Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 1 Lin formatisation des bibliothèques - 3 Alain Jacquesson Bibliothèque publique et universitaire

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

1

L’informatisation des bibliothèques - 3

Alain Jacquesson

Bibliothèque publique et universitaire

Ville de GenèveVers.3.01


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Les fonctions d’un système informatisé

Fonction ou fonctionnalité :

« Commande ou ensemble de commandes permettant de réaliser une tâche dans un système informatique (pour bibliothèque) »

Exemple : le prêt d’un livre


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L’architecture des fonctions d’un système de gestion de

bibliothèque

Système intégré : on trouve toutes les fonctions sur un système unique

Système spécialisé : ne gère qu’une seule fonction

Solution composée : utilise plusieurs systèmes spécialisés dévolus à des tâches spécifiques


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Solution composée homogène

On utilise plusieurs systèmes identiques, chacun pour des fonctions spécifiques

Exemple : La Suisse– RERO et VTLS / Virtua– IDS et Aleph


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Problèmes...

Normalisation des données– Vis-à-vis de l’extérieur– Importer, exporter des données

Cohérence des données– Internes à la base

Synchronisation des données– Les données et le temps


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Les qualités d’un système de gestion de bibliothèque

La qualité des données– niveau de catalogage– exhaustivité des données– cohérence des données

Les richesses des fonctionnalités du système

L’ergonomie du logiciel– qualité du dialogue– lisibilité des données– temps de réponse, etc.


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Les acquisitions

Données concernant les commandes

Données concernant les fournisseurs

Données concernant les lecteurs

Système comptable des acquisitions– Sommes engagées et dépensées

– Différents comptes


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Structure générale d’un système des acquisitions


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Sous-Fonctionnalités des commandes

Génération d’une notice de commande– Je saisis la notice / J’importe la notice– J’engage la somme nécessaire– Je sélectionne un fournisseur

Envoi de la commande– Par poste / Par fax / Par courrier électronique

Suivi de la commande– Disponibilité : disponible/épuisé/réimpression– Délais– Prix final (y.c. TVA, douane, transport, etc.)


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L’envoi par courrier électronique

Norme EDIFACT – Electronic Data Interchange For

Administration, Commerce and Transport

– Structure de données normalisée et sécurisée

Norme BISAC– Book Industry Systems Advisory

Committee (USA)


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Livres francophones - Electre

LivresHebdo et EAN en codes-barres

Minitel : 3617 Electre (600’000 notices)

– Depuis 12 ans (1987)

CD-Rom Electre

– Mise-à-jour mensuelle


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Notice dans « LivresHebdo »


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Commandes : autres pays

V.L.B. CD-Rom– Verzeichniss Lieferbare Bücher

– Allemagne, Suisse allemande

BiblioFile (US) CD-Rom Books in Print (US) CD-Rom BookBank (UK) CD-Rom


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Commandes par le Web Courrier électronique non formaté

– A Genève : Ellipse, Georg, Skorianetz...

Librarie électronique (Grand public)– http://www.amazon.com

– règlement par carte de crédit

Distributeurs spécialisés– Librissimo (Livres anciens libres de droit)


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Les librairies virtuelles

Librairie physique / Libraire virtuelle– a) Correspond à un stock physique– b) Intermédiaire

Moyen de payement sécurisé (carte) Livraison à domicile Mondialisation Prix unique du livre


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Prix du livre (France)

Auteur 10 % Editeur (fabrication) 8 % Impression, reliure 17 % Editeur (promotion) 7 % Diffusion, représentants 6

% Distribution, stockage 12 % Grossiste 12 % Point de vente 28 %


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Mondialisation du numérique

« Mein Kampf » en Allemagne

« Notre ami le roi [du Maroc] »

Le problème dépasse largement les librairies virtuelles

Diffusion des informations concernant les acheteurs


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Chaîne en mutation complète

Vente directe par les éditeurs « Livres à la carte »

– tirages courts– retirages– pas de stocks

Livres numériques e-books (on y reviendra)


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Repenser les acquisitions dans les

bibliothèques Achat au moindre coût ? Place des librairies dans le tissu culturel

et scientifique Emergence du numérique Distributeurs spécifiques aux

bibliothèques Librairies virtuelles :

– concurrents– partenaires


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Difficulté actuelle

Deux systèmes informatiques– celui de la bibliothèque

– celui du libraire

Pas d’interface en terme de message

Saisie à double

Lent et risqué


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Acquisitions informatiséesLibrairies électroniques

2 mondes qui ne communiquent pas


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Informatisation du catalogage

Objectif :

Catalogage unique de toute unité bibliographique

Melvil Dewey (1851-1931)

En 2001, cet objectif ne semble plus utopique même à l’échelle planétaire


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Les données de la description

bibliographique Les données descriptives

– catalogage formel

L’analyse de contenu

– indexation, analyse, classification

Les données de gestion locales

– la localisation, la cote, le propriétaire, etc.


