MANUEL DE GESTION

REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE

Union – Discipline – Travail

----------------------------

MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT, DE LA SALUBRITE URBAINE

ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE

---------------------------

OFFICE IVOIRIEN DES PARCSET RESERVES

Rédigé Approuvé

Le 05 février 2014 JJ MM AA

Par

FTHM International

&

SEED Consulting

<XXX>

MANUEL DE GESTION DE L’OFFICE IVOIRIEN DES PARCS

ET RESERVES

Manuel de gestion de l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) 2

Historique des versions

DATE SECTION PROCEDURE OBJET DE LA MODIFICATION

28 10 13 Création du manuel de gestion

06 11 13

Toutes

les

sections

Toutes les

procédures Elaboration du manuel de gestion de l’OIPR

27 11 13

Toutes

les

sections

Toutes les

procédures Finalisation du manuel de gestion de l’OIPR

17 01 14

Toutes

les

sections

Toutes les

procédures Finalisation du manuel de gestion de l’OIPR


Sigles et acronymes

AC Agent Comptable

ACCT Agent Comptable Central du Trésor

ACDP Agent Comptable de la Dette Publique

AMI Avis à Manifestation d’Intérêt

ANO Avis de Non Objection

AOI Appel d’Offres International

AON Appel d’Offres National

BC Bon de Commande

BEM Bureau d’Exécution des Missions

BL Bon de Livraison

BS Bon de Sortie

CB Contrôleur Budgétaire

CCIM Commission Interministérielle des Conférences et des Missions

CCM Communication en Conseils des Ministres

CCP Cellule de Contrôle et de Planification

CFN Consultation de Fournisseurs à l’échelle Nationale

CGL Comité de Gestion Local

CLOG Cellule Logistique

COGES Conseil de Gestion

COJO Commission d’Ouverture des Plis et de Jugement des Offres

DA Demande d'achats

DAF Direction Administrative et Financière

DAO Dossier d’Appel d’Offres

DARH Direction de l'Administration et des Ressources Humaines

DC Direction Centrale

DDP Direction de la Dette Publique

DE Directeur Exécutif

DFC Direction des Finances et de la Comptabilité

DG Direction Générale

DGBF Direction Générale du Budget et des Finances

DGTCP Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique

DMP Direction des Marchés Publics

DPD Demande de Paiement Direct

DPE Direction du Patrimoine de l'Etat

DR Demande de réparation

DRF Demande de Retrait de Fonds

DT Directeur Technique

DZ Directeur de Zone

EPN Etablissements Publics Nationaux

FP Fonction publique

FPRCI Fondation pour les Parcs et Réserves de la Côte d'Ivoire

FSR Fiche de sortie pour réparation

MA Matrice d’Actions

MAJ Mise à jour


MEF Ministère de l'Economie et des Finances

MINESUDD Ministère de l'Environnement, de la Salubrité Urbaine et du Développement Durable

OHADA Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique

OIPR Office Ivoirien des Parcs et Réserves

OM Ordre de mission

OP Ordre de Paiement

OR Ordre de Recettes

PCGAP Programme Cadre de Gestion des Aires Protégées

PNR Parcs Nationaux et Réserves

PO (PAA) Plan d’Opérations (Programme d’Action Annuel)

PPM Plan de Passation de Marchés

PTG Plan de Travail Global

PV Procès-Verbal

QC Sélection basée sur la Qualification des Consultants

RH Ressources Humaines

RI Règlement Intérieur

RICI-EPN Réseau Informatique de Comptabilité Intégré des EPN

RPM Responsable de la Passation des Marchés

RSF Rapport de Suivi Financier

SCBD Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé

SED Sélection par Entente Directe

SFQC Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût

SGG Secrétariat Général du Gouvernement

SIG Système d’Information Géographique

SIGFAE Système Intégré de Gestion des Agents de l'Etat

SIGFIP Système Intégré de Gestion des Finances Publiques

SMART Spécifique, Mesurable, Réaliste et Traçable

SMC Sélection au Moindre Coût

SPM Spécialiste en Passation de Marchés

SYSCOHADA Système Comptable de l’OHADA


SOMMAIRE

Historique des versions .................................................................................................... 2

Sigles et acronymes .......................................................................................................... 3

1 PARTIE 1 : STRUCTURATION DU MANUEL DE GESTION ............................... 8

1.1 Objectifs du Manuel .................................................................................................... 8

1.2 Structure du Manuel .................................................................................................... 9

1.3 Révision et mise à jour du Manuel ............................................................................ 11

1.3.1 Responsabilité de la mise à jour ...................................................................................................... 11

1.3.2 Méthodologie de mise à jour 11

2 PARTIE 2 : DESCRIPTION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE

L’OIPR .......................................................................................................................... 12

2.1 Présentation générale ................................................................................................. 12

2.2 Structure et organisation ............................................................................................ 13

2.2.1 Le Conseil de Gestion (COGES) ..................................................................................................... 13

2.2.2 La Direction Générale 14

2.2.3 La Direction de Zone 14

2.2.4 Le Conseil Scientifique 14

2.2.5 Le Comité de Gestion locale du parc ou de la réserve .................................................................... 14

2.3 Présentation du statut du personnel de l’OIPR .......................................................... 15

2.4 Présentation de l’organisation et du fonctionnement du système comptable de

l’OIPR 16

2.4.1 Le cadre et l’organisation globale de la comptabilité de l’OIPR ..................................................... 16

2.4.2 Le système d’information comptable de l’OIPR ............................................................................. 16

3 PARTIE 3 : MACRO PROCESSUS MANAGEMENT ET PILOTAGE ................. 17

3.1 SECTION 1 : Gestion Budgétaire (BU) .................................................................... 17

3.1.1 Planification technique et budgétaire : BU1 .................................................................................... 17

3.1.2 Exécution budgétaire : BU2 24

3.1.3 Modifications budgétaires : BU3 .................................................................................................... 38

3.1.4 Contrôle et suivi budgétaire : BU4 .................................................................................................. 44

3.2 SECTION 2 : Suivi Evaluation (SE) ......................................................................... 48

3.2.1 Planification du Suivi-Evaluation : SE1 .......................................................................................... 48

3.2.2 Collecte des données : SE2 51

3.2.3 Vérification technique interne : SE3 ............................................................................................... 54

3.2.4 Reporting : SE 4 56

4 PARTIE 4 : MACRO PROCESSUS SUPPORT ...................................................... 58

4.1 SECTION 1 : Gestion des Ressources Humaines (RH) ............................................ 58

4.1.1 Identification des besoins en personnel : RH1 ................................................................................ 58

4.1.2 Recrutement : RH2 60


4.1.3 Embauche : RH3 70

4.1.4 Gestion des mutations et promotions : RH 4 ................................................................................... 73

4.1.5 Gestion de la paie : RH5 76

4.1.6 Gestion des congés et absences : RH 6 ........................................................................................... 82

4.1.7 Gestion des sanctions disciplinaires : RH 7..................................................................................... 90

4.1.8 Gestion des évaluations du personnel : RH 8 .................................................................................. 93

4.1.9 Gestion des formations : RH 9 ........................................................................................................ 97

4.1.10 Gestion des cessations d’emploi et passation de service : RH 10 ................................................. 100

4.2 SECTION 2 : Gestion administrative (AM) ............................................................ 106

4.2.1 Gestion des appels téléphoniques et des accueils des visiteurs : AC ............................................. 106

4.2.2 Gestion des courriers arrivée: CR1................................................................................................ 111

4.2.3 Gestion des courriers départs: CR 2 .............................................................................................. 113

4.2.4 Classement et archivage des courriers: CR 3 ................................................................................ 115

4.2.5 Gestion des courriers électroniques : CR 4 ................................................................................... 117

4.2.6 Gestion des conventions de concession et d’exploitation : CR5 ................................................... 119

4.2.7 Gestion de la communication interne: CI 1 ................................................................................... 121

4.2.8 Gestion de la communication externe: CI 2 .................................................................................. 122

4.2.9 Gestion de la communication utilisant les nouvelles technologies (skype, vidéoconférence, …) :

CI3 127

4.2.10 Gestion des données sur les ressources naturelles des parcs nationaux et réserves ....................... 129

4.2.11 Gestion de la réunion du Conseil de Gestion: GR1 ....................................................................... 132

4.2.12 Gestion des réunions du Comité de direction: GR 2 ..................................................................... 135

4.2.13 Gestion des réunions de direction: GR 3 ....................................................................................... 138

4.2.14 Gestion des réunions du Comité de Gestion locale: GR 4 ............................................................. 141

4.2.15 Gestion des missions à l’intérieur de la République de Côte d’Ivoire: MI1 .................................. 144

4.2.16 Gestion des missions à l’extérieur de la République de Côte d’Ivoire: MI 2 ................................ 149

4.3 SECTION 3 : Gestion des achats et passation de marchés (PM) ............................ 154

4.3.1 Passation des marchés de travaux et fournitures : PM1 ................................................................ 157

4.3.2 Autres procédures de passation des marchés: PM 2 ...................................................................... 163

4.3.3 Sélection et Emploi de service de Consultants : PM3 ................................................................... 168

4.3.4 Autres méthodes de sélection et emploi de consultants individuels ou de firmes :PM4 ............... 176

4.3.5 Gestion des contrats de fourniture, travaux et services autres que services de consultants PM5 .. 182

4.3.6 Gestion des contrats des services et emploi de consultants individuels ou de firmes : PM 6 ........ 185

4.3.7 Archivage des documents de passation des marchés : PM7 .......................................................... 188

4.4 SECTION 4: Gestion des stocks (ST) ..................................................................... 189

4.4.1 Entrée en stock: ST 1 189

4.4.2 Sortie en stock: ST 2 192

4.4.3 Inventaire des stocks: ST 3 195

4.5 SECTION 5: Gestion des immobilisations (IM) ..................................................... 197

4.5.1 Entrée dans le patrimoine: IM 1 .................................................................................................... 197


4.5.2 Entretien et maintenance des immobilisations: IM 2 .................................................................... 201

4.5.3 Gestion des véhicules: IM 3 205

4.5.4 Inventaire des immobilisations: IM 4 ............................................................................................ 210

4.5.5 Sortie du patrimoine: IM 5 213

4.6 SECTION 6 : Gestion comptable (CP) .................................................................... 217

4.6.1 Cadre et organisation de la comptabilité de l’OIPR (Cf. partie 2) : CP1....................................... 217

4.6.2 Traitement comptable des opérations de recettes : CP2 ................................................................ 219

4.6.2.1 Autorisations d’accès 221

4.6.2.2 Amendes et confiscations 222

4.6.2.3 Redevances des activités concédées .............................................................................................. 225

4.6.2.4 Recettes issues des entrées touristiques ......................................................................................... 226

4.6.2.5 Produits des prestations de services .............................................................................................. 229

4.6.2.6 Dotations budgétaires (Cf BU 2.2) ................................................................................................ 230

4.6.3 Procédures de mobilisation des ressources d’origine privée : CP3 ............................................... 231

4.6.3.1 Appel de fonds ou demande d’approvisionnement initiale ........................................................... 232

4.6.3.2 Demande de paiement direct (achat direct par le bailleur) ............................................................ 235

4.6.3.3 Procédures de gestion de la caisse dans le cadre des financements privés .................................... 236

4.6.4 Traitement comptable des opérations de dépenses (Cf.BU 2.3) : CP4 .......................................... 237

4.6.5 Travaux d’arrêté de compte et états de synthèse : CP5 ................................................................. 240

4.7 SECTION 7 : Gestion Financière (FI) ......................................................................... 244

4.7.1 Gestion des comptes bancaires : FI1 ............................................................................................. 244

4.7.2 Paiement de factures sur les comptes bancaires : FI2 .................................................................. 246

4.7.3 L’Etat de rapprochement bancaire : FI3 ........................................................................................ 249

4.7.4 Gestion de la caisse : FI4 251

4.7.5 Paiement des salaires (cf. RH5) : FI5 ............................................................................................. 253

4.7.6 Gestion des menues dépenses : FI 6 ............................................................................................. 259


1 PARTIE 1 : STRUCTURATION DU MANUEL DE GESTION

1.1 Objectifs du Manuel

Le présent manuel de gestion définit les principales procédures de gestion administrative, comptable et

financière, de suivi évaluation et de gestion des achats et de passation de marchés de l’Office Ivoirien

des Parcs et Réserves (OIPR), Etablissement Public de type Particulier régi par les dispositions

législatives et réglementaires applicables aux Etablissements Publics Nationaux (EPN) en Côte

d’Ivoire.

Ce manuel fournit le cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et

comptable de l’OIPR, et ce conformément :

Aux principes de gestion généralement admis ;

Au régime financier et comptable des EPN ;

Aux dispositions des divers accords de financements établis entre l’OIPR et ses bailleurs ;

Au droit cadre comptable SYCOA-OHADA.

Ainsi, le présent manuel de gestion vise à éclairer et à informer tous les acteurs impliqués dans

l’exécution des missions de l’OIPR ainsi que dans la gestion des différents projets cofinancés que

l’Office met en œuvre.

Plus spécifiquement, le présent manuel de gestion répond aux objectifs ci-après :

Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et

comptable de l’OIPR ;

Mettre en exergue l’organisation administrative, financière, budgétaire et comptable de l’OIPR ;

Améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion des activités par l’optimisation

des circuits d’information, la clarification des tâches et responsabilités de chaque agent ainsi que

par la mise à disposition d’outils de gestion uniformes;

Mettre à la disposition de l’ensemble du personnel de l’OIPR, un outil de référence à la fois

opérationnel et pédagogique pour la conduite leurs activités ;

Renforcer l’efficacité du contrôle interne de l’OIPR.

NOTA BENE :

Le présent manuel fournit le cadre formel d’exécution des activités de gestion de l’OIPR conformément

aux dispositions légales régissant les EPN (le Décret n° 81-137 du 18 février 1981 portant régime

financier et comptable des EPN, modifié par le Décret n° 96-728 du 19 septembre 1996 ainsi que le

Décret n° 2002-359 du 24 Juillet 2002, portant création, organisation et fonctionnement de l’Office

Ivoirien des Parcs et Réserves). A ce manuel, seront attachés divers manuels régissant l’intervention de

l’OIPR en matière de surveillance, de suivi écologique, de gestion de populations infiltrées, etc.

Par ailleurs, l’OIPR dans l’exercice de ses missions et attributions, peut jouer le rôle d’agence

d’exécution de projet, à travers la mise en œuvre des divers projets cofinancés. Ainsi, la gestion et la

mise en œuvre de ces projets cofinancés sont régies par des manuels de procédures spécifiques de

chaque projet et validés d’un commun accord entre l’OIPR et ses bailleurs (incluant la FPRCI). Ses

procédures pourront être annexées au présent manuel de gestion.

En l’absence de tel manuel de projet, l’usage du présent manuel de gestion de l’OIPR prévaudra.


1.2 Structure du Manuel

Le présent manuel de gestion est présenté sous forme de classeur à feuillets mobiles afin de faciliter

son exploitation et sa mise à jour éventuelle.

Il est organisé en cinq grandes parties :

Partie Intitulé

Partie 1 Structuration du manuel de gestion

Partie 2 Description, organisation et fonctionnement de l’OIPR

Partie 3 Macroprocessus management et pilotage

Partie 4 Macroprocessus Support

Partie 5 Annexes

Les procédures de gestion de l’OIPR sont déclinées en deux grands macroprocessus :

1. Le macroprocessus management et pilotage qui inclus les procédures suivantes :

Sections Procédures

Section 1 – Gestion budgétaire BU1 – Planification technique et budgétaire

BU2 - Exécution budgétaire

BU3 – Modifications budgétaires

BU4 – Contrôle et suivi budgétaire

Section 2 – Suivi Evaluation SE1 – Planification du suivi-évaluation

SE2 – Collecte des données

SE3 – Contrôle technique interne

SE4 - Reporting

2. Le macroprocessus support incluant les procédures ci-après :


Section 1 – Gestion

des Ressources

Humaines

RH1- Identification des besoins en personnel

RH2 – Recrutement

RH3 – Embauche

RH4 – Gestion des mutations et promotions

RH5 – Gestion de la paie

RH6 – Gestion des congés et des absences

RH7 – Gestion des sanctions disciplinaires

RH8 – Gestion des évaluations du personnel

RH9 – Gestion des formations


administrative

AC – Gestion des appels téléphoniques et des accueils des visiteurs

CR1 – Gestion des courriers « arrivée »

CR2 – Gestion des courriers « départ »

CR3 – Conservation et archivage des courriers

CR4 – Gestion des courriers électroniques

CR5 – Gestion des conventions de concession et d’exploitation

CI1 – Gestion de la communication interne

CI2 – Gestion de la communication externe

CI3 – Gestion de la communication utilisant les nouvelles technologies

GD : Gestion des données des ressources naturelles des parcs nationaux et

réserves

GR – Gestion des réunions



MI1 – Gestion des missions à l’intérieur de la République de la Côte d’Ivoire

MI2 – Gestion des missions à l’extérieur de la République de la Côte d’Ivoire


des achats et

passations de

marchés

PM 1 - Passation des marchés de travaux et fournitures

PM 2 - Autres procédures de passation des marchés

PM 3 - Sélection et Emploi de services de Consultants

PM 4 - Autres méthodes de sélection et emploi de consultants individuels ou de

firmes

PM 5 - Gestion des contrats de fournitures, travaux et services autres que

services de consultants

PM 6 - Gestion des contrats des services et emploi de consultants individuels ou

de firmes

PM 7 - Archivage des documents de passation des marchés


des stocks

ST1 – Entrée en stock

ST2 – Sortie de stock

ST3 – Inventaire des stocks


des immobilisations

IM1 – Entrée dans le patrimoine

IM2 – Entretien et maintenance des immobilisations

IM3 – Gestion des véhicules

IM4 – Inventaire des immobilisations

IM5 – Sortie du patrimoine


comptable

CP1 – Cadre et organisation de la comptabilité de l’OIPR

CP2 – Traitement comptable des opérations de recettes

CP3 – Traitement comptable des opérations de dépenses

CP4 – Travaux d’arrêté des comptes et états de synthèse


Financière

FI1 – Gestion des comptes bancaires

FI2 – Paiement des factures sur les comptes bancaires

FI3 – Etat de rapprochement bancaire

FI4 – Gestion de la caisse

FI5 – Paiement des salaires

Chaque procédure comporte les rubriques suivantes :

Une cartouche d’identification ;

L’objet de la procédure ;

Son champ d’application ;

Les règles de gestion ;

Les acteurs concernés ;

La description détaillée de la procédure.

La procédure elle-même indiquera :

La séquence et la description des étapes ;

Les responsables au niveau du Siège et/ou des Zones ;

Les délais et échéances de chaque étape ;

Les documents d’interface à utiliser.


1.3 Révision et mise à jour du Manuel

La tenue et la mise à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. Ce manuel

est bien entendu destiné à être mis à jour au fur et à mesure de l’évolution du cadre structurel et des

changements intervenants dans le processus de traitement des opérations au sein de l’OIPR.

La mise à jour du manuel de gestionincombe en premier lieu à la Direction Générale de l’OIPR qui est

le témoin privilégié de l’impact de l’évolution de l’environnement sur ses méthodes de travail.

1.3.1 Responsabilité de la mise à jour

La mise à jour du manuel peut être motivée par :

i. des changements dans l’organisation ou les activités de l'OIPR suivant les décisions des

autorités de tutelle et des bailleurs de fonds éventuels ;

ii. les modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures existantes

pour faire face à des situations nouvelles ;

iii. des changements rendus nécessaires par l’application des textes et décrets concernant les lois

et règles en vigueur ;

iv. des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des tâches qui lui

incombent.

La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel des procédures incombe au Directeur

Général (DG).

1.3.2 Méthodologie de mise à jour

Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée, le DG convoque une

réunion avec la participation des Directeurs et les Chefs de Services Centraux ou de Zone susceptibles

d’être concernés par ces modifications. Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification

proposée et des solutions à adopter.

A l’issue de cette réunion un Procès-verbal (PV) est établi indiquant les éléments suivants :

- les procédures devant être modifiées ;

- les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées ;

- les principes des modifications à apporter ;

- le service chargé de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel.

Le service à l’initiative des nouvelles procédures les soumet à la DG qui y apporte les éventuelles

modifications qu’elle juge nécessaires pour arrêter le texte définitif.

Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, la Direction de

l’Administration et des Ressources Humaines (DARH) fait distribuer les nouvelles sections du manuel

aux intéressés.

Ce manuel fera l’objet d’application pratique et les principaux intéressés doivent être formés pour

savoir comment utiliser le système et les procédures de réalisation de rapports.


2 PARTIE 2 : DESCRIPTION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’OIPR

2.1 Présentation générale

L’Office Ivoirien des Parcs et Réserves (OIPR) est un Etablissement Public National (EPN) à

caractère particulier sous tutelle du Ministère en charge de l’environnement en Côte d’Ivoire. Il est

régi par le Décret n° 2002-359 du 20 Juillet 2002, portant création, organisation et fonctionnement de

l’OIPR.

Conformément à l’article 3 de son Décret de création, l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves a pour

mission, sur l’ensemble des parcs et réserves sur lesquels il exerce son autorité, notamment :

- la gestion de la faune, de la flore, et de leur biotope qui en constitue le fondement ;

- la gestion du patrimoine foncier qui constitue l’assise de la faune, la flore et les plans d’eau ;

- l’exercice de la police administrative et judiciaire conformément à la loi n° 2002-102 du 11

février 2002 sus visée ;

- la mise en œuvre d’une politique de gestion durable par la promotion des activités légalement

permises en fonction de la nature juridique du parc ou de la réserve considérée et de sa zone

périphérique ;

- le cas échéant, la coordination ou la réalisation des études nécessaires à la création, à

l’extension ou à l’aménagement d’un parc, d’une réserve ou de sa zone périphérique ;

- l’information, l’éducation et la communication.

Selon l’article 4 de son Décret de création, pour assurer ses missions, l’office est chargée de :

- mettre en œuvre les orientations de la politique nationale en matière de conservation et de

gestion durable des ressources des parcs et réserves ;

- définir les modalités de conservation et d'utilisation rationnelle des ressources naturelles des

parcs et réserves, dans le respect de leur diversité biologique (milieux naturels, faune et flore

sauvages tant terrestres qu’aquatiques) ;

- définir les conditions de préservation des paysages naturels et des éléments culturels qui leur

sont attachés, en tenant compte de l'équilibre et de la stabilité des écosystèmes ;

- veiller avec l’appui des comités de gestion de chaque parc et réserve à l’élaboration, au

développement et à la mise en œuvre des plans de développement durable des parcs et

réserves ;

- mettre en place les moyens de protection des habitats naturels et de la vie sauvage, notamment

des espèces de faune et de flore rares ou en danger de disparition, dans les zones où se

développent les activités de visite et de tourisme écologique ;

- coordonner ses activités avec celles des institutions scientifiques, techniques et des

associations de protection de la nature dont les programmes sont liés aux objectifs de la

politique de conservation des parcs et réserves ;

- planifier et mettre en œuvre la formation continue des personnels chargés de la gestion, de la

protection des parcs et réserves et de leurs ressources en faune et en flore ;

- négocier et suivre des contrats de terroir définissant les modalités de collaboration avec les

populations riveraines des parcs pour la mise en œuvre de programmes d'aménagement de la

zone périphérique ;

- assurer la centralisation, le traitement et la diffusion des informations relatives aux aires

protégées afin d'assurer un suivi national des indicateurs de conservation des parcs et réserves

;

- promouvoir le cas échéant, l'information générale sur les parcs et réserves et la conservation

de la diversité biologique ;

- assurer le développement touristique des parcs et réserves par la promotion du secteur.


Cette mission répond au souci de préserver et valoriser un échantillon représentatif de la diversité

biologique nationale, et maintenir les processus écologiques dans les Aires Protégées de façon durable.

Cet objectif découle du Programme Cadre de Gestion des Aires Protégées (PCGAP) identifié en 1996

suite à un bilan diagnostic du secteur des Parcs nationaux et Réserves naturelles de Côte d’Ivoire.

L’OIPR a son siège à Abidjan et est en charge du réseau des Aires Protégées constitué par huit (08)

parcs nationaux et six (06) réserves naturelles.

2.2 Structure et organisation

L’OIPR est composé de trois (3) organes suivants : le Conseil de Gestion (COGES), la Direction

Générale (DG) et le Conseil Scientifique (CS).

Il comprend trois (3) Directions Centrales : la Direction Technique (DT), la Direction des Finances et

de la Comptabilité (DFC), et la Direction de l’Administration et des Ressources Humaines (DARH).

Il a deux (2) cellules fonctionnelles : la Cellule de Contrôle et de Planification (CCP) et la Cellule de

la Communication et de l’Information.

Afin d’assurer ses activités sur terrain, l’OIPR est organisée en cinq (5) Zones : Zone centre, Zone

sud-ouest, Zone nord-est, Zone sud, Zone ouest. Chaque zone est dirigée par un Directeur de Zone

(DZ).

2.2.1 Le Conseil de Gestion (COGES)

Conformément à la Loi n° 98-388 du 2 juillet 1998 fixant les règles générales relatives aux EPN et

portant création de catégories d’Etablissements publics et au Décret N° 2002-359 du 24 Juillet 2002

portant création, organisation et fonctionnement de l’OIPR, le Conseil de Gestionassure la gestion

administrative et financière de l‘OIPR. Ses principales fonctions sont :

- de voter le budget et d’arrêter les comptes annuels ;

- d’approuver la nomination et la révocation des Directeurs des parcs et réserves ou groupes

de parcs proposées par le DG;

- d’approuver les mesures de gestion des parcs et réserves proposées par le DG pour la

conservation durable de l’écosystème naturel et, notamment, l’aménagement des parcs et

réserves et leur ouverture au public ;

- d’approuver les règles de gestion du personnel élaborées par le DG, le règlement intérieur

des parcs ou réserves ainsi que les projets de convention de concession d’exploitation d’un

parc ou d’une réserve partielle.

Le Conseil de Gestion est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au

nom de l'Office et sous réserve des attributions propres du Directeur Général et des règles de tutelle.

Le Conseil de Gestion est composé de douze (12) membres nommés pour une durée de trois (3) ans

renouvelable une fois, ces membrespouvant être choisis indistinctement au sein et en dehors de

l'administration publique. Le Conseil de Gestion se réunit en session ordinaire, au moins une fois par

trimestre sur convocation du Président et il peut se réunir en session extraordinaire autant de fois que

de besoin.

