L’ORGANISATION ET LES ACTIVITĒS D’UN

SERVICE DU PERSONNEL

Cesson Sévigné, le 20 mars 2006

Témoignage sur les réalités d’un service du personnel

1ère partie

Laurence BILLABERT - DRH de Cesson-Sévigné

I - Caractéristiques des effectifs du service municipal de Cesson Sévigné

Combien ? Leur statut ? Où travaillent t-ils ? Dans quelle filière ? Evolution de l’effectif et structure d’âge

II - L’organisation de la direction des ressources humaines

Organigramme de la ville Les missions de la direction

des ressources humaines Composition, évolution, fonctionnement,

activités

III - Fonctionnement du service

Production de la paie Le budget du personnel La gestion des contrats des non-titulaires La gestion de la carrière des titulaires Les conditions de travail et la maladie La gestion prévisionnelle des emplois et des

compétences L’intégration des nouveaux agents et

le dialogue social Le secrétariat Le secteur des écoles et le nettoyage

Le positionnement du responsable du personnel

et activités du service

2e partie

Jocelyne Lebret, DRH de Mordelles Jean-Yves Coutaud, DGA et responsable

Finances/Personnel de Saint Grégoire

I - R2H35 : Réseau Ressources Humaines d’Ille et Vilaine

Naissance du réseau Un réseau pour communiquer Qui sommes-nous, d'où venons-nous ?

II - Le rôle et positionnement d’un responsable des ressources humaines

Au sein de l’organigramme des différences et un souhait commun

Evoluant selon la taille de la collectivité « Au centre de tout » « En équilibre »

L’organisation des services du personnel territorial :

des constantes, des contrastes

3e partie

Loïc BRĒMAUD, consultant au CDG 35

I - Un secteur d’activité longtemps dédaigné

Le personnel de « la communale » longtemps déqualifié

Longue histoire de subordination du personnel communal

Faible attractivité de la « fonction communale »

Jusqu’aux lois de décentralisation, faible niveau de qualification des agents et importance du recrutement social

Faible niveau d’encadrement. Le grade d’attaché communal n’est créé qu’en 1978

Des services du personnel, longtemps limités à une gestion mécanique

La fabrication de la paie et la gestion de la carrière, longtemps noyaux durs des activités du service

Activités fréquemment réalisées par des comptables à temps partagé

Secteur d’activité longtemps non-qualifié, s’appuyant sur une tutelle et des règles impersonnelles

II - La nécessaire professionnalisation des services du personnel

Les lois de décentralisation : un tournant historique

La fin de la tutelle et de la « communale » : assurer des missions nouvelles

L’attractivité de la territoriale : le développement de la catégorie des cadres territoriaux

La décentralisation et la nécessaire professionnalisation des agents territoriaux

La montée rapide des effectifs et niveaux de qualification

Les enjeux nouveaux de la gestion de personnel

Doter sa collectivité d’agents professionnels pour répondre aux projets des élus, faire face au désengagement de l’Etat

Participer à maintenir un haut niveau de motivation et d’engagement pour répondre à une demande sociale plus diversifiée

Adapter les profils et les métiers pour faire face à la montée en puissance de la mécanisation et informatisation, de la spécialisation

III - Quelle mode d’organisation en gestion de personnel pour les collectivités ?

Plus de150

agents

Le DGS, le DRH d’une commune de plus de

10000 habitants, d’une communauté d’agglo, du

Département, de la Région

Les acteurs principaux de la gestion de personnel dans les

collectivités

Les élus, le SG et le chargé de personnel d’une commune de

3500 habitants, d’une communauté de

communes

Les élus, le SG et le chargé de personnel d’une commune de

3500 habitants, d’une communauté de

communes

50 agents

Le DGS et le responsable de personnel d’une

commune de5000 habitants

Le DGS et le responsable de personnel d’une

commune de5000 habitants

100 agents

Les élus, la secrétaire de mairie,

le responsable du syndicat

Et/ou son adjoint(e)

Les élus, la secrétaire de mairie,

le responsable du syndicat

Et/ou son adjoint(e)

10 agents

La gestion du personnel et la petite collectivité

Une activité partagée entre la secrétaire de mairie et une adjointe

Une activité exercée dans un cadre polyvalent

Forte implication des élus dans la partie la plus stratégique

Externalisation de nombreuses activités vers les institutions de la FPT

Un niveau de cadre

10 agents

50 agents

- Importance de l ’oral

- Fonctionnement « familial »

Deux niveaux de cadre

trois niveaux de cadre

100 agents

Plus de150

agents

- Importance de l’écrit

- Formalisation des règles et des procédures

Qui

fai

t qu

oi

en m

atiè

re

de g

estio

n de

per

sonn

el ?

