La dématérialisation de la chaine financière et comptable ... · Processus cibles dans le cadre d’une dématérialisation de bout en bout 8 MARCHES PUBLICS Réponse aux marchés

La dématérialisation de la chaine

financière et comptable en pratique

Atelier Mégalis Bretagne

2 Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014

Encourager le

développement

des usages des

réseaux de

communications

électroniques

Favoriser le

développement de

l’administration

numérique

Animation et

gestion du projet

BTHD 1

Président :

M. LE DRIAN

3 Compétences

principales

24 Agents

territoriaux

Mégalis Bretagne : un établissement public de

coopération territoriale créé en 1999


107 Membres

4 Conseils

Généraux

1258 Communes

bénéficiant

des services

Mégalis 270

Etablissements

publics

11 Communauté

d’agglo-

mérations

91 Communautés

de communes

1 Conseil

Régional

Mégalis Bretagne : un établissement public de

coopération territoriale créé en 1999

Mégalis Bretagne : des valeurs fondatrices et

partagées

Mutualisation des moyens

Solidarité territoriale

Libre administration de chaque membre

Partage des bonnes pratiques


La notion de bouquet de services financés par

l’EPCI


Les services compris dans le bouquet de services sont les suivants :

La salle des marchés publics en ligne : publier vos marchés et recevoir les

réponses des entreprises

Nouvelle interface : La télétransmission des actes au contrôle de légalité

(ACTES)

Nouvelle interface : La dématérialisation de la chaîne financière et comptable

(PES)

Le parapheur électronique : visa et signature de documents/flux par voie

électronique

L’archivage électronique à valeur probatoire : archiver vos données dans le

respect des règles du code général des collectivités et du code du patrimoine

La notion de bouquet de services financés par

l’EPCI


Les services compris dans le bouquet de services sont les suivants :

Nouveau service : La dématérialisation des factures (nouveauté horizon 2016) :

point d’entrée unique des fournisseurs pour déposer leurs factures dématérialisées

Extension du service : L’échange sécurisé de fichiers : partage de fichiers en

interne ou avec des partenaires extérieurs, convocation électronique des élus, …

Nouvelle interface : L’information publique en ligne : publication des droits et

démarches sur votre site Internet

Nouveau service : L’observatoire régional de l’administration numérique

Les services complémentaires


Les services qui ne sont pas compris dans le bouquet de services sont les

suivants :

L’équipement en audio et visioconférence

Le service de conciergerie pour l’audio et la visioconférence

La fourniture de certificats électroniques

Nouveau service : Le service d’hébergement de serveurs

La fourniture de données orthophotographiques

Processus cibles dans le cadre d’une

dématérialisation de bout en bout

8

MARCHES PUBLICS

Réponse aux marchés publics

Attribution et notification

ACTES la transmission

électronique des actes administratifs

HELIOS la transmission des

données comptables

Electronique

Co-signature

électronique de

l’acte d’engagement

Notification via

messagerie sécurisé

Signature électronique

de la délibération

Transmission des pièces

de marchés, dont l’AE

signé électroniquement

Signature électronique des

bordereaux

Mise en œuvre du PESv2

Mise en œuvre d’un

service d’archivage

électronique à valeur

probatoire

Signature électronique

de l’acte

d’engagement

Sécurisation du

transfert et de la

conservation de

l’offre

Electronique Electronique Electronique

Vers une chaine de processus dématérialisés :

ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A VALEUR PROBATOIRE

Sommaire

Partie 1 : Comprendre le projet de dématérialisation de la chaîne financière et

comptable

Partie 2 : La dématérialisation des pièces justificatives

Partie 3 : Description des choix existants en matière de signature électronique

Partie 4 : Démonstration

Partie 5 : Présentation du kit documentaire

9

Partie 1 :

Comprendre le projet de dématérialisation

de la chaîne financière et comptable

Quels changements par rapport au fonctionnement

actuel ?

