INFORME DE GESTION PRIMER SEMESTRE DE 2013

PAULA MARCELA CASTRO RENDONDIRECTORA ADMINISTRATIVA

Junio de 2013

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TABLA DE CONTENIDO

Informe de Gestión por áreas

Área Página

1. Salud Ocupacional 3-152. Historias Laborales 163. Mantenimiento 17-224. Carrera Administrativa 23-27

5. Sistemas 28-36 6. Posesiones 37-38 7. Bienestar Social 39-43 8. Movilidad 44-45 9. Actos Administrativos 46-47

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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO(SG-SST)

1. POLÍTICA

Establecer las condiciones de un ambiente de trabajo seguro y saludable a través de la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos principalmente de origen Psicosocial, Público, Ergonómico, Físicos y otros a los que se encuentran ocupacionalmente expuestos sus funcionarios priorizando e incorporando en su gestión diaria la prevención y protección de la salud y seguridad en su lugar de trabajo.

Para lograrlo, el Concejo de Bogotá, comunicará y tendrá disponible esta política para sus empleados, usuarios, visitantes y contratistas, a quienes además, les brindará los lineamientos de salud y seguridad para su cumplimiento, garantizando los recursos adecuados para alcanzar esta meta, bajo un enfoque de mejora continua dentro del marco legal vigente.

2. OBJETIVO GENERAL

Establecer en el Concejo de Bogotá un Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo que oriente a sus programas al aseguramiento de ambientes de trabajo, saludables y libres de accidentes; a través de estrategias de promoción y prevención, que faciliten la autogestión en la identificación de peligros y control de los riesgos.

2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Mejorar las condiciones de trabajo para los funcionarios del Concejo de Bogotá. D.C., de acuerdo a la priorización de los riesgos.

Reducir las pérdidas generadas por los accidentes y enfermedades de origen laboral.

Asegurar procesos de promoción y prevención que favorezcan el empoderamiento de la seguridad y salud en el trabajo en los servidores públicos.

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS DEL 1 DE ENERO AL 25 DE JUNIO DE 2013.

3.1. Plan Básico Legal.

Dando cumplimiento a la legislación vigente respecto a Salud y Seguridad en el Trabajo se han venido cumpliendo con los siguientes estándares establecidos:

3.1.1. Implementación del Programa de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. (SG- SST)

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Se realizó la actualización del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo SST para la vigencia del 2013, de acuerdo a los parámetros establecidos en OHSAS 18001 y en cumplimiento de la legislación legal vigente y se ha venido cumpliendo los cronogramas establecidos. (Anexo cronograma de actividades)

3.1.2. Ausentismo.

3.1.2.1. Por Enfermedad Común: se lleva a cabo el procedimiento establecido para la calificación de origen, remitiendo la información requerida a medicina laboral de la EPS cuando es requerida oportunamente, se realizan mensualmente las mesas laborales con el fin de hacer el seguimiento de los casos que así lo requieren:

NOMBRE DEL TRABAJADOR CEDULA DIAGNOSTICO RESUMEN DEL CASO ESTADO

DEL CASOCONCLUSIONES MESA LABORAL ARP COLPATRIA

MARIA MERCEDES AMORTEGUI

35337825

1. SINDROME DEL TUNEL DEL CARPO.2. EPICONDILITIS MIXTA BILATERAL.3. TENDINITIS DE EXTENSORES DE MUÑECAS BILATERAL.4. SMR EN ESTUDIO EN EPS.

EP CALIFICADA EL 20/04/2010, MANEJADO POR FISIATRIA, ANALGESIA, TERAPIA FISICA (5) Y FERULAS.AT: 26/04/2010: SE ENCONTRABA LLENANDO LA GRECA Y SE VOLTEO EL AGUA CALIENTE, QUEMANDOSE LA RODILLA IZQUIERDA.AT: 01/02/2012: REALIZANDO LABOR CON LA GRECA SE QUEMO CON AGUAMANEJADOS POR URGENCIAS.14/11/2012. SE EMITEN RECOMENDACIONES LABORALES VIGENTES HASTA EL 14/03/201329/11/2012: ANALGESIA Y CONTROL EN TRES MESES.01/03/2013: REALIZO 8/20 TERAPIAS ORDENADAS

EN REHABILITACION

CONTINUAR MANEJO POR FISIATRIA. CITA EL 17/04/20113 HORA: 10:00 AM DRA PARRA.NO HAY DATOS DE DICTAMENES ADICIONALES RADICADOS.

ROSA GLADYS AMAYA USECHE

35467253

1. TENDINITIS DE FLEXOEXTENSORES DE PUÑO BILATERAL2. EPICONDILITIS LATERAL IZQUIERDA.3. RIZARTROSIS ??

EP CALIFICADA EL 03/12/2011, EN MANEJO CON FISIATRIA, TERAPIA FISICA, FERULAS Y ANALGESIA.04/06/2012: SE EMITEN RECOMENDACIONES LABORALES PERMANENTES.13/09/2012: FISIATRIA. NO HAY TRATAMIENTOS ADICIONALES. SE SOLICITAN DOCUMENTOS PARA CALIFICAR PCL.28/01/2013: SE CALIFICA PCL EN 0%15/03/2013. SE ENVIA A JRCI.08/04/2013: FISIATRIA: INFILTRACION, ANALGESIA Y CONTROL EN TRES MESES.

CALIFICADO PCL

CONTINUAR MANEJO DE SECUELAS POR FISIATRIA

ALBA NOHEMY FELICIANO PUERTO

515687441. TENDINITIS DE FLEXO-EXTENSORES

SE APRUEBA EP.ABRIL/13: PENDIENTE INICIO DE REHABILITACION

EN REHABILITACION

CITA POR FISIATRIA DRA PARRA EL 17/04/2013 HORA: 1:30 PM

MARIA HORTENCIA RINCON ROCHA

39687192DERMATITIS DE CONTACTO DE MANOS

EP CALIFICADA EL 30/03/201020/06/2012: ML. MANEJADA POR DERMATOLOGIA HACE UN AÑO, REFIERE MEJORIA, SE EMITEN RECOMENDACIONES LABORALES PERMANENTES.DERMATOLOGIA: PACIENTE ASINTOMATCO. SE VALIDAN RECOMENDACIONES DADAS POR MEDICINA LABORAL.ABRIL/13. NO HA VUELTO A CONSULTAR

EN REHABILITACION

CIERRE ADMINISTRATIVO

RUTH TORRES 41663930 TUNEL DEL CARPO

BILTERAL, CALIFICADA EL 20/04/2010, MANEJADO POR FISIATRIA,

CALIFICADO PCL

MANEJO DE SECUELAS POR

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TORRESTENDINITIS DE PUÑO BILT, EPICONDILITIS LATERAL DER.

TERAPIA FISICA Y ANALGESIA09/07/2012: SE CALIFICO PCL: 0% 02/08/2012. SE RENUEVAN RECOMENDACIONES CON AUTORIZACION DE HORAS EXTRAS, PERMANENTES.22/08/2012. ACOMPAÑAMIENTO LABORAL, CARGO. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES 19/09/2012: JRCI: 7,79%07/11/2012: FISIATRIA. ASINTOMATICA. CONTROL EN 4 MESES. SE RECOMIENDA 30 HORAS EXTARS AL MES EN CAFETERIA.12/12/2012: JNCI: 7,5% CON ORDEN DE PAGO DEL 28/01/201308/04/2013: FISIATRIA: AUMENTO DE SINTOMATOLOGIA, SS EMG, ANALGESIA Y CONTROL EN DOS MESES.

FISIATRIA Y CONTROL CON RESULTADOS.

JUAN TENJO CARO 80411377

1. FRACTURA 5 METACARPIANO DERECHO.2. TRAUMA HOMBRO DERECHO TEJIDOS BLANDOS RESUELTO3. SINDROME MANGUITO ROTADOR DERECHO (EC)

AT.11/07/2011: SE ENCONTRABA EN EL PARQUEADERO Y CAYO DESDE SU PROPIA ALTURA CON TRAUMA EN MIEMBROS SUPERIOR DERECHO. MANEJADO EN CLINICA PALERMO CON REDUCCION CERRADA.AT:17/11/2011: SE ENCONTRABA EN LA OFICINA SE ENEDO CON EL TAPETE Y TORCIO EL PIE DERECHO. (RESUELTO)18/09/2012: FISIATRIA. SE REMITE A ML PARA CIERRE. ML: SE SS HISTORIA CLINICA DE URGENCIAS PARA CALIFICAR PCL.28/12/2012: SE CALIFICA COMUN HOMBRO Y PCL EN 7,35% CON ORDEN DE PAGO DEL 28/02/2013.

CALIFICADO PCL

IPP PAGADA.CONTINUAR MANEJO DE SECUELAS POR FISIATRIA.SE CIERRA EL CASO

MILTON JAVIER LATORRE MARINO

79982483RUPTURA DE TENDON DE AQUILES

AT: 20/07/2011: SE ENCONTRABA JUGANDO RESBALO Y CAYO DESDE SU PROPIA ALTURA SINTIENDO DOLOR EN PIE DERECHO. MANEJADO EN CLINICA PALERMO CON VARIOS PROCEDIMIENTOS QUIRURGICOS, ANTIBIOTICO INTRAHOSPITALARIO CON FALLA DE COLGAJOS, POR LO QUE REQUIRIO MANEJO POR C PLASTICO CON CURACIONES Y COLOCACION DE INJERTOS.18/02/2013: C PLASTICA, CICATRIZ INESTABLE SE PROGRAMA PARA PROCEDIENTO EL 22/03/2013.ABRIL/13: NO HAY REGISTRO DE VALORACIONES ADICIONALES

EN REHABILITACION

CONTINUAR MANEJO POR C PLASTICA.

MARTHA MORENO

41686548 FRACTURA DE PERONE IZQUIERDO

AT. 17/01/2012: DESPLAZÁNDOSE POR EL PASILLO DE LA ENTIDAD SE VOLTEA MIEMBRO INFERIOR IZQUIERDO Y CAE AL PISO. MANEJADO EN CLINICA DE ORTOPEDIA, MANEJADO POR ORTOPEDIA CON INMOVILIZACION, TERAPIA FISICA, FISIATRIA, ANALGESIA.

EN REHABILITACION

CITA POR FISIATRIA DRA. PARRA Y MEDICINA LABORAL DRA. GONZALEZ CON COPIA DE LA HC DE URGENCIASCIERRE ADMINISTRATIVO

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26/03/2012: SE EMITEN RECOMENDACIONES LABORALES VIGENTES HASTA EL 31/05/201205/06/2012. ORTOPEDIA: DA DE ALTA. SE REMITE A ML PARA CIERRE DE CASO.ABRIL/13: NO HAY DATOS DE CONSULTAS ADICIONALES.

LUIS LEONARDO ASCENCIO MOZO

79860661ESGUINCE RODILLA IZQUIERDA.

AT: 18/08/2012: CAMINANDO DOBLO EL PIE IZQUIERDO OCASIONANDO DOLOR EN LA RODILLA IZQUIERDA.MANEJADO POR ORTOPEDIA CON ANALGESIA, TERAPIA FISICA (30) Y PROCEDIEMINTO QUIRURGICO.30/01/2013: ORTOPEDIA REALIZA PROCEDIEMINTO QUIRURGICO.05/04/2013: ORTOPEDIA: IT POR 20 DIAS Y RETORNO LABORAL.08/04/2013: SE EMITEN RECOMENDACIONES LABORALES VIGENTES HASTA EL 20/05/2013 Y SE REMITE A FISIATRIA.

EN REHABILITACION

CONTINUAR MANEJO POR FISIATRIA DRA PARRA 15/04/2013 HORA: 1:00 PM. ORTOPEDIA DR ROMERO 12/04/2013 HORA: 9:20 AM.

