Votre gestion documentaire en dition Full Web Version 3.50

LIVRET DE FORMATION

105, Bld de Strasbourg 76600 - LE HAVRE Tl : 33(0)2 35 22 46 92 Fax : 33(0)2 35 41 27 50 Site Web : http://www.scoqi.com E-mail : scoqi@scoqi.com Mailing-liste gratuite mailing.liste.qualite@scoqi.com

QALITEL doc Full Web

12 mai 2010

Portail documentaire 27 6

Gestion du cycle de vie 19 4

1 Quest ce quune Gestion Documentaire 3

QALITEL doc Full Web

La gestion de votre documentation

en dition Full Web

LIVRET DE FORMATION

Le Vocabulaire et les fonctionnalits de base 5 2

Identification des documents 11 3

Le paramtrage des droits utilisateurs 51 14

Limpression 40 10

Statistiques et exploitation des donnes 43 11

Les outils de ladministrateur 44 12

Petites Astuces pour Aller plus vite 47 13

Gestion des diffusions 23 5

Tableau de bord et fonction utilisateur 29 7

La traduction 54 15

La modification et la rvision 35 8

Larchivage 38 9

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Outil permettant de matriser la communication et lvolution de la documentation.

Cest une interface entre le document (livre, norme, cahier des charges, procdure.) et lutilisateur / lecteur. Le document peut tre sur tout support : sous forme papier, ou informatique (on parle alors du fichier document) .

Loutil de gestion documentaire peut tre compar une gestion de bibliothque o les livres sont sur les tagres ou chez lemprunteur, et la bibliothcaire les gre partir de fiches permettant de dcrire le livre (nom, auteur, diteur, dimension,) et sa gestion (lemprunteur, la date de retour, les rserva-tions,).

1 Quest-ce quune gestion documentaire

Avec loutil de gestion documentaire, nous allons donc grer les fiches bibliothcaires avec une liaison plus spcifique pour les documents sur support informatique, les fi-chiers documents. Les documents adapts cette gestion documentaire sont les documents de rfrence (documents auxquels on se rfre lors de la ralisation dune action dans lentreprise). Par exemple : le manuel, les procdures, les spcifications techniques, les modes opra-toires, les consignes, les imprims ou formulaires Dautres documents dinformation peuvent tre grs dans cette application en utilisant quune partie des fonctionnalits: documents externes ( Normes , rglementation, sp-cifications techniques) , documents dinformations ( notes internes, comptes rendus de runions, comptes rendus daudits, tableaux de bord indicateurs) documents fonction-nels ( catalogues, documents commerciaux, tarifs, formules, )

La gestion des enregistrements (cest dire des documents renseigns comme un bon de commande ou un rapport de contrle.) peut tre ralise avec le mme outil. Ce-pendant, les fonctionnalits sont disponibles sous forme de module optionnel.

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U T I L I T D E L A P P L I C A T I O N F U L L W E B :

QALITEL doc en rseau vous permet de: Travailler plusieurs sur la mme base de donnes.

Protger les donnes grce une identification de luti-lisateur (mot de passe)

Donner un accs simplifi et scuris pour la consultation des documents quelque soit le lieu de connexion.

Amliorer la communication des informations (suivi et transmission)

Simplifier la gestion (moins de papier, moins de temps pass)

Augmenter le nombre de donnes gres (nombre de documents, nombre de destinataires,)

Responsabiliser les diffrents acteurs lis la gestion documentaire

Assurer la confidentialit des documents qui le ncessitent et rendre accessi-ble le fond documentaire de lentreprise.

LADMINISTRATEUR, LES GESTIONNAIRES, ET LES UTILISATEURS :

Ladministrateur est la personne qui peut donner ou modifier les droits des autres utili-sateurs.(3 ou 4 personnes maximum recommand)

Les gestionnaires ont accs la totalit des donnes (par dossier) mme sils ne sont pas directement acteurs (rdacteurs ou destinataires). Ils ont une fonction dorganisa-tion, de cration, de suivi des donnes (alarmes, retards), de synthse (impression de listes, de fiches,), et danalyse (statistiques, export,)

Les utilisateurs sont intresss uniquement par les informations qui les concernent.

SELON LES DROITS UTILISA-TEURS DEFINIS, CHAQUE PERSONNE ACCEDE A LAP-PLICATION AVEC PLUS OU MOINS DINFORMATIONS ET DE FONCTIONS VISIBLES.

Exemple dinterface utilisateur:

Sur chaque fentre, lutilisation du clic droit vous per-met daccder aux fonctions contextuelles :

Nouveau : ouvre un formulaire de saisie pour saisir une nouvelle donne

Modifier : ouvre le formulaire de saisie de la donne slectionne pour modification.

Supprimer : supprime la donne slectionne

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Le Vocabulaire et les fonctionnalits de base 2

Menus gnraux et ico-nes de raccourcis

Organisation de lcran daccueil :

Barre denvironnement Bouton dactivation des fentres

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ATTENTION : Dans le cas de la suppression dune donne, les informations en relation sont galement supprimes. Par exemple, si vous supprimez un document, les diffu-sions associes sont supprimes.

Titre de lenvironnement et comptage des donnes

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Prenons comme exemple la liste du personnel. Dans la barre dicones, Cliquez sur licone: Dans la barre dicones slectionnez:

Les listes :

Nouveau : Ouverture dun formulaire de saisie pour crer une nouvelle per-sonne dans cette liste. Modifier Ouverture dun formulaire de saisie pour modifier les donnes

dune personne dans cette liste.

Supprimer Suppression de la personne dans la liste du personnel

Ces fonctionnalits sont galement disponi-bles dans le menu activ grce au clic droit de la souris. Les listes sont constitues dun nombre d-fini de lignes (paramtrable dans les prfrences du logiciel). Les donnes seront donc rparties sur plusieurs pages. Un compteur en bas de chaque liste vous indique le nom-bre dlments prsents et la rpartition sur un nombre de page. Les flches bleues dans la barre dicne au dessus de la liste vous permettent de passer dune page lau-tre.

A t t e n t i o n ! ! !

Si vous supprimez une personne, les champs qui contenaient son nom (responsable daction, auditeur, dcideur ou liste de destinataires), seront vide . Le compte Utilisateur QALITEL doc de la personne est galement supprim.

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Les formulaires :

Ils sont constitus de champs (lignes blanches) dans lesquelles nous sai-sissons les informations : Nom et prnom... Les champs socit, ser-vice, fonction sont quant eux renseigns en cliquant sur le bouton qui ouvre la liste de choix asso-cie:

Ouverture dune liste de choix dans laquelle vous pouvez choisir linformation qui vous intresse ou la crer, Nouveau, avant de la choisir.

En compltant les listes de choix et les formulaires, vous constituez votre base de donnes.

Ces listes de choix sont accessibles de manire indpendante par le menu Divers . Vous pouvez donc commencer la prise en main de QALITEL doc par le paramtrage de ces listes.

La validation dun formulaire se fait en cliquant sur le bouton. Linformation est alors immdiatement crite dans la base de donnes. Lannulation de votre saisie se fait en cliquant sur le bouton ou sur le bouton en haut droite du formulaire.

La validation de la saisie dune donne dans les listes se fait en tapant sur la touche Entre .

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Sur dautres listes, la fonction de recherche est prsente avec les boutons suivants:

La recherche: Sur la liste du personnel, un champ en bas de la fentre vous propose de raliser une recherche. Cette recherche permet dobtenir la liste de toutes les donnes contenant le texte saisi dans le champ recherche . Activation de la recherche Contient Commence par Annulation de la recherche Exemple: Obtenir la liste du personnel dune mme socit. Saisir scoqi dans le champ recherche puis activer. La liste ne contient plus que les personnes dont la fiche contient scoqi.

