Guide Déclaration Annuelle · Les stocks au 01/01/2015 ont été repris automatiquement à partir de votre déclaration annuelle 2014. Ils correspondent aux stocks déclarés au

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Déclaration Annuelle 2015

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Guide Déclaration Annuelle – 11/2015 – V4 2

SOMMAIRE

LA DÉCLARATION ANNUELLE DES MOUVEMENTS DE FLUIDES .......................................................................... 4

RÉGLEMENTATION .................................................................................................................................................... 4 APPLICATION ........................................................................................................................................................... 4

LA DÉCLARATION ANNUELLE SUR FLUIDO ........................................................................................................ 5

PRINCIPE ................................................................................................................................................................ 5 ACCÉDER À LA DÉCLARATION ANNUELLE ....................................................................................................................... 5 COMPLÉTER LA DÉCLARATION ANNUELLE ...................................................................................................................... 5

1ère

Déclaration Annuelle ................................................................................................................................. 5 Déclaration Annuelle déjà réalisée les années précédentes ............................................................................ 7

JUSTIFICATIFS .......................................................................................................................................................... 9 SOUMETTRE LA DÉCLARATION ANNUELLE ..................................................................................................................... 9 AUCUNE MANIPULATION NI STOCKS DURANT L’ANNÉE ................................................................................................... 11 MODIFIER LA DÉCLARATION ANNUELLE ...................................................................................................................... 12 LE FORMULAIRE EN DÉTAIL ....................................................................................................................................... 13

Fluide ............................................................................................................................................................. 13 Filtres ............................................................................................................................................................. 13 Mouvements de fluide ................................................................................................................................... 14 Actions ........................................................................................................................................................... 16

TRANSMETTRE SA DÉCLARATION VIA L’OUTIL DE CONSOLIDATION DES MOUVEMENTS DE FLUIDES ............. 17

TRANSMETTRE VOTRE DÉCLARATION ANNUELLE ............................................................................................................ 17

ANNEXES ........................................................................................................................................................ 20

DONNÉES À DÉCLARER ............................................................................................................................................. 20 Type de fluide ................................................................................................................................................ 20 Stocks au 01/01/2015 ................................................................................................................................... 20 Quantités acquises à titre onéreux ou gratuit ............................................................................................... 20 Quantités chargées ....................................................................................................................................... 20 Quantités récupérées .................................................................................................................................... 21 Quantités remises à un distributeur pour être traitées ................................................................................. 21 Quantités traitées par l’opérateur ................................................................................................................ 21 Quantités cédées à un autre opérateur attesté, distributeur ou producteur d'équipements ....................... 22 Stocks au 31/12/2015 ................................................................................................................................... 22 Interventions ................................................................................................................................................. 22

QUESTIONS FRÉQUENTES ......................................................................................................................................... 23 Qui doit déclarer et à qui ? ............................................................................................................................ 23 À quelle date doit être réalisée la déclaration ? ............................................................................................ 23 Comment puis-je consulter la déclaration faite sur mon ancienne Attestation de Capacité désormais échue ? .......................................................................................................................................................... 23 J’ai rendu du fluide neuf (R22 par exemple) à mon distributeur : où dois-je le déclarer ? ............................ 23 Mon établissement a une Attestation de Capacité de catégorie IV : dois-je faire une Déclaration Annuelle ? ...................................................................................................................................................................... 23 Dans le cadre de mes activités, je suis amené à revendre ou céder du fluide à d’autres opérateurs : à qui et comment déclarer ces quantités ? ................................................................................................................ 24 J’installe des équipements pré-chargés : dois-je déclarer les quantités initialement contenues dans les équipements ? ............................................................................................................................................... 24


Je suis titulaire de l’Attestation de Capacité mais ne dispose pas de stocks de fluides frigorigènes et n’ai effectué aucune manipulation en 2015 : dois-je faire une déclaration ? ...................................................... 24 Mon établissement a plusieurs activités (producteur d’équipements pré-chargés, recherche et développement, maintenance, …) : comment faire ma déclaration ? .......................................................... 24


LA DÉCLARATION ANNUELLE DES MOUVEMENTS DE FLUIDES

Réglementation Tous les opérateurs titulaires d’une Attestation de Capacité au 31/12/2015 doivent fournir leur déclaration annuelle de mouvements de fluides à leur Organisme Agréé au plus tard le 31 janvier 2016.