Dans de plus grandes collectivités, une combinaison plus complexe

Le service du personnel : un des services fonctionnels

Responsables de service :

Contrôlent le présentéisme, évaluent le personnel, définissent les objectifs,

assurent de bonnes conditions de travail

Elus et Direction générale :

prennent les décisions en matière de recrutement, organisation du travail,

avancement

Déterminer un mode

de partage cohérent

Le responsable du personnel

se porte garant de la politique des élus en

matière de personnel, du respect des règles,

centralise les informations en matière de personnel, rédige des plans d ’action, gère les

relations sociales

Une fonction partagée

Optimiser l’organisation du service du personnel

Le service du personnel ne se limite pas aux fonctions de son responsable

Un partage du travail entre membres du service dans le cadre d’une réelle délégation

Partager le travail en se centrant sur les clientèles internes : un agent, un interlocuteur

Développer un mode de classement papier et numérique collectif

III - Responsable du personnel : un positionnement complexe

Un rôle à la croisée de trois dimensions

Un positionnement en tension

Faire appliquer les décisions des élus et DGS en matière de personnel

Garder la confiance des agents pour maintenir des relations sociales harmonieuses

Faire respecter les règles en matière de personnel définies par la loi, les rappeler à des collatéraux et supérieurs hiérarchiques

Garder la confiance des agents, respecter les règles statutaires tout en appliquant

les décisions de l’autorité territoriale

Relais desdécisions de la

direction généraleCoordinateur desrelations sociales

Les règles : lestatut, le droitdu travail, lerèglementintérieur

Le leader social : défenseur des intérêts des agents

Relais desdécisions de la

direction généraleet de la pression

des cadres

Coordinateur desrelations sociales

Les règles àportée

générale : lestatut de laFPT, le droit

du travail

La courroie de transmission de l’encadrement

Relais desdécisions de la

direction généraleet de la pression

des cadres

Coordinateur desrelations sociales

Les règlesdéfinies

localement :règlementintérieur,

Maintenir un positionnement « en ligne de crête »

Participer à la définition des règles, à leur communication

Assurer la cohérence des règles Ne pas confondre application des règles

et rigidité Tenir compte des petites et de la grande

histoire de la collectivité Maintenir un comportement de discrétion Savoir dire non, argumenter, convaincre

La place du service du personnel dans la prévention des risques professionnels

4e partie

Sébastien HUBERT, conseiller en prévention au CDG 35 Laurence BILLABERT, DRH de Cesson-Sévigné

I - Les enjeux de la prévention

Social

Ce qui est évoqué après un accident

Pour la collectivité Réduction de l'absentéisme Diminution des coûts de fonctionnement Meilleur service rendu Amélioration de la qualité du travail Augmentation de l'efficacité des services

LES ENJEUX DE LA PREVENTION

Pour l'agent Santé préservée Bien être au travail Vigilance accrue Meilleure motivation Meilleure connaissance du travail Reconnaissance dans le travail

I - Les enjeux de la prévention (suite)

Social

Financier

COÛT INDIRECT = 1 à 5 x Coût direct

Coût des accidents de travailCoût des accidents de travail

COÛT GLOBAL = Coût direct + Coût indirect

Exemples de coûts indirects : salariaux, du matériel, de remplacements, juridiques, sociaux, frais médicaux

Coût moyen d’un accidentCoût moyen d’un accident

7 600 Euros

91 000 Euros

Coût moyen direct d’une maladie Coût moyen direct d’une maladie professionnelleprofessionnelle

I - Les enjeux de la prévention (suite)

Social

Financier

Pénal

Responsabilité en HS

Règles applicables

Les acteurs de prévention

RéglementationRéglementation

Décret n° 85.603 du 10 juin 1985, modifié

CO

DE

DU TRA

VAIL

Responsabilité pénaleResponsabilité pénale

Nouveau code pénal au 01.03.1994

Infraction

Atteinte involontaire à la vie ou à l'intégrité physique ou psychique de la personne

Fait causé par maladresse, imprudence, inattention, négligence ou manquement à une

obligation de sécurité ou de prudence imposée par la loi ou les règlements

Fait d'exposer directement autrui à un risque immédiat

Mise en danger de la personne

"Il y a également délit..., sauf si l'auteur des faits a accompli les diligences normales compte tenu, le cas échéant, de la nature de ses missions ou de ses fonctions, de ses compétences ainsi que du pouvoir et des moyens dont il disposait".

