Guide utilisateur |files.cognibox.net/0/UserGuide_ST_fr.pdf · Guide utilisateur | Sous-traitants | Janvier 2014 Cognibox V3 | Ce document est modifiable sans préavis : des disparités

Guide utilisateur | Sous-traitants | Janvier 2014

Cognibox V3 | Ce document est modifiable sans préavis : des disparités mineures pourraient apparaître entre les captures d’écrans présentées dans ce document et l’interface originale du produit. 2 / 32

Table des matières Table des matières .................................................................................................................................................................. 2

1. Connexion à Cognibox..................................................................................................................................................... 3

2. Profil ................................................................................................................................................................................ 4

3. Zone d’affichage .............................................................................................................................................................. 6

4. Autorisations ................................................................................................................................................................... 7

5. Identification ................................................................................................................................................................... 8

6. Formulaire de Qualification : Démarrer ........................................................................................................................ 11

7. Formulaire de Qualification : Répondre ....................................................................................................................... 12

8. Tableau de bord ............................................................................................................................................................ 15

9. Documents .................................................................................................................................................................... 17

10. Employés ................................................................................................................................................................... 20

11. Travaux ...................................................................................................................................................................... 23

a. Travaux : Détails ............................................................................................................................................................ 24

b. Travaux : Conditions...................................................................................................................................................... 25

c. Travaux : Employés ........................................................................................................................................................ 26

d. Travaux : ASET ............................................................................................................................................................... 27

12. Travaux : Créer une nouvelle ASET ........................................................................................................................... 28

Annexe I : Rapport de Statut de Validation .......................................................................................................................... 31



1. Connexion à Cognibox Joignez Cognibox à l’adresse http://www.cognibox.com/.

1.1 Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans les champs appropriés.

N.B. : Il est essentiel d’inscrire le nom d’utilisateur et le mot de passe se trouvant dans le courriel que vous avez reçu lors de l’inscription, car ces deux champs sont sensibles à la casse. (Vous devez respecter les majuscules).

1.2 Connexion : cliquez pour accéder à Cognibox. 1.3 Mot de passe oublié? : cliquez pour récupérer vos informations de connexion.

1.1

1.2

1.3



2. Profil

2.1 Gérer Mon profil : cliquez pour gérer vos informations générales et votre mot de passe. 2.2 Complétez tous les champs (les champs avec * sont obligatoires).

N.B. : Ces champs n’apparaissent qu’à votre accès initial au système.

2.3 La liste des provinces ou états n’est visible que si Canada ou États-Unis est sélectionné. 2.4 Enregistrer : cliquez pour sauvegarder les modifications apportées à votre profil. 2.5 Modification de votre mot de passe : ces champs ne doivent être complétés que dans le cas

d’une modification de votre mot de passe. 2.6 Enregistrer : cliquez pour sauvegarder votre nouveau mot de passe.

2.1

2.2

2.4

2.3

2.5

2.6



2.7 Carrousel de navigation : cliquez pour accéder à différentes sections de Cognibox (Cognibox Sous-traitants, Cognibox GC, Mes autorisations, Mon profil) et pour clore votre session. N.B. : Le menu Navigation (coin supérieur droit) offre les mêmes sections que le carrousel + Accueil et Déconnexion.

2.8 Lancer Cognibox Sous-traitants : cliquez pour accéder aux fonctions du logiciel (Qualification, Employés, Travaux) (voir sections 5 à 13).

2.9 Zone d’affichage des messages (activités et communiqués relatifs à Cognibox) (voir section 3).

2.8

2.9

2.7



3. Zone d’affichage

3.1 Zone d’affichage des activités et communiqués relatifs à Cognibox (affichage de 3 messages maximum). Commentaires relativement aux documents et à la qualification; Refus et validations de candidature; Documents refusés.

3.2 Identifiant jaune : indicateur de nouveau message. 3.3 Marquer comme lus : cliquez pour marquer tous les messages comme lus (donc sans bande

jaune et compteur remis à zéro). 3.4 Date en rouge : indique les messages de la journée. 3.5 Liste complète : cliquez pour afficher tous les messages.

Légende des sujets

Validation;

Validation avec une note importante à votre dossier;

Refus de votre candidature avec une note importante à votre dossier;

Refus de votre candidature;

Message;

Question refusée;

Demande d’action.

