Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001
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L’informatisation des bibliothèques - 3
Alain Jacquesson
Bibliothèque publique et universitaire
Ville de GenèveVers.3.01
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Les fonctions d’un système informatisé
Fonction ou fonctionnalité :
« Commande ou ensemble de commandes permettant de réaliser une tâche dans un système informatique (pour bibliothèque) »
Exemple : le prêt d’un livre
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L’architecture des fonctions d’un système de gestion de
bibliothèque
Système intégré : on trouve toutes les fonctions sur un système unique
Système spécialisé : ne gère qu’une seule fonction
Solution composée : utilise plusieurs systèmes spécialisés dévolus à des tâches spécifiques
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Solution composée homogène
On utilise plusieurs systèmes identiques, chacun pour des fonctions spécifiques
Exemple : La Suisse– RERO et VTLS / Virtua– IDS et Aleph
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Problèmes...
Normalisation des données– Vis-à-vis de l’extérieur– Importer, exporter des données
Cohérence des données– Internes à la base
Synchronisation des données– Les données et le temps
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Les qualités d’un système de gestion de bibliothèque
La qualité des données– niveau de catalogage– exhaustivité des données– cohérence des données
Les richesses des fonctionnalités du système
L’ergonomie du logiciel– qualité du dialogue– lisibilité des données– temps de réponse, etc.
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Les acquisitions
Données concernant les commandes
Données concernant les fournisseurs
Données concernant les lecteurs
Système comptable des acquisitions– Sommes engagées et dépensées
– Différents comptes
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Structure générale d’un système des acquisitions
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Sous-Fonctionnalités des commandes
Génération d’une notice de commande– Je saisis la notice / J’importe la notice– J’engage la somme nécessaire– Je sélectionne un fournisseur
Envoi de la commande– Par poste / Par fax / Par courrier électronique
Suivi de la commande– Disponibilité : disponible/épuisé/réimpression– Délais– Prix final (y.c. TVA, douane, transport, etc.)
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L’envoi par courrier électronique
Norme EDIFACT – Electronic Data Interchange For
Administration, Commerce and Transport
– Structure de données normalisée et sécurisée
Norme BISAC– Book Industry Systems Advisory
Committee (USA)
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Livres francophones - Electre
LivresHebdo et EAN en codes-barres
Minitel : 3617 Electre (600’000 notices)
– Depuis 12 ans (1987)
CD-Rom Electre
– Mise-à-jour mensuelle
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Notice dans « LivresHebdo »
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Commandes : autres pays
V.L.B. CD-Rom– Verzeichniss Lieferbare Bücher
– Allemagne, Suisse allemande
BiblioFile (US) CD-Rom Books in Print (US) CD-Rom BookBank (UK) CD-Rom
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Commandes par le Web Courrier électronique non formaté
– A Genève : Ellipse, Georg, Skorianetz...
Librarie électronique (Grand public)– http://www.amazon.com
– règlement par carte de crédit
Distributeurs spécialisés– Librissimo (Livres anciens libres de droit)
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Les librairies virtuelles
Librairie physique / Libraire virtuelle– a) Correspond à un stock physique– b) Intermédiaire
Moyen de payement sécurisé (carte) Livraison à domicile Mondialisation Prix unique du livre
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Prix du livre (France)
Auteur 10 % Editeur (fabrication) 8 % Impression, reliure 17 % Editeur (promotion) 7 % Diffusion, représentants 6
% Distribution, stockage 12 % Grossiste 12 % Point de vente 28 %
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Mondialisation du numérique
« Mein Kampf » en Allemagne
« Notre ami le roi [du Maroc] »
Le problème dépasse largement les librairies virtuelles
Diffusion des informations concernant les acheteurs
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Chaîne en mutation complète
Vente directe par les éditeurs « Livres à la carte »
– tirages courts– retirages– pas de stocks
Livres numériques e-books (on y reviendra)
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Repenser les acquisitions dans les
bibliothèques Achat au moindre coût ? Place des librairies dans le tissu culturel
et scientifique Emergence du numérique Distributeurs spécifiques aux
bibliothèques Librairies virtuelles :
– concurrents– partenaires
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Difficulté actuelle
Deux systèmes informatiques– celui de la bibliothèque
– celui du libraire
Pas d’interface en terme de message
Saisie à double
Lent et risqué
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Acquisitions informatiséesLibrairies électroniques
2 mondes qui ne communiquent pas
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Informatisation du catalogage
Objectif :
Catalogage unique de toute unité bibliographique
Melvil Dewey (1851-1931)
En 2001, cet objectif ne semble plus utopique même à l’échelle planétaire
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Les données de la description
bibliographique Les données descriptives
– catalogage formel
L’analyse de contenu
– indexation, analyse, classification
Les données de gestion locales
– la localisation, la cote, le propriétaire, etc.
