Guide du Gestionnaire Novaxel › visiativ › resource › filecenter › ...Rôle du Gestionnaire Novaxel Il rée les omptes utilisateurs et gère les droits d’aès à partir d’un

Guide du Gestionnaire Novaxel

Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans autorisation explicite de Visiativ Software 1 Novaxel est un produit de la société

Novaxel est un produit de la société

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2Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans

autorisation explicite de Visiativ Software

Type

Guide explicatif

73 pages

Objectifs de la formation

Comprendre le rôle du Gestionnaire

Créer et gérer les comptes Utilisateurs

Gérer la sécurité et les droits d’accès

Créer des tampons

Effectuer des traitements sur les

documents

Ressources pédagogique

Guide des bonnes pratiques

Guide d’utilisation Novaxel

Plateforme de tutoriels vidéo

Prérequis

Aucun

La formation Novaxel Gestionnaire


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Les Filtres

Agir sur le filtre de saisie paramétré Qu’est-ce qu’un filtre ? Les matrices de filtres Recherches



Programme

Les comptes Utilisateurs

Qu’est-ce qu’un compte utilisateur ? Les actions et les modèles Les groupes

Le Gestionnaire Novaxel

Rôle du Gestionnaire Présentation de la console

d’administration

Les Tampons

Création Paramétrage

Les Traitements de documents

Colorisation des éléments Restauration des documents Purge des documents Extraire et réintégrer des dossiers

La Panière

Création Paramétrage

Les Métadonnées

Qu’est-ce qu’une métadonnée ? Création d’une métadonnée Filtres et recherches sur métadonnées


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Rôle du Gestionnaire Novaxel


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Rôle du Gestionnaire Novaxel

Il crée les comptes utilisateurs et gère les droits d’accès à partir d’un compte administrateur propre à chaque bibliothèque.

Le Gestionnaire est la personne ressource entre les utilisateurs et Novaxel.

Il doit être habilité à voir l’intégralité des documents qui seront stockés dans les bibliothèques Novaxel.

Par exemple, il sera le seul à pouvoir détruire définitivement des documents classés.


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La gestion de Novaxel


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La gestion de Novaxel

Le Gestionnaire ouvre la bibliothèque en tant qu’Administrateur ce qui lui permet d’accéder à certaines fonctions spécifiques

Double clicSur l’icône du

bureau

Saisir l’identifiant : Administrateur

Sans mot de passeà la première connexion


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Accès à la console d’administration

L’accès à la console d’administration s’ouvre par le menu principal de NovaxelOutils – Maintenance - Paramètres uniquement réservé à l’Administrateur


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La console d’administration

L’organisation fonctionnelle de Novaxel se gère par les options réparties en 5 onglets :

UtilisateurGestion des noms utilisateurs, mot de passe et choix des filtres créés dans l’onglet Filtres

ActionsGestion des actions autorisées pour chaque groupe d’utilisateurs

FiltresCréation des droits d’accès (documents et niveaux de classement)

LicencesIntégration des différentes licences permettant l’utilisation de Novaxel en mode client lourd, client léger ou web

La licence possède une date d’expiration

Configuration

Gestion des commandes


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Les comptes utilisateurs


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L’attribution de l’identifiant et du mot de passe

Le Gestionnaire va créer les identifiants pour chaque utilisateur et pour chaque bibliothèque en tenant compte également du modèle d’actions.

Ouvre la fenêtre


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L’attribution de l’identifiant et du mot de passe

Le mot de passe est optionnel mais devient indispensable lorsque des droits sont appliqués.

Saisir le nom de l’utilisateur

Saisir un mot de passe si des droits ont été attribués

Indiquer le modèle d’actions

Valider


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La gestion des groupes d’Utilisateurs

Le Gestionnaire va permettre de créer des groupes d’utilisateurs pour donner des accès identiques à la bibliothèques NovaxelLe mot de passe devient obligatoire lorsque des droits sont appliqués.

Méthode : Menu : Outils - Maintenance - Paramètres – onglet Utilisateur

Création du nom du groupe

1

2

3


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Qu’est-ce qu’un modèle d’actions ?Le Modèle d’actions est un profil d’utilisation rattaché à un utilisateur.

Chaque modèle détermine les actions que l’utilisateur aura le droit d’effectuer dans la GED.Par exemple, pour le modèle d’actions Utilisateur, si l’action « Copierdocument » et « Collerdocument » est à Non, les utilisateurs rattachés ne pourront ni copier ni coller de documents.

Il existe par défaut plusieurs modèles d’actions qui permettent d’accorder des droits aux utilisateurs.D’autres modèles d’actions peuvent être créés à partir de ces modèles.

Plusieurs utilisateurs peuvent appartenir à des groupes d’utilisateurs.