Votre fonctionnement actuel :

11

Fonctionnement en mode PES :

Connexion au

portail DGFIP et

chargement du

fichier

Génération du

bordereau et des

mandats/titres

dans le logiciel

Envoi papier au

trésorier

Edition du

bordereau et des

mandats/titres

Signature

manuscrite de

l’élu

Copie des pièces

justificatives

papiers

Enregistrement

sur le poste de

travail

Préparation du

parapheur pour

signature

Intégration

des pj dans le

logiciel

comptable

Génération du

bordereau et des

mandats/titres

dans le logiciel

Signature

électronique

du flux par

l’élu

Transmission

des flux au

Trésor public

Envoi du flux

dans un outil

de signature

Gestion des pj

dématérialisées

Les enjeux d’un tel projet pour une collectivité

Objectif : transmettre bordereau, mandats, titres et pièces justificatives

dématérialisées, avec une signature électronique

Aspects humains :

adoption de nouvelles pratiques et conduite du changement

Passage à un travail quasiment exclusivement sur écran, du papier au numérique

implication et formation de tous les acteurs concernés dans la collectivité

Aspects techniques :

adoption de nouveaux outils (PESOS, Tiers de télétransmission, Xemelios)

gestion de l’espace de stockage informatique disponible

classement des factures en original

adaptation de l’ergonomie du poste de travail

Aspects financiers :

acquisition de nouveaux outils : certificat électronique, parapheur électronique

utilisation éventuelle d’un tiers de télétransmission

montée en gamme du logiciel de GF, éventuellement du copieur

réduction des coûts liés aux impressions et photocopies

12

Partie 2 :

La dématérialisation des pièces

justificatives

Réflexions à mener sur le traitement des pj

Ces différentes étapes ne peuvent pas être traitées par ordre chronologique : leur

enchainement varie suivant les décisions d’organisation prises par la collectivité

L’objectif pour vous est donc de construire un processus cible qui précise l’enchainement

de ces différentes étapes

14

La numérisation de la pièce ou

pas ?

Le nommage

Le classement

L’intégration dans le logiciel

métier

La validation

Les réflexions à

mener portent

sur :

Réflexions à mener sur le traitement des pj

Tour de table : organisation actuelle dans vos collectivités et organisation à venir selon

vous ?

15

La numérisation des pièces justificatives

Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner

Qui va scanner les PJ ?

A quel moment ? : dès l’accueil, à la comptabilité, par chaque service… ?

=> Les choix réalisés impacteront le fonctionnement du dispositif dans sa globalité

Les points de vigilance quant à la numérisation :

De quel matériel disposez-vous pour numériser les documents ?

Ce matériel est-il suffisamment performant pour optimiser les tâches de numérisation ?

Prendre connaissance du listing fourni par la DDFIP sur les formats devant être respectés pour

chaque type de pièces justificatives dématérialisées

Limiter la taille des fichiers à 20 MO, sachant que votre flux global (bordereaux + pièces

justificatives) ne pourra pas dépasser les 100 MO

Privilégier la numérisation en noir et blanc

Limiter la qualité de l’image scannée à 200 dpi maximum

Afin d’optimiser les télétransmissions en terme de poids et le travail de numérisation de documents

papiers, il est conseillé de faire le point sur les pièces justificatives nécessaires à la Trésorerie afin

d’éviter la numérisation et la télétransmission de PJ inutiles

16

Etablir des règles de nommage


Le nommage des PJ nécessite la mise en œuvre d’une procédure interne écrite

Nommer ses PJ pour : les retrouver plus facilement, identifier chaque pièce avec un nom

unique

Les points de vigilance :

A quel moment nommer la PJ : lorsqu’elle est sur le répertoire, lorsqu’elle arrive dans le

logiciel… ?

Choisir un nom de fichier qui aura un sens pour les autres personnes et qui sera

compréhensible dans le temps (le document sera peut être conservé des dizaines d’années)

Eviter les noms de fichiers trop longs, au-delà de 30 caractères (problèmes techniques au-

delà de 256 caractères)

Ex : 2012-devis001-Façade

Toujours penser à la lisibilité des pièces justificatives dans le répertoire de stockage pour

consultation et intégration dans le logiciel métier avant mandatement

EXEMPLE

17

Intégrer les pièces justificatives dans le logiciel de

gestion financière


Intégration la PJ dans l’application financière directement depuis le scanner (pas de répertoires) ?