MARIA PATRICIA RODRIGUEZ MARIN

51607455 SINDROME DEL TUNEL DEL CARPO

21/01/2013: ARL CALIFICA ORIGEN PROFESIONAL06/02/2013: ML SS VALORACION POR C DE MANO11/02/2013: ORTOPEDIA: NO ASISTE.27/02/2013: C DE MANO: SS EMG13/03/2013: C DE MANO: SE PROGRAMA CIRUGIA PARA EL 02/04/201305/04/2013: ANLAGESIA.

CALIFICADO DE ORIGEN

CONRINUAR AMENJO POR C DE MANSO, FISIATRIA Y MEDICINA LABORAL.

GLORIA INES CELY LUNA 39527926 TRAUMA PIERNA

DERECHA

AT: 10/11/2010: SE GOLPEO CON L APUERTA EN EL CODO IZQUIERDO. MANEJADO POR ORTOPEDIA Y FISIATRIA CON ANALGESIA Y TERAPIA FISICA.14/09/2012: ML: SE EMITEN RECOMENDACIONES LABORALES VIGENTES HASTA EL 31/03/2013.AT: 18/03/2011: AL SENTARSE SE LE RETIRO LA SILLA CAYENDO AL PISOAT: 19/04/2012: SE DESPLAZABA Y PRESENTA TROCEDURA EN PIE DERECHO MANIFESTANDO DOLOR.ABRIL/13: NO HAY REGISTRO DE VALORACIONES ADICIONALES.

EN REHABILITACION

CITA POR FISIATRIA DRA DULCEY Y MEDICINA LABORAL DRA. GONZALEZ CON COPIA DE HC DE URGENCIAS.CIERRE ADMIISTRATIVO

JULIA ESTHER GOMEZ MORALES

41773681TENOSINOVITIS DE FLEXOEXTENSORES BILALTERAL

EPS COMPENSAR CALIFICA ORIGEN30/01/2013: EN PROCESO DE CALIFICACION SS EMG Y LABORATORIOS DE CONTROLABRIL/13. NO HAY REGISTRO DE RADICACION DE RESULTADOS

EN PROCESO DE CALIFICACION DE ORIGEN

RADICAR DOCUMENTACION SOLICITADA

Se han realizado dos (2) Mesas Laborales con el apoyo de Medicina laboral de A.R.L. Colpatria, durante su desarrollo se analizan los casos calificados como Enfermedad profesional, en proceso de calificación de origen, casos de AT que requieren seguimiento, casos especiales de salud y se dan a conocer las recomendaciones médicas.

3.1.2.2. Por Accidente de Trabajo: incluye el ausentismo generado por actividades deportivas y recreativas organizadas por la Entidad, mensualmente se hace la

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estadística contemplando los indicadores de Índice de Severidad, Índice de frecuencia, Índice de lesión Incapacitante y tasa de ausentismo a continuación se anexan las siguientes graficas:

MES No ACCIDENTES No. TRABAJADORES

DIAS DE INCAPACIDADS.I. C.I. TOTAL

Enero 1 4 5 5 6Febrero 2 0 2 2 0Marzo 3 0 3 3 0Abril 2 2 4 4 9Mayo 2 0 2 2 0Junio 0 0 0 0 0Julio 0 0 0 0 0Agosto 0 0 0 0 0Septiembre 0 0 0 0 0Octubre 0 0 0 0 0

Acciones Resultantes de la Revisiones:

Teniendo en cuenta que el mayor índice de Accidentalidad, corresponde a Accidente Deportivo se realizo e implemento el programa de Prevención de Lesiones Deportivas y posteriormente se dio a conocer a los integrantes del equipo de fútbol recalcando la importancia del Juego Limpio y nutrición.

Cada Uno de los integrantes del equipo de fútbol fue valorado por el MD Laboral de ARL Colpatria con el fin de diligenciar la ficha medica y determinar las condiciones psicoemocionales y determinar las posibles restricciones , de igual manera se realizara a todas las personas que participen en actividades deportivas organizadas por la entidad.

3.2. COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL “COPASO”.

Mensualmente se han realizado las reuniones del Comité Paritario de Salud Ocupacional “COPASO”, así mismo se ha realizado la capacitación sobre: Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo, Inspecciones y Elementos de protección personal y legislación de Salud Ocupacional y se dará continuidad a la capacitación de acuerdo con el cronograma establecido.

El subcomité de Investigación de Accidentes e Incidentes de trabajo viene realizando las investigaciones correspondientes que han permitido establecer los planes de mejoramiento para disminuir la ocurrencia de A.T.

El Subcomité de Inspecciones, ha realizado las inspecciones planeadas que ha permitido implementar Planes de Mejoramiento y las actividades propuestas en las acciones preventivas y correctivas, encontradas en las auditorias realizadas en el proceso.

El Subcomité de Elementos de Protección Personal, apoya el cumplimiento de la normatividad y vela por la seguridad y protección de los funcionarios de la Entidad.

3.3. SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL:

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Este subprograma hace referencia a las actividades que buscan determinar los riesgos y establecer los planes de acción para minimizarlos y en su desarrollo se han realizado las siguientes actividades:

3.3.1. Matriz de Peligros.

Para la identificación y priorización de peligros presentes en el Concejo de Bogotá, se ha venido actualizando permanentemente la matriz de peligros de acuerdo a dos metodologías: la GTC 45 y FINE, que permiten la priorización y el mejoramiento continuo, de acuerdo a la norma OHSAS 18001, con base en esta información obtenida se han formulado los programas, procedimientos e indicadores para la gestión de los riesgos; aplicando medidas de control en el medio, en la fuente, en las personas y/o en el método. (se encuentra publicada en la Intranet)

En el siguiente cuadro se relacionan las condiciones, factores y clase de riesgos identificados en la matriz de peligros:

CONDICION DE RIESGO FACTOR DE RIESGO CLASE DE RIESGO

ERGONÒMICO CARGA DINAMICA MANEJO DE CARGASMOVIMIENTOS REPETITIVOS

CARGA ESTÀTICA DISEÑO DEL PUESTO DE TRABAJO

HIGIENE

BIOLÓGICO VIRUS Y BACTERIASFISICO EXPOSICIÒN AL RUIDO

QUÌMICOLÌQUIDOS Y VAPORES

LÌQUIDOS, GASES, VAPORES.MATERIAL PARTICULADO

PSICOLABORALES CONTENIDO DE LA TAREA CARGA LABORAL

SEGURIDAD

ELÉCTRICO TENSIÒN MEDIA Y BAJA

FISICO

CAIDAS A DIFERENTES NIVELESCONTACTO CON SUSTANCIAS

GOLPES O CAIDAS DESDE EL MISMO NIVEL

LOCATIVOS ORDEN Y ASEOSUPERFICIES DE TRABAJO

MECÀNICO HERRAMIENTAS Y EQUIPOS MANUALES

PÚBLICO ORIGEN SOCIAL

QUÌMICO MANIPULACIÒN DE PRODUCTOS QUÌMICOS

Para cada condición de riesgo se obtuvieron diferentes grados de peligrosidad, en la siguiente tabla se relacionan incluyendo el número de personal expuesto.

CONDICION DE RIESGOGRADO DE

PELIGROSIDAD POR CARGO

GRADO DE PELIGROSIDAD

POR CARGO

TOTAL PERSONAL EXPUESTO

8

ERGONOMICO

ACEPTABLE 105 168ALTA 1 88IMPORTANTE 7 286POSIBLE

6 185

HIGIENEACEPTABLE 30 47POSIBLE

1 14

PSICOLABORALESACEPTABLE 53 169POSIBLE

4 211

SEGURIDAD ACEPTABLE 144 839ALTA 1 193IMPORTANTE 1 1MUY ALTO 17 1242POSIBLE 1 20

Con base en los resultados de las inspecciones realizadas se han efectuado las siguientes Acciones Resultantes de la Revisiones:

De acuerdo al resultado de la Asesoría de ARL Colpatria se realizan las recomendaciones sobre optimización del espacio en cada una de las oficinas del Concejo, teniendo en cuenta el diseño de los puestos de trabajo y adicional se hace necesario la adecuación de sillas en el área de sistemas y PQRS.

Actualmente se está realizando por parte de Fisioterapeuta de ARL Colpatria la Intervención directa en los puestos de trabajo desde el punto de vista ergonómico.

El Concejo de Bogotá D.C., se encuentra realizando el Diagnóstico del Clima Organizacional, en cumplimiento de su componente estratégico y con el fin de propiciar las condiciones necesarias, para contribuir al mejoramiento del ambiente laboral y los lineamientos de su Política del SG-SST y el mandato de los Decretos 1227 de 2005 y el Decreto-ley 1567 de 1998, en su artículo 75, que hace necesario realizar la medición del clima laboral de todas las entidades públicas por lo menos cada dos (2) años. El diagnóstico de Clima Laboral se inicio el 5 de abril de 2013

Con el apoyo de ARL Colpatria y del personal de Psicología en práctica, se está trabajando en la aplicación de la batería de Riesgo Psicosocial, a partir del 15 de abril de 2013, con el fin de dar cumplimiento a la legislación legal vigente, diseñar y ejecutar programas para la prevención y control de enfermedades generadas por Riesgo Psicosocial.

El Riesgo Publico de acuerdo a la matriz de peligros se determinó como el de mayor incidencia teniendo en cuenta el desplazamiento continuo de los funcionarios entre las dos sedes, para tal fin se han venido realizando reuniones con las Empresas de Seguridad y Vigilancia y la oficina de Enlace de la Policía para coordinar estrategias de seguridad y se realizó la capacitación sobre Manejo Defensivo a cargo del Comandante del CAI de Teusaquillo Oficial Cristian Murcia y de ARL Colpatria con expedición de certificación.

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En coordinación con ARL Colpatria Se realizó la inspección al área de Relatoría, Sistemas y P.Q.R.S., se hicieron las recomendaciones pertinentes como utilización de la diadema, ubicación del monitor del computador, el teclado, la silla, la iluminación y la organización de los puestos de trabajo.

De acuerdo a las recomendaciones se realizo la adecuación de la oficina de Anales y Publicaciones, Sistemas y puestos de trabajo de la Dirección Administrativa.

3.3.2. Plan Institucional de Emergencias.

El Concejo cuenta con el Plan Institucional de Emergencias y Contingencias, el cual está siendo objeto de actualización por parte del Comité de Emergencias “COE”, adicionalmente se está actualizando el procedimiento “Preparación y respuesta ante emergencias ", donde se describen e identifican los incidentes y situaciones de emergencia potenciales, y su respuesta ante los mismos, así como la prevención y mitigación de los posibles efectos negativos para la salud y lesiones que puedan asociarse a dichos incidentes y situaciones potenciales.

El nuevo Plan de Emergencias será socializado con los funcionarios de la Entidad y publicado en la red interna; así mismo se iniciará la preparación para la realización del simulacro que permitirá comprobar la eficacia de los métodos y medios de la organización para responder a estas situaciones.Acciones Resultantes de la Revisiones:

Actualmente se esta asistiendo a las reuniones del COE Comité Operativo de Emergencias donde participan todas las Entidades del CAD, con el fin de establecer estrategias conjuntas para la atención en caso de una posible Emergencia.

En coordinación con el GAREC de ARL Colpatria se viene desarrollando la capacitación a la Brigada de Emergencia según cronograma establecido.

Con la asesoría del MD laboral de ARL Colpatria, se realizó la ficha médica de cada uno de los brigadistas con el fin de definir sus funciones de acuerdo a su estado físico y emocional.

3.3.3. Programa de Inspecciones Planeadas: Con el fin de identificar, evaluar y controlar los agentes contaminantes y factores de riesgo que se puedan presentar dentro de los ambientes de trabajo, se ha desarrollado mensualmente el programa de inspecciones planeadas con base en el formato aprobado por la Entidad; las áreas que se han evaluado comprenden:

Oficinas de Concejales Control Político. Comisiones Permanentes. Cafetería. Archivo. Secretaria General. Baños.

