L’expérience du Réseau L’expérience du Réseau mère enfant… d’un mère enfant… d’un dossier patient dossier patient partageablepartageable

Dr Lucie PoitrasDr Lucie PoitrasDirecteur médical Directeur médical CHU Ste-Justine.CHU Ste-Justine.Novembre 2004Novembre 2004

4 points…..4 points…..

Le réseau , une organisation de Le réseau , une organisation de soins intégrés soins intégrés

Le projet de dossier patient Le projet de dossier patient partageable partageable

La situation des dossiers La situation des dossiers informatisés informatisés

Les leçons de notre expérience et Les leçons de notre expérience et des expériences répertoriées des expériences répertoriées

Le réseau , l’organisation Le réseau , l’organisation

de soins de l’avenirde soins de l’avenir

Le CHU Ste-Justine Un centre mère enfant de 450 lits

20 000 admissions année 200 000 visites externes

60% de la clientèle provient de l’extérieur de l’île de Montréal

Le réseau , l’organisation Le réseau , l’organisation de soins de l’avenirde soins de l’avenir Réseau mère-enfant Réseau mère-enfant

– Organisation réseau liant Organisation réseau liant des centres hospitaliers des centres hospitaliers entre eux par le biais entre eux par le biais d’ententes formelles d’ententes formelles entérinées par le C.A. pour entérinées par le C.A. pour favoriser les soins aux favoriser les soins aux mères et aux enfants. mères et aux enfants.

– Début en 1997.Début en 1997.– Maintenant prévoir Maintenant prévoir

arrimage avec les RUIS et arrimage avec les RUIS et les centres locaux. les centres locaux.

Le réseau , l’organisation Le réseau , l’organisation de soins de l’avenirde soins de l’avenir

Le Réseau mère enfant 20 centres hospitaliers offrantdes soins aux mères et aux enfants au Québec 7 régions socio sanitaires.

Web

Domicile

Hôpital

CLSC CliniqueTrouver une façon de partager l’information

clinique pertinente ?????????

CHU

Patient

Concept du réseau de soins intégrés , le patient est le centre du système , les organisations doivent s’articuler entre elles….un défi organisationnel mais aussi informationnel …

Le réseau , l’organisation Le réseau , l’organisation de soins de l’avenirde soins de l’avenir

HSJ

1/ Les transferts de patients

Hôpital en région

Clinique privée

Comment assurer la transmission de l’information ???????

2/ La télémédecine

RTSS010010000001110101011100001010101

11101010000001010100000001011010

Le réseau , l’organisation Le réseau , l’organisation de soins de l’avenirde soins de l’avenir

HSJHôpital en région

Comment colliger l’information de cette consultation par télémédecine, qui conserve les données, Un centre , les deux centres ou aucun ???????

Réseau mère-enfant Réseau mère-enfant

Problèmes à résoudre en lien avec Problèmes à résoudre en lien avec l’information clinique,l’information clinique,

la transmission et le partage de la transmission et le partage de l’information clinique. ( utilisation du l’information clinique. ( utilisation du téléphone, du fax, courrier) téléphone, du fax, courrier)

l’accessibilité de l’information clinique au l’accessibilité de l’information clinique au moment nécessaire. moment nécessaire.

L’archivage des sessions de télémédecineL’archivage des sessions de télémédecine..

La circulation et le partage de La circulation et le partage de l’information clinique deviennent des l’information clinique deviennent des incontournables dans ce modèle incontournables dans ce modèle d’organisationd’organisation

Les défis du partage de Les défis du partage de l’informationl’information

Intégration des données cliniques en provenance de Intégration des données cliniques en provenance de systèmes différents, provenant de fournisseurs systèmes différents, provenant de fournisseurs différents, de centres hospitaliers différents différents, de centres hospitaliers différents (autonomes, de régions socio sanitaires différentes) (autonomes, de régions socio sanitaires différentes)

Intégration et gestion d’index différents .Intégration et gestion d’index différents . Normalisation du vocabulaire (une classification Normalisation du vocabulaire (une classification

simple et connue)simple et connue) Un outil simpleUn outil simple

– facile d’utilisation.facile d’utilisation.– sans obligation d’entrer des données par les cliniciens sans obligation d’entrer des données par les cliniciens

Un outil qui sera utilisé .Un outil qui sera utilisé .

Les défis du partage de Les défis du partage de l’informationl’information

Un outil pouvant supporter une quantité Un outil pouvant supporter une quantité importante de dossiers . importante de dossiers .

Un outil de base ayant déjà démontré son Un outil de base ayant déjà démontré son efficacité.efficacité.