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Principes de constitution du catalogue de la
bibliothèque Saisie des notices par la bibliothèque
Chargement, massif ou ponctuel, de données extérieures
Rattachement à un réseau de bibliothèques
Solutions mixtes
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Saisie par la bibliothèque
Remplacement du système manuel
– Catalogage initial / Rétroconversion
Saisie monoposte
Saisie multiposte
Doit ou devrait être abandonné, en
tout cas fortement diminué
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Chargement de données extérieures
Disquettes– Mémofiches (FF 1400 l’année - scolaire)
CD-Rom– Electre, BNF, LC, etc.
Bandes magnétiques
Chargement en ligne
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Travail en réseau(voir aussi chapitre spécifique)
Réseau institutionnel– Bibliothèques municipales GE
Réseau régional– RERO, IDS, etc.
Réseau national– Pica (Hollande)
Réseau international– OCLC
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Solution mixte - 1
Constituer son catalogue à partir de données provenant de sources différentiées
Solution puissante
Solution complexe
Solution difficile à maîtriser
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Solution mixte - 2
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Les fichiers d’autorité
Ils répertorient
les formes adoptées, normalisées et documentées
des vedettes utilisées dans un catalogue alphabétique, matière, etc.
ainsi que les formes rejetées
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Disponibilité des fichiers d’autorité lisibles par
machine Bibliothèque du Congrès
– LC-Names, LCSH, etc. Bibliothèque nationale de Paris
– Auteurs personnes physiques, Collectivités, Titres uniformes, RAMEAU, etc.
Allemagne– Körperschaftsdatei
Thesaurus divers
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Fichiers d’autorité
Ils sont indispensables :– à la décentralisation du catalogage
– à la coordination du catalogage et du travail en réseau
donc à terme :
– à la fusion de fichiers
– et aux catalogues collectifs
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Principe des fichiers d’autorité
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Type de saisie
Saisie « au kilomètre »– on doit saisir soi-même le codage
– en voie de disparition
Saisie par grille– abréviations (AUT, TIT, etc.)
– étiquettes (100,245, etc.) et codes de sous-zones ($a, $b, etc.) normalisés
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Evolution du catalogage
Activité marginale des bibliothèques américaines (Taux de recoupement)
Identifications uniques des entités bibliographiques (ISBN, EAN, CODEN, ISSN, etc.)
Catalogueurs plus rares, mais plus spécialisés
Problème de la saisie rétrospective
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Le Bulletinage(Serials Control)
a) Commande initialeb) Bulletinage proprement dit
(Check In)c) Réclamations (Claims)d) Circulation (Routing)e) Reliure (Binding)f) Gestion des abonnementsg) Edition de listes diverses
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Systèmes de bulletinage
Systèmes autonomes (Vendeurs de périodiques)– Micro-Linx (Faxon)
– Perline (Blackwell)
Systèmes intégrés– Explorer, VTLS, Notis, Geac, Aleph, etc.
