La gestion documentaire dans les règles de l’art: …congrescpi.com/wp-content/uploads/2016/11/CPI2016-43_Gestion... · Le principe d’intégrité repose sur la capacité d’une

La gestion documentaire dans les règles de

l’art:

Enjeux de conformité et de pérennité

Natasha Zwarich, Ph.D.

Professeure en archivistique, UQAM

Sylvie Spérano, MSI

Directrice, Optimisation des processus et certification, OACIQ

Colloque de la Section de l'est du Canada de

la Special Librairies Association (SEC-SLA)

2 novembre 2016

Plan de la présentation

1. Introduction

2. Risques et enjeux informationnels

3. Principes de la gestion documentaire

4. Principaux outils utilisés

5. Quelques considérations sur l’implantation d’outils de gestion

documentaire

6. Conclusion

1. Les enjeux et les risques


Risques organisationnels et opérationnels

• Piètre qualité de l’information

• Atteinte à la sécurité de l’information

• Non-accessibilité de l’information

• Communication non-désirée de l’information

• Perte d’efficacité administrative

• Perte de connaissances, de la mémoire organisationnelle

• Prestation de services de moindre qualité

• Reddition de compte complexifiée


Risques juridiques

• Absence de protection juridique

• Atteinte à la valeur juridique d’un document

• Contestation de l’exercice des pouvoirs

administratifs ou juridictionnels

• Non-conformité législative ou règlementaire

• Litiges


Risques financiers

• Augmentation des coûts de gestion de l’information

• Dépenses accrues consacrées à la défense des

intérêts de l’organisme


Risques réputationnels

• Auprès de la clientèle de l’organisme (membres, public)

• Auprès du gouvernement (si applicable)

• Auprès des employés

• Auprès des partenaires


Définition et objectifs

• La gestion documentaire est l’ensemble des activités et

des techniques qui encadrent la conception,

l’organisation, la gestion, le repérage, la conservation

et la destruction des documents.

• La gestion documentaire s’applique à tous les documents

de l’organisme, de leur création ou réception jusqu’à leur

disposition finale, peu importe leur support.



• Garantir la protection juridique de l'organisme par le respect des normes, lois et règlements applicables en matière d'accès, de classification et de conservation des documents;

• Accroître l'efficacité administrative;

• Rationaliser la création, la distribution et la conservation des documents;

• Faciliter le classement, la recherche et l'accès à l'information;



• Assurer la protection des documents essentiels et des documents contenant des renseignements personnels;

• Encourager le travail collaboratif;

• Réduire le temps et les coûts de gestion des documents par l'optimisation et l'automatisation des processus d'affaires;

• Assurer la continuité administrative en dépit de la mobilité du personnel ou des changements structurels;

• Assurer la préservation de la mémoire institutionnelle par la conservation des archives historiques.


Gouvernance de l’information

• « cadre de responsabilité qui encourage des comportements souhaités dans l’organisation en ce qui a trait à l’estimation de la valeur, la création, le stockage, l’utilisation et la disposition de l’information » (Logan, 2010)

• Composantes– Processus

– Rôles

– Normes et principes à respecter

– Indicateurs de mesure pour évaluer l’utilisation de l’information afin d’atteindre les objectifs de l’organisation

• Dimensions (juridique, archivistique, technologique, gestion, etc.) qui devraient interagir de manière systémique et dynamique, dans une approche intégrée et holistique



• Dimension stratégique

– « La stratégie informationnelle consiste en un plan de ce que l’organisation veut réaliser en termes informationnels, et doit ainsi être en lien avec la stratégie de l’organisation. » (Bergeron et al., 2009, p. 189-190)

– 4 axes de développement d’une stratégie informationnelle (Davenport, 1997)

1. Gestion du contenu correspondant aux préoccupations et aux domaines-clés de l’organisation

2. Partage de l’information

3. Processus informationnels

4. Développement d’outils, produits et services



Principes directeurs devant nécessairement guider toutes interventions archivistiques et constituer la prémisse d’un bon programme de gestion documentaire.

1. Principe d’intégrité

Le principe d’intégrité repose sur la capacité d’une organisation à démontrer que les documents dont il a la garde sont authentiques.

2. Principe de protection

Le principe de protection vise, dans un premier temps, l’identification des documents selon le niveau de protection à leur apporter et dans un deuxième temps, la mise en place de mesures de sécurité pour protéger les documents.



3. Principe de conformité

Tout organisme a le devoir de se conformer aux lois et

règlements auxquels il est assujetti, ce qui comprend les

diverses dispositions en matière de tenue de dossiers.