Intégrer la PJ en allant pointer sur un ou plusieurs répertoires ?


L’intégration d’une pièce justificative dématérialisée varie suivant chaque logiciel utilisé

Il est important de prévoir en amont du projet une formation avec son éditeur sur le mode

d’intégration d’une pièce justificative dématérialisée

Quelles sont les nouvelles fonctionnalités à utiliser ?

La pièce justificative est elle conservée dans le répertoire après intégration : équivalent d’un

copier-coller ou d’un couper-coller ?

Suivant les cas, l’application automatique d’un identifiant unique à chaque pièce justificative

dématérialisée peut modifier le nom de la pièce justificative lors de son intégration dans le logiciel

18

Classer les pièces justificatives dématérialisées


Les PJ classées risquent-elles d’être accessibles à tous les agents ? Seront-elles seulement

accessibles aux responsables de service ? Seulement au service comptabilité ?

Tous les agents doivent-il avoir accès à toutes les PJ ?


Tous les agents ont-ils accès au logiciel de comptabilité (dans le cas d’une intégration

directement sur le logiciel métier) ?

Combien créer de répertoires (dans le cas d’un classement par répertoires) ?

Mon prestataire informatique est-il en mesure de m’accompagner sur ce point ?

Si vous pratiquez déjà la télétransmission des actes au contrôle de légalité, validez avec le

service concerné la manière dont sont classés les actes réglementaires au format

électronique

19

La validation des pièces justificatives (optionnelle)


La mise à plat complète de votre circuit de validation des PJ : dématérialisation de la PJ avant

sa validation ?

Aucun changement dans votre circuit de validation des PJ : dématérialisation de la PJ après

validation papier ?

Un processus alternatif ?


La formalisation du mode de validation des pièces justificatives suivant un processus

électronique

La formalisation d’un mode de transmission des informations complémentaires nécessaires au

service comptable avant liquidation de la pièce justificative (dans le cas d’un marché par

exemple)

20

Les outils de validation

Les outils à votre disposition :

Le parapheur électronique :

Le parapheur électronique a pour vocation de remplacer le parapheur papier sur toute ou partie

des circuits de validation existants au sein de la collectivité (comptabilité, …).

Cet outil peut également vous servir à valider par électronique des PJ dématérialisées dès leur

arrivée au sein de la collectivité. Des circuits de visas peuvent ainsi être paramétrés par service,

par type de PJ, par agent…

Le parapheur électronique assure la traçabilité et l’historique des échanges .

Les outils PDF :

Foxit Reader est un outil gratuit qui permet d’insérer sur un document PDF des zones de texte

complémentaires pour : annoter une PJ, valider une PJ…

D’autres outils payant existant disposent de fonctionnalités encore plus évoluées : signature

électronique sur PDF…

21

Stockage et archivage

La problématique de la conservation des pièces justificatives dématérialisées :

Quel est votre espace disque disponible ?

Rapport espace disponible / Volume de documents à dématérialiser sur un an*poids moyen d’un

document

Vos données sont-elles sauvegardées dans de bonnes conditions ?

Fréquence des sauvegardes ?

Sauvegardes des données financières sur le même serveur ou sur un serveur dédié ?

Est-il intéressant pour vous de mutualiser les sauvegardes ?

L’archivage électronique : équivalent de l’archivage papier, bien distinct du stockage et

de la sauvegarde

Accéder à un document dans son intégralité, sa lisibilité, son intelligibilité, son intégrité et

sa traçabilité sont préservés.

22

Partie 3 Description des choix existants sur la signature

électronique

Le parapheur électronique + tiers de

télétransmission

24

Signer via un parapheur électronique et envoyer via un tiers de télétransmission

Le parapheur électronique est le pendant du parapheur papier. Ce parapheur définit le circuit de signatures et de visas

requis pour qu’un flux/document soit validé. Le parapheur électronique remplace les visas et signatures papiers par des

visas et signatures électroniques à valeur probante.

