La Plateforme numérique XeroxServices de saisie de données d’entreprise et de gestion des fl ux de dossiers

Du papier au processusMai 2015

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Reconnaissance intelligente des caractères (RIC)Xerox utilise des moteurs hors pair pour la reconnaissance intelligente des caractères, ce qui nous permet d’extraire les métadonnées des documents ainsi que l’information manuscrite avec le meilleur niveau de précision de l’industrie, puis de traduire cette information en champs de données. En appliquant par ailleurs des règles de validation, vous pouvez non seulement saisir ce qu’une personne écrit mais aussi convertir son texte en information dans un format approprié et ainsi considérablement améliorer la précision de la saisie des données. Le logiciel de reconnaissance optique des marques (ROM) permet également de détecter les cases à cocher et toute autre marque non alphanumérique.

Cycle de vie actif des documents et gestion des dossiersToute organisation possède des documents à la base de son activité et ces documents doivent être plus ou moins fréquemment consultés, parfois même dans l’urgence. Le coût élevé des retards occasionnés par les récupérations fréquentes de ces documents ne facilite pas le travail des fournisseur de services de stockage. Xerox fournit plutôt une solution de gestion active des dossiers physiques qui permet aux clients d’avoir la certitude que leurs documents sont en sécurité, biens gérés et disponibles en tout temps.

Reconnaissance optique de caractères (ROC)Notre logiciel de reconnaissance optique de caractères (ROC) permet de convertir des images numérisées en texte utile. Notre solution est utilisée pour extraire les métadonnées du document et également créer des documents ou du texte PDF avec possibilité de recherche textuelle.

Salle de courrier numérique Bien souvent, les salles de courrier sont le point d’entrée de la refonte des processus d’affaires dans toute organisation La salle de courrier numérique est une solution qui permet à nos clients d’extraire de l’information à l’arrivée du papier dans son entreprise. L’imagerie, l’indexation et l’acheminement des documents directement depuis leur réception permettent aux entreprises de faire un plus grand pas en avant vers un bureau sans papier et, par conséquent, d’éviter les ineffi cacités inhérentes à un environnement s’appuyant sur le papier. Nos services de salles de courrier s’intègrent à vos processus d’affaires essentiels, vous faisant gagner du temps et économiser de l’argent, tout en réduisant la charge de travail.

Services de consultation Nous offrons des services de consultation Lean Six Sigma pour optimiser vos fl ux de travaux et vos applications critiques afi n que vous puissiez respecter vos objectifs d’indicateurs clés de rendement (KPI).

L’imagerie documentaire, la gestion active des dossiers et les stratégies numériques permettent à nos clients de passer d’un environnement à forte consommation de papier à un environnement numérique automatisé. Nous offrons ces services pour garantir une transition en douceur vers une autre plateforme de services gérés.

Au sein de notre précieuse clientèle, nous maintenons un taux de rétention de 97 % grâce à l’innovation et l’amélioration permanentes qui font notre force.

Traitement des transactions et gestion des dossiers par des tiersDe nombreuses organisations dont les processus consomment un volume élevé de papier possèdent un stock de documents archivés et le coût d’extraction de ces documents peut être très élevé. Pour répondre à ce problème, Xerox gère la relation avec le fournisseur de services de stockage de ses clients. Lorsqu’une demande d’extraction d’une boîte de documents nous est soumise, nous sortons cette boîte du stock et mettons son contenu en image, ce qui permet à nos clients d’éviter de réintroduire du papier dans leurs processus. Par conséquent nous réduisons la surface de stockage et leur permettons de réduire leurs coûts à long terme.

Gestion des formulaires Notre équipe d’experts offre ses conseils sur la façon d’améliorer les formulaires standards de nos clients pour miser davantage sur l’automatisation des processus lorsque les formulaires sont intégrés aux processus administratifs.

Proposition de valeur

Forts de plus de trois décennies d’expérience dans le domaine de l’imagerie documentaire et de la saisie des données d’entreprise, nous avons développé une solution de processus d’affaires novatrice et unique offrant un monde de possibilités et d’efficacité. Xerox travaille avec ses clients pour comprendre leurs processus d’affaires basés sur le papier ainsi que leur exigences futures en matière de numérisation. Nos solutions externalisées misent sur les personnes, les processus et la technologie pour numériser le papier et acheminer les documents grâce au flux de travail le plus efficace et le plus rentable qui soit.

