MARABOUT PRATIQUES

Afin de vous informer de toutes ses publications, marabout édite des catalogues régulièrement mis à jour. Vous pouvez les obtenir gracieu- sement auprès de votre libraire habituel.

Catherine et Odile PIERRON

Le savoir-écrire aujourd'hui

MARABOUT

La communication écrite avec Marabout :

— La correspondance, 1501. — Le guide du courrier facile, 1505. — 200 modèles de lettres, 1510. — 50 modèles de lettres pour trouver un emploi, 1911. — La communication écrite efficace, 2120. — Comment prendre des notes, 1920. — Les règles d 'or pour rédiger un rapport, un mémoire,

une thèse, 1909.

Les outils :

— Dictionnaire des synonymes, 7002. — Dictionnaire portatif du futur bachelier, 8041. — Guide d'orthographe, 8008. — La ponctuation maîtrisée, 8017. — Tester et enrichir son orthographe, 8016. — 50 tests d'orthographe, 8541. — Comment acquérir une super-orthographe, 4138. — 100 dictées-pièges, 8010. — Tester et enrichir son vocabulaire, 8012. — 50 tests de vocabulaire, 8542.

Illustrations : Ho Minh Duc et Jean-Marc Stillemans.

(0 1995, Marabout, Alleur (Belgique).

Toute reproduction d'un extrait goglconque de ce livre par quelque procédé que ce soit, et notamment par photeepti'tâ -MLà%crofilrn, est interdite sans autorisation écrite de l'éditeur.

SOMMAIRE

Pourquoi et comment utiliser ce guide ? . . . 7

Comment organiser votre lecture ? 9

PERMIS A : LA LETTRE 13

PERMIS B : LA NOTE, LE COMPTE RENDU 97

PERMIS C : LE RAPPORT, LE MÉMOIRE . 139

LES ÉCRITS SPONTANÉS : LE CARTON DECORRESPONDANCE, LA TÉLÉCOPIE, LE MÉMO 189

POUR PLUS DE SÉCURITÉ : Comment se roder à l'écri»t 9 . . . . . . . . . . . 217

Bibliographie . . 231

INTRODUCTION

Pourquoi et comment utiliser ce guide?

Pourquoi «Le savoir-écrire au jou rd 'hu i»?

Notre souhait, en rédigeant cet ouvrage, est de vous per-

mettre de mieux comprendre et maîtriser les repères et

les règles de l'écrit. En d'autres termes, nous vous guide-

rons vers une plus grande sécurité de rédaction. Car, en effet, le savoir-écrire a évolué :

— la correspondance s'est créé de nouvelles habitudes,

— des écrits autrefois peu répandus se sont propagés :

compte rendu, rapport, note, mémoire,

— des supports différents ont imposé des usages inédits :

carton de correspondance, télécopie, mémo.

Devant cette floraison de moyens de communication,

nous sommes parfois dubitatifs quant à la manière de s'y

prendre pour être efficace et élégant à l'écrit.

«Le savoir-écrire aujourd'hui» oriente votre pratique

vers les tendances actuelles, tout en rappelant les rites

quand ils se justifient.

Comme nul ne peut apprendre uniquement par la théorie,

nous avons choisi d'alterner connaissance et pratique.

C'est pourquoi pour chaque type d'écrit : lettre, note, etc., vous trouverez :

— des fiches-codes qui mettent à votre disposition un processus de travail, un plan, des points de repères utiles à une réalisation efficace et rapide ;

— des fiches-conduite qui vous rappellent les erreurs à éviter ainsi que des conseils d'écriture mentionnés en regard de fragments de texte sélectionnés.

Le sommaire et le diagnostic du début vont vous per- mettre, en outre, de parfaire votre formation, de façon ciblée, dans vos zones personnelles de fragilité.

Vous pouvez bien sûr lire intégralement les conseils pro- posés, sachant que la dynamique pédagogique a été déterminante dans notre façon de construire le plan de l'ouvrage. Nous avons fait appel, d'une part, à l'analogie signalétique du code de la route, pour mieux vous aider à visualiser les conseils et les erreurs. D'autre part, nous avons rassemblé, par ordre de difficulté croissante, les différents types d'écrits ; vous serez donc confronté à un permis A, un permis B et un permis C.

A l'issue de votre lecture, nous croyons pouvoir vous assurer que vos réflexes auront augmenté en nombre et en qualité.

Catherine et Odile Pierron.

COMMENT ORGANISER VOTRE LECTURE ?

