L’intranet : stop ou encoreLucie Rivard, directrice services-conseils14 novembre 2002

Présenté à : WebÉducation

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Objectif

Répondre à la question : l’Intranet est-il le seul intégrateur et fédérateur naturel de la somme des connaissances des employés et de l’entreprise? Saisir la dématérialisation de l’information

Connaître l’avis des experts

Situer l’évolution par rapport à d’autres ministères, organismes et entreprises québécoises et américaines

Comprendre l’évolution du contexte de travail dans lequel nous sommes impliqués

Connaître les principaux outils d’aujourd’hui et de demain en soutien au travailleur de la connaissance

Faire des choix éclairés

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Table des matières

Contexte de départ type d’un intranet

L’implantation d’un intranet : quatre phases

Points de vue d’experts du Québec

Transformation de la place de travail

La dématérialisation progressive de l’information : un enjeu crucial

Problème d’intégration des fonctionnalités

Deux grandes voies de résolution d’intégration

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Table des matières

Les fonctionnalités et technologies ciblées par la Smart Entreprise Suite : vers la convergence

Les services Web

Facteurs critiques de succès

Approche de réalisation : modèle global

Alors, l’intranet, stop ou encore?

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Contexte de départ type d’un intranet  

Aider à la réalisation des tâches

Faciliter la communication

Améliorer l’efficacité

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L’intranet

Internet

Intranet

Extranet

Télétravailleurs

Partenaires etfournisseurs

Employés internes

Services

Applications

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L’implantation d’un intranet – quatre phases

Bénéfices

Coûts

Intranet simple

Rubriques

• Info corporatives

• Divers documents

• Recherche

Nouvelles rubriques

• Info détaillée

• Recherche avancée

• Personnalisation

• Annuaire

Intégration du contenu

Nouvelles rubriques

• Soutien à l’usager

• Transactions

• Collaboration

• Processus d’affaires

• Intégration des données et des traitements

Intégration des processus

Nouvelles rubriques

• Optimisation

• Soutien à l’achat

• Intégration B2B

• Personnalisation avancée

• EDI, XML et Java

• Processus en temps réel

• Intégration des modes internet, intranet et extranet

Intégration complète

Source : Gartner

8

Points de vue d’experts du Québec

Alain Mongrain à Fiducie Desjardins :

« Moi, ce que j’observe et ce que je lis, c’est que même

avec un intranet dans l’entreprise,ça fonctionne

beaucoup en silo. L’intranet est encore trop souvent

perçu comme un journal électronique chromé et pas

beaucoup plus. Oui, je crois que l’intranet devrait être

l’intégrateur et le fédérateur mais dans la vraie vie, mis à

part certains intranets comme celui d’Hydro-Québec par

exemple, ça ne se passe pas comme ça. Je pense que

ça ne peut se faire qu’au bout de quelques années

d’usage d’un intranet dans une entreprise. »

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Points de vue d’experts du Québec

Pierre-Antoine Ferron, conseiller à la Ville de Montréal :

« Pour moi, l'intranet est l'outil par excellence pour l'intégration des connaissances et la classification de l'information par domaines d'activités est la voie royale à emprunter, notamment parce qu'elle offre des guichets uniques, détruit la culture en silos au profit de la clientèle (dans notre cas, les citoyens) et favorise le travail collaboratif.

Toutefois, cette voie présente plusieurs embûches :

• faire accepter à tous les développeurs qu'ils doivent adhérer à des normes de classification, de navigation et de graphisme communes;

• faire accepter un environnement intranet ouvert (le moins de restrictions d'accès possible). »

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Transformation de la place de travail

DéterminantsSizeAge

IndustryCompetition

Culture

Industrial(Place-Centric)

HierarchicalTask-OrientedDifferentiated

SpecializedCentrally Controlled

Era 1

Industrial « Informated » (Place-Centric)

Decentralized ControlProcess-Oriented

Flatter OrganizationEarly Distributed Work

Matrixed

Era 2« Informated »

(Network-Centric)

FederalizedTeam-Based

Project-OrientedBroadly Distributed

Empowered EmployeesExtented Enterprise

Era 3

1950-1970 1970-1990 1990-2010 2010-

Source : Gartner

Era 4

Virtual Enterprise(Network-Centric)

Knowledge-BasedContingent Workforce

Free Agency« Role Based » Organization

« Plug and Play » ITContinous Learning

Loosely Coupled Alliances

Agile

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Passage de l’ère industriel vers celle des réseaux

Industrial Age

TiredTrainingPassive

Listen Alone

TeachingJust in caseClassroom

Absorb Graduate

Age of Networks

Desired LearningInteractive Learn by doing Community Apprenticeship Just in timeAnywhereExperiment In perpetuity

Source : Jay Cross, Internet Time Group

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La dématérialisation progressive de l’information : un enjeu crucial

