Les 10 points clefs de lexternalisation "Accroître les performances de votre communication visuelle" la régie numérique des entreprises V1.1

Les 10 points clefs de l’externalisation

"Accroître les performances de votre communication visuelle"

la régie numérique des entreprises

V1.1

1. Analyse des flux, des tâches et de la disponibilité des collaborateurs

2. Accroître la réactivité de publication en ligne

3. Elargir le périmètre de diffusion

4. Editez une fiche documentaire fiable

5. Mettre en place une gestion contributive

6. Standardiser la production

7. Optimiser et visualiser les coûts d'exploitation

8. Garantir la sécurité d'exploitation

9. Décharger l'entreprise d'une gestion informatique annexe

10. Conserver la maîtrise de l'activité

Les 10 points clefs de l’externalisation



1- Analyse des flux, des tâches et de la disponibilité des collaborateurs

Définir le fonctionnement

Du donneur d’ordre à l’exploitant

Identifier les tâches

Commande -> Choix des ressources -> Commande -> Réalisation -> Suivi de production -> Validation -> Sélection -> Indexation -> Exploitation -> Publication-> Archivage

Définir les compétences requises

Gestion, analyse de l’image, production, documentation, techniques numériques …

Valider la disponibilité des collaborateurs

Scénario de validation des tâchesDétecter les étapes bloquantes


2- Accroître la réactivité de publication en ligne

Gérer l’actualité et partager en temps réel les nouvelles productions d’images, c’est :• Crédibilisé le système d’information• Accélérer la diffusion de la nouvelle image de l’entreprise• Faire monter l’audience• Rentabiliser les investissements

Commande

Réalisation

Exploitation

Indexation

Partage

Archivage

Commande

Réalisation

Sélection

Indexation

Partage <-> Exploitation

Archivage


3- Elargir le périmètre de diffusion pour rentabiliser la production et diffuser la charte image de l’entreprise

• S’adresser à des communautés restreintes et différenciées• Proposer sur le réseau les fichiers «haute définition» des visuels [restriction]• Offrir des sélections préétablies

• Gain de temps pour l’utilisateur• Garantie par un expert de l’image

• Privilégier les documents actifs à ceux relevant du patrimoine• Documents valides / actifs [communication externe / interne]• Documents relevant de l’histoire récente [pour la communication interne]• Documents relevant du passé [archives, restriction]

• Offrir un best-of de la représentation des produits, des services et des hommes


4- Editez une fiche documentaire fiable pour diffuser des documents certifiés

SECTION DOCUMENTAIRE

Informations sémantiques : thème, légende, mots clés, référence du produit

"ce que je vois »

SECTION JURIDIQUE

copyright et limites d'utilisation de chaque visuel "ce que j'ai le droit d'en faire »

SECTION TECHNIQUE

Toutes les données garantissant une parfaite exploitation de l'image : dimensions, poids de fichier, dimensions maximales imprimables

"ce que je peux en faire »

SECTION TRACABILITE & SECURITE

Identification de l'original, lieu de stockage de l’original (cote), Identification des intervenants prestataires fabricants "d'où cela vient-il ?"


5- Mettre en place une gestion contributive, 1/2Organiser la contribution des auteurs et des collaborateurs pour une indexation fiable

Scénario traditionnel A

1- Dépôt de fichiers par le dépositaire2- Validation / publication par le dépositaire gestion d'alerte

Scénario traditionnel B

1- Dépôt de fichiers par le dépositaire2- Envoi à l'administrateur gestion d'alerte3- Validation / publication par l'administrateur


5- Mettre en place une gestion contributive, 2/2

Scénario «contributif» C

1- Dépôt de fichiers par le dépositaire2- Envoi à l'administrateur gestion d'alerte3- Soumission à des contributeurs par l'administrateur gestion d'alerte4- Saisie par le(s) contributeur(s)5- Renvoi vers l'administrateur gestion d'alerte6- Validation / publication par l'administrateur


6- Standardiser la production pour une cohérence du fonds documentaire• Format de prise de vue• Standard d’enregistrement• Poids de fichiers• Taux de compression• Enrichissement de métadonnées prédéfinies

Standardiser l’offre en ligne, une garantie d’exploitation• Métadonnées exploitables après téléchargement • Poids de fichiers• Standard d’enregistrement• Taux de compression• Construire une collection :

• Techniquement professionnelle• Promouvant la charte image de l’entreprise


7- Optimiser et visualiser les coûts d'exploitationEn réunissant la totalité des services dans une prestation globaleEn favorisant l’exploitation des visuels pour un amortissement des investissementsEn évaluant les coûts de chaque activité (outil, ressources humaines, consommable, prestations)

• La production d’images : agences, photographes intégrés ou indépendants• La constitution de sélections prêtes à l’emploi par un expert de l’édition image• La gestion :

• Documentaire• Technique• Juridique

• La diffusion• L’archivage

En garantissant l’adéquation Offre / Demande : recherches fructueuses=> succès de la démarche


8- Garantir la sécurité d'exploitation par la gestion des métadonnées, 1/3

Le document numérique est autonome, il contient ses propres informations

EXIF

IPTC (anc.)XMPdont des champsoptionnels propriétaires «métiers » peuvent être définis


8- Garantir la sécurité d'exploitation par la gestion des statistiques, 2/3

- Enregistrement de tous les actes effectués à travers la base :• Connexion• Enrichissement de la base• Exploitation : téléchargement, commande de travaux, envois virtuels

Par exploitantPar référence exploitée

- Edition de différents états :• Lexique des mot-clefs• Pourcentage des champs non renseignés


8- Garantir la sécurité d'exploitation par la préservation du fonds actif, 3/3

L’intégrité du regroupement des originaux exploitables doit être préservée


9- Décharger l'entreprise d'une gestion informatique spécialiséeLe choix d’un hébergement externalisé dédié à l’image


10- Conserver la maîtrise de l'activité en s'appuyant sur des compétences externes

Sous-traiter les tâches répétitives qui ne sont plus réalisables par manque de temps

Faire appel à une expertise technique :

De l’image numériqueDe la gestion informatiséeDe la gestion documentaire :

Indexation objective de niveau 1Indexation « culturelle » de niveau 2

Faire appel à une entité dédiée disponible pour assurer un service dans la continuité

www.edillia.com


Contact : Daniel [email protected]

01 40 33 79 71

mailto:[email protected]