Lexploitation des donnes :

Le clic droit, activ dans les listes, nous permet daccder des fonctions :

Dimpression,

De graphiques sur les colonnes selon les listes

De slection

Dexport ( CSV ou HTML)

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Les requtes sur la slection: Cette fonction permet de slectionner une liste de don-nes correspondant des critres particuliers. Exemple: afficher la liste des personnes travaillant au service Qualit. Sur la liste du personnel, en se positionnant dans la co-lonne dune donne de type service ou fonction , activer le clic droit et choisir le menu Requte sur la slection .

Un sous-menu vous propose alors de raliser une slection ( gal =, diffrent , com-mence ou plus grand >, contient ou plus petit

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Pour chaque environnement, un compteur permanent situ en haut de chaque fentre, indique le nombre d-lments concerns et le nombre de pages. Pour chaque liste, un compteur, situ en bas de la fen-tre, indique le nombre dlments prsents dans la liste et le nombre de pages Web.

Le comptage:

Les requtes enregistres :

Accessibles dans le menu du clic droit ou partir de la liste droulante en haut de l-cran, les requtes permettent dtablir une

slection parmi les enregistrements dune liste selon un ou plusieurs critres. (rechercher un enregistrement ou slectionner une liste pour limprimer ou simplement compter) Exemple : obtenir la liste des documents prims dans 15 jours.

Modification et personnalisation des requtes: Utiliser le bouton modifier puis modifier le texte dans la fentre commande . Remplacer 15 par 30 pour avoir une requte sur les docu-

ments prims dans 30 jours Cration dune nouvelle requte : Utiliser le bouton nouveau puis complter la fentre commande avec le texte de la nouvelle requte.

Vous pouvez copier (Ctrl + C) dabord une requte existante puis coller (Ctrl + V) dans la fentre commande de la nouvelle requte. Lassistance technique de SCOQI se tient votre disposition pour llaboration des requtes dont vous pour-riez avoir besoin. Le texte de la requte vous sera adress par e-mail et vous pourrez ainsi aisment lintgrer votre liste de requtes par un simple Copier-coller.

Utiliser ce bouton pour retrouver la liste complte et annuler la re-qute en cours. Lorsquune requte est ralise, un indicateur visuel situ au-dessus

de la liste sactive.

La modification des requtes est conditionne par les droits utilisateurs.

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Gestion dvnements 3 Identification des 3

Les dossiers : Les documents peuvent tre classs dans des dos-siers ou des sous-dossiers pour en faciliter leur accessibilit. De plus, des droits daccs peuvent tre dfinis pour une utilisation

avec plusieurs gestionnaires intervenants sur des domaines diffrents. Pour crer un dossier, positionnez-vous sur le libell Dossier puis activez le clic droit de la souris. Choisissez Nouveau puis compltez le formu-laire de saisie. Les documents: Pour crer un document, slectionnez le dossier de classement et dans la fentre Liste , activez le clic droit de la souris. Dans le menu associ choisissez nou-veau . Le formulaire de saisie dun document saffiche.

Les dossiers peuvent contenir la liste des processus, des services ou activits de lentreprise. Cest votre plan de classement.

La cration et la gestion des documents sont ralises partir de lenvironnement Documents .

Chaque document est identifi de faon unique afin de pouvoir:

Le retrouver dans une liste

Permettre un suivi matris de son volution (indice de rvi-sion)

Le rfrencer dans dautres documents

Le code dun document a pour but : 1- Une Identification unique (numro chronologique: numrique et/ou alphabtique) 2 - Information sur le document (En-tte - type de document et /ou activit associe) Exemple: PR D23

Procdure Direction 23 (N chrono)

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Code du document: compos dun en-tte + N interne (champ obli-gatoire)

Pour renseigner un en-tte, cliquez sur le bouton et choisissez dans la liste.

En utilisant le bouton ou clic droit nouveau, vous crez vo-tre propre en-tte:

Libell: Texte qui apparat dans le code document. Codification automatique: associe len-tte un numro

qui sincrmente automatiquement partir du dernier numro utilis.

En-tte par dfaut: Choix de ce code pour renseigner automatiquement le champ en-tte ds la cration dun document.

La carte didentit du document : la fiche bibliothcaire Cest le formulaire de saisie des caractristiques dun document.

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Nom(champ obligatoire): Libell en clair du document

Objet: Description synthtique du sujet abord dans le do

cument (possibilit de copier / coller partir du fichier do-cument).

Indice : Chiffre ou lettre, il sincrmente au fur et mesure des volutions

Cr le*: Date de cration de lindice en cours

1er cration: Date de la cration initiale du document

Applique le*: Date partir de laquelle le document est applicable.

Dure: Nombre de mois jusqu' la premption du docu-ment. Permet le calcul automatique de la date de p-remption.

Prim le*: Date partir de laquelle le document ne sera plus applicable.

* dates renseignes automatiquement via le cycle de vie

Stockage du document papier:

Lieu de stockage: Utilis pour indiquer le lieu de stocka-ge/classement du document original papier.

Mode de stockage: Utilis pour indiquer le support de stockage ou denregistrement : Papier, calque informati-que, papier et informatique, microfiche

En renseignant le champ objet prcisment, vous pou-vez bnficier pleinement de la fonction de RECHERCHE. (voir chapitre 12 petites astuces.. ). De plus, les pre-mires lignes de ce champ Objet sont reprises dans laffichage des documents trouvs dans le portail docu-mentaire.

Chaque donne renseigne peut faire lobjet ensuite dun critre de requte. Exemple: Liste des documents prsents dans une armoire ou dans un classeur...

Fichier de rfrence: Original, document non protg. Fichier protg: Document pralablement cr au format PDF ou pour lequel une protection par mot de passe a t appli-que.

En utilisant les boutons Parcourir, vous slectionnez dans la fentre dexploration, les fichiers documents correspondants. Ensuite, utilisez le bouton Envoyer pour tlcharger les fichiers.

En utilisant ces boutons sur le formulaire docu-ment, vous ouvrez le fichier associ correspon-dant. Ce bouton permet de consulter les caractristiques des fichiers associs sous la forme dune bulle daide.

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Fichier: Lien avec le fichier document qui est tlcharg sur le serveur Web partir de la fentre denvoi de fichier.

Cration du document

- Enregistrement des

fichiers

Consultation: ouverture du docu-

ment protg

(selon les droits du destinataire)

Rdaction: ouverture et enregistrement du

fichier de rfrence pour modification

Serveur

WEB

Gestionnaire documentaire

Rdacteur Destinataire

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Rfrentiel: Chapitre du rfrentiel en rapport avec le sujet du document

Modification: Objet: synthse de lobjet ou de la motivation de la mo-dification: suite audit interne ou certification, remise en forme, suite volution du rfrentiel, suite rorganisa-tion. Description de la modification ralise prcisment.

Dans le cas dune cration de document, indiquer cration dans le champ Objet. Ce-ci vous sera utile plus tard, lors de larchivage de cette version.

Gestion du document: Confidentialit: Qualificatif libre dcrivant le type daccs au document. Il est associ un choix fonctionnel: Confidentiel: le document nest pas visible dans la liste des docu-

ments publics ni dans le fond documentaire (vision de la liste des documents par tous les utilisateurs).

Public: le document est visible dans le fond documentaire et consul-table dans la liste des documents publics par tous les utilisateurs. Une diffusion matrise peut aussi y tre associe.

Aucune: Le document nest pas consultable dans la liste des documents publics mais visible dans le fond documentaire.