Dématérialisation progressive de l’information, de la communication, de la formation, de la collaboration, de la veille et des connaissances dans l’intranet 

Problèmes d’intégration des fonctionnalités

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Problème d’intégration des fonctionnalités

Entrepôt de données

Serveurs de connaissances

Gestion de documents

Système expert

Outils bureautiques

Data mining

GCFonctions

Collecte Recherche Diffusion

Partage

Classification

SynthèseRésolution Profil

Entretien

Intégration

Text mining

Veille stratégique Messagerie

Workflow

ImagerieInternet / IntranetExtranet

Groupware

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Définition : Gestion de la connaissance

« Un concept qui met de l’avant une approche d’intégration et de collaboration pour la création, la collecte, l’organisation, l’accès et l’utilisation des actifs informationnels d’une entreprise. »

Source : Gartner Group

Trois classes :Informationnel

Transactionnel

Collaboratif

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Deux grandes voies de résolution d’intégration

Deux grandes voies :

D’ici à 2004, la « Smart Enterprise Suite » remplacera les portails et les outils de collaboration dans la majorité des entreprises (0.7). Gartner

L’utilisation et l’implantation de services Web (maturité vers 2005 selon Gartner)

Mais surtout :

Selon une approche globale, l’intégration au-delà de la technologie doit viser :

Systémique

Organisationnel

Technologique

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Les fonctionnalités ciblées par la Smart Entreprise Suite : vers la convergence

Gestion de contenu

Collaboration

Gestion de la connaissance

Organisation de l’information

Location de l’expertise et gestion

Technologies de « communautés »

E-Learning

Soutien aux processus ad hoc

Structure de portail

17

Les technologies Smart Entreprise Suite de la première vague

IBM /Lotus

Microsoft

Open Text

Hummingbird

18

Les services Web : fonctions

Interfaçage

Interopérabilité entre entreprises ou ministères et organismes

Multiplateformes

Réutilisation des composantes

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Les services Web : les outils

Générer automatiquement les descriptions d’interfaces à partir des programmes ou encore inversement de générer du code à partir de descriptions WSDLDes outils de support pour le UDDI : (Universal Description,

Discovery, and Integration) Publier, trouver et utiliser les services

Des outils de support pour le WSDL : (Web Services Description Language) Description formalisée des services

Des outils supportant la création de gabarits

Des outils de support pour XML : (Extended Markup Language) Format universel de données

Des outils de support pour la création de « workflow »

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Services Web: vue générale

RépertoireUDDI

Serveur WebSOAP

Consommateurde Services

Pointe à la description

Pointe au Service

Décrit leService

Identifiele Service

Communication par des messages XML

WSDL

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Approche de réalisation : modèle global

Livrables

Phase 3

Livrables

Phase 3Livrables

Phase 2

Livrables

Phase 2

PHASE 1 

DÉFINITION DU PLAN D’AFFAIRES INTRANET

PHASE 1 

DÉFINITION DU PLAN D’AFFAIRES INTRANET

PHASE 2 

MISE EN OEUVRE DU PROJET D’AFFAIRES

INTRANET

PHASE 2 

MISE EN OEUVRE DU PROJET D’AFFAIRES

INTRANET

PHASE 3 

ÉVOLUTION

PHASE 3 

ÉVOLUTION

Gestion du changementGestion du changement

BIENS LIVRABLES

Livrables

Phase 1

Livrables

Phase 1

22

Phase 1 – Définition du plan d’affaires intranet

1. Analyser la situation

2. Identifier les orientations et les objectifs d’affaires

3. Élaborer les stratégies

4. Élaborer les scénarios

5. Produire le modèle financier préliminaire

6. Valider et choisir un scénario

7. Informer et sensibiliser

8. Initier un processus de veille

1. Analyser la situation

2. Identifier les orientations et les objectifs d’affaires

3. Élaborer les stratégies

4. Élaborer les scénarios

5. Produire le modèle financier préliminaire

6. Valider et choisir un scénario

7. Informer et sensibiliser

8. Initier un processus de veille

Définir les grandes orientations, les objectifs, les stratégies et envisager des scénarios

Objectif:

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Phase 2 – Mise en œuvre du projet

Activités détaillées 1- Établir le plan de mise en œuvre du projet

2- Produire le plan marketing

3- Concevoir le plan détaillé

4- Concevoir l’architecture organisationnelle

5- Produire une analyse d ’impacts

6- Produire la modèle financier détaillé

7- Produire la documentation nécessaire

8- Établir un cadre de gestion de la sécurité

Activités détaillées 1- Établir le plan de mise en œuvre du projet

2- Produire le plan marketing

3- Concevoir le plan détaillé

4- Concevoir l’architecture organisationnelle

5- Produire une analyse d ’impacts

6- Produire la modèle financier détaillé

7- Produire la documentation nécessaire

8- Établir un cadre de gestion de la sécurité

Volet: Organisationnel et Affaires

Plan

ifier

Con

cevo

irD

ével

oppe

rD

éplo

yer

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Phase 2- Mise en œuvre du projet

