GUIDE D’UTILISATION DU PORTAIL RH - aegide … · GUIDE D’UTILISATION DU PORTAIL RH 5 2 Le bouquet congés payés 2.1 Représentation schématique REPRESENTATION SCHEMATISEE DU

GUIDE D’UTILISATION DU PORTAIL RH


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SOMMAIRE 1 La navigation ......................................................................................................................................... 3

1.1 La Première connexion .................................................................................................................. 3

1.2 L’ergonomie du Portail .................................................................................................................. 4

2 Le bouquet congés payés ...................................................................................................................... 5

2.1 Représentation schématique ........................................................................................................ 5

2.2 Emettre une demande d’absence ................................................................................................. 6

2.3 Consulter mes soldes ..................................................................................................................... 6

2.4 Gérer mes demandes existantes ................................................................................................... 7

2.5 Effectuer une demande d’absence ............................................................................................... 7

2.5.1 Etape 1 : Choisir une nature de congés ................................................................................. 7

2.5.2 Etape 2 : Indiquer les périodes de congés ............................................................................. 8

2.5.3 Etape 3 (optionnelle) : Commenter votre demande ............................................................. 9

2.5.4 Etape 4 : Vérifier la demande .............................................................................................. 9

2.5.5 Etape 5 : Soumettre la demande ......................................................................................... 10

2.6 Annuler une demande de congés ................................................................................................ 11

2.6.1 Etape 1 : Sélectionner la demande à annuler ..................................................................... 12

2.6.2 Etape 2 : Consulter l’historique de la demande .................................................................. 12

2.6.3 Etape 3 : Annuler la demande ............................................................................................. 13

2.7 Consulter les soldes de congés .................................................................................................... 14

2.8 Espace Personnel / Page Planning. .............................................................................................. 15

2.9 Suivi des justificatifs d’absences ................................................................................................. 16

3 Les informations personnelles ............................................................................................................ 18


3

1 La navigation

1.1 La Première connexion

Après avoir entré l’adresse internet du portail communiquée dans votre mail d’enregistrement à l’application

https://aegide-rhpo.cegid.com/rhplace/portal/

Vous obtenez la fenêtre suivante :

Lors de votre 1ère connexion votre mot de passe est votre date de naissance sur 8 caractères

JJMMAAAA et votre ID utilisateur est l’initiale du prénom accolé au nom.

Il est recommandé de stocker cette adresse dans les favoris du navigateur internet ou alors de créer un raccourci sur le bureau, pour un accès au portail RH plus convivial.

https://aegide-rhpo.cegid.com/rhplace/portal/


4

1.2 L’ergonomie du Portail

Le bandeau de gauche sert à la navigation :

Déconnexion : pour fermer la session

Pour accéder ou fermer chaque menu, il suffit

de cliquer sur ou


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2 Le bouquet congés payés

2.1 Représentation schématique

REPRESENTATION SCHEMATISEE DU FLUX DES INFORMATIONS

Saisir la demande d’absence dans le portail RH

Envoi automatique d’un mail au hiérarchique ou pré-

valideur pour validation de la demande

Validation dans le portail par le

hiérarchique :

Envoi d’un mail d’acceptation au salarié

Possibilité pour le salarié de consulter sa demande validée dans son planning et dans les demandes existantes

Intégration automatique des éléments

en paie

Refus dans le portail par le hiérarchique :

Envoi d’un mail de refus au salarié

Possibilité pour le salarié de consulter l’historique de sa demande

Aucun impact en paie

SAISIR UNE NOUVELLE DEMANDE

SI REFUS

SI ACCEPTATION


6

Cliquer sur la page Mes demandes d’absences pour accéder au formulaire de vos demandes d’absences.

Le formulaire de demandes d’absence est accessible à partir de l’espace personnel pour une plus grande convivialité, il se présente en 3 parties :

2.2 Emettre une demande d’absence

L’icône retour arrière permet d’abandonner la saisie en cours et de retourner à l’étape initiale.

2.3 Consulter mes soldes

L’icône rafraîchir permet de réactualiser le composant : revient à recalculer les droits pris soldes de congés


7

2.4 Gérer mes demandes existantes

2.5 Effectuer une demande d’absence

Aller à Espace Personnel/Mes demandes d’absence

2.5.1 Etape 1 : Choisir une nature de congés

Choisir le type de congés dans la liste déroulante :

Valider votre choix en cliquant sur l'icône : (Ajouter)


8

2.5.2 Etape 2 : Indiquer les périodes de congés

Remplir le formulaire suivant :

Renseigner les dates au format JJ/MM/AAAA ou utilisez les calendriers:

Pour ajouter à votre demande une autre nature de congé : répéter l'étape 1.

Pour ajouter au sein de la même demande le même type de congé pour une autre

période : cliquer sur l’icône .

L'icône permet de supprimer une ligne de congé dans votre formulaire de demande.