Dans un premier temps, ce diagnostic vous permet de vous interroger sur vos objectifs de progrès. Puis, en vous reportant aux fragments conseillés, vous pouvez organiser votre lecture selon un circuit personnel.

En effet, en prenant davantage conscience des caractéris- tiques de vos habitudes en matière d'écrit, vous pourrez lire cet ouvrage de façon plus sélective.

AUTO-DIAGNOSTIC FRAGMENTS CONSEILLÉS

Vous souhaitez mieux vous organiser... 24-26 Reportez-vous aux pages ci-contre : 34-35

46-51 62-70 87-88 101-105 119-121 129-133 145-152 214 219-221

Vous voulez vérifier que le choix du 23-24 type d'écrit (lettre, compte rendu, rap- 33-36 port...) correspond bien à votre objec- 46 tif... 58

83-87 100 118-119 142-144 168

192 198-199 203-205 209-212

Vous désirez mieux maîtriser la cons- 26-27 truction du plan... 37-38

51-53 70-74 88-90 105-107 121-126 152-155 169-170

Vous voulez mieux connaître les règles 176-179 du savoir-écrire... 182-183

193-195 201

Vous souhaitez améliorer votre style... 49 53 67-68 137-138 171-175

Vous aimeriez devenir plus convain- 35-36 cant... 38

40-41 74-77 137-138

Vous recherchez des modèles à imiter... 19 27 39-40 50-51 61-62 91 112-114 197 200

Vous voulez vous prémunir contre les 30-32 erreurs de tournures de phrases... 43-45

55-57 79-81 93-95 115-117 134-136 164-166 186-187 207-208

Vous voulez réviser des points de gram- 29 maire litigieux... 95

128 195-196

Vous voulez mettre des techniques de 69 créativité au service de votre rédac- 107-109 tion... 155-157

223

Vous souhaitez acquérir une méthode 183-185 pour corriger vos écrits...

Vous aimeriez garantir la lecture de vos 28-29 écrits... 41-42

54 77-78 90-92 109-111 126-129 157-163 176

CODE

Les signaux utilisés dans cet ouvrage sont les suivants :

^ Dans la partie CODE :

Priorité

Exemple à suivre Contre-exemple

> Dans la partie CONDUITE :

Impasse

A exclure absolument ! Danger

A éviter.

Feu o range

A vous de mesurer les risques...

Informez-vous !

Prenez de plus amples rensei- gnements.

Pause -ca fé

Prenez le temps de réfléchir...

Feu vert

Ce qu'il faut faire.

PERMIS A

LA LETTRE

Vous écrivez très peu, peu, beaucoup... Quelle que soit votre aisance à l'écrit, vous pratiquez l'art épistolaire, autrement dit vous écrivez des lettres.

La lettre est le moyen d'expression écrite le plus popu- laire et le plus ancien. On connaît par exemple la corres- pondance diplomatique des pharaons Aménophis III et Aménophis IV (environ 1 400 ans avant J.-C.) avec les princes de Palestine, de Syrie, de Babylone. A Rome, la lettre est remarquablement favorisée par l'extension coloniale, les grandes routes permettant les relations entre Rome et les grandes villes. La chrétienté obtient également ses «lettres» de noblesse avec les épîtres de saint Paul, très connues... La correspondance en latin avec les lettres à Héloïse du théologien Pierre Abélard, les lettres d'Erasme, de Machiavel...

Et puis, le genre épistolaire trouve son épanouissement avec une multiplication des lettres à caractère littéraire dès le XIIe siècle. Au XVIIe siècle, les lettres de Madame de Sévigné apparaissent comme un témoignage précis et vivant des mœurs de l'époque. Tous les classiques — Descartes, Fénelon, Bossuet, Pascal, Corneille, La Bruyère — s'y adonnent pour livrer leurs opinions philo- sophiques, religieuses ou littéraires.

Mais la correspondance la plus impressionnante, la plus volumineuse reste, sans conteste, celle de Voltaire : 18 000 lettres adressées à l'Europe tout entière pendant plus de soixante ans !

Au XIXe siècle, la tendance du contenu varie : de docu- ment historique ou politique, la lettre devient un moyen d'expression personnelle privilégié, avec des pointes de lyrisme et d'emphase. De fait, la lettre prend une forme autobiographique très prononcée : la correspondance de Flaubert en est une illustration. Toutes les figures artis- tiques font preuve d'un désir et très souvent d'un talent d'épistolier certains : Baudelaire, Mérimée, George Sand, Chateaubriand, Victor Hugo, Van Gogh, Cézanne, Wagner, Renan...