Le COGES valide la matrice de planification de l’OIPR, il contrôle les réalisations de l’office par

l’analyse de ses rapports d’activités techniques et financiers et délibère sur les décisions à prendre sur

les objectifs et les orientations qui paraissent nécessaires.


2.2.2 La Direction Générale

La Direction Générale (DG) est chargée de la gestion et de la coordination des activitésde l’Office, elle

est dirigée par un Directeur, ordonnateur principal, nommé par décret. Conformément au décret

portant création de l’OIPR, les principales fonctions de la DG sont :

- autoriser les recherches scientifiques dans les parcs et réserves ;

- établir un rapport annuel détaillé et quantifié sur l’état de conservation de chacun des parcs et

réserves gérés par l’Office ;

- signer les conventions d’exploitation, les contrats de terroir et les contrats de convention

particulières après avis du Conseil de Gestion ;

- soumettre les règles générales de l'exploitation touristique des parcs et réserves partielles pour

approbation du Conseil de Gestion.

2.2.3 La Direction de Zone

La Direction de Zone (DZ) est dirigée par un Directeur qui représente l’OIPR au niveau des Parcs et

Réserves. Le Directeur de zone tient un rôle de gestion et de coordination de toutes les activités dans la

zone. Une direction de zone a sous sa responsabilité des secteurs dont le nombre varie en fonction du

nombre des Parcs et Réserves de la zone et/ou de la dimension du parc.

L’équipe au niveau des zones est composée principalement par :

- au niveau de la DZ : Chargé d’études, Cellule administrative et comptable, Chargé de SIG et

de suivi-écologique, Coordonnateur de la brigade mobile, responsable des mesures riveraines

et le Chargé de Communication ;

- au niveau des secteurs : Chef secteur, responsable aménagement et écotourisme et le

responsable surveillance et contentieux.

2.2.4 Le Conseil Scientifique

Selon son décret de création, le Conseil Scientifique (CS) est l’organe consultatif de l’office ; l’avis du

CS est requis pour les questions relatives à la gestion des parcs et réserves. La composition, les

attributions et le fonctionnement du Conseil Scientifique sont définis par arrêté du Ministre chargé des

parcs et réserves.

Actuellement le CS n’est pas encore fonctionnel au niveau de l’OIPR.

2.2.5 Le Comité de Gestion locale du parc ou de la réserve

Chaque parc et chaque réserve est doté d'un Comité de Gestion locale présidé par le Préfet de

Département ou de Région dont dépend la plus grande superficie du parc et de la réserve.

La composition et les modalités de fonctionnement de chaque Comité de Gestion locale sont fixées par

Arrêté conjoint du Ministre chargé des Parcs et Réserves et du Ministre de l’Intérieur, de la

Décentralisation et des Collectivités Territoriales. Les membres du Comité de Gestion locale sont

choisis selon les modalités définies par les organisations qu’ils représentent. Il se réunit au moins une

fois par trimestre.

Il donne son avis sur toutes les questions d’ordre technique, culturel ou budgétaires qui lui sont

soumises, à titre consultatif, par le Directeur du parc ou de la réserve considérée.

L’organigramme actuel de l’OIPR est représenté par le schéma suivant :


Conseil de

gestion

Direction

Générale

Direction financière et de

la comptabilité

Communication et

information

Cellule de Contrôle et

de Planification

Contrôleur Budgétaire

Agent comptable

Secrétariat

Fonction existante et opérationnelle

Conseil

Scientifique

Conseillers

techniques

Juridique et

contentieux

Cellule de la

comptabilité

Direction Technique

Cellule technique

d’appui

Cellule d’appui à

l’écodéveloppement

Direction de

l’Administration et des

Ressources Humaines

Directions de zone

Cellule d’appui

logistique

Cellule d’appui RH

Coordonnateur de

la Brigade mobileChargé d’études

Responsable des

mesures riveraines

Chargé de

Communication

Chefs secteur

Responsable

surveillance et

contentieux

Responsable

aménagement /

écotourisme

Secrétariat

Comité de

gestion localeOrgane de

Gouvernance

de l’OIPR

Organe de

Gestion et

d’Execution

de l’OIPR

Niveau Central Niveau Parcs et Réserves

Fonction prévue dans le Décret N°2002-359 et non fonctionnelle

Cellule du dvpt

informatique

Coordonnateur de

la Brigade mobile

2.3 Présentation du statut du personnel de l’OIPR

Conformément à la Loi 98-388 fixant les règles générales relatives des EPN (Etablissements Publics

Nationaux) et portant création des catégories, le personnel des EPN tels que l’OIPR sont des

fonctionnaires régis par le statut de la fonction publique et des personnels non fonctionnaire ou agents

contractuels régis par la convention collective interprofessionnelle.

La majorité des postes au sein de l’OIPR sont occupés par des fonctionnaires, toutefois, selon la nature

des fonctions et les besoins des services, des agents contractuels peuvent être recrutés. Selon la Loi 92-

570 portant statut général de la fonction publique, les agents contractuels sont engagés par contrat pour

une durée déterminée de deux ans.

Afin d’assurer le contrôle et la bonne gestion du budget de l’Etat géré au niveau de l’OIPR, deux

fonctionnaires rattachés au ministère en charge des finances publiques sont nommés par décret pris en

conseil des ministres :

- Un agent comptable, ayant la qualité de comptable public. Les opérations financières de

l’OIPR sont effectuées sous la responsabilité personnelle et pécuniaire de cet agent

comptable ;

- Un contrôleur budgétaire qui contrôle d’exécution du budget en recette et en dépense.


2.4 Présentation de l’organisation et du fonctionnement du système comptable de l’OIPR

2.4.1 Le cadre et l’organisation globale de la comptabilité de l’OIPR

Le régime financier et comptable de l’OIPR est celui des EPN. Les ressources de l’Etablissement,

provenant de l’Etat sont des deniers publics et sont gérés conformément aux règles de la comptabilité

publique et celles d’origine privée sont soumises aux règles de la comptabilité privée.

Le système d’information comptable permet de tenir la comptabilité suivant les normes de la

comptabilité publique (plan comptable particulier des EPN) et du SYSCOHADA et de fournir les

informations nécessaires sur les coûts de réalisation des activités. De façon spécifique ses fonctions

prennent en compte :

la tenue d’une comptabilité des engagements et celle à partie double (fonds d’origine privée), en

conformité avec les principes comptables internationaux généralement admis;

l’enregistrement et le suivi de toutes les opérations et de tous les engagements de dépenses et

recettes ;

la tenue d’une comptabilité générale, auxiliaire et analytique entièrement intégrée avec des

modules de contrôle budgétaire et de suivi des immobilisations;

l’établissement automatique des états financiers annuels;

le suivi des dépenses par source de financement et le suivi des conventions de financement;

la préparation des Demandes de Retraits de Fonds (DRF), des Demandes de Paiement Direct

(DPD) et des ordres de paiement;

le suivi des immobilisations et le suivi des marchés et contrats;

le suivi budgétaire des coûts par nature de dépenses.

2.4.2 Le système d’information comptable de l’OIPR

Les comptes de l’OIPR sont tenus sur une base de comptabilité d’engagements, en utilisant le système

informatisé de gestion financière, dit « RICI » qui est utilisé dans les EPN. Ce logiciel à l’instar du

logiciel SIGFIP, système intégré et informatisé de gestion des finances publiques, utilisé par

l’ensemble des entités administratives en matière d’exécution des dépenses publiques, est spécifique

aux EPN. Cependant, il ne fournit pas toutes les informations exigées pour l’information financière et

l’audit. Mais, il est approprié pour enregistrer et établir des rapports d’exécution financière des EPN

(par nature de dépenses budgétaires) en temps opportun.

Par ailleurs, selon l’Article 29 de la Loi n° 2002-102 du 11 février 2002, l’OIPR peut ouvrir des

comptes dans des banques commerciales pour recevoir des fonds provenant des fondations et autres

sources privées.

C’est dans ce souci permanent d’efficacité et de bonne utilisation des fonds d’origines privées, que

l'OIPR utilise des logiciels de comptabilité de type privé afin de faciliter le transfert des données

comptables avec les organismes donateurs. Des rapports financiers ou imprimés comptables sont

également demandés en plus des fichiers comptables demandés.


3 PARTIE 3 : MACRO PROCESSUS MANAGEMENT ET PILOTAGE

3.1 SECTION 1 : Gestion Budgétaire (BU)

3.1.1 Planification technique et budgétaire : BU1

Objet de la procédure

Cette procédure de planification technique et budgétaire de l’OIPR vise à permettre aux différentes

directions de l’OIPR d’assurer une planification annuelle optimale de ses activités et de son budget

tout en se conformant aux différents impératifs légaux et techniques définis par l’Etat et ses partenaires

techniques et financiers. En outre, cette procédure permet de définir et de chiffrer les moyens

financiers à mobiliser pour mener les activités annuelles de l’OIPR afin de lui permettre d’atteindre ses

objectifs.

Champs d'application

Cette procédure s’applique à la fois (i) à la préparation du PAA de l’OIPR dans le cadre de

l’élaboration du budget de l’Etat, (ii) à la planification technique et budgétaire des projets cofinancés

par les bailleurs de l’OIPR, et (iii) à la planification technique et financière des projets dont les

financements transitent par la FPRCI.

Règles de gestion

1. Respecter les principes généraux d’élaboration du budget définis par les textes en vigueur

(légalité – unité budgétaire – annualité – universalité – spécialité des crédits – équilibre) ;

2. Respecter les procédures et le calendrier d’élaboration budgétaire de l’Etat (de Juin N-1 à

Janvier N) ainsi que le calendrier de planification des bailleurs et de la FPRCI ;

3. Cas du budget général de l’OIPR:

Finaliser les projets de budget avant la tenue de la conférence budgétaire en Septembre N-

1 ;

Finaliser le PO (PAA) sur la base de la notification du budget définitif ;

4. Cas des projets:

Finaliser les projets de planification et de budget avant le début du dernier trimestre de

l’année N-1 avant soumission pour demande d’ANO aux bailleurs ;

Obtenir l’ANO du bailleur avant le 31 Janvier N ;

Finaliser le PAA, le Budget et le PPM des projets sur la base de la notification du budget

définitif du bailleur ;

5. Respecter les formats standards de planification et de codification budgétaire

6. Finaliser le PTBA consolidé de l’OIPR avant la première session ordinaire du premier

trimestre de l’année N du Conseil de Gestion

SECTION Gestion Budgétaire (BU)

SOUS-SECTION: Planification technique et budgétaire

Code: BU 1 Date de création : JJ MM AA

Version: V2 Date de révision: JJ MM AA

Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA

Rédigée par: Approuvée par:

Approuvée le :


7. Faire valider le PO (PAA) consolidé par le Conseil de gestion avant diffusion à toutes les

Directions et Services de l’OIPR.

Acteurs concernés

Au niveau du Siège Au niveau des Zones

Conseil de Gestion DZ

DG Tous les services de la Zone

Coordonnateur de projet

DFC

CCP

Direction Technique

DARH

Description détaillée de la procédure

Etant donné que l’OIPR est un EPN qui gère par ailleurs des projets cofinancés par des bailleurs, le

processus de planification technique et budgétaire de l’OIPR fait intervenir plusieurs acteurs externes

et doit s’inscrire à la fois (i) dans le cadre global d’élaboration du budget de l’Etat, ainsi que (ii) dans

le cycle de planification et de budgétisation de ses différents partenaires techniques et financiers.

Le macroprocessus de planification et de budgétisation de l’OIPR peut être schématisé comme suit :


Processus global de planification et de budgétisation de l’OIPR

Budget de l’Etat

Planification et budgétisation

des financements transitant

par la Fondation

PAA et Budget de l’OIPR

(Siège et Zones avec et sans projets)

Définition des priorités

d’intervention de la FPRCI et des

montants à affecter

(Mai N-1)

Expression des

besoins globaux Siège

et Zones sans projets

(Juillet N-1)

ANO FPRCI + Bailleurs

(Oct. - Novembre N-1)

Signature de l’accord

de financement

(Décembre N-1)

Lettre de cadrage Budgétaire du

Premier Ministre + Dossiers

Standards de préparation du

Budget et des Fiches de Projet

(Juin N-1)

Conférences budgétaires

+ Adoption en Conseil

des Ministres + Vote par

l’Assemblée Nationale

(Août à Décembre N-1)

Élaboration

Programme d’Action

Annuel + Plan de

Financement + Plan

Passation de Marché

(Juillet N-1)

Ajustement Plan

d’opération

(Nov à Dec N-1)

Notification dotation

budgétaire accordée

(Janvier N)

Ateliers de Planification technique et

budgétisation + Arbitrage

(1er Trim. N)

Consolidation par la CPP et la DFC et

validation par la Direction Générale

(1er Trim. N)

Présentation et validation du Conseil de

Gestion + Conseil Scientifique

(1er Trim. N)

Budgétisation et

répartition des

enveloppes

budgétaires

(Juillet - Août N-1)

Réunion de concertation entre

OIPR et FPRCI et finalisation du

plan d’opération de la Fondation

(Août – Sept. N-1)

Planification et

budgétisation des

projets autonomes

(Juillet - Sept N-1)

ANO des bailleurs

(Janvier N)

Élaboration et

transmission d’une

note d’instructions

aux services

(Juin N-1)

Diffusion du budget validé

(1er Trim. N)

Dans ce cadre, trois processus coexistent :

BU1.1 : Planification technique et financière du Budget général de l’OIPR ;

BU 1.2 : Planification technique et financière du Budget des projets cofinancés ;

BU 1.3 : Planification technique et financière des projets dont les financements transitent par la

FPRCI.

BU1.1 : Planification technique et financière du Budget général de l’OIPR

La procédure de Planification technique et financière du Budget général de l’OIPR peut être

schématisée comme suit :


Recueillir et compiler les

besoins des Directions et

Services de l’OIPR

Budgétiser les

besoins

Soumettre le

projet de budget à

l’avis du CoGes

Soumettre le projet

de budget à l’avis

du CoGes et du CB

Présenter et défendre

le projet de budget à

la conférence

budgétaire

Faire la planification

technique et

budgétaire des

PAA / Plan

d’opérations

Tenir les

réunions

d’arbitrage

budgétaire

interne

Finaliser et

consolider

le PO (PAA)

Présenter et

valider le

PO (PAA)

par le

CoGes

Diffuser le PO

(PAA)

consolidé à

toutes les

Directions

Répartir les

enveloppes

budgétaires entre

les Directions /

Services

N° Etapes Responsables Délai /

Echéance

Documents

d'interface Siège Zone

1

Recueillir, les besoins

globaux de toutes les

Directions et Services de

l’OIPR

CCP

Toutes les Directions DZ Juillet N-1

Lettre de cadrage

budgétaire

PAG des Parcs

Fiche de collecte

des besoins

2 Harmoniser et compiler les

fiches de collecte de besoins

CCP

Toutes les Directions DZ Juillet N-1

Fiche de collecte

des besoins

3

Budgétiser et mettre en

exergue les budgets des

Directions de zone

DG

DFC Juillet N-1

Enveloppe

budgétaire

Fiche de collecte

des besoins

Projet de Budget

4

Soumettre le projet de

budget auprès du CoGes

pour avis et le mettre à jour

si besoin

Conseil de Gestion

DG

DFC

Avant

Août N-1

Enveloppe

budgétaire

Fiche de collecte

des besoins

Projet de Budget

5

Transmettre le projet de

budget au CB pour avis

motivé

DG

CB Août N-1

Enveloppe

budgétaire

Fiche de collecte

des besoins

Avis motivé sur le

Projet de Budget

Projet de budget

6

Présenter et défendre le

Projet de Budget de l’OIPR

lors de la conférence

budgétaire

DG

DFC

CCP

Août –

Sept N-1 Projet de Budget

7

Répartir les enveloppes

budgétaires définitives et

notifier toutes les Directions

DG

DFC

Janvier N

Projet de Budget

Document de

notification

budgétaire

8

Tenir les ateliers de

planification technique et

élaborer les plans

d’opérations

CCP

Toutes les Directions

Ministères de tutelle de

l’OIPR

Bailleurs

DZ 1er Trim. N Document de

notification

budgétaire

PO (PAA)

9 Compiler et budgétiser les

PAA / Plan d’opérations

DG

DFC DZ

1er Trim. N



Echéance

Documents


CCP

10 Tenir les réunions internes

d’arbitrage budgétaire

DG

DFC

CCP

AC

CB

DZ

1er Trim. N

11 Finaliser et consolider les

PAA globaux de l’OIPR

DG

DFC

CCP

1er Trim. N

Projet de PO (PAA)

12

Budgétiser les PAA et PTA

et consolider le budget

général de l’OIPR

DG

DFC

1er Trim. N

Projet de PO (PAA)

13

Diffuser le projet de PO

(PAA) à toutes les

Directions DG

1er Trim. N Projet de PO (PAA)

14

Soumettre le projet de PO

(PAA) à la validation du

Conseil de Gestion

DG

Toutes les Directions DZ

Avant fin

1er Trim.

Année N

Projet de PO (PAA)

15

Finaliser le PO (PAA) et le

diffuser à toutes les

Directions

DG

DFC

CCP

DZ

Avant fin

1er Trim.

Année N

POO (PAA) final

validé


BU 1.2 : Planification technique et financière du Budget des projets cofinancés

La procédure de Planification technique et financière du Budget des projets cofinancés peut être


Elaborer le PAA /

Budget / PPM du

projet

Soumettre le PAA

et le PPM à la

validation du

Comité de pilotage

du projet

Soumettre le

PAA et le PPM

à l’ANO du

bailleur

Finaliser le PAA

et la matrice

d’actions

Présenter et

valider le PAA

par le CoGes

Diffuser le PAA

consolidé à

toutes les

Directions


Echéance

Documents


1

Elaborer le projet de PAA,

de Budget et de PPM de

l’année N

DG / Coordonnateur du

projet

DFC ou RAF projet

CCP

RPM

DZ

Juillet -

Septembre

N-1

Projet de PAA

Budget

PPM du projet

2

Soumettre le projet de PAA

/ Budget / PPM à la

validation du Comité de

pilotage du projet ou Unité

de Coordination du projet

(UCP)


projet

Comité de pilotage du

projet / Unité de

coordination du projet

(UCP)

Sept. - Oct.

N-1

Projet de PAA

Budget

PPM du projet

3

Soumettre le projet de PAA

/ Budget / PPM validé par le

Comité de Pilotage ou UCP

à l’ANO du bailleur


projet

Avant Déc.

N-1

Lettre de cadrage

budgétaire

Projet de Budget

4

Recevoir l’ANO du bailleur

de la notification du budget

définitif année N


projet DZ

Avant le 31

Janvier N

ANO du bailleur

Notification budget

définitif projet

5 Finaliser le PAA du projet


projet

DFC ou RAF projet

CCP

DZ 1er Trim. N Version finale du

PAA

6

Finaliser le PAA et le

diffuser à tous les acteurs du

projet


projet

DFC ou RAF projet

CCP

DZ Avant fin 1er

Trim. N PAA final validé


BU 1.3 : Planification technique et financière des projets dont les financements transitent

par la FPRCI

La procédure de Planification technique et financière des projets dont les financements transitent par

la FPRCI peut être schématisée comme suit :

Elaborer le PAA /

Budget / PPM

des projets à

financer par la

FPRCI

Tenir une

réunion de

concertation

avec la FPRCI

Finaliser les

PAA et les

PPM des

projets

Soumettre les

PAA / PPM à

l’ANO de la

FPRCI /

Bailleurs

Finaliser les

PAA des

projets

Soumettre le

projet de PAA /

PPM à l’avis du

CoGes


Echéance

Documents


1

Elaborer le projet de PAA,

de Budget et de PPM de

l’année N


projet

DFC ou RAF projet

CCP

DZ Juillet N-1

Notification de la

dotation

budgétaire de la

FPRCI

PAA

PPM des projets

de l’OIPR

2

Tenir une réunion de

concertation avec la FPRCI

et arrêter la liste des projets

à financer par la FPRCI


projet

DFC ou RAF projet

CCP

Juillet N-1

PAA

PPM

Liste définitive

des projets

financés par la

FPRCI

3

Soumettre le projet de PO

(PAA) / PPM auprès du

CoGes pour avis et le mettre

à jour si besoin


projet

Conseil de Gestion

Août N-1

Notification de la

dotation

budgétaire de la

FPRCI

PAA

PPM des projets

de l’OIPR

4

Finaliser les PO (PAA) /

PPM de l’année N


projet

DFC ou RAF projet

CCP

RPM

DZ Sept. N-1

PAA

PPM

5

Soumettre les PO (PAA) /

PPM à l’ANO de la FPRCI /

bailleurs

DE FPRCI

DG Oct. N-1

ANO bailleur

Notification

budget définitif

OIPR

6

Finaliser le PO (PAA) du

projet et signer l’accord de

financement


projet

DFC ou RAF projet

CCP

DZ Nov. / Déc.

N-1

Version finale du

PAA et du PPM

Accord de

financement de la

FPRCI


3.1.2 Exécution budgétaire : BU2


Cette procédure vise à permettre aux différentes Directions et Services de l’OIPR d’engager les

dépenses et les recettes, de recouvrer les recettes en se conformant aux différentes procédures en

vigueur de la comptabilité publique ivoirienne et plus particulièrement celles applicables aux EPN en

Côte d’Ivoire.


Cette procédure s’applique pour l’exécution du budget général de l’OIPR, c’est-à-dire (i) pour le

recouvrement des recettes et (ii) pour l’engagement des dépenses de l’OIPR.

L’exécution budgétaire inclut donc:

Le recouvrement des recettes de l’OIPR (BU 2.1) ;

Le recouvrement des subventions de l’Etat (BU2.2) ;

L’exécution des dépenses (BU 2.3).

NOTA BENE :

Les procédures de mobilisation de fonds et d’exécution des dépenses des projets cofinancés peuvent

se conformer aux procédures de l’OIPR ou être gérées de manière spécifique en fonction des clauses

de l’accord de financement signé entre l’OIPR et le bailleur. Si le bailleur propose d’autres

procédures, celles-ci feront l’objet d’un manuel spécifique à chaque projet annexé au présent manuel.

En l’absence de tel manuel spécifique régissant les règles de gestion des mobilisations et d’exécution

des dépenses de projet, le présent manuel prévaudra.

Règles de gestion

1. Respecter les principes de base d’exécution budgétaire définis par les textes en vigueur

(légalité – unité budgétaire – annualité – spécialité des crédits – équilibre - séparation absolue

des fonctions d’ordonnateur et d’agent comptable) ;

2. Pour l’exécution des dépenses de l’OIPR:

Respecter les dispositions et les procédures de base d’exécution budgétaire des EPN

définies dans les Décrets N° 81-137, N° 96-728 et N° 98-716 ainsi que les instructions

comptables en vigueur émanant de la DGTCP ;

Le DG de l’OIPR est l’ordonnateur principal du budget de l’OIPR (Cf. art. 12 Décret

2002-359) ;

Les DZ sont les ordonnateurs délégués du budget des parcs (Cf. art. 31 du Décret 2002-

359) ;


SOUS-SECTION: Exécution budgétaire



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


3. Pour le recouvrement des recettes propres de l’OIPR:




Faire un contrôle systématique par l’ordonnateur de l’état des versements des recettes sur

le compte de l’EPN par rapport aux ordres de recettes émis par l’ordonnateur ;

Dans le cas d’un recouvrement avant émission des ordres de recettes :

o Centraliser tous les encaissements issus des verbalisations et des ventes de tickets

d’entrée recueillis respectivement par les Chefs secteurs et les agents collecteurs

et accompagnés des pièces justificatives (PV de verbalisation et souches des

tickets vendus) au niveau du régisseur de recettes;

o Dresser à la fin de chaque journée un état des encaissements ;

o Faire un rapprochement périodique entre les montants réellement recouvrés par

l’AC et les états d’encaissements établis par le régisseur de recette.

4. Pour le recouvrement des subventions de l’Etat:




Les décisions d’engagement émane du DAF du MINESUDD et doivent être contrôlées par

le Contrôleur Financier ;

Etablir un ordre de recette signé par le DG pour toute subvention de l’Etat reçue sur le

compte de l’EPN ;

Faire un contrôle systématique par l’ordonnateur de l’état des versements des subventions

sur le compte de l’EPN par rapport aux ordres de recettes émis par l’ordonnateur.