Un système présentant une certaine Un système présentant une certaine flexibilitéflexibilité

Le développement de modules, interfaces Le développement de modules, interfaces réutilisables pour d’autres projets. réutilisables pour d’autres projets.

Une compagnie fiable , capable de supporter Une compagnie fiable , capable de supporter le développement du produit , crédible .le développement du produit , crédible .

Intégration de données du dossier patient Intégration de données du dossier patient mais pas toutes les données, plusieurs mais pas toutes les données, plusieurs données sont encore sous forme papier données sont encore sous forme papier

De la recherche d’une solutionDe la recherche d’une solution à la fin du projet pilote, 5 à la fin du projet pilote, 5

ans !!!!ans !!!! Recherche d’un produit en 1999Recherche d’un produit en 1999

Négociation 1999-2001Négociation 1999-2001

Signature du contrat en 2001Signature du contrat en 2001

Implantation du projet pilote , 2001-Implantation du projet pilote , 2001-2004 2004

Déploiement en 2005 Déploiement en 2005

Les partenaires du projet Arc-en-cielLes partenaires du projet Arc-en-ciel un nombre limité d’utilisateurs pour contrôler un nombre limité d’utilisateurs pour contrôler lala

portée du projetportée du projet

Clinique la SourceClinique pédiatrique de LavalClinique pédiatrique du CHARLClinique pédiatrique Val des ArbresClinique pédiatrique de la polyclinique St-Eustache

Un projet limité, Démonstration du potentiel d’utilisation Innovation en télésanté

Une solution, un dossier Une solution, un dossier patient partageablepatient partageable

Le dossier patient

partageable

Utilisateur

Systèmes d’information Hôpital Ste-Justine

Systèmes d’information Cité de la santé

Systèmes d’informationCentre Hospitalier St Eustache

Description du projet Arc-Description du projet Arc-

en-ciel (DSÉ)en-ciel (DSÉ) Expérimentation de trois solutions de partageExpérimentation de trois solutions de partage

d’informations :d’informations :

1. 1. Le dépôt « dossier santé électronique  »;Le dépôt « dossier santé électronique  »;

2. L’index-patient maître;2. L’index-patient maître;

3. Le dossier de télémédecine intégré au dépôt.3. Le dossier de télémédecine intégré au dépôt.

Les sous-projets clésLes sous-projets clés : :1.Un dictionnaire d’entités médicales (normalisation).1.Un dictionnaire d’entités médicales (normalisation).

2.Un consentement électronique pour mettre en partage 2.Un consentement électronique pour mettre en partage les données.les données.

3.Messagerie3.Messagerie

4.Interfaces; protocoles d ’échanges standards4.Interfaces; protocoles d ’échanges standards

Composantes d’infrastructure du projet Composantes d’infrastructure du projet Arc-en-ciel Arc-en-ciel (DSÉ)(DSÉ)

Interfaces standards/Communication

Service demessagerie

Service d’intégration

Service d’identifiantunique

Service denormalisation

Service desécurité

Service de consentement

DSÉArc-en-ciel

Applications sources

Services communs réutilisables

Dossier numérisé

Télémédecine(cardiologie

et dermatologie)

Sommairede dossier

Labo-ratoire

Radiologie(rapports+ images)

Transcrip-tion

Rendez-vous

ADT

Dossiers patientspartageables - HNS

(avec consentement)Cité de la santé LavalCentre hospitalier St-Eustache

Hôpital Sainte-Justine Interfaces entre les systèmes

Utilisateur CSLCHSE, HSJ ou

cliniquePACS/RIS

ADT

Index patient

Transcription

Labo

Sommairedossier

DPE

PACS/RIS

ADT

Index patient

Transcription

Labo

Sommairedossier

DPE

PACS/RIS

ADT

Index patient

Transcription

Labo

Sommairedossier

L’autonomie de chaque CH est conservée

DPE

ENSEMBLE DES RÉSULTATS CLINIQUES PAR ORDRECHRONOLOGIQUEpour tous les CH

Onglet radiologie:RAPPORTS D ’IMAGERIE EN ORDRE CHRONOLOGIQUE

Portée du projetPortée du projetÉtablissements visés

Hôpital Sainte-Justine, CHU Mère-enfantCité Santé de LavalCentre hospitalier St-Eustache5 cliniques pédiatriques

Hôpital Sainte-Justine, CHU Mère-enfantCité Santé de LavalCentre hospitalier St-Eustache5 cliniques pédiatriques

Diffuser les données-patients suivantes

Rapports de radiologieRapports de télésantéDonnées démographiquesRapports de laboratoiresTranscriptions

