GUIDEexposant DU PARFAIT - parishealthcareweek.com · RÉTRO PLANNING Accédez à l’espace exposant pour : w Vous inscrire au catalogue w Consulter le guide technique et remplir

UNE ORGANISATIONUN ÉVÉNEMENT

PG PROMOTION | 21, rue Camille Desmoulins 92789 Issy-les-Moulineaux Cedex 9 - FRANCE

parishealthcareweek.com

Les essentiels à connaître

et à appliquer pour préparer

et optimiser sa participation

Les bonnes questions à (se) poser

➜

Le planning des actions

➜

Les “bons plans” à connaître

➜

GUIDEDU PARFAITexposant

2

1 QUELS SONT LES OBJECTIFS RECHERCHÉS ? La participation à une manifestation peut répondre à plusieurs objectifs. Vous devez dé�nir clairement ces objectifs et les quanti�er a�n de pouvoir

analyser les résultats.

2 questions principales à vous poser !

2VOUS PARTICIPEZ À UN SALON ?…

2 QUEL PLAN D’ACTION ? Pour chaque objectif poursuivi et quanti�é,

dé�nissez un plan d’action comprenant :

➜ Les actions pouvant être menées AVANT, PENDANT et APRÈS la manifestation

➜ Les indicateurs d’évaluation correspondant à ces actions

Des Rendez-Vous

d’A�aires pour rencontrer en face à face des porteurs

de projets (à réserver dans l’espace exposant).

➜ 400+ rendez-vous réalisés en 2016 avec

149 donneurs d’ordre !

OBJECTIFS1 PROSPECTION Identi�er et rencontrer des prospects

ou nouveaux clients

2 RELATION COMMERCIALE Entretenir et renforcer la relation

avec ses clients

3 VENTE Enregistrer des commandes

4 MARKETING Présenter un nouveau produit,

s’introduire sur un marché, faire une étude de marché en « live »…

5 PARTENARIAT Animer ses partenariats :

fournisseurs, réseau de vente, distributeurs …

6 IMAGE Augmenter sa notoriété, renforcer son

positionnement par rapport à la concurrence

7 INFORMATION Mieux connaître le marché, anticiper

les évolutions, assurer une veille concurrentielle

8 MANAGEMENT Manager et mobiliser une équipe

GUID

E DU PARFAIT

E X P O S A NTBON PLAN

3

Déclinez-le ensuite sur vos autres objectifs.

Après le salon, n’oubliez pas de :➜ Suivre les contacts rencontrés (transfert des �chiers contacts aux personnes concernées dans l’entreprise ;

relances, remerciements, requali�cations des �ches contacts « au calme », contrôle du suivi…)➜ Mutualiser les informations récoltées sur la manifestation (réunion bilan avec tous les services impliqués)➜ Comptabiliser les résultats obtenus selon vos divers objectifs initiaux

Des lecteurs de badges

pour scanner, quali�er et exploiter les données visiteurs

(à louer dans l’espace exposant).

Avant le salon

Exemple de plan d’actions pour un objectif fréquent : LA PROSPECTION

PLAN D’ACTIONS

➜ Dé�nir et quanti�er vos cibles prioritaires➜ Envoyer un mailing d’information et d’invitation➜ Annoncer votre présence dans un maximum de supports (votre site

internet, sites partenaires, annonces presse, réseaux sociaux, etc.)➜ Mettre éventuellement en place une campagne de phoning ciblée,

pour prise de rendez-vous➜ Préparer les �ches argumentaires➜ Sélectionner et former votre équipe (fonctionnement du stand, �che

contacts, objectifs nombre de contacts, nombre de contrats, etc.)➜ Envoyer des newsletters à vos cibles les invitant à prendre RDV avec

vous sur le stand➜ Déposer vos communiqués de presse sur notre site internet à

l’attention des médias

% d’ouverture de vos newsletters

Taux de transformation de vos e-invitations

Nombre de visiteurs sur les pages spéci�ques à la manifestation de votre site web

Nombre de visiteurs ayant utilisé les di�érents liens / bannières mis en place

Activité de vos réseaux sociaux liés à la manifestation

COMMENT MESURER L’EFFICACITÉ

Pendant le salonPLAN D’ACTIONS

➜ Animer votre stand (jeu concours avec bulletin-réponse, tombola, etc.)