Exemple : Un formulaire peut tre disponible et utilis par tous les utilisateurs tout moment. La politique qualit, les indica-teurs de performance, ou les comptes-rendus de runion sont aussi consultables par tout le personnel Accs public = Affichage

Enregistrement: Zone de paramtrage des conditions de cration et de classement des enregistrements. Sous condition de licence prsenteModule complmentaire. Cette option donne la possibilit, pour tous les utilisateurs, dutiliser le fichier document pour gnrer de nouveaux fichiers qui seront ensuite complts et stocks dans la base de donnes. Exemple: rapport de contrle, formulaire de saisie, liste de contrle, demande de congs

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Les donnes complmentaires Elles sont accessibles grce ce bouton qui prsente ces don-nes sous forme arborescente. Elle permettent de constituer des listes dinformation compl-mentaires pour la description et la gestion du document.

Nous dcrirons les donnes du cycle de vie et de la diffusion dans des chapitres spcifiques ultrieurement.

Vous pouvez ajouter des donnes avec le menu du clic droit Nouveau sur le libell.

La prsence de cet icone dans la reprsentation arborescente indique que des donnes ont t associes. Cliquez dessus (simple clic) pour ouvrir la branche et consulter les donnes.

Mots cls: permet dassocier une liste de mots afin de complter la description du document. Des requtes peuvent tre enregistres sur les mots cls afin de dfinir des slections sur des critres non prvus dans le formulaire document. Exemple: type de document (procdure , instruction,) ou primtre dapplication (commun groupe / spcifique site... ).

Origine: associer une liste de qualificatif permettant de: Dcrire les origines internes: quel est le service, qui est deman-

deur du document. Dcrire les origines externes: document mis en place pour rpondre des

exigences spcifiques lgales et rglementaires, clients, spcifications ou cahier des charges, normatives.

Chaque donne renseigne peut faire lobjet dun critre de requte ou de recherche: Exemple: Liste des documents permettant de rpondre une exigence spcifique.(origine)

Documents pre, documents fils: Cration de liaisons entre diffrents documents afin :

De recenser les interactions possibles entre les diffrents documents du systme documentaire.

Raliser une reprsentation graphique (pdagogique) de la structure documentaire.

Sur le libelle Liaison fils ou Liaison pre , activer le clic droit de la souris et choisir Nouveau . Un formu-laire vous permet de choisir le document que vous sou-haitez associer et le type de liaison.

La reprsentation graphique saffiche grce : au bouton Pyramide documentaire de la barre denvironnement. Elle remplace alors la fen-tre des donnes. au clic droit pyramide documentaire . Elle saffiche dans une nouvelle fentre en pleine page.

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Les options graphiques de la barre de pilotage de cette fentre: Ce bouton permet de passer en affichage pleine page.

Dans la barre de titre de la reprsentation graphique, vous pouvez choi-sir le type de liaison visualiser: affiche uniquement les liaisons du type slectionn dans la liste droulante.

Si vous activez laffichage de la liaison, toutes les liaisons sont visibles mais la liaison slectionne apparat en pointills.

Sur les documents associs: Une bulle dinformation affiche le nom du document.

Si lutilisateur a les droits, il peut ouvrir directement le fichier associ en cliquant sur la rfrence du document.

Un code couleur indique: Vert: document de rfrence slectionn dans la liste ( niveau 1) Jaune: document fils du document de rfrence ( niveau 2 - fils) Bleu :documents fils des documents prcdents ( niveau 3 - petit-fils) Blanc: documents cits plusieurs fois dans la pyramide

Utilisez les fonctions dimpression de votre navigateur pour imprimer ce document (fonctionnalit dpendante de votre navigateur Web).

Cration des documents : Le cycle de vie 4

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En support une gestion papier pour la cra-tion du fichier document ou en prvision dune signature lectronique, cette saisie vous per-met par la suite de centraliser les informations de validation de chaque document. Dans le menu du clic droit de la souris, choisis-sez dimporter un modle de cycle de vie. Slectionnez un cycle de vie et Choisir le cycle de vie. Si le cycle de vie STANDARD SCOQI ne vous convient pas (vocabulaire, diffrence de gestion entre les types de do-cuments), vous pouvez alors paramtrer votre propre cycle.

Clic droit Nouveau puis insertion et choix des tapes avec leur ordre daffichage dans le tableau de bord.

La cration dun document de rfrence doit se faire de manire rigoureuse afin de pou-voir garantir la validit du contenu du document, la faisabilit technique ou organisa-tionnelle, et sa cohrence avec le reste de la documentation. Nous vous proposons donc des tapes de rdaction et validation du document avant sa mise en application.

Paramtrage du cycle de vie

Ensuite, pour chaque tape, vous devez associer le nom dun ou plusieurs responsables de phase de traitement. Sur ltape concerne, faites clic droit, puis Nouveau : Le formulaire de saisie dun responsable de phase de cycle de vie est alors complter. Vous pouvez dfinir des dates prvisionnelles pour la ralisation des diffrentes phases.

Ensuite, si vous avez la preuve de la ralisation de chaque phase, vous pouvez renseigner les dates de ralisation des phases.

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Suivi des documents :

Le suivi des documents en cours de validation est ralis grce la vi-sualisation des listes de documents classs par phases.

Lorsque toutes les tapes du cycle de vie sont valides, le document apparat dans la phase : Transfert pour application .

Le gestionnaire peut alors mettre en application le document, en choisissant Transfrer pour ap-plication (clic droit).

Un cran intermdiaire permet de valider les donnes du document: Nom du fichier, indice, Vous pouvez rinitialiser la liste de diffusion la date du jour.

Si le cycle de vie est raliser (signature lectronique), vous dmarrez le cycle en choisissant dans le menu du clic droit : La validation des diffrentes phases se fait de faon squentielle, par chaque responsa-ble partir de leur application personnelle. (voir chapitre 6 :tableau de bord et fonction utilisateur). En cas de modification du cycle de vie, vous devez arrter le cycle en choisissant dans le menu du clic droit : Ltat associ au document est alors suspendu .

Suivi du cycle de vie: En activant ce bouton, vous visuali-sez la liste rcapitulative des docu-ments signs pour chaque responsa-ble.

Permet un suivi personnalis et une gestion des volutions de responsabilit. Descriptif du cycle: En slectionnant le libell cycle de vie , la fentre Descriptif , vous permet de consulter le tableau du cycle de vie avec les noms des res-ponsables et dates pour chaque phase, les commentaires des signataires ainsi que les signa-tures lectroniques.

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La signature des responsables ayant vali-d une tape du cycle de vie, est visible dans la fentre description dtaille du document dans un tableau rcapitulatif.

SIGNATURE ELECTRONIQUE:

Le gestionnaire documentaire peut valider une phase la place dun responsable en compltant la date de ralisation de la phase concerne. Dans ce cas, cest sa signature qui apparat dans le suivi du document la place de la signature du responsable dsign.

=> Dans le tableau du descriptif, ce symbole vous indique que le fichier docu-ment a t ouvert par le responsable de la phase du cycle de vie.

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La reprsentation graphique du planning saffiche grce :

au bouton Planning cycle de vie de la barre denvironnement. Elle rem-place alors la fentre des donnes. au clic droit Planning cycle de vie ; Elle saffiche dans une nouvelle fen-

tre en pleine page.

OPTION GRAPHIQUE: Un cran de pilotage permet de choisir la priode affiche:

Mensuel: affichage du mois Annuel: choix de la plage avec une date de dbut et une date de fin.

PLANNING DU CYCLE DE VIE:

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La constitution de la liste des destinatai-res est ralise sur la fentre donnes du document :

en crant de nouveaux destinatai-res (clic droit - Nouveau)

En important un groupe de personne pralablement constitu. ( clic droit - Importer un modle de diffusion).

La diffusion correspond 3 dates:

La date de diffusion: document prt tre diffus (le document est visi-ble mais les destinataires ne peuvent pas valider lAR)

La date dmission: partir de cette date, les destinataires peuvent vali-der lAR .