Les 151 actions appartiennent à chaque modèle sous la forme Oui/ Non

Ouverture des Actions : Menu : Outils - Maintenance - Paramètres – onglet Actions


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Le choix du modèle d’actions pour l’utilisateur

Le Gestionnaire va créer les identifiants pour chaque utilisateur et pour chaque bibliothèque en prenant le soin de déterminer le modèle d’actions autorisé.

Il est toutefois possible de créer d’autres modèles d’actions à partir de ces modèles.

Les 151 actions appartiennent à chaque modèle sous la forme Oui/ Non

Il existe par défaut plusieurs modèles d’actions qui permettent d’accorder des droits aux utilisateurs.


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Changement des actions sur un modèle existant

4. Lorsque tous les changements sont effectués, cliquer sur le bouton Sauver

1. Choisir le modèle d’actions

3. Pour valider, cliquer sur la première colonne d’une action

2. Les actions s’inversenten cliquant sur Oui ou Non

Il est d’usage de rendre l’action identique entre Visible et Active


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Création d’un nouveau modèle d’actions

3. Taper le nom de la nouvelle cléex : Comptabilité

2. Choisir Ajouter

1. Clic droit dans la liste des modèles d’actions

4. Cliquer sur le bouton Ok


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Les filtres


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Les filtres

Un filtre permet de définir pour chaque utilisateur : - un modèle de droits, qui correspond à ce qu'il a le droit de faire - un modèle de filtres, qui correspond à ce qu'il a le droit de voir. Un utilisateur auquel un filtre est affecté ne voit que ce qui est définit dans ce filtre.Le paramétrage des filtres s'effectue en ouvrant le menu <Outils> <Maintenance> <Paramètres> , onglet <Filtres>.


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Les filtres – Création d’un filtre

<Outils> <Maintenance> <Paramètres> , onglet <Filtres>.

1. Clic droit

3. Taper le nom de la clé

4. valider

2. Ajouter


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Les filtres – Création de la Matrice

La création de la Matrice permet ensuite de placer les filtres

1. Ajouter

2. Taper le nom

4. Editer

3. Valider


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Les filtres – Choix des Permissions

Les permissions par défaut de la matrice seront prises en compte en premier.

Choisir les permissions par défaut


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Les filtres – Le filtre

Les filtres s’ajoutent niveau par niveau en accordant les permissions

2. Saisir le texte du filtre

3. Renseigner le type et les permissions

4. Ok

5. Sauver

6. valider

1. Clic droit - Ajouter

23


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Les filtres – Attacher la Matrice

1. Sélectionner la matrice 2. Sauver


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Les filtres – Attacher le filtre à l’utilisateur

5. Résultat

1. Ouvrir l’onglet Utilisateur

3. Cliquer pour attacher le filtre

2. Double clic sur l’Utilisateur

4. Valider

Pour valider toutes les étapesQuitter et rouvrir Novaxel en

mode Administrateur

1

L’utilisateur se connecte à Novaxel avec son code et

son mot de passe

2


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Les filtres – Résumé des étapes à suivre

Créationde la Matrice

Choixdes Permissions de la Matrice

c

Création du filtre

Créationdu nom du Filtre

Attachede la Matrice

Attachedu filtreà l’Utilisateur

c


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Les métadonnées


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Les métadonnées

Une métadonnée est un marqueur qui reste attaché au niveau affecté (document)…..

Une métadonnée permet de créer une infinité de critères de recherches et de classement à chaque niveau du plan de classement.

Une métadonnée peut être affectée à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs.

Par exemple, la date de validité d’un document, la fin d’un contrat …


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Processus

1. Onglet Configuration2. Onglet Bibliothèque3. Clic droit dans la partie

droite de la fenêtre4. <Ajouter>5. Taper METADONNEE6. Valider7. Clic sur METADONNEE8. Taper 1



Les métadonnées – ParamétrageA partir du menu de Novaxel <Outils> <Maintenance> <Gestion du Dictionnaire de Métadonnées> de Novaxel, onglet <Configuration>

1

2

3

7

5

8

4

Le terme Métadonnées est ajouté au menu

6. Ok


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Les métadonnées – Création A partir du module Administration <Outils> <Maintenance> <Paramètres> de Novaxel, onglet <Configuration>

1

32

47

Processus

1. Onglet Actions2. Action AMetadonnee3. Clic sur non4. Bascule en oui5. Action GMetaDonnee

Non -> Oui6. Idem GMetaDonnee7. Sauver

Ajout de Menus

5

6


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Les métadonnées – gestion du dictionnaire

A partir du menu de Novaxel <Outils> <Maintenance> <Gestion des Métadonnées>


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Les métadonnées – gestion du dictionnaire

A partir du menu de Novaxel <Outils> <Maintenance> <Gestion des Métadonnées>

Taper la liste

Processus

1. Ajouter2. Taper le nom de la

Section 3. Taper le nom 4. Choisir le type5. Taper la liste6. Sauver


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Les métadonnées – utilisation du dictionnaireA partir de la bibliothèque de Novaxel

1

32

Double clic

4

5

6


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1 Double clic


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32 4

5

6


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6


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Filtrer la saisie dans les niveaux de classement


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Filtrer la saisie

Dans chaque colonne de classement, la frappe des premiers caractères permet de trouver la première occurrence comportant cette suite de caractères.