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Bulletinage - 1Enregistrement d’un fascicule
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Bulletinage - 2Affichage dans un OPAC
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Bulletinage : réclamations
Par courrier postal– Impression des lettres de rappels
Par courrier électronique– non-structuré
– propriétaire
– en cours de normalisation
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Prêt informatisé - 1
a) Prêt d’un ouvrage à un lecteur!!! Objet physique (3 vol.)!!! Exemplaires
b) ProlongationLivre en main / Par
téléphoneUn livre / Tous les livres
c) Contrôle du retourDans les temps impartisLieu correct
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Prêt informatisé - 2
d) Réservation de documents déjà prêtés
e) Identifications des prêts hors délais- lettres de rappels imprimées- messages électroniques
f) Prêts exclus- ouvrages de référence- ouvrages précieux- ouvrages pour séminaires
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Prêt informatisé - 3
g) Amendes
- Délais de grâce
(non-communiqués aux lecteurs)
- Jours fériés
- Payement partiel
h) Listes, statistiques
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Schéma général d’un système de prêt
informatisé
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Identification automatique d’objets
a) Codes à barres- Delta Distance A, code 39, code 128
b) Optical Character Recognitionc) Systèmes « exotiques »
- Etiquettes ALS des BM/GE- Micro-ondes [3M] (couplage avec système anti-vol)
d) Identification des lecteurs- Cartes à puce multi-usages
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Codes à barres
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Identification de livres
ISBN 2-05-100869 8
EAN 978 2-05-100869 3 Préfixe Check
Digit
ISBN = identification bibliographiqueEAN = European Article Number,
identification commerciale
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Lecture des codes-à-barres
Stylo optique - Douchette libre- D. fixe
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Quelques spécialités du prêt informatisé...
Commandes en magasins– La fiche doit s’imprimer dans le bon
magasin… (BPU : 57 km de rayons) Commandes et réservations par
les lecteurs Self Service (ALS, 3M, etc.)
– Prêt, sortie, anti-vol– Retour, amendes, cartes de crédit,
récépissé
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Prêt en « self service »
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Prêt et sécurité
Système anti-vol
– démagnétiser un ouvrage qui sort
– magnétiser un ouvrage en rentre
Activation du système de magnétisation par l’ordinateur chargé du prêt
Couplage des deux systèmes
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Prêt entre bibliothèques - 1
Dans un monde homogène
– Dans le cadre d’un réseau (Ex. RERO)
– Entre systèmes semblables (Ex. IDS)
Dans un monde ouvert, hétérogène
– Principe de l’interopérabilité (Systèmes
différents)
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Prêt entre bibliothèques - 2
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ILL BBS / Inter Library Loan Un serveur intermédiaire qui gère les
demandes Interfaces avec les différents
systèmes utilisés en Suisse Répertoire des bibliothèques suisses
pratiquant le prêt entre bibliothèques Gestion des « coupons électroniques » Belle réalisation de l’association
professionnelle suisse
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ILL / BBS
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Pages d’exemples ILL99
Demande à l’extérieur
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Pages d’exemples ILL99
Demande de l’extérieur
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L’accès public aux catalogues En différé (Off-line)
– Production de fiches (Désastre magnétique)
– Listages (Prison, hôpital)
– COM (Computer Output Microforms)
– Photo-compositions• Flashage professionnel
• Laser, fichier PDF (Institutionnel)
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Problème de l’interruption des grands
catalogues Doit-on poursuivre l’alimentation
du catalogue sur fiches ?– Confort de l’utilisation– Poids économique du travail à double– Confusion pour les lecteurs– Chercher à deux endroits– Centrer le travail sur le nouvel outil
Option suisse – Gel des catalogues sur fiches
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Les catalogues sur microfiches
Microfiches standard : 48 X Utilisées par presque tous les projets
dans le monde avant les OPAC Distribution multiple du catalogue Seule solution autonome avant les OPAC Très mal acceptée par les lecteurs + lente que les fiches ou les OPAC (?) Solution de sécurité (Back up)
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Les produits photocomposés
Extraction de la base de données Transfert éventuel sur PC Mise en page spécifique Flashage 2’400 dpi (film offset) Imprimante laser du bureau 600 dpi
dpi = dot per inch / point par pouce
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Photocomposition de la « Bibliographie
genevoise »
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L’accès en ligne aux catalogues
Premiers essais : Intrex / MIT 1965-1973
Opérationnel : début des années 80
Chronologie de l’architecture informatique:– Lignes louées (Sibil au début)
– Telnet (Internet natif)
– Telnet (Client serveur - VTLS 2000)
– Accès Web (Web Gateway - Virtua 2001)
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Multiplication des points d’accès
Catalogues sur fiches– 2 ou 3 points d’accès– auteurs (personnel, collectivité,
« anonyme »), collections, matières, etc.