La date de rception: se ren-seigne si vous avez la preuve ( visa sur document papier) de la validation de la diffu-sion par le destinataire. Sinon, ne pas la rinitiali-ser : cette date est auto-matiquement renseigne lorsque le destinataire valide la diffusion partir du logiciel.

Voir gestion du tableau de bord chap: 6

DIFFUSER: Mettre disposition un docu-ment auprs de personnes qui seront infor-mes de lexistence du document, qui pour-ront formaliser leur accord sur cette diffusion (accus rception) et pourront ensuite le consulter leur demande. De plus, ils seront informs lors de la modification de ce docu-ment qui leur sera re-diffus.

Diffusion des documents 5

Renseigner le dbut de la date, la fin se complte automatiquement avec le mois et/ou anne encours.

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Lactivation de la diffusion non contrle permet de renseigner un destinataire pour lequel vous ne demandez pas daccus r-ception et qui ne sera pas automatiquement rinitialise lors de rvision de document. Selon le support dmission choisi, vous pouvez complter les options suivantes: lectronique: date de diffusion, case cocher A/R mis , date dmission, mode de visualisation (fichier qui est visible par les destinataires).

Papier: date de diffusion, case cocher A/R mis , date dmission, mode de visuali-sation (fichier qui sera visible par les destinataires), date de rception, N exemplaire (numro dattribution), Nombre dexemplaires donns. Une diffusion paramtre en support papier peut tre valide lectroniquement. Le do-cument est visible par le destinataire dans sa liste de documents diffuss. (voir tableau de bord et utilisateur chapitre 6) La liste de diffusion tant ainsi constitue, la diffusion se fait: En compltant chaque formulaire de destinataire (Voir para-

graphe prcdent) en utilisant lassistant dinitialisation de la diffusion, qui permet

denregistrer la diffusion pour tous les destinataires en mme temps (rapidit).

Sur la liste de diffusion, choisissez Initialiser la liste de diffu-sion , vous accdez lassistant dinitialisation. en utilisant lassistant dinitialisation rapide de la diffu-

sion. Diffusion avec demande dAR tous les destinataires la date du jour.

Le choix de visualisation fichier protg ou fichier de rfrence permet de mettre au-tomatiquement disposition du destinataire en premier lieu le fichier protg mais sil nexiste pas, alors cest le fichier de rfrence (non protg) qui est ouvert. Si vous choisissez fichier protg, et quil ny a pas de fichier protg associ, le des-tinataire na pas de fonction ouvrir le document prsente dans le menu du clic droit.

On retrouve les diffrentes dates (diffusion, mission, et retour) qui sont soit remplaces par la date indique dans lassistant, soit effaces si vous choisissez dinitia-liser sans renseigner de date dans le champ associ. Le mode de consultation peut tre redfini. Avec le bouton suivant , vous pouvez, si ncessaire, complter le paramtrage de la diffusion:

Numrotation des exemplaires: rinitialiser les num-ros affects aux destinataires ( utiliser pour les diffu-sions papier) Support dmission: papier (signature dun papier) ou lectronique (validation informatique des AR) Initialiser la diffusion non contrle: activer la case cocher diffusion Non contrle ou la dsacti-ver

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=> Ce symbole indique que le fichier document a t ouvert par le destinataire.

SURVEILLER LA DIFFUSION : Dans lenvironnement diffusion, vous pouvez: Consulter la liste de diffusion globale

ou classe par dossiers, par docu-ments ou par destinataires,

Imprimer les listes de diffusion par

destinataire ou les Accuss de Rcep-tion (pour diffusion papier).

Afficher la liste des retardataires: des-tinataires qui nont pas encore accus rception de la diffusion.

Afficher la liste des AR refuss. Consulter les commentaires dans la

fentre de descriptif.

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RECAPITULATIF:

Chaque document est identifi par : les donnes contenues dans sa fiche descriptive (fiche bibliothcaire): Rfrence, nom, objet, indice, dates, modalit de diffusion, rfrentiel, lieu de stockage, mode de stockage, fichier associ, modification.

Les donnes complmentaires: Les donnes du cycles de vie :

Noms des responsables de la validation du document Dates de validation

Liste de diffusion

Liste de mots cls

Liste des origines

Liste des documents pres

Liste des documents fils

Liste des documents archivs

Liste des enregistrements associs Grce la fentre descriptif , un fichier texte permet de visualiser les caractristi-ques du document slectionn.

Pour imprimer le descriptif, utilisez les fonctions dimpression de votre navigateur sans passer par laperu. Clic droit Imprimer

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Laccs rapide la documen-tation est primordiale lint-gration du logiciel dans len-treprise et son acceptation par lensemble des interve-nants. Cest dans ce sens que va le portail documentaire qui offre aux utilisateurs une ergonomie voisine des moteurs de recherche sur Internet. Laccs est toujours scuri-s par mot de passe ce qui permet lidentification de lutilisateur puis lutilisateur ac-cde une fentre lui proposant un champ de recherche. Lutilisateur peut alors saisir dans ce champ de recherche le ou les mots cls caractrisant le document recherch. Le portail affiche alors, la manire des mo-teurs de recherche, la liste des documents trouvs. Pour chaque document affich, les informations principales sont rappeles ainsi que les premires lignes de lobjet. Ensuite, un simple clic sur le document per-met de louvrir pour consultation (les droits daccs sont bien entendus pris en compte). Par dfaut la recherche seffectue sur lensemble des documents mis disposition de lutilisateur (documents diffuss et documents publics). Nanmoins, le choix est offert, sous le champ de recherche de neffectuer la recherche que sur lune ou lautre de ces options. A titre dinformation, un rsum du tableau de bord de lutilisateur lui est rappel droite du portail : En cours de diffusion : Nombre daccuss de rception que lutilisateur doit vali-

der En cours de signature : Nombre de documents sur lesquels lutilisateur doit inter-

venir pour leur laboration ou volution. Cette rubrique est ensuite organise par phase de cycle de vie (rdaction, vrification,).

En cliquant sur les lments de son tableau de bord, lutilisateur peut alors visualiser la liste des documents concerns.

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Portail documentaire 6

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De manire rendre encore plus convivial ce portail documentaire, vous disposez dune liste de style qui senrichira au fil des mises jour. Dans cette conti-nuit, vous avez la possibilit de crer votre propre style afin que ce portail reprenne votre charte gra-phique. Vous disposez de ressources sur le Wiki dassistance pour personnaliser le style du portail. La liste des styles disponibles est accessible partir du portail en cliquant sur le lien Style . Une liste droulante est alors propose permettant chacun de slectionner le style de son choix. Ce choix est alors mmoris dans le profil personnel de lutilisa-teur afin de lui proposer ses prfrences lors de sa prochaine connexion au portail. Le menu Gestion disponible dans le portail permet lutilisateur de basculer dans lapplication QALITEL sans avoir ressaisir ses identifiants. De mme, dans QALITEL, un menu portail permet aux utilisateurs de basculer dans leur portail personnel. Droits utilisateurs : Dans lenvironnement de paramtrage des comptes Utili-sateurs, permet de spcifier dans les prfrences de dmarrage des groupes Utilisa-

teurs le fait de dmarrer sur lenvi-r o n n e m e n t d e g e s t i o n (environnement classique de QA-LITEL) ou sur le portail documen-taire. Cette option sera alors applicable lensemble des utilisateurs associs au groupe dUtilisateurs pour lequel le paramtrage a t effectu.

Ci-dessous quelques exemples de styles .

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Consultation des donnes: Chaque personne ayant accs lapplication peut, en utilisant le bouton Tableau de bord , visualiser les informations qui la concernent:

Voir chapitre 13 : Paramtrage des droits utilisateurs

Les gestionnaires peuvent consulter les donnes, cest dire tous les documents mme sils nen sont pas responsables, enregistrs dans les dossiers pour lesquels ils ont des droits daccs.