Cette solution est la plus aboutie en terme d’automatisation des procédures

Les flux circulent dans le parapheur suivant des étapes de visa et de signature que vous avez-

vous-mêmes définies

L’état d’avancement du flux est consultable en permanence

Chaque agent/élu est alerté par mail afin qu’il vise/signe les flux

Cette solution a un coût (selon l’éditeur : acquisition, interface, maintenance…)

Le parapheur électronique est un outil transverse qui peut être utilisé pour d’autres

fonctions que la dématérialisation des flux comptables

Cet outil de signature nécessite une gestion technique lors de sa mise en place

Logiciel de comptabilité Parapheur électronique Tiers de télétransmission Finances Publiques

Signer Viser Transmission sécurisée du flux

Visa du Responsable de service

Signature de l’élu

Création et envoi du flux

par l’agent comptable

Réception du flux

Le tiers de télétransmission

25

Signer et envoyer via un tiers de télétransmission

Un tiers de télétransmission est un dispositif utilisés par les collectivités locales pour le transport de données

électroniques. Il permet à une collectivité de transmettre de manière sécurisée et en masse des

flux/documents de façon dématérialisée et de les signer au préalable. Le tiers de télétransmission fait

l’objet d’une homologation par l’Etat (transmission des actes/flux comptables) sur chaque type de

pièce/flux qu’il est amené à transmettre.

Cet outil limite les impacts techniques et le coût

Vous n’avez pas à gérer d’interface entre le parapheur électronique et le tiers de

télétransmission

Pas de coûts liés à l’acquisition d’un parapheur électronique

Signature du flux

Logiciel de comptabilité Tiers de

télétransmission Finances Publiques

Transmission sécurisée du flux

Création et envoi du flux par l’agent

comptable

Réception du flux

Connecteur entre le logiciel

métier et le tiers de

télétransmission

Partie 4 Démonstration

Démonstration : le i-parapheur

27

Exemple de

connexion avec le

profil « Assistante

comptable et

budgétaire »

Le i-Parapheur est un site Internet auquel on accède avec un identifiant et un mot de passe.


28

Rouge : en retard

Vert : en fin de

parcours

Noir : retourné

Orange : à transmettre

Bleu : à traiter

Arrivée sur le Bureau : aperçu des différents dossiers :


29

Arrivée sur le tableau de bord : visualisation de l’ensemble des dossiers


30

Possibilité de filtrer pour retrouver plus facilement les dossiers


31

Création d’un dossier à la main ( sans connecteur avec logiciel GF)


32

Champs à compléter : nom du dossier, visibilité, date limite de signature, type et sous-type. Le

circuit de validation correspondant apparaît automatiquement.

Quand le flux est prêt, il ne reste

plus qu’à cliquer sur Enregistrer et

émettre


33

Possibilité de déposer une annotation publique (conservée) ou privée (retirée par le N+1)


34

Un message apparaît pour confirmer l’émission


35

Si un N+1 souhaite viser le flux avant l’envoi au signataire : il se connecte avec son identifiant et

son mot de passe, après avoir reçu un mail de notification

Il visualise son bureau


36

Il retrouve le flux à valider, grâce au filtre


37

Il peut visualiser le flux en cliquant sur X


38

Visualisation et possibilité d’accéder aux mandats en cliquant sur les liens :


39

Il peut réaliser différentes actions : imprimer, envoyer par e-mail, notifier et ajouter un droit de

consultation, demander un avis complémentaire, accéder à un journal d’évènements


40

Il peut ensuite valider la transmission au signataire en cliquant sur « V »


41

Le N+1 a lui aussi la possibilité de déposer une annotation publique ou privée avant de viser


42

L’ordonnateur se connecte avec son identifiant et son mot de passe, après avoir reçu un mail de

notification.

