La soumission, c’est beaucoup plus qu’un prix! - … · •prévoir la façon de procéder en cas de pluie, de retard des travaux et de modifications en cours de travaux;

La soumission, c’est beaucoup plus qu’un prix!

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Objectif principal

Concevoir et présenter un document de soumission clair et précis:

• qui est solide au niveau juridique.

• qui répond aux attentes du client;

• qui témoigne du professionnalisme et des compétences de

l’entrepreneur; et

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Animateur:

• Réjean cloutier;

• Me Alexandre Franco.

Public visé:

• Entrepreneurs généraux et spécialisés;

• Entrepreneurs en travaux de rénovation.

1. Introduction et contexte

À noter : Il ne sera pas question de maison neuve ou de soumissions déposées au BSDQ

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La soumission est bien plus qu’un chiffre griffonné sur le

coin d’une table.

Contexte

La soumission constitue dans les faits:

• un outil de vente;

• un document technique;

• un document qui sert de preuve légale;

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On doit remettre la soumission au client après avoir:

Contexte

• effectué des calculs et une estimation précise.

La soumission c’est donc bien plus qu’un prix!

• évalué la faisabilité des travaux; et

• rencontré et pris connaissance des besoins du client;

• précisé la nature des travaux à effectuer;

(suite)

5

Que doit-on faire avant d’en arriver à soumettre le document

de soumission?

2. Préalables à la soumission

• 2.2 Formats de la soumission

• 2.1 Préparation de la rencontre

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2.1 Préparation de la rencontre

Avant de rencontrer le client, il faut:

• consulter les plans et devis (si disponibles) et/ou vérifier

la teneur des travaux à effectuer;

• planifier la rencontre (à l’aide de plans de travaux déjà

effectués, d’échantillons de matériaux, etc.);

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2.1 Préparation de la rencontre

Avant de rencontrer le client, il faut:

• évaluer approximativement:

- la durée des travaux;

- le coût des matériaux;

- la disponibilité de la main d’œuvre et

des équipements, etc.

À noter : plus la rencontre sera planifiée, plus le client se sentira en confiance!

(suite)

8

Il faut rencontrer le client en personne!

2.1.1 Rencontre avec le client

La rencontre sert à :

• décrire l’entreprise et afficher son professionnalisme;

• évaluer les besoins du client et établir la portée des travaux;

• établir une date possible de réalisation des travaux

(demander les attentes du client et voir si c’est réalisable);

• expliquer les conditions dans lesquelles les travaux

pourraient être effectués.

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Lors de la rencontre, il faut:


• évaluer les travaux et déterminer les besoins;

• se faire connaître du client, lui fournir nos coordonnées

et références;

• répondre aux questions du client;

(suite)

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Lors de la rencontre, il faut:


• présenter (si possible) des projets similaires déjà réalisés

au client;

• se procurer (si possible) les plans et informations disponibles

pour la réalisation des travaux (p. ex.: plan des installations

sceptiques, etc.);

• s’informer à propos des matériaux que le client souhaite

utiliser.

(suite)

11

Il faut faire une bonne estimation avant de dresser le document

de soumission.

2.1.2 Une estimation bien planifiée

• les besoins en ressources matérielles;

• les besoins en ressources humaines et en sous-traitance

(vérifier la disponibilité de la sous-traitance);

• les besoins en équipements;

Pour ce faire, il faut évaluer:

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Il faut aussi :

2.1.2 Une estimation bien planifiée

• prévoir les délais de livraison des matériaux;

• prévoir les documents nécessaires aux travaux et leur délai

d’obtention (p. ex.: permis);

• prévoir la façon de procéder en cas de pluie, de retard des

travaux et de modifications en cours de travaux;

• établir un échéancier possible, faisable et probable;

(suite)

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• revoir les informations présentées pour ne rien oublier.

À éviter : Faire une soumission sur le coin d’une table avant d’avoir rencontré le client, ou juste après avoir rencontré le client.

Cette situation pourrait occasionner des erreurs, des malentendus et donner l’impression que vous n’êtes pas intéressé.

À faire : Donnez-vous au moins 24 h après avoir rencontré le client avant de dresser un document de soumission.

2.1.2 Une estimation bien planifiée (suite)

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Tous les entrepreneurs ne voient

pas la soumission du même œil!