La personne ayant des droits restreints dutilisation ne peut consulter que ses don-nes :

Ce bouton permet dactualiser les compteurs de phases.

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Tableau de bord et fonction utilisateur 7

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Les nombres de jour admissibles sont dfinis dans les prfrences dutilisation du logi-ciel par ladministrateur. Voir Chapitre 11 Les outils de ladministrateur

A louverture de lapplication, lutilisateur visualise les documents classs selon leur phase de traitement Selon sa slection, il peut consulter :

Mes documents: correspond la liste de tous les documents dont il est destinataire. Mes documents diffuss: liste des documents dont lutilisateur est destinataire (mme information que Mes documents ). En slectionnant un document diffus, lutilisateur peut faire une demande de rvision.

Mes documents en cours de diffusion: documents en cours de diffusion pour lesquels lutilisateur doit accuser rception.

Mes documents en cours de signature: documents, rpartis par phase, pour lesquels lutilisateur est responsable dune phase de cycle de vie.

Mes documents termins: Document que lutilisateur a sign rpartis par phase.

Chaque niveau est dcompos en phases contenant les l-ments traiter par lutilisateur identifi. Un compteur indique le nombre de donnes prsentes par phase.

Pour chaque phase, lutilisateur peut consulter les documents pour lesquels il est en re-tard:

Pour la validation de document dans le cycle de vie, le document est en retard si la date de fin prvisionnelle ou si le nombre de jours admissible est dpass.

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Documents publics: liste des documents en accs libre, consultables par tous les utilisa-teurs. Ce mode de mise disposition (conditionn par le champ Niveau de Confidentia-lit du formulaire document) peut tre associ une diffusion matrise. Sur un docu-ment public, lutilisateur identifi peut envoyer une demande de diffusion ou de rvision. La liste des documents publics naffiche que les documents applicables et prims. Fonds documentaire: liste de tous les documents applicables ou prims (hors Niveaux de confidentialit spcifi). Les documents ne sont consultables que sils sont publics ou diffuss lutilisateur identifi.

En slectionnant un document non consultable, luti-lisateur peut faire une demande de diffusion.

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Traitement des donnes: Dans le menu Clic droit, sur chaque lment, vous pouvez : 1 - Valider la diffusion du document s-lectionn. partir de la liste des documents valider, lassistant de validation correspondant souvre avec une case cocher pour accepter ou refuser la diffusion, et un champ commentaire.

2 - Faire suivre ouvre un assistant de confirmation de traitement permettant de vali-der la phase en cours. partir de la liste des documents en cours, le document est alors automatiquement transmis au responsable suivant avec les commentaires associs.

3 - Retourner , ouvre un assistant de confirmation de traitement permettant de valider la phase en cours. Le document est alors automatiquement transmis au responsable prcdent choisi dans la liste propose avec les commen-taires associs.

Complment daffichage:

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La configuration de dmarrage de lapplication est paramtrable par groupe dutili-sateur. Voir au chapitre 12 Astuces pour aller plus vite... et chapitre 13 paramtrage des droits utilisateurs .

Escamotage de la barre denvironnement: En utilisant le bouton situ le long de la barre denvironnement, vous pouvez cacher cette barre: Vous gagnez ainsi de la place.

Fermeture de fentre: En utilisant les croix en haut de chaque fentre, vous pouvez fermer la fentre. Utilisation des icnes de raccourcis:

1 - Barre de navigation: activation de la barre denvironnement . En-suite chaque utilisateur peut activer les fentres quil souhaite.

2 - Tableau de bord: activation de la fentre tableau de bord per-mettant chaque utilisateur de visualiser les informations classes par niveau de traitement

3 - Dossiers: Vision du plan de classement permettant laccs aux donnes classes dans des dossiers / sous-dossiers.

4 - Donnes: fentre contenant les donnes complmentaires associes llment slectionn dans la liste

5 - Descriptif: document texte donnant une vision dtaille de llment slectionn.

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Donnes : Lutilisateur peut consulter les informations lies la validation et diffusion du document. Il peut aussi tre inform sur lexistence des archives et des rvisions en cours pour le document slectionn. Descriptif: Chaque lment slectionn (document ou donnes complmentaires - archive, diffusion, cycle de vie) est associ un fichier texte dans la fentre corres-pondant au bouton Descriptif ce qui permet de vi-sualiser toutes les informations associes la slec-tion.

Dossier: lutilisateur visualise les documents classs selon le plan de classement. Il peut consulter les documents dont il est destinataire, les documents publics accs libre. Dans cette configuration, il ne voit pas les documents en cours de signature.

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Vos documents voluent. QALITEL doc facilite cette volution en: Donnant la possibilit aux utilisateurs de faire des demandes de cration ou

de rvision documentaire. (messagerie) Grant les nouvelles versions des documents modifis. Sauvegardant les fiches documents ainsi que les fichiers documents asso-

cis selon vos rgles darchivage. Ractualisant les diffusions pour prvenir les utilisateurs des nouvelles ver-

sions applicables. DEMANDE DE RVISION: Chaque utilisateur partir de la liste des documents diffuss, peut envoyer un message via la messagerie de lentreprise pour faire une demande de rvision. MODIFICATION MINEURE: Corriger une faute de frappe, une mise en page ne n-cessite pas une validation du document.

Le gestionnaire documentaire peut donc modifier le fichier document sans relancer un cycle de vie. Le document, consultable par les destinataires partir des bornes de consultation, est modifi immdiatement. Modification sans archivage: 1. Ouvrir le formulaire document modifier 2. Ouvrir le document de rfrence

3. Enregistrer le fichier sur votre poste puis louvrir 4. Modifier le fichier document et lenregistrer. 5. Gnrer ou enregistrer le fichier protg si nces-

saire. 6. Envoyer les fichiers modifis : renseigner le champ

fichier de rfrence du formulaire. 7. Valider le formulaire document.

La modification et la rvision 8

LA REVISION DUN DOCUMENT: Dans le cas dune volution majeure du document, modification du texte, de la codification, , une validation par les personnes comptentes (rdacteur, vrificateur , approbateur) est prvoir. Cela peut prendre un certain laps de temps ( Une semaine quelques mois). Le document applicable (indice 1) le reste jusqu ce que la validation du document rvis (indice 2) soit ralise. Il faut donc crer une sous-version du fichier document que lon va modi-fier et valider pendant que le fichier document initial est toujours consul-table par les utilisateurs.

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Attention : Dans le formulaire document, les indices numri-ques sincrmentent automatiquement contrairement aux indi-ces alphabtiques.

1 - Sur le document initial, clic droit, Rviser.

2 - Valider la cration de la rvision. Cration dun nouveau fichier document associ la fiche document indice 2.

Toutes les caractristiques du document initial sont conserves pour la rvision: mme cycle de vie, mme liste de diffusion,...

3 - Vrifier le cycle de vie: il est directement dmarr. Le document est accessible pour le premier responsable de la premire phase du cycle de vie.

Si vous souhaitez ajouter des observations ou des dates prvisionnelles, ou mme changer de responsable de phase, vous devez arrter le cycle . Il est alors mo-difiable (clic droit modifier sur la phase ou sur le res-ponsable).

Une fois les modifications ralises, utilisez la fonction dmarrer le cycle pour que les informations (phase en cours, icone de couleur, et accs au document par le

Attention : Si le document initial navait pas de cycle de vie, vous devez quand mme utiliser la fonction arrter le cycle de vie mme si le document nen possde pas. Cela permet de le passer en tat suspendu pour agir ensuite dessus.