Il insère son certificat électronique dans l’ordinateur

Cré

dit

photo

: C

CI Pari

s


43

Il visualise son bureau

Puis son tableau de bord


44

Après avoir cliqué sur le dossier, il arrive sur son espace de travail :


45

Après avoir visualiser le flux, si cela lui convient, il va signer en cliquant sur « V »


46

Une fenêtre pop-up s’ouvre : le signataire reconnais avoir pris connaissance des documents


47

L’utilisation du parapheur nécessite la mise à jour des ordinateurs. Si le poste n’est pas tout à fait à jour : l’applet de

signature Java se met en route et une fenêtre pop up requiert une autorisation d’accès


48

Le signataire sélectionne son certificat électronique


49

L’utilisation du parapheur nécessite la mise à jour des ordinateurs. Si le poste n’est pas tout à fait à jour : une autre

fenêtre pop-up s’ouvre et demande l’autorisation d’exécuter l’application. Il faut l’autoriser pour signer

1 2


50

Une fenêtre s’ouvre et demande la saisie du code PIN à 4 chiffres


51

Le code PIN a été saisi, la signature a été prise en compte. Un message de confirmation apparaît à l’écran. Le

signataire a terminé de signer.


52

L’assistante comptable et budgétaire a reçu un mail l’informant de la signature du document. Elle se connecte au i-

parapheur. Il ne lui reste plus qu’à transmettre le flux au tiers de télétransmission (TDT)


53

Une dernière fenêtre s’ouvre pour confirmer l’envoi au tiers de télétransmission (TDT)


54

Un message de confirmation apparaît : « le dossier a été envoyé au TDT »


55

Après avoir transmis au TDT et à tout moment, l’assistante budgétaire et comptable peut consulter le journal

d’évènements et imprimer un résumé


56

Conclusion : le nombre de dossier à traiter sur le bureau de l’Assistante comptable et budgétaire est passé de 44 à 43

Démonstration : le tiers de télétransmission

57

L’Assistante comptable et budgétaire s’est connectée au site du TDT avec son identifiant et son mot de passe. Elle

accède à une vue d’ensemble sur la page Statistiques

Fil d’Ariane

Statuts

d’avancement

Période

choisie


58

Pour commencer, si chargement manuel (sans connecteur depuis logiciel GF) : Préparer


59

Pour charger le flux : Importer 1

Sélection du flux 2

Validation en cliquant sur Ouvrir 3

1

3

2


60

Le flux importé apparaît à l’écran.

Enregistrement


61

Le flux est prêt à être transmis à l’ordonnateur pour signature : un clic pour le sélectionner puis Transmettre


62

Une fenêtre apparaît : « Confirmez-vous la transmission du fichier ? »


63

Une fois l’acte transmis à l’ordonnateur pour signature, il cesse d’apparaître sur la page Préparer


64

L’ordonnateur est informé par l’assistante comptable et budgétaire qu’il doit signer un flux

Il insère son certificat électronique dans l’ordinateur.

Cré

dit

phot

: CCI Pari

s

Il accède au tiers de télétransmission avec son identifiant et son mot de passe.


65

L’ordonnateur a une vue d’ensemble depuis la page Statistiques.

3 flux en

attente de

signature


66

L’ordonnateur a la possibilité de sélectionner un flux, de le visualiser, de le signer ou de le rejeter à partir de cette

page


67

Pour visualiser, il lui suffit de double-cliquer sur le flux ou de cliquer sur Visualiser :


68

Après avoir visualiser le flux, l’ordonnateur le sélectionne en cliquant une fois dessus .

Il clique sur Signer


69

L’ordonnateur sélectionne le certificat électronique avec lequel il souhaite signer


70

L’ordonnateur saisit son code PIN à 4 chiffres


71

L’ordonnateur a terminé de signer. Sa signature a déclenché l’envoi vers le portail des Finances Publiques.

L’assistante comptable et budgétaire peut suivre l’état d’avancement en se connectant au TDT : 1 acte en attente

de réponse


72

L’assistante comptable et budgétaire recevra ensuite un Ack ou un Nack

Partie 5 :

Présentation du kit méthodologique

Présentation du kit méthodologique dans son

ensemble

Documents généraux de présentation

Le présent support

La dématérialisation de la chaine financière et comptable (contextualisation)

L’aide à la réflexion sur la dématérialisation des PJ

L’aide à la réflexion sur la signature électronique

Documents

La fiche de procédure (actions à réaliser par la collectivité)

Présentation du planning de projet type (rétro planning)

Documents de communication

Règle de nommage de Coglais communauté

Support PowerPoint de communication interne avant lancement du projet

Le kit et le support de présentation vous seront remis via une plateforme d’échanges

sécurisés de fichiers (volume des documents)

74