4. Principe d’accessibilité

Le principe d’accessibilité prévoit l’organisme doit gérer ses

documents de façon à ce que les personnes, qui sont en droit

d’y accéder, puisse le faire rapidement et avec efficience.



5. Principe de conservation

Le principe de conservation réfère à l’obligation d’un organisme de conserver les documents créés ou reçus par celui-ci pour une durée appropriée dont les délais sont fixés en fonction de la valeur des documents (soit, administrative, légale, financière et/ou historique) et suivant le stade de vie de ces derniers.

6. Principe de disposition

En continuité avec le principe de conservation, le principe de disposition, réfère à l’importance de disposer (de détruire) des documents de façon sécuritaire.



7. Principe de transparence

Le principe de transparence veut que tout organisme documente de manière adéquate les processus liés à la gestion documentaire de façon et que cette information soit accessible au personnel de l’organisation et aux parties intéressés.

8. Principe de responsabilité

Le principe de responsabilité prévoit la mise en place d’un programme de gestion de l’information géré par un cadre supérieur dans le cadre duquel des politiques et procédures sont élaborées pour guider le personnel à gérer adéquatement leurs documents et pour lequel des indicateurs de performance sont mis en place afin de mesurer l’atteinte des résultats du programme.


Acteurs

Acteurs impliqués dans la gestion documentaire

– Gestionnaires

– Juristes

– Agents de conformité

– Gestionnaires de risques

– Administrateurs de bases de données

– Analystes de processus d’affaires

– Informaticiens

– Bibliothécaires

– Veilleurs

– Archivistes

– …


Plusieurs exigences légales, émanant notamment:• Loi sur les archives

• Code civil du Québec;

• Code de procédure civile;

• Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information;

• Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;

• Loi sur la protection des renseignements personnels du secteur privé

• Loi sur le droit d'auteur;

• Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec;

• Loi sur les impôts;

• Normes du travail;

• Lois et règlements professionnels auxquels sont soumis certains employés membres d'un ordre professionnel;

• Lois et règlements spécifiques à l’organisme et/ou secteur d’activités;

• Etc…


Parmi les principales normes ISO (Source: Roberge, M., 2016, pp. 102-104).

• Gestion des documents:

• ISO 15489-1 Gestion des documents d’activité - Concepts et principes

• ISO 15489 -2 Gestion des documents d’activité – Guide pratique (en

révision)

• ISO 16122 Analyse du processus des documents d’activité

• ISO 30300 Système de gestion des documents d’activité – Principes

essentiels et vocabulaire

• ISO 30301 Système de gestion des documents d’activité – Exigences

• ISO 30302 Système de gestion des documents d’activité – Lignes

directrices de mise en œuvre

• ISO 30303 Système de gestion des documents d’activité – Exigences

relatives aux organismes d’audit et de certification (en préparation)

• ISO 30304 Système de gestion des documents d’activité – Guide

d’évaluation (en préparation)

• ISO 18128 Évaluation du risque pour les processus et les systèmes

d’enregistrement


• Numérisation et migration:• ISO 10196 Applications en imagerie documentaire –

Recommandations pour la création des documents originaux

• ISO 12033 Gestion de documents – Directives pour la sélection

des méthodes de compression de l’image

• ISO 19005 Gestion de documents – Format de fichier des

documents électroniques pour une conservation à long terme

(utilisation du PDF/A)• ISO 32000 Gestion de documents – Format de document portable (PDF)

• ISO 13008 Processus de conversion et de migration des documents

d’activité numériques

• Support d’enregistrement et formats• ISO 18921 Disques compacts (CD-ROM) – Méthode d’estimation

d’espérance de vie basée sur les effets de la température et de

l’humidité relative

• ISO 18938 Disques optiques - Précautions et manipulation pour

stockage étendu

• Norme ISO 22938: Gestion des documents – Formats d’échange

de données pour la gestion de documents;


• Métadonnées:

• ISO 639-1 Codes pour la représentation des noms de

langue: Partie 1: Code alpha – 2• ISO 639-2 Codes pour la représentation des noms de

langue: Partie 2: Code alpha – 3

• ISO 8601 Éléments de données et formats d’échange –

Échange d’information – Représentation de la date et l’heure

• ISO 15836 L’ensemble des éléments de métadonnées

Dublin Core

• ISO 23081: Processus de gestion des enregistrements –

Métadonnées pour les enregistrements;