L’icône permet de duppliquer la ligne

Vous pouvez demander :

- une demi-journée en sélectionnant uniquement le matin ou uniquement l’après-midi :

- ou une journée complète en sélectionnant du matin à l’après-midi :


9

2.5.3 Etape 3 (optionnelle) : Commenter votre demande

Vous pouvez préciser un commentaire à l’intention du destinataire de votre demande, dans la zone destinée à cet effet

2.5.4 Etape 4 : Vérifier la demande

Après la saisie de votre demande d’absence cliquer sur le bouton


10

Votre solde actualisé (avec prise en compte de la demande en cours) est affiché en dessous :

A ce stade, vous pouvez encore modifier votre demande ou l'enregistrer en tant que ‘‘brouillon’’

(et donc la soumettre ultérieurement) :

2.5.5 Etape 5 : Soumettre la demande

Par défaut votre supérieur hiérarchique direct vous est proposé comme validant de vos demandes.


11

2.6 Annuler une demande de congés

Cliquez sur la page Mes demandes d’absence pour accéder à la gestion des

demandes d’absence existantes.

Les demandes d’absences déjà saisies sont classées selon leur statut :

Brouillon : la demande a été saisie mais non encore soumise.

Soumise : la demande est en attente de validation par le manager.

Acceptée : la demande est validée par le manager.

Refusée : la demande est refusée par le manager.

En cours d’annulation : une demande précédemment acceptée est en attente d’annulation par le manager

Annulée : la demande a fait l’objet d’une demande d’annulation validée par le Manager.


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2.6.1 Etape 1 : Sélectionner la demande à annuler

Choisissez la demande à annuler parmi les demandes acceptées (en cliquant sur l’intitulé : lien hypertexte)

Le détail de la demande sélectionnée s’affiche :

2.6.2 Etape 2 : Consulter l’historique de la demande

Vous pouvez cliquer sur pour afficher le circuit de la demande de l’émission à la validation :


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2.6.3 Etape 3 : Annuler la demande

Cliquez sur le bouton et saisissez un motif d’annulation (optionnel).


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2.7 Consulter les soldes de congés

Cliquez sur la page Mes demandes d’absence pour accéder à la visualisation

des soldes de congés.

Comment lire vos soldes de congés ?

Colonne : Code du type de congé.

Colonne : Période de prise des congés (Précédente, En cours, ou Suivante).

Colonne : Votre droit à congé pour la période de prise des congés.

Colonne : Vos jours de congés validés par votre manager.

Colonne : Vos demandes de congés en attente de validation.

Colonne : Votre solde de congés en temps réel recalculé.

Colonne : Date de début de la période de prise des congés.

Colonne : Date de fin de la période de prise des congés.

Attention : ce tableau affiche vos soldes prévisionnels en temps réel. Il prend en compte les demandes de congés en attente de validation.

Il ne s’agit donc pas de la reproduction du solde de congés figurant sur

votre bulletin de paie.


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2.8 Espace Personnel / Page Planning.

Cliquez sur Espace Personnel/Mon planning pour accéder à la visualisation du

planning.

Présentation par défaut : planning mensuel en demi-journée sur 1 mois à partir de la date du jour :

Vous avez accès à différents types de présentation de votre planning :

Ici type de planning ‘Unitaire mois’ en ‘Planning simplifié’ à partir du 1er janvier (Date de début) sur l’année (‘Durée’ 12 mois)

Focus : Types de planning :

Unitaire semaine (vision hebdomadaire) Unitaire mois (vision mensuelle) Collectif (toute ma population d’accès)

En Présentation par demi-journée, ou en absence simplifiée (= présentation par journée)

Les flèches vous permettent également de vous déplacer dans le temps.

L’icône permet d’exporter votre planning sous format excel.


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2.9 Suivi des justificatifs d’absences

Cliquez sur Espace personnel/Mes justificatifs d’absences

Pour toute demande d’absence de type évènement familial un justificatif doit être lié à cette demande. Ce justificatif peut-être chargé ultérieurement par le composant suivi des justificatifs d’absence.

L’option permet de rechercher le justificatif

L’option permet de sélectionner le justificatif

L’option permet de visualiser le justificatif

L’option permet de visualiser votre saisie d’un nouveau justificatif ou votre modification d’un justificatif existant


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Pour supprimer un justificatif validé, il convient de le supprimer et de valider la transaction


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3 Les informations personnelles

Cliquez sur Espace personnel/Mes informations personnelles

Sur le portail apparaît des informations personnelles mises à disposition par le service RH ou Juridique.

Vous trouverez différents onglets ouvert ou non à la saisie.

En cliquant sur le bouton vous pourrez modifier les informations vous concernant.

Exemple :

Déclaration d’enfants à charge avec la possibilité d’ajouter des justicatifs en format word, pdf…

Documents

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