3.1

3.3

3.2

3.5

3.4



4. Autorisations

4.1 Gérer mes autorisations : cliquez pour gérer la liste des donneurs d’ordres auxquels vous

donnez l’autorisation de consulter vos informations. 4.2 Liste des donneurs d’ordres auxquels vous êtes inscrit. Cochez ceux auxquels vous souhaitez

autoriser l’accès à vos informations. 4.3 Après lecture du Texte d’engagement d’exactitude … il est TRÈS IMPORTANT de comprendre

l’implication de cet engagement : fournir des données ou des documents erronés entraîne une exclusion automatique du donneur d’ordres à l’égard du sous-traitant fautif.

4.4 Autoriser : cliquez pour sauvegarder les informations. 4.5 Menu navigation : cliquez pour ouvrir le menu et naviguer au sein du logiciel (voir 2.7).

4.2

4.4

4.3

4.1

4.5



5. Identification * L’onglet Identification doit être complété en premier lieu. N.B. : Cet onglet doit être complété en entier pour que le donneur d’ordres considère votre candidature.

5.1 Menu Navigation : cliquez pour accéder à des zones déterminées de Cognibox (Cognibox

Sous-traitants, Cognibox GC, Accueil, Mes autorisations, Mon profil) et quitter la session courante (Déconnexion).

5.2 Langue : cliquez pour sélectionner la langue d’affichage de l’interface. 5.3 Communiqués : documents téléchargeables au format .PDF au sujet des nouveautés Cognibox.

N.B. : Communiqué inscrit en rouge indique la parution d’un nouveau communiqué non lu par l’utilisateur.

5.4 Requis : indicateur d’informations obligatoires. 5.5 Rapport de statut de validation : cliquez pour consulter ce rapport (voir Annexe I). 5.6 Imprimer le questionnaire : cliquez pour imprimer l’intégralité du questionnaire. 5.7 Employés (ST) : cliquez pour gérer les formations SST des employés (voir section 10). 5.8 Travaux (ASET) : cliquez pour gérer vos ASET et accéder aux permis de travail (voir sections

11 et 12).

5.1

5.2

5.3

5.5

5.6

5.7

5.8

5.4

*



5.9 Choisissez, dans la liste,

la catégorie qui représente le mieux votre entreprise. Un seul choix possible.

5.10 Si la catégorie de votre

entreprise n’est pas incluse dans la liste, sélectionnez autre et inscrivez-la dans le champ correspondant.

5.9

5.10



5.11 L’entrée du numéro de

votre unité de classification provoquera la saisie automatique de sa description dans le champ dédié. N.B. : Si la description de l’unité de classification refuse de s’inscrire, S.V.P., contactez le service à la clientèle.

5.12 Saisie des unités de

classification secondaires. N.B. : S.V.P., ne pas inscrire N/A dans ces champs si la question ne s’applique pas à votre entreprise. N.B. : Des unités de classification doivent avoir été inscrites ici pour répondre à la question 4.3.2 (voir section 7.5).

5.13 Enregistrer : cliquez pour

sauvegarder vos informations.

5.11

5.12

5.13



6. Formulaire de Qualification : Démarrer

6.2 Indicateur coloré : identification du statut de la qualification pour le donneur d’ordres sélectionné (vert : validé, jaune : en attente, rouge : refusé).

6.3 Le questionnaire s’adaptera au choix effectué à la section 6.1 (la liste varie selon le donneur d’ordres choisi, expliquant ainsi la possibilité de certains sauts dans la numérotation).

6.4 Débutez le questionnaire en cliquant les questions de la section 1. 6.5 Les questions correspondantes s’affichent dans le panneau droit du système.

Vous devez compléter toutes les questions comprises dans chacune des sections demandées par le donneur d’ordres. Si une question ne s’applique pas à votre entreprise, inscrivez N/A pour non applicable. Assurez-vous également de cliquer Enregistrer à la fin de chaque page pour ne pas perdre vos informations lors d’un changement de section (voir exemple à la section 7.4).

6.1

6.3

6.4

6.5

6.2

6.1 Sélectionnez, dans la liste déroulante, le donneur d’ordres pour lequel vous souhaitez compléter le Formulaire de Présélection/Qualification. N.B. : Tous les sous-traitants se verront attribuer le Modèle présélection générale pour leur permettre de se positionner auprès des donneurs d’ordres pour les projets majeurs.