Acciones Resultantes de la Revisiones:

Se ha tenido en cuenta el uso de EPP Elementos de Protección personal para las áreas que asi lo requieren.

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Se viene desarrollando el programa de Fumigación de acuerdo a programación establecida

En coordinación con ARL Colpatria Se realizó la visita de inspección para determinar el estado de la señalización, demarcación, zonas de almacenamiento, vías de circulación, salidas de emergencia, resguardos y zonas peligrosas de las máquinas e instalaciones de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Así mismo se verifico el estado actual de los extintores y sus necesidades de acuerdo a cada una de las áreas de la Entidad.

Se realizó la elaboración de los protocolos de mantenimiento p reventivo y correctivo de herramientas, equipos y maquinaria y el plan de sustitución de los mismos.

Se dio inicio a la implementación del programa Sol de ARL Colpatria enfocado a los programas de orden y aseo de la Entidad.

3.4. SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO.

Estas actividades se han encaminado a la promoción y control de la Salud de los funcionarios, protegiéndolos de los riesgos ocupacionales, acorde con su sitio de trabajo

3.4.1. Exámenes médicos y paraclínicos realizados:

Examen Médico de Ingreso: 405 Examen Médico Periódicos: Pendiente para el segundo semestre Examen Medico Reincorporación post incapacidad y/o por reintegro Examen Médico Retiro:10 Examen Médico Ocupacional:60 Paraclínicos: 12 Evaluación Médica de los funcionarios de la Brigada de Emergencias: 38 Evaluación Medica de los Funcionarios del Equipo de Fútbol de la Entidad:20

3.4.2. Actividades de Vigilancia Epidemiológica:

Matriz de Diagnostico de Condiciones de Salud: De acuerdo a la información generada por las actividades de promoción y prevención: exámenes, paraclinicos y evaluaciones medicas se ha venido diligenciando la matriz correspondiente.

Realización de Historia Clínica Ocupacional con el apoyo del MD Laboral de ARL COLPATRIA se realizo la evaluación Médica a los integrantes de la Brigada de Emergencias y el equipo de fútbol.

Se elaboro y se esta implementando el programa de Estilos de Vida Saludable realizando seguimiento Medico a los casos calificados como de riesgo cardiovascular, de origen psicosocial y/o otras enfermedades.

Se continúa brindando apoyo permanente cuando se presentan casos que requieren primer Auxilio de Salud.

Seguimiento al ausentismo por Incapacidad general: Casos especiales con 180 días.

Diligenciamiento del programa de Manipuladores de Alimentos con la realización de los paraclinicos y la capacitación al personal de Servicios Generales.

La Campaña Papiloma Humano en coordinación con COMPENSAR, se realizó el 20 de febrero de 2013.

La campaña de donación de Sangre en coordinación con la secretaria de Salud, se realizó el 21 de marzo de 2013.

La aplicación del examen cardiovascular se realizó del 18 al 22 de febrero de 2013.

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La aplicación del examen de ultrasonido calcáneo se realizó del 18 al 22 marzo de 2013.

La prueba de Esfuerzo se está realizando del 15 de abril al 03 de mayo de 2013.

4. Atención a las auditorias e implementación de los Planes de Mejoramiento y las Acciones Correctivas y Preventivas:

4.1. Auditoria Interna: CONTROL INTERNO

HALLAZGO DESCRIPCIÓN ACCIÓN CORRECTIVA 12.5 Incumplimiento de la norma NTCGP 1000:2009 4.1

Controles sobre los riesgos, MECI 1000: 2005 1.3 Administración de los riesgos, OSHAS 18001:2007 4.3.1 Identificación del peligro, evaluación de riesgo y determinación de controles, ya que se evidencia que el estado del tapete que se encuentra instalado en el 2º. Piso del CAD está determinado como un riesgo biológico contemplado en el panorama de riesgo, sin que a la fecha se hayan tomado controles para minimizarlo. Así mismo otros riesgos como: Alta carga de combustible, mala iluminación, los diversos módulos de los puestos de trabajo son de material inflamable, la falta de ventilación, la ausencia del botón de pánico para abrir las puertas de acceso en caso de emergencia, las puertas de los dos costados deben abrir hacia fuera para dar cumplimiento a los criterios de seguridad., actualmente abren hacia dentro, la ubicación de las impresoras no es la adecuada por encontrarse en los pasillos, obstaculizando las salidas de evacuación.

1. Se solicitó el cambio de tapete a fondo cuenta.2. Se remitieron las observaciones del hallazgo a la Dirección Financiera para el trámite respectivo. 3. Existe dentro del Plan Cuatrienal, la propuesta para realizar los estudios técnicos y de viabilidad presupuestal para la adquisición de una sede administrativa y auditorio acorde a las necesidades de la Entidad. 4. Se habilitaron las dos (2) salidas del costado oriental y occidental, tanto en la sede administrativa como en la sede del Concejo de Bogotá; solicitud por parte del Plan de Emergencia a Secretaria de Hacienda para permitir que las puertas abrieran hacia afuera en caso de emergencia, botón de pánico, cambio de modulares.

12.6 Incumplimiento del numeral 4.3.3 Objetivos y programas correspondiente al Programa de Seguridad y Salud Ocupacional contenida en el subprograma de Higiene y Seguridad Industrial numeral 7.10 Demarcación y Señalización. Se evidencia que no cuentan con planos de evacuación, ni contratación para el diseño, que permita la implementación en caso en que se presente una emergencia, esto hace referencia que la sede de la calle 36 N. 28ª -41 cuenta con una puerta de salida e ingreso evidenciándose una sola salida de evacuación que definitivamente es un riesgo alto para los funcionarios en caso de presentarse una emergencia, de igual forma en la sede del Concejo, se encuentra instalada una alarma que no tiene un sonido unificado, de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas.

1. Se realizó la actualización de la Demarcación y Señalización del Concejo de Bogotá.2. Se solicitó la actualización de los de los planos de evacuación. 3. Solicitar se habiliten las 2 salidas de evacuación en el Concejo de Bogotá.

12.7 Incumplimiento del numeral 4.4 implementación y operación, 4.4.1 Recursos, roles, responsabilidad, funciones y autoridad, se evidencia que la Alta dirección no ha asignado a ningún miembro de la dirección con responsabilidades específicas que contribuyan al mejoramiento continuo del sistema de seguridad y salud ocupacional.

1. Mediante el Acuerdo 492 de 2012, se organizó el área de Seguridad y Salud en el Trabajo; con un Profesional Especializado 222-05, Profesional Universitario 219-03 y un Auxiliar Administrativo 407-07. Se estableció el Manual de Funciones y competencias laborales mediante la resolución No 1030 y 1294 de 2012.

12.8 Incumplimiento de la norma NTCGP 1000:2009 Numeral 6.3 Infraestructura, donde establece que la entidad debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. Se evidencia que no se cuenta con un lugar adecuado para el almacenamiento de químicos y residuos peligrosos (anales y publicaciones y servicios generales). Así mismo se evidenció el hacinamiento, generado por un espacio inadecuado y falta de puestos de trabajo, aumentando la exposición a los riesgos

2. Se realizó el cambio de piso en el Concejo de Bogotá.3. Se pintaron las paredes y reubicación de estanterías para el almacenamiento de las sustancias químicas en el Concejo de Bogotá4. Se distribuyó de mejor manera los equipos mejorando los espacios5. En la Sede Administrativa del Concejo con la nueva estructura de

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ergonómicos y psicosociales en la sede del Concejo de Bogotá, D.C. como para el área de seguridad y salud ocupacional, ya el espacio asignado se encuentra compartido con Transportes, lo que no permite mantener un ambiente propicio para el desarrollo de sus actividades, dando incumplimiento también al numeral 6.4 Ambiente de Trabajo.

planta se lograron distribuir los puestos de trabajo adecuadamente, evitando hacinamiento.

3.2. AUDITORIA EXTERNA.

Los días 14 y 15 de marzo de 2013, se realizó la visita de AUDITORIA EXTERNA por parte de la empresa CONTECNA, para la certificación en OHSAS 18001, a cargo de la Auditora Lider S. Rojas encontrando los siguientes hallazgos:

AUDICOTRIA - COTECNADESCRIPCION ACCIÓN CORRECTIVA

4.4.6 Se evidencia que los corredores o áreas de circulación no cuentan con las medidas para caídas como lo indica la matriz de panorama de riesgos.

1. Realizar la solicitud al Fondo Cuenta para la instalación de las cintas autoadhesivas y antideslizantes, para ser ubicadas en las entradas y corredores de la Corporación.2. Impartir las instrucciones a las funcionarias de servicios generales de la Responsabilidad de ubicar la señalización de advertencia de riesgo por piso mojado.3. Impartir la orden a los brigadistas de la obligatoriedad de utilizar el chaleco y se incluyó dentro del reglamento interno de la Brigada.

4,4,6 Se evidencia áreas de trabajo mixtas (puestos de trabajo con descansa - pies y sin ellas, monitores a las alturas adecuadas pero otros con alturas no coherentes).

1. Realizar el diagnóstico ergonómico de los puestos de trabajo para identificar aquellos que carecen de apoya pies y porta monitores para realizar la solicitud de compra al Fondo Cuenta de adquisición de elementos y así dar cumplimiento con los requisitos de ergonomía de cada puesto de trabajo.2. Realizar la ficha técnica de solicitud al Fondo cuenta para la adquisición de Portamonitores y reposapiés requeridos.

4.3.1 Extintor mal identificado según el uso identifica un solkaflan por un multipropósito Extintor ubicado en un área no visible (detrás de la puerta) En la biblioteca se encontró extintor con poco de acceso por mesas de trabajo y sillas.

1. Realizar una inspección a todos los sitios donde se encuentran los extintores y verificar la señalización, ubicación y acceso. 2. Solicitar información al área de mantenimiento de ubicación y estado de los extintores.3. Solicitar al Fondo Cuenta la compra de la señalización y los soportes para los extintores pendientes.4. Realizar nuevamente la inspección con la lista de chequeo.

4,6 Se evidencia revisión por la dirección año 2012 de ambos sistemas de ambiental y salud ocupacional, sin embargo estos no tienen todas las entradas ni las salidas requeridas por los estándares.

Se realiza la revisión del informe de revisión por la Alta Dirección, incluyendo las entradas y salidas coherentes con el compromiso de la organización para la mejora continua e incluyen las decisiones y acciones relacionadas con los posibles cambios en el desempeño en el SG-SST, la política y objetivos, recursos, y otros elementos del Sistema de Gestión de SST.

5. PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y SUS RESULTADOS:

Se actualizaron los actos administrativos y fueron publicados en las carteleras de la Entidad, en la Intranet la red interna.

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Se ubicaron los buzones de sugerencias para identificar los actos y condiciones inseguras.

Se están realizando las lecciones aprendidas para mejorar y prevenir la ocurrencia de los accidentes de trabajo.

5. COMUNICACIÓN PARTES INTERESADAS: Informes mensuales al “COPASO”. Se realiza semanalmente el Comité de trabajo y se hace seguimiento a las

actividades y cumplimiento de requisitos. Se actualizó el normograma y se remitió información a Planeación. Se actualizó la matriz de peligros y se remitió información a Planeación. Se está recibiendo el acompañamiento de la A.R.L. Colpatria como entidad

asesora y consultora, según lo establecido por el Decreto - Ley 1295 de 1994 y la Ley 1562 de 2012.

Realización Mesa Laboral. Publicación carteleras. Capacitación funcionarios. (inducción y programas de promoción y prevención) Coordinación actividades con el Comité de Emergencias “COE”.

6. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PARA LA PRESIDENCIA PREVIAS.

