la rduction des dlais ;
une meilleure gestion des transports ;
la rduction des stocks ;
l'optimisation de la communication et de la formation ;
une meilleure qualit.
En savoir plus : dprciation des stocks
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
15/24
3- Comptabilisation
3.1 Variation des stocks
Plusieurs lments sont pris en compte dans la comptabilisation
des stocks : outre l'inventaire
des stocks, la valorisation des stockset la dprciation des
stocks, il peut tre trs instructif de
calculer, tudier et analyser la variation des stocks.
Dfinition
La variation des stocks est la diffrence de stock entre le dbut
et la fin de l'anne comptable.
Selon l'activit commerciale d'une entreprise, la variation des
stocks peut tre :
positive ;
ngative.
Calcul de la variation des stocks
Pour calculer la variation des stocks, il faut tenir compte
:
du stock initial (SI), calcul en dbut d'exercice ; du stock
final (SF), calcul en fin d'exercice.
Le stock initial et le stock final sont calculs grce un
inventaire des stocks.
Le calcul de la variation des stocks est le suivant :
SI-SF = Variation des stocks
Interprtation
Il n'y pas d'explication unique dans chaque cas de figure :
Une variation des stocks positive peut tre explique par une
augmentation de laproduction ou de la capacit de stockage. Parfois,
cela peut traduire un recul des
ventes. Une variation des stocks ngative indique qu'il y a moins
de marchandises en rserve.
Cela peut s'expliquer par un recul de la production ou une
augmentation des ventes.
Variation des stocks et comptabilit
En Europe, le calcul de la variation des stocks rpond des rgles.
En effet, les diffrentes
charges d'une entreprise sont enregistres au moment de
l'acquisitionet non au moment dela consommation, d'o la notion de
stockage.
Pour avoir une relle analyse de la variation des stocks sur
l'anne, les entreprises, par le biais
de leur service compatibilit, peuvent :
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
16/24
limiter les charges celles consommes dans l'anne ;
prendre en compte les produits vendus et les produits stocks,
car les uns comme les
autres ont un cot (personnel, entretien, locaux, etc.).
3.2Inventaire des stocks
L'inventaire des stocks, une dmarche obligatoire
Dans le but de la comptabilisation des stocks, en plus des
critres de variation des stocks,
valorisation des stocks et dprciation des stocks, toutes les
entreprises doivent se plier
l'exercice de l'inventaire des stocks.
L'utilit de l'inventaire des stocks
L'inventaire des stocks consiste compter, identifier et
rpertorier tous les lments d'un
stock.
Il permet de :
Calculer la variation des stocksentre le dbut et la fin d'un
exercice. Dans ce cas
prcis, l'inventaire des stocks est mme obligatoire.
Organiser la production de marchandises.
Grer les approvisionnements.
Les formes d'inventaire des stocks
Selon la taille et l'activit d'une entreprise, cette dernire
peut choisir de procder :
un inventaire annuel ;
un inventaire tournant.
L'inventaire annuel
L'inventaire des stocks peut se faire une fois dans l'anne. Cet
inventaire marquera la fois le
dbut et la fin d'un exercice.
Pour raliser un inventaire annuel des stocks, l'activit de
l'entreprise doit treinterrompue.
L'inventaire des stocks annuel inclut le dcompte total :
des stocks de production:o matires premires destines la
production ;
o marchandises en cours de production ;
o produits finis destins la vente ;
des stocks annexes:o pices de rechange ou du service aprs-vente
;
o
emballages.
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
17/24
L'inventaire tournant
Parce qu'un inventaire annuel des stocks peut tre trop lourd,
trop long ou trop pnalisant, denombreuses entreprises optent pour
un inventaire tournant.
Le principe de l'inventaire des stocks tournant est de procder
au comptage par type de stocks,de produits, de lots ou encore de
tranche.
Ce type d'inventaire ncessite un arrt partiel de l'activit. En
revanche, il peut tre organis
sur plusieurs priodes propices l'inventaire.
3.3 Valorisation des stocks
La mthode de valorisation des stocks doit tre la mme d'une anne
sur l'autre.
La comptabilisation des stocks comporte plusieurs lments : outre
la variation des stocks,leur inventaireet leur dprciation, la
valorisation des stocksdsigne l'estimation de ceux-ci l'entre et la
sortie du bilan comptable d'une entreprise.
Classification
Chaque type de stocks a une place bien prcise sur le bilan
comptable :
Type de stocks Emplacement sur le bilan comptable
Matires premires Cot d'acquisition
Marchandises Cot d'acquisition
Produits en cours de finition Cot de production
Produits finis Cot de production
Les mthodes de valorisation des stocks
Il existe diffrentes mthodes de valorisation des stocks. Les
entreprises doivent choisir la
mthode la mieux adapte leur activit afin d'optimiser la
valorisation de leur stock. Une
valorisation errone va impacter le rsultat de l'entreprise.