Rapports de radiologieRapports de télésantéDonnées démographiquesRapports de laboratoiresTranscriptions

Implanter les fonctions standards suivantes:

Interfaces (portion HDN) aux systèmes existantsSécurité (authentification, profils de sécurité et définition des rôles)AdministrationIndex-maître (MPI)

Interfaces (portion HDN) aux systèmes existantsSécurité (authentification, profils de sécurité et définition des rôles)AdministrationIndex-maître (MPI)

Former les formateurs pour:

Implanter les mécanismes pour tenir compte de:

Mettre en place un environnement partagé

comprenant:

SécuritéGestion du consentementTransfert de donnéesDictionnaire d ’entités médicales

SécuritéGestion du consentementTransfert de donnéesDictionnaire d ’entités médicales

Serveur de configurationServeur de testServeur de formationServeur de productionUnité de prise de copie

Serveur de configurationServeur de testServeur de formationServeur de productionUnité de prise de copie

50 utilisateurs de Sainte-Justine15 utilisateurs de Cité de la Santé5 utilisateurs de St-EustacheLe shierners, des CLSC

50 utilisateurs de Sainte-Justine15 utilisateurs de Cité de la Santé5 utilisateurs de St-EustacheLe shierners, des CLSC

Phases du projetPhases du projet

Environ 3 moisJuillet 01 à septembre 01

PHASE 2:ANALYSE FONCTIONNELLE

Biens livrables:• Besoins légaux et d’audits• Règles d’identification et facteurs de pondération• Matrice des rôles et autorisations• Opportunités d’harmonisation•Analyse d’écarts fonctionnels•Approche et stratégie face au MED•Approche et stratégie face aux interfaces•Plan de travail pour les phases à venir•Critères d ’acceptation de la solution

Biens livrables:• Besoins légaux et d’audits• Règles d’identification et facteurs de pondération• Matrice des rôles et autorisations• Opportunités d’harmonisation•Analyse d’écarts fonctionnels•Approche et stratégie face au MED•Approche et stratégie face aux interfaces•Plan de travail pour les phases à venir•Critères d ’acceptation de la solution

Objectif:• Analyse des écarts entre les fonctions de HDN et les fonctions requises

PHASE 3:CONFIGURATION

Biens livrables:• MED opérationnel• Procédures pour MAJ du MED• Programmes d’extractionet données en format HL7• Architecture physique• Stratégie de support• Stratégie d’implantation• Specs architecturales• Specs fonctionnelles

Biens livrables:• MED opérationnel• Procédures pour MAJ du MED• Programmes d’extractionet données en format HL7• Architecture physique• Stratégie de support• Stratégie d’implantation• Specs architecturales• Specs fonctionnelles

En bleu = RMEEnviron 9 mois

Octobre 01 à juin 02

Objectifs:• Élaboration du MED (RME)• Développement des interfaces (RME)•Paramétrisation/configuration• Infrastructure

PHASE 1:ANALYSE DES DONNÉES

Biens livrables:• Orientations, stratégie et calendrier d’implantation • Inventaire des systèmes, applications, interfaces et données actuellement disponibles• Validation des volumes et de l’utilisation des systèmes• Matrice des écrans requis pour fonctionnel

Biens livrables:• Orientations, stratégie et calendrier d’implantation • Inventaire des systèmes, applications, interfaces et données actuellement disponibles• Validation des volumes et de l’utilisation des systèmes• Matrice des écrans requis pour fonctionnel

Objectif:• Analyse des écarts entreles données disponibles etles données requises

Environ 4 moisMars 01 à juin 01

Phases du projetPhases du projet PHASE 4:

TESTS

Environ 9 mois

Environ 9 moisJuillet 02 à juin 03

Biens livrables:• Résultats des tests • Environnement de tests• Environnement de configuraiton• Environnement de formation• Matériel de formation • Documentation pour utilisateurs

Biens livrables:• Résultats des tests • Environnement de tests• Environnement de configuraiton• Environnement de formation• Matériel de formation • Documentation pour utilisateurs

Objectifs:• Tests unitaires•Tests intégrés•Tests d’acceptation

PILOTAGE

Biens livrables:• Support technique d’IBM• Tout le pilotage est sous la responsabilité du RME

Biens livrables:• Support technique d’IBM• Tout le pilotage est sous la responsabilité du RME

Environ 9 moisAutomne 2003 ad juin 2004

Objectif:• Piloter la solution auprès du groupe-cible

PHASE 5:IMPLANTATION

Biens livrables:• Environnement de production• Profils d’utilisateurs• Formation des formateurs• Stratégie de support post-production