El Plan Institucional de Emergencia y Contingencias aprobado por el “COE” El cambio de las instalaciones del Concejo de Bogotá. D.C. Adecuación de las instalaciones para el ingreso del personal discapacitado. Replanteamiento para la realización de las ferias de FECONBOG. Revisar la respuesta del Fondo Cuenta ante las solicitudes del área de

Seguridad y Salud en el Trabajo. Conocimiento de los Concejales sobre el trámite de las incapacidades y el

reporte de los accidentes laborales.

7. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Disposiciones de la nueva Mesa Directiva en cuanto a la nueva sede para el Concejo de Bogotá, D.C.

Cambio de los funcionarios del Nivel Directivo. Actualización periódica de los Manuales y Resoluciones. Atender las recomendaciones formuladas y expuestas por el COPASO, la

Brigada de Emergencias y el equipo de Seguridad y salud en el Trabajo. Mejorar los canales de comunicación con el Fondo Cuenta, que permita la

adquisición de los implementos y una adecuada toma de decisiones. Reuniones periódicos con el nivel Directivo y el Nominador de la Entidad.

Presentación de informes y seguimientos a la alta dirección.

8. OPORTUNIDADES DE MEJORA: RESPONSABILIDADES ASIGNADAS Y FECHAS PROPUESTAS:

Oportunidad de Mejora Responsable Fecha

Adecuación puestos de trabajo en la nueva sede

Mesa Directiva, Dirección Administrativa y Seguridad Agosto de 2013

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administrativa. y Salud en el Trabajo

Fortalecimiento del Plan de Emergencias y Contingencias.

Seguridad y Salud en el Trabajo y COE Junio de 2013

Plan de intervención y manejo del stress ocupacional y riesgo Psicosocial, como resultado de la Batería de Clima Organizacional.

Mesa Directiva, Dirección Administrativa y Seguridad y Salud en el Trabajo

Julio de 2013

Potencializar el perfil y las competencias laborales de los funcionarios adscritos al proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad y el cumplimiento de los requisitos establecidos en la resolución 4502 del 2012, para adquirir la licencia en Salud Ocupacional.

Mesa DirectivaPlaneación y Dirección

Administrativa y Dirección Financiera

Junio de 2013

9. RECURSOS.

El Concejo de Bogotá, para dar cumplimiento al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST y de acuerdo con lo establecido en la ley 9 Art. 127 de 1979, en la resolución 1016 Art. 10 de 1989 del Ministerio de la Protección Social y la Ley 1562 de 2012, regula la organización, funcionamiento y la forma de provisión de los recursos para el desarrollo de los programas de Seguridad y Salud en el Trabajo y dentro del presupuesto asignado para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se tienen las siguientes líneas de contratación:

ITEM PROGRAMA 1 Exámenes Médicos Ocupacionales. (Ingreso, Periódicos y de Retiro)

2 Exámenes Paraclínicos.

3 Programas de Promoción y Prevención. 4 Elementos de Protección Personal: Servicios Generales, Mantenimiento y otros. 5 Dotación Brigada de Emergencias. 6 Dotación Botiquines.7 Recarga de extintores y señalización. 8 Elementos de ergonomía y adecuación de puestos de trabajo

HISTORIAS LABORALES

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En cumplimiento del quehacer propio del Proceso de Historias Laborales, me permito presentar el Informe de gestión correspondiente al primer semestre del año 2013.

PROPÓSITO PRINCIPAL: Realizar las actividades tendientes a la administración de las Historias laborales, en cumplimiento de las normas y directrices establecidas en esta materia por la Corporación y la Ley.

ACTIVIDADES REALIZADAS:

ACTIVIDAD

13.160 Documentos foliados y archivados en sus respectivas historias laborales

20.746 Folios digitalizados

684 Certificaciones elaboradas

340 Certificaciones confirmadas telefónicamente (aproximadamente)

649 Historias laborales suministradas a los diferentes procesos de la Corporación

72 Historias laborales nuevas organizadas e ingresadas al sistema de archivo

34 Solicitudes respondidas a diferentes organismos de control, juzgados y Proceso de Control Disciplinario

22 Verificación de documentos de historias laborales

MANTENIMIENTO

En el presente semestre se adelantaron diferentes actividades tendientes al mejoramiento de la planta física, redes eléctricas, sanitarias y de comunicación de la entidad, para tal fin se efectuaron diferentes actividades como: impermeabilización en

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la cubierta sobre la sede social y pintura de muros, en la ejecución del mejoramiento de la plata física, se realizó el cambio de los pisos en alfombra por piso en porcelanato en diferentes espacios, también se cambiaron los techos laminas en fibra, por techo en mineral que favorece el ambiente en las oficinas, adicionalmente se instalaron nuevas superficies de trabajo con un diseño acorde a los requerimientos de distribución de espacios en las diferentes oficinas.

RESTAURACION COLECCIÓN PICTORICA

En cumplimiento al plan de acción cuatrienal se está adelantando la restauración de 50 obras de la colección pictórica, perteneciente al Concejo de Bogotá, actividad que se está llevando a cabo con la firma de restauración FUNCORES la cual ha desarrollado una excelente tarea en pro de mejorar y dar a conocer la colección de obras de arte la cual representa un valioso significado histórico para la entidad y la ciudad en general.

REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL DEL CLAUSTRO

Como actividades programadas en el plan cuatrienal de acción se tiene previsto realizar el reforzamiento estructural del claustro, para tal fin se han adelantado diferentes visitas de inspección con el contratista que efectuó los estudio y los Arquitectos del Instituto de Patrimonio Cultural, en aras de actualizar la información de los planos arquitectónicos del claustro para poder definir la ficha técnica para elaborar los pliegos para la contratación del reforzamiento estructural.

SECTOR ELÉCTRICO

Actividades Planeadas:

1. Revisión de Luminarias cada quince días en ambas sedes.2. Atender los requerimientos relacionados con el tema eléctrico.3. Cambio de Bombillos, Lámparas, Balastos, Interruptores y Tomas Eléctricas.4. Seguimiento y Control de funcionamiento de las UPS.5. Seguimiento y Control de funcionamiento de redes eléctricas internas.6. Control y seguimiento al mantenimiento de la planta eléctrica de emergencia.7. Control al mantenimiento de bombas de agua potable, de la red hidráulica y de

emergencia. 8. Actualización de las redes eléctricas de corriente normal y regulada en el

edificio de la sede principal.9. En atención a las normas de ahorro y uso eficiente de energía, se instalaron

sensores de movimiento en los baños, se cambiaron las lámparas por sistema ahorrador tipo T8 ahorrador.

10. Se programó la instalación de lámparas y bombillas ahorradoras de energía según la norma vigente en ambas sedes de la entidad.

Actividades Ejecutadas:

1. Se realizaron veinticinco (29) inspecciones para efectuar cambio de balastos y tubos fluorescentes a las luminarias de oficinas y baños.

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2. Seguimiento y Control al contrato de Mantenimiento Preventivo de la UPS, se cambió el banco de baterías de la UPS número dos.

3. Se han atendido el cambio de 182 luminarias se instalaron 36 balastos electrónicos ahorradores tipo T8, en la sede Administrativa del Concejo y en la sede de SHD.

4. Se cambiaron tomas, bombillería, e interruptores en todas las instalaciones de la entidad.

5. Se han efectuado tres (3) simulacros de cortes de energía, para observar el funcionamiento de las UPS y Planta Eléctrica de emergencia.

6. Con la compañía contratista se coordinó el mantenimiento de los equipos y el cambio de baterías de un equipo UPS con capacidad para 60 KVA marca APS.

7. Se realizó mantenimiento continuo de motobombas de suministro de ejecución, lavado de tanques de agua potable y residual.

8. Se efectuó mantenimiento continuo de las redes eléctricas en general de la entidad.

9. Se reemplazaron 8 sensores de movimiento en todos los baños de la entidad al igual que lámparas ahorradoras con el fin de propender por el uso eficiente de energía en la Corporación.

10. Se realizó cambio de 25 lámparas fluorescentes con sus respectivos tubos dando cumplimiento a la norma de ahorro de energía y mejorando la iluminación.

SECTOR HIDRÁULCO

Actividades Planeadas: 1. Seguimiento y control de funcionamiento de la

red de agua potable, aguas negras y lluvias al interior de corporación. Atención oportuna a los requerimientos de des taponamiento de lavamanos, sanitarios y escapes de agua.

2. Control continuo en la ejecución del mantenimiento al equipo de bombas de suministro, y eyección, lavado de tanques de agua potable y de aguas negras.

3. Se efectuó el cambio de sanitarios convencionales por sistemas ahorradores de agua.

4. Lavado de los tanques de agua potable y de aguas negras.

Actividades Ejecutadas: 1. Se realizaron cuatro Lavados y desinfección de

los tanques de agua potable y pozos de aguas negras, se reemplazaron los presostatos del sistema de eyección de agua potable.

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2. Se realizaron varios des taponamientos de sanitarios y lavamanos ( caso baño sótano y des taponamiento de las rejillas de aguas lluvias con sonda eléctrica )

3. Se realizó el cambio de diez (10) sanitarios del sistema convencional por sistema ahorrador de agua en la sede social y sexto piso.

4. Se realizó inspección al sistema hidráulico de emergencia. Se aumentó la presión, Se realizaron cambios de acoples a las mangueras y cambio de boquillas se realizaron pruebas en los puntos extremos.

5. Se realiza mantenimiento al tanque hidroflo perteneciente al sistema de agua potable para calibrar la presión del sistema hidráulico de todas las instalaciones.

6. se efectuaron diferentes ajustes y calibración en

las llaves ahorradoras de agua.

SECTOR TELÉFONICO

Actividades Planeadas: 1. Traslado e Instalación de extensiones

telefónicas en el segundo piso en la sede de SHD.2. Soporte Técnico en manejo y

funcionamiento de terminales telefónicos.3. Solicitud y seguimiento al proceso de

contratación de la plataforma telefónica y de voz IP.

4. Traslado de los equipos de operadores humanas a la sede principal del Concejo.

Actividades Ejecutadas:

Se instalaron nuevas extensiones en oficinas administrativas en la sede de SHD. y reubicación en la sede principal.

Se realizó la re inducción en el manejo de terminales telefónicas en diferentes dependencias de la corporación.

Se trasladaron las dos terminales de operadora humana a la sede principal de la Corporación.

ASCENSORES:

Actividades Planeadas: Seguimiento al Contrato de Mantenimiento Preventivo con la Firma Mitsubishi. Labores de asistencia en las fallas eléctricas y emergencias. Cambio de luminarias en cabinas.

Actividades Ejecutadas: 1. Se realizó visita de mantenimiento preventivo mensual. 2. Se presentó un llamado de emergencia para apertura de puerta de una cabina.3. Seis (6) cambios de luminarias en cabinas

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4. Se instaló en la recepción en la entrada principal el citófono que atiende las cabinas de los ascensores en caso de emergencia.

MANTENIMIENTO DE MUEBLES DE OFICINA:

Actividades Planeadas: 1. Recepcionar y atender reportes de daños en las sillas y muebles de las oficinas.2. Tramitar oportunamente ante Fondo Cuenta la contratación de los servicios de

reparación y adquisición de nuevos muebles y superficies de trabajo.3. Proyectar la refracción las poltronas, sillas ejecutivas, recibidoras y arreglo de

muebles de oficina.

Actividades Ejecutadas:

1. Se efectuó el mantenimiento de muebles y equipos de oficina, se realizó mantenimiento y adecuación de superficies de trabajo, archivadores y papeleras en madera y demás muebles en las oficinas de los Honorables Concejales de la corporación y sede de SHD.

2. Se han efectuado adecuaciones y redistribución de espacios y ubicación de superficies en las oficinas 505, 402, 505, 403, puestos de trabajo, adecuación de divisiones.

3. Se realizó la refracción y mantenimiento de las poltronas de los juegos de sala ubicados en la sede social de la corporación, se adelantó el mantenimiento a sillas ejecutivas del salón Comuneros y también a todas las sillas de oficinas.