CUMP : cot unitaire moen pondr
La valorisation des stocks par la mthode du cot unitaire moyen
pondr est adapte pour les
entreprises qui commercialisent, et donc stockent, des
marchandises non prissables.
La mthode du CUMP peut tre applique :
priodiquement ;
aprs chaque entre.
Pour obtenir le cot unitaire moyen pondr, la formule est la
suivante :
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
18/24
CUMP = Valeur totale / Quantit totale
P!P" : premier entr# premier sorti
La mthode du premier entr, premier sorti est trs utilise par les
entreprises qui
commercialisent des denres prissables.
Le principe de la mthode PEPS est trs simple : les produits
vendus sont les plus anciens du
stock.
$!P" : dernier entr# premier sorti
La valorisation des stocks par la mthode du dernier entr,
premier sorti est plus rare et ne
s'adresse qu' un certain type de marchandises :
C'est notamment le cas du vinou de certains fromages. En effet,
ces produitsacquirent de la valeur avec le temps. La mthode DEPS
peut galement tre mise en place en cas de changement brutal du
cot de la matire premire ou des marchandises.
%IF la mthode de la valeur de remplacement
La valorisation des stocks par la mthode de la valeur de
remplacement peut tre compare de la spculation. En effet, pour
dterminer les valeurs d'un stock, l'entreprise va se basersur :
les tarifs de la facture la plus rcente ;
le prix du march ;
le cours du jour.
3.4 Dprciation des stocks
La dprciation des stocks doit tre constate par voie de
dprciation.
La comptabilisation des stocks comporte plusieurs lments :
paralllement la variation des
stocks, l'inventaire des stockset la valorisation des stocks, la
dprciation des stocksdsignela perte de valeur de ceux-ci.
Dfinition
L'inventaire des stockspermet notamment de procder la
valorisation des stocks. Grce
l'valuation des stocks, les entreprises connaissent la valeur
des stocks en temps rel :
Si cette valeur est suprieure, cela signifie que le stock s'est
bonifi.
En revanche, si la valeur du stock est infrieure, on parle de
dprciation des stocks.
Comptabilit
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
19/24
La dprciation des stocks a une influence sur la comptabilit de
l'entreprise.
Constatation ncessaire
A la fin d'un exercice comptable, si le stock d'une entreprise a
perdu de la valeur, sa
dprciation doit tre constate.
Pour constater la dprciation des stocks, les entreprises doivent
tenir compte de 2 valeurs :
la valeur actuelle des stocks ;
le prix ventuel de la vente des stocks le jour de
l'inventaire.
Dans la majorit des cas, la dprciation des stocks est due une
mauvaise gestion des stocks
et des approvisionnements. En effet, ce sont les produits les
plus anciens ou les produits
obsoltes qui sont les plus difficiles vendre.
Principes comptales de dprciation des stoc(s
La dprciation des stocks rpond des principes de comptabilit
:
Le principe de prudence, qui prend en compte les imprvus qui se
sont produitspendant l'exercice,
Le principe des cots historiques, qui prend en compte le prix
d'achat desmarchandises et matires premires.
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
20/24
4- Archivage
4.1 Introduction
Un document archiv ne peut plus tre modifi.
Quelle que soit la forme ou l'activit de l'entreprise,
l'archivageest une ncessit.
Dfinition de l'archivage
L'archivage est dfini par l'ensemble des actions qui ont pour
objectif de grer les archives,
savoir :
ranger ;
trier, organiser, classer ; conserver, scuriser.
La gestion des archives inclut donc :
le traitement des documents, de leur mission leur destruction
;
le choix du support d'archivage ;
la traabilit et la mise en scurit des archives.
L'archivage des documentsest une activit qui concerne toutes les
entreprises et qui doit tre
strictement encadre.
Classification
L'archivage rpond des rgles : il doit tre organis, prcis et
rgulier. Un bon archivage
permet de retrouver n'importe quel document rapidement.
)pes d'archiva*es
Il existe plusieurs types d'archivage :
l'archivage physique de documents papiers ; l'archivage numrique
: le stockage en ligne.
)pes d'archives
On recense :
les archives courantes ;
les archives intermdiaires ;
les archives dfinitives.
Donnes concernes
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
21/24
Les documents d'archive destins tre produits peuvent concerner
:
Les donnes concernant l'organisation d'une entreprise
(comptabilit, gestion du
personnel, fournisseurs, clients, etc.).
Les donnes destines aux organismes sociaux, fisc et audit.
Les donnes indispensables en matire de contentieux. La mmoire
historique.