Acteurs concernés


BU 2.1 –

Recouvrement des

recettes de l’OIPR

DG DZ

DFC Régisseurs de recettes

AC Agents collecteurs

Secrétaire DG Chefs secteurs

BU 2.2 –

Recouvrement des

subventions de l’Etat

DG

DFC

AC

BU 2.3 – Exécution

des dépenses

DG DZ

DFC Service administratif et financier

Zone

CB

RPM

Cellule logistique

AC



BU 2.1 : Le recouvrement des recettes de l’OIPR

La procédure de recouvrement des recettes propres de l’OIPR peut se faire de deux manières selon la

nature de la recette:

Types de ressources Procédures

d’exécution

Procédure de

recouvrement appliquée

Produits des amendes et confiscations

Vente de DAO au niveau de l’EPN et des

projets cofinancés BU 2.1.1

Recouvrement des

recettes avant

émission des ordres de

recettes

Produits de l’exploitation du domaine affecté à

l’OIPR

Produits de l'exploitation légalement autorisée

de la faune ou de la flore

Produits de ses prestations de services

Redevances des activités concédées

BU 2.1.2

Recouvrement des

recettes après


recette

o BU 2.1.1 : Recouvrement des recettes avant émission des ordres de recettes

La procédure de recouvrement des recettes avant émission des ordres de recettes peut être schématisée

comme suit :

Emettre les PV de

verbalisation /

Tickets et

encaisser les

recettes

Dresser l’état

journalier des

encaissements

Comptabiliser les

recettes

journalières dans

un compte

provisoire

Elaborer

l’ordre de

recette de

régularisation

Procéder à

l’imputation

comptable

définitive

Verser les

encaissements

sur le compte

de l’EPN


Echéance

Documents


1

Emettre le PV de

verbalisation (cas

amendes) / Emettre les

tickets (cas recettes

écotouristiques) et

encaisser les recettes

Chefs secteur

(Amendes)

Agents

collecteurs

(Tickets)

A chaque

émission de PV

de verbalisation

/ Ticket

PV de

verbalisation

Ticket d’entrée /

activités

2

Remettre les

encaissements ainsi que

les souches des PV de

verbalisation / Tickets au

régisseur de recette

Chefs secteur

(Amendes)

Agents

collecteurs

(Tickets)

Régisseurs de

recettes

A la fin de

chaque journée

PV de

verbalisation

Ticket d’entrée /

activités

3

Dresser l’état journalier

des encaissements, établir

la déclaration de recettes

et renseigner le bordereau

de recettes

Régisseurs de

recettes

A la fin de

chaque journée

Déclaration de

recettes

Bordereau de

recettes

4 Comptabiliser les recettes

journalières dans un

Régisseurs de

recettes

A la fin de

chaque journée Déclaration de

recettes



Echéance

Documents


compte d’imputation

provisoire

Bordereau de

recettes

5

Verser les encaissements

sur le compte de l’EPN

au niveau de l’ACCT

Régisseurs de

recettes

Dès

encaissement Bordereau de

versement

6

Transmettre les

bordereaux de recettes, de

versement et la

déclaration de recettes à

la DFC pour visa

Régisseurs de

recettes Variable

Déclaration de

recettes

Bordereau de

versement

Bordereau de

recettes

7

Elaborer l’ordre de

recettes de régularisation

et le transmettre à l’AC

DG

DFC

Dès réception

Bordereau de

recettes

Ordre de recettes

de régularisation

(OR)

Déclaration de

recettes

Bordereau de

versement

bordereau de

recettes

8

Prendre en charge l’OR

de régularisation, et

procéder à l’imputation

comptable définitive

AC

Dès réception

de l’OR de

régularisation

Ordre de recettes

de régularisation

Déclaration de

recettes

Bordereau de

versement

bordereau de

recettes


o BU 2.1.2 : Recouvrement des recettes après émission des ordres de recette

La procédure de recouvrement des recettes après émission des ordres de recettes constitue la

« procédure normale » de recouvrement des recettes. Elle peut être schématisée comme suit :

Elaborer les

factures

correspondantes

aux prestations

Emettre

l’ordre de

recettes

Contrôler,

prendre en

charge l’OR et

recouvrer la

facture

Encaisser la

recette et

comptabiliser

Verser les

encaissements

sur le compte

de l’EPN


Echéance

Documents


1

Elaborer les factures

correspondantes aux

prestations conformément aux

clauses du contrat de

prestation et le transmettre au

DFC pour vérification et

contrôle

DT

DZ

DARH

Variable selon

le contrat de

prestation

Contrat de

prestation

Facture

2

Vérifier et éventuellement

corriger le contrat et le

transmettre au DG pour

signature

DFC

J+3après

réception projet

de facture

Contrat de

prestation

Facture

3 Signer le contrat et le

transmettre à la DFC DG

J+2après

réception projet

de facture Facture

4

Emettre l’ordre de recettes

(OR) et transmettre l’OR et la

facture au Contrôleur

Financier

DFC

J+2après

signature

facture

Facture

Bordereau de

recette

OR

5 Contrôler, prendre en charge

les OR et recouvrer la facture AC

J+2après

réception de

l’OR

Déclaration de

recettes

Bordereau de

recette

6 Encaisser la recette et passer

les écritures comptables AC

Dès

encaissement

de la recette Facture

7

Verser les encaissements sur

le compte de l’EPN au niveau

de l’ACCT AC

Dès


versement

8

Transmettre une copie du

bordereau de versement à

l’ordonnateur pour archivage

au service financier

AC J+1 après


versement


BU 2.2 : Recouvrement des subventions de l’Etat

Conformément aux dispositions de l’article 26 de la Loi 2002-102 relative à la création, à la gestion et

au financement des parcs nationaux et des réserves naturelles, les subventions de l’Etat figurent parmi

les ressources de l’OIPR. Le recouvrement de ces subventions accordées par l’Etat font intervenir le

DAF du MINESUDD selon une fréquence trimestrielle et selon les taux d’engagement initialement

prévus par la Direction du Budget de l’Etat (DBE) et inscrit par la Direction de l’Administration du

SIGFIP (DAS) dans le logiciel d’exécution des opération budgétaires dès la notification du budget de

l’année.

La procédure de recouvrement des subventions de l’Etat peut être schématisée comme suit :

Elaborer la

fiche

d’engagement

et le mandat

de paiement

Transmettre

le mandat

de paiement

visé à

l’ACCT

Contrôler

le

mandat

de

paiement

Virer la

subvention sur

compte de l’OIPR

et transmettre

l’avis de paiement

Prendre

en

charge

l’OR

Etablir

l’ordre de

recette et le

transmettre

à l’AC

N° Etapes Responsables

Délai / Echéance Documents


1

Elaborer et signer la fiche

d’engagement, renseigner le

SIGFiP

DAF

MINESUDD Variable

Fiche

d’engagement

2

Etablir le mandat de paiement et

le transmettre au Contrôleur

Financier

DAFMINESUDD

Dès signature de la

fiche

d’engagement

Mandat de

paiement

Bordereau de

transmission

3 Contrôler, viser le mandat de

paiement

Contrôleur

Financier (CF)

J+8au maximum 1après réception du

mandat de

paiement

Avis du CF

(Accord/ différé

/ rejet)

4.1 Si rejet: refaire une nouvelle procédure d’engagement (Cf. Etape 1) (J+2 après réception de l’avis de rejet)

4.2

Si différé: Compléter le dossier et renvoyer le dossier complété au Contrôleur Financier(J+2 après réception

de l’avis de différé)

4.3 Si accord : Transmettre le

mandat de paiement visé au DAF

Contrôleur

Financier (CF)

J+8au maximum

après réception du

mandat de

paiement

Mandat de

paiement

Avis du CF

(Accord / différé

/ rejet)

5 Viser le mandat de paiement et le

transmettre à l’ACCT

DAF

MINESUDD

J+1 après

réception du

mandat de

paiement visé par

le CF et de son

avis

Mandat de

paiement

6

Virer le montant correspondant

au mandat de paiement sur le

compte de l’OIPR, établir et

transmettre l’avis de règlement à

ACCT

J+2 après

réception mandat

de paiement visé

Avis de

règlement

1 Cf. article 13 du Décret N° 95-121 du 22 février 1995 portant attributions, organisation et fonctionnement du

Contrôle Financier





l’AC de l’OIPR

7 Recevoir l’avis de règlement et le

transmettre à l’ordonnateur AC

Dès réception de

l’avis de règlement Avis de

règlement

8

Etablir l’ordre de recette dans

RICI et le soumettre à la

signature du DG

DFC Dès réception de

l’avis de règlement OR

9 Transmettre l’OR signé à l’AC DFC J+1 après signature

de l’OR

OR

Bordereau de

transmission

10 Prendre en charge l’OR dans les

livres journaux EP AC

J+1 après

réception de l’OR

Livres journaux

EP


BU 2.3 : Exécution des dépenses

Deux types de procédures d’exécution des dépenses peuvent être utilisés au sein de l’OIPR :

La procédure normale d’exécution des dépenses BU 2.3.1 ;

La procédure simplifiée d’exécution des dépenses BU 2.3.2.

Il est à noter que la procédure simplifiée d’exécution des dépenses est réglementée et régie par le

Décret N° 98-716 du 16 décembre 1998 portant réforme des circuits et des procédures d’exécution des

dépenses et des recettes du Budget Général de l’Etat, des comptes spéciaux du Trésor et mise en

œuvre du Système Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFiP). Conformément aux

dispositions de ce Décret, cette procédure ne s’applique qu’aux types de dépenses suivants :

Indemnités de formation du personnel, les frais et indemnités de mission du personnel ;

Assurances, sauf le contrat initial et ses avenants ;

Dépenses d’eau, d’électricité, de gaz et autres sources d’énergie, à l’exception des branchements

et raccordements ;

Dépenses de communication ;

Impôts, taxes et versements assimilés ;

Décisions expresses du Ministre chargé de l’Economie et des Finances autorisant le recours à la

procédure simplifiée.

Conformément au guide des procédures des engagements de dépenses définies par la DGTCP, les

pièces justificatives à l’engagement et à l’ordonnancement des dépenses sont les suivantes :

Nature de la

dépense

Pièces justificatives à

l’engagement

Pièces justificatives à l’ordonnancement

Abonnements

(CIE –

SODECI – CI-

Telecom)

Facture originale liquidée et certifiée par

l’ordonnateur

Fiche d’engagement datée, signée par l’ordonnateur

et visée par le CB

Ordre de paiement daté, signé par l’ordonnateur et

visé par le CB

Prestation de

services –

Entretiens et

réparations

Devis daté et signé par le

fournisseur et certifié par

l’ordonnateur

Fiche d’engagement

datée, signée par

l’ordonnateur et visée par

le CB

Facture originale datée et signée par le fournisseur,

liquidée et certifiée par l’ordonnateur


et visée par le CB


visé par le CB

Attestation de bonne exécution des travaux datée et

signée par le service bénéficiaire et contresignée

par l’ordonnateur

Contrat / Convention

BC daté et signé par l’ordonnateur

Fournitures de

bureau /

techniques ou

autres

Facture proforma

originale datée et signée

par le fournisseur et

certifiée par

l’ordonnateur




et visée par le CB


Nature de la

dépense


l’engagement



datée, signée par


le CB


visé par le CB


BL daté et signé par le livreur et signé par le

bénéficiaire / réceptionnaire

Marché si le montant de la commande atteint le

seuil de passation de marché

Manifestations

/ Fêtes et

réception

Facture proforma



certifiée par

l’ordonnateur


datée, signée par


le CB





et visée par le CB


visé par le CB

Certificat administratif donnant l’objet de la

prestation

Liste des convives

Carburant Facture proforma



certifiée par

l’ordonnateur


datée, signée par


le CB





et visée par le CB


visé par le CB

Mission en

Côte d’Ivoire2

Original de l’ordre de mission daté et visé par

l’ordonnateur

Feuille de déplacement visée au départ et à

l’arrivée par le corps préfectoral ou les différentes

Directions de l’OIPR (précisant le nombre de jours,

le taux d’indemnité journalière et les décomptes)


et visée par le CB


visé par le CB

Fiche de décompte liquidée, certifiée et visée par

l’ordonnateur.

Mission à

l’extérieur

(engagement à

80% au départ

de la mission)

Copie de la communication en Conseil des

Ministres

Copie de l’attestation du SGG

Copie de l’ordre de mission visé par le Ministre du

MINESUDD ou le donneur d’ordre de la mission

2 Les missions en Côte d’Ivoire sont payées à l’arrivée.


Nature de la

dépense


l’engagement


Fiche d’engagement de 80% datée, signée par

l’ordonnateur et visée par le CB

Ordre de paiement de 80% daté, signé par

l’ordonnateur et visé par le CB

Fiche de décompte de 80% datée, liquidée et

certifiée par l’ordonnateur

Mission à

l’extérieur

(engagement à

20% à

l’arrivée de la

mission)

Copie de la communication en Conseil des

Ministres

Copie de l’attestation du SGG

Copie de l’ordre de mission visé par le Ministre du

MINESUDD ou le donneur d’ordre de la mission

Original de la feuille de déplacement visée à l’aller

et au retour par la police frontalière de l’aéroport

Fiche d’engagement de 20% datée, signée par

l’ordonnateur et visée par le CB

Ordre de paiement de 20% daté, signé par

l’ordonnateur et visé par le CB

Fiche de décompte de 20% datée, liquidée et

certifiée par l’ordonnateur

Aménagements

– agencements

et installations

Devis original daté et

signé par le fournisseur et

certifiée par

l’ordonnateur


datée, signée par


le CB

Copie du marché

éventuellement si le

montant atteint le seuil de

passation de marché




Marché éventuellement si le montant atteint le seuil

de passation de marché

PV de réception des travaux signé par

l’ordonnateur et l’entrepreneur


et visée par le CB


visé par le CB

Contrat / Convention

Matériels et

mobiliers

Facture proforma



certifiée par

l’ordonnateur


datée, signée par


le CB





et visée par le CB


visé par le CB



Marché si le montant de la commande atteint le

seuil de passation de marché

Achat de

véhicules

Facture proforma


Autorisation du Comité de gestion des véhicules

administratifs


Nature de la

dépense


l’engagement



certifiée par

l’ordonnateur


datée, signée par


le CB

Lettre de commande

valant marché (LCVM)

LCVM





et visée par le CB


visé par le CB



Constructions Devis original daté et

signé par le fournisseur et

certifiée par

l’ordonnateur


datée, signée par


le CB

Copie du marché

éventuellement si le

montant atteint le seuil de

passation de marché

Caution d’avance


Devis approuvé par le Ministère de la construction



Marché éventuellement si le montant atteint le seuil

de passation de marché

PV de réception des travaux signé par

l’ordonnateur et l’entrepreneur


et visée par le CB


visé par le CB

o BU 2.3.1 : La procédure normale d’exécution des dépenses

La procédure dite normale d’exécution des dépenses peut être schématisée comme suit :

Recevoir et

prendre en

charge la

facture

proforma /

devis

Contrôler la

demande

d’engagement

Recevoir et

prendre en

charge la

facture

définitive

Elaborer la

demande

d’engagement

Elaborer et

envoyer le

BC au

fournissseur

Elaborer la

fiche

d’engagement

des dépenses

et éditer l’OP

Contrôler le

dossier

d’engagement

Procéder au

paiement de

la facture

Contrôler et

certifier

l’exécution /

livraison de la

commande


Echéance

Documents


1

Recevoir la facture proforma /

devis du fournisseur /

prestataire (cas DZ :

transmettre le proforma /

devis au DFC pour

DG

DFC

DZ A chaque

commande Proforma / devis



Echéance

Documents


élaboration de la demande

d’engagement)

2

Remplir la demande

d’engagement des dépenses et

la soumettre à la signature de

l’ordonnateur

DFC

A chaque

commande Demande

d’engagement

3

Valider la demande

d’engagement dans RICI,

éditer le bon de commande

(BC) et transmettre le dossier

d’engagement au CB

DFC

Dès réception

demande

d’engagement

visée

Fiche

d’engagement des

dépenses

4

Contrôler le dossier

d’engagement, donner son

visa et retourner le dossier à

laDFC

CB

Dès réception

Fiche

d’engagement

des dépenses

Avis (Accord /

différé / rejet)

5.1 Si rejet: refaire une nouvelle procédure d’engagement (Cf. Etape 1)

5.2 Si différé: Compléter le dossier et renvoyer le dossier compléter au CB

5.3

Si accord: Valider le BC dans

RICI et transmettre le dossier

d’engagement visé à la DFC

CB

J+2 après

réception

dossier

d’engagement

Dossier

d’engagement des

dépenses

6 Envoyer le BC au fournisseur

/ prestataire DFC

J+1 après

validation du

BC

BC

7 Recevoir la facture définitive

du fournisseur / prestataire DFC

J+1 après

exécution /

livraison de la

commande

Factures

définitives

Bordereau

d’envoi

8

Contrôler et certifier

l’exécution / livraison de la

commande et transmettre le

dossier visé à la DFC

Cellule

Logistique

RPM

Assistant CB

Assistant AC

Chargé

Logistique

de la Zone

Après

exécution /

livraison de la

commande

Factures

définitives

Fiche de contrôle

CB

Fiche de contrôle

AC

9

Elaborer la fiche

d’engagement de dépenses et


l’ordonnateur

DFC Dès réception

facture visée

Fiche

d’engagement des

dépenses

10

Editer l’ordre de paiement et

soumettre l’OP + le dossier +

le bordereau de transmission

des dossiers au contrôle du

CB

DFC

J+1 après

réception

facture visée

Ordre de

paiement (OP)

11



accord et retourner le dossier

CB

Dès réception

OP

Avis (Accord /

différé / rejet)



Echéance

Documents


à la DFC



12.3

Si accord: Valider l’OP dans


d’engagement à l’AC

DFC

Dès réception

avis CB

Dossier

d’engagement des

dépenses

13

Vérifier le dossier

d’engagement, la disponibilité

de la trésorerie et prendre en

charge la dépense

AC

J+5 au

maximum après

réception du

dossier

d’engagement

des dépenses

Dossier

d’engagement des

dépenses

14 Procéder au paiement de la

facture AC

J+90 au

maximum après

prise en charge

Bordereau de

paiement


o BU 2.3.2 : La procédure simplifiée d’exécution des dépenses

La procédure dite simplifiée d’exécution des dépenses peut être schématisée comme suit :

Recevoir et prendre

en charge la facture

définitive de la

dépense

Contrôler la

facture

Elaborer la

fiche

d’engagement

et éditer l’OP

Contrôler le

dossier

d’engagement

Procéder au

paiement de

la facture


Echéance

Documents


1 Recevoir la facture définitive

relative à la dépense

DFC

DZ

Périodicité

variable

Factures

définitives

Bordereau

d’envoi

2

Contrôler et certifier

l’exécution de la commande et

transmettre le dossier visé à la

DFC

CB

Dès réception

factures

définitives

Factures

définitives

Fiche de contrôle

CB

3

Elaborer la fiche

d’engagement de dépenses et


l’ordonnateur

DFC

Dès réception

facture visée

Fiche

d’engagement des

dépenses

4

Editer l’ordre de paiement et

soumettre l’OP, le dossier

d’engagement ainsi que le

bordereau de transmission des

dossiers au contrôle du CB

DFC

J+1 après

réception

facture visée

Dossier

d’engagement des

dépenses

5



avis et retourner le dossier à la

DFC

CB

Dès réception

Dossier

d’engagement

Avis (Accord /

différé / rejet)



6.3

Si accord: Valider l’OP dans


d’engagement à l’AC

DFC

Dès réception

avis CB

Dossier

d’engagement des

dépenses

7

Vérifier le dossier

d’engagement, la disponibilité

de la trésorerie et procéder au

paiement de la facture

AC

J+2 après

réception de

l’OP

Dossier

d’engagement des

dépenses


3.1.3 Modifications budgétaires : BU3


Cette procédure définit les règles de gestion à respecter ainsi que les activités à mener dans le cadre

d’une modification budgétaire de l’OIPR en cours d’exercice. Elle vise ainsi à permettre à l’OIPR une

utilisation plus efficace et optimale de ses ressources disponibles.


Cette procédure s’applique à toute demande de modification budgétaire émanant du DG de l’OIPR,

sur la base d’un décision de gestion interne ou sur la base d’une décision de rallonge et/ou de gel

budgétaire émanant du Ministère de l’Economie et des Finances. Le Décret N° 81-137 portant régime

financier et comptable des EPN prévoit deux types de modifications budgétaires:

Les virements à l’intérieur d’un même Chapitre / Ligne (BU 3.1) ;

Les virements entre des Chapitres / Lignes différentes (BU 3.2).

La figure ci-dessous présente de manière schématique ces deux cas de figure :

Proposition de

réaménagement du

budget

Cas 2: Virements inter chapitre /

ligne

(art. 12 Décret 81-137)

Cas 1 : Virements entre sous

chapitre d’un même

chapitre / ligne

(art. 11 Décret 81-137)

Autorisation MEF par arrêté

ministériel

Autorisation du DG et

approbation du CB

BU

3.2

BU 3

BU

3.1

Par ailleurs, il est à noter que des opérations d’intégration peuvent également survenir en cours

d’exercice et pouvant entrainer des modifications budgétaires. Ce type de modification budgétaire

intervient lorsqu’il existe un reliquat budgétaire sur la dotation budgétaire de l’OIPR sur l’exercice N-

1. Ainsi, sur la base du compte financier validé par la cour des comptes, l’OIPR peut intégrer ce

reliquat disponible dans son budget de l’exercice en cours en le ventilant entre les différents Chapitres

budgétaires.

Cette procédure d’intégration budgétaire est présentée dans la sous-section BU 3.3 ci-dessous.


SOUS-SECTION: Modifications budgétaires



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Règles de gestion

1. Cas 1 Modifications à l’intérieur d’un même chapitre du budget (Art 11 du Décret 81-137):

Faire valider la demande de modification budgétaire par le DG ;

Faire contrôler et approuver la demande de modification budgétaire par le CB ;

Diffuser le budget mis à jour à toutes les Directions ;

2. Cas 2 Modifications de chapitre à chapitre / ligne à ligne (Art 12 du Décret 81-137):

Faire valider la demande de modification budgétaire par le DG ;

Faire contrôler et approuver la demande de modification budgétaire par le CB ;

Demander l’autorisation du Ministère en charge du Budget ;

Diffuser le budget mis à jour à toutes les Directions.

Acteurs concernés


DG DZ

DFC

CB

AC


BU 3.1: Modifications budgétaires par virements entre sous chapitre d’un même

Chapitre / Ligne

La procédure de modifications budgétaires par virements entre sous chapitres d’un même chapitre /

Ligne peut être schématisées comme suit :

Elaborer la

demande de

modification

budgétaire

Contrôler et

approuver la

demande de

modification

budgétaire

Valider la

demande de

modification

budgétaire

Mettre à jour le

budget et

diffuser le

nouveau budget


Echéance Documents d'interface

Siège Zone

1

Elaborer la demande de

modification budgétaire

inter chapitre / ligne et la


validation

DFC DZ

Si besoin

après revue

budgétaire

Memo d’exécution du

PAA et du budget

Note explicative

Demande de

modification

budgétaire

2

Valider la demande de


DG

J+2 après

réception de

la demande


PAA et du budget

Note explicative

Demande de

modification




Siège Zone

budgétaire

3

Contrôler et approuver la

demande de transfert

budgétaire CB

J+2 après

réception du

dossier

Dossier de demande de

modification

budgétaire

Avis du CB

4

Mettre à jour le budget

et saisir le nouveau

budget dans RICI et

informer les Directions

de la mise à jour du

budget

DFC

Dès

réception

visa du CB

Mémo d’autorisation

de mise à jour du

budget


BU 3.2: Modifications budgétaires par virements entre des chapitres / lignes différents

La procédure de modifications budgétaires par virements inter chapitre / Ligne peut être schématisées

comme suit :

Elaborer la

demande de

modification

budgétaire

Contrôler et

approuver la

demande de

modification

budgétaire

Valider la

demande de

modification

budgétaire

Mettre à jour le

budget et

diffuser le

nouveau budget

Envoyer le dossier

de demande de

modification au

Ministère en charge

du Budget



Siège Zone

1



inter chapitre / ligne et la


validation

DFC DZ

Si besoin

après revue

budgétaire


PAA et du budget

Note explicative

Demande de

modification

budgétaire

2

Valider la demande de


DG

J+2 après

réception de

la demande


PAA et du budget

Note explicative

Demande de

modification

budgétaire

3

Contrôler et approuver la

demande de transfert

budgétaire CB

J+2 après

réception du

dossier


modification

budgétaire

Avis du CB

4

Envoyer la demande de

transfert budgétaire visée

et signée au Ministère en

charge du Budget

DG

DFC

J+2 après

réception du

dossier


modification

budgétaire

Avis du CB

5

Diffuser l’arrêté

Ministériel d’autorisation

de modification

budgétaire (Toutes

Directions et le CB)

DG

DFC

Dès

réception de

l’arrêté du

Ministère en

charge du

Budget

Arrêté Ministériel

d’autorisation de

modification

budgétaire émanant du

Ministère en charge du

Budget


de mise à jour du

budget

6



budget dans RICI et



budget

DFC

Dès

réception de

l’arrêté du

Ministère en

charge du

Budget


de mise à jour du

budget


BU 3.3: Intégration budgétaire

La procédure d’intégration budgétaire peut être schématisée comme suit :

Elaborer le

projet de

répartition du

reliquat par

chapitre et

sous chapitre

Transmettre le projet

d’intégration

accompagné de

l’attestation de

disponibilité des

ressources au DGBF

Contrôler et

approuver le

projet

d’intégration

Mettre à jour le

budget et

diffuser le

nouveau budget



Siège Zone

1

Elaborer le projet de

répartition du reliquat de

l’exercice N-1 entre les

Chapitres / Sous-Chapitre

et le transmettre au DG

pour validation

DFC Variable

Projet d’intégration

budgétaire

2

Valider le projet

d’intégration budgétaire

et le soumettre à l’avis du

CB

DG

J+2 après

réception du

projet

d’intégration


budgétaire

3


d’engagement, donner

son avis et retourner le

dossier au DG

CB

Dès réception

du projet

d’intégration Avis (Accord / rejet)

4.1 Si rejet : Envoyer au DG l’avis motivé du rejet pour annulation du projet d’intégration

4.2

Si accord : Informer

l’AC pour établissement

de l’attestation de

disponibilité des

ressources

DG

J+2 après

réception de

l’avis du CB


budgétaire

Avis du CB

5

Elaborer l’attestation de

disponibilité des

ressources et la

transmettre au DG

AC

Dès réception

de l’avis du

CB

Attestation de

disponibilité des

ressources

6

Transmettre le projet

d’intégration budgétaire

accompagné de

l’attestation de

disponibilité de

ressources à la DGBF

DG

J+2 après

réception de

l’attestation

de

disponibilité

des ressources


budgétaire

Attestation de

disponibilité des

ressources

7

Recevoir l’Arrêté

émanant du Cabinet du

Ministère en charge du

Budget relatif au projet

DG

Dès réception

de l’Arrêté du

Cabinet du

Ministère en

Arrêté relatif au projet

d’intégration

budgétaire




Siège Zone

d’intégration et le

transmettre au DFC

charge du

Budget

8



budget dans RICI et



budget

DFC

Dès réception

de l’Arrêté du

Cabinet du

Ministère en

charge du

Budget

Arrêté relatif au projet

d’intégration

budgétaire


3.1.4 Contrôle et suivi budgétaire : BU4


Cette procédure de contrôle et de suivi budgétaire vise tout d’abord à assurer un meilleur contrôle de

l’exécution budgétaire de l’OIPR.

Elle vise également à donner aux décisionnaires au sein de l’OIPR, notamment le Conseil de Gestion

et le DG une visibilité précise et détaillée sur le niveau d’exécution budgétaire de l’OIPR afin de

prendre les décisions idoines.


La procédure de contrôle et de suivi budgétaire de l’OIPR porte sur toutes les activités liées à

l’exécution de son budget général et s’applique tant pour les engagements que pour les

ordonnancements.

Dans ce cadre, des contrôles systématiques sont effectués par le Contrôleur Budgétaire pour tout

engagement et pour tout ordonnancement. Les contrôles budgétaires effectués par le CB portent sur:

La régularité de l’imputation de la dépense ;

La disponibilité des crédits au chapitre budgétaire devant supporter la dépense ;

Le rythme de consommation des crédits inscrits sur le chapitre budgétaire concerné.

Outre ces activités de contrôle budgétaires systématiques du CB, des activités de suivi budgétaires

sont également menées au niveau de l’OIPR. Ainsi, trois types de suivi budgétaires sont effectués :

Les contrôles et suivis budgétaires mensuels (BU 4.1) ;

Les contrôles et suivis budgétaires trimestriels (BU 4.2) ;

Le contrôle de gestion et reporting annuel (BU 4.3).