CERRAJERÍA:

Actividades Planeadas: Gestionar oportunamente el cambio de cerraduras y guardas de oficinas en las instalaciones administrativas y las solicitadas por los Honorables Concejales.

Actividades Ejecutadas:

1. Se realizó el cambio oportuno de guardas y chapas de oficinas, baños y recintos.

2. Se adecuo un área con cambio de cerraduras para el almacenamiento de equipos de sonido móvil.

3. Respuesta al cambio de guardas y la elaboración de llaves a oficinas para su entrega a las oficinas nuevas de concejales; cambio de guardas al acceso a la plazoleta y parqueadero polideportivo y accesos al área administrativa.

4. se procedió al cambio de 140 cerraduras de escritorio en las oficinas de concejales y administrativas.

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ARREGLOS LOCATIVOS:

Actividades Planeadas:

1. Acondicionamiento de oficinas y áreas de trabajo en las oficinas de Concejales.

2. Pintura de Oficinas, áreas comunes, salones comuneros y punto fijo.

3. Gestión para la adquisición oportuna de elementos y materiales de ferretería.

4. Coordinar y controlar las actividades de mantenimiento desarrolladas por los contratistas.

5. Realizar obras de pintura de oficinas del claustro dos veces al año en áreas comunes y salones.

6. Adoptar las adecuaciones físicas para brindar una seguridad industrial y de acuerdo a las recomendaciones del proceso de salud ocupacional y de Copazo.

7. Control y seguimiento del contrato de jardinería, que incluye poda y realce arbóreo, arreglo de jardín.

Actividades Ejecutadas:

1. Se readecuaron cuatro oficinas de concejales.

2. Se realizaron obras de pintura y lavado de alfombras en las oficinas de Concejales, Salones de Sesiones y áreas administrativas.

3. Se remodeló la Casona y caseta de vigilancia ubicada en el Parqueadero Antiguo.

4. Se realizó el control y seguimiento a obras realizadas por los contratistas.

5. Se realizó impermeabilización de la cubierta en teja española sobre la sede social en el edificio del claustro.

6. Se ejecutó el mantenimiento y arreglo de los gabinetes contra incendio e impermeabilización de los techos de áreas el edificio antiguo.

7. Se efectuó mantenimiento preventivo a la membrana instalada en el la cubierta del sexto piso para la impermeabilización del edificio.

8. Se realizaron correcciones de escapes de agua en sanitarios, cambios de válvulas en los fluxómetros en baños.

9. Se finalizaron las obras de remodelación de unas zonas del claustro con el acompañamiento y seguimiento del área de mantenimiento.

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10. Se realizó el mantenimiento en los baños a llaves de puhs con el fin de bajar el consumo de agua.

PROCESO DE REDISEÑO DE OFICINA ABIERTA

Actividades Planeadas:

1. Adoptar las decisiones de reubicación y adecuación de puestos de trabajo para afrontar la deficiencia espacial de la Corporación y mejorar el clima organizacional.

2. Apoyar a la Alta Dirección en la exploración de propuestas de Ampliación de la Infraestructura física de la Corporación.

Actividades Ejecutadas:

Se realizaron dos inspecciones sobre cada una de las dependencias de la Corporación, a fin de levantar un marco de acciones de rediseño espacial en las áreas más críticas.

1. Readecuación y traslado de las oficinas de pertenecientes a Dirección Administrativa como trabajo social, Fondo Disciplinarios, correspondencia, nomina, etc. Incluye, adecuación de oficina abierta y superficies de trabajo.

2. Construcción de cubículo independiente para la oficina de fondo-cuenta, que brinda condiciones mínimas de seguridad para el manejo de la documentación allí tramitada.

3. Rediseño del espacio para la ubicación de las de hojas de vida, en segundo piso de SHD.

4. Adecuación de superficies de trabajo según estudio realizado por la dependencia de salud ocupacional junto con ARP. Colpatria en el área de relatoría.

5. Se reubicaron diferentes oficinas en el claustro y primer piso del edificio.

La Corporación es objeto de aseo y limpieza constante en todas sus dependencias por parte de las funcionarias que desarrollan estas actividades.

JARDINERÍA:

Se llevó a cabo la ejecución del convenio con el Jardín Botánico el cual incluye; poda de arbustos en la zona de la plazoleta interna y jardines junto al polideportivo, palmeras frente a la plazoleta externa. Se efectuó la adecuación de las jardineras internas, con plantación de especies florales, generando un nuevo ambiente al interior de la Corporación, trimestralmente se realizaron las actividades de jardinería, que consiste en poda de césped, arreglo a los diferentes arbustos y jardines, poda de las

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zonas verdes del Concejo. Adicionalmente se realizó el mantenimiento a 8 trampas porta sebos para adelantar un control exhaustivo a roedores dentro de las zonas verdes anexas a las instalaciones de la corporación.

LOGROS ALCANZADOS POR EL ÁREA DE TALENTO HUMANO Y CARRERA ADMINISTRATIVA PRIMER SEMESTRE DE 2013

ASPECTOS GENERALES.

En el primer semestre de la vigencia 2013, en el Área de Carrera Administrativa, el proceso de evaluación del desempeño de los funcionarios se orientó en la medición y alcance de los resultados de las metas y objetivos establecidos en el Plan de Acción Institucional y expresados en los planes Estratégico, de Acción Cuatrienal (PAC) para la vigencia ordinaria de evaluación y todas las variables que hacen parte del sistema, específicamente, las funciones y competencias vinculadas al cumplimiento de los compromisos laborales adquiridos y sus criterios de desempeño, el peso relativo en puntos, que se asigne a cada compromiso dentro del valor total de la evaluación ordinaria o anual, las evidencias requeridas, la escala de valoración adoptada para el sistema y los rangos establecidos dentro de ésta para la calificación del servicio.

El proceso de evaluación del desempeño laboral de los funcionarios de carrera de la Corporación, se realiza con base en lo establecido en el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño aprobado mediante la Resolución No. 3294 del 28 de octubre de 2010 y en consideración a las directrices de gestión determinadas por la Mesa Directiva y los compromisos laborales nacidos de los acuerdos y procesos de concertación entre el jefe y el evaluado, bajo criterios cuantitativos y cualitativos, en consideración al carácter orientador de los planes de mejoramiento individual y de grupo realizados por la Oficina de Control Interno, para determinar los niveles de excelencia o calificación sobresaliente. Aclarando que dichos planes de mejoramiento individual, se referencian según el criterio de cada jefe de área, bien se trate de los resultados grupales o individuales.

Adicional a lo anterior, es destacable en el segundo semestre de 2012, los cambios estructurales generados de conformidad con el Acuerdo No. 492 de 2012, por el cual se modifica la estructura organizacional del Concejo de Bogotá, D.C., se crean dependencias, se les asignan funciones y se modifica la planta de personal y la escala salarial. En consecuencia, el Concejo de Bogotá D.C., enfocado en la eficiencia, eficacia y efectividad, actualizó el manual de funciones mediante Resolución 1294 del 5 de diciembre de 2012 y adelanta los ajustes necesarios para la creación de las Oficinas de Control Interno, Asesora de Planeación, Asesora de Comunicaciones, Dirección Jurídica, Dirección Administrativa y Dirección Financiera, que constituyen la base esencial para determinar las modificaciones pertinentes, habida cuenta que en materia de planeación han de estructurarse técnicamente y reorientarse los objetivos y metas institucionales para las vigencias restantes en el presente cuatrenio, lo que de suyo constituye modificaciones sustanciales para establecer los compromisos

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laborales, los acuerdos de gestión y los probables cambios en los criterios de evaluación del desempeño.

En consideración a lo descrito, en el primer semestre del año 2013, la gestión del Área de Carrera Administrativa se resume en los siguientes términos:

Evaluación del Desempeño:

De conformidad con lo establecido en la Ley 909 de 2004 y demás normas concordantes, durante el primer semestre se adelantó la primera fase de Evaluación del Desempeño para el periodo 2013-2014, estableciéndose la implementación de los acuerdos de gestión con el personal directivo y de los compromisos laborales con los 66 funcionarios de carrera administrativa, cuya evaluación total del desempeño, se realizó en las fechas establecidas, es decir, dentro de los 15 primeros días del mes de febrero de 2013.

Prórroga de Encargos y Provisionales en Cargos de vacancia Definitiva:

A los funcionarios ILBA YOHANNA CÁRDENAS PEÑA y WILLIAM DARÍO ÁVILA DÍAZ, la Mesa Directiva, mediante resoluciones 238 del 8 de abril de 2013 y 239 del 8 de abril de 2013 respectivamente, les terminó sus encargos por motivos expuestos en cada una de ellas.

Dando cumplimiento a la circular 005 de 2012, numeral 3.1. de la Comisión Nacional del Servicio Civil, se solicitó la autorización de prórroga para los encargos de 29 funcionarios de carrera administrativa, cumpliendo con cada uno de los requisitos allí exigidos.

Así mismo, se solicitó a la CNSC la autorización para los nombramientos en provisionalidad de 46 funcionarios, con el lleno de los requisitos exigidos por la citada circular.

Nuevamente se realizó el estudio de verificación de cada una de las hojas de vida de los funcionarios de planta con carácter de encargo y provisionalidad, a fin de verificar el cumplimiento de los perfiles en cuanto a educación y experiencia profesional, de conformidad con el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales.

En lo atinente a los casos particulares, se evidenció que funcionarios tanto de planta como provisionales, con ocasión de la prórroga de nombramiento de los meses de octubre, noviembre y diciembre del 2012, se les observó los siguientes inconvenientes:

El funcionario Oscar Vargas Ramos fue encargado como Auxiliar Administrativo Código 407 Grado Salarial 11 el 23 de octubre de 2013, por seis meses, hasta el 22 de abril de 2013 siendo su cargo de carrera administrativa en calidad de Técnico Operativo Código 314 – 01, lo que configura desmejoramiento en el nivel ocupacional porque si bien es cierto hubo aumento salarial, el encargo no es procedente como quiera que el nivel técnico es de mayor nivel jerárquico, contrariándose lo establecido en la norma, por lo que no se prorrogó dicho nombramiento.

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La funcionaria Maria del Carmen Orozco Pachón, fue encargada como Auxiliar Administrativo 407-04, el 1º. de noviembre de 2012, por un período de seis meses, hasta el 30 de abril de 2013, sin el lleno de los requisitos establecidos en la Circular 005 de 2012, en razón a que no se publicó el estudio de verificación de cumplimiento de requisitos ordenado en la citada circular, por tal razón no se prorrogó dicho nombramiento, derivado de ello, se da por terminada la provisionalidad a la señora Otilia Cardona Bermúdez.

La funcionaria Deissy Yuranni Vega Acero fue nombrada y posesionada en provisionalidad al cargo Técnico operativo 314-05, el 8 de noviembre de 2012, por seis meses, hasta el 7 de mayo de 2013, sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Funciones por cuanto su formación académica de Licenciada en Electrónica no corresponde a lo establecido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales que para el ejercicio del cargo determina formación académica de Técnico en Electrónica. Así las cosas, a la luz de la Ley 30 de 1992, el nivel de formación es distinto por cuanto el artículo 25 establece que los programas académicos de acuerdo con su campo de acción son ofrecidos por una Institución Técnica Profesional para el titulo en el área correspondiente.

El funcionario Henry David Rivera Grisales fue nombrado y posesionado en provisionalidad en el cargo Profesional Universitario 219-03, el 15 de noviembre de 2012, por seis meses, hasta el 14 de mayo de 2013 sin el lleno de los requisitos establecidos en el Manual de Funciones por cuanto su profesión de Historiador no corresponde a lo allí descrito dado que para el ejercicio del cargo se requiere Titulo Profesional en Bibliotecología, Archivística, Administración Pública, Administración de Empresas, Ciencias de la Información, Lingüística o Filología. Por tal razón no se prorrogó dicho nombramiento.