Les correspondances célèbres du XXe siècle s'expriment à travers Gide, Valéry, Proust, Claudel. D'ailleurs, comme pour Claudel, c'est souvent l'éloignement — profession- nel ou politique — qui justifie bon nombre de correspon- dances : Joyce, Kafka, Fitzgerald...

Et puis, vous et nous... Ce panorama historique rapide rend mieux compte de l'importance et du rôle que tien- nent les qualités épistolaires dans l'appréciation d'une personne. En effet, notre culture s'appuie tellement sur ce mode de communication que quelqu'un qui a des « lettres» dispose d'un a priori favorable.

Bien sûr, on vous objectera que tout cela est du passé, que le présent n'est pavé que d'écrans et de mémos, que l'écrit est en voie de disparition. C'est confondre conte- nant et contenu; les supports évoluent comme ils l'ont d'ailleurs toujours fait : le papier a supplanté le parche- min qui lui-même avait détrôné le papyrus. Mais la

volonté de communiquer par écrit, de laisser une trace résistant au temps, elle, n'a guère été remise en cause. En effet, jusqu'alors colonisée par un petit nombre d'érudits, la faculté d'écrire s'exerce maintenant par le plus grand nombre. Pour preuve, voici le nombre de lettres reçues p a r jou r dans une ville de 100 000 habitants : 180 0001 !

Nous ne nous attarderons pas plus sur des détracteurs plus acharnés qui veulent nous faire admettre que le télé- phone et ses outils périphériques concurrencent de près la lettre. Nous leur conseillons de confronter leur juge- ment avec un juriste qui aura tôt fait de leur prouver que seul l'écrit constitue une preuve dans le cas d 'un litige.

Ceci étant, nous avons souhaité rassembler ici moins des

arguments que des réflexions, des pratiques, des conseils, des mises en garde qui vous aideront à considérer ce mode d'expression comme le vôtre, en conjuguant aisance et plaisir. Par conséquent, consacrons-nous au plus tôt à cet objectif...

La lettre est donc, comme nous l'avons vu, un outil

ancien, un outil classique. Elle obéit à un certain forma- lisme; très souvent, le formalisme et l'application des règles de savoir-écrire sont à l'origine de nombre de questions.

• Levons tout de suite un mythe : le formalisme n'est pas tentaculaire ; le formalisme à l'écrit évolue dans le sens d 'une simplification. Sauf dans certains corps profes- sionnels (en particulier, les corps militaire et diploma- tique), la lettre obéit à quelques critères simples de

1. Chiffre obtenu auprès de la Ville de Nancy (statistiques de 1994).

présentation, répertoriés par l'AFNOR (cf. modèle de lettre ci-contre).

• L'usage veut également qu'une lettre ne dépasse que rarement deux à trois pages.

• La lettre se caractérise enfin par le fait qu'elle est avant tout un écrit personnalisé ; en effet, elle a généralement un destinataire unique. Dans certains cas, cependant, vous pouvez en faire une copie destinée à un tiers, pour informer ce dernier ou exercer une pression sur le desti- nataire principal ; dans ce cas, vous mentionnerez tou- jours à qui vous faites tenir copie.

• Nous vous conseillons, pour des raisons pratiques évi- dentes, de toujours garder un double de votre lettre.

Maintenant, il est certain que l'élégance et le style de votre lettre influent sur la perception — voire la compré- hension — de votre lecteur. Un exemple célèbre : la guerre de 1870 prit origine dans une lettre intentionnelle- ment mal traduite, adressée à la presse française. C'est la fameuse «dépêche d'Ems» : Guillaume 1 er, roi de Prusse, remit à son ministre, Bismarck, une lettre destinée à la France. Or Bismarck, qui souhaitait la guerre, la traduisit et la condensa de telle manière qu'elle apparut comme insolente pour la France.

Trois principes gouvernent la perception de votre lettre :

— la personnalisation,

— la confidentialité,

— la sobriété.