➜ Mettre en service une �che contact avec système de quali�cation➜ Participer aux Rendez-Vous d’A�aires➜ Di�user une invitation pour une opération spéciale après la

manifestation (journée portes ouvertes, visite de site, etc.)➜ Communiquer sur les réseaux sociaux et rejoindre notre

communauté (#PHW17)

Nombre de rendez-vous sur standNombre de rendez-vous d’a�aires

Nombre de contacts (prospects, clients)Nombre de leads et rendez-vous post-salon

Nombre d’inscrits aux journées portes ouvertesIndicateur de conversion (%) de visiteurs

potentiellement acheteur dans l’année suivantePro�l de vos contacts (fonction, géographique …)

COMMENT MESURER L’EFFICACITÉ

spéci�ques à la manifestation de votre site web

Un module d’envoi d’e-invitation

personnalisable GRATUIT

(disponible dans l’espace exposant).

GUID

E DU PARFAIT

E X P O S A NTBON PLAN

GUIDE DU PARFAIT

E X P O S A N

T

BON PLAN

4

1 Dé�nissez vos priorités Parlez-en à votre contact chez l’organisateur,

de nombreuses solutions peuvent vous être apportées pour optimiser votre participation.

4 Etablissez votre plan stratégique Préparez vos équipes commerciales, communication et marketing… Et pensez à animer votre stand en fonction de vos objectifs !

5 Dé�nissez votre plan de communication a) Identi�ez vos cibles de prospects b) Envoyez des e-invitations - GRATUIT c) Optimisez votre visibilité en commandant

des outils de communication adaptés d) Insérez la bannière « Paris Healthcare

Week 2017 » sur votre site internet e) Préparez un dossier de presse /

communiqué de presse

7 Valorisez vos points forts

a) Mise en avant de nouveau produit ou service

b) Accueil et convivialité c) Animation du stand

8 Gardez le contact ! Reprenez rapidement contact

avec vos clients ou prospects après le salon …

Et pensez également à relancer les personnes que vous n’avez pas eu l’occasion de rencontrer !

6 Préparez toutes les questions potentielles des visiteurs Assurez-vous que votre équipe sur le stand puisse répondre à un maximum

de questions de la part des visiteurs, et préparez les réponses. a) Les tendances du secteur b) Les nouveaux produits ou services c) Les dernières techniques d) La législation en vigueur e) Des exemples et retours d’expériences

6LES FONDAMENTAUX

3 Pensez aux détails opérationnels Transport, hébergement, plani�cation des emplois du temps

de l’équipe… autant de détails à plani�er au plus tôt pour béné�cier de meilleurs tarifs.

2 Concevez votre stand Votre stand est la vitrine de votre

société sur le salon, ne négligez pas cette étape, sans pour autant tomber dans les excès.

Pensez à nos formules packagées, elles simpli�eront votre préparation !

Budget expressSTAND

€ Pack inscription

€ Stand (angle, surface, formule d’exposition)

€ Déclaration de vos partenaires

€ Rendez-Vous d’A�aires

€ Sponsoring / outils de communication

FRAIS ANNEXES

€ Décoration de stand (standiste, enseigne, plantes, élingues, etc.)

€ Audiovisuel, électricité, wi�

€ Mobilier

€ Assurances complémentaires éventuelles

€ Voyage, hôtel, restauration

€ Personnel (hôtesse, manutentionnaire, intervenants, etc.)

€ Communication (documentation, dossier de presse, goodies, kakemonos, etc.)

Dé�nissez votre plan de communication

Téléchargez le kit de communication du salon (bannières, logos,

signatures de mail) pour annoncer

votre présence sur le salon (disponible dans l’espace

exposant).

22

Pensez aux détails opérationnelsPensez aux détails opérationnels3 Pensez aux détails opérationnels

GUIDE DU PARFAIT

EX

P O S A N T

BON PLAN

5

RÉTRO PLANNING

Accédez à l’espace exposant pour :

w Vous inscrire au cataloguew Consulter le guide technique et remplir

les di�érents bons de commandew Concevoir votre standw S’inscrire aux Rendez-Vous d’A�airesw Personnaliser et envoyer des e-invitationsw Télécharger le kit communication du salonw Louer vos lecteurs de badges

DERNIÈRE LIGNE DROITE

OUVERTURE DE L’ESPACE EXPOSANT EN 2 TEMPS :

DÉBUT DÉCEMBRE ➜ Envoi des codes

d’accès et accès à l’inscription catalogue

DÉBUT FÉVRIER➜ Ouverture de tous

les autres modules

J-7 semaines➜ Fixez des objectifs globaux et individuels ; budget à ne pas

dépasser, nombre de contacts à récolter, nombre de contrats signés dans les 6 mois suivants le salon, revenu total généré dans les 6 mois suivants le salon.

J-6 semaines➜ Préparation de vos documents commerciaux ; brochures,

dépliant, catalogue, etc. Au lieu de les imprimer, pensez à les héberger dans le Cloud (économique, écologique, logistique réduite). De plus, vous pourrez plus facilement transmettre vos documents après le salon.