7. Formulaire de Qualification : Répondre

7.1 Boutons radio : ils n’autorisent qu’une sélection unique. 7.2 Boîte de texte : inscrivez ou collez (Ctrl+V) le texte voulu.

7.3 Cases à cocher : elles permettent une sélection multiple.

7.4 Bouton enregistrer : assurez-vous de cliquer le

bouton Enregistrer à la fin de chaque page pour ne pas perdre vos informations lors d’un changement de section.

7.1

7.2

7.3

7.4



7.5 Liste déroulante et tableau : sélectionnez une unité de classification dans la liste déroulante et inscrivez les données correspondantes dans le tableau adjacent. Répétez l’opération pour les autres unités dont vous possédez des informations. Quand vous passerez à une unité pour laquelle aucune donnée n’a encore été saisie, le tableau deviendra vierge tout en conservant en mémoire les données précédemment saisies. Toutefois, assurez-vous de bien cliquer le bouton Enregistrer à la fin de la section pour que toutes vos modifications soient bien sauvegardées. Il est très important de compléter tous les champs et toutes les années. N.B. : Les unités doivent avoir été entrées préalablement dans la section Identification afin de pouvoir compléter cette question (voir section 5.12).

7.5



7.6 Indicateur de validation désignant l’état de validation de la question correspondante : En attente de validation : Validée : Refusée

7.7 Indicateur de message : il apparaît lorsqu’un message est disponible pour cette question. 7.8 Informations supplémentaires : cliquez pour ouvrir la zone d’information et accéder aux

messages. N.B. : Cette fonction n’apparaît pas dans le « modèle présélection générale ».

7.9 Information de validation : zone de présentation des informations de validation émises par un donneur d’ordres pour chacune des questions du formulaire.

7.10 Zone de saisie de notes destinées au donneur d’ordres ou à des messages provenant de celui-ci.

7.11 Enregistrer la validation : cliquez pour sauvegarder la note.

7.6

7.7

7.8

7.9

7.11

7.10



8. Tableau de bord

8.1 Perspective : sélectionnez une perspective pour laquelle vous souhaitez connaître votre pointage.

8.2 Statut de validation : la légende indique, selon la couleur du pointage, le statut de validation selon la perspective sélectionnée.

8.3 Statistiques et tableaux : cliquez pour ouvrir la zone des résultats et des figures (cliquez à nouveau pour refermer).

8.4 Représentation graphique des résultats selon les données saisies. 8.5 Valeur d’un point : positionnez la souris sur le point d’un graphique pour en connaître la

valeur. 8.6 Sommaire de la candidature : cliquez pour consulter les données (voir sections 8.7 à

8.10).

8.1

8.2

8.3

8.4

8.5

8.6



8.7 Sommaire de la candidature : cliquez pour ouvrir la zone des résultats (cliquez à nouveau pour refermer).

8.8 Zone du sommaire : résultats de votre candidature correspondant aux exigences du donneur d’ordres sélectionné à la section 6.1.

8.9 Zone de saisie des Notes externes destinées au donneur d’ordres, ou pour affichage de notes provenant de celui-ci.

8.10 Enregistrer la validation : cliquez pour sauvegarder vos données.

8.7

8.8

8.9

8.10



9. Documents

9.1 Section documents. 9.2 Indicateur numérique : indication du nombre total de documents à fournir au donneur

d’ordres. 9.3 Aide : cliquez pour obtenir du support au format vidéo relativement au fonctionnement de la

section document. 9.4 Icône flèche : cliquez pour ouvrir les sections documents téléchargeables à fournir et autres

documents à fournir (voir sections 9.7 à 9.14). 9.5 Page de télécopieur : cliquez pour afficher la liste de documents; dans la liste, sélectionnez

les documents que vous souhaitez faire parvenir à SIM; imprimez ensuite cette liste pour l’utiliser comme couverture de fax (ou de vos courriel) lors de votre envoi.