Cette déclaration porte sur l’ensemble de l’année civile, soit du 1

er janvier 2015 au 31 décembre 2015,

et doit être réalisée par fluide.

Application La déclaration annuelle est réalisée à partir des éléments suivants, par fluide :

- Les stocks de fluides - Les fiches d’interventions - Les bons de livraison et de retour de fluides aux distributeurs - Les bons de cession.

Les quantités déclarées correspondent à la somme des quantités manipulées et sont exprimées en kg arrondis à l’unité (pas de virgule).


LA DÉCLARATION ANNUELLE SUR FLUIDO

Principe La Déclaration Annuelle sur Fluido s’effectue de manière simple et rapide grâce à un formulaire de saisie adapté à votre activité et une navigation de fluide en fluide. Le formulaire se divise en quatre zones distinctes : - Fluide : information sur le fluide en cours de saisie

- Filtres : affirmations permettant d’afficher/masquer des champs de saisie en fonction de l’activité

- Mouvements de fluide : champs de saisie des quantités manipulées durant l’année

- Actions : boutons permettant de naviguer dans la déclaration

Accéder à la Déclaration Annuelle

Dans votre espace personnel sur Fluido, cliquez sur l’icône située sous l’icône , pour l’établissement concerné.

Compléter la Déclaration Annuelle 1

ère Déclaration Annuelle

1. Accédez au formulaire de saisie de la Déclaration Annuelle en cliquant sur Commencer ou modifier la Déclaration Annuelle en haut de page.


2. Saisissez le type de fluide à déclarer.

3. Si nécessaire, modifiez les filtres sélectionnés.

Les filtres affichés sont définis en fonction de la/des catégorie(s) sélectionnée(s) pour l’établissement.

4. Complétez les champs de saisie avec les quantités manipulées pour le fluide en question.

5. Si vous avez plusieurs fluides à saisir, cliquez sur Ajouter un fluide en bas de page et répétez les étapes 2 à 4, autant que nécessaire.

6. Lorsque votre saisie est terminée, cliquez sur Enregistrer et revenir au récapitulatif.


Déclaration Annuelle déjà réalisée les années précédentes

Si vous avez réalisé une Déclaration Annuelle l’année passée, les fluides saisis sont d’ores et déjà apparents et vos stocks sont repris afin d’assurer la cohérence de vos données.

1. Accédez au formulaire de saisie de la Déclaration Annuelle en cliquant sur Commencer ou modifier la Déclaration Annuelle en haut de page.

2. Visualisez le fluide affiché en haut de page.


3. Si nécessaire, modifiez les filtres sélectionnés.

Les filtres affichés sont définis en fonction de la/des catégorie(s) sélectionnée(s) pour l’établissement.

4. Complétez les champs de saisie avec les quantités manipulées pour le fluide en question.

Les stocks au 01/01/2015 ont été repris automatiquement à partir de votre déclaration annuelle 2014. Ils correspondent aux stocks déclarés au 31/12/2014.

5. Si vous aviez plusieurs fluides déclarés au préalable, avancez dans votre saisie, en cliquant sur

Fluide suivant et répétez les étapes 2 à 4 pour chaque fluide, autant que nécessaire.


6. Lorsque vous aurez complété l’ensemble des fluides déjà existants, si vous avez de nouveaux

fluides à déclarer, cliquez sur Ajouter un fluide, saisissez le type de fluide et répétez les étapes 3 et 4, autant que nécessaire.

7. Lorsque votre saisie est terminée, cliquez sur Enregistrer et revenir au récapitulatif.

Justificatifs Après avoir terminé votre saisie, vous avez la possibilité de laisser une remarque ou de joindre un ou plusieurs justificatifs à votre Déclaration Annuelle. Ces éléments seront pris en compte lors de l’étude de vos données par notre Service Technique. Pour ajouter une remarque, écrivez dans le champ « Remarque ».