Contrôle et suivi

mensuel

Cas 3 :

Contrôle de gestion et

rapport annuel

BU

4.1

Suivi et contrôle

budgétaire

Cas 2:

Contrôle et suivi

trimestriel

BU

4.2

BU

4.3


SOUS-SECTION: Contrôle et suivi budgétaire



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Règles de gestion

1. Assurer un contrôle budgétaire systématique avant toute validation d’engagement de

dépenses ;

2. Elaborer et analyser mensuellement l’état mensuel d’exécution du budget de l’OIPR (art. 21

du Décret N° 81-137) ;

3. Elaborer des rapports financiers trimestriel assortis des rapports d’activités afin d’assurer une

revue budgétaire lors des réunions de Comité de Direction ;

4. Elaborer un rapport annuel d’exécution du budget et de gestion financière de l’OIPR et le

soumettre à la validation du Conseil de Gestion au cours de sa dernière réunion annuelle.

Acteurs concernés


Conseil de Gestion DZ

DG

DFC

CB

AC


BU 4.1: Contrôles et suivis budgétaires mensuels

La procédure de contrôle et de suivi mensuel du budget de l’OIPR peut être schématisée comme suit :

Elaborer le

rapport mensuel

d'exécution

budgétaire de

l'OIPR

Analyser le rapport

mensuel d'exécution

budgétaire et rendre

compte au DG / Conseil

de gestion / Ministère

en charge du Budget

Faire viser le

rapport par l'AC et

l'envoyer au CB

pour vérification

et analyse



Siège Zone

1

Elaborer le rapport mensuel

d’exécution du budget de l’OIPR

et le faire valider par le DG

DG

DFC DZ

J+10 après

chaque fin

de mois

Rapport mensuel

d’exécution budgétaire

2

Faire viser le rapport

d’exécution budgétaire par l’AC

et l’envoyer au CB pour

vérification et analyse

DG

AC

J + 2 après

réception

rapport


PAA et du budget

Note explicative

Demande de

modification

budgétaire

3

Analyser le rapport mensuel

d’exécution budgétaire de l’OIPR

et rendre compte au DG /

Président CoGes / Ministère en

charge du Budget pour prise de

décision éventuelle

CB Variable

Compte rendu

d’analyse du CB


BU 4.2: Contrôles et suivis budgétaires trimestriels

La procédure de contrôle et de suivi trimestriel du budget de l’OIPR peut être schématisée comme

suit :

Élaborer le

rapport

trimestriel

d'exécution

budgétaire de

l'OIPR

Présenter et

discuter du rapport

trimestriel au cours

de la réunion du

CoGes

Faire viser le

rapport par le CB

pour vérification et

analyse

Procéder aux

éventuelles

modifications

budgétaires


Echéance

Documents


1

Elaborer le rapport

trimestriel d’exécution du

budget et le faire valider

par le DG

DG

DFC DZ

J+ 15 après

chaque fin de

trimestre

Rapport

trimestriel

d’exécution

budgétaire

2

Faire viser le rapport

d’exécution budgétaire

par le CB

DG

CB

J + 2 après

réception

rapport

Rapport

trimestriel

d’exécution

budgétaire

3

Présenter et discuter du

rapport trimestriel

d’exécution budgétaire au

cours de la réunion du

Conseil de Gestion

Conseil de

gestion

DG

Variable selon

dates de

réunions du

CoGes

Rapport

trimestriel

d’exécution

budgétaire

4

Procéder aux éventuelles modifications budgétaires selon les diligences définies lors de la réunion du

CoGes Cf. procédures de modification budgétaire BU 3


BU 4.3: Contrôle de gestion et rapport annuel

La procédure de contrôle de gestion et de reporting annuel de l’OIPR peut être schématisée comme

suit :

Dresser les

comptes

financiers

annuels et les

faire viser par le

DG

Dresser le

rapport annuel

d'exécution

budgétaire

Élaborer le

rapport annuel

de gestion

Soumettre le

rapp. annuel de

gestion /

comptes

financiers au

CoGes

Transmettre les

comptes

financiers au

MEF pour

approbation


Echéance

Documents


1

Dresser les comptes financiers

annuels et les transmettre au CB

pour analyse

AC

J+15 après fin

exercice

Comptes

financiers annuels

2 Faire viser les comptes

financiers annuels par le DG

DG

AC

J+30 après fin

exercice

Comptes

financiers annuels

Pièces

justificatives des

dépenses et des

recettes

3

Transmettre les comptes

financiers validés par le DG à la

Cour des comptes AC

Dès réception

des comptes

validés par le

DG

Comptes

financiers annuels

Pièces

justificatives des

dépenses et des

recettes

4

Elaborer le rapport annuel de

gestion de l’OIPR, le faire valider

par le DG et le transmettre au CB

pour analyse

DG

DFC

Avant la

première

réunion

annuelle du

CoGes

Rapport annuel de

gestion de l’OIPR

5

Vérifier et analyser le rapport de

gestion et dresser le rapport

annuel d’exécution budgétaire

CB

Avant la

première

réunion

annuelle du

CoGes

Rapport annuel de

gestion de l’OIPR

6 Soumettre le rapport annuel de

gestion au CoGes

Conseil de

gestion

DG

Avant fin 1er

trimestre

Rapport annuel de

gestion de l’OIPR

Avis du CoGes

7

Transmettre le rapport annuel de

gestion arrêté par le CoGes au

Ministère en charge du Budget

pour approbation et insertion

dans la Loi de règlement

DG

J+2 après

réunion du

CoGes

Comptes

financiers annuels

Avis du CoGes


3.2 SECTION 2 : Suivi Evaluation (SE)

3.2.1 Planification du Suivi-Evaluation : SE1


La planification du suivi-évaluation est nécessaire pour mettre en marche le système de suivi-

évaluation qui permet de rassembler et d’analyser les informations pertinentes permettant de visualiser

le progrès de l’OIPR vers les objectifs dans le temps. Cette planification est un processus basé sur le

choix des indicateurs (de performance et d’impacts) qui fournissent le cadre de référence du système

de suivi et d’évaluation et informent sur le genre d’informations utiles de rassembler.


Le suivi évaluation porte sur l’ensemble des actions relevant de l’OIPR. Il couvre aussi bien les

activités inscrites dans le plan d’action ou la matrice de l’OIPR que le planning des projets et du

PCGAP. Au sein de la structure, sont déployés le suivi évaluation interne et le suivi évaluation externe

relevant des partenaires ou du Ministère de tutelle.

Règles de gestion

1. Pour tout programme, projet ou matrice, élaborer un manuel ou une matrice de suivi des

résultats avec des indicateurs SMART.

2. Elaborer des fiches de définition des indicateurs de façon consensuelle. Le manuel de suivi

évaluation devra décrire :

Le cadre logique du projet

Les objectifs du SE ;

Les rôles et responsabilités des personnes ou entités en charge du suivi-évaluation

La description des indicateurs de résultats et d’objectifs spécifiques : définition détaillée

de chaque indicateur, source de données, fréquence de collecte, valeur initiale, valeur

cible, etc.

La collecte de données notamment la matrice de suivi des indicateurs ;

La planification des opérations de suivi évaluation et des ressources nécessaires ;

Le système d’information utilisé incluant le logiciel de traitement des données, les

importations de fichiers venant des zones, les types d’analyse des indicateurs (ex : par

zone, par trimestre, par composante, etc.) et les tableaux de résultats (ou tableau de bord)

des indicateurs produits régulièrement.

La revue/contrôle de qualité de données : cette section explique les méthodes de contrôle

de qualité des données des indicateurs, les responsables des revues de qualité et la

fréquence de revue à faire.

Le reporting incluant les responsables concernés, les formats de rapports d’activités

périodiques et de suivi-évaluation ;

Les méthodes d’Evaluation des projets : cette partie définit les types d’évaluation du projet

à mener pendant sa durée de vie : évaluation de performance à mi-parcours, évaluation

finale ou évaluation d’impacts, études de cas ponctuelles, etc. Les objectifs et les

SECTION Suivi Evaluation (SE)

SOUS-SECTION: Planification du Suivi Evaluation

Code: SE 1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


modalités de mise en œuvre de ces évaluations devraient être expliqués succinctement

dans cette section : période d’évaluation, responsable des travaux d’évaluation, etc.

Le budget de suivi-évaluation

3. Associer les Directions de Zone et les partenaires des projets à la définition des indicateurs et

des modes de collecte

4. Respecter un plan annuel de suivi-évaluation validé et les formats standards des matrices de

suivi des résultats

5. Insérer des indicateurs de suivi de passations de marché

6. Prévoir des missions de contrôle de qualité de données dans le plan de travail de suivi-

évaluation

7. Soumettre le plan de suivi-évaluation à la Direction Générale au plus tard 2 semaines après la

validation des plans d’action annuels

Acteurs concernés


DG DZ

DC Chefs secteurs

CCP


La procédure de planification des activités de suivi-évaluation pour le siège et les zones est synthétisée

comme suit :


Echéance

Documents


1

Définir les indicateurs SMART

uniquement pour chaque résultat

attendu et objectif spécifique

CCP,

Directions

centrales DZ, Chefs

Secteurs

Novembre-

Décembre Cadre logique

(Modèle de fiche

F01)

Plan d’opérations

(Modèle de fiche

F03)

2

Etablir le tableau de description

des indicateurs incluant la

définition de l’indicateur, la source

de données, la fréquence de

collecte, la valeur initiale et cible

CCP

Janvier ou

Fin du trimestre Plan d’opérations

Plan de suivi-

évaluation

(Modèle de fiche

F02)

3 Elaborer le manuel de suivi- CCP, DZ, Chefs Janvier ou Plan d’opérations

Définir les indicateurs

SMART

Etablir le tableau de

description des indicateurs

Elaborer le manuel de SE

Valider le manuel de SE

Planifier la collecte et le reporting des

indicateurs

Elaborer les fiches et circuits

de collecte

Elaborer la base de données

Finaliser le plan de travail et budget de SE

Valider et diffuser le plan

de SE

Exécuter le plan de SE



Echéance

Documents


évaluation incluant la matrice de

suivi des résultats des projets et au

niveau du siège

Directions

centrales

Secteurs Fin du trimestre Matrice d’actions

(Modèle de fiche

F03)

4 Valider le manuel de suivi-

évaluation

DG

Fin Janvier ou

Fin du trimestre Matrice d’actions

5

Planifier la collecte et le reporting

des indicateurs, le reporting des

activités. Identifier les

responsables de reporting.

CCP DZ, Chefs

Secteurs

Début du

trimestre Matrice d’actions)

Plan de suivi-

évaluation

6

Elaborer les fiches et les circuits de

collecte des données

CCP

Début du

trimestre ou

systématique

dès qu’un

indicateur

faisant l’objet

de collecte est

créé

Plan de suivi-

évaluation

Fiches de collecte

(Modèle de fiche

F05)

7

Elaborer une base de données CCP

Début du

trimestre ou

systématique

dès qu’un

indicateur

faisant l’objet

de collecte est

créé

Plan de suivi-

évaluation

Fiches de collecte

8

Finaliser le plan de travail et le

budget de suivi-évaluation

CCP

Au plus tard 2

semaines après

validation des

plans d’action

annuels

Plan de suivi-

évaluation

Matrice d’actions

9 Valider et diffuser le plan de suivi-

évaluation

DG

Fin janvier ou

Fin du trimestre

10

Exécuter le plan de suivi-

évaluation

CCP,

Directions

centrales

DZ, Chefs

Secteurs

Systématique


3.2.2 Collecte des données : SE2


Les informations et les données collectées et traitées à travers le système de suivi-évaluation

constituent la base de la prise des décisions et des mesures correctives. La procédure de collecte des

données est nécessaire pour assurer la qualité et la fiabilité des informations à produire.


Le système de collecte et de traitement relève de l’exécution du plan de suivi évaluation et doit

permettre de renseigner à la fois les indicateurs et les données de suivi technique des activités. Chaque

indicateur est mesuré en utilisant une ou plusieurs sources et méthodes de collecte de données (ex :

mesures physiques, enquêtes statistiques). Le choix de la méthode de collecte et la fréquence de

collecte seront guidés par sa facilité d’application, sa fiabilité, les contraintes de coûts et de charge de

travail induites. Une base de données des indicateurs doit être créée dans toutes les zones et centralisée

au niveau de la CCP qui en fait la consolidation périodique. Cette base de données doit permettre de

produire une situation récapitulative mensuelle et trimestrielle des indicateurs. A l’aide d’un logiciel

de gestion de projet, le suivi évaluation s’assure régulièrement du niveau de renseignement de la base

de données par les acteurs.

Règles de gestion

1. Se référer au manuel de suivi-évaluation et aux fiches de définition des indicateurs qui

précisent la liste des indicateurs, les sources de données, les outils de collecte, la fréquence de

collecte et les responsables de collecte

2. Développer des fiches de collecte faciles à remplir et cohérentes entre elles

3. Respecter les formats des fiches de collecte de données validées et utiliser des formats

standards s’ils existent

4. Vérifier la qualité des données collectées avant de les saisir dans la base de données des

indicateurs

5. Consolider toutes les données dans la base de données tenue par la CCP au niveau central

Acteurs concernés


Directions Centrales DZ

CCP Chargé d’études

Chargé de SIG et suivi écologique

Chefs secteurs

Brigades mobiles

Agents de terrain



SOUS-SECTION: Collecte des données



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


La procédure de collecte de données est divisée en 6 principales étapes schématisées comme suit :



Siège Zone

1

Collecter les données sur

terrain dans les fiches ou

les rapports de mission

Chefs Secteurs,

Equipes des zones,

partenaires de mise

en œuvre

Systématique

ou ponctuel Fiches de collecte

(Modèle de fiche

F05)

Rapports de mission

de SE (Modèle de

fiche F10)

Compte-rendu

hebdomadaire

(Modèle de fiche

F07)

2

Elaborer les rapports

d’activités, d’études ou

de missions réalisées sur

terrain

Directions

Centrales, CCP

DZ, Chargé

d’études, Chargé

de SIG et suivi

écologique,

Coordonnateur

Brigade Mobile,

Chefs secteurs

5 du mois

suivant le

trimestre

Fiches de collecte

Rapports mensuels

ou PTG

Rapports de mission

de SE

3

Vérifier la complétude et

la cohérence des données

dans les fiches remplies

CCP, Cellule

d’Appui

Technique3

Chargé d’études,

Chargé de SIG et

suivi écologique,

Chefs secteurs

systématique Fiches de collecte

Rapports de mission

SE

Compte-rendu

hebdomadaire

4

Saisir dans la base de

données les fiches de

collecte vérifiées

CCP, Cellule

d’Appui

Technique

Chargé d’études,

Chargé de SIG et

suivi écologique

systématique Fiches de collecte

5

Calculer les taux de

réalisation/avancement

par indicateur

CCP

Fin du mois Matrice de résultats

pour les projets

Matrice de suivi du

PO (Modèle de fiche

F04)

6

Etablir la matrice de suivi

d’exécution4par rapport

aux plans d’opérations

trimestriels

CCP DZ, Chargé

d’études

15 du mois

suivant le

trimestre


(Modèle de fiche

F03)

Rapports mensuels

3 Compile la base de données écologiques qui alimentent des indicateurs de suivi-évaluation. 4 Doit inclure la situation d’avancement des indicateurs clés

Collecter les données sur

terrain


d’activités ou de missions

Vérifier les fiches remplies

Saisir les fiches dans la BDD

Calculer les taux de

réalisation par indicateur

Etablir la matrice de suivi

d'exécution




Siège Zone

ou PTG (Modèle de

fiche F08)

Rapports trimestriels

(Modèle de fiche

F09)

Matrice de suivi du

PO


3.2.3 Vérification technique interne : SE3


La vérification technique est un processus réalisé par les responsables au sein de l’OIPR central et des

Directions de Zones pour observer et surveiller périodiquement le déroulement d'une activité, dans le

but de certifier qu'elle a été effectivement réalisée et tend vers l’atteinte des résultats escomptés.


Chaque activité rapportée mensuellement au Directeur de Zone devrait être contrôlée pour renseigner

sur la quantité ou la consistance de chaque activité, le chronogramme de réalisation, les intervenants et

les coûts encourus. Le constat après contrôle doit être simple et reporté sur une fiche de vérification ou

un procès-verbal de réception d’infrastructures ou d’équipement. La fiche de vérification technique

comprend les informations suivantes : travail « fait » ou « non fait » ; si « fait », est-ce conforme par

rapport à la méthode, à la quantité prévue, et aux normes ; si c’est « non fait », quel est le degré de

réalisation et les risques par rapport aux échéances.

Règles de gestion

1. Respecter les règles de séparation des responsabilités lors des vérifications: éviter d’être « juge

et partie »

2. Elaborer les termes de référence de la mission de vérification et de supervision

3. Fournir nécessairement à chaque fois des pièces de justification de la réalisation d’une activité

4. Se référer au plan d’opérations pour comparer les prévisions avec les activités réalisées

5. Effectuer le suivi et la vérification systématique/exhaustive des activités à faire par la

Direction de Zone

6. Effectuer le suivi et la vérification partielle des activités à faire par les Directions centrales et

la CCP

7. Elaborer systématiquement des fiches de vérification des résultats ou dresser un PV de

réception après chaque vérification

8. Produire des rapports de suivi évaluation.

Acteurs concernés


Directions centrales DZ

CCP Chef secteur


La procédure de vérification technique interne est résumée dans le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Vérification technique interne



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :




Siège Zone

1

Elaborer les TDR des

missions de

vérification/supervision

Directions

centrales, CCP

TDR des missions de

vérification

2

Informer les services

concernés par la

supervision

Directions

centrales, CCP

DZ

TDR des missions de

vérification

3

Vérifier exhaustivement

les activités par des

descentes sur terrain

Chef Secteur,

Coordonnateur de

Brigade Mobile

Systématique

Fiche de vérification

technique (Modèle de

fiche F06)

Rapports de mission

Compte-rendu

hebdomadaires

(Modèle de fiche F07)

4

Vérifier partiellement ou

par sondage les activités

par des descentes sur

terrain et par vérification

de toutes les pièces

justificatives

Directions

centrales, CCP

DZ systématique Fiche de vérification

technique

Rapports de mission,

d’études et d’enquêtes

Rapport de réception

PV de réunion

Base de données

écologiques

5

Faire une restitution

partielle des constats sur

le terrain

Directions

Centrales, CCP

DZ, Chef Secteur,

Coordonnateur de

Brigade Mobile

systématique Fiche de vérification

technique




PV de réunion

Base de données

écologiques

6

Elaborer les fiches de

certification, les PV et

rapports de réception et

les rapports de missions

Directions

Centrales, CCP

DZ, Chef Secteur,

Coordonnateur de

Brigade Mobile

3 jours après

la fin de la

mission

Fiche de vérification

technique



PV ou rapport de

réception

7

Faire une restitution et la

diffusion des résultats

CCP DZ, Chef Secteur,

Coordonnateur de

Brigade Mobile

systématique

Elaborer les TDR de missions de suivi

évaluation

Informer les services concernés

Vérifier exhaustivement les

activités par descente sur terrain

Vérifier partiellement les

activités par descente sur terrain

et vérifier les PJ

Faire une restitution partielle des

constats

Elaborer les PV etrapports de

réception et des rapports de

missions

Faire une restitution et diffusion au niveau central


3.2.4 Reporting : SE 4


Le siège et les zones sont tenus de produire des rapports techniques pour suivre les réalisations

techniques des activités financées. Dans ces rapports périodiques (mensuel/trimestriel/annuel), les

responsables au sein de l’OIPR recueillent et analysent les informations utiles pour apprécier l’état

d’avancement des réalisations par rapport aux objectifs, aux indicateurs et aux ressources mobilisées.

En ajout à ces rapports d’activités, un rapport de suivi-évaluation sera dressé chaque trimestre en vue

de fournir des informations sur les progrès enregistrés pour chaque indicateur mentionné dans les

plans d’actions et l’état d’avancement des réalisations par rapport aux objectifs.


Toutes les activités programmées dans la matrice ou plan d’action du Siège, des Directions de zone

(intégrant ceux des projets) d’opération et les indicateurs clés doivent faire l’objet de rapport sur leur

état d’avancement, les résultats atteints, les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre, les mesures

ou solutions adoptées, les recommandations et le plan d’action pour la période suivante. Ces

informations seront mises en exergue par les rapports de missions de supervision et de suivi-

évaluation.

Règles de gestion

1. Respecter les formats standards des rapports mensuels (matrice sectorielle), trimestriels et

annuels de suivi évaluation

2. Se référer au plan d’opérations pour comparer les prévisions avec les réalisations

3. Se référer à la matrice de suivi des résultats pour comparer les objectifs des indicateurs avec

leurs valeurs réelles

4. Mettre en évidence dans les rapports l’effectivité de la réalisation des activités prévues et

surtout les résultats atteints suivant l’approche de gestion axée sur les résultats

5. Respecter les délais de soumission des rapports

6. Vérifier la cohérence de la base de données des indicateurs avec les informations produites

dans les rapports

7. Diffuser les rapports assortis de suggestions aux destinataires et hiérarchies concernés

8. Archiver les rapports

Acteurs concernés


CG DZ,

DG Chargé d’études

CCP



SOUS-SECTION: Reporting



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


La procédure de reporting est schématisée comme suit :



Siège Zone

1


d’activités réalisées au

niveau du siège et sur

terrain

Directions

Centrales, CCP

DZ,

Chargé

d’études

7 jours

Fin du mois Cadre logique / matrice

de résultats des projets




Matrice d’opérations


Fiches de collecte


Fiches de vérification

technique (Modèle de

fiche F06)


Matrice de suivi du PO


Rapports mensuels et

trimestriels (Modèle de

fiche F08)

Rapports annuels

Rapport de SE (Modèle

F10)

2

Compiler et analyser la

matrice de suivi des

résultats (cf. SE2) à

inclure dans les rapports

d’activités

CCP Fin du trimestre

3

Compiler et faire la revue

des rapports d’activités

par rapport aux plans

d’opérations trimestriels/

annuels

CCP DZ,

Chargé

d’études

5 jours

Fin du trimestre

4

Elaborer le rapport de

suivi-évaluation

CCP

Chargé

d’études

Fin du trimestre

5

Tenir la réunion du

Comité de Direction et

établir le bilan des

réalisations de la période

précédente

DG, Directions

Centrales

DZ

2 jours

1è mois de

chaque

trimestre


Matrice d’opérations



Rapports annuels

6

Finaliser les rapports CCP, Directions

Centrales

DZ,

Chargé

d’études

3 jours

7 Valider et diffuser les

rapports

DG, Conseil de

Gestion, bailleurs

5 jours Matrice d’opérations



Rapports annuels

PV de sessions du

COGES

8

Archiver les rapports CCP Chargé

d’études

Systématique


d'activités et de SE

Compiler et analyser la

matrice de suivi des résultats

Compiler et revoir les

rapports vs. PO et MA

Elaborer le rapport SE

Etablir le bilan des activités

avec le Comité de Direction

Finaliser les rapports

d’activités

Valider et diffuser les

rapports d’activités

Archiver les rapports


4 PARTIE 4 : MACRO PROCESSUS SUPPORT

4.1 SECTION 1 : Gestion des Ressources Humaines (RH)

4.1.1 Identification des besoins en personnel : RH1


La procédure permet la maîtrise de la situation des effectifs et des besoins en personnel de l’OIPR, il

s’agit de mettre en place un tableau de synthèse défini en fonction des besoins prévisibles en

personnel, compte tenu du volume d’activités, de l’éventuelle extension des activités et des départs

prévisibles.


L’OIPR doit pouvoir évaluer et prévoir ses besoins annuels en personnel au niveau de la DC et dans

toutes les DZ en considérant les besoins en personnel des différentes directions et services.

Règles de gestion

1. Recenser les besoins en personnel de toutes les Directions de l’OIPR tous les ans, au moins 30

jours avant la tenue de la dernière session annuelle du Comité de direction;

2. Faire valider les besoins en personnel auprès du Conseil de Gestion (COGES) ;

3. Centraliser et planifier les besoins en personnel dans la matrice de planification de l’OIPR

(Zones et central);

4. Adopter les règles de recrutement du Décret portant statut général FP :

o prioriser le recrutement des fonctionnaires;

o en fonction des besoins des services, faire une demande de dérogation pour le

recrutement des non fonctionnaires.

Acteurs concernés


DG DZ

DC

SC

Membres COGES

SECTION Gestion des Ressources Humaines (RH)

SOUS-SECTION: Identification des besoins en personnel

Code: RH 1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



La procédure de gestion de l’identification des besoins en personnel est divisée en 7 principales étapes

schématisées comme suit :




1

Recueillir les besoins en

personnel au niveau des DC/SC

et DZ

DC

SC DZ

Dernier trimestre

de l’année

Fiche

d’identification des

besoins en

personnel (Modèle

de fiche F11)

2

Transmettre les besoins en

personnel synthétisés au niveau

des DC/SC/DZ auprès de la

DARH

DC

SC DZ J-15

3

Compiler et synthétiser les

besoins dans la matrice de

planification OIPR

DARH

J-14

Fiche de synthèse

des besoins en

personnel (Modèle

de fiche F12)

Matrice de

planification

4

Valider en interne les besoins en

personnel de la matrice de

planification

DG

J-7 Besoins en

personnel validé

par le DG

5 Valider et approuver les besoins

en personnel de la matrice

Membres du

COGES

Réunion COGES

(J)

Besoins en

personnel validé

par le COGES

6

Valider les recrutements à

effectuer auprès de la FP

(demande de dérogation signée

par le DG pour les non-

fonctionnaires)

DG

DARH J+1

Recrutement validé

et autorisation de la

FP

Identifier des besoins en

personnel au niveau DC, SC et

DZ

Transmission des besoins en

personnel au DARH

Synthétiser les besoins et les insérer dans la

matrice

Valider en interne les besoins en

personnel de la matrice

Valider et approuver les besoins en CG

Valider les recrutement à

effectuer auprèsde la FP


4.1.2 Recrutement : RH2

4.1.2.1 Recrutement des cadres : RH2. 1


L’objet de la procédure est de permettre le recrutement du personnel cadre de l’OIPR dans le respect

des dispositions des conventions et de la législation ivoirienne. La procédure précise les règles à

respecter pour atteindre un bon résultat en matière de recrutement des cadres au sein de la structure.


La procédure concerne le recrutement de tout employé cadre au niveau de la DC et des DZ.