9.6 Adresse courriel à laquelle vous devez faire parvenir vos documents afin qu’ils soient traités.

9.3

9.2

9.1

9.4

9.5

9.6



9.7 Liste des documents. 9.8 Indicateur Téléchargement : indique la présence d’un document à télécharger, après quoi

ledit document devra être imprimé, complété, signé, puis retourné à SIM. 9.9 Indicateur Envoi : cliquez sur cette icône pour téléverser vos documents dûment remplis. 9.10 Indicateur Reçu : indique que le document a été reçu par SIM. L’icône deviendra jaune jusqu'à

ce que SIM approuve le document. À ce moment, l’icône du document sera bleue et le document sera disponible à titre de référence pour consultation par le donneur d'ordre.

9.11 Indicateur Message : indique un message laissé lors de la validation OU un message destiné au donneur d’ordres.

9.12 Indicateur validé vert : indique un document validé par le donneur d’ordres. 9.13 Indicateur en attente jaune : indique la validation du document en attente (ou SIM en attente

du document). 9.14 Indicateur refusé rouge : indique un document refusé par le donneur d’ordres.

9.7

9.8

9.9

9.11

9.10

9.12

9.13

9.14



9.15 Cliquez sur le nom du document pour voir les détails du document correspondant (cliquez à nouveau pour refermer).

9.16 Informations détaillées du document.

9.17 Champ de saisie : inscrivez les messages dans le champ de saisie.

9.18 Ajouter : cliquez pour ajouter le nouveau message.

9.19 Légende : les couleurs correspondent aux trois types possibles d’auteurs de messages.

9.20 Boîte de message : le message est aux couleurs de l’auteur. Dans l’entête du message sont inscrits la date de création du message et le nom de l’auteur. N. B. : Les messages sont non supprimables et enregistrés à titre d’historique.

9.15

9.16

9.17

9.18

9.19

9.20



10. Employés L’interface de gestion des employés permet de connaître l’état des formations suivies par les employés d’une unité d’affaires choisie.

10.1 Rechercher : inscrivez un nom et la liste sera filtrée au gré des caractères inscrits dans le champ. 10.2 Sélectionnez l’unité d’affaires pour laquelle vous souhaitez consulter la liste d’employés. 10.3 Sélectionnez un site pour l’unité d’affaires choisie. 10.4 Liste des employés. 10.5 Employé sélectionné. 10.6 Liste des formations suivies par l’employé sélectionné. Les formations échues apparaissent avec

une date d’expiration inscrite en rouge. 10.7 Cliquez le titre de colonne Formations et Expiration pour trier la liste selon l’intitulé. 10.8 Filtres : menu déroulant et boutons radio pour filtrer l’affichage des formations.

Tous les donneurs d’ordres (par défaut) : les dates d’expiration inscrites sont standards. Donneur d’ordres sélectionné : seules les formations reconnues par le donneur d’ordres choisi apparaîtront au rapport. Les dates d’expiration s’ajustent selon la validité reconnue par le donneur d’ordres.

10.9 Rapport : cliquez pour générer des rapports de statut d’accréditations (voir sections 10.14 à 10.17). 10.10 Rapport imprimable : cliquez pour imprimer un rapport.

10.1

10.2

10.3

10.4

10.5

10.6

10.7

10.8

10.9

10.7

10.10

10.11

10.12 10.13



10.11 Filtres d’affichage : sélectionnez avec précision les données du rapport à afficher ou imprimer.

Dossier complet : liste complète des formations de l’employé. Ainsi, par exemple, si l’employé a suivi la même formation à cinq reprises, l’information de chacune de ces activités de formation sera incluse au rapport. Statut actuel : l’ensemble des formations apparaissant dans la liste sous l’employé sélectionné sera incluses au rapport.

10.12 Afficher le rapport : cliquez pour générer le rapport. 10.13 X : cliquez pour fermer le générateur de rapport.

10.14 Qualifications professionnelles : liste des qualifications professionnelles de l’employé sélectionné.

10.14



10.15 Rapports : cliquez pour ouvrir la zone des rapports. 10.16 État des formations : sélectionnez l’état des formations pour lesquelles vous souhaitez

générer un rapport. 10.17 Liste des formations : sélectionnez les formations pour lesquelles vous souhaitez générer

un rapport. 10.18 Calendrier : sélectionnez une date pour laquelle vous souhaitez connaître l’état des

formations sélectionnées. 10.19 Voir le rapport : cliquez pour générer un rapport au format .PDF répondant aux

sélections déterminées plus haut.

