La politique achat comme outil de

recherche de marge de manoeuvre

Club Finances Gazette des Communes

Contexte

• Une démarche engagée en 2006

• Des résultats intéressants:

- la mise en place de comités achats pour traiter l’ensemble des besoins

transversaux

- l’apprentissage de la mutualisation avec nos 2 communes associées

- des économies:

Fin novembre 2010, 4,4 millions d’euros d’économies ont été réalisés:

- 428 K€ en fonctionnement sur un montant d’achats correspondant de 1

768 K€ (soit 24 %), et

- 3,9 millions € en investissement sur un montant d’achats

correspondant de 29,2 millions € (soit 13 %).

• La volonté de passer à une seconde étape en 2011

Pourquoi investir dans la fonction Achats ?

fonction achat = + marge de manœuvre budgétaire

- 5% sur les achats

de fonctionnement

=

+ 10% épargne brute

=

- 6.5% d’emprunt

ou

+ 3.5% de dépenses

d’investissement

Pour obtenir +10% d’épargne, il est aussi possible d’augmenter de :

+ 20% les recettes tarifaires

ou

+ 1.5% sur les impôts et taxes

100%

18,7%

- Chiffres 2009 en M€ -

Budget: 500 M€

Achats: 140 M€

Un potentiel d’économies fort

5.8 M€ d’économies

réalisées depuis 2008

15 M€ d’économies achats supplémentaires à obtenir et à pérenniser

d’ici fin 2014

Lyon, Tours

7% Paris

-Niveau d’objectif achats

en % des montants achats -

Lille à fin 2014 10%

16%

5%

0%

Soit

10.5% des 143 M€ d’achats

Un potentiel d’économies fort

Rythme de réalisation des économies supplémentaires

Sources : analyse de 19 familles achats, benchmark économies collectivités locales, Accenture

2010 2011 2012 2013 2014

ETP acheteurs 1,25 12 22 22 22

Economies sur investissement

1,3 M€ 3M€ 2,7M€ 2,7 M€

Economies sur fonctionnement

450 k € 2,25M€ 1,8 M€ 600 k € 600 k €

TOTAL économies 450 K € 3,5 M€ 4,8 M€ 3,3 M€ 3,3M€

TOTAL économies cumulées

450 K € 3,9 M€ 8,8 M€ 12,1M€ 15,4 M€

TOP des économies réalisées par organismes publics nationaux et locaux

Catégorie Ville Lille Min Max

Assurances 27% 15% 38%

Fourniture administrative / bureau

12% 8% 37%

Matériel informatique En cours 5% 30%

Produit d'entretien 6% 5% 20%

Mobilier de bureau 20% 4% 20%

Vêtement de travail 3% 20%

Livres / disques / cassettes 2% 20%

Peinture 15% 20%

Désamiantage & curtage 15% 20%

Impressions En cours 15% 20%

Logiciel 8% 14%

Réseaux voix / données 3% 14%

Formation hors métier 5% 11%

Flotte véhicule 5% 10%

Travaux 3% 9%

Maintenance des bâtiments 7% 9%

Gardiennage 5% 15%

Fournitures scolaire 2% 5%

Fluide 2% 5%

Potentiel d’économies par famille

6

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Services opérationnels

85%

Direction Achats 12%

DSI 3% Implication des acheteurs de la DA limitée

Légitimité des acheteurs de DA faible

Une fonction achat dispersée sur

120 personnes au sein de la Ville (référent achat marché) :

non dédiées à 100% aux tâches achats marchés

une culture d’abord juridique

des pratiques achats non systématiques

négociation systématique pour 14% des interrogés

niveau de compétences achats peu élevé

maîtrise (2%)

connaissances de base sur les achats (48%)

aucune connaissance (38%)

85% des montants d’achats

à professionnaliser

Une influence des acheteurs

de la Direction des Achats

à renforcer au-delà

des 12% de montant acheté

Pourcentage

des montants d’achats

143 M€ de dépenses achats à maîtriser (fonctionnement + investissement)

Sources : 60 questionnaires remplis par Direction des Pôles, 20 entretiens individuels , analyse des dépenses achats