Règles de gestion

1. Effectuer le recrutement conformément à la planification dans la matrice ou selon l’urgence

des besoins ;

2. Mettre en place un comité de sélection composé de :

o DARH;

o Responsable de la direction ou service utilisateur de la personne à recruter;

o Représentant de la cellule de contrôle.

3. Rédiger un PV de recrutement à la fin de la procédure de recrutement.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH

DC

SC


La procédure de recrutement des cadres peut être synthétisée par le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Recrutement des cadres

Code: RH 2.1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :




Echéance

Documents


1

Faire une demande de recrutement

conformément à la matrice de planification à

la DG

DC/SC DZ

1 mois avant

l’appel à

candidature

Demande de

recrutement

2 Déterminer la date de recrutement et

informer de DARH DG

J-10

Mail

d’information

3 Rédiger et faire valider l’annonce de

recrutement par le DG DARH

J-5

Annonce de

recrutement

4

Lancer les appels à candidature par affichage

/ internet/médias.

Mettre en place le comité de sélection

DARH

J

Liste des

membres du

comité de

sélection

5

Recevoir et dépouiller les dossiers de

candidature envoyés par courrier ou par e-

mail

Comité de

sélection

J à J+15

Dossiers de

candidature

6

Elaborer le sujet du test écrit et le guide

d’entretien et les faire valider par le comité

de sélection

DARH

J+2

Sujet test écrit

Guide

d’entretien

7 Convoquer tous les candidats par e-mail

et/ou par téléphone pour des tests écrits DARH

J+16

8 Administrer les tests écrits DARH

J+19 Tests des

candidats

9

Corriger le test, analyser les CV et

sélectionner les trois meilleurs candidats à

partir des résultats des tests

En cas de tests infructueux, reprendre les

procédures de recrutement.

Comité de

sélection

J+20

Fiche

d’évaluation des

CV (Modèle de

fiche F13)

Liste des trois

meilleurs

candidats

10 Convoquer par e-mail et/ou par téléphone les

trois meilleurs candidats pour des entretiens DARH

J+22

11 Recevoir chaque candidat sélectionné en

entretien

Comité de

sélection J+25

Fiche

d’évaluation des

entretiens

(Modèle de

fiche F14)

PV d’entretien

12

Sélectionner le meilleur candidat à partir des

résultats des entretiens et rédiger le PV de

recrutement

Comité de

sélection

J+26

PV de

recrutement

13

Valider le PV de recrutement:

En cas d’approbation, sur la base de PV de

recrutement validé :

- pour les fonctionnaires, établir et signer

une demande de mise à disposition à

envoyer à la FP (avec copie intéressé).

- pour les contractuels, établir et signer une

lettre d’embauche et l’envoyer à l’intéressé

(avec copie DARH).

En cas de non approbation : envoyer un

DG

J+28

PV de

recrutement

validé

Demande de

mise à

disposition

Lettre

d’embauche

Mail



Echéance

Documents


mail au DARH pour la reprise des

procédures de recrutement

d’information

pour la reprise

du recrutement

14 Mettre à jour la fiche de suivi des

recrutements DARH

Variable

Fiche de suivi

des recrutements

(Modèle de

fiche F15) MAJ


4.1.2.2 Recrutement des agents : RH2. 2


L’objet de la procédure est de permettre à l’OIPR de recruter des agents qui correspondent aux besoins

des différentes directions et services.


La procédure s’applique au recrutement de tous les agents fonctionnaires et contractuels au niveau de

la DC et des zones.

Règles de gestion

1. Effectuer le recrutement conformément à la planification dans la matrice ;

2. Faire une sélection des dossiers reçus après l’appel à candidature sur la base des critères

prédéfinis : diplômes, expériences, âge,…


Acteurs concernés


DG DZ

DARH

DC/SC


La procédure de recrutement des agents de l’OIPR est résumée par le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Recrutement des agents



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :




Echéance

Documents


1


conformément à la matrice de planification

ou selon l’urgence à la DG

DC/SC DZ

1 mois avant

l’appel à

candidature

Demande de

recrutement


informer le DARH DG

J-10

Mail d’information



J-5

Annonce de

recrutement

4 Lancer les appels à candidature par affichage

/ internet. DARH

J

5 Recevoir les dossiers de candidature envoyés

par courrier ou par e-mail DARH

J à J+15

Dossiers de

candidature

6

Analyser les dossiers reçus et sélectionner

les meilleurs candidats en fonction des

postes disponibles.

En cas d’analyse infructueuse, reprendre les

procédures de recrutement.

DARH

DC ou SC

J+16

Fiche d’évaluation

des CV (Modèle de

fiche F13)

PV de recrutement

7

Valider le PV de recrutement:

En cas d’approbation, sur la base de PV de

recrutement validé, établir et signer une

demande de mise à disposition à envoyer à

la FP (avec copie intéressé).

En cas de non approbation : envoyer un

mail au DARH pour la reprise des

procédures de recrutement

DG

J+20

PV de recrutement

validé

Demande de mise à

disposition


pour la reprise du

recrutement


recrutements DARH

Variable

Fiche de suivi des

recrutements

(Modèle de fiche

F15) MAJ


4.1.2.3 Recrutement des agents des brigades mobiles : RH2. 3


L’objet de la procédure est de permettre à l’OIPR de se doter de brigades mobiles adaptées à ses

besoins en termes de compétence physique et intellectuelle.


La procédure s’applique au recrutement de toutes les brigades mobiles au sein de l’OIPR et préconise

d’intervention d’un cabinet en charge de formation en lutte anti-braconnage dans la formation et la

sélection des candidats.

Règles de gestion

1. Effectuer le recrutement conformément à la planification dans la matrice ;

2. Faire un test médical, un test d’aptitude physique et une formation en Lutte Anti-braconnage

(Cabinet en charge de la formation spécialisée en collaboration avec l’UIGN : Unité

d’Intervention de la Gendarmerie Nationale).

3. Intégrer la Direction technique dans l’élaboration des TDR.


Acteurs concernés


DG DZ

DARH

DT

DC/SC


La procédure de recrutement des agents des brigades mobiles peut être schématisée comme suit :


SOUS-SECTION: Recrutement des brigades mobiles



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1


conformément à la matrice de planification à

la DG

DC DZ

1 mois avant

l’appel à

candidature

Demande de

recrutement


informer de DARH DG

J-10


3 Elaborer les TDR et les faire valider par le

DG et/ou le bailleur concerné

DARH

DT J-9 TDR



J-5

Annonce de

recrutement

5 Lancer les appels à candidature par affichage

/ internet/médias. DARH

J

6 Recevoir les dossiers de candidature envoyés

par courrier ou par e-mail DARH

J à J+15

Dossiers de

candidature

7

Transférer les dossiers de candidature au

niveau du cabinet en charge de la formation

spécialisée

DARH

J+16

8

Effectuer les visites médicales et les tests

physiques

Assurer la formation et identifier les

candidats à recruter en fonction des objectifs

fixés dans les TDR

Cabinet en

charge de

la

formation

spécialisée

Minimum 3

mois Liste des candidats

à recruter



Echéance

Documents


9

Recevoir la liste des candidats à recruter et

établir et signer la lettre de mise à

disposition à envoyer à la FP

DARH

DG Variable

Demande de mise à

disposition


recrutements DARH

Variable

Fiche de suivi des

recrutements

(Modèle de fiche

F15) MAJ


4.1.3 Embauche : RH3


La procédure permet d’harmoniser le traitement de tout nouvel employé lors de sa prise de fonction. Il

s’agit de définir les différentes étapes à suivre pour une embauche au sein de l’OIPR.


La procédure s’applique à tout nouvel employé fonctionnaire (quelques soient son grade et son

échelon) et contractuel (quelles que soient la nature et la durée de son contrat) embauché par l’OIPR.

Elle concerne le personnel au niveau de la DC et des DZ.

Règles de gestion

1. Pour le cas des fonctionnaires, attendre la décision de nomination envoyée par la FP avant

l’affectation de l’employé à la direction ou service utilisateur ;

2. Pour les cas des contractuels :

o faire signer la lettre de nomination par le DG et la faire viser par le CB ;

o établir deux types de contrats : contractuels sous la charge du budget de l’Etat, contrat

CDD de deux ans renouvelables (Art 15 de la Loi n°92 570 fixant statut général de la

FP), contractuels sous la charge du budget de projet, contrat CDI pour la durée du

projet ;

o s’assurer que le dossier de l’employé contient les éléments suivants : fiche de

renseignement remplie; documents administratifs de l’employé (casier judiciaire,

photocopie des diplômes, …) ;

3. Informer toute nouvelle recrue sur le fonctionnement global de l’OIPR et lui remettre le

règlement intérieur.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH Chefs secteurs

DC

SC


SOUS-SECTION: Embauche



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



4.1.3.1 Embauche du personnel fonctionnaire : RH3.1

La procédure d’embauche des fonctionnaires comporte 3 étapes schématisées comme suit :


Echéance

Documents


1

Recevoir la notification

de mise à disposition

(note écrite et sur

SIGFAE) de la part de la

FP et informer le DARH

DG

Variable Décision de

nomination

2

Etablir et signer la

décision de nomination et

d’affectation puis les

remettre à l’employé

DG

DARH

Variable Décision

d’affectation

3

Donner au nouveau

personnel les

informations utiles

concernant l’OIPR et le

RI après lors de la prise

de fonction

DARH

Supérieur

hiérarchique

DZ

Chefs secteurs

Jour de

l’embauche RI

Recevoir la décision de nomination de la

part de la FP

Etablir et signer la décision d’affectation

puis la remettre à l’employé

Donner des information utiles sur

l'OIPR et le RI


4.1.3.2 Embauche du personnel contractuel : RH 3.2

La procédure d’embauche du personnel non fonctionnaire comporte 6 principales étapes schématisées

comme suit :


Echéance

Documents


1

Rédiger le contrat de

travail (incluant la lettre

d’embauche) et le faire

valider par le DG et

l’employé

DARH

J-4

Contrat de travail

(Modèle de fiche

F16)

validé

2

Faire signer le contrat

validé par l’employé et

par le DG

DARH

J-3 Contrat de travail

signé

3 Viser le contrat de travail

signé CB

J-2

Contrat de travail

visé

4

Faire remplir la fiche de

renseignement au nouvel

employé et former son

dossier

DARH

J-1

Fiche de

renseignement

remplie Dossier

formé

5 Classer le dossier du

nouvel employé DARH

Jour de la prise

de fonction (J)

6

Donner au nouvel

employé les informations

utiles concernant l’OIPR

et le RI

DARH, supérieur

hiérarchique

DZ

Chefs secteurs J RI

Rédiger le contrat de travail et le faire

valider par le DG et

l'employé

Faire signer le contrat

validé par l'employé et par le

DG

Viser le contrat de

travail signé

Faire remplir la fiche de

renseignement et former le

dossier

Classer le dossier du

nouvel employé

Donner les informations utiles et le RI


4.1.4 Gestion des mutations et promotions : RH 4


La procédure vise à gérer rationnellement le parcours professionnel du personnel de l’OIPR, elle décrit

les étapes à suivre pour la gestion des contrats.


La procédure concerne les cas de mutations et de promotions de tout le personnel de l’OIPR

(fonctionnaires et contractuels) au niveau de la DC et des DZ.

Règles de gestion

1. Procéder à une mutation après 5 ans d’ancienneté dans un poste au niveau des services et

après 10 ans d’ancienneté dans un poste de direction.

2. Centraliser les demandes de mutation au niveau des zones au niveau du DZ qui se chargera

par la suite de la transmission au DARH.

3. Procéder à une promotion dans le cas où un poste à responsabilité (Directeur ou Chef secteur)

s’ouvre et que des compétences en interne sont disponibles.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH

DFC

CB


4.1.4.1 La procédure de gestion des promotions et mutations : cas d’une mutation RH4.1 :

La procédure de gestion de contrat : cas d’une mutation est composée de 6 étapes résumées par le

schéma suivant :


SOUS-SECTION: Gestion des mutations et promotions



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1

Compiler et synthétiser les

demandes de mutation au niveau

des Directions/Services et les

envoyer au DARH.

DZ

A partir du

mois de Mai

Synthèse des

demandes de

mutation

2

Etablir des propositions de

mutation en considérant les

demandes obtenues auprès des

DZ et les règles de gestion des

mutations.

DARH

Mois de Juin

Proposition de

mutation

3

Valider les propositions de

mutation et faire établir et signer

la décision de mutation

DG

Mois de Juillet

4

Recevoir les décisions de

mutation et les diffuser au niveau

du personnel de l’OIPR

DARH

Mois de Juillet Décision de

mutation

5

Mettre à jour le contrat de

l’employé et le faire signer par le

DG et le concerné

DARH

Mois de Juillet Contrat de

travail MAJ

6

Mettre à jour le dossier du

concerné et transmettre une copie

au DFC.

DARH

Mois de Juillet

4.1.4.2 La procédure de gestion des mutations et promotions : cas d’une promotion RH4.2 :

La procédure de gestion de contrat : cas d’une promotion peut être synthétisée par le schéma suivant :

Compiler et synthétiser les demandes de mutation au niveau DZ et les envoyer

au DARH.

Etablir des propositions de mutation

Valider les propositions de mutation et signer la décision de mutation

Recevoir les décisions de mutation et les diffuser

MAJ du contrat de l’employé et le faire signer

par le DG et le concerné

Mettre à jour le dossier du concerné et transmettre

une copie au DFC.



Echéance

Documents


1 Identifier le poste vacant et

informer les DC et les DZ DARH

Variable (J)

2 Effectuer les évaluations des

employés potentiels DARH DZ J+4

Résultats des

évaluations

3 Soumettre les résultats des

évaluations au DG DARH

J+5

4

Valider les résultats des

évaluations et établir et signer la

décision de nomination

DG

J+6 Décision de

nomination

signée

5

Recevoir la décision de

nomination et l’envoyer au DFC

et aux employés concernés

DARH

J+7

6

Dans le cas où la promotion a un

effet financier, viser et signer la


CB

J+7 Décision de

nomination

visée

7

Mettre à jour le contrat de

l’employé et le faire signer par le

DG et le concerné

DARH

J+8 Contrat de

travail MAJ

8

Mettre à jour le dossier du

concerné et transmettre une copie

au DFC.

DARH

J+9 Dossier du

personnel

MAJ

Identificer le poste vacant et informer

la DC et les DZ

Effecteur les évaluations des

employés potentiels

Soumettre les résultats des

évaluations au DG

Valider les résultats des évaluations et établir et signer la


Recevoir la décision de nomination et

l'envoyer au DFC et aux employés

concernées

Faire viser puis signer la décision de

nomination par le CB si nécessaire

Mettre à jour le contrat et le faire signer par le DG et

l'employé

Mettre à jour le dossier du personnel


4.1.5 Gestion de la paie : RH5


La procédure a pour objet d’assurer les opérations de rémunération du personnel dans le respect des

normes en vigueur. Il s’agit de définir chaque étape à suivre pour la gestion de la paie au niveau de la

structure.


La présente procédure s’applique aux personnels contractuels et fonctionnaires de l’OIPR au niveau de

la DC et des DZ, l’office doit pouvoir à temps, évaluer, prévoir et liquider ses dépenses salariales en

son sein, conformément aux engagements contractuels.

Règles de gestion

1. Pour les contractuels, le paiement des salaires suit les règles suivantes :

o pour les contractuels sous la charge du budget de l’OIPR et les contractuels sous

projet géré par la DC, la gestion de la paie se fait au niveau de la direction centrale;

o pour les contractuels sous projet géré par le DZ, la gestion de la paie se fait au niveau

des zones concernées.

2. Déclencher les procédures de paie entre les 15 et 20 de chaque mois;

3. Pour les contractuels sous la charge du budget de l’OIPR et les contractuels sous projet géré

par la DC, faire valider l’ordre de paiement par le DG et le faire viser par le CB avant

engagement des dépenses.

4. Pour les contractuels sous projet géré au niveau de la DZ, faire signer l’ordre de paiement par

le DZ.

5. Pour les fonctionnaires, poursuivre la gestion de la paie après l’obtention des bulletins de paie

de la part de la sous direction des EPN au niveau de la Direction Générale de la Solde. Les

dépenses correspondantes aux salaires des fonctionnaires seront engagées dans le dans le RICI

(Réseau Intégré des dépenses des EPN).

Acteurs concernés


DG/Coordonnateur de projet DZ

DARH

DFC/RAF du projet

CB

Agent comptable


SOUS-SECTION: Gestion de la paie



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Gestion de la paie des personnels contractuels : RH5.1 :

La procédure de gestion de paie des personnels contractuels de l’OIPR peut être schématisée comme suit :



Echéance

Documents


1

Etablir le dossier du personnel

(incluant le contrat) :

Pour les contractuels sous budget de

l’Etat et projet géré par la DC, les

envoyer au DFC.

Pour les contractuels sous projet

géré par la DZ, les envoyer au DZ.

DARH

Avant le 31

Janvier

Dossier du

personnel

2 Recevoir la notification budgétaire

correspondant aux salaires

DFC/RAF du

projet

DZ/Agent

comptable Variable

Notification

budgétaire

3

Pour les contractuels sous budget

de l’Etat et projet géré par la DC,

établir l’état de paie et les livres de

paie en fonction des notifications

budgétaires et du contrat de

l’employé.


géré par la DZ, établir l’état de paie

et les livres de paie en fonction de la

ligne budgétaire consacrée aux

salaires et du contrat de travail de

l’employé.

DFC/RAF du

projet

Agent

comptable

A partir du 15 à

20 du mois (J)

Etat de paie

Livre de paie

4 Etablir l’ordre de paiement et le

bulletin de paie.

DFC/RAF du

projet

Agent

comptable ou

le chef

comptable

J+3

Ordre de paiement

Bulletin de paie

5

Signer l’ordre de paiement et le

bulletin de paie

DG/

Coordonnateur

de projet

DZ J+4

Ordre de paiement et

bulletin de paie

signés

6 Viser et signer l’ordre de paiement. CB CB

J+4

Ordre de paiement

visé et signé

7 Engager les dépenses correspondant au paiement des salaires suivant les procédures d’engagement des

dépenses BU 2.

8 Remettre le bulletin de paie à

l’employé

DFC/RAF du

projet

Agent

comptable Variable


Gestion de la paie des personnels fonctionnaires : RH5.2 :

La procédure de gestion de paie des personnels fonctionnaires de l’OIPR peut être résumée comme suit :



Echéance

Documents


1

Recevoir les bulletins de paie de la

part de la sous direction des EPN et

procède aux vérifications de sa

compétence et les transmet au DFC.

DARH

Le 20 de

chaque mois

Mandat de paiement

Bordereau de

transmission

2

Recevoir les bulletins et procède aux

vérifications de sa compétence et les

transmet au Comptable pour

engagement

DFC

Variable

Mandat de paiement

Bordereau de

transmission

3


vérifications de sa compétence

Procéder aux engagements (Fiche

d’engagement) dans le RICI

Transmettre au DFC l’ordre de

paiement et les Engagements

accompagné d’un bordereau de

transmission

Responsable de

la cellule

comptabilité

1j


Ordre de paiement

Bordereau de OP

4

Recevoir les Fiches d’engagements,


compétence et vise

Transmettre l’ensemble des dossiers

au comptable.

DFC

Variable


Ordre de paiement

Bordereau de OP

5 Recevoir les dossiers et les transmets

à l’ordonnateur pour signature

Responsable de

la cellule

comptabilité

Variable


Ordre de paiement

Bordereau de OP

6

Recevoir les Fiches d’engagements et

le Ordre de Paiement, procède aux

vérifications de sa compétence et vise


au Contrôleur Budgétaire.

Ordonnateur

(DG) 1j


Ordre de paiement

Bordereau de OP

7

Recevoir le dossier de paiement ;

Procéder aux contrôles relevant de sa

compétence notamment :

- Vérifie le coût de la dépense ;

- S’assure de la qualité de

l’administrateur de crédit ;

- S’assure de la disponibilité

des crédits ;

- S’assure de l’exacte

imputation de la dépense ;

- S’assure de l’utilité de la

dépense ;

- S’assure que les pièces

justificatives de la dépense

sont conformes aux lois et

règlements en vigueur ;

Viser, différer ou rejetter le mandat de

paiement ;

Garder un exemplaire de chaque

pièce constitutive du dossier ;

Transmettre le dossier à l’Ordonnateur

au moyen d’un bordereau de

transmission.

CB

2j


Ordre de paiement

Bordereau de OP



Echéance

Documents


8 Recevoir le dossier de paie et les transmet

à la comptabilité DG

1j Dossier de paie

9

Recevoir le dossier et procéder au

dépouillement de chaque Fiche

d’engagement, Ordre de Paiement et

pièces justificatives.

Procéder à liquidation et à la certification

des dépenses et les transmets à l’agent

comptable

Responsable de

la cellule

comptabilité

Variable


Ordre de paiement

Bordereau de OP

10






- S’assure de la disponibilité des

crédits ;

- S’assure de l’exacte imputation

de la dépense ;


justificatives de la dépense sont

conformes aux lois et règlements

en vigueur ;

Procéder à la prise en charge du dossier ;

Garder un exemplaire de chaque pièce

constitutive du dossier ;

Procéder à l’établissement des chèques de

virement par banque conformément aux

borderaux des banques et établissements

financiers.

Faire un chèque à l’ordre de la CGRAE et

le service des précomptes

Agent

comptable Variable

Ordre de virement

par banque


4.1.6 Gestion des congés et absences : RH 6

4.1.6.1 Planification des congés : RH 6.1


La procédure permet de faire une organisation rationnelle des départs en congés du personnel de

l’OIPR. Elle montre toutes les étapes à suivre pour la planification annuelle des congés de l’office.


La procédure considère les besoins de chaque employé de l’OIPR au niveau de la Direction centrale et

au niveau des DZ. La planification des congés concerne tous les employés de l’office (fonctionnaires

et contractuels).

Règles de gestion

1. Etablir un calendrier des congés du personnel pour la prochaine année au mois de

Novembre/Décembre.

2. Considérer la fiche individuelle de planification de congés dans l’élaboration du tableau de

planification des congés de la structure.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH


La procédure sur la gestion des congés est résumée par le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Planification des congés



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :




Siège Zone

1

Faire circuler la fiche de

planification des congés

au niveau du personnel de

l’OIPR

DARH DZ

Dernier

trimestre de

l’année

Fiche de planification

des congés.

2

Arbitrer et synthétiser les

fiches de planification

recueillies

DARH DZ Variable

Tableau de

planification des

congés au niveau des

directions et services

3

Envoyer par e-mail et

version physique la


des zones au DARH

DZ Novembre

4



de tout le personnel de

l’OIPR

DARH

Novembre

Tableau de

planification des

congés OIPR.

5

Valider et signer la

décision de départ en

congés

DG

Novembre Décision de départ en

congés signée

Faire circuler la fiche de


au niveau du personnel de

l’OIPR

Arbitrer et synthétiser les fiches de planification

recueillies

Envoyer par e-mail la


des zones au DARH


planification des congés de tout le

personnel de l’OIPR

Valider et signer le

tableau de planification

de congés

Diffuser le tableau de

planification validé et

signé


4.1.6.2 Demande de congés : RH 6.2


Cette procédure vise à garantir la continuité de service et le bon fonctionnement de l’OIPR dans le cas

des départs en congés de ses employés. Elle permet aussi de baliser les dépassements éventuels par la

mise en place d’un système de validation et de suivi des congés pris par chaque employé.


La procédure s’applique à tout le personnel de l’OIPR : le personnel fonctionnaire et le personnel sous

contrat de plus d’un (1) an au niveau de la DC et dans les zones.

Règles de gestion

La procédure sur la demande de congés répond aux règles de gestion suivantes :

1. Déposer sa demande de congés deux semaines avant le départ en congé.

2. Se conformer aux textes réglementaires pour la détermination des droits de congé :

o Statut Général de la Fonction Publique (fonctionnaires) ;

o Convention collective interprofessionnelle (contractuels).

3. Respecter le système de validation suivant :

o Au niveau DC, toute demande de congé doit être visée par le supérieur hiérarchique et

accordée par le DG;

o Au niveau des zones, toute demande de congé doit être visée par le supérieur

hiérarchique et accordée par le DZ.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH Chefs secteurs

DC/SC Secrétariat DZ

Secrétariat Employé

Employé


La procédure de demande de congé est résumée dans le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Demande de congés



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1

Faire une demande de congé

conformément au tableau de

planification de la décision

Employé Employé 2 semaines

avant départ (J)

Lettre de

demande de

congé.

2

Faire viser la demande de congé

par le supérieur hiérarchique et le

transmettre au DARH

Employé Employé 2 semaines

avant départ (J)

Lettre de

demande de

congé visée

3

Vérifier le fichier de suivi des

congés :

- Dans le cas où l’employé a

encore des droits de congé,

transmettre la demande au DG et

la note sur le bilan des congés

- Dans le cas où l’employé n’a

plus droit à un congé,


la note sur le bilan des congés

DARH DZ J+1 Note de bilan de

congé

4

Répondre à la demande de congé

en fonction de la note sur le bilan

des congés :

En cas d’acceptation : valider et

signer la demande de congé;

En cas de refus : établir et signer

une note de refus à l’attention de

l’employé

DARH DZ J+1 Demande de

congé validé ou

note de refus

5 Etablir l’ordre de départ en congé Secrétariat Secrétariat DZ J+2 Ordre de départ.



Echéance

Documents


et la cessation de service Certificat de

cessation de

service (Modèle

de fiche F17).

6

Valider et signer l’ordre de

départ en congé et la cessation de

service et les transmettre à

l’intéressé ( une copie de la

version physique au DARH et au

supérieur hiérarchique)

DG DZ J+3

Ordre de départ

et cessation de

service validés et

signés

7

Prendre les dispositions

nécessaires par rapport au départ

en congé :

- Désigner la personne qui

assurera l’intérim;

- Effectuer la passation de

service.

Supérieur

hiérarchique

Supérieur

hiérarchique J+4

8

Mettre à jour le dossier de

l’employé concerné et de la fiche

de suivi des congés

DARH DZ J+5

Dossier MAJ.

Fiche de suivi des

congés (Modèle

de fiche F18)

MAJ.

9

Etablir le certificat de reprise de

service et le faire signer par le

DG/DZ

Secrétariat Secrétariat DZ

2 jours avant la

date de reprise

de service

Certificat de

reprise de service

(Modèle de fiche

F19) signé

10

Transmettre le certificat de

reprise de service à l’intéressé

(une copie au DARH et au


Secrétariat Secrétariat DZ J

11

Informer le supérieur

hiérarchique sur la reprise de

poste

Employé

Employé

J


4.1.6.3 Demande de permissions : RH 6.3


La procédure permet d’assurer une bonne maîtrise des absences du personnel de l’OIPR. Il s’agit de

baliser les dépassements éventuels en définissant les différentes étapes à suivre en cas de demande de

permissions.