10.16

10.17

10.18

10.19

10.15



11. Travaux L’interface de gestion des travaux permet de connaître tous les détails relativement aux travaux exécutés ou à venir. Elle offre également tous les outils nécessaires à la gestion d'ASET (Analyse sécuritaire et environnementale des travaux) nouvelles ou existantes. Par ailleurs, ce ne sont pas tous les donneurs d’ordres qui utilisent la section « Travaux (ASET) », il est donc possible que cette section soit non-applicable pour certains sous-traitants.

11.1 Liste des travaux : cliquez un élément de la liste pour activer des options. Au clic d’un élément, la section Détails de l’ASET correspondante s’affiche (voir section 11.5 et suivantes). Les ASET au texte grisé sont des ASET archivées. Elles sont consultables, non modifiables, mais peuvent être dupliquées (la version dupliquée est toutefois modifiable).

11.2 Sections Détails, Conditions, Employés : cliquez une des sections pour consulter les éléments descriptifs de l'ASET.

11.3 Numéro d'ASET : il se décode de la façon suivante :

13 – 12 19 23

a. Année de création; b. Mois de création; c. Jour de création; d. Nombre d'ASET créé à cette date.

11.1

11.2

11.3

a c b d



a. Travaux : Détails

11.4 Menu déroulant : sélectionnez le

type d’ASET que vous souhaitez afficher. N.B. : Par défaut, seules les ASET actives s’affichent.

11.5 Nom d’une ASET : cliquez afin de déployer la section Détails.

11.6 Zone d’affichage des Détails de l’ASET sélectionnée.

11.7 Nouvelle ASET : cliquez pour créer une nouvelle ASET (voir section 12).

11.8 Dupliquer : cliquez pour dupliquer l’ASET sélectionnée.

11.9 Supprimer : cliquez pour supprimer l’ASET sélectionnée. N.B. : Une ASET verrouillée par le donneur d’ordres ne peut être supprimée.

11.10 Rechercher : cliquez pour inscrire un nom ou un numéro d’ASET.

11.11 État de la validation. Si la mention « verrouillée » apparaît sous l’étiquette « soumise », l’ASET a été approuvée par le donneur d’ordres et ne peut être modifiée. Si une modification doit être appliquée, s.v.p., communiquez avec votre chargé de projet. N.B. : ASET Soumise (Oui) : elle peut être vue et modifiée par le destinataire.

11.12 Version imprimable : cliquez pour afficher une version imprimable du permis de travail de cette ASET.

11.13 Bonnes pratiques : cliquez pour afficher les bonnes pratiques de cette ASET.

11.14 Joindre un fichier : cliquez pour attacher une pièce jointe à une ASET (exemple : photo, PDF, document Word, etc.). N.B. : L’ASET doit être sauvegardée avant d’y joindre un fichier.

11.4

11.6

11.7

11.8 11.9

11.10

11.11

11.12

11.13 11.14

11.5



b. Travaux : Conditions N.B. : La section Conditions s’ouvrira seulement si les champs Nom de l’ASET, noms des responsables et leur courriel (sous-traitant et donneurs d’ordres) sont complétés dans la section Détails; puis sauvegardés.

11.15 Conditions : cliquez chacun des

onglets (Lieux de travail, Nature des travaux, etc.) pour afficher les listes d’items correspondantes. N.B. : Les listes des onglets Nature des travaux et Particularités sont du même type, c’est-à-dire des listes d’items à cocher. . .

11.16 . . . tandis que les cases à

cocher de l’onglet Lieux de travail sont imbriquées en sous-menu : cliquez un item pour faire apparaître la liste d’items à cocher correspondante (cliquez l’item principal à nouveau pour refermer la liste).

11.17 Qualifications

professionnelles demande l’ajout d’un nombre aux qualifications demandées.

11.18 Liste des items de l’onglet sélectionné.

N.B. : Afin d’être en mesure de poursuivre et d’accéder à la section Employés, au minimum 1 lieu de travail doit être sélectionné.

11.16

11.18

11.17

11.15



c. Travaux : Employés

11.19 Employés : cliquez pour ouvrir la section des employés de l’ASET. N.B. : Les minimums requis (voir section 11.18) doivent être respectés et sauvegardés afin d’ouvrir cette section.