El funcionario Diego Escandón Ferro fue nombrado y posesionado en

provisionalidad en el cargo Auxiliar Administrativo 407-07, el 15 de noviembre de 2012, por seis meses, hasta el 14 de mayo de 2013 sin autorización de la Comisión Nacional del Servicio Civil, por tal razón no se prorrogó dicho nombramiento.

El funcionario Elías Aponte Bustamante fue encargado como Profesional Especializado 222-04 el 23 de octubre de 2012. El 26 del mismo mes solicitó a la Comisión de Personal de la entidad estudiar su caso con la finalidad de ser encargado como Profesional Especializado 222-05, en consideración de su derecho preferencial. El 6 de noviembre la Comisión dio respuesta sustentando la no viabilidad de la solicitud. El funcionario pretendió acudir a la segunda instancia pero, luego de serle reconocido el encargo como Profesional Especializado 222-05, retiró su reclamación. En consecuencia, el funcionario se posesionó extemporáneamente en éste último cargo el 3 de diciembre de 2012, fuera de los 45 días autorizados por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Ante la solicitud de prórroga realizada por la entidad mediante radicado 2013EE2803 del 15 de marzo de 2013, la Comisión Nacional del Servicio Civil, en respuesta de radicado número 11006 del 22 de marzo de 2013 requirió la fecha de nombramiento del funcionario, por lo que la entidad envió documento con la información pertinente para efectos de tomar los correctivos del caso.

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El funcionario Oscar Cárdenas Cárdenas fue encargado como Técnico 314-05 el 16 de noviembre de 2012, por seis meses, hasta el 15 de mayo de 2013 sin el lleno de los requisitos establecidos en el Manual de Funciones, como quiera que el Titulo de Técnico Laboral en Litografía fue expedido por una Entidad de Educación No Formal y de conformidad con la Ley 30 de 1992 se da especificidad a los distintos niveles de formación académica. El artículo 25 establece que los programas académicos de acuerdo con su campo de acción  son ofrecidos por una Institución Técnica Profesional para el titulo en el área correspondiente. Por tal razón no se prorrogó dicho nombramiento.

De lo anterior se deriva la terminación de la provisionalidad al señor Gustavo Valderrama Cordón, quien actualmente ocupa el cargo de Auxiliar de Servicios Generales Código 470 Grado Salarial 03 de la funcionaria Maria Ilda Vargas Ávila, encargada como Auxiliar Administrativo Código 407 Grado Salarial 04 ( E ).

De otra parte, la Comisión Nacional del Servicio Civil, mediante oficio No. 0-2012 EE -11456 del 2 de abril de 2013 no autorizó 7 cargos en los que fueron nombrados funcionarios provisionales fuera del término de los cuarenta y cinco (45) días, establecidos por la Comisión.  Una vez revisados dichos casos, se determinó que 3 de ellos son de vacancia temporal, por lo que, de conformidad con el Decreto 4968 del 27 de diciembre de 2007, “Por el cual se modifica el Artículo 8º. del Decreto 1227 de 2005”, no se requerirá autorización de la Comisión Nacional del Servicio Civil para proveer vacancias temporales de empleos de carrera.

Los cargos que no cuentan con la debida autorización son los siguientes:

2 profesionales Universitarios 219-032 Profesionales Universitarios 219-021 Conductor 470 - 03

Se realizó el estudio de verificación para el otorgamiento de encargo y provisionalidad de los siguientes cargos, así como la Autorización para proveerlos:

CARGO ÁREA DE UBICACIÓNProfesional Especializado 222 -05 NóminaProfesional Especializado 222 - 05 JurídicaProfesional Especializado 222 -04 Secretaria GeneralProfesional Especializado 222 - 04 Control InternoProfesional Universitario 219-03 Comisiones PermanentesProfesional Universitario 219-02 Dirección AdministrativaProfesional Universitario 219-02 ContabilidadTécnico 314-05 CesantíasTécnico 314- 05 Anales y PublicacionesTécnico 314 - 05 Sistemas y recursos físicosAuxiliar Administrativo 407 - 11 TransversalAuxiliar Administrativo 407-07 TransversalAuxiliar Administrativo 407 -04 Transversal

Se elevaron dos conceptos al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital sobre derecho preferencial de encargo.

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Dos solicitudes a la Comisión Nacional del Servicio Civil para realización del trámite de la convocatoria a concurso de los cargos que se encuentran en vacancia definitiva.

Elaboración del cuadro que consolida la información de los funcionarios provisionales y de carrera administrativa que recopila las variables necesarias para el control, análisis y evaluación de datos. Comprende los nombres y apellidos, fecha de posesión, fecha de terminación, tipo de vinculación, nivel de estudio, experiencia laboral, asignación y ubicación.

Estilos de Dirección:

Como uno de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, los estilos de dirección en la Corporación, se determinan en consideración a las metas del Plan de Acción institucional y en concordancia con las funciones establecidas en el Manual respectivo, por lo que la suscripción de los Acuerdos de Gestión con los funcionarios del Nivel Directivo y la Asesora de Control Interno, se suscribieron con base en los compromisos, metas y contribuciones individuales suscritas, a las que se realiza seguimiento semestral.

Así mismo, con la creación de las direcciones Administrativa, Financiera, y Técnica, y las jefaturas de Control Interno, Planeación y Comunicaciones, como nuevos cargos directivos, se suscribieron los acuerdos de gestión desde la fecha de posesión de cada uno de los respectivos funcionarios hasta el 31 de enero de 2014.

A la fecha, se puso en consideración de la Dirección Administrativa, una propuesta de los estilos de dirección, cuyo objetivo general se propone liderar procesos a mediano y largo plazo, enfocados en un estilo de dirección basado en la gerencia estratégica y en la administración efectiva del talento humano para lograr un alto desempeño organizacional que conduzca al cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

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PROCESO DE SISTEMAS

Principales logros del equipo de trabajo de este Proceso:

1. Planeación y Desarrollo Organizacional.

1.1. Se efectuaron las tareas pertinentes al apoyo y puesta en marcha de las actividades programadas en el plan de acción.

1.2. Se realizaron los estudios técnicos pertinentes para la aplicación de TIC (Tecnologías de la información y la comunicación)

1.3. Se realizó estudio de mercado y análisis para la actualización de software envío ficha técnica para adelantar la contratación respectiva.

1.4. Se realizó estudio y análisis para la actualización de hardware envío ficha técnica para adelantar la contratación respectiva.

2. Atención al Cliente interno y externo

2.1. Solicitudes de Soportes Técnicos : A la fecha se han realizado 1426 los cuales fueron generados a las Oficinas de: Concejales, Comisiones y Oficinas Administrativas de la Corporación, con su respectivo soporte (las evidencias se encuentran en el formato de soportes).

RELACION DE SOPORTES DEL 2 DE ENERO AL 19 DE JUNIO DE 2013

MESES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO TOTALES

TOTALES 299 246 181 347 247 106 1426

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2.2. Atención y solución: A la fecha de 1426 solicitudes de Soportes Técnicos los cuales fueron generados a las Oficinas de: Concejales, Comisiones y Oficinas Administrativas de la Corporación, con su respectivo soporte (las evidencias se encuentran en la relación de soportes).

El Cálculo del indicador Tiempo promedio en Asistencia Técnica, meta menor o igual a un día:

CALCULO INDICADOR  DEFINICION DE VARIABLESTPAT= sumatoria (HE

R-Hrad)/Total de Asistencias TPAT= sumatoria (1426-24)/ 1426

TPAT = TIEMPO PROMEDIO EN ASISTENCIA TECNICA

  HE R = FECHA DE RESPUESTATPAT = 0,98316970 H.RAD = FECHA DE RADICACION

3. Administración de la Información

Realización de Copias de Seguridad de la Información (Backup), Se cumplió con el cronograma programado para el primer semestre, existen Backup diarios, semanales y quincenales para una totalidad de 82 backup mensuales (adjuntamos cuadro), estos se realizan sobre la información almacenada en los servidores de la Corporación, salvaguardando y protegiendo la información de los procesos misionales, aplicativos y bases de datos.

Actualización de las Bases de Datos: Se continua realizando la depuración de usuarios, permitiendo contar con la base de datos actualizada de los usuarios activos de la Corporación, esta actividad es desarrollada en conjunto con el proceso de actos administrativos

CALCULO DEL INDICADOR  EEB = (BR / BP) * 100 EEB = EFICACIA ELABORACION BACKUPS

EEB = (82/82) *100 BR = NUMERO DE BACKUPS REALIZADOS

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EEB = 100% BP = NUMERO DE BACKUPS PROGRAMADOS

   

4. Gestión de la Infraestructura y Mantenimiento

4.1 Administración de Redes

Se realizaron procedimientos para garantizar la seguridad de la información que se encuentra en la red protegiéndola contra el acceso no autorizado.

Se realizaron los procedimientos respectivos tendientes a mantener una red operativa y eficiente.

Se garantizo la operación de la red con mecanismos adecuados de control y monitoreo.

Se promulgo el uso eficiente de la red y la utilización adecuada de los recursos (ej: ancho de banda).

4.2 Ejecución al Cronograma de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware y Software para el parque computacional de la Corporación.

Para la vigencia 2013 se programaron 3 mantenimiento preventivos y correctivos cada 4 meses, los cuales se desarrollan durante los meses de abril, agosto y Diciembre. Esta actividad se realizara en 174 EQUIPOS DE CÓMPUTO.

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ESTADISTICA POR SEDE

ESTADISTICA POR MODELO

Se realizó el diagnóstico y solución a los incidente reportados durante el mantenimiento correctivo.

Mantenimiento preventivo y correctivo de Servidores

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Administración y depuración preventiva de la Red y Servidores.

Mantenimiento preventivo de equipos PCs e impresoras.

Repotenciación y mantenimiento preventivo y alistamiento de equipos en estado de obsolescencia.

Se realizó el diagnóstico y solución a los incidente reportados durante el mantenimiento correctivo.

El Cálculo del indicador eficiencia en el mantenimiento.

MP = (MPR / MPP) *100 MP = MANTENIMIENTO PREVENTIVOMP = (3 /3) *100 MPR = MANTENIM. PREVENT. REALIZADO

MP = 100% MPR = MANTENIM. PREVENT. PROGRAMADO

4.3 Seguimiento al Control de Impresión: A continuación se relacionan las siguientes estadísticas informando su respectivo porcentaje de impresión y record por procesos, adicionalmente se encuentra por sede, impresión blanco y negro y color. Es de aclarar que se continúa con las políticas de protección al medio ambiente.

ESTADISTICA DE CONTADORES DE IMPRESION ENERO A JUNIO DE 2013MONOCROMATICO SEDE PRINCIPAL

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5.- Procedimientos aplicados en las distintas actuaciones técnicas

5.1. Actualización del componente tecnológico

Seguimiento al cumplimiento y correcta ejecución de los contratos existentes para el proceso de sistemas.

Adquisición, instalación y puesta en marcha de un sistema de control de contenidos para el Concejo de Bogotá.

Iinstalación y puesta en marcha de la gestión integral de servicios de mesa de ayuda, soporte informático, mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura tecnológica con suministros de repuestos.

5.2 Actuaciones Administrativas.

Elaboración de informes sobre reporte de daños y necesidades del proceso de sistemas y estudio de tecnologías nuevas.

Se veló por el uso racional de los elementos y equipos que hacen parte de la propiedad tecnológica de la corporación, mediante circulares vía correo interno o asesorando a los diferentes usuarios.

Cumplimiento en las reuniones de los comités al cual pertenece el proceso de sistemas y seguridad de la información.

Seguimiento al control de ejecución de la contratación en lo que refiere a la parte tecnológica de la Corporación.

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6. Proyectos de Inversión en Tecnología

Dando cumplimiento al Plan de Acción y las metas establecidas para la vigencia 2013 se solicitó la contratación para el mejoramiento de la infraestructura tecnológica.