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1- Premire phase du transfert pour appli-cation: Paramtrage du nouveau document (indice 2) Toutes les informations lies un fonctionnement logique sont indiques par dfaut :

Passage de lindice 1 lindice 2 Reprise du nom du fichier rvis ( doc

1012.doc) Initialisation de la diffusion Diffusion rapide pour une diffusion immdiate Valider les donnes avec le bouton TERMINER. 2 Deuxime phase: Archivage de lindice prcdent (indice 1) Remplir le formulaire archive comme expliqu au chapitre 7. Valider le formu-laire pour revenir sur la liste des docu-ments en cours de rvision. Voir chapitre 7: LArchivage.

La validation des phases par les diffrents responsables permet lvolution du docu-ment jusqu ltape de transfert pour application. chapitre 6: tableau de bord et utilisateur

Larchivage 9

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1 - Lors de la suppression dun document, vous pouvez cho i s i r l op t i on d Archiver . Dans la liste des documents, slectionner le document puis avec le clic droit de la souris, choisir Archiver .

Le formulaire darchivage saffiche. Il vous suffit de le complter pour dfinir les modali-ts darchivage du document:

CREATION DES ARCHIVES

La conservation des documents qui ne sont plus applicables nest en gnral pas une obligation. Cependant, certaines rglementations ou normes ainsi que beaucoup de so-cits imposent cette conservation. Dans ce cas, larchivage doit tre efficace: Le mode de conservation doit tre appropri pour garantir laccs et la lisibilit des

donnes archives, La dure doit tre dfinie afin de ne pas dtruire plus quil ne faut ou conserver au

del du ncessaire. Les responsabilits doivent tre dfinies pour garantir le respect des rgles, la ri-

gueur et la confidentialit.

Si vous choisissez supprimer le do-cument est supprim sans laisser de trace (aucun archivage).

partir de lenvironnement archives , vous consultez les documents archivs:

les phases de validation et les respon-sables (cycle de vie)

les destinataires et leur validation dAR (diffusion)

Les autres documents archivs de la mme rfrence ( historique).

Le descriptif contient toutes les informa-tions lies larchive:

Lindice

Les modifications associes lindice ar-chiv

Le descriptif.

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2 - Suite la modification (rvision) dun document, lors du transfert pour application, le formulaire de larchive du document de lindice prcdent saffiche. Idem paragraphe prcdent.

CONSULTATION DES ARCHIVES:

DESTRUCTION DES ARCHIVES:

Les fiches archives supprimes sont toujours consultables dans la liste des archives dtrui-tes. La liaison avec le fichier document nest plus assure.

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Dans le cas o vous disposez de lignes avec une bande passante rduite, il est possible de compresser au format ZIP limpression gnre (Ecran des Prfrences). Cela permet de transfrer des volumes dinformations plus petits mais ncessite de la part de lutilisateur un tlchargement du fichier ZIP transmis et ensuite ouverture du document au format .rtf ou Msword.

Il faut donc dabord se positionner dans les conditions souhaites pour limpression. Exemple : Imprimer la liste des documents applicables. Placez-vous dans la fentre liste des documents , utili-sez la fonction de requte sur la slection en vous posi-tionnant sur la phase applicable . Ensuite, activez le menu du clic droit de la souris et choi-sir imprimer . La fentre Liste des tats souvre.

La liste ci-dessus est constitue de modles dimpression. Les informations sur fond bleu visualises en dessous per-mettent de connatre le contenu de chaque modle. Ce bouton permet dimprimer le modle slectionn complt avec les donnes effectives de la base de donnes (tenant compte de la requte applique): Imprime la liste des documents applicables.

Principe gnral: On imprime ce que lon voit...

Les impressions 10

Vous pouvez imprimer uniquement les infor-mations de lenregistrement slectionn en format fiche slectionne (une feuille

pour lenregistrement ) ou imprimer toutes les donnes sous forme de liste en format liste .

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Tlchargement du fichier modle sur votre disque: Ce bouton permet de visualiser, et modifier le modle. Vous accdez alors au docu-ment contenant les champs qui permettent la construction de limpression en fu-sionnant avec la base active (que lon voit lcran).

Vous pouvez modifier la forme du modle (entte, couleurs) et le fond (insertion des champs) : Copier / coller les champs proposs dans la liste de paramtrage des tats. Ces champs sont classs par catgorie. Ils sont copiables dans la fentre de visualisation soit au for-mat court (facilite la mise en page des modles) soit au format long (facilite la lecture des modles). Exemple de modle de liste: Exemple de modle de fiche:

Le document souvre dans environnement du navigateur. Enregistrez le document sur votre disque pour pouvoir ensuite le modifier. Vous pouvez ainsi utiliser Word pour modifier la forme du document (en-tte, pied de page, mise en page .). Personnalisation du modle: Pour modifier le contenu, vous allez insrer les champs de lapplication. Il faut au pr-alable construire le tableau ou la fiche souhaite et ensuite positionner les codes de champs.

Pour faciliter le travail, organisez votre cran en rduisant la taille de la fentre de QALITEL doc pour la positionner cot du document modifier et de lapplication. Pour insrer des champs dans le modle dimpres-sion, utilisez la liste des champs affiche. Les champs sont classs par origine. Ouvrez larborescence, ensuite positionnez-vous sur le champ dsir. Dans la partie infrieure de la fe-ntre saffiche alors le code de champ utiliser. Il suffit de copier (Crtl+C) le libell propos et en-suite de le coller (Ctrl+v) lendroit souhait dans le modle. Vous pouvez utiliser aussi les boutons situs au dessus de la liste des champs: ils copient le champ

slectionn dans le presse papier, vous navez plus qu le coller dans le docu-ment (sous Internet Explorer).

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Lorsque les modifications sont termines, enregistrer le document et quitter Word. Fermer la liste de paramtrage des tats . Tlchargement du fichier vers le serveur Web: Sur la liste des tats, choisir le modle prcdemment modifi puis en activant le bouton sur le champ fichier , slectionnez le fichier modifi, enregistr sur vo-tre disque, grce au bouton parcourir dans la fentre denvoi de fichier et activez le bouton envoyer . Validez le formulaire de modification de ltat.

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LES STATISTIQUES : Sur les diferentes listes ( documents, diffusions, archives,) , vous disposez dans le menu du clic droit dune fonction permettant de raliser des graphiques sur toutes les colonnes affiches.

EXPORTS : Toutes les donnes sont exportables sur Excel grce aux fonctionnali-ts du clic droit Sortie Export CSV . Avec les fonctionnalits dExcel ou dun autre tableur, vous pouvez raliser des graphiques et tableaux de toutes sortes, automatisables (lexport se fait toujours sous la mme forme). Cela permet de traiter, danalyser et de prsenter des bilans sur des indicateurs spcifi-ques.

Exemple: Recense et indique le nombre de do-cuments par phase de traitement en cours.

Statistiques - Graphiques 11

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Les outils de ladministrateur 12

Dans le menu outils, choisissez les paramtres utilisateurs . Cet environnement est rserv aux administrateurs, il est donc protg: le mot de passe et lidentifiant dun administrateur permettent dy accder.

Dans cet environnement, vous pouvez dfinir les droits des autres utilisa-teurs (voir chapitre suivant).

Dans le menu outils , choisissez Prfrences . Vous accdez alors une fentre de paramtrage des options de fonctionnement de lapplication.

OPTIONS GLOBALES: Choix de la monnaie et du symbole montaire

(utilis dans la liste du personnel pour le cot ho-raire - champ optionnel).

Choix de la langue pour tous les utilisateurs et option permettant chaque utilisateur de choisir une autre langue que celle dfinie par dfaut. Ce choix se fait lors de lidentification de lutilisateur louverture lapplication.

Choix des formats daffichage des dates

Activation du rafrachissement automatique des fentres donnes et descriptif . Cette fonc-tion permet de rendre lapplication plus convi-viale.