Pour joindre un document, cliquez sur le lien Joindre un justificatif, situé en bas de page.

Soumettre la Déclaration Annuelle Lorsque votre Déclaration Annuelle est finalisée :

1. Cliquez sur le lien Soumettre à l’étude, situé en haut ou bas de page, afin de transmettre vos données.

Une page récapitulative des informations de votre dossier technique (collaborateurs et outillage) s’affiche alors à l’écran. 2. Contrôlez les données de votre dossier technique.


3. Si aucune donnée n’est à modifier, cochez la case en bas de page et cliquez à nouveau sur le

lien Soumettre à l’étude.

Si vous modifiez votre dossier (collaborateurs ou outillage), votre Déclaration Annuelle ne sera pas soumise. Il vous faudra revenir dessus pour la soumettre convenablement.


Aucune manipulation ni stocks durant l’année Si, durant l’année à déclarer, vous n’avez effectué aucune manipulation ni aucun achat et que vous ne disposiez pas d’ores et déjà de stocks de fluide, vous n’avez donc pas de données concrètes à déclarer. Toutefois, vous êtes tout de même réglementairement tenu d’effectuer une déclaration annuelle. Dans ce cas :

1. Cliquez sur le lien Aucune manipulation, ni stocks durant l'année.

2. Complétez vos nom et prénom et cochez les trois cases d’engagement.

3. Cliquez sur Enregistrer et soumettre à l’étude.

4. Contrôlez les informations de votre dossier technique (collaborateurs et outillage)




Cette fonctionnalité vous dispense d’envoyer un document papier.


Modifier la Déclaration Annuelle Si vous êtes amené à devoir reprendre votre Déclaration Annuelle :

1. Cliquez sur Commencer ou modifier la Déclaration Annuelle en haut de page de celle-ci.

2. Dans le menu déroulant « Atteindre » en bas du formulaire de saisie, sélectionnez le fluide à modifier.

3. Modifiez les données souhaitées.

4. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque fluide à reprendre.

Lorsque vous changez de fluide via les boutons d’action ou le menu déroulant « Atteindre », les données saisies sont enregistrées automatiquement. Il n’est donc pas nécessaire d’enregistrer et revenir au récapitulatif à chaque modification.

5. Lorsque vous aurez effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer et revenir au récapitulatif.

N’oubliez pas de soumettre votre Déclaration Annuelle après avoir réalisé des modifications.


Le formulaire en détail Fluide

Nouveau fluide Le champ « Type de fluide » affiche une liste restreinte de fluides en fonction de votre saisie.

Fluide existant

Demande de modification d’un fluide

Suppression du fluide affiché

En cas de suppression de fluide, les données saisies seront perdues.

Filtres En fonction de la catégorie de votre Attestation de Capacité, une série d’affirmations permet de filtrer les informations à compléter dans votre Déclaration Annuelle. Des choix par défaut, plus couramment utilisés pour votre catégorie d’Attestation, sont sélectionnés. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ces choix.


Filtres catégories I, I-Navire, II, III et IV

Filtres catégories V et V-VHU

La zone peut être réduite en cliquant sur Filtres.

Mouvements de fluide En fonction des réponses sélectionnées au niveau des filtres, vous aurez plus ou moins de champs à compléter dans le formulaire de saisie. Saisissez les quantités manipulées dans les champs correspondants, grâce aux informations présentes sur vos fiches d’intervention, entres autres. Si vous n’avez rien à saisir dans un champ, complétez-le par 0. En cas de doute sur les données à saisir, consultez la section Données à déclarer.


Tous les champs sont obligatoires, hors nombre d’interventions.


Actions En bas de page, des boutons d’action vous permettent d’évoluer dans votre saisie.

Accès au fluide précédent

Accès au fluide suivant

Ajout d’un nouveau fluide

Annulation de l’ajout d’un nouveau fluide

Navigation directe vers un fluide donné ou ajout d’un nouveau fluide.

Enregistrement de la saisie et retour au récapitulatif

Lorsque vous changez de fluide via les boutons d’action ou le menu déroulant « Atteindre », les données saisies sont enregistrées automatiquement. Il n’est donc pas nécessaire d’enregistrer et revenir au récapitulatif à chaque saisie ou modification.