Dans le passé, la gestion des documents se résumait à rechercher manuellement des données dans des systèmes disparates et à récupérer des documents sur papier dans des armoires ou espaces de stockage. Nos services gérés permettent aux organisations de faire face aux énormes volumes d’informations, d’accélérer leur mise en valeur, de gérer l’information, de la saisie des données à leur archivage et de réduire le fardeau imposé aux TI. La plateforme numérique est une installation Lean Six Sigma qui a obtenu les certifications ISO 9001 (Qualité) et ISO 27001 (Protection de l’information).

Documents intelligents

Nous facilitons la création de « documents intelligents » grâce à nos plateformes de technologie pour favoriser des initiatives d’amélioration des processus d’affaires au sein des organisations. Les documents intelligents permettent de classifier les documents importants, d’extraire le contenu clé nécessaire au traitement des tâches et des éléments du travail. Le contenu est livré numériquement au système de flux de travail des clients en vue de son traitement électronique. Reconnus comme étant les experts chefs de file de l’industrie en matière d’automatisation des flux de travaux, nous aidons nos clients à dynamiser leurs investissements actuels dans la gestion du contenu d’entreprise (GCE) et à accéder plus rapidement à leur l’information.

Modèles d’affaires multiples

La plateforme d’imagerie de production de Xerox est conçue sur un modèle centralisé de réseau en étoile, sur site, hors site ou déployé en tant que modèle hybride. Profitant d’un modèle de services gérés, nos clients bénéficient d’un modèle financier flexible pour répondre à leurs besoins d’affaires. Cela permet de réduire de façon importante les investissements qui doivent être faits d’entrée de jeu pour miser sur un rendement positif de l’investissement en l’espace de quelques mois.

Entrée de l’information

L’information qui soutient vos processus de travail articulés autour des documents parvient à votre entreprise par le biais de divers canaux. L’un des plus grands défis auxquels les organisations font face aujourd’hui est la capacité de recevoir efficacement cette information dans un format standardisé qui optimise la vitesse, le coût et la qualité, tout en assurant la conformité aux normes. Notre plateforme de services gérés permet d’ingérer le contenu transmis par différents canaux, par exemple, la télécopie, le papier, le courriel, les appareils mobiles, les appareils multifonctions, dans un format personnalisé qui répond aux exigences de votre infrastructure afin de dynamiser vos processus d’affaires essentiels.

Infrastructure numérique

Traitement des exceptions

Chaque processus documentaire contient inévitablement des exceptions, par exemple les documents qui ne sont pas conformes aux paramètres du processus. Dans le cadre de notre Plateforme numérique, nous disposons d’un protocole personnalisable établi pour gérer ces exceptions, en collaboration avec votre entreprise. Ce processus simplifié a été optimisé en utilisant les méthodologies Lean Six Sigma prises en charge par des membres ayant obtenu leur ceinture jaune ou leur ceinture noire.

Chaîne de possession

Le fait d’établir une chaîne de possession pour vos documents nous permet de retracer leur itinéraire, de la réception dans nos installations au produit numérique final et à la destruction du papier. La partie critique des processus qui permet à nos clients de détruire les documents sources comme forme de signature physique n’est légalement plus exigée. Ce processus a été certifié pour l’ensemble de normes de qualité ISO9001.

Répartition des tâches

En conformité avec nos politiques de qualité et de sécurité, nous exigeons qu’une répartition stricte des tâches soit maintenue tout au long de l’itinéraire suivi par les documents. Cela signifie qu’une personne différente manipule le document à chaque étape (par exemple, préparation du document, numérisation, indexation, etc.) Cela permet de s’assurer qu’aucun opérateur quel qu’il soit ne peut se familiariser outre mesure avec l’information spécifique contenue dans des documents sensibles. Le niveau de contrôle qualité est donc plus élevé puisque chaque opérateur vérifie le travail de la personne qui l’a précédé.

Livraison sécurisée Dans le cadre de notre service d’imagerie de bout en bout, la Plateforme numérique est activée pour offrir des documents numériques au moyen de plusieurs méthodes de transfert électronique et de support physique (DVD ou disque dur), en fonction de vos exigences individuelles. Nous possédons une vaste expérience en matière de création de liens sécurisés et de remise de contenu à vos systèmes de GCE et à vos référentiels.

Flux de travail intelligent

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