11.20 L’interface Employés est similaire à celle décrite à la section 10; sauf pour les indicateurs colorés suivants :

11.21 Vert : l’employé possède toutes les formations nécessaires pour participer à la réalisation de l’ASET.

11.22 Rouge : l'employé n'est pas

autorisé à se rendre sur le site du donneur d'ordres.

11.23 Bleu : l’employé a, au minimum,

une formation expirant avant la fin de travaux.

11.24 Jaune : l’employé est à court

d’une formation ou plus pour participer à la réalisation de l’ASET.

11.25 Autres ASET actives : pour

vous aidez à gérer vos employés efficacement, cette section vous permet de vérifier si l’employé est affecté à une autre ASET en livrant les informations de cette ASET le cas échéant.

11.19

11.20

11.21

11.22

11.23

11.24

11.25



d. Travaux : ASET Afin que les intéressés consultent leur dossier, un courriel est envoyé aux 2 parties (sous-traitant & donneur d’ordres) aussitôt que 1) une ASET est soumise; 2) une ASET soumise est modifiée; 3) une ASET est verrouillée.



12. Travaux : Créer une nouvelle ASET

Pour créer une nouvelle ASET, lancez l’opération en cliquant Nouvelle ASET tel qu’indiqué à la section 11.7 Vous obtenez l’interface suivante : 12.1 La création de la nouvelle ASET est

confirmée dans la zone de messages et les boutons Réinitialiser et Sauvegarder apparaissent.

12.2 La section des détails s’affiche en mode création pour permettre l’insertion d’informations au sein de divers champs de saisie.

12.3 Lors de l’ajout de nouvelles données dans un champ (ou lors de la modification de données existantes), le titre du champ devient orange pour signifier la présence de données modifiées non sauvegardées.

12.4 Réinitialiser : cliquez pour annuler les modifications indiquées par les marqueurs colorés (c’est-à-dire toutes les modifications précédant une sauvegarde).

12.5 Enregistrer : Cliquez pour sauvegarder les informations saisies.

12.6 Limiter les modifications : Si des éléments sont cochés, ils indiquent que seul le créateur de l’ASET (donneur d’ordres) pourra modifier les sections sélectionnées même si l’ASET n’est pas verrouillée.

N.B. : Afin de pouvoir sauvegarder l’ASET, les champs suivants sont obligatoires : Nom de l’ASET; Nom du responsable sous-traitant

et son adresse courriel; Nom du responsable donneur

d’ordres et son adresse courriel. N.B. : Certains clients peuvent exiger des champs obligatoires additionnels pour le Link to Gate.

12.2

12.3

12.4

12.1

A

12.5

12.6



12.2

B



La section des Conditions affiche des listes de sélections multiples sous quatre catégories d’onglets : Lieux de travail, Nature des travaux, Particularités et Qualifications professionnelles.

12.7 Afin d’offrir un repère visuel,

les éléments sélectionnés s’affichent avec un arrière-plan coloré.

12.8 Dès qu’un nouvel élément est sélectionné, la zone de messages indique la détection d’une modification et les boutons Réinitialiser et Sauvegarder apparaissent.

N.B. : Afin d’être en mesure de poursuivre et d’accéder à la section Employés, au minimum 1 lieu de travail doit être sélectionné.

12.9 La section Employés affiche

une liste sélectionnable d’employés au même titre que celle exposée aux sections 11.18 à 11.21.

12.10 Comme dans le cas des onglets précédents, la sélection d’employés active la zone de messages et fait apparaître les boutons Réinitialiser et Sauvegarder.

12.7

12.8

12.9

12.10



Annexe I : Rapport de Statut de Validation Avec Cognibox PO (v3), les utilisateurs peuvent maintenant visualiser un rapport présentant le statut de validation de leur candidature auprès des donneurs d’ordres au sein des dossiers de qualification. (A) Pour visualiser un rapport, cliquez le bouton «Rapport de statut» dans un dossier de qualification. (Voir section 5.5) :

(B) Le statut des documents (validés, refusés, en attente) :

A

B



(C) Les pourcentages complétés des sections de validation :

(D) Le statut de chacune des questions (En attente, Validé, Refusé) :

(E) Les notes externes liées aux questions :

E

C

D

E