TRANSMETTRE SA DÉCLARATION VIA L’OUTIL DE CONSOLIDATION DES MOUVEMENTS DE FLUIDES

L’outil de consolidation des mouvements de fluides vous permet de constituer et consulter une déclaration annuelle théorique. Celle-ci est basée sur vos différentes saisies tout au long de l’année et se présente sur le même modèle que la déclaration annuelle réglementaire.

Pour accéder à la déclaration annuelle théorique, cliquez sur l’icône Outils, puis sur le lien correspondant dans le menu de l’interface.

Transmettre votre déclaration annuelle Lorsque la période de Déclaration Annuelle est ouverte, vous avez la possibilité de transmettre directement vos données depuis l’outil de consolidation. Vous évitez ainsi une saisie supplémentaire. 1. Cliquez sur le lien en bas de page de la déclaration annuelle théorique pour l’année concernée :


2. Lors de la soumission de la déclaration annuelle théorique, si vous ne l’avez pas d’ores et déjà

fait, un message vous indiquera que vos stocks de fluides au 31/12 ne sont pas complétés.

a. Cliquez sur Saisir les stocks pour être redirigé vers la page correspondante.

b. Complétez les données manquantes en cliquant sur l’icône à droite de chaque fluide concerné.

c. Revenez sur la déclaration annuelle théorique (Outils > Déclaration annuelle) afin de

transmettre vos données.

Si toutes les données sont correctement complétées, vous serez automatiquement renvoyé sur la page récapitulative de vos collaborateurs et outillage.






ANNEXES

Données à déclarer Type de fluide Désignation Ashrae des fluides frigorigènes (par exemple R12, R134a, R404A, R410A, R22, etc.). Stocks au 01/01/2015

Neuf Quantité de fluide neuf (vierge) + régénéré + recyclé détenu au 01/01/2015.

De déchets de fluide Quantité de fluide, conservé en bouteille de récupération, détenu au 01/01/2015. Quantités acquises à titre onéreux ou gratuit Somme des quantités acquises sur le territoire national, depuis un pays de l’UE et hors UE.

Sur le territoire national Quantités acquises en France ou dans les DOM.

Depuis un pays de l’UE Quantités acquises dans un pays membre de l’UE, hors France (Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République Tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie et Suède).

Depuis un pays hors UE Quantités acquises en dehors de l’UE ou dans le TOM. Quantités chargées Somme des quantités chargées lors de la maintenance et de mises en service.

Lors de la maintenance des équipements Quantités introduites dans des équipements lors de leur maintenance.

Dans des équipements neufs Quantités introduites dans des équipements lors de leur mise en service.


Quantités récupérées Somme des quantités récupérées lors de la maintenance et de démantèlements.

Lors d’opération de maintenance des équipements Quantités récupérées dans des équipements lors de leur maintenance, même si le fluide est réintroduit lors de la même intervention.

Dans des équipements hors d’usage Quantités récupérées dans des équipements lors de leur démantèlement.

Quantités récupérées et réintroduites Quantités totales de fluide récupéré et réintroduit dans les installations pendant la même intervention. Quantités remises à un distributeur pour être traitées Quantités de fluide récupéré dans des installations, ou de fluide neuf, remises au distributeur pour traitement (pour destruction par exemple).

Ces quantités se retrouvent sur vos bordereaux de suivi des déchets (BSD).

Quantités traitées par l’opérateur

Recyclées Quantités totales de fluides qui ont été récupérés puis traités sous votre responsabilité et dont le traitement est un recyclage.

Régénérées Quantités de fluides qui ont été récupérés puis traités sous votre responsabilité et dont le traitement est une régénération.

Détruites Quantités de fluides qui ont été récupérés puis traités sous votre responsabilité et dont le traitement est une destruction.

Les stations de récupération ne permettent pas la régénération d’un fluide. Cette opération nécessite l’usage de matériel industriel spécifique.