Biens livrables:• Environnement de production• Profils d’utilisateurs• Formation des formateurs• Stratégie de support post-production

Objectif:• Mettre la solution en production

Environ 3 mois,Ad septembre 2003

Un projet risquéUn projet risqué

Un risque technologiqueUn risque technologique … … Plusieurs fournisseurs,Plusieurs fournisseurs, Une technologie choisie en 1999 mise en production en Une technologie choisie en 1999 mise en production en

2004 dans un domaine en pleine évolution .2004 dans un domaine en pleine évolution . Mais surtout , Mais surtout ,

– Un risque humain …Un risque humain … introduire une nouvelle façon de faire … introduire une nouvelle façon de faire … Des équipes de trois centres hospitaliers Des équipes de trois centres hospitaliers

– Un risque organisationnel Un risque organisationnel – Un risque légal Un risque légal

Retard de 9 mois, contour financier respecté Retard de 9 mois, contour financier respecté

Les défis de la gestion de Les défis de la gestion de

projetprojet Plusieurs intervenants, plusieurs centres, plusieurs fournisseurs pour les systèmes sources, changement des intervenants au fil des ans.

Beaucoup d’embûches pour nous dévier des objectifs initiaux .Des priorités différentes selon les acteurs, fournisseurs, ministère .

Le grand défi, garder le cap sur le contenu, la portée du projet.Un projet premièrement clinique avant d’être technologique . Attention à l’inflation.

Importance d’impliquer les utilisateurs

Le facteur humain, l’élément Le facteur humain, l’élément primordial de tout projet primordial de tout projet

cliniqueclinique

La difficile tâche de travailler tous dans la même direction,La première priorité de tout projet informatique en santé

Aujourd’huiAujourd’hui

•En production •Plus de 100 000 dossiers •18 mois de données cliniques•8000 consentements partageables •Peu de refus par les parents de consentir au partage des informations cliniques •250 utilisateurs

•Utile davantage en clinique qu’en centre hospitalier •Déploiement à poursuivre

•Dossier Info route Canada , vers un dossier patient partageableà grande portée dans le cadre de la réorganisation des services de santé en Réseau ( réseaux locaux et RUIS)

Il faut aller plus loin …. Un pas vers des services en ligne……

La situation des dossiers La situation des dossiers

informatisésinformatisés Aux Etats-Unis

Progrès plus important dans l’informatisationau sein de centres d’un groupe hospitalier, encore peu d’expériences de dossier patient partageable .

Un dossier informatisé avec un requête résultat 3.5% des centres américains 1.2% vraiment actif majoritairement des centres universitaires

Un coût … children hospital of Pittsburgh, 235 lits, $10 millions us.

Tout le monde en parle …. Mais nous en sommes encore au début Domaine en pleine évolution moins mature que dans d’autres domaines(le domaine bancaire.)

La situation des dossiers La situation des dossiers informatisésinformatisés

Au QuébecAu Québec– Dossier patient partageable , expériences du Laval, Dossier patient partageable , expériences du Laval,

Mauricie en oncologie . Mauricie en oncologie . – Dossier informatisé , expérience de Ariane Dossier informatisé , expérience de Ariane

( Sherbrooke) , Ana Laberge .( Sherbrooke) , Ana Laberge .– Dossier numérisé , St-Eustache , Cité de la Santé, Dossier numérisé , St-Eustache , Cité de la Santé,

Legardeur . Legardeur . – Expériences de PACS, Ste-Justine, Charles Lemoyne Expériences de PACS, Ste-Justine, Charles Lemoyne

Hôpital sans papier, aucunHôpital sans papier, aucun

La situation des dossiers La situation des dossiers informatisésinformatisés

Nous en sommes encore au début Nous en sommes encore au début Prévision, Prévision,

– une explosion dans les prochaines une explosion dans les prochaines annéesannées

– Développement du dossier informatisé Développement du dossier informatisé associé avec un requête résultat associé avec un requête résultat

– Déploiement de dossier patient Déploiement de dossier patient partageable partageable

– Services en ligne pour les patients Services en ligne pour les patients (rendez vous …) (rendez vous …)

Les leçons de notre Les leçons de notre expérience et des expérience et des

expériences répertoriéesexpériences répertoriées Implantation d’un dossier informatisé représente tout un défi …..

Il faut savoir se préparer Pour réussir ce combat ….

Gestion de projet , 20% lié à la technologie 80 % lié au facteur humain.