Le document de soumission peu

prendre plusieurs formes, bien

que toutes ces formes n’aient pas

la même valeur:

2.2 Formats de la soumission

À éviter: le prix sur une serviette

en papier.

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À éviter : entente verbale ou carte d’affaire avec un prix.

2.2 Formats de la soumission

Qu’est-ce qui vous dit que le client va vous payer?

(suite)

16

Une soumission mal rédigée (à la

main ou non) peut mener à des

incompréhensions mutuelles.

2.2 Formats de la soumission (suite)

17

La soumission à la dactylo se doit

aussi d’être claire.

La technologie nous permet mieux…


18

Aujourd’hui, grâce aux nouvelles

technologies, les possibilités sont

infinies…


19

Cependant, les technologies, comme les

téléphones intelligents, permettent encore

certaines dérives…


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Le document de soumission devient un document de référence

pour le client. Donc, il faut :

3. Contenu du document de soumission

• le rédiger dans un français (ou un anglais) soigné;

• élaborer un document clair, détaillé et sans ambiguïtés.

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Voici les

principales

informations qui

devraient figurer

sur un

document de

soumission.


(suite)

22

Attention : Le document que nous vous présentons dans le cadre

de cette portion de la présentation n’est qu’un modèle

qui sert aux besoins de la présentation. D’autres

modèles ou façons de faire sont possibles.


(suite)

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• Coordonnées de l’entreprise : nom, coordonnées complètes,

numéros de certifications TPS/TVQ, numéros de licence RBQ,

preuves d’assurances, etc.;

3.1 Les coordonnées

• Coordonnées et description du bâtiment visé par les travaux.

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Faut-il décrire les travaux en détail? Il faut savoir que :

3.2 La description et la portée des travaux

• vous êtes rarement le seul entrepreneur à soumissionner;

• ce qui fait « vendre » une soumission, c’est souvent son

degré de précision.

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La soumission devrait donc comprendre :

• une description des travaux à exécuter (séparés idéalement

en phases de travail);

• une liste des matériaux et des couleurs utilisées (notamment

si le client a des demandes spécifiques, dans ce cas, il

faudra ajouter ces informations en annexe);


(suite)

26

La soumission devrait donc comprendre :

• une évaluation réaliste du prix global et/ou pour chacune

des composantes (si demandé par le client);

• un espace pour décrire les travaux additionnels qui

pourraient être requis (p. ex.: besoin d’un

marteau hydraulique).


(suite)

27


(suite)

28

À la base, on devrait fournir une ventilation générale (p. ex.:

travaux, matériaux, main-d’œuvre) avec un prix global, à moins que

le client ne demande plus de détails.

3.2.1 Jusqu’à quel point faut-il

ventiler les travaux?

Est-ce qu’on ventile le prix?

OUI, si c’est nécessaire pour convaincre le client.

NON, si le client ne le demande pas, parce qu’il y a des

montants qui peuvent changer en cours de route. 29

À noter : Si le client a des demandes particulières, il faut les

inclure dans le document de soumission, idéalement

fournir le prix spécifique qui se rapporte à ces demandes.

Ventiler le prix

Avantages Inconvénient

Meilleure compréhension du

client Montre que vous avec bien

estimé le projet Montre votre professionnalisme

et vos connaissances

Difficile de changer le prix s’il a des

modifications en cours de travaux Donne plus de détails au client qui

pourrait s’en servir pour négocier avec un autre entrepreneur ou pour aller comparer les prix sur Internet

3.2.1 Jusqu’à quel point faut-il

ventiler les travaux? (suite)

30

Si ça vous est possible, vous pouvez fournir:

3.2.2 Les plans de réalisation des travaux

• un plan de réalisation des travaux

(fait avec Autocad par exemple);

• une présentation virtuelle.

Attention! Ne laissez pas ces plans au client, ils vous

appartiennent temps et aussi longtemps que le

client n’as pas signé la soumission ou le contrat.

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Deux types de prix:

3.2.3 Le prix

• montant forfaitaire (plus répandu);

• prix courant majoré (« Cost plus »)

32

C’est la deuxième question que vous posera le client

(après le prix).

3.3 Date de réalisation des travaux

Il faut connaître ses attentes et évaluer si elles sont réalistes

ou non.

Sur le document de soumission, c’est la date approximative du

début des travaux qu’il faut inscrire.