La procédure inclut tout le personnel de l’OIPR (fonctionnaires et contractuels) au niveau de la DC et

dans les zones. Les permissions sont accordées à titre exceptionnels et ne doit pas dépasser les droits

stipulés dans la réglementation en vigueur.

Règles de gestion

La procédure de demande de permissions répond aux règles de gestion suivantes :

1. Se conformer aux textes réglementaires pour la détermination des droits de permissions :

o Statut Général de la Fonction Publique (fonctionnaires) ;

o Convention collective interprofessionnelle (contractuels).

2. Respecter le système de validation suivant :

o Au niveau DC, toute demande d’autorisation d’absence doit être visée par le supérieur

hiérarchique et accordée par le DG;

o Au niveau des zones, toute demande d’autorisation d’absence doit être visée par le

supérieur hiérarchique et accordée par le DZ.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH Employé

Employé


La procédure de demande de permissions est résumée dans le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Demande de permissions



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :




Siège Zone

1 Remplir la fiche de demande

d’autorisation d’absence Employé Employé J-1

Fiche de demande

d’autorisation

d’absence (Modèle de

fiche F20) remplie.

2

Faire viser la demande

d’autorisation d’absence par le

supérieur hiérarchique et la

transmettre au DARH ou DZ

Employé Employé J-1 Fiche de demande

d’autorisation

d’absence visée

3

Vérifier le fichier de suivi des

permissions :

- Dans le cas où l’employé a

encore des droits de permissions,


une note sur le bilan des

permissions

- Dans le cas où l’employé n’a

plus droit à des permissions,


une note sur le bilan des

permissions

DARH DZ J-1 Note de bilan de

permissions

4

Sur la base de la note de bilan,

valider et signer la demande

d’autorisation d’absence ou la note

de refus à l’attention de l’employé.

DG DZ J-1

Fiche de demande

d’autorisation

d’absence signée

Note de refus




Siège Zone

5

Transmettre la demande

d’autorisation d’absence validée ou

note de refus à l’employé.

DARH DZ J-1 Demande de

permissions validée ou

note de refus

6

Mettre à jour le dossier de

l’employé concerné et de la fiche

de suivi des permissions.

DARH DZ J

Dossier MAJ.

Fiche de suivi des

permissions MAJ

(Modèle de fiche F21).


4.1.7 Gestion des sanctions disciplinaires : RH 7


La procédure vise à harmoniser le traitement des cas de sanctions disciplinaires au niveau de l’OIPR

afin de limiter les éventuelles contestations. Il s’agit de décrire toutes les étapes à suivre en respectant

les réglementations en vigueur notamment le chapitre II du règlement intérieur.


La procédure s’applique à tout le personnel de l’OIPR au niveau de la DC et au niveau des zones. Elle

sera adoptée en cas de dysfonctionnements suite à des fautes professionnelles constatées au niveau de

chaque direction et/ou service.

Règles de gestion

1. En cas de faute professionnelle, appliquer les sanctions suivantes:

o l'avertissement écrit ;

o la mise à pied temporaire de 1 à 3 jours sans salaire ;

o la mise à pied temporaire de 4 à 8 jours sans salaire ;

o le licenciement avec ou sans préavis.

2. Respecter les dispositions du chapitre II du RI suivantes dans l’application des sanctions :

Organes de décision Sanctions Personnel Concerné

Directeurs Centraux, Directeurs de

Zone, Chefs de Service.

- Avertissement verbal ;

- Avertissement écrit.

Personnel placé sous leur

autorité

Directeur des Ressources

humaines après avis favorable du DG

- La mise à pied temporaire de un à

3 jours sans salaire.

- La mise à pied temporaire de 4 à

8 jours sans salaire ;

Personnel de l'OIPR excepté

les Directeurs Centraux et les

Directeurs de Zone

Directeur Général - La mise à pied temporaire de un à

3 jours sans salaire ;

- La mise à pied temporaire de 4 à

8 jours sans salaire.

Les Directeurs Centraux

et les Directeurs de Zone

Directeur Général - Licenciement avec préavis ;

- Licenciement sans préavis,

ni indemnité.

Tout le personnel OIPR

3. Rédiger un rapport de sanction retraçant les décisions prises.


SOUS-SECTION: Gestion des sanctions disciplinaires



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Acteurs concernés


DG DZ

DARH Chefs secteurs

DC

SC


La procédure de gestion des sanctions disciplinaires peut être résumée dans le schéma suivant :


Echéance

Documents


1

Constater la faute professionnelle et collecter

les informations auprès des autres collègues

Transmettre les informations aux DARH

/DZ

Supérieur

hiérarchique

Supérieur

hiérarchique J

2 Emettre une demande d’explication à

l’employé DARH DZ J

Lettre de

demande

d’explication

3 Donner une réponse par écrit à la demande

d’explication après 48 heures

Employé (qui

peut être

assisté par un

collègue)

Employé (qui

peut être

assisté par un

collègue)

J+2 Lettre de

réponse

5 Analyser la lettre de réponse de l’employé

par rapport au règlement intérieur et le DARH DZ J+3

Lettre de

convocation

Constater la faute et collecter les

informations et les transmettre au

DARH/DZ

Emettre une demande d’explication à

l’employé

Faire une réponse par écrite après 48

heures

Analyser de la lettre de réponse

Tenir un entretien et rédiger le PV d’entretien

Pour les zones, transmettre le PV au

DARH

Analyser le PV et rédiger le rapport de

sanction

Etablir et signer la lettre de sanction

Transmettre la lettre de sanction à

l'employé (+copie supérieur

hiérarchique)


nécessaires pour l'application des

sanctions

En cas de licenciement, cf

procédures RH 10 Gestion des

cessations d'emploi et passation

Faire une mise à jour du dossier de

l'employé



Echéance

Documents


convoquer en entretien

6 Tenir l’entretien et rédiger le PV d’entretien

DARH

Employé (qui

peut être

assisté par un

collègue)

DZ

Employé (qui

peut être

assisté par un

collègue)

J+7 PV d’entretien

7 Pour les zones, transmettre le PV d’entretien

au DARH DZ J+8

8

Faire une analyse à partir du PV d’entretien

et rédiger le rapport de sanction (avec une

proposition de sanction) et le remettre au

DG

DARH DZ J+8 Rapport de

sanction

9 Etablir et signer la lettre de sanction et le

transmettre au DARH DG

J+9

Lettre de

sanction

10

Transmettre la lettre de sanction à l’employé

(avec une copie au DC/SC)

Pour les zones, transmettre la lettre au DZ

qui informera l’employé

DARH

J+10

11 Prendre toutes les dispositions nécessaires

pour l’application de la sanction.

Supérieur

hiérarchique

Supérieur

hiérarchique J+10

12 En cas de licenciement, se référer aux procédures RH 10 Gestion de la cessation d’emploi et passation de

service

13 Mettre à jour le dossier du personnel en

fonction des sanctions DARH

J+10 Dossier MAJ


4.1.8 Gestion des évaluations du personnel : RH 8


La procédure permet à l’OIPR de gérer deux types d’évaluation de son personnel : évaluation fin de

période d’essai et évaluation annuelle. L’évaluation sert de base à la reconduction des contrats de

travail et à la mesure de la performance du personnel au niveau de la structure.


La procédure concerne les employés contractuels dont les dossiers sont gérés au niveau de la DARH

de la direction centrale de l’OIPR. Ces contractuels peuvent être des contractuels sous la charge du

budget de l’Etat et des contractuels sous la charge du budget projet.

Pour les fonctionnaires, leurs évaluations sont effectuées sur le logiciel SIGFAE du site web du

Ministère en charge de la fonction publique.

Règles de gestion

1. Respecter la période d’essai de 1 à 6 mois en fonction de la catégorie de la personne

embauchée.

2. Noter le personnel fonctionnaire annuellement conformément à l’article 52 du Statut général

de la FP, et en utilisant le logiciel SIGFAE : Système Intégré de Gestion des Fonctionnaires et

des Agents de l’Etat (sur internet) :

o Pour le DG : la notation est effectuée par le Cabinet du Ministère en charge de

l’environnement;

o Pour les DC, les DZ et les Chefs de cellule autonome : la notation est effectuée par le

DG;

o Pour les autres agents : la notation est effectuée par le supérieur hiérarchique (DC,

DZ, Chef de cellule autonome).

3. Pour les contractuels, faire une évaluation annuelle sur la base d’une fiche d’évaluation;

4. Informer préalablement le personnel concerné sur les critères d’évaluation.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH Chefs secteurs

DC Employés

SC

Employés


SOUS-SECTION: Gestion des évaluations du personnel



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



4.1.8.1 Evaluation du personnel à la fin de la période d’essai : RH8.1

La procédure de gestion de contrat-Fin de période d’essai est résumée par le schéma suivant :




1 Identifier la fin de la période d’essai

DARH

Supérieur

hiérarchique

Employé

DARH

DZ

Chefs Secteurs

2 semaines avant

la fin de la période

d’essai

2 Tenir un entretien d’évaluation et

élaborer le rapport d’évaluation

Supérieur

hiérarchique

Employé

DZ

Chefs secteurs

1 semaine avant la

fin de la période

d’essai

Rapport

d’évaluation

3 Signer le rapport d’évaluation

Supérieur

hiérarchique

Employé

DZ

Chefs secteurs

1 semaine avant la

fin de la période

d’essai

Rapport

d’évaluation

signé

4

Valider et Signer le rapport

d’évaluation :

En cas d’approbation, transmettre le

rapport d’évaluation signer au

supérieur hiérarchique;

En cas de non approbation, se

référer à la procédure RH 10 Gestion

des cessations d’emploi et passation

de service

DG

3j avant la fin de la

période d’essai

Rapport

d’évaluation

signé

5

Notifier la personne concernée sur les

résultats de l’évaluation (avec une

copie au supérieur hiérarchique et

DG

2j avant la fin de la

période d’essai

Mail de

notification





DARH)

6 Mettre à jour le contrat /dossier de

l’employé DARH

A la fin de la

période d’essai Dossier MAJ

4.1.8.2 Evaluation annuelle du personnel : RH8.2

La procédure concernant les évaluations annuelles du personnel de l’OIPR est schématisée comme

suit :


Echéance

Documents


1

Envoyer une note de

service sur l’évaluation

du personnel

DG

Dernier

trimestre de

l’année Note de service

2

Tenir un entretien

individuel et remplir et

signer la fiche

d’évaluation

Supérieur

hiérarchique

Employé

Supérieur

hiérarchique (DZ

Ou Chef secteur)

Employé

Dernier

trimestre de

l’année

Fiche

d’évaluation

(Modèle de fiche

F22) remplie

3

Valider et signer la fiche

d’évaluation remplie et

les envoyer au DARH

DG DZ

Dernier

trimestre de

l’année

Fiche

d’évaluation

validée et signée

4 Analyser les résultats des

évaluations DARH

Dernier

trimestre de

l’année

5

Prendre des décisions sur

les formations et le

renouvellement de contrat

DG

Dernier

trimestre de

l’année

6

Informer le supérieur

hiérarchique/

DARH/employé sur les

décisions

DG

Dernier

trimestre de

l’année

Mail

d’information

7 Prendre les dispositions DARH

Dernier

Envoyer une note de service

Tenir un entretien et remplir la fiche

d'évaluation

Valider et signer la fiche d'évaluation

Analyser les résultats des évaluations

Prendre des décisions sur les formations et le


Informer l'employé sur les décisions

(+copie supérieur hiérarchique et

DARH)

Prendre les dispostions pour l'application des

décisions




Echéance

Documents


nécessaires pour

l’application de la

décision : formation ou


CDD

trimestre de

l’année

8 Mettre à jour le dossier

du personnel DARH

Dernier

trimestre de

l’année Dossier MAJ


4.1.9 Gestion des formations : RH 9


La procédure permet à l’OIPR de renforcer la capacité de ses employés par l’octroi des formations. Le

planning de formation élaboré considère les besoins de chaque employé et les compétences requises

pour la réalisation des activités de l’office.


Toutes les formations identifiées et planifiées selon les besoins du personnel sont concernées par la

procédure, elle inclut la formation du personnel au niveau de la DC et des DZ.

Règles de gestion

1. Elaborer un plan de formation en tenant compte des besoins les différentes directions et

services au sein de l’OIPR ;

2. Exécuter la formation conformément au plan de formation validé.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH Chefs secteurs


La procédure sur la gestion des formations au sein de l’OIPR est résumée dans le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Gestion des formations



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1

Envoyer la fiche de recueil

des besoins en formation au

personnel de l’OIPR

DARH DZ

Dernier

trimestre de

l’année

Fiche

d’identification

des besoins en

formation

(modèle de fiche

F23) remplie

2

Compiler les fiches de

recueil des besoins et évaluer

les besoins en formation

formulés par les agents par

rapport à son poste et à sa

performance

DARH DZ

Dernier

trimestre de

l’année

Programme de

formation des

directions et

services

3 Transmettre le programme de

formation au DARH DZ

Dernier

trimestre de

l’année

4

Elaborer le plan de formation

en fonction des programmes

de formation des directions et

services et transmettre le plan

pour validation du DG

DARH

Dernier

trimestre de

l’année

Plan de formation

(modèle de fiche

F24)

5 Valider le plan de formation

après arbitrage DG

Dernier

trimestre de

l’année

Plan de formation

validé

6 Diffuser le plan de formation

validé au personnel de l’OIPR DARH

Dernier

trimestre de

l’année

7

Elaborer les TDR de la

formation en fonction du

planning de formation

DARH

3 mois avant la

formation TDR de formation

8 Faire valider les TDR de la

formation auprès du DG et DARH

3 mois avant la

formation TDR de formation

validées

Envoyer la fiche de recueil des

besoins

Compiler les fiches de recueil

des besoins

Transmettre le programme de formation au

DARH

Elaborer le plan de formation et le transmettre pour

validation DG

Diffuser le plan de formation

validé au personnel

Elaborer et faire valider les TDR par le DG et le bailleur (le cas

échéant)

Convenir avec les formations la tenue de la formation

Informer les personnes

concernées par la formation


nécessaires pour la tenue de la formation

Mettre à jour le dossier du personnel concerné

Se référer aux procédures de gestion des missions à

l'extérieur pour les formations à l'extérieur MI2



Echéance

Documents


auprès du bailleur (le cas

échéant pour ANO)

9

Convenir avec le

cabinet/partenaire/consultant

en charge de la formation sur

la tenue de la formation selon

les TDR

DARH

A la réception

des TDR

validés

Plan de session de

la formation

10


concernées par la formation et

envoyer le plan de session

(avec une copie au DG/DZ et


DARH

1 semaine avant

la formation Mail

d’information

11


nécessaires pour permettre à

l’employé de faire sa

formation

DARH DZ

Chef secteur

Dès la

réception du

mail

d’information

12 Mettre à jour le dossier du

personnel DARH

Après la

formation Dossier MAJ

13 Pour le cas des formations à l’extérieur de la Côte d’Ivoire, se référer aux procédures de gestion des

missions à l’extérieur (MI 2)


4.1.10 Gestion des cessations d’emploi et passation de service : RH 10

4.1.10.1 Gestion des cessations d’emploi : RH 10.1


La procédure vise à règlementer les ruptures de contrat de travail du personnel de l’OIPR, dans le

respect des lois en vigueur en Côte d’Ivoire (et éventuellement les dispositions prévues dans les

conventions de financement pour le cas des contractuels sous projet).


La procédure s’applique lorsque l’OIPR doit rompre sa collaboration avec ses

employés (fonctionnaires et contractuels) au niveau de la DZ et des DZ.

En cas de retraite ou de démission des employés fonctionnaires, l’OIPR est notifié grâce à la lettre de

cessation définitive envoyée par la FP.

Pour les contractuels, le DG fait établir et signe la lettre de cessation définitive dans le cas de rupture

du contrat de travail (Cf règles de gestion ci-dessous).

Règles de gestion

La rupture du contrat de travail peut intervenir pour l’une des raisons suivantes :

L’expiration du contrat de travail :

Les Contrats à Durée Déterminée (C.D.D.) prennent fin à l’arrivée à terme du contrat liant les parties

contractantes. Le recrutement et la gestion des contrats de travail du personnel doivent respecter les

dispositions prévues dans les conventions, lois et décrets régissant l’OIPR.

La résiliation du contrat de travail :

- La résiliation d’un contrat peut intervenir par exemple au cours de la période d’essai, ou en cas

de faute lourde, d’incompétence avérée ou en cas de décès du travailleur ;

- La partie qui prend l’initiative de la rupture du contrat doit aviser la partie adverse par une

lettre précisant les motifs de la rupture conformément au Code du Travail ;

- Au moment de son départ, tout employé dont le contrat est résilié doit remettre à l’OIPR tous

les biens matériels mis à sa disposition ;

- L’employé est libre de tout engagement vis-à-vis de l’OIPR au moment où il lui sera remis un

Certificat de Travail et le bulletin de son solde de tout compte.

La Démission ou l’abandon de poste par le Travailleur ;

- Toute absence non justifiée d’une durée supérieure ou égale à dix (10) jours sera constatée par

voie d’huissier et considérée comme un abandon de poste ;

- L’employé a la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l’obligation du

préavis.


SOUS-SECTION: Gestion des cessations d’emploi



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Le licenciement

- Le licenciement des travailleurs sous contrat CDD sera effectué conformément aux

dispositions de la Convention Collective Interprofessionnelle ;

- Le licenciement dans le cas du fonctionnaire intervient pour inaptitude physique ou mentale,

pour insuffisance professionnelle notoire, pour perte de la nationalité.

Le décès de l’agent

- En cas de décès d’un employé Fonctionnaire ou Contractuel, le salaire de présence et les

indemnités de toutes natures acquises à la date du décès reviennent de plein droit à ses

héritiers ou ayants droit.

Acteurs concernés



DARH

DFC/RAF du projet

CB


La procédure sur la gestion des cessations d’emploi est résumée dans le schéma suivant :




Echéance

Documents


1

Pour les fonctionnaires :

En cas de démission, recevoir la

notification de la démission de l’agent.

Envoyer :

- Une note de remise de l’agent à la FP ;

- Une note d’arrêt de paiement des

Primes et indemnités à la Solde ;

- Une note d’arrêt des services de

l’assurance

En cas de licenciement, en plus des

dossiers cités plus haut, joindre un

rapport sur les motivations de la radiation

des effectifs de l’OIPR.

DG

Ou le

coordonnateur

DZ Variable

Notification sur la

cessation

définitive

Lettre

d’information sur

la cessation

définitive

2

Pour les contractuels :

Faire établir et signer la lettre de

Cessation définitive

DG

Ou le

coordonnateur

DZ J Lettre de

cessation

définitive

3 Etablir le bulletin de STC et l’ordre de

paiement

DFC

Ou RAF Comptable J+1

Bulletin STC et

ordre de paiement

4

Valider et signer le bulletin de STC et

l’ordre de paiement.

DG

Ou le

coordonnateur

DZ J+2 Bulletin STC et

ordre de paiement

validés et signés

5 Valider et signer l’ordre de paiement. CB CB J+2 Ordre de

paiement visé et

signé

6 Engager les dépenses correspondant au STC suivant les procédures d’engagement des dépenses BU 2

7 Etablir et faire signer le certificat de

travail par le DG DARH

J+1

Certificat de

travail signé

8 Remettre le certificat de travail à

l’employé DARH

Jour du

départ de

l’employé


4.1.10.2 Gestion des passations de service : RH 10.2


L’objet de la procédure est de décrire les étapes et règles qu’il convient de respecter lors des passations

de service au sein de l’OIPR. Il s’agit d’assurer la continuité des activités au niveau de l’office suite au

départ d’un employé.


La procédure est appliquée pour tout départ d’un employé en cas de cessation d’emploi au niveau de la

DC et des DZ.

Règles de gestion

1. Faire assister systématiquement le DARH dans la passation, la présidence des passations sera

effectuée comme suit :

o dans le cas du DG, la passation est présidée par le Directeur de cabinet du Ministère

en charge de l’environnement;

o dans le cas des DZ et des Chefs secteurs, la passation est présidée par le Préfet de la

préfecture concernée ;

o dans le cas des DC et chefs de SC, la passation est présidée par le DG ou son

représentant;

o dans le cas des autres employés, la passation est présidée par le supérieur

hiérarchique.

2. Etablir un PV de passation et un rapport de passation.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH Chefs secteurs

Employés concernés Employés concernés


La procédure sur la gestion des passations de service est résumée dans le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Gestion des passations de service



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1

Etablir et signer une lettre d’invitation

fixant la date de passation en

désignant la personne qui va faire la

passation

DG DZ J-10 Lettre d’invitation

2 Envoyer la lettre d’invitation aux

personnes concernées par la passation

DG

DZ J-7

3

Faire la passation proprement dite en

respectant les règles de gestion sur la

présidence de la passation

Président

DARH

Employés

concernés

Président

DZ

Employés

concernés

J

4

Rédiger le PV de passation et le faire

valider et signer par le président de

passation

Employés

concernés

Employés

concernés J PV de passation

5

Transmettre le PV de passation au

DARH

DARH

Le jour du

départ

6

Rédiger le rapport de passation et

l’envoyer à la DG (avec une copie au

supérieure hiérarchique et DZ en cas

de besoin)

DARH

J+1 Rapport de passation

7 Mettre à jour le dossier du personnel DARH

J+1 MAJ du dossier du

personnel

Etablir et signer une lettre

d'invitation à la passation

Envoyer la lettre d'invitation aux

personnes concernées

Faire la passation proprement dite

Rédiger le PV de passation et le

faire signer par le président de

passation

Transmettre le PV de passation à la

DARH

Rédiger le rapport de passation et l'envoyer au DG



4.2 SECTION 2 : Gestion administrative (AM)

4.2.1 Gestion des appels téléphoniques et des accueils des visiteurs : AC


La procédure permet de traiter les appels téléphoniques et les visites reçus au niveau de l’OIPR. Il

s’agit d’uniformiser le traitement des interlocuteurs et des visiteurs au niveau du secrétariat.


La procédure concerne tous les appels téléphoniques et les visites reçus au niveau du secrétariat de la

DC et les DZ. Elle s’applique quelques soient les besoins de l’interlocuteur ou l’objet de la visite :

informations, rendez-vous, ...

Règles de gestion

1. Orienter les appels et les visites reçus auprès du bon interlocuteur ;

2. En cas d’indisponibilité des informations/de l’interlocuteur, prendre des notes et les

transmettre au destinataire.

Acteurs concernés


Secrétariat DG Secrétariat DZ

Agent de sécurité DC Agent de sécurité DZ


4.2.1.1 Gestion des appels téléphoniques : AC1

La procédure de gestion des appels téléphoniques peut être schématisée comme suit :

SECTION Gestion Administrative (AM)

SOUS-SECTION: Gestion des appels téléphoniques et des accueils des visiteurs

Code: AC Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :




Echéance

Documents


1 Décrocher le téléphone Secrétariat DG Secrétariat DZ Après 3

sonneries

2

Saluer et présenter l’entité puis

identifier l’interlocuteur et ses

besoins

Secrétariat DG Secrétariat DZ Systématique

3

Transmettre l’information

ou Transférer l’appel

ou Faire patienter l’interlocuteur et

chercher l’information demandée

Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable

4 Prendre notes ou Convenir d’un

autre rendez vous Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable

Note d’informations

ou de rendez-vous

5 Prendre congé Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable

6 Transmettre la note d’information à

l’interlocuteur cible Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable

4.2.1.2 Gestion des accueils des visiteurs: AC2

La procédure de gestion de l’accueil des visiteurs est résumée dans le schéma suivant :




Echéance

Documents


1

Accueillir le visiteur et

enregistrer la visite et son objet,

Orienter le visiteur vers le

secrétariat

Agent de

sécurité

Agent de

sécurité Systématique

Registre des

visiteurs

2 Accueillir le visiteur et identifier

ses besoins Secrétariat DG Secrétariat DZ Systématique

3

Dans le cas des visites auprès du

DG, faire remplir la fiche de

visite (nom du visiteur et objet de

la visite)

Secrétariat DG

Systématique Fiche de visite

remplie

4 Transmettre ou chercher

l’information Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable

5 Faire patienter le visiteur en cas

de besoin Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable

6

Conduire le visiteur auprès de

son interlocuteur

ou Convenir d’un nouveau

rendez-vous

Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable Note

d’informations ou

de rendez-vous

7 Prendre congé Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable

8

Transmettre la note

d’information à l’interlocuteur

demandé

Secrétariat DG Secrétariat DZ Variable


4.2.2 Gestion des courriers arrivée: CR1


La procédure vise à gérer les courriers arrivée au niveau de l’OIPR, il s’agit de définir les différentes

étapes à suivre pour le traitement des courriers reçus.


La procédure de gestion des courriers arrivée s’applique lorsque des messages, lettres, paquets sont

reçus au niveau de l’OIPR (DC et DZ), ils sont destinés à fournir de l’information à l’intérieur de

l’office.

Règles de gestion

1. Faire une décharge pour tous les courriers reçus : signature et tampon de l’OIPR.

2. Enregistrer tous les courriers arrivés dans le registre des courriers.

3. Transmettre les courriers reçus au DG qui s’occupe de l’imputation avant de les transmettre

aux destinataires finaux.

4. Dans le cas où le courrier arrivé est confidentiel (mentionné sur l’enveloppe externe), il est

directement transmis au destinataire qui s’occupera de l’ouverture et du traitement du courrier.

Acteurs concernés


DG DZ

Responsable des courriers Secrétaire DZ

Secrétaire DG


La procédure de gestion des courriers arrivés comporte 8 principales étapes schématisées comme suit :

SECTION Gestion administrative (AM)

SOUS-SECTION: Gestion des courriers arrivés

Code: CR 1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1 Recevoir le courrier et faire la

décharge

Responsable des

courriers Secrétariat DZ J Courriers arrivés

2

Référencer et enregistrer les

courriers reçus dans le registre

courriers arrivés

Responsable des

courriers

Secrétariat DZ J Registre des

courriers arrivés

3 Ouvrir les plis et y mettre les

fiches d’analyse de courriers

Responsable des

courriers

Secrétariat DZ J Courrier et fiche

d’analyse de

courrier

4

Transmettre les courriers reçus

et les fiches d’analyse au

secrétariat

Responsable des

courriers

Secrétariat DZ J

5 Transmettre les courriers au DG

/DZ Secrétariat DG Secrétariat DZ J

6 Imputer les courriers reçus

(destinataire et priorité) DG DZ J+1

Courrier et fiche

d’analyse remplie

7

Transmettre les courriers et les

fiches d’analyses au

responsable des courriers

Secrétariat DG Secrétariat DZ J+1

8 Distribuer les courriers aux

destinataires

Responsable des

courriers Secrétariat DZ J+1

Registre de

transmission des

courriers

Recvoir le courrier et

faire la decharge

Référencer et enregister les

courriers

Ouvrir le plis et

mettre la fiche

d'analyse de courrier

Apporter les courriers au secretariat

pour transmission

DG

Imputer les courriers et

les transmettre

au secrétariat

Distribution des

courriers


4.2.3 Gestion des courriers départs: CR 2


La procédure permet de gérer tous les courriers départs de l’OIPR, il s’agit de la rédaction des

courriers, la validation, la signature et l’envoi des courriers.