En el primer semestre se realizó la elaboración de 6 Fichas técnicas para la adquisición y/o renovación de dicha infraestructura tecnológica; los cuales se encuentran en proceso para su respectiva contratación. A continuación se relaciona lo anunciado.

Fortalecimiento y actualización del sistema de Voto electrónico y los recursos informáticos de la institución a través de la contratación: Actualización y mantenimiento del software de fábrica, configuración, parametrización del Software Voto Electrónico y módulo delegado para el sistema congreso digital (Opciones de Curul) instalado en el Concejo de Bogotá y Adquisición de micrófonos largos para unidades de intervención (DCN-MICL) y Licencias de Software para transcripción de Meeting Recorde. Compra de 51 Mouse Laser Usb y Teclados Flexibles Multimedia Usb.

Compra de 175 Computadores de Escritorio y su respectivo licenciamiento, actualización, soporte y capacitación software de contenidos Portal web e Intranet.

Adquisición de Tres impresoras; las cuales dos (2) impresoras son para impresión de Tickets y Una (1) para impresión de Planchas electroestáticas, con su respectiva instalación, soporte, configuración, capacitación y puesta en Operación.

Adquisición un Software de Gestión Documental Bibliotecaria y Archivo, con su respectiva instalación, configuración, soporte, mantenimiento, capacitación y puesta en Operación.

Adquirir una (1) solución de Antivirus Corporativo; con 520 licencias para estaciones de trabajo y 650 licencias para buzones de correo Antivirus, con su respectiva instalación, configuración, soporte, mantenimiento, capacitación y puesta en Operación.

Adquirir servidores Blade compatibles con el chasis HP c7000 que posee actualmente el Concejo de Bogotá, elementos de tecnología informática con su respectivo licenciamiento de Software, para atender las necesidades de procesamiento y almacenamiento incluyendo instalación, configuración, migración, capacitación, soporte, mantenimiento preventivo y correctivo y puesta en Operación, adicionalmente adquirir Licenciamiento de HP Data Protector y renovación contratos de Soporte Hardware y Software Vmware para Concejo de Bogotá.

Asimismo se solicitó el Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos de para el óptimo funcionamiento de los elementos adquiridos en las vigencias anteriores para garantizare el correcto funcionamiento de la infraestructura informática que cuenta el Concejo de Bogotá. A continuación se relaciona lo anunciado.

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Sistema Integrado de Sonido y Vídeo y Equipos.

Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de aire acondicionado.

Mantenimiento preventivo y correctivo de los siguientes elementos: Una (1) Planta telefónica.

Contratar los Servicios de Monitoreo y Gestión de incidentes, seguimiento, soporte técnico, mantenimiento preventivo y correctivo.

Contratar el servicio de actualización, migración, implementación, instalación, configuración, soporte técnico, capacitación, mantenimiento preventivo y correctivo del software Prontus (Portal Web) instalado en el Concejo de Bogotá.

Contratar el servicio de actualización, migración, implementación, instalación, configuración, soporte técnico, capacitación, mantenimiento preventivo y correctivo del software Prontus (Portal Web) instalado en el Concejo de Bogotá.

Se concluye que fueron radicadas 12 fichas técnicas en lo transcurrido durante el primer semestre del 2013.

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INFORME POSESIONES

Presentamos informe de actividades desarrolladas, de acuerdo con el Manual de Funciones y Competencias Laborales, durante el periodo del 1 de enero al 30 de junio del 2013, así:

1. Revisión de los documentos relacionados con los actos administrativos de nombramiento para posesión

2. Desarrollo y aplicación del programa de inducción y reinducción.3. Recepción y organización de las planillas de asistencia de la UAN.4. Presentación del Informe SIGIA al Servicio Civil del Distrito.5. Entrega documentos Nomina.

1. REVISION DE DOCUMENTOS A LOS NUEVOS POSESIONADOS:

A partir del mes de enero se recibieron, organizaron y se hizo un estudio preliminar de requisitos a todos y cada uno de los folios que componen la documentación aportada por los funcionarios postulados por los nuevos Concejales, posteriormente se encarpetaron y se organizaron en cajas grandes para facilitar el transporte y estudio por parte de los Asesores; esta labor fue adelantada con (128) nuevos funcionarios, lo que permitió agilizar la elaboración de los nombramientos y la posterior toma de posesión en los siguientes meses:

1.1 enero se llevó a cabo la posesión de (8) funcionarios.1.2 Febrero se llevó a cabo la posesión de (24) funcionarios.1.3 Marzo se llevó a cabo la posesión de (40) funcionarios.1.4 Abril se llevó a cabo la posesión de (17) funcionarios.1.5 Mayo se llevó a cabo la posesión de (26) funcionarios.1.6 Junio se llevó a cabo la posesión de (13 funcionarios.

2. INDUCCION.

Proceso que se adelanta con aquellos funcionarios que se vinculan por primera vez a la Corporación o que regresan a vincularse a la misma. El propósito fundamental de este proceso institucional es lograr que el funcionario que se vincula, identifique claramente sus funciones y competencias así como las diferentes áreas y funcionamiento de la Corporación con el fin de alcanzar el mejor desempeño, así como lograr que estos conocimientos incidan directamente sobre el cumplimiento de los objetivos del Concejo de Bogotá D.C.

Dado el alto volumen de funcionarios vinculados en el mes de febrero del presente año: se procedió a organizar en el Salón Rodrigo Lara Bonilla de la Corporación, la jornada de inducción en 3 días seguidos: 27, 28 y 29 de febrero, con el propósito de hacer el mayor cubrimiento posible y con las mejores comodidades en cuanto a ubicación y sistema audiovisual.

En este orden de ideas, hasta la fecha se ha realizado la inducción a (128) funcionarios vinculados durante el primer semestre del año, toda la información se encuentra relacionada y a disposición en sendas planilla, las cuales registran las novedades de cada sesión.

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2.1 REINDUCCION

Tiene por objeto reforzar los temas y conocimientos adquiridos, así como brindar información sobre nueva temática, normatividad o disposiciones que se adoptan en la Corporación, de tal forma que durante este primer semestre tocamos los siguientes temas:

2.1.1 1302 2013 Reinducción Copaso, tema, investigación de accidentes de trabajo, asistieron 803) funcionarios.2.1.2 06 03 2013 reinducción, tema. Comunicación organizacional en el Concejo de Bogotá, asistieron (15) funcionarios.

2.1.3 11 y 12 de 03 de 2013 reinducción, tema: Sensibilización preparatoria a las auditorias del 14 y 15 de marzo de 2013. Asistieron (76) funcionarios.

2.1.4. 13 03 2013, Situaciones Administrativas de los funcionarios del Concejo de Bogotá, asistieron (09) funcionarios.

2.1.5. 19.03. 2013, reinducción, tema: Seguridad y Salud Ocupacional (capacitación para el comité de inspecciones). Asistieron (05) funcionarios.

2.1.6. 05.04. 2013, reinducción, en seguridad social en el trabajo, clima organizacional y nutrición, salón presidentes del Concejo de Bogotá, asistieron (12) funcionarios).

3. Recepción y archivo de las planillas de asistencia de las U.A.N. radicadas por los Concejales.

Se han recibido, compilado y archivado hasta la fecha del presente informe de gestión (173) cuadros, correspondientes al control de asistencia de las U.A.N. durante el primer semestre del presente año.

4. Se hizo entrega a la oficina de control interno ( Dra. María Consuelo Arias Prieto) mediante memorandos, reporte informe SIGIA correspondiente a los meses de Abril y Mayo de 2013. Quedando al día en el reporte.

5. Se hizo entrega al proceso de nómina del Concejo de Bogotá, los documentos correspondientes los funcionarios posesionados hasta el 21 de junio de 2013, relacionados en sendas planilla recibidas por los funcionarios encargados de dicho proceso.

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INFORME GESTION BIENESTAR SOCIAL Y CAPACITACION PRIMER SEMESTRE DE 2013

Dentro del programa de bienestar se desarrollaron actividades del Plan Institucional de capacitación a los funcionarios de la Corporación y actividades de bienestar social, durante el periodo comprendido del 1 de enero a 30 de Junio de 2013 a saber:

1. PIC PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

Se realizaron 12 Capacitaciones entre cursos y Diplomados para fortalecer las destrezas, habilidades y conocimientos de cada uno de los funcionarios en las diferentes áreas en las cuales se desempeñan, distribuidas así:

Programa Intensidad Fechas Funcionarios Inscritos

Sensibilización para Conocer e identificar el Sistema de Gestión de la Corporación

20 Inicio: Abril 17Terminación: Junio 27 91

Nuevas Metodologías para el Diseño y Formulación de Planes de Mejoramiento Individual y por Procesos

40 Inicio: mayo 27Terminación: junio20 19

Gestión de Proyectos Urbanos 120 Inicio: Febrero 06

Terminación: mayo 08 30

Finanzas y Presupuesto Público 40 Inicio: Febrero 04

Terminación: Abril 10 25

Sistema Integrado de Gestión: Calidad, Ambiente, y Salud Ocupacional 120

Inicio: Febrero 08Terminación: Mayo 23 31

El Derecho de Petición, Acción de Tutela y Acciones Populares

40 Inicio: mayo 2Terminación: Mayo 30 17

Economía Urbana y el Distrito Capital 120 Inicio: Marzo 19

Terminación: junio 20 30

Contabilidad Internacional y Modelo Contable Internacional NIC - NIIF

120 Inicio: Abril 08 Terminación: Junio 10 19

Expresión Oral Manejo de Público 40 Inicio: Abril 29

Terminación: Mayo 30 28

Gestión Documental, de Archivo y Correspondencia

80 Inicio: Febrero 12 Terminación: Abril 20 30

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Programa Intensidad Fechas Funcionarios Inscritos

Herramientas Informáticas: Word, Excel, Power Point, Publisher, Artes Gráficas por Computador, Diseño de Herramientas y Piezas Comunicativas

120 Inicio: Abril 15 Terminación: junio 20 20

Diseño, Ajuste y Evaluación de Portal Web y uso de la herramienta Intranet del Concejo de Bogotá D.C.

120 Inicio: junio 4 Terminación: julio 30 24

Se capacitaron 340 funcionarios en los diferentes cursos y ejes temáticos. El programa de capacitación consta de un total de 1.240 horas, el cual se ha ejecutado en un 96%, teniendo en cuenta que se dio inicio en el mes de febrero de 2013.

Durante la ejecución del plan de capacitación se han contado con los equipos necesarios solicitados por los docentes, así como el material audiovisual requerido para este tipo de capacitación, haciendo posible la dinamización de los temas logrando la atención y aceptación por parte de los funcionarios que así lo demuestran en las encuestas del “Formato de impacto y evaluación de la capacitación”. En todas las encuestas realizadas en los diferentes cursos los funcionarios han expresado su satisfacción en cuanto docentes, temarios y material utilizado en cada una de las sesiones, siendo calificados entre buenos y excelentes por gran parte de los cursantes.

De acuerdo a las encuestas realizadas en cada uno de los cursos podemos concluir que los docentes han obtenido una calificación alta. Los funcionarios solicitan más cursos y desean que se amplíen los ejes de formación.

2. PLAN DE BIENESTAR E INCENTIVOS

El Concejo de Bogotá adopta el Plan de Bienestar e Incentivos de conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y su Decreto Reglamentario 1227 de 2005 y el Decreto 1567 de 1998, teniendo en cuenta las directrices de la Mesa Directiva y su Plan de Acción, está dirigido a los funcionarios que laboran para la Entidad, sin apartarnos de los lineamientos del Estado, que busca entre otros, una administración más eficiente y acorde con las necesidades de sus servidores públicos. Se debe garantizar el fortalecimiento en la capacidad de gestionar el recurso humano, el cual se consigue con una adecuada gestión del talento humano.