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3.4 Les conditions générales

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Voici quelques conditions générales qui peuvent être

présentées dans le document de soumission:

• les sous-traitants;

• les travaux (et/ou matériaux) exclus;

• les procédures;

• les conditions inconnues;

• les autres documents ou informations importantes;

• les conditions de paiement;

• la date limite d’acceptation.

• Vérifier si les sous-traitants ont leur licence et sont qualifiés pour

les travaux à effectuer;

• inclure la description des travaux des sous-traitants dans la

description générale des travaux.

3.4.1 Les sous-traitants

À noter : Vous êtes responsables des travaux que les

sous-traitants fournissent.

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Votre client veut donner tous les travaux électriques à faire à

un électricien qu’il connaît?

3.4.2 Les travaux (et/ou matériaux) exclus

À faire : inscrivez une note à ce propos dans le document de

soumission pour éviter toute confusion.

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• Procédures de protection : préciser comment les lieux ou les

ouvriers seront protégés (p. ex.: toiles, etc.);

3.4.3 Les procédures

• Procédures liées à la démolition et au traitement des

déchets : façon dont on disposera des matériaux issus de la

démolition, ramassage des débris, récupération ou réutilisation;

• Procédures de nettoyage : dans quel état laisserez vous les

lieux (p. ex. : exempts de poussières, etc.).

À noter : prenez des photos ou des vidéos des lieux avant

le début des travaux, cela pourrait vous éviter

certaines réclamations couteuses. 37

Exemples de conditions inconnues :

3.4.4 Les conditions inconnues

• moisissures sur une charpente de bois à l’ouverture

des murs;

• température, surtout en cas de travaux exécutés

à l’extérieur;

À faire : inclure une clause à ce sujet dans le document

de soumission.

38

3.4.4 Les conditions inconnues (suite)

39

• Les documents nécessaires : aviser le client des documents

qu’il doit se procurer, par exemple, les permis.

3.4.5 Les autres documents ou

informations importantes

40

• Les garanties offertes sur les travaux et matériaux utilisés:

l’entrepreneur doit fournir les garanties minimales prévues

par la Loi.

3.4.5 Les autres documents ou

informations importantes (suite)

41

Le client doit en être informé dès le départ. Il faut préciser:

3.4.6 Les conditions de paiement

• de quelle façon le paiement sera échelonné;

• à quel moment les paiements doivent être faits;

• si un acompte doit être versé et à quel moment;

• si un système de retenu est prévu.

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À faire : il faut inclure une note qui précise la date limite

d’acceptation. En général, le client a 30 jours pour

signer la soumission.

3.4.7 La date limite d’acceptation

43

Vous avez dressé un beau document de soumission. Vous devez

maintenant le soumettre au client. Il faut :

4. Présentation de la soumission

• expliquer en détail le contenu de la soumission;

• répondre aux questions du client;

• vérifier auprès du client si tout est clair ou s’il veut ajouter

des informations (peut se faire à la main - initiales);

• informer le client des procédures à suivre;

• mentionner au client que vous êtes disponible pour ses

questions.

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Le client décide de retenir vos services!

Vous pouvez :

4.1 La signature

• lui faire signer la soumission : idéalement, l’entrepreneur

devra prévoir par la suite faire signer un contrat type par

le client, mais, s’il ne le fait pas, la soumission signée

devient un contrat liant l’entrepreneur au client;

• lui faire signer un contrat.

À noter : l’APCHQ dispose de plusieurs formulaires contractuels qui peuvent s’adapter aux besoins des entrepreneurs. Ces contrats types présentent toutes les clauses abordées précédemment.

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4.1 La signature (suite)

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À faire : l’utilisation d’un contrat est recommandé. Le choix

du contrat, ses avantages et ses clauses feront

l’objet d’un atelier qui sera présenté en après-midi

dans le cadre de ce congrès.


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En somme, la soumission :

5. Conclusion

• est un document important qui vous représente auprès

de vos clients;

• doit être claire, précise, soignée et doit être présentée

par écrit et en personne au client;

• doit contenir des informations détaillées sur les travaux, les

matériaux utilisés, l’échéancier, le prix des travaux prévus et

les conditions générales prévues;

• signée constitue un contrat.

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Merci de votre attention!

Questions?

5. Conclusion

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Documents

La soumission, c’est beaucoup plus qu’un prix! - … · •prévoir la façon de procéder en cas de pluie, de retard des travaux et de modifications en cours de travaux;