J-5 semaines➜ Elaborez une liste de modèle d’e-mails, un pour chaque type

de visiteurs ; les simples, les indi�érents auxquels envoyer plus de documentation, les intéressés, les acquis et aussi ceux qui ne sont pas venus sur votre stand.

J-4 semaines➜ Concevez une boîte à outils « salon » contenant toutes les

fournitures nécessaires. Trouvez la boîte parfaite ; solide car vous pourriez l’expédier, de taille moyenne pour la stocker sur votre stand, facile à déplacer et transporter.

J-3 semaines➜ Dé�nissez votre stratégie contacts. Tous les visiteurs n’ont

pas la même importance et impact. Il est capital de rapidement identi�er les prospects chauds en les catégorisant. Votre suivi post-salon n’en sera que plus facile et rapide.

J-2 semaines➜ Plani�ez vos rendez-vous. Rappelez à vos clients de venir vous

voir sur votre stand et proposez-leur des rendez-vous. Vous devez con�rmer toutes vos réunions cette semaine pour que votre participation soit aussi e�cace que possible !

J-1 semaine➜ Tout a déjà dû être préparé et organisé. C’est le moment idéal

pour véri�er que tout est prêt ; stand, documents de voyages, connexion wi�, documents marketing, suivi expéditions, contact main-d’œuvre et personnel, calendrier des réunions, budget, plan de suivi post-salon, dernier brief de motivation de vos équipes.

LES BASIQUES

Démarquez-vous !

En organisant un atelier ou une agora

En commandant des outils de communication

Contactez votre responsable commercial

Demandez le guide des outils de communication à votre contact commercial

➜

➜

Dès votre inscription et jusqu’à �n janvier au plus tard

Dès votre inscription et le plus rapidement possible car les o�res sont limitées !

Communiquez sur votre présence sur le salon

Dès votre inscription, puis le plus régulièrement possible et de façon plus soutenue en avril et mai

➜

w Sur les réseaux sociaux

w Auprès de la presse grâce à vos communiqués de presse

➜

➜

➜

BON SALON !

6

pour répondre à vos questions

Stéphane PIC-PÂRIS Président Directeur Général [email protected]

Aube JEANBARTDirectrice Générale Adjointe [email protected] Tél : +33 (0)1 73 28 72 08 Mob : +33 (0)6 19 22 77 91

Romain SEMPTEYDirecteur Commercial

ORGANISÉS CONJOINTEMENT :





















[email protected] Tél : +33 (0)1 73 28 72 15 Mob : +33 (0)6 26 60 23 33

Marc LACOUQUEResponsable Commercial








[email protected] Mob : +33 (0)6 26 65 39 20

Philippine MAYERResponsable Commerciale









Sophie PEREZResponsable Commerciale









Jean-Baptiste BAUSCHResponsable Commercial








[email protected] Tél : +33 (0)1 79 71 20 20

Petra BOYDRON-KÖNIGSResponsable Commerciale Développement International [email protected] Tél : +33 (0)6 19 56 55 35

Sandrine MONEGERAssistante Service Clients [email protected] Tél : +33 (0)1 73 28 72 02

Caroline BONDYDirectrice Marketing & Communication [email protected] Tél : +33 (0)1 73 28 72 13 Mob : +33 (0)6 18 88 05 42

Emmanuelle DARSONVALResponsable de Projets - Evénements [email protected] Tél : +33 (0)1 73 28 72 18

Maïlyz MARCHALANDChargée de Communication [email protected] Tél : +33 (0)1 73 28 72 10

Camille BERTHOChargée de Communication [email protected] Tél : +33 (0)1 73 28 72 28

Loïc LABILLEDirecteur Technique [email protected] Mob : +33 (0)6 60 62 43 70

Corentin VIEUXResponsable Technique [email protected] Mob : +33 (0)6 24 96 96 47

DUGUIDE

PARFAITexposant

UNE ORGANISATIONDES ÉVÉNEMENTS

N° d'activité 11 92 19877 92

UNE ORGANISATIONDES ÉVÉNEMENTS

N° d'activité 11 92 19877 92

PG PROMOTION | 21, rue Camille Desmoulins 92789 Issy-les-Moulineaux Cedex 9 - FRANCE

UNE ÉQUIPE À VOTRE ÉCOUTE

Documents

GUIDEexposant DU PARFAIT - parishealthcareweek.com · RÉTRO PLANNING Accédez à l’espace exposant pour : w Vous inscrire au catalogue w Consulter le guide technique et remplir