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Principes de constitution du catalogue de la

bibliothèque Saisie des notices par la bibliothèque

Chargement, massif ou ponctuel, de données extérieures

Rattachement à un réseau de bibliothèques

Solutions mixtes


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Saisie par la bibliothèque

Remplacement du système manuel

– Catalogage initial / Rétroconversion

Saisie monoposte

Saisie multiposte

Doit ou devrait être abandonné, en

tout cas fortement diminué


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Chargement de données extérieures

Disquettes– Mémofiches (FF 1400 l’année - scolaire)

CD-Rom– Electre, BNF, LC, etc.

Bandes magnétiques

Chargement en ligne


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Travail en réseau(voir aussi chapitre spécifique)

Réseau institutionnel– Bibliothèques municipales GE

Réseau régional– RERO, IDS, etc.

Réseau national– Pica (Hollande)

Réseau international– OCLC


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Solution mixte - 1

Constituer son catalogue à partir de données provenant de sources différentiées

Solution puissante

Solution complexe

Solution difficile à maîtriser


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Solution mixte - 2


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Les fichiers d’autorité

Ils répertorient

les formes adoptées, normalisées et documentées

des vedettes utilisées dans un catalogue alphabétique, matière, etc.

ainsi que les formes rejetées


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Disponibilité des fichiers d’autorité lisibles par

machine Bibliothèque du Congrès

– LC-Names, LCSH, etc. Bibliothèque nationale de Paris

– Auteurs personnes physiques, Collectivités, Titres uniformes, RAMEAU, etc.

Allemagne– Körperschaftsdatei

Thesaurus divers


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Fichiers d’autorité

Ils sont indispensables :– à la décentralisation du catalogage

– à la coordination du catalogage et du travail en réseau

donc à terme :

– à la fusion de fichiers

– et aux catalogues collectifs


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Principe des fichiers d’autorité


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Type de saisie

Saisie « au kilomètre »– on doit saisir soi-même le codage

– en voie de disparition

Saisie par grille– abréviations (AUT, TIT, etc.)

– étiquettes (100,245, etc.) et codes de sous-zones ($a, $b, etc.) normalisés


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Evolution du catalogage

Activité marginale des bibliothèques américaines (Taux de recoupement)

Identifications uniques des entités bibliographiques (ISBN, EAN, CODEN, ISSN, etc.)

Catalogueurs plus rares, mais plus spécialisés

Problème de la saisie rétrospective


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Le Bulletinage(Serials Control)

a) Commande initialeb) Bulletinage proprement dit

(Check In)c) Réclamations (Claims)d) Circulation (Routing)e) Reliure (Binding)f) Gestion des abonnementsg) Edition de listes diverses


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Systèmes de bulletinage

Systèmes autonomes (Vendeurs de périodiques)– Micro-Linx (Faxon)

– Perline (Blackwell)

Systèmes intégrés– Explorer, VTLS, Notis, Geac, Aleph, etc.


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Bulletinage - 1Enregistrement d’un fascicule


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Bulletinage - 2Affichage dans un OPAC


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Bulletinage : réclamations

Par courrier postal– Impression des lettres de rappels

Par courrier électronique– non-structuré

– propriétaire

– en cours de normalisation


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Prêt informatisé - 1

a) Prêt d’un ouvrage à un lecteur!!! Objet physique (3 vol.)!!! Exemplaires

b) ProlongationLivre en main / Par

téléphoneUn livre / Tous les livres

c) Contrôle du retourDans les temps impartisLieu correct


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d) Réservation de documents déjà prêtés

e) Identifications des prêts hors délais- lettres de rappels imprimées- messages électroniques

f) Prêts exclus- ouvrages de référence- ouvrages précieux- ouvrages pour séminaires