Pour consulter les titres des normes applicables à la gestiondes documents numériques: ISO/TC 46 Information etdocumentationhttp://www.iso.org/iso/fr/home/store/catalogue_tc/catalogue_tc_browse.htm?commid=48750

http://www.iso.org/iso/fr/home/store/catalogue_tc/catalogue_tc_browse.htm?commid=48750


Plusieurs politiques, procédures et bonnes pratiques, dont:

• Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents

• Méthodes et recommandations de Bibliothèque et Archives nationales du Québec sur la numérisation des documents

• Les profils de métadonnées gouvernementaux

• Les orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec

• Lignes directrices concernant les formats de fichier pour la préservation et l’accès à long terme de Bibliothèque et Archives Canada

• MoREQ (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records)

• Principes de tenue des enregistrements

• Modèle de maturité de la gouvernance de l’information

• Etc…


Source: ISO15489-2 — Information et documentation — « Records management »

Partie 2: Guide pratique

3. Les outils

7 types d’outils indispensables, mêmes grands objectifs :

• Améliorer l’efficacité organisationnelle et aider à la prise de

décisions

• Contrôler la masse documentaire

• Faciliter le repérage et l’accès à l’information

• Assurer le respect des obligations légales de l’organisation et sa

protection juridique

• Favoriser le partage de l’information et la collaboration

• Documenter l’histoire de l’organisation en assurant la traçabilité et

la compréhension des actions posées antérieurement

3. Les outils

1. Répertoires institutionnels

o Définition de différents espaces de travail

o Application des droits d’accès, selon les fonctions exercées par

l’employé.

3. Les outils

2. Plan de classification

o Classement des documents de façon hiérarchique, selon une logique

définie qui repose sur les fonctions et les activités de l’organisme

o UNIFORMITÉ, peu importe le support du document et la personne qui

en est responsable

3. Les outils

3. Convention de nommage

o Définition des règles de nommage et des composantes d’un nom

de fichier

3. Les outils

MASSE DOCUMENTAIRE

EFFICACITÉ

PROTECTION

PARTAGE

REPÉRAGE

IDENTIFICATION

VERSIONS

3. Les outils

4. Calendrier de conservation

o Règles de conservation

o Règles de tenue de dossier

MASSE DOCUMENTAIREPROTECTION

PARTAGE

REPÉRAGECOLLABORATION

EFFICACITÉCONTINUITÉ

3. Les outils

4. Calendrier de conservation

AU STADE ACTIF

Valeur du ou des documents

Valeur administrative;

Valeur légale;

Valeur d’information.

Utilisation du ou des documents

Les documents sont utilisés pour l’accomplissement de différentes tâches administratives.

Les documents montrent les activités budgétaires de l’organisme.

Les documents informent sur les prévisions budgétaires, les demandes budgétaires et les budgets de l’organisme.

Les documents montrent que l’organisme s’est conformée aux dispositions de la Loi sur l’administration fiscale, de la Loi de l’impôt sur le revenu, du Règlement de l’impôt

sur le revenu et du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des comptables.

Explication des délais

Compte-tenu de la masse documentaire et en raison de leur valeur et utilité, les documents sont conservés deux (2) ans et cinq (5) ans au stade semi-actif.

Les documents sont conservés pour une période totalisant sept (7) ans conformément aux articles 35.1 et 35.3 de la Loi sur l’administration fiscale (L.R.Q. chap.A-6.002,

art.35.1, 35.3), à l’article 230 du paragraphe 4 de la Loi de l’impôt sur le revenu (L.R.C., 1985, ch.1 (5e suppl.) art.230) et en vertu de l’article 5800 du Règlement de l’impôt

sur le revenu (C.R.C. ch.945, art.5800).

Les documents sont conservés minimalement cinq (5) ans conformément à l’article 8 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la

cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des comptables.

3. Les outils

5. Logiciel de gestion électronique des documents

Centralisation des documents de valeurs, peu importe leur format et leur nature….

• un accès simultané par +++ personnes à un même dossier;

• un repérage rapide de l’information et des documents;

• une gestion informatique des outils de gestion documentaire;

• une application automatisée des délais de conservation;

• une gestion, encore une fois, automatisée des flux de travail et des versions de documents;

• une gestion très fine de la sécurité appliquée aux dossiers et aux documents;

• une documentation automatisée, précise et complète des actions posées sur un dossier et un document (qui a fait quoi et quand);

• Et bien plus encore.