Ces quantités correspondent uniquement au fluide que vous avez détruit vous-même grâce à du matériel industriel spécifique. Les remises au distributeur pour traitement doivent être saisies dans le champ « Quantités remises à un distributeur pour être traitées ».


Quantités cédées à un autre opérateur attesté, distributeur ou producteur d'équipements Quantité totale de fluides cédés à un autre opérateur attesté, distributeur ou producteur d'équipements, entre le 01/01/2015 et le 31/12/2015.

Stocks au 31/12/2015

Neuf Quantité de fluide neuf (vierge) + régénéré + recyclé détenu au 31/12/2015.

De déchets de fluide au 31/12/2015 Quantité de fluide, conservé en bouteille de récupération, détenu au 31/12/2015. Interventions Nombre d’interventions réalisées pendant l’année 2015, par fluide.

Ces quantités correspondent uniquement aux ventes que vous avez pu réaliser. Les remises au distributeur pour traitement doivent être saisies dans le champ « Quantités remises à un distributeur pour être traitées ».


Questions fréquentes Qui doit déclarer et à qui ? Chaque opérateur titulaire d’une Attestation de Capacité au 31/12/2015 doit adresser à son organisme agréé (Bureau Veritas Certification) une Déclaration Annuelle de mouvements de fluides. À quelle date doit être réalisée la déclaration ? La déclaration de l’année 2015 doit être réalisée au plus tard le 31 janvier 2016. Comment puis-je consulter la déclaration faite sur mon ancienne Attestation de Capacité désormais échue ? Depuis votre page d’accueil, sélectionnez « Oui » pour Afficher les attestations échues/retirées/remplacées.

Lorsque la seconde ligne apparaît, cliquez dans la partie grisée en dessous de l’icône .

J’ai rendu du fluide neuf (R22 par exemple) à mon distributeur : où dois-je le déclarer ? L’ensemble des quantités remises à un distributeur doivent être déclarées dans le champ « Quantités remises au distributeur pour être traitées », même en cas de fluide neuf. Mon établissement a une Attestation de Capacité de catégorie IV : dois-je faire une Déclaration Annuelle ? Non, vous n’avez pas de déclaration à faire, car l’Attestation de Capacité de catégorie IV ne permet pas de récupérer ou de charger du fluide frigorigène dans les installations.


Dans le cadre de mes activités, je suis amené à revendre ou céder du fluide à d’autres opérateurs : à qui et comment déclarer ces quantités ? Dans ce cas, vous êtes considéré comme un distributeur de fluide, même si les quantités sont très faibles. Vous devez déclarer ces quantités dans votre Déclaration Annuelle dans le champ « Quantités cédées à un autre opérateur attesté, distributeur ou producteur d'équipements », ainsi que sur le site de l’ADEME (l’observatoire des flux de fluides frigorigènes) en tant que distributeur de fluide. J’installe des équipements pré-chargés : dois-je déclarer les quantités initialement contenues dans les équipements ? Non, dans ce cas, vous ne devez déclarer que les éventuels compléments réalisés (par exemple pour compenser la longueur des liaisons). Je suis titulaire de l’Attestation de Capacité mais ne dispose pas de stocks de fluides frigorigènes et n’ai effectué aucune manipulation en 2015 : dois-je faire une déclaration ? Oui, vous êtes tout de même réglementairement tenu de réaliser une Déclaration Annuelle. Dans ce cas, vous devez compléter la déclaration « Aucune manipulation ». Mon établissement a plusieurs activités (producteur d’équipements pré-chargés, recherche et développement, maintenance, …) : comment faire ma déclaration ? Dans ce cas, vous devez faire deux déclarations de fluide distinctes : - Une déclaration dans le cadre de l’Attestation de Capacité pour les mouvements de fluides liés aux activités de maintenance et de recherche et développement, auprès de votre organisme agréé (Bureau Veritas Certification), - Une autre en tant que producteur d’équipements pré-chargés auprès de l’ADEME (observatoire des flux de fluides frigorigènes).

Documents

Guide Déclaration Annuelle · Les stocks au 01/01/2015 ont été repris automatiquement à partir de votre déclaration annuelle 2014. Ils correspondent aux stocks déclarés au