Activités détaillées 1- Élaborer la stratégie de gestion du changement

2- Élaborer la stratégie et le plan de communication

3- Élaborer la stratégie et le plan de formation

4- Produire le plan de transition

Activités détaillées 1- Élaborer la stratégie de gestion du changement

2- Élaborer la stratégie et le plan de communication

3- Élaborer la stratégie et le plan de formation

4- Produire le plan de transition

Volet: Humain

Plan

ifier

Con

cevo

irD

ével

oppe

rD

éplo

yer

25

Phase 2- Mise en œuvre du projet

Activités détaillées 1- Définir la vision et le but du projet

2- Effectuer l’analyse du système

3- Élaborer l’architecture

4- Préparer les normes et standards

5- Établir les objectifs de réutilisation

6- Évaluer les risques d’implantation

7- Implanter la stratégie d’essais

Activités détaillées 1- Définir la vision et le but du projet

2- Effectuer l’analyse du système

3- Élaborer l’architecture

4- Préparer les normes et standards

5- Établir les objectifs de réutilisation

6- Évaluer les risques d’implantation

7- Implanter la stratégie d’essais

Volet: Système

Plan

ifier

Con

cevo

irD

ével

oppe

rD

éplo

yer

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Phase 2- Mise en œuvre du projet

Activités détaillées 8- Développer le système

9- Préparer le déploiement

10- Former les utilisateurs

11- Former le personnel de maintenance

12- Intégrer et finaliser la documentation

Activités détaillées 8- Développer le système

9- Préparer le déploiement

10- Former les utilisateurs

11- Former le personnel de maintenance

12- Intégrer et finaliser la documentation

Volet: Système (suite)

Plan

ifier

Con

cevo

irD

ével

oppe

rD

éplo

yer

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Phase 2- Mise en œuvre du projet

Activités détaillées 1- Positionner la technologie

2- Évaluer la situation technologique actuelle

3- Évaluer les risques liés à la technologie

4- Concevoir l’architecture technologique

5- Planifier l ’environnement de dév. et de production

6- Mettre en place les différents environnements

Activités détaillées 1- Positionner la technologie

2- Évaluer la situation technologique actuelle

3- Évaluer les risques liés à la technologie

4- Concevoir l’architecture technologique

5- Planifier l ’environnement de dév. et de production

6- Mettre en place les différents environnements

Volet: Technologique

Plan

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Phase 3 : Évolution

Définir une stratégie et un plan d’évolution continue Mettre en place des processus de mesure Faire de la veille (meilleures pratiques) Faire une revue de gestion Actualiser

Définir une stratégie et un plan d’évolution continue Mettre en place des processus de mesure Faire de la veille (meilleures pratiques) Faire une revue de gestion Actualiser

Activités principales

Assurer le maintien et l’évolution du positionnementde l’organisation en regard du projet

Objectif:

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Facteurs critiques de succès

Connaître l’organisation

Établir un plan de projet (« roadmap »)

Utiliser une approche maximisant la capacité d’évolution

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Alors, l’intranet, stop ou encore?

Stop…

ou

Encore…

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Réflexions

« Il y a ceux qui voient les choses telles qu’elles sont et se demandent pourquoi, il y a ceux qui imaginent les choses telles qu’elles pourraient être et se disent… pourquoi pas? » Bernard Shaw

Le succès n’est pas quelque chose qu’on attend mais quelque chose qu’on travaille alors, il faut commencer (Inconnu) Citation sur l’intranet de Walmart

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Remerciements

Aux experts consultésAlain Mongrain, Fiducie Desjardins

Pierre-Antoine Ferron, Ville de Montréal,

Jean-Philippe Beausoleil, Martin Bergeron, Serge Bélanger, Benoît Bujold, Marie-Andrée Poisson, Gaetane Harvey et Pierre Verreault, CGI Québec

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Références

En pratiqueDGT, Conseil du trésor

SDS, Régie des rentes du Québec

Communications, SAQ

DGPPB, Ministère du revenu

En matérielIntranet annual design, Neilsen Norman Group, 2002

Gartner, Research Note, K. Shegada, M. Gilbert, D. Logan, S. Hayward, L. Latham, F. Caldwell, The first wave of smart enterprise suites, 8 May 2002

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Références

En virtuelDe la conception des contenus en ligne, Petit livre blanc, La Mine (

www.lamine.com)

JDNet Solutions (Benchmark Group) http : //solutions.journaldunet.com/printer/020327_it_lotus_lacombe.shtml

Intranet Focus Ltd, intranetfocus.com/intranets/successfactors.html

Pourquoi la gestion des connaissances n’est pas (ou Presque) un problème technique, JDNet Solutions, 15 avril 2002

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Questions ??? Commentaires ???