Paramtrage des dlais de retard:

Nombre de jours admissibles partir de la date denvoi daccus rception

Nombre de jours admissibles pour la validation dune phase de cycle de vie partir de la date de fin prvue.

Adresse de sortie: permet dactiver directement un site (par exemple un intra-net) lors de la dconnexion de lapplication par la fonction QUITTER

Nombre de lignes : indique le nombre de lignes prsentes dans chaque page des listes. Plus vous augmentez le nombre de lignes affiches dans une page, plus vous augmenterez les temps de chargement des donnes.

Affichage formulaire Enregistrement: permet dauto-matiser laffichage du formulaire de saisie de lenregis-trement et de son fichier document.

Masquer les dossiers protgs: les dossiers pour les-quels lutilisateur (gestionnaire ) na pas les droits daccs ne sont pas visibles dans larborescence des dossiers

Les documents en retard sont visibles dans lenvironnement tableau de bord .

Afin denregistrer les modifications de paramtrage, cliquez sur le bouton Appliquer . Un message vous informe si vous navez pas appliqu avant de quitter la fentre.

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FICHIERS DOCUMENTS: Dfinition du rpertoire de stockage des fi-

chiers documents associs. Les fichiers document sont stocks dans

des sous-rpertoires identifis par date cor-respondant aux critres de rpartition choisis. (un rpertoire par jour, ou par semaine, ou par mois .)

Proposer la bote de dialogue louverture : Ouvre une fentre de choix pour enregistrer ou ouvrir les fichiers docu-ments directement.

TATS: Option de compression des fichiers dimpres-

sion sous forme de ZIP. Cela permet un tl-chargement plus rapide des fichiers.

Dfinition de la taille limite partir de laquelle les fichiers tlcharger sont compresss.

EMAIL: Paramtrage de ladresse SMTP pour lutilisa-

tion de lenvoi des messages partir de lap-plication.

Dfinition de ladresse mail destine recevoir les demandes de diffusion ou de rvision mi-ses par les utilisateurs.

Cette option est gnralement renseigne lors de linstallation par linstallateur SCOQI.

Cette option est gnralement renseigne lors de linstallation par linstallateur SCOQI.

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SCURIT AVANCE: Dfinition des choix de scurisation pour laccs lappli-cation.

Dlai dinactivit: dure de non utilisation de lappli-cation qui conduit une utilisation possible de la li-cence daccs lors de la connexion dun autre utilisa-teur.

Nombre de jours de validit du mot de passe. Utilisa-teur / Administrateur : Lutilisateur / Administrateur doit obligatoirement modifier son mot de passe lors de louverture de lapplication si ce dlai est dpass.

Dfinir le niveau de complexit du mot de passe. Les mots de passe peuvent contenir des minuscules, des majuscules, des numriques et des caractres spciaux

Faible : le mot de passe ne contient que des ca-ractres d'un seul groupe.

Moyen : 2 groupes Bon : 3 groupes Trs bon : 4 groupes

Lors de la dfinition du mot de passe pour la cration dun utilisa-teur, le niveau de complexit du mot de passe saisi est indiqu.

Utilisation dun cryptogramme ressaisir manuellement dans le champ texte de limage pour viter les connexions par des logi-ciels de recherche de mot de passe automatique. Le nombre de carac-tre du cryptogramme est contenu entre 4 et 10.

Nombre de jour limite entre deux connections. Si lutilisateur nouvre pas lapplication pendant X jours, son compte est suspendu.

Nombre derreurs admissibles lors de la saisie des identifiant et mot de passe. Si lutilisateur se trompe plus de X fois, son compte est sus-pendu.

Dfinition du nombre de caractres minimum pour lidentifiant.

Dfinition du nombre de caractres minimum pour le mot de passe.

LDAP:

Options paramtres lors de linstallation.

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La recherche, disponible sur toutes les listes, permet dobtenir une liste denre-gistrements contenant ou commenant par la chane de caractres inscrite dans le champ Rechercher. Commence par .. Contient Vous pouvez ensuite exploiter cette liste (retrouver un enregistrement, imprimer, comp-ter les lments, exporter la liste,) Lorsquune recherche est ralise, un indicateur visuel situ au dessus de la liste sactive.

LES ALARMES Des listes pr-filtres, accessibles dans les environnements tableau de bord , vous permettent de grer rapidement les retards lis aux phases de traitement dun document. Le paramtrage des retards sur le cycle de vie est ralis lors du paramtrage des dates prvisionnelles pour chaque phase et/ou responsable. Le paramtrage global des retards (dure admissible pour la validation des accuss de rception ou des phases de cycle sans prvisionnel) se ralise dans le menu Outils Prfrences .

LA RECHERCHE

Petites Astuces pour Aller plus vite 13

Noubliez pas deffacer la recherche pour visualiser la totalit de la liste initiale.

LE DRAG AND DROP

LAUTO COMPLETION

Lutilisation du DRAG AND DROP ou glisser-dposer permet un paramtrage rapide. (Slectionner une donne puis maintenir le clic gauche de la souris en dplaant la donne pour la glisser sur le lieu de classement souhait) Vous pouvez lutiliser : Sur les arborescences pour dplacer un dossier partir des listes vers les dossiers (dplacer une fiche pour la classer dans un autre dossier)

Pour dfinir les utilisateurs dans lenvironnement de dfinition des droits daccs.

Les champs se compltent automatiquement suite leur saisie partielle en fonction des donnes prsentes dans les listes de choix. (proposition automatique du libell le plus proche des caractres saisis). La saisie partielle dune date est complte avec les mois et annes en cours.

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LA TOUCHE TAB

Pour faciliter la saisie dans les formulaires , vous pouvez utiliser la touche TAB ou pour passer dun champ lautre Lutilisation des touches + TAB permet de revenir sur le champ prcdent.

LE DOUBLE CLIC

LA MODELISATION DES LISTES DE DIFFUSION

Le double clic sur la souris permet, en fonction de lendroit o il est utilis: De modifier la donne slectionne (sur les listes des documentsDiffusionArchives)

Afin de faciliter la constitution de des listes de diffusion, vous pou-vez crer des modles de diffusion , cest dire des groupes de personnes prdfinies qui peuvent ensuite tre choisis pour ainsi constituer rapidement les listes de diffusion spcifiques chaque document. 1 - Dans le menu Divers , slectionnez Modles de diffusion . Ensuite , activez le clic droit de la souris et choisissez Nouveau pour crer un groupe. Saisissez le nom du groupe et valider OK Sur le nom du groupe prcdemment cr, activez le clic droit et choisissez Nouveau . La liste du personnel saffiche. Slectionnez la premire per-sonne puis activez le bouton choisir Le nom de la personne est alors affich dans le groupe. Recom-mencer lopration pour les autres personnes. Les groupes ainsi constitus peuvent tre rapidement utiliss sur les arborescences des donnes Pour information . Il suf-fit de slectionner dans le clic droit de la souris Importer un modle

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LORGANISATION DE LAFFICHAGE Escamotage de la barre denvironnement: En utilisant le bouton situ le long de la barre denvironnement, vous pouvez cacher cette barre: Vous gagnez ainsi de la place.

Fermeture de fentre: En utilisant les croix en haut de chaque fentre, vous pou-vez fermer la fentre. Utilisation des icnes de raccourcis:

1 - Barre de navigation: activation de la barre denvironnement . Ensuite chaque utilisateur peut activer les fentres quil souhaite.

2 - Tableau de bord: activation de la fentre Tableau de bord permet-tant chaque utilisateur de visualiser les informations classes par niveau de traitement

3 - Dossiers: Vision du plan de classement permettant laccs aux donnes classes dans des dossiers / sous-dossiers.