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g) Amendes

- Délais de grâce

(non-communiqués aux lecteurs)

- Jours fériés

- Payement partiel

h) Listes, statistiques


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Schéma général d’un système de prêt

informatisé


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Identification automatique d’objets

a) Codes à barres- Delta Distance A, code 39, code 128

b) Optical Character Recognitionc) Systèmes « exotiques »

- Etiquettes ALS des BM/GE- Micro-ondes [3M] (couplage avec système anti-vol)

d) Identification des lecteurs- Cartes à puce multi-usages


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Codes à barres


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Identification de livres

ISBN 2-05-100869 8

EAN 978 2-05-100869 3 Préfixe Check

Digit

ISBN = identification bibliographiqueEAN = European Article Number,

identification commerciale


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Lecture des codes-à-barres

Stylo optique - Douchette libre- D. fixe


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Quelques spécialités du prêt informatisé...

Commandes en magasins– La fiche doit s’imprimer dans le bon

magasin… (BPU : 57 km de rayons) Commandes et réservations par

les lecteurs Self Service (ALS, 3M, etc.)

– Prêt, sortie, anti-vol– Retour, amendes, cartes de crédit,

récépissé


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Prêt en « self service »


55

Prêt et sécurité

Système anti-vol

– démagnétiser un ouvrage qui sort

– magnétiser un ouvrage en rentre

Activation du système de magnétisation par l’ordinateur chargé du prêt

Couplage des deux systèmes


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Prêt entre bibliothèques - 1

Dans un monde homogène

– Dans le cadre d’un réseau (Ex. RERO)

– Entre systèmes semblables (Ex. IDS)

Dans un monde ouvert, hétérogène

– Principe de l’interopérabilité (Systèmes

différents)


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Prêt entre bibliothèques - 2


58

ILL BBS / Inter Library Loan Un serveur intermédiaire qui gère les

demandes Interfaces avec les différents

systèmes utilisés en Suisse Répertoire des bibliothèques suisses

pratiquant le prêt entre bibliothèques Gestion des « coupons électroniques » Belle réalisation de l’association

professionnelle suisse


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ILL / BBS


60

Pages d’exemples ILL99

Demande à l’extérieur


61

Pages d’exemples ILL99

Demande de l’extérieur


62

L’accès public aux catalogues En différé (Off-line)

– Production de fiches (Désastre magnétique)

– Listages (Prison, hôpital)

– COM (Computer Output Microforms)

– Photo-compositions• Flashage professionnel

• Laser, fichier PDF (Institutionnel)


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Problème de l’interruption des grands

catalogues Doit-on poursuivre l’alimentation

du catalogue sur fiches ?– Confort de l’utilisation– Poids économique du travail à double– Confusion pour les lecteurs– Chercher à deux endroits– Centrer le travail sur le nouvel outil

Option suisse – Gel des catalogues sur fiches


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Les catalogues sur microfiches

Microfiches standard : 48 X Utilisées par presque tous les projets

dans le monde avant les OPAC Distribution multiple du catalogue Seule solution autonome avant les OPAC Très mal acceptée par les lecteurs + lente que les fiches ou les OPAC (?) Solution de sécurité (Back up)


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Les produits photocomposés

Extraction de la base de données Transfert éventuel sur PC Mise en page spécifique Flashage 2’400 dpi (film offset) Imprimante laser du bureau 600 dpi

dpi = dot per inch / point par pouce


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Photocomposition de la « Bibliographie

genevoise »


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L’accès en ligne aux catalogues

Premiers essais : Intrex / MIT 1965-1973

Opérationnel : début des années 80

Chronologie de l’architecture informatique:– Lignes louées (Sibil au début)

– Telnet (Internet natif)

– Telnet (Client serveur - VTLS 2000)

– Accès Web (Web Gateway - Virtua 2001)


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Multiplication des points d’accès

Catalogues sur fiches– 2 ou 3 points d’accès– auteurs (personnel, collectivité,

« anonyme »), collections, matières, etc.