Catalogues informatisés– Tout peut être point d’accès– Mais... il faut guider le lecteur– car les risques de confusion sont grands
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Déploiement des OPAC
On Line Public Access Catalog CIEL - Catalogue Interactif En Ligne APEL - Accès Public En Ligne
Seule la terminologie anglo-saxonne s’est imposée
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Lieux d’utilisation des OPAC
Lieux de recherche– assis / debout
– dans / hors la bibliothèque
– n’importe quel point du campus
– accès planétaire
– lieu convivial : rôle social de l’OPAC
– lieu de butinage
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Poste de recherche
Jusqu’à 1995 environ :– 80 colonnes / 24 lignes– surbrillance, vidéo inverse, clignotage
Aujourd’hui :– Windows– Clavier + souris– Graphique– Internet
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Architectures « exotiques »
Minitel en France– interne à la bibliothèque (BM, scolaire, …)
– depuis chez soi (Sibil-F, ALS à Marseille, etc.)
Videotext (abandonné)
– BM de Lausanne
Prestel en Angleterre
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Mode de dialogue des OPAC
Par langage de commande Par menu :
– caractère ou chiffre– touche de fonction– écran tactile– pointage avec la souris
Recherche booléenne Langue naturelle (Prototype) Recherche non-conventionnelle
(Prototype)
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Ergonomie des OPAC
Temps d’apprentissage Aide en ligne Documentation Graphisme de l’affichage Fiabilité du logiciel Temps de réponse Jargon (informatique /
bibliothéconomique)
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Lisibilité des résultats - 1
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Lisibilité des résultats - 2
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Complexité des OPAC
Compréhension de la notion de localisation par les lecteurs– Tout le réseau (BM, RERO, OCLC, ...)– Une bibliothèque spécifique– Un fonds documentaire / matériel
• Droit, Médecine, etc.• Audiovisuel
Nécessité de filtres
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Terminologie...
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Place des OPAC
Systèmes d’information des institutions
Hiérarchie des sources d’informations
L’OPAC n’est qu’une de ces sources
Différentiation pour :– les professionnels
– le public
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Architecture d’un système d’information et place de
l’OPAC
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Place des OPAC
L’OPAC n’est qu’un des modules du système d’information de l’entreprise ou de l’institution
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OPAC de différentes générations
1ère génération– Points d’accès multiples +– Tout est point d’accès +– Egalité exacte (Exact Match) -– Un seul mode de dialogue .– 2 modes d’affichage .– Statut de disponibilité +– Messages d’erreur confus -
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OPAC de différentes générations 2ème génération
– Vocabulaire contrôlé +– Accès booléen + / -– Butinage (Browsing) +– Renvois +– Plusieurs modes de dialogue +– Affichages diversifiés +– Tri simple des résultats +– Fonction « aide » [Help] +
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OPAC de différentes générations
3ème génération– Accès complet via les notices d’autorités +– Utilisation des relations entre autorités
+– Intégration classification / mots-clés +– Liens avec les documents primaires électro.+– Réponses « ordonnées » [Best Match] ++– Langage naturel +– Affichage à la demande +– Aide contextuelle +
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Extraction de données biblio- graphiques pour
les lecteurs Extraction en ligne / en différé Pilotage de l’extraction
– par le lecteur – par le bibliothécaire système
Données structurées / libres Logiciel de gestion de
bibliographies personnelles Traitement de texte
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Déchargement de notices à partir d’un OPAC
Fournir à l’utilisateur des notices réutilisables dans ses propres travaux bibliographiques
Intégration à des logiciels de gestion de bibliographies personnelles
Ne jamais ressaisir des informations, même et surtout, par les utilisateurs
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Interface avec un système de bibliographie
personnelle
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Déchargement...
Principes :- fourniture en format utilisateur- fourniture en format structuré simplifié
pour des gestionnaires de bibliographies personnelles
- puis intégration à un système de traitement de texte
- fourniture en format MARC (Rare : attention au fond de commerce…)
- fourniture sous forme structurée : SGML, HTML, XML
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Envoi de notices d’un OPAC vers la boîte à lettres électronique de
l’utilisateur
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Fonctions de gestion d’une bibliothèque
Comptabilité Budget Gestion du
personnel Sécurité
– des lieux– des objets– des personnes
Inventaires
Bureautique Statistiques etc.
Management Tableaux de bord Simulation
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Informatisation des bibliobus
Traitement en différé(utilisation de cassettes de saisie)
Micro-ordinateurs portables
Traitement en ligne– Bande FM– Téléphone cellulaire + Modem– GSM, UMTS, Wap, etc.