El programa de Bienestar se desarrolla de acuerdo con el diagnóstico de necesidades y la evaluación e impacto de las actividades del año inmediatamente anterior y de conformidad con los lineamientos de la política de calidad, objetivos, misión, visión de la Entidad.

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Es importante recalcar que los integrantes de la Comisión de Personal de la Corporación participan en el diseño y ejecución de los programas de bienestar social, estímulos e incentivos, del cual aprueba un cronograma de actividades acorde con el plan de acción de la vigencia, que involucre la participación de toda la comunidad que conforma al Concejo de Bogotá.

Este Plan contiene aspectos psicosociales, recreativos, deportivos y culturales.

Objetivos Específicos:

Generar y propiciar espacios que conduzcan al mejoramiento del ambiente organizacional y potencializar el talento humano vinculado a la Corporación.

Sensibilizar a los funcionarios responsables de cumplir con el quehacer misional de la Corporación en la importancia de su trabajo para su crecimiento personal, profesional y con la Entidad.

Fortalecer los mecanismos de comunicación y motivación de los funcionarios.

Dar cumplimiento a los programas y proyectos establecidos en los planes acción de cada vigencia.

Se realizaron actividades permanentes y participativas que busca, crear, mantener y mejorar en el ámbito del trabajo las condiciones que favorezcan el desarrollo personal, social y laboral del servidor público, permitiendo desarrollar sus niveles de participación e identificación con su trabajo y con el logro de la misión del Concejo de Bogotá.

No. DESCRIPCIÓN No. Participantes

1 Día de la Mujer 300

2 Día de la Secretaria 73

3 Vacaciones Recreativas 170

EVALUACIÓN E IMPACTO

En cumplimiento del Plan de Acción de la vigencia 2013, la Mesa Directiva y la Dirección Administrativa de la Corporación, organizaron actividades recreativas culturales para mejorar las condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación de los funcionarios de la Entidad.

Dentro de las encuestas realizadas a los funcionarios que participaron en las diferentes actividades; arrojaron como resultado que los programas son de excelente calidad.

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El 95% de los funcionarios encuestados en las diferentes actividades como son: Día de la mujer, día de la secretaria y vacaciones recreativas opinó que los eventos culturales y recreativos, la calidad de los sitios, los alimentos y el transporte son de excelente calidad, mientras que el 5% opino que son buenos.

COMITÉ DE INCENTIVOS

En cumplimiento a la Ley 909 de 2004 y su Decreto Reglamentario 1227 de 2005, el Concejo de Bogotá mediante Resolución 0381 del 10 de mayo de 2013 “Por el cual se establecen procedimientos para la selección de equipos de trabajo que formulen y desarrollen proyectos de Mejoramiento de procesos, procedimientos para el perfeccionamiento de la gestión del Concejo de Bogotá D. C.”

El comité de Incentivos se reunió en varias ocasiones con el fin de evaluar cada uno de los equipos de trabajo inscritos para la vigencia 2013-2014, tomando la decisión que todos son viables para su ejecución, lo cual determina la viabilidad para el desarrollo de todos a ejecutar.

El comité de incentivos esta conformado por:

La Directora AdministrativaLa Directora FinancieraEl Secretario GeneralJefe Oficina Asesora de PlaneaciónAsesora de presidenciaDos Representantes de los trabajadores.

Los equipos de trabajo que postularon su proyecto para la vigencia 2013 – 2014 fueron siete (7).

● Diagrama de Flujo, actividades del proceso de nómina.● Reciclemos y aprovechemos ya.● Establecimiento semana cultural.● Agenda ecológica interactiva.● Por un concejo comprometido con el medio ambiente natural.● Etiqueta y protocolo institucional● Plataforma de consulta y análisis de información de políticas públicas del Distrito Capital.

Las Acta reposan en el archivo del proceso de Bienestar Social de la Corporación.

3. SEGURIDAD SOCIAL

En cumplimiento a lo establecido mediante la Ley l00 de 1993, y sus Decretos Reglamentarios se orientó a 100 funcionarios nuevos en el proceso de afiliación y obtención de los servicios de Seguridad Social Integral, tales como la selección del fondo de pensiones y cesantías, entidades promotoras de salud, la afiliación a la administradora de riesgos profesionales y a la caja de compensación compensar, la cual es seleccionada por la Corporación. Así mismo se realizó el proceso de orientación y afiliación a 350 beneficiarios y se gestionó el reconocimiento del subsidio monetario a más de 250 beneficiarios.

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Se solicitó a la caja de compensación familiar compensar y a la Administradora de riesgos Laborales Colpatria los respectivos carnés de los funcionarios.

ACTIVIDAD TOTAL

AFILIACION NUEVOS FUNCIONARIOS 100

AFILIACION CAJA - BENEFICIARIOS 350

SUBSIDIOS MONETARIO 250

TOTAL

AFILIACION NUEVOS

FUNCIONARIOS; 100

AFILIACION CAJA -

BENEFICIARIOS; 350

SUBSIDIOS MONETARIO;

250

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INFORME DE GESTION MOVILIDAD

El proceso de Movilidad en lo transcurrido del primer semestre del año 2013, ha dado trámite oportuno a las diferentes solicitudes elevadas ante la Dirección Administrativa por los Honorables Concejales y remitidas por competencia a este proceso, en las cuales se detallan las fallas que presentan los vehículos asignados, así como aquellas en las que informan acerca del envío del vehículo (camioneta) al mantenimiento preventivo, el cual debe ser realizado obligatoriamente cada 5.000 Kilómetros.

De igual forma se han atendido en los tiempos requeridos, las solicitudes de salida del perímetro urbano a los vehículos asignados a los Honorables Concejales para su seguridad y movilidad.

De manera permanente son tramitadas las quejas que los conductores realizan verbalmente, relacionadas con el mal funcionamiento del sistema de gas natural vehicular, como también en muchos casos el mantenimiento preventivo y correctivo deficiente que es realizado a los vehículos por parte del concesionario KIA, en oportunidades teniendo que ser devuelto el vehículo después de ser retirado del taller y haber devuelto el vehículo sustituto, generando desequilibrio en la prestación del servicio.

A sí mismo se ha dado trámite a las diferentes solicitudes de mantenimiento tanto preventivo como correctivo, para los vehículos (camionetas) asignadas a las oficinas administrativas y Concejales que no se les ha asignado vehículo de rentin contrato 151 de 2008.

SOLICITUDES RADICADAS

SOLICITUDES ATENDIDAS

% DE ATENCION PENDIENTES

97 95 97% 2

Es preciso recalcar que a pesar de dar el trámite de manera eficiente a las diferentes solicitudes y o requerimientos por parte de los Honorables Concejales, en los que se solicitan arreglos para los vehículos (camionetas) preventivos o correctivos, se hace imposible que sean atendidas en los tiempos proyectados, toda vez que es necesario priorizar en algunos casos la asignación de vehículos de reemplazo, en razón a la alta rotación circunstancias poco predecibles.

Se evidencia tardanza por parte de los Honorables Concejales, en la devolución oportuna de los vehículos sustitutos, generando atraso en la reasignación de los mismos a otro Concejal

Se ha dado el trámite correspondiente en los tiempos requeridos a las solicitudes para el pago de los comparendos electrónicos, impuestos a los vehículos (camionetas), asignados a los Honorables Concejales, por diferentes infracciones al Código Nacional de Transito, solicitándoles remitir copia del pago a la empresa prestadora del servicio y a la Dirección Administrativa, lo cual no ha sido cumplido a cabalidad, dando origen a consecutivas solicitudes por parte del proveedor del servicio, las cuales se han trasladado a los beneficiarios del servicio.

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De los vehículos asignados por la Secretaria de Hacienda, le informo que se han presentado algunos inconvenientes, en razón al vencimiento de contratos y la tardanza con que se gestiona la asignación de un nuevo proveedor por parte de la Secretaría de Hacienda, lo que genera atraso en la atención, actualmente, no se cuenta con proveedor alguno para atender el servicio de cambio de llantas, alineación, balanceo, suministro de algunas partes como plumillas limpia parabrisas, bombillos entre otros.

En lo relacionado con el suministro de los combustibles por parte de la organización TERPEL, se ha venido presentando en los meses de mayo y junio inconvenientes, lo que ha generado tardanza y malestar entre los Honorables Concejales y conductores, en razón a la estreches de tiempo con que cuentan para realizar dichos tanqueos; el proveedor del servicio aduce daños en el sistema, los cuales ha solucionado parcialmente a la fecha del presente informe.

Dando cumplimiento a algunas peticiones efectuadas al proveedor del servicio de movilidad de los Honorables Concejales EQUIRENT, se han adelantado campañas para la actualización de los equipos de carretera, tapetes y los permisos de los vidrios polarizados, como también para el lavado de motor e hidratación y limpieza de la cojinería.

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ACTOS ADMINISTRATIVOS

El tramite surtido por el proceso de Actos Administrativos relacionado con postulaciones de los Honorables Concejales para nombramientos de personal en las Unidades de Apoyo Normativo; novedades como renuncias, renuncias irrevocables, insubsistencias, revocatorias, licencias no remuneradas en general, nombramientos de provisionales, encargos y terminación de los mismos, condecoraciones, premios; trámite de vacaciones para todo el personal de la Corporación así como aplazamientos y/o interrupción y pago de vacaciones en dinero; como el trámite de reconocimiento de primas técnicas; es el que a continuación se describe.

TRÁMITE DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

Se precisar que por su competencia, algunos de los actos administrativos fueron elaborados por otros procesos como condecoraciones, homenajes, asignación de vehículos entre otros.

Al 30 de junio de 2013, la Mesa Directiva de la Corporación expidió los siguientes resoluciones, Actos Administrativos, discriminadas en el siguiente orden:

Actos Administrativos Primer SemestreAsignación de vehículos 1Condecoraciones 25Encargos 5Insubsistencias 3Licencias no renumeradas 14Modificación resoluciones 25Nombramiento 125Nombramientos provisionales 12Otras 28Premios 9Prorroga provisionales 55Prórrogas de encargos 28Renuncias 103Renuncias irrevocables 28Respuesta a recursos 5Revocatorias 2Terminación de encargos 2Traslados presupuestales 3Total 473

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TRÁMITE DE VACACIONES

Durante el Primer Semestre del año 2013, la Dirección Financiera, adelanto el trámite de las vacaciones de funcionarios de Planta y las Unidades de Apoyo Normativo en el siguiente orden:

La Dirección Financiera, expidió 8 resoluciones mediante la cual se reconocen y ordena conceder vacaciones a 236 funcionarios.

La Dirección Financiera expidió 5 resoluciones de reconocimiento y pago de vacaciones en dinero en cumplimiento de lo preceptuado en la Ley.

La Dirección Financiera expidió 2 resoluciones resolviendo recursos de reposición.

La Dirección Administrativa concedió 58 aplazamientos.

La Dirección Administrativa concedió 37 interrupciones.

La Dirección Administrativa concedió 25 disfrutes de días de vacaciones interrumpidos y/o aplazados.

TRÁMITE DE PRIMAS TÉCNICAS

El trámite surtido por la Dirección Financiera para la liquidación, reconocimiento y pago de Primas Técnicas a funcionarios de las Unidades de Apoyo Normativo y de la Planta es el siguiente:

Se expidieron 144 resoluciones de reconocimiento, reajuste y pago de Primas Técnicas a funcionarios de Planta y Unidades de Apoyo Normativo.

De las 144 resoluciones se expidieron 89 de reconocimiento de Primas Técnicas a funcionarios de Planta y Unidades de Apoyo Normativo.

De las 144 se expidieron 55 resoluciones de reajuste de Primas Técnicas a funcionarios de Planta y Unidades de Apoyo Normativo.

Se expidieron 2 resoluciones con las que se resolvieron Recursos de Reposición por reconocimiento de Primas Técnicas.

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