La procédure concerne tout courrier devant quitter l’OIPR, le traitement est effectué au niveau du

secrétariat de la DC et du secrétariat de la DZ.

Règles de gestion

1. Référencer les courriers départs et les enregistrer dans le registre courriers départs.

2. Faire signer tous les documents stratégiques par le DG : lettres pour les différentes institutions,

contrats et conventions; autorisations d’entrée au niveau des Parcs et réserves, …

3. Confier la signature des documents non stratégiques aux responsables des différentes directions

(avec une copie au DG) :

o DARH : lettre pour les assurances du personnel, …

o Directeur de zone : lettres concernant la zone (au niveau de la sous-préfecture) et les

documents sur le personnel de la zone (congés, permissions, …).

Acteurs concernés


DG DZ

DC Chefs secteurs

SC Secrétariat DZ

Secrétariat DG Coursier DZ

Coursier DG


La procédure de gestion des courriers départ peut être schématisée comme suit :

SECTION Gestion Administrative (AM)

SOUS-SECTION: Gestion des courriers départs



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1

Rédiger et référencer le

courrier

Direction ou

service concerné

ou secrétariat

Service concerné

ou secrétariat DZ

Variable Courrier référencé

2

Enregistrer le courrier

dans le registre courrier

départ

Secrétariat DG

Secrétariat DZ J Registre des

courriers départs

3 Valider et signer le

courrier

DG (document

stratégique)

DC (document

non stratégique)

DZ J+1 Courrier signé

4 Transmettre le courrier

pour envoi

Secrétariat

Secrétariat

J+1

5

Dispatcher les courriers

et faire signer le registre

de transmission des

courriers départs

Coursier

Coursier

J+1

Registre de

transmission des

courriers départs

Rédiger et référencer le

courrier

Enregistrer le courrier dans le registre courrier départ

Transmettre le courrier pour

envoi

Distribuer les courriers aux destinataires


4.2.4 Classement et archivage des courriers: CR 3


La procédure permet une bonne gestion de l’archivage des courriers, elle décrit les procédures à suivre

pour classer et archiver les courriers au sein de l’OIPR.


La procédure s’applique à l’ensemble des documents produits et envoyés par l’OIPR au niveau de la

DC et des DZ.

Règles de gestion

1. Centraliser le classement des courriers au niveau du secrétariat.

2. Rendre les courriers archivés accessibles pour ceux qui veulent consulter.

3. Classer les courriers par chronologique/par objet et par direction et service.

Acteurs concernés


Secrétariat DG Secrétariat DZ


La procédure de procédure de classement et archivage des courriers comporte 4 étapes schématisées

comme suit :

Recevoir les courriers

Photocopier les courriers reçus

Classer les courriers dans des classeurs

selon un ordre de classement prédéfini

Ranger les courriers dans les

armoires


SOUS-SECTION: Classement et archivage des courriers



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1

Recevoir les courriers départs (Cf.

procédure Courrier départ CR 2)

Secrétariat DG Secrétariat

DZ

Jour de

réception du

courrier (J) Courriers départs

2

Faire la photocopie des courriers

départs.

En cas de réponse à un courrier reçu,

photocopier le courrier départ, le

courrier reçu et la fiche d’analyse de

courrier correspondante.


DZ J

Photocopie des

courriers et

fiches d’analyse

3

Classer les courriers dans des classeurs

conformément aux ordres de classement

(chronologique/direction/nature de

document)


DZ J

4 Ranger les classeurs dans les armoires

au niveau du secrétariat Secrétariat DG

Secrétariat

DZ J


4.2.5 Gestion des courriers électroniques : CR 4


La procédure permet de gérer tous les courriers électroniques reçus ou envoyés au niveau de l’OIPR.


La procédure concerne tout courrier électronique reçu par l’adresse email oipr.ci au niveau de la DC et

des DZ.

Règles de gestion

1. Utiliser l’adresse email oipr.ci pour toute correspondance d’ordre professionnel ;

2. Transférer les courriers reçus à toutes les personnes concernées au niveau de l’OIPR ;

3. Mettre le supérieur hiérarchique en copie de tous les emails stratégiques envoyés ;

4. Etablir une méthode de classement des emails au niveau de chaque directions et Cellules

autonomes de l’OIPR ;

5. Archiver systématiquement tous les emails reçus et envoyés selon un ordre de classement bien

défini au niveau de la Direction ou Cellule concernée.

Acteurs concernés


Personnel disposant d’une adresse email au niveau

siège

Personnel disposant d’une adresse email au niveau

des zones




SOUS-SECTION: Gestion des courriers électroniques



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1 Recevoir le courrier électronique

Personne destinataire

du mail au niveau DC

et Cellules

Personne

destinataire du

mail au niveau

DZ

J Courrier

électronique

2

Analyser le contenu du courrier

et faire un transfert au niveau du

personnel concerné au sein de

l’office le cas échéant



et Cellules

Service concerné

ou secrétariat DZ

J

3 En cas de besoin, formuler un

mail de réponse



et Cellules

Service concerné

ou secrétariat DZ

J+1 Mail de

réponse

4

Envoyer le mail de réponse en

mettant en copie le supérieur

hiérarchique



et Cellules

Service concerné

ou secrétariat DZ

J+1

5

Procéder à un archivage dans la

boite mail de tous les emails

reçus et envoyés conformément à

l’ordre de classement défini au

niveau la direction ou la cellule

autonome



et Cellules

Service concerné

ou secrétariat DZ

J+1 Mails archivés

Recevoir le courrier

électronique

Analyser le contenu du mail

et faire un transfert au niveau du personnel

En cas de besoin,

formuler un mail de réponse

Envoyer le mail de

réponse avec copie

supérieur hiérarchique

Archiver les mails reçus et

les mails envoyés


4.2.6 Gestion des conventions de concession et d’exploitation : CR5


La procédure permet de gérer les conventions de concession et d’exploitation établies au niveau de

l’OIPR.


La procédure concerne toutes les conventions de concession et d’exploitation des parcs et réserves

gérés par l’OIPR.

Règles de gestion

1. Procéder à l’établissement d’une convention concession et d’exploitation dans le cas où l’OIPR

veut concéder tout ou une partie des missions d’exploitation d’un parc ou d’une réserve à un

établissement à une personne morale de droit privé;

2. Faire approuver la convention de concession et d’exploitation par le COGES, le Ministre de tutelle

des parcs et réserves et les Ministres concernés par les activités ;

3. Faire signer la convention de concession et d’exploitation DG.

Acteurs concernés


DG DZ

DT

Employé désigné pour la rédaction de la convention




SOUS-SECTION: Gestion des conventions de concession et d’exploitation



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1

Recevoir l’information

concernant la mise en place

d’une convention de concession

d’un parc ou réserve par email

DT DZ du parc ou

réserve concerné J

Mail

d’information

2

Définir les centres d’intérêts des

deux parties et les objectifs de la

convention

DT DZ du parc ou

réserve concerné J+3

3

Mettre en place un groupe de

travail pour l’élaboration du

contenu de la convention

Direction et/ou

Cellule concernée

DZ du parc ou

réserve concerné J+4

4 Valider la convention entre les

deux parties DG

J+10

Convention

validée

5

Soumettre la convention de

concession et d’exploitation

auprès du COGES, le Ministre

de tutelle des parcs et réserves et

les Ministres concernés par les

activités

DG

Variable Autorisation

de convention

6

Recevoir l’autorisation du

COGES et des Ministres et signer

la convention

DG

Variable Convention

signée

7

Evaluer la mise en œuvre de la

convention et transmettre le

rapport d’évaluation au DG

DT DZ du parc ou

réserve concerné

Un mois

avant la fin

de la

convention

Rapport

d’évaluation

de la

convention

8

Prendre les décisions relatives à

la révision ou la reconduite de la

convention

DG

Avant la fin

de la

convention

Lettre de

décision sur la

convention

Recevoir l'information sur la mise en place de la

convention

Définir les centres d'intérêts des deux

parties et les objectifs de la

convention

Mettre en place un groupe de travail

pour le contenu de la convention

Valider la convention entre les

deux parties

Soumettre la convention auprès

COGES, Ministre tutelle et Ministres concernés par les

activités

Recevoir l'autorisation et

signer la convention

Evaluer la mise en oeuvre de la convention et décider sur la la révision et la reconduite de la

convention


4.2.7 Gestion de la communication interne: CI 1


La procédure vise à assurer la bonne circulation des informations à l’intérieur de l’OIPR, elle définit

les actions à mener pour la diffusion des informations en interne.


La procédure concerne l’utilisation des moyens de communication en interne ainsi que tous les

documents d’information interne qui doivent être mis à la connaissance du personnel de l’OIPR : note

de service, circulaires, planning des formations, …

Règles de gestion

1. Utiliser le mail professionnel (oipr.ci) ainsi que toutes les nouvelles technologies de

communication (skype, vidéo conférence, etc)

2. S’assurer de la diffusion des informations à toutes les Directions afin que tout le personnel de

l’OIPR soit sur un même niveau d’information ;

3. Faciliter l’accessibilité des informations au sein de l’OIPR.

Acteurs concernés


Cellule communication



Echéance

Documents


1

Recevoir le document à

communiquer signé par le DG

ou le mail à diffuser avec la

validation du DG/DARH.

Cellule COM

Variable Document de

communication

2

Afficher le document sur

tableau d’affichage et/ou

utiliser les nouvelles

technologies de

communication pour la

diffusion de l’information :

mail professionnel (oipr.ci),

skype, vidéo-conférence, ….

Cellule COM

Variable


SOUS-SECTION: Gestion de la communication interne

Code: CI 1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


4.2.8 Gestion de la communication externe: CI 2

4.2.8.1 Gestion des documents de communication: CI 2.1


La procédure permet la diffusion des documents de communication en externe de l’OIPR et

l’instauration d’une bonne communication entre la structure et le monde extérieur.


Les documents de communication sont la revue et les dépliants de l’OIPR (des dépliants différents

sont conçus pour la Direction centrale et pour chaque direction de zone). Les documents de

communications sont destinés aux différents partenaires, bailleurs et personnes pouvant être intéressés

par l’OIPR.

Règles de gestion

1. S’assurer que les informations à véhiculer sont validées en interne avant la diffusion;

2. Respecter le canevas type des supports de communication externe de l’OIPR : revue de

l’OIPR et dépliants.

Acteurs concernés


DG DZ

Cellule COM

DC/SC


La procédure de gestion de la communication externe concernant les documents de communication est

subdivisée en 8 étapes résumées dans le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Gestion des documents de communication

Code: CI 2.1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1

Collecter les informations sur

l’OIPR : rapports d’activités,

comptes rendus des réunions, …

Cellule COM

Variable

2 Elaborer un draft du document

de communication à diffuser Cellule COM

2j

Draft document

communication

3

Faire une première diffusion

par e-mail du draft de document

auprès des responsables de

l’OIPR (DG, DC, DZ et SC)

Cellule COM

Variable

4

Mettre à jour les documents de

communication en fonction des

observations/recommandations

Cellule COM

Variable Document

communication

MAJ

5 Valider le document de

communication corrigé DG

1j

Document

communication

validé

6 Faire éditer et faire dupliquer le

document de communication Cellule COM

Variable

7

Diffuser le document de

communication validé et

informer les DZ sur la

disponibilité des documents leur

concernant

Cellule COM

Variable

8

Diffuser le document de

communication au niveau des

zones

DZ Variable

Collecter les informations sur l’OIPR : rapports

d’activités, comptes rendus des réunions, …

Elaborer un draft du document de

communication à diffuser

Faire une premiere diffusion en interne pour observations

MAJ les documents suivants les

observations

Faire valider le document MAJ par

le DG

Faire éditer et faire dupliquer le document

Diffuser le document et

informer les DZ sur la disponibilité des

documents leur concernant

Diffuser les documents au

niveau des zones


4.2.8.2 Gestion des participations à des ateliers et évènements: CI 2.2


La procédure permet aux agents de l’OIPR (notamment ceux de la cellule communication) de

participer à des ateliers/évènements conformément aux besoins de l’office.


La procédure s’applique à toutes les participations des responsables de la communication de l’OIPR à

des ateliers/évènements permettant de promouvoir la structure et ses activités. Ces ateliers et

évènements amélioreront la visibilité de l’entité et facilite ainsi la mise en œuvre de ses activités.

Règles de gestion

1. S’assurer que les supports de communication utilisés lors des ateliers/évènements sont validés

en interne avant la diffusion;

2. Elaborer un compte rendu ou rapport après la participation aux différents ateliers/évènements.

Acteurs concernés


DG

Cellule COM


La procédure de gestion de la participation à des ateliers/évènements est composée de 8 étapes

résumées dans le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Gestion des participations à des ateliers et évènements

Code: CI 2.2 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :




Echéance

Documents


1

Collecter des informations sur

les différents

évènements/ateliers pouvant

intéresser l’OIPR (réunion

interne, média, …)

Cellule COM

Variable

2

Informer le DG et valider la

participation de l’OIPR (dans le

cas où l’information a été

obtenue par les médias)

Cellule COM

1j après

l’obtention de

l’information

3

Elaborer et faire valider un

support de communication à

utiliser lors de l’atelier

Cellule COM

J-5 Support de

communication

validé

4 Si la participation à l’atelier/évènements nécessite un déplacement hors Abidjan, se référer aux procédures

gestion des missions : MI1 et MI2

5 Participer à l’atelier/évènement

et promouvoir l’OIPR DG

J

6

Faire un compte rendu ou un

rapport sur l’évènement/atelier

lors de la réunion de direction

Cellule COM

Variable

Compte rendu

ou rapport sur

l’évènement/atel

ier

7 Si besoin, rédiger un document de communication sur l’évènement/atelier se référer aux procédures sur la

gestion des documents de communication CI 2. 1


4.2.9 Gestion de la communication utilisant les nouvelles technologies (skype,

vidéoconférence, …) : CI3


La procédure permet de gérer les communications internes et externes de l’OIPR nécessitant

l’utilisation de Nouvelles Technologies d’Information et de Communication (NTIC) : skype,

vidéoconférence, …


La procédure s’applique à toutes communications entre le personnel en interne de l’OIPR et entre

l’OIPR et les interlocuteurs externes tels que les prestataires de services, les bailleurs et les partenaires,

… . Elle concerne à la fois le siège de l’office et les DZ.

Règles de gestion

1. Procéder à l’utilisation des nouvelles technologies (skype, vidéoconférence, …) dans le cas

des réunions, des entretiens et/ou des échanges dont un ou plusieurs participants clés ne sont

pas sur place (au niveau siège OIPR ou au niveau siège des zones);

2. Elaborer un compte rendu, le faire valider et le diffuser aux personnes concernées.

Acteurs concernés


DG DZ

DC Personne désignée par le DZ

Chef de Cellule autonome

Personne désignée par le DG ou DC ou Chef de

cellule


La procédure de gestion de la gestion de la communication utilisant les nouvelles technologies

comporte 8 étapes résumées dans le schéma suivant :


SOUS-SECTION: Gestion de la communication utilisant les nouvelles technologies

Code: CI 3 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1

Convenir avec l’interlocuteur

(externe OIPR) sur la tenue

d’une réunion, entretien ou

échange utilisant le NTIC

DG ou DC ou

Chef de cellule DZ Variable

2


concernées au niveau de l’OIPR

par e-mail

DG ou DC ou

Chef de cellule DZ J-5

Mail

d’information

3

Préparer tous les dispositifs

informatiques nécessaires à la

réalisation de la réunion,

entretien ou échange

Personne désignée

par le DG ou DC

ou Chef de cellule

Personne

désignée par le

DZ

J-1

4 Faire un test des matériels avec

l’interlocuteur (externe OIPR)

Personne désignée

par le DG ou DC

ou Chef de cellule

Personne

désignée par le

DZ

J-1

5 Tenir la réunion, entretien ou

échange

Personnes

concernées au

niveau siège

Personnes

concernées au

niveau DZ

J

6

Rédiger et envoyer le draft du

compte rendu par mail aux

participants de la réunion,

entretien ou échange pour

observations

Personne désignée

par le DG ou DC

ou Chef de cellule

Personne

désignée par le

DZ

J+3 Draft du

Compte rendu

7 Corriger le draft de compte rendu

selon les observations recueillies

Personne désignée

par le DG ou DC

ou Chef de cellule

Personne

désignée par le

DZ

J+5 Compte rendu

validé

8 Diffuser la version finale du

compte rendu aux participants

Personne désignée

par le DG ou DC

ou Chef de cellule

Personne

désignée par le

DZ

J+6

Convenir sur la tenue d'une

réunion, entretien ou échange

utilisation NTIC


concernées au niveau OIPR

Préparer les dispositifs

informatiques

Faire un test des matériels

Tenir la réunion, entretien ou

échange

Rédiger et envoyer le draft du compte

rendu

Corriger le draft du copte rendu selon les observations

Diffuser le compte rendu aux

participants


4.2.10 Gestion des données sur les ressources naturelles des parcs nationaux et réserves


La procédure vise à assurer la gestion sécurisée et fonctionnelle des données relatives aux activités de

conservation des parcs nationaux et réserves. Elle retrace les dispositions à prendre pour la

constitution et la gestion de la base de données, ainsi que le partage des données avec des services

tiers. Elle définit les méthodes et les actions à mener pour le traitement, l’exploitation et l’archivage de

ces données au sein de la structure.


Les données concernent toutes les opérations administratives, financières, techniques et biologiques de

gestion des ressources naturelles et des activités anthropiques collectées au sein et la périphérie aux

ressources naturelles et activités humaines collectées au sein et à la périphérie des parcs nationaux et

réserves.

La procédure s’étend à l’ensemble des constats et informations rapportées par les services intervenant

dans la gestion des aires ainsi qu’à l’ensemble des données de suivi-évaluation.

Règles de gestion

1. Générer une base de données sur les opérations administratives, financières, techniques et

biologiques de gestion des ressources naturelles de façon participative en impliquant tous les

services de l’OIPR ;

2. Elaborer des fiches de collecte de données ;

3. Pour la base de données MIST comme outil de gestion principal pour la saisie, l’exploitation

et l’archivage des données (rapports d’activités, fiches, tracking, coordonnées GPS) collectées

dans la gestion des aires protégées.

- Cette disposition n’exclut pas l’utilisation parallèle d’autres programmes et bases

de données spécifiques pour le traitement de certaines données, notamment du

SIG ou du suivi écologique.

- S’assurer de l’adoption et de l’utilisation des fiches de collecte MIST par

l’ensemble des équipes intervenant sur le terrain ;

4. Désigner un point focal devant veiller à l’enregistrement les données et faciliter l’accessibilité

des gestionnaires et des partenaires aux données sur les ressources naturelles et sur la gestion

technique des parcs et réserves

5. Prendre soin de diffuser les données à des services tiers après accord express du Directeur

Général.


SOUS-SECTION:

Gestion des données sur les ressources naturelles des parcs nationaux et

réserves

Code: GD Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Acteurs concernés


Directions centrales

Cellules

Service SIG et Suivi écologique

Brigades mobile

Mesures riveraines

Secteurs

Comptabilité

1. Description détaillée de la procédure de gestion de données pour les activités administratives,

techniques et financières : GD1

La procédure de gestion des données pour les activités administratives, techniques et financières peut

être schématisée comme suit :



Siège Zone

1 Elaborer les fiches de collecte

de données CCP

Du 1er au 30

janvier

2

Diffuser les fiches de collecte

auprès des services

administratifs, techniques et

financiers

CCP Chargé d’études variable Fiches de collecte de

données

3 Regrouper et saisir les fiches

dans la base de données CCP

Chargé SIG et

SE

Le 15 du mois

suivant

Fiches de collecte renseignées

et rapports d’activités validées

par le Comité de Direction

4

Transférer par mail, les

données du mois à la

Direction Générale par

fichiers légers générés

Chargé SIG et

SE

Le 20 du mois

suivant

Fichiers de données

transférables par mail en

fichiers attachés

5

Mettre à jour de la base de la

Direction Générale à partir

des données fournies par les

DZ

CCP Fin du mois

suivant

Fichiers de données transférés

par mail en fichiers attachés

6

Administrer et sécuriser la

base de données par une

sauvegarde

CCP Tous les

trimestres

Document de gestion des

accès

Contrats d’abonnement

serveurs

7

Produire des rapports

thématiques ou généraux

périodiques sur les données

DT Tous les

trimestres

Rapports thématiques ou

généraux

8 Diffuser les données DT périodique Accord du Directeur Général


2. Description détaillée de la procédure de gestion pour les données biologiques : GD2

Le schéma résumant la procédure gestion pour les données biologiques est le suivant :


Echéance

Documents


1 Elaborer les fiches de collecte

de données DT

Du 1er au 30

janvier

2

Diffuser les fiches de collecte

MIST vierges auprès des

équipes intervenant sur le

terrain et collecter celles qui

ont été renseignées à la fin des

séjours dans les parcs.

DT

Chef Secteur ;

Coordonnateur

Brigade Mobile ;

Chargé du SIG et

SE

variable Fiches de collecte

de données MIST

3 Regrouper et saisir les fiches

dans la base de données MIST

Chargé SIG et

SE

Le 15 du mois

suivant

Fiches de collecte

renseignées

4

Transférer par mail, les

données du mois à la

Direction Générale par

fichiers légers générés par le

logiciel MIST

Chargé SIG et

SE

Le 20 du mois

suivant


transférables par

mail en fichiers

attachés

5

Mettre à jour de la Base de la

Direction Générale à partir

des données fournies par les

DZ

DT Fin du mois

suivant


transférés par mail

en fichiers attachés

6

Administrer et sécuriser la

base de données par une

sauvegarde

DT Tous les

trimestres

Document de

gestion des accès

Contrats

d’abonnement

serveurs.

7

Transmettre les données

traitées à la base de données

générale

DT Tous les

trimestres

Base de données

MIST


4.2.11 Gestion de la réunion du Conseil de Gestion: GR1


La procédure permet de gérer les réunions du Conseil de gestion, elle permet de définir toutes les

étapes à suivre dans le cadre de la préparation et de la rédaction du PV de la réunion.


La procédure s’applique aux sessions ordinaires et extraordinaires du COGES de l’OIPR.

Les membres du COGES sont les suivants :

- un Représentant du Ministère chargé des Parcs et Réserves, Président du Conseil de Gestion ;

- un Représentant du Ministère chargé de l’Agriculture et des Ressources Animales ;

- un Représentant du Ministère chargé de l’Economie et des Finances ;

- un Représentant du Ministère chargé des Eaux et Forêts ;

- un Représentant du Ministère chargé de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche

Scientifique ;

- un Représentant du Ministère chargé du Tourisme et de l’Artisanat ;

- un Représentant du Ministère chargé de l’Intérieur, de la Décentralisation et de l'Administration

Territoriale ;

- un Représentant des Fondations ayant pour objet le financement des parcs et Réserves ;

- trois Représentants des populations des zones périphériques des parcs et réserves ;

- un Représentant des Organisations non Gouvernementales nationales en charge de la protection de

la nature en Côte d’Ivoire.

Règles de gestion

1. Tenir une réunion du COGES au moins tous les trimestres

2. Respecter les délais minimum de convocation des personnes concernées avant chaque

réunion : 10 jours avant la réunion

3. Tracer les grandes lignes des réunions dans un PV et le faire valider par les participants.

Acteurs concernés


DG

Membre du COGES


La procédure de gestion des réunions du COGES comporte 11 principales étapes schématisées comme

suit :


SOUS-SECTION: Réunion du Conseil de Gestion

Code: GR 1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :




Echéance

Documents


1

Informer les responsables au

niveau de l’OIPR sur la tenue

d’une réunion du Conseil de

gestion

DG

Tous les

trimestres

Mail

d’information

2 Etablir l’ordre du jour de la

réunion

DG

Président

COGES

J-15 Ordre du jour de

la réunion

3

Envoyer les invitations et l’ordre

du jour aux participants y

compris le rapport à présenter

Président du

COGES

J-15 /J-10 Lettre d’invitation

4 Tenir la réunion du COGES Membre du

COGES J

5 Etablir le PV de la réunion du

COGES DG

J+2

Draft PV de

réunion

6 Transmettre le draft du PV aux

participants pour avis DG

J+3

7

Valider le PV lors de la

prochaine réunion (lecture du

PV)

DG

Prochaine

réunion

Commentaires et

observations sur

le PV

8

Insérer les

commentaires/observations des

participants dans le PV

DG

1j

9 Valider et signer le PV de la

réunion du COGES

DG

Président

COGES

1j PV de réunion

validé et signé

10 Envoyer le PV validé à tous les

participants DG

1j

11 Classer et archiver le PV de

réunion DG

1j


4.2.12 Gestion des réunions du Comité de direction: GR 2


La procédure vise à fournir aux responsables de l’OIPR une description détaillée des étapes à suivre

pour la gestion des réunions du Comité de direction, il s’agit de cadrer la préparation des réunions et la

rédaction du PV.


La procédure s’applique aux sessions ordinaires et extraordinaires du Comité de direction de l’OIPR.

La réunion du comité de direction concerne tous les directeurs au niveau de l’OIPR siège et les

directeurs de zones.