3. Les outils

5. Logiciel de gestion électronique des documents

o Les principales fonctions

DUPLICATION

DISPERSION

MULTIPLICITÉ DES SOURCES

COÛTS DE GESTION ET DE MAINTIEN DU LOGICIEL

EFFICACITÉ

COLLABORATIONPROTECTION

3. Les outils

6. Politiques, directives et procédures:

o Politique de gouvernance documentaire

o Politique/directives de gestion des courriels

o Politique/directives de numérisation ou de transfert de support

o Politique de diffusion

EFFICACITÉ

PROTECTION

3. Les outils


1 - Identification

2 - Énoncé de principe et contexte

3 - Cadre juridique

4 - Champs d'application et objectif

5 - Définitions

6 - Rôles et responsabilités

7 – Modalités d’applications (selon cycle de vie des documents)

3. Les outils


• Politique/directives de numérisation ou de transfert de support

SELON VOUS, QUE DOIT CONTENIR UNE POLITIQUE DE

NUMÉRISATION?

3. Les outils


• Politique/directives de numérisation ou de transfert de support

1. Type de numérisation (ex.: préservation, sauvegarde, diffusion substitution)

2. Résolution

3. Formats (ex.: TIFF, PDF/A et XML) et sécurité des fichiers

4. Supports et espaces d’enregistrement

• Politique de gouvernance documentaire

I- INTRODUCTION

1. Objectifs de la politique

2. Champs d’application

3. Cadre juridique et normatif

4. Principes directeurs

II- FONCTIONS ET ACTIVITÉS DE GESTION DOCUMENTAIRE

1. Création et distribution

2. Organisation et traitement

3. Accès et protection

4. Conservation et distribution

5. Mise en valeur et diffusion

III- RÔLES ET RESPONSABILITÉS

1. Vice-présidents

2. Service Gestion documentaire

3. Directeurs

4. Responsables de la gestion documentaire

5. Utilisateurs

IV- GLOSSAIREV- RÉFÉRENCES

3. Les outils

Responsabilités Outils

Co

nn

aiss

ance

de

l’o

rgan

isation

• Contexte légal et

réglementaire

• Culture organisationnelle

• Culture informationnelle

• Politique de gouvernance informationnelle

• Planification stratégique

• Analyse des processus

d’affaires

• Analyse des risques

informationnels

• Modélisation des processus d’affaires

• Matrice des risques

• Catégorisation des actifs informationnels

Mé

can

ism

es

de

co

ntr

ôle

et

de

vé

rifi

cati

on

• Indicateurs de performance

quantitatifs et qualitatifs

• Valeur ajoutée

• Retour sur investissement et analyse coût-

bénéfice

• Étalonnage (benchmarking)

• Tableaux de bord

• Audit informationnel

4. Implantation

1. Leadership

• Reconnaître la valeur de l’information pour son organisation

• Voir à la définition d’un système de gouvernance informationnelle

• Intégrer ce système dans un plan stratégique pour une mise en œuvre et

une vision unifiée

• Donner un poids politique à tous projets de gestion de l’information

4. Implantation

2. Durabilité

o Assurer la pérennité du programme mis en place, lequel doit :

• Évoluer selon les besoins de l’organisation et des

utilisateurs (les sciences de l’information, le droit et les

technologies)

• Être mesuré

• Être connu et appliqué de façon constante et uniforme

par tous les employés

• Être promu par une équipe spécialisée et accessible

4. Implantation

2. Durabilité

o Adopter une approche intégrée en évitant :

o La coexistence de plusieurs systèmes personnels

o Les initiatives non concertées

o La concentration des efforts sur la technologie au détriment du

contenu ou encore, sur une fonction précise de la gestion de

l’information

o Octroyer des ressources permanentes à la gestion de l’information

4. Implantation

3. Mobilisation

o Soutenir le développement d’un programme, de politiques et d’outils

prenant compte du point de vue des utilisateurs

o Communiquer et promouvoir les objectifs, les résultats et les gains

obtenus

4. Implantation

3. Mobilisation

o Encourager le développement et le maintien de comportements responsables

par :

o La reconnaissance des comportements attendus

o La sensibilisation et la formation du personnel

o L’intégration de certaines responsabilités dans les descriptions de tâches

o L’ajout d’objectifs dans la gestion de performance d’un employé

o La création d’un réseau de responsables, de comités et/ou groupes de travail

o La tenue d’événements spéciaux

4. Implantation

3. Mobilisation

o Assurer une bonne conduite du changement

Merci !

Natasha Zwarich

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Sylvie Spérano

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