Les grands défis pour réussirLes grands défis pour réussir

1. Un engagement de la haute direction 1. Un engagement de la haute direction Un engagement à supporter le projet dans ses hauts Un engagement à supporter le projet dans ses hauts

et ses bas, être en mesure de faire face aux et ses bas, être en mesure de faire face aux tempêtes. tempêtes.

Les investissements nécessaires , notamment une Les investissements nécessaires , notamment une équipe de projet, un support hors pair , un suivi équipe de projet, un support hors pair , un suivi rigoureux. ( le problème en santé, un projet sans rigoureux. ( le problème en santé, un projet sans budget)budget)

2. Coût 2. Coût Les investissements nécessaires pour réussir un tel Les investissements nécessaires pour réussir un tel

projet sont considérables … il faut y mettre le prix….projet sont considérables … il faut y mettre le prix….

Les grands défis pour réussirLes grands défis pour réussir

L’introduction d’un dossier informatisé L’introduction d’un dossier informatisé représente une révolution culturelle représente une révolution culturelle majeure dans les centres hospitaliers et majeure dans les centres hospitaliers et auprès des médecins….auprès des médecins….

Besoin de bien planifier ce grand Besoin de bien planifier ce grand bouleversement…bouleversement…

La résistance médicaleLa résistance médicale Avoir un champion médecin pour le projet Avoir un champion médecin pour le projet

Avoir des médecins très impliqués .Avoir des médecins très impliqués .

Savoir satisfaire les attentes et adapter le Savoir satisfaire les attentes et adapter le système aux besoins des médecins. système aux besoins des médecins.

S’assurer que l’expérience sera S’assurer que l’expérience sera positive … prendre le temps. positive … prendre le temps.

Les grands défis pour réussirLes grands défis pour réussir

4. 4. Révision des processus de travailRévision des processus de travail

Point majeur …. Point majeur ….

Prendre le temps de revoir nos façons de faire avec Prendre le temps de revoir nos façons de faire avec l’introduction du dossier informatisé l’introduction du dossier informatisé

Il est crucial de modifier les façons de faire , sinon risque Il est crucial de modifier les façons de faire , sinon risque de préserver deux modèles en parallèle, de mettre en de préserver deux modèles en parallèle, de mettre en péril l’introduction du dossier informatisé. péril l’introduction du dossier informatisé.

Il est important de vérifier le temps, …le temps pour faire Il est important de vérifier le temps, …le temps pour faire le quotidien pour des gens qui n’ont pas de temps…le quotidien pour des gens qui n’ont pas de temps…

Il est difficile de changer …. Changement des habitudes Il est difficile de changer …. Changement des habitudes ……

Les grands défis pour réussirLes grands défis pour réussir

5. les limites de la technologie 5. les limites de la technologie Attention aux attentes ou aux promesses trop Attention aux attentes ou aux promesses trop

positives ou irréalistes , la déception peut être positives ou irréalistes , la déception peut être difficile pour la survie du projet . difficile pour la survie du projet .

Attention aux promesses du fournisseur … le Attention aux promesses du fournisseur … le temps d’implantation, les capacités du système . temps d’implantation, les capacités du système .

Un produit paramétrisable , adaptable, évolutif. Un produit paramétrisable , adaptable, évolutif.

6. communiquer, communiquer. 6. communiquer, communiquer. Un plan de communication , des multiples rappels Un plan de communication , des multiples rappels

… … Un plan visant le retrait de la possibilité de Un plan visant le retrait de la possibilité de

travailler autrement travailler autrement

Les grands défis pour réussirLes grands défis pour réussir

7. mesurer les progrès7. mesurer les progrès Suivre de très près les indicateurs du projetSuivre de très près les indicateurs du projet

– Temps réponse, nombre et fréquence utilisateurs.Temps réponse, nombre et fréquence utilisateurs. Projet clinique, mesurer des indicateurs Projet clinique, mesurer des indicateurs

cliniques également.cliniques également.– Temps réponse clinique, temps d’entrée, délai Temps réponse clinique, temps d’entrée, délai

pour accès à l’information pour accès à l’information

8. 8. la formationla formation Former les médecins qui n’ont pas et ne Former les médecins qui n’ont pas et ne

prennent pas le temps pour des sessions de prennent pas le temps pour des sessions de formation. formation.

Le plus grand défi Le plus grand défi

les relations inter personnellesles relations inter personnelles..Le plus grand défi, apprendre à se comprendre…Développer une confiance mutuelle. Établir progressivement une façon de voir commune. Élaborer des règles du jeu claires. Élucider les non dits, les jeux de pouvoirs, les incitatifs cachés.Tout un défi…..

Un dossier patient informatisé ou un dossier patient partageable

Un grand défi pour les prochaines années

MERCI