La gestion de l'archivage
Toutes les entreprises qui font appel l'archivage possdent :
Un plan de classement des archives papiers et des archives
numriques.
Une politique de conservation de ces archives.
Une prioritest accorde selon l'importance des donnes archiver.
Elle prend en compte :
La sensibilit de l'information (confidentialit).
La frquence de consultation selon le type de donnes.
Ces mthodes de gestion de l'archivage doivent permettre
l'accessibilit et faciliter la
consultation des documents archivs.
Archivage et normes ISO
L'archivage rpond une norme ISO : la norme ISO 15489. Cette
norme garantit :
le choix et le respect des plans de classement ;
la scurit des archives ;
la scurit des supports de conservation;
l'organisation et la gestion des archives ;
le respect du calendrier des archives.
D'autres normes ISO peuvent concerner l'archivage :
la norme ISO 22310, qui rgule la rdaction des documents
officiels ; la norme ISO 23081, qui rgule les enregistrements de
donnes.
4.2 Archivage des documents
La gestion des documents d'archives de leur mission leur
destruction
Grer l'archivage des documentsest une activit stricte qui rpond
un processus propre chaque entreprise.
La gestion de l'archivage des documents se fait en 4 tapes :
l'identification et l'authentification de chacun des documents
d'archives ; le stockage des archives ;
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
22/24
la conservation et la consultation des archives ;
la destruction ou le classement final des documents archivs.
Identification et authentification
L'identification des documents archiver est automatique.
L'identification est ncessaire,puisqu'elle dtermine l'authenticit
des archives et donc les conditions de conservation qui
seront utilises.
Pour authentifier les documents d'archives, les dater et
s'assurer qu'ils n'aient pas t modifis,
les professionnels peuvent faire appel des techniques telles que
le microscope, le carbone 14
ou le rayon X.
En savoir plus : archivage
Stockage des archives
Le stockage et l'archivage des documents d'archive doivent tre
strictement organiss. Les
documents archivs doivent tre faciles retrouver et ne pas se
dtriorer.
Pour cela, il existe diffrents types de rangement :
armoire de stockage, bac de stockage;
bote d'archivage, rack de stockage;
palette de stockage, container de stockage.
Conservation et consultationTout comme la gestion des archives,
la conservation et la consultation des documents archivs
sont soumises des rgles strictes afin de ne pas les perdre ou
les dtriorer.
Dans les grands centres de conservation des archives, toutes les
personnes qui veulent
consulter des documents archivs papier sont inscrites sur un
registre. Les documents
consultables sont quant eux protgs.
Destruction ou classement final des documents archivs
Tous les documents archivs sont uniques et ne rpondent pas aux
mmes rgles deconservation. Certaines archives se conservent 5 ans,
d'autres 10 ansou vie.
C'est le dpartement des archives qui gre le classement final ou
la destruction desdocuments archivs.
4.3 Conservation
La dure de conservation d'une archive dpend des donnes qu'elle
contient.
Le systme d'archivage et de conservationdes archives doit tre
suffisamment efficace pourassurer la prservation des donnes jusqu'
la fin du cycle de l'information.
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
23/24
Conservation selon les donnes
La dure de conservation peut tre de quelques jours ou de
plusieurs annes, en fonction desdonnes qu'elle contient.
La dure de stockage des donnes est dtermine en fonction de :
la rglementation des textes ;
la lgislation en matire de contentieux ;
l'utilisation ou la rutilisation des donnes.
En savoir plus : archivage
Dures de conservation des archives par thme
Voici un tableau complet qui indique la dure de conservation des
documents qu'une
entreprise est susceptible d'avoir.
Types de documents Archivage conservation Archive
Documents sociaux :
Registres.
Rapports.
Bilans.
Procs verbaux.
Conservation vie.
Dans le cas o une entreprise cesse
son activit, les documents sociaux
doivent tre conservs 30 ans aprs
la cessation d'activit.
Originale
Documents comptables :
Comptes, journaux.
Contrats, bulletins.
Factures, avoirs, bons
de commande.
Documents TVA.
Documents
bancaires.
Conservation : 10 ans Originale
Documents commerciaux :
Contrats.
Accords.
Commandes.
Documents relatifs
aux marchs publics.
Conservation : 30 ans
Originale ou
reproduction (hors
documents
officiels)
Documents concernant le
personnel :
Livres de paie,
Conservation vie.
Dans le cas o une entreprise cesse
son activit, les documents sociauxdoivent tre conservs 30 ans
aprs
Originale ou
reproduction (hors
documentsofficiels)
-
8/9/2019 Logistique - Gestion Des Stocks
24/24
bulletins, certificat.
Documents fiscaux.
Documents relatifs
aux accidents du
travail.
la cessation d'activit.