Principes structurant de la future organisation achat marchés

7

Des techniques achats

pas systématiques par manque de

temps et de compétences

Un équilibre à rétablir entre

optimisation économique et

optimisation juridique

15 M€ d’économies à concrétiser

Une fonction achat

dispersée / diluée

et donc difficile à coordonner

Centralisation des tâches achats sur des ressources

dédiées à 100% aux achats

pour plus de coordination et de compétences

Une fusion de la Direction Achats et de Direction des

Marchés Publics dans une seule et unique Direction Achats

Marchés

Constats Principes d’organisation

8

Services techniques

• Travaux

• Exploitation / maintenance

chauffage

• Travaux de toiture

• Travaux de menuiserie

• Travaux de peinture

• Aménagement intérieur

• Désamiantage & curtage

• Matériaux de construction

• Eau / assainissement

• Store / fermeture

• Location matériel de construction

• Matériel & installation électrique

• Métallerie

• Miroiterie

• Télésurveillance

• Ascenseur

• Entretien / réparation bâtiment

Future Direction Achats Marchés

• Prestation intellectuelle

• Nettoyage bat & espace public

• Alimentation (bio)

• Matériel roulant

• Fluides

• Baux immobilier

• Charges immobilières

• Gardiennage

• Publicité

• Mobilier de bureau

• Produit d’entretien

• Fourniture de bureau

• Vêtement de travail

• Voyages

• Formation

• Petit outillage

• Abonnement / documentation

• Assurance

• Carburant

• EPI

• Note de frais

• Evénement culturel / artistique

• Mobilier de bibliothèque

• Loc. de mat. de manifestation

• Transport de biens

• Stationnement

• Mobilier école / petite enfance

• Colonies

• Matériel scolaire / pédagogique

• Transport collectif de personnes

& animaux

• Livres

• Produit bébé

• Matériel de sport

• Mobilier urbain

• Espace verts (travaux & entretien)

• Air de jeux

• Eclairage public

Achat cabinet du Maire :

• Réception

• Prestation de traiteur

• Travaux impression

60 M€

10 à 13

ETP

70 M€ 6 à 8 ETP

Centralisation des achats sur 3 organisations acheteuses (1/3)

Périmètre achat par organisation acheteuse

DSI

• Transport voix & données

• Matériel informatique

• Logiciel

6 M€

2 ETP

• Communication

• Colis de Noel

• Cadeaux du Maire

• Médaille

• Distribution de document

• Matériel audio visuel

• Photocopieur

66 M€ d’achats- Pôle Finance

Points clés de l’organisation :

Les bénéfices de la centralisation (consolidation des volumes, facilité

de pilotage, mutualisation des ressources)

tout en garantissant l’adhésion de tous les métiers et en particulier

QDV (via une plus grande proximité métier des équipes acheteurs)

Maitrise totale des achats de fonctionnement par le Pôle FME

Politique Achats

Les 3 objectifs prioritaires de la fonction achat

9

Réaliser 15 M€ d’économies achats sur la mandature

Définir et mettre en place des politiques de consommation

Contrôler les circuits de dépenses achats

1 Contrôler et maitriser la dépense d’achat

Définir des stratégies achats équilibrés intégrant les

préoccupations économiques, sociales et environnementales

Renforcer l’engagement de la Ville de Lille

dans le développement durable et responsable

2

Mettre en place des outils modernes de prise de commande

Définir le juste niveau de contrôle juridique dans les procédures

Simplifier et accélérer

la passation des marchés et des commandes

3

10

1.

Associer un acheteur professionnel à tous les

actes d’achats

2.

Consolider les besoins des 3 villes associées,

des CCAS. Grouper les commandes avec

LMCU et les communes adhérentes

3.

Réaliser des benchmarks de prix et de

pratiques avec d’autres organismes publics ou

privés

4.

Définir les besoins au plus juste

/ standardiser les besoins

6.

Analyser les prix

en coût complet

7.

Négocier quand cela est autorisée ou

recourir

aux enchères inversées

5.

Stimuler la performance des fournisseurs

8.

Recourir aux nouveaux outils achats et

approvisionnement

9.

Respecter les principes d’éthique et de

déontologie détaillés dans la charte éthique

signée par chaque acheteur

10.

Maîtriser le risque juridique

Les 10 principes directeurs de la Démarche Achat Marché

Politique Achat de la ville de Lille

Proposition de thèmes à développer dans la Politique Achat