• Q u ' i l s'agisse d'une lettre professionnelle ou privée, la personnalisation de la lettre est essentielle. La person- nalisation la plus courante est la signature; le 30 janvier 1985, une circulaire demande aux fonctionnaires de men- tionner leur nom sur les courriers dont ils sont rédac-

teurs. La lettre manuscrite est très personnelle et ne trouve par conséquent que rarement l'occasion de s'ap- pliquer sur le plan professionnel. Cependant, depuis quelques années, la lettre commerciale, rédigée au trai- tement de texte, se voit assez souvent complétée par quelques mots manuscrits, à la fin ou en marge de la lettre, pour ajouter un aspect spontané à ce type de cour- rier que l'on sait standardisé. La personnalisation à l'ex- trême est le « post art » ou encore « mail art », récupération artistique et créative de la communication écrite, comme nous l'explique Anne-Marie Rocco dans un article paru dans le Nouvel Economiste: «Tous les objets légers et peu encombrants peuvent être postés tels quels, sans la moindre censure de la part de l'administration en charge de l'acheminement. Envoyer un petit dessous de coton blanc pour rompre avec son amant? C'est bien plus chic — et somme toute plus sobre — qu'une longue lettre vengeresse. Seul impératif : inscrire lisiblement l'adresse du destinataire, et affranchir l'objet au tarif adéquat... »

• La confidentialité distingue souvent la lettre des autres documents. De la lettre simple à la lettre recom- mandée avec accusé de réception, des nuances existent. Mais quoi qu'il en soit, toute lettre doit être pliée en trois (avec un format A4: 21 x 29,7 cm) en ne faisant appa- raître que l'adresse du destinataire, comme ceci :

C'est une survivance du «pli», annonçant souvent, au Moyen Age, des événements à portée politique. Par ailleurs, si vous souhaitez que votre courrier ne soit pas victime du tri préalable effectué par la secrétaire, men- tionnez «A l'attention de... » sur votre enveloppe.

Parfois, si vous faites transiter votre lettre par un tiers qui est plus à même de remettre le « pli », vous adopterez sur l'enveloppe la mention «Aux bons soins de... » ; surtout, vous ne cachetterez pas cette lettre si elle est remise en main propre, pour signifier à cette personne que vous lui accordez votre confiance.

• Troisième principe: la sobriété... Nous ne saurions trop la recommander pour la majeure partie des échanges écrits. Cela passe par la couleur de l'encre que vous uti- lisez : évitez le rouge, préférez des couleurs telles que le bleu ou le noir. Le support-papier sera blanc ou éven- tuellement de couleur (mais de bon goût) pour les cour- riers commerciaux. Enfin, la structure même de la lettre est masquée — on ne fait pas appel à un découpage appa-

rent des idées annoncé par 1, 2..., ce qui est une marque à la fois de sobriété et d'élégance. Comme on masque les mécanismes d'une voiture pour accentuer la part de mys- tère technique, on ne dévoile pas de prime abord le plan d'une lettre. Il s'agit de créer une impression unique, en partant d'éléments de base : des mots, des signes de ponctuation... C'est un peu la cuisine indienne, où vous ne retrouvez pas la saveur isolée des ingrédients : noix de coco, curry, safran, mais où vous goûtez un plat au par- fum et à la saveur uniques...

Voici par conséquent quelques recettes pour bien réussir vos lettres; nous commencerons par la lettre d'informa- tion.

LA LETTRE D'INFORMATION

CODE

1. Q u e l e s t l ' o b j e c t i f d e l a l e t t r e d ' i n f o r m a t i o n ?

► Communiquer une information, c 'est-à-dire quelque chose de nouveau et/ou qui possède un caractère d'ac- tualité.

Cette information est connue par le rédacteur qui est res- ponsable à ce titre de la fiabilité de l'information trans- mise. Pour faire choix de l'information à communiquer, vous devez imaginer les répercussions que la communi- cation de cette information va avoir sur votre lecteur. Sa

compréhension d'un problème, ses actions vont-elles être remises en cause et dans quelle mesure? Plus cette information risque de le contrarier dans son système de valeurs ou dans ses projets, plus vous devez être précis et agir avec tact dans la formulation.

Par ailleurs, la lettre d'information est le type de courrier qui, par excellence, transmet l'actualité. Aussi, nous vous suggérons d'agir rapidement lorsque vous devez apprendre quelque chose à votre lecteur. La nouveauté est une qualité fugitive. Autant elle apparaîtra dans toute sa réalité si le courrier suit de près l'événement ou le changement dont vous avertissez votre lecteur, autant l'information perdra en utilité si le délai que vous vous accordez pour en faire part est trop important.

TABLE

INTRODUCTION 7

PERMIS A : LA LETTRE 13

LA LETTRE D'INFORMATION : CODE 23 CONDUITE 30

^ LA LETTRE DE RÉCLAMATION : CODE 33 CONDUITE 43

^ LA LETTRE DE DEMANDE : CODE 46 CONDUITE 55

^ LA LETTRE COMMERCIALE : CODE 58 CONDUITE 79

^ LA LETTRE DE RELANCE : CODE 83 CONDUITE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93