Catalogues informatisés– Tout peut être point d’accès– Mais... il faut guider le lecteur– car les risques de confusion sont grands


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Déploiement des OPAC

On Line Public Access Catalog CIEL - Catalogue Interactif En Ligne APEL - Accès Public En Ligne

Seule la terminologie anglo-saxonne s’est imposée


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Lieux d’utilisation des OPAC

Lieux de recherche– assis / debout

– dans / hors la bibliothèque

– n’importe quel point du campus

– accès planétaire

– lieu convivial : rôle social de l’OPAC

– lieu de butinage


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Poste de recherche

Jusqu’à 1995 environ :– 80 colonnes / 24 lignes– surbrillance, vidéo inverse, clignotage

Aujourd’hui :– Windows– Clavier + souris– Graphique– Internet


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Architectures « exotiques »

Minitel en France– interne à la bibliothèque (BM, scolaire, …)

– depuis chez soi (Sibil-F, ALS à Marseille, etc.)

Videotext (abandonné)

– BM de Lausanne

Prestel en Angleterre


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Mode de dialogue des OPAC

Par langage de commande Par menu :

– caractère ou chiffre– touche de fonction– écran tactile– pointage avec la souris

Recherche booléenne Langue naturelle (Prototype) Recherche non-conventionnelle

(Prototype)


74

Ergonomie des OPAC

Temps d’apprentissage Aide en ligne Documentation Graphisme de l’affichage Fiabilité du logiciel Temps de réponse Jargon (informatique /

bibliothéconomique)


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Lisibilité des résultats - 1


76

Lisibilité des résultats - 2


77

Complexité des OPAC

Compréhension de la notion de localisation par les lecteurs– Tout le réseau (BM, RERO, OCLC, ...)– Une bibliothèque spécifique– Un fonds documentaire / matériel

• Droit, Médecine, etc.• Audiovisuel

Nécessité de filtres


78

Terminologie...


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Place des OPAC

Systèmes d’information des institutions

Hiérarchie des sources d’informations

L’OPAC n’est qu’une de ces sources

Différentiation pour :– les professionnels

– le public


80

Architecture d’un système d’information et place de

l’OPAC


81

Place des OPAC

L’OPAC n’est qu’un des modules du système d’information de l’entreprise ou de l’institution


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OPAC de différentes générations

1ère génération– Points d’accès multiples +– Tout est point d’accès +– Egalité exacte (Exact Match) -– Un seul mode de dialogue .– 2 modes d’affichage .– Statut de disponibilité +– Messages d’erreur confus -


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OPAC de différentes générations 2ème génération

– Vocabulaire contrôlé +– Accès booléen + / -– Butinage (Browsing) +– Renvois +– Plusieurs modes de dialogue +– Affichages diversifiés +– Tri simple des résultats +– Fonction « aide » [Help] +


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OPAC de différentes générations

3ème génération– Accès complet via les notices d’autorités +– Utilisation des relations entre autorités

+– Intégration classification / mots-clés +– Liens avec les documents primaires électro.+– Réponses « ordonnées » [Best Match] ++– Langage naturel +– Affichage à la demande +– Aide contextuelle +


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Extraction de données bibliographiques pour

les lecteurs Extraction en ligne / en différé Pilotage de l’extraction

– par le lecteur – par le bibliothécaire système

Données structurées / libres Logiciel de gestion de

bibliographies personnelles Traitement de texte


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Déchargement de notices à partir d’un OPAC

Fournir à l’utilisateur des notices réutilisables dans ses propres travaux bibliographiques

Intégration à des logiciels de gestion de bibliographies personnelles

Ne jamais ressaisir des informations, même et surtout, par les utilisateurs


88

Interface avec un système de bibliographie

personnelle


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Déchargement...

Principes :- fourniture en format utilisateur- fourniture en format structuré simplifié

pour des gestionnaires de bibliographies personnelles

- puis intégration à un système de traitement de texte

- fourniture en format MARC (Rare : attention au fond de commerce…)

- fourniture sous forme structurée : SGML, HTML, XML


90

Envoi de notices d’un OPAC vers la boîte à lettres électronique de

l’utilisateur


91

Fonctions de gestion d’une bibliothèque

Comptabilité Budget Gestion du

personnel Sécurité

– des lieux– des objets– des personnes

Inventaires

Bureautique Statistiques etc.

Management Tableaux de bord Simulation


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Informatisation des bibliobus

Traitement en différé(utilisation de cassettes de saisie)

Micro-ordinateurs portables

Traitement en ligne– Bande FM– Téléphone cellulaire + Modem– GSM, UMTS, Wap, etc.

Documents

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