Par contre, l’option « filtrer la saisie » permet de visualiser exclusivement les lignes qui comportent cette chaîne de caractères.

Par exemple, si « F » est recherché dans le rayon Fournisseurs, seuls ceux commençant par la lettre F seront affichés.


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Filtrer la saisie – Mise en place

1. Cochez le niveau

2. Cliquez


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Filtrer la saisie – Résultat

3. Positionnez-vous dans la colonne


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Filtrer la saisie – Résultat

4. Tapez dans la colonne

La sélection est

immédiate


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Le traitement de documents


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Le traitement des documentsRappel : suppression d’un document

1. Cliquez droit

2

3

3. Le fichier est barré


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1. Cliquez droit

2

3

3. Le fichier est restauré

Info : renommez le fichier si vous souhaitez supprimer le tag de restauration

Restauration d’un document


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Le traitement des documentsLa purge

La purge est une opération irréversible qui permet de supprimer en une seule opération aussi bien des niveaux de classement AVEC tous les documents classés que des documents préalablement supprimés.Il est conseillé de faire une sélection sur le critère de date pour conserver les documents classés depuis quelques mois.

Sélectionnez « Traitements » onglet

« Suppression »

Lancez la recherche Choisissez dans les Options avancées le critère Supprimés

1 2 3


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1. Cliquez droit

3. Le fichier est définitivement supprimé

2

3

La purge


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4

2

3

1

Purge des documents supprimés - 1


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La liste des fichiers supprimés s’affiche

1

48



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Cliquez

1

32

4

49

5

6

7

Permet de vérifier que la liste est vide



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Export base 1 vers base 2


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Export de dossiers base 1 vers base 2

1. Dans base 1Effectuer une recherche de l’élément à exporteret préciser « Dossier »

Exemple : toute l’armoire Social/RH


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Export de dossiers base 1 vers base 2

2. Cliquer sur l’onglet [Envoyer] et renseigner les éléments pointés(de 1 à 4)

3. Valider par [Ok]

2

1

3 4


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Import de dossiers base 2

4. Dans base 2A partir du menu principal, choisir [Fichier][Importer des dossiers Novaxel]


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5. Renseigner le chemin

6. Valider


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5. La liste des fichiers s’affiche

6. Sélectionner les options

7. Valider par [Ok]

8. La structure à partir de l’armoire est réimportée ainsi que tous les fichiers

9. Détruire les dossiers copiés de la base 1


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Les options d’interface


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La gestion des couleurs

La gestion des couleurs permet de visualiser le classement, structure ou documents relié à des codes couleur.

Il est souvent utilisé pour conserver des codes couleur déjà existants dans l’entreprise.

Nous allons colorier en vert le client Touplastic ainsi tous les dossiers contenant « factures ».


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Gestion des couleurs - Affecter

Cliquez le menu Outilspuis Règles des couleurs

3. Sélectionnez le niveau

1. Cliquez

2. Choisissez


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Gestion des couleurs

5. Cliquez

4. Cliquez


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Gestion des couleurs

9. Choisissez

8. Sélectionnez

6. Cliquez

7. Choisissez

10. Sauvez


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Gestion des couleurs - Résultats


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La panière publique


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La panière publique

Procédure

2. Clic droit

Résultat

1. Choisir l’icône panière du

menu principal

Choix du dossier Windows

Permet d’ouvrir les sous-dossiers de Windows

3. Valider

La panière publique permet de conserver les documents scannés pour un classement ultérieur dans les dossiers. Elle est accessible à l’ensemble des utilisateurs suivant les droits Windows accordés.


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Les tampons


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Les tampons

Les tampons se positionnent sur tout document PDF interne. Ils évitent plusieurs opérations telles que la réimpression, le scan et le classement du document.

1. Choisir dans la liste 2. Cliquer dans

le document

Le Gestionnaire peut créer un tampon à partir d’une image numérisée ou par découpage d’une image scannée; il suffit de l’ajouter dans la liste.


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Créer et affecter un tampon

Procédure : 3 phases1. Sélection du groupe2. Création du nom3. Choix de l’image

Ouvrir le Menu Outils – Maintenance – Gestion des tampons

3. Sélectionner le fichier image

2. Cliquer

pour créer un nouveau tampon

1. Choisir l’utilisateur ou

le groupe


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Paramétrer les tampons

Ajout de variable

Pour valider

Le paramétrage permet de positionner l’image dans le PDF, de déterminer sa taille, d’ajouter des variables (par exemple la date)

%DATE%

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