Responsabilité pénaleResponsabilité pénale (suite) (suite)

Art. 121-3

(modifié par la loi 96-393 du 13 mai 1996)

PALAIS DE JUSTICE

SanctionsSanctions

Infraction de mise en danger : 15 000 € 1 an

SANCTIONS

Simpleimprudence

Manquementdélibéré

Atteinte à l'intégrité sansincapacité de travail

150 € 1500 €

Incapacité de travail inférieure ouégale à 3 mois

1500 € 1 an

15 000 €

Incapacité de travail supérieure à3 mois

2 ans

30 000 €

3 ans

45 000 €

Homicide involontaire 3 ans

45 000 €

5 ans

76 000 €

INFRACTIONS

II - Les acteurs de la prévention

Servicedu personnel

ACMOAgents

Responsablesde services

Autoritéterritoriale

ACFI

En l’absence d’une politique de prévention : Les constats

La satisfaction de l’usager sans tenir compte des conditions de travail de l’agent

L’organisation en place ne facilitant pas la circulation de l’information La motivation de l’encadrement visant exclusivement à la conformité

réglementaire La nécessité d’une politique de prévention perçue que du point de vue

de la responsabilité pénale et faisant abstraction des autres enjeux La préoccupation des règles que lorsque la collectivité a atteint

un niveau de gravité élevé L’absence de tableaux de bord, de statistiques, d’analyse des situations

de travail Des problèmes de diffusion de l’information, de ressources documentaires Une non définition d’indicateurs, d’objectifs, d’organisation Un manque d’échanges, une absence de pratique de réseaux,

de retours d’expérience

Un moyen : la mise en place d’une politique de prévention Un moyen : la mise en place d’une politique de prévention des risques professionnels adaptée à la collectivité des risques professionnels adaptée à la collectivité

Une démarche de prévention : Oui mais comment ?

Structurer pour être efficace !

Prévention ?

Protection ?

Formationsécurité ?

Conformité ?

Gestion desproduits ?

Procédures ?

Fiche de sécurité ?

Médecineprofessionnelleet préventive ?

Mise auxnormes ?

Acheter desEPI ?

Autorisations

Une politique de prévention : Sa construction

Des objectifs :

Sécurité, qualité, satisfaction de l’usagerSécurité, qualité, satisfaction de l’usager

Définir des objectifs à atteindreDéfinir des objectifs à atteindre

Des moyens : Humains et organisationnelsHumains et organisationnels internes (ACMO, CTP…)internes (ACMO, CTP…) externes (ACFI, conseiller en prévention, externes (ACFI, conseiller en prévention,

médecine professionnelle…)médecine professionnelle…)

TechniquesTechniques

Economiques (prévision budgétaire)Economiques (prévision budgétaire)

Pour assurer les objectifs à atteindrePour assurer les objectifs à atteindre

Des droits et des devoirs : Impulsion d’une dynamique par l’éluImpulsion d’une dynamique par l’élu

Participation de chacun dans une pratique quotidienneParticipation de chacun dans une pratique quotidienne

Prise de conscience collectivePrise de conscience collective

Pour rappeler les rôles des différents acteursPour rappeler les rôles des différents acteurs

•Évaluations annuelles

•Registres, ….

•Analyses AT

Plan d’action

Plan de form

ation

Suivi

Plan d’action Hiérarchisationdes risques

Identificationdes risques

Engagement de la collectivité

Organisatio

n•Règlement intérieur

•Planification de l’organisation de la prévention•Définition des acteurs (ACMO, ACFI, MPP et CTP/CHS)

•Fiches de postes

Retourd’expérience

Organisation du travail

Conception de locaux de travail

Choix de matériel

Les mesures de prévention

Travail +

Environnement

PREVENTION DES ACCIDENTS

DE TRAVAIL

Accident de travail

Protection collective

Protection individuelle

Consignes de sécurité

PREVENTION INTEGREE

Risque

PREVENTION DES RISQUES

PROFESSIONNELS

Formation

Transformation de l'outil de travail

Aménagement de poste de travail

Le rôle du responsable de personnel

Pilote de la démarche Concepteur de la fiche de poste (intégration de la sécurité) Concepteur du plan de formation (autorisation de conduite, habilitation

électrique,…) Centralisateur et diffuseur des informations Suivi des indicateurs (stats, bien-être, ambiance…) Relation étroite avec la médecine professionnelle

et préventive Suivi des acteurs et de leurs actions Relais des cadres Coordonnateur entre les partenaires internes et externes Soutien de l’action de l’ACMO Animateur du CTP/CHS

Les outils à disposition des DRH

1. Les outils de gestion des ressources humaines

Fiches de poste Évaluation annuelle Formation/sensibilisation

2. Les règlements et registres Planification de la prévention règlement intérieur Registres (HS, DGI, Incendie, AT…)

3. Les outils d’analyses Document unique d’évaluation des

risques Analyse AT Analyse de l’absentéisme

4. Les outils de communication Accueil sécurité de l’agent Fiches de prévention/ Info santé

5. Les rapports et études Rapport annuel de la MPP Fiche des risques professionnels Rapports de l’ACFI Retour d’information des ACMO Rapports du CTP/CHS Études (CDG, acteurs, partenaires

extérieurs…) Assistance par des partenaires

(CDG, organismes privés de contrôle et de conseils, associations, réseaux…)

L’activité Prévention se tient à votre disposition pour de plus amples

renseignements.

Sébastien Hubert, Estelle GENETAY

(de A à M) (de N à Z)

02.99.23.31.20. ou 02.99.23.41.33.