4 - Donnes: fentre contenant les donnes complmentaires as-socies llment slectionn dans la liste

5 - Descriptif: document texte donnant une vision dtaille de ll-ment slectionn.

La configuration de dmarrage de lapplication est paramtrable par groupe dutilisa-teurs. Voir au chapitre suivant Paramtrage des droits utilisateurs

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Afin dinformer ou de relancer les personnes impliques dans un cycle de vie ou une diffusion de document, vous pouvez envoyer des messages coupls avec votre mes-sagerie interne. Sur le nom dun responsable de cycle de vie, Clic droit puis Message pour la rvision Sur la liste de diffusion, clic droit, message pour la dif-fusion Une fentre de messagerie souvre avec le ou les adres-ses mail du ou des destinataires renseignes et lobjet du message propos. Vous pouvez complter lobjet et saisir le contenu du message dans la fentre de texte.

LENVOI DE MESSAGE:

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Une information sur le paramtrage des adresses mail des destinataires est affiche en bas de la fentre de message.

Dans le Menu outils , choisir paramtres utilisateurs . Laccs cet cran est protg. Pour y accder il faut saisir le nom et le mot de passe dun administrateur.

Les droits des utilisateurs sont dfinis sur 3 ni-veaux : laccs aux donnes, la capacit de crer, mo-difier ou supprimer des donnes, la visualisation de don-nes selon leur lieu de classement (dossier)

CRATION DUN GROUPE UTI-LISATEUR: Dans la fentre utilisateurs , slection-nez nouveau dans le menu du clic droit de la souris; Vous crez ainsi un groupe dutilisateurs (modles de droits qui peuvent tre associs plusieurs personnes)

Pour chaque GROUPE, vous associez : dans la fentre Utilisateur , un nom dans la fentre Habilitations , des droits daccs aux diffrents niveaux du-tilisation : Gestionnaires : accs toutes les donnes enregistres Utilisateur: consultation des donnes le concernant.

Dans la fentre Dmarrage , une configuration particu-lire de linterface daccueil. Vous pouvez notamment spci-fier ce niveau le fait que les membres du groupe Utilisa-t eu rs dmar r en t su r l env i ronnemen t de Gestion (interface QALITEL doc classique) ou sur le por-tail documentaire. Le basculement de lun lautre se fai-sant aisment via un lien portail (au sein de QALITEL) ou par un lien Gestion au sein du portail documentaire.

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Le paramtrage des droits utilisateurs: 14

Seuls les administrateurs ont le droit de dfinir les droits des autres utilisateurs

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Puis, dans la partie en bas droite de lcran, vous pouvez acti-ver les listes correspondantes aux dossiers des documents.

Vous slectionnez alors les droits particuliers daccs aux donnes par dossier.

Un gestionnaire peut alors accder ses donnes sans avoir accs aux donnes des autres gestionnaires.

En activant ce bouton, vous slection-nez les droits particuliers lis aux dif-frentes tables composant la base de donnes :

Permissions Vous pouvez ainsi, donner les droits de ges-tion des donnes sans autoriser la saisie de nouvelles personnes dans la liste du person-nel, de nouveaux mots cls..

Dplacement dun utilisateur vers un autre profil ou hors profil : en slectionnant un utilisa-teur, et en laissant le clic gauche appuy, vous pouvez dplacer lutilisateur vers un autre groupe. Il prend alors les droits du groupe choisi.

CRATION DUN UTILISATEUR: Slectionner le groupe puis choisir Nouveau dans le menu du clic droit. Vous crez alors un utilisateur dans le groupe. Fentre : Identification Pour chaque utilisateur , un identifiant et un mot de passe sont dfinis. Par dfaut, lidentifiant et le mot de passe reprennent le nom de lutilisateur. Il peut ensuite personnaliser son mot de passe. Ladministrateur peut aussi lui en attribuer un autre. Le mot de passe ne sera jamais lisible. Ladministrateur peut suspendre le compte, dfinir une bu-te pour la validit du compte, obliger lutilisateur modi-fier son mot de passe lors de la prochaine connexion.

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JOURNAL DES CONNEXIONS: Dans le menu Outils de lenvironnement de droits utilisateur, vous pouvez consulter le journal des connexions. Il contient la liste de toutes les connexions par personne, date et adresse IP. Un menu clic droit permet dimpri-mer, dexporter, de slectionner les donnes. A partir de cette liste, deux assis-tants accessibles dans la barre di-cne permettent: La dconnexion distance dun utilisateur en slectionnant la connexion dun utilisateur ( tat Active ). La purge totale supprime lintgralit du journal. Un message de confirmation doit tre valid ensuite.

JOURNAL DES DOCUMENTS: Dans le menu Outils de lenvironnement de droits utilisateur, vous pouvez consulter le journal des documents. Il contient la liste de toutes les consultations des documents: le code et le nom du document, le nom de la personne qui a consult la date et lheure de consultation. Un menu clic droit permet dimpri-mer, dexporter, de slectionner les donnes. Exemple de graphique : nombre de consultations par do-cuments De mme que pour le journal des connexions, ce bouton permet la purge totale du journal. Un message de confirmation doit tre valid ensuite.

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Cet outil de saisie permet dadapter QALITEL Doc la langue de votre choix. Vous avez galement la possibilit de modifier le nom de tous les libells de lapplication afin dadapter celle-ci au langage propre de votre entreprise et ainsi permettre aux utili-sateurs de sapproprier totalement le logiciel.

Dans le menu Outils , choisissez les Paramtres utilisa-teurs . Cet environnement est rserv aux administrateurs, il est donc protg: le mot de passe et lidentifiant dun administrateur per-mettent dy accder. Dans le menu Outils , de lenvironnement Paramtres utilisateurs choisissez Traduction , lenvironnement de traduction saffiche:

Nous allons tudier lutilisation de lenvironnement TRADUCTION au travers de ladaptation du Franais aux besoins spcifiques dune socit.

La traduction: 15

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Il faut commencer par dupliquer la langue modifier afin de conserver la langue originale. Faire un clic sur le bouton DUPLIQUER UNE LANGUE

Puis, donner un nom cette nouvelle lan-gue et valider par un clic sur le bouton

DUPLIQUER Activer ce bouton pour traduire une lan-gue existante.

Une fois slectionnes la langue de rfrence et la langue traduire, activer le bouton Appliquer pour ouvrir lenvironnement de traduction. Cet environnement donne accs tous les li-bells de lapplication: 1re colonne: lieu o le texte saffiche et code de champ associ.

ARBO: Correspond aux fentres des dossiers Visu: correspond aux fichiers texte des descriptifs Form: pour les formulaires de saisie

2me colonne: texte utilis dans la langue de rfrence (franais)

3me colonne: indice de modification des libells de lapplication

4me colonne: texte modifiable dans la langue traduire (scurit) 5me colonne: indice de modification de la traduction Inscrire la donne traduite dans la table de droite puis valider . (Bouton en haut de la liste ou en bas)

ADAPTATION DU FRANCAIS POUR UN USAGE SPCIFIQUE

Les lments non traduits apparaissent en franais.

Afin de fiabiliser la recherche (orthographe des mots) et dactiver les champs traduire, ouvrir au pralable les fentres, formulaires et environnements contenant les mots que vous souhaitez traduire.

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Les champs prsents dans la partie suprieure de la fentre permettent de rechercher un mot dans les langues associes. Cela permet de travailler par thme pour traduire rapidement un mot prsent dans diffrents libells de lapplication. Exemple: rechercher les diffrents libells contenant le mot produit en franais.

Activez ce bouton pour valider la saisie

La liste associe affiche les libells correspondants. Rsultat:

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VISUALISATION DE LAPPLICATION TRADUITE EN ANGLAIS:

INTERFACE DE TRADUCTION EN ANGLAIS:

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