Règles de gestion

1. Tenir une réunion du Comité de direction au moins tous les trimestres

2. Respecter les délais minimum de convocation des personnes concernées avant chaque

réunion : 15 à 10 jours avant la réunion


Acteurs concernés


DG DZ

DC

Personne désignée pour le secrétariat


La procédure de gestion des réunions du comité de direction comporte 10 étapes schématisées comme

suit :


SOUS-SECTION: Réunion du Comité de direction



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :




Echéance

Documents


1

Informer le DARH sur la

tenue de la réunion du

Comité de direction

DG

Tous les

trimestres Mail

d’information

2

Etablir l’invitation

incluant l’ordre du jour et

le faire valider par le DG

DARH

J-15

Mail d’invitation

3

Envoyer un mail

d’invitation et l’ordre du

jour aux participants à la

réunion

DARH

J-15

4 Tenir la réunion DG, DC et DZ

J

5

Etablir le PV de la

réunion du Comité de

direction

Personne désignée

pour le secrétariat

J+2

Draft de PV de

réunion

6 Envoyer le PV aux

participants pour avis

Personne désignée

pour le secrétariat J+3

7

Valider le PV de réunion

lors de la prochaine

réunion (lecture du PV)

Personne désignée


Prochaine

réunion

Commentaires et

observations sur

le PV

8

Corriger le PV en

fonction des

commentaires et

observations

Personne désignée

pour le secrétariat 1J

PV de réunion

corrigé

9

Valider le PV et le

transmettre aux

participants

DARH

1J

PV de réunion

validé

10 Archiver et classer le PV

de réunion

Personne désignée



4.2.13 Gestion des réunions de direction: GR 3


La procédure permet la gestion administrative des réunions de direction de l’OIPR. Elle décrit les

étapes à suivre dans la préparation des réunions et dans la rédaction du PV.


La procédure s’applique à toutes les réunions de direction de l’OIPR. La réunion de direction réunit

tous les directeurs et les chefs de service centraux ou leurs représentants.

Règles de gestion

1. Tenir une réunion de direction hebdomadaire.

2. Faire participer les DZ à raison d’une réunion par mois.

3. Respecter les délais minimums de convocation des personnes concernées avant chaque

réunion : 02 jours avant la réunion.


Acteurs concernés


DG

DC

SC

Cellule COM


La procédure de Gestion des réunions de direction est composée de 9 étapes schématisées comme

suit :


SOUS-SECTION: Réunion de direction



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Envoyer un mail

d’information

aux participants

de la réunion de

direction

Etablir l’ordre

du jour et les

points à

aborder

Tenir la

réunion de la

direction

Rédiger le

PV

Envoyer le draft

du PV aux

participants

Lire le PV

durant la

prochaine

réunion

Corriger le PV

de réunion

Diffuser le PV

aux

participants

Archiver et

classer le PV

de réunion



Echéance

Documents


1

Envoyer un e-mail

d’information au personnel

sur la tenue de la réunion de

direction

DG

DARH J-2

Mail

d’information

2

Etablir l’ordre du jour et

identifier les points à

aborder lors de la réunion

DG

DARH

Cellule COM

J-2 Ordre du jour de

la réunion

3 Tenir la réunion de

Direction DG, DC et SC DZ J

4 Etablir le PV de la réunion

de Direction

Personne désignée


Draft du PV de

réunion

5

Transmettre le PV par e-

mail à tous les participants à

la réunion pour avis

Personne désignée


6

Valider le PV lors de la

prochaine réunion (lecture

du PV)

Participants à la

réunion

Prochaine

réunion

Commentaires et

observations sur

le PV

7

Insérer les

commentaires/observations

des participants dans le PV

Personne désignée


PV de réunion

corrigé

8 Envoyer le PV validé à tous

les participants

Personne désignée


1J PV de réunion

validé

9 Classer et archiver le PV de

réunion

Personne désignée



4.2.14 Gestion des réunions du Comité de Gestion locale: GR 4


La procédure vise à harmoniser la gestion des réunions du CGL au niveau des structures déconcentrées

de l’OIPR. Elle décrit les étapes à suivre dans la préparation des réunions et dans la rédaction du PV

de réunion.


La procédure s’applique à toutes les sessions ordinaires ou extraordinaires du CGL au niveau des

différentes directions de zones de l’OIPR.

Les réunions concernent tous les membres du CGL:

- les Préfets des Départements ou des Régions concernées ;

- le Directeur du parc ou de la réserve ;

- deux représentants élus des organisations non gouvernementales intervenant dans le parc

ou la réserve concernée, ou dans sa zone périphérique de protection ;

- les représentants des collectivités territoriales et des terroirs constituant la zone

périphérique de protection (Présidents des Conseils Régionaux, Représentants des

Organisations Villageoises …) ;

- deux représentants des opérateurs économiques dans le secteur du tourisme et de

l’artisanat;

- le Directeur Général de l'Office ou son représentant.

Règles de gestion

1. Tenir une réunion du CGL au moins tous les trimestres

2. Respecter les délais minimums de convocation des personnes concernées avant chaque

réunion : 10 jours avant la réunion


Acteurs concernés


DG ou son représentant DZ

Membres du CGL


La procédure de Gestion des réunions du CGL est composée de 9 étapes schématisées comme suit :


SOUS-SECTION: Réunion du Conseil de Gestion locale



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :




Echéance

Documents


1

Convenir avec le Président du

CGL sur la tenue de la

réunion du CGL

DZ J-8

2

Envoyer une lettre

d’invitation et l’ordre du jour

aux participants à la réunion

Président du

CGL J-7

Mail d’invitation

et ordre du jour

3 Tenir la réunion du CGL DG ou son

représentant

Membres du

CGL J

4 Etablir le PV de la réunion du

CGL DZ J+2

Draft du PV de

réunion

5 Transmettre le PV pour

validation des participants DZ

6

Valider le PV de réunion lors

de la prochaine réunion

(lecture du PV)

Membres du

CGL

Prochaine

réunion du

CGL

Commentaires et

observations sur

le PV

7

Insérer les commentaires et

observations dans le PV et

l’envoyer au Président du

CGL pour signature

DZ 1J

PV de réunion

corrigé

8

Transmettre le PV signé à

tous les participants (avec

copie DG)

DZ 1J PV de réunion

validé

9 Archiver et classer le PV de

réunion DZ 1J


4.2.15 Gestion des missions à l’intérieur de la République de Côte d’Ivoire: MI1


La procédure a pour objet d’encadrer et d’optimiser l’organisation des missions effectuées à l’intérieur

de la Côte d’ivoire. Elle décrit toutes les étapes à suivre dans la planification, l’exécution et

l’établissement des reporting des missions.


La mission se définit comme toute activité professionnelle exercée en dehors du lieu de travail habituel

et la procédure concerne toutes les missions effectuées à l’intérieur de la Côte d’Ivoire par le personnel

de la DC et des DZ.

Règles de gestion

1. Autoriser la mission par un ordre de mission :

o L’ordre de mission est signé par le DG pour les missions effectuées par le personnel du

siège et par les DZ en ce qui concerne les agents de zone ;

o L’ordre de mission est signé par le DZ pour le personnel au niveau des zones.

2. Pour les missions planifiées dans la matrice de planification, rédiger les termes de référence et

se munir d’un ordre de mission et d’une feuille de déplacement ;

3. Pour les missions imprévues dans la matrice, se munir d’un ordre de mission et d’une feuille

de déplacement ;

4. Au retour de mission, réunir toutes les pièces justifiant la réalisation de la mission et établir un

rapport de mission ;

5. Concernant les frais de mission :

o dans le cas des missions effectuées sous budget de l’OIPR, effectuer le remboursement

des frais de mission sur présentation des pièces justificatives et du rapport de mission (les

frais de mission sont remboursés à 100% au terme de la mission donc après service fait);

o dans le cas des missions effectuées sous budget projet, payer une avance de 80% avant la

mission et 20% au retour de mission après présentation des pièces justificatives et du

rapport de mission. Les procédures des bailleurs pourront être adoptées si elles offrent des

conditions plus pratiques.

Pour les missions financées sur budget OIPR, les montants des frais de mission sont les suivants :

o Chauffeurs (catégorie D) : 7 350 FCFA/j

o MPVA (catégorie C): 8 400 FCFA/j

o APVA (catégorie B) : 9 450 FCFA/j

o ITEF, IEF (grade A) sans responsabilité : 12 600 FCFA/j

o Grade A4 avec responsabilité : 15 750 FCFA/j


SOUS-SECTION: Gestion des missions à l’intérieur de la République de Côte d’Ivoire

Code: MI 1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Pour les missions financées sur budget bailleur, les montants des frais de mission seront convenus

avec le bailleur sauf disposition contraire de celui-ci.

Acteurs concernés


DG/Coordonnateur du projet DZ

DFC/RAF du projet Employé missionnaire

CB

Employé missionnaire


La procédure de gestion des missions à l’intérieur de la Côte d’Ivoire peut être schématisée comme

suit :




Echéance

Documents


1

Dans le cas d’une mission planifiée dans la

matrice, élaborer et faire valider les TDR

de la mission par le DG/DZ

DG DZ J-15 TDR

2

Faire établir et signer l’OM.

Remettre le GPS au missionnaire (pour les

missions dans les parcs et réserves)

DG DZ J-5 OM (Modèle

de fiche F25)

signé

3

Pour les missions effectuées sous budget

projet géré par la DC, établir l’ordre de

paiement des 80% des frais de mission et

le faire valider et signer par le DG.

DFC

Ordre de

paiement

(provisoire)

signé

4


projet géré par la DC, faire viser et signer

l’ordre de paiement des 80% des frais de

mission signé par le DG

CB

Ordre de

paiement visé

5 Engager les dépenses pour le paiement des 80% des frais de mission et se référer aux procédures

d’engagement budgétaire BU 2

6 Remplir la feuille de déplacement Missionnaire Missionnaire J-1

Feuille de

déplacement

(Modèle de

fiche F27)

remplie

7

Partir en mission et faire viser la feuille de

déplacement par responsables des

préfectures visitées

Missionnaire Missionnaire J Feuille de

déplacement

visée

8 Etablir le rapport de mission Missionnaire Missionnaire J au J+8 Rapport de

mission

9

Transmettre le rapport de mission et la

feuille de déplacement au DG/DZ pour

validation

Missionnaire Missionnaire J+8

10 Transmettre les PJ et le rapport de mission

validé au DFC/RAF du projet Missionnaire Missionnaire J+9

11


de l’état/OIPR, établir l’ordre de paiement

des 100% des frais de mission et le faire

valider et signer par le DG ;


projet géré par la DC, établir l’ordre de


le faire valider et signer par le DG ;


projet géré par la DZ, établir l’ordre de


le faire valider et signer par le DZ.

DFC/RAF du

projet

Agent

comptable

J+10

Ordre de

paiement signé

12


de l’état/OIPR, valider et signer l’ordre de

paiement des 100% des frais de mission ;


projet géré par la DC, valider et signer


mission.

CB CB J+10 Ordre de

paiement visé



Echéance

Documents



projet géré par la DZ, valider et signer


mission.

13

Pour les missions effectuées sous budget de l’Etat/OIPR, engager les dépenses pour le paiement des 100%

des frais de mission et se référer aux procédures d’engagement budgétaire BU 2.

Pour les missions effectuées sous budget projet géré par la DC, engager les dépenses pour le paiement des

20% des frais de mission et se référer aux procédures d’engagement budgétaire BU 2. Pour les missions effectuées sous budget projet géré par la DC, engager les dépenses pour le paiement des

100% des frais de mission et se référer aux procédures d’engagement budgétaire BU 2.


4.2.16 Gestion des missions à l’extérieur de la République de Côte d’Ivoire: MI 2


La procédure a pour objet d’expliquer les étapes à suivre dans le cadre de la planification, de

l’exécution et des reporting des missions à l’extérieur de la Côte d’Ivoire. La gestion des missions à

l’extérieur est fortement dépendante des procédures instaurées par la CICM (Commission

Interministérielle des conférences et missions) en charge de la planification des missions hors Côte

d’Ivoire au niveau des différents Ministères et des établissements publics nationaux et du Bureau

d’Exécution des Missions (BEM) en charge de la gestion des procédures financières.


La procédure est appliquée à toutes les missions effectuées à l’extérieur de la Côte d’Ivoire par les

employés au niveau de la DC et des DZ. Les missions à l’extérieur doit suivre un calendrier définit au

préalable et correspondant à la notification budgétaire envoyée par le Ministère en charge des finances.

Règles de gestion

1. Etablir un calendrier des missions en fonction des directives obtenues lors de l’atelier des

conférences et missions organisé par le Ministère en charge des finances;

2. Intégrer les missions à l’extérieur dans la matrice de planification de l’OIPR;

3. Assurer l’interface entre OIPR et le Ministre en charge des finances par le point focal ;

4. Se conformer au calendrier définitif validé par le BEM et appuyer toute demande par un CCM

(Communication au Conseils des Ministres) visé et signé par le point focal ;

5. Toute demande de mission à l’extérieur de la Côte d’Ivoire doit être validée et signée au

niveau Ministère de tutelle ;

6. Se conformer au texte régissant le déplacement des membres fonctionnaires et des agents en

service dans les administrations publiques pour la fixation des frais de déplacement ;

7. Justifier la réalisation de la mission par les documents suivants : l’ordre de mission cacheté

aux frontières, la CCM, l’attestation du SGG, les souches des cartes d’embarquement, la

photocopie des pages cachetées du passeport et le rapport de mission;

8. Pour les missions techniques, diffuser le rapport de mission et faire une restitution auprès des

personnes ressources de l’OIPR;

9. Octroyer une avance sur les frais de mission de 80% avant le départ et ne procéder au

remboursement des 20% restant qu’après présentation des PJ et d’un rapport de mission.


SOUS-SECTION: Gestion des missions à l’extérieur de la République de la Côte d’Ivoire

Code: MI 2 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


10. Pour les missions financées sur budget de l’OIPR hors côte d’Ivoire, les frais de mission sont

résumés dans le tableau suivant :

Afrique (FCFA) Hors Afrique (FCFA)

DG/ DC 80 000 140 000

S/Directeur et Autres 75 000 120 000

Acteurs concernés


Membres COGES DZ

DG Employé missionnaire

CCP

Direction/service concerné par la mission

Employé missionnaire


La procédure de gestion des missions à l’extérieur de la Côte d’Ivoire peut être résumée dans schéma

suivant :






1

Assister à l’atelier bilan des

conférences et missions organisé par

le Ministère en charge des finances et

faire CR d’atelier

CCP

2j Compte rendu

d’atelier

2 Elaborer un projet de calendrier des

missions et le faire valider par le DG CCP

Septembre/Octobre

Projet de

calendrier

3

Soutenir le projet de calendrier au

cours d’un entretien au BEM (Bureau

d’Exécution des missions)

CCP

Octobre

4

Recevoir notification de budget pour

les missions de l’OIPR envoyée par le

Ministère en charge des finances

CCP

Notification

budgétaire

5

Corriger le projet de calendrier sur la

base de la notification de budget et le

faire valider par le DG

CCP

J+1 Calendrier

définitif

6 Insérer le calendrier définitif dans la

matrice de planification CCP

J+3

Matrice de

planification

7 Valider la matrice de planification COGES

Réunion du COGES Matrice de

planification

validée

8

Elaborer la CCM sur la base de la

lettre d’invitation ou le calendrier des

missions dans la matrice de l’OIPR

Service

concerné par

la mission

1 mois avant le

départ Draft CCM

9 Valider, viser et signer la CCM Point focal

CCM validée et

signée

10 Signer la CCM et l’envoyer au

Ministère de tutelle DG

1 mois avant le

départ CCM signé par

le DG

11

Récupérer l’attestation du

gouvernement avec la signature du

secrétaire général du Gouvernement

(SGG)

CCP

J Attestation du

gouvernement

12

Recevoir l’OM signé par le cabinet du

Ministère en charge de

l’environnement

DG

J+2 OM (Modèle de

fiche F26)

14 Transmettre le CCM, l’attestation et

l’OM au DFC DFC

J+4

15

Etablir et faire signer l’état financier

des dépenses et l’ordre de paiement de

80% par le DG

DFC

J+5

Etat financier et

ordre de

paiement signés

par le DG

16 Viser et signer l’ordre de paiement de

80% et l’envoyer à l’agent comptable CB

J+6

Ordre de

paiement signé

et visé par le CB

17 Engager les dépenses (80% des frais de mission) et se référer aux procédures BU2

18 Rédiger le rapport de mission et le

faire valider en interne Missionnaire Missionnaire 8j

Rapport de

mission validé

19

Diffuser le rapport de mission et faire

une restitution auprès des personnes

ressources de l’OIPR

Missionnaire Missionnaire Variable

20 Transmettre le rapport de mission et Missionnaire Missionnaire 8j après le retour de





les PJ à la DFC mission

21

Etablir et faire signer l’état de

paiement des dépenses de 20% l’ordre

de paiement par le DG

DFC

9j après le retour de

mission

Ordre de

paiement 20%

signé par le DG

22

Signer et viser l’ordre de paiement de

20% et le faire le transmettre à l’agent

comptable

CB

9j après le retour de

mission

Ordre de

paiement 20%

signé et visé par

le CB

23 Engager les dépenses (20% des frais de mission) et se référer aux procédures BU2

24

Etablir et mettre à jour l’état de suivi

des missions à l’extérieur et le faire

valider par le DG

CCP Tous les trimestres Etat de suivi des

missions

25 Envoyer l’état de suivi des missions

au BEM CCP Tous les trimestres


4.3 SECTION 3 : Gestion des achats et passation de marchés (PM)

Champ d’application

Les Marchés Publics sont des contrats conclus entre une personne morale de droit public et une ou des

personnes morales ou physiques de droit privé en vue de la livraison de fournitures, la prestation de

services ou la réalisation de travaux, moyennant le paiement d’une somme d’argent.

Règles de la passation de marchés

1- Documents de référence

- Les accords de financement ;

Les Directives des bailleurs de fonds ;

Les directives n°04/2005/CM/UEMOA et 05/2005/CM/UEMOA, portant procédures de

passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de services

publics dans l’UEMOA;

Le Code des Marchés Publics de la Côte d’ivoire (Décret n°2009-259 du 6 août 2009 et

ensembles de ses textes d’application) ;

Le Plan de Travail et Budget Annuel ;

Le Budget notifié ;

Le Plan de Passation des marchés validé.

Les Directives des Bailleurs, les Accords de financement ainsi que le Plan de Passation de Marchés

constituent les règles et procédures de référence applicables à l’OIPR. En cas de contradiction avec les

textes nationaux, les procédures des bailleurs ont préséance sur les procédures nationales.

2- Rapport sur la passation des marchés

Un rapport trimestriel doit être élaboré pour validation à la Direction générale de l’OIPR, avant

transmission au Bailleur éventuel, dans un Rapport de Suivi Financier. Ce rapport porte

essentiellement sur :

1. Examen et actualisation du plan de passation des marchés ;

2. Examen du circuit de passation des marchés ;

3. Gestion des contrats et difficultés rencontrés ;

4. Délai de paiement ;

5. Mise en œuvre des recommandations des missions d’audits internes ou indépendants ;

6. Evaluation de la capacité de la cellule passation des marchés ;

7. Plan d’action et Recommandations

3- Chronogramme indicatif des Opérations de Passation de marchés

Les procédures indiquées ci-dessous concernent les opérations de passation de marchés de travaux, de

fournitures et services autres que services de consultants, suivant les seuils définis pour l’appel

d’offres international ou national.


Tableau récapitulatif des procédures d’attribution des marchés de Travaux supérieurs à seuil défini

dans le CMP et fourniture et acquisition de biens supérieurs à seuil défini dans le CMP (Appel

d’Offres International)

Désignation des étapes Responsable Délai (j)

1. Montage du dossier d’appel d’offres et présentation à la DMP. RPM/Service bénéficiaire 10

2. Approbation de la DMP DMP 10

3. Approbation éventuelle du Bailleurs Bailleurs de fonds 10

4. Lancement AO – Publicité – préparation et présentation des offres RPM 45

5. Ouverture des offres / COJO Président COJO de l’OIPR/RPM

1

6. Evaluation des offres et rédaction du rapport d’analyse Rapporteur de la COJO/Président COJO

7

7. Transmission au Responsable Passation des Marchés – Avis du RPM Président du COJO 5

8. Transmission au bailleur pour approbation RPM 7

9. Convocation de la COJO et Attribution Président COJO/COJO 5

10. Procès-verbal d’attribution Rapporteur de la COJO 1

11. Rédaction du marché RPM 5

12. Approbation du Bailleur du projet de marché Bailleur 5

13. Transmission OIPR /Entreprises/Ministère de tutelle/DMP et signature Entreprise/Ministère de tutelle/DMP

30

14. Notification à l’entrepreneur et Ordre de service de démarrage des travaux OIPR 3

Délai maximum de passation : 144

± 150

Tableau récapitulatif des procédures d’attribution des marchés de Travaux supérieurs à seuil défini

dans le CMP et fourniture et acquisition de biens supérieurs à seuil défini dans le CMP (Appel

d’offres National)


1. Montage du dossier d’appel d’offres et présentation à la DMP. RPM/Service bénéficiaire 10

2. Approbation de la DMP DMP 10

3. Lancement AO – Publicité – préparation et présentation des offres RPM 30

4. Ouverture des offres / COJO Président COJO /RPM 1

5. Evaluation des offres et rédaction du rapport d’analyse Rapporteur de la COJO/Président COJO

7



6. Transmission au Responsable Passation des Marchés – Avis du RPM Président du COJO 5

7. Convocation de la COJO et Attribution Président COJO/COJO 5

8. Procès-verbal d’attribution Rapporteur de la COJO 1

9. Rédaction du marché RPM 5

10. Transmission OIPR /Entreprises/Ministère de tutelle/DMP et signature Entreprise/Ministère de tutelle/DMP

30

11. Notification à l’entrepreneur et Ordre de service de démarrage des travaux OIPR/RPM 3

Délai maximum de passation : 108

± 110


4.3.1 Passation des marchés de travaux et fournitures : PM1


L’objet de la procédure est de réglementer la passation des marchés de travaux et de fourniture en vue

d’acquérir des biens, équipements, fournitures, matériels, travaux ou ouvrages conformément aux

règles des marchés publics ivoiriens et aux directives des bailleurs de fonds privés de l’OIPR. La

procédure s’applique pour l’acquisition des biens et des services (fournitures) et pour les travaux sur

financement de l’Etat et des bailleurs de fonds privés.

Champ d'application

La procédure classiquement utilisée est celle de l’appel d’offre ouvert.

Sont concernées par cette procédure :

Tout achat de fournitures dont la valeur est supérieure à 30 000 000 FCFA

Tous travaux dont le montant estimatif est supérieur à 30 000 000 FCFA

Toute prestation de services dont le montant est supérieur à 30 000 000 FCFA

N.B : Les procédures dérogatoires (gré à gré et appel d’offres restreint) sont soumises à l’autorisation

préalable du ministre chargé des marchés publics.

Règles de gestion

- Se conformer aux dispositions du Code des Marchés Publics et aux Directives des bailleurs

de fonds pour les contrats ou marchés à financer sur les fonds étatiques et/ ou des bailleurs de

fonds;

- Réaliser conjointement avec le partenaire un Plan de Passation des Marchés (PPM) au moins

trois (3) mois avant le démarrage de l’année budgétaire en cours approuvé et validé par la

DG/OIPR et la Direction des Marchés Publics (DMP) ou le bailleur;

- Soumettre toute passation de marchés par Appel d’Offres au niveau national (AON) à

l’examen préalable de la DMP ;

- Faire valider les Dossiers d’Appel d’Offres (DAO) par le DG avant la publication de l’Avis

d’Appel d’Offres (AAO) ;

- Obtenir de la DFC dans un délai d’une semaine son avis sur le DAO de l’OIPR et la

transmission au DG pour publication ;

SECTION Gestion des achats et passation de marchés (PM)

SOUS-SECTION: Passation des marchés de travaux et fourniture

Code: PM 1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur:

JJ MM AA


Approuvée le :


- Soumettre le DAO à l’Avis de Non Objection (ANO) de la DMP puis du bailleur, ou à

l’approbation du Ministère technique de tutelle lorsqu’il a été fait recours à une expertise

privée ;

- Soumettre chaque étape de la passation des marchés à l’ANO du bailleur dans le cas de

passations des marchés sur financement de bailleur privé: définition des critères de

présélection, choix du mode de passation, contenu du DAO, avis d’appel à la concurrence,

ouverture et jugement des offres, projet de marché, avenants et résiliation ;

- Faire présider la COJO par la Direction en charge des Affaires Financières du Ministère

assurant la tutelle technique. Le Rapporteur de la COJO est désigné par le Président de la

Commission au cas par cas suivant les marchés à examiner ;

- Composer la Commission chargée de l'analyse des offres (CA), des personnes suivantes : la

Direction en charge des finances de l’OIPR (Président) , le RPM (Rapporteur), la Responsable

de la Cellule logistique (RCLOG) de l’OIPR et toute autre personne ressource nécessaire ou

tout sachant choisit par le président sur proposition du DG ;

- Proscrire que les membres qui siègent dans la COJO se retrouvent dans la Commission

d’Analyse, et vice versa.

Selon le montant du marché, le contrat de marché devra être soumis à la signature des

responsables suivants :

Montant du marché (M) en FCFA Signataires

M ≤ 30 000 000 - Le Directeur Général ;

- Le Contrôleur Budgétaire.

M > 30 000 000

- Le Ministre assurant la tutelle technique ;

- Le Directeur Général.

M> 100 000 000 - Le Ministre de l’Economie et des Finances

Acteurs concernés

Au niveau du Siège Autres acteurs concernés

Responsable Passation des Marchés DMP

DFC DAAF du ministère

Direction Générale Contrôleur Budgétaire

Service utilisateur ou bénéficiaire Bailleur dans certains cas



Les différentes étapes pour la procédure d’Appel d’Offres sont les suivantes :

Rédaction du DAO et

l’avis d’Appel d’offres

Examen du DAO par

la DG et la DMP

Demande de l’ANO

sur le DAO et l’Avis

d’Appel d’Offres par la

DMP

Publication de l’Appel

d’Offres

Ouverture des plis et

évaluation des offres

Examen et demande d’ANO de la DMP ou du

bailleur sur l’évaluation des offres

Préparation du

marchéVentilation du marché

Diffusion des résultats

de l’Appel d’Offres


Echéance

Documents


1 Rédaction du DAO et de l’Avis d’Appel

d’offres 10 jours

Prépare le projet de DAO et l’Avis

d’Appel d’Offres suivant les modèles

types les plus récents approuvés par la

DMP ou le bailleur en collaboration

avec le DFC ou le DZ;

Soumet le projet de DAO,

accompagné du budget, du solde sur la

catégorie et du plan de passation du

marché au DG.

RPM DZ

DAO type travaux

DAO type

fourniture

Avis d’appels

d’offres

2 Examen du DAO par la DG et la

DMP 10 jours

Reçoit et examine le DAO ;

Approuve et valide le DAO et

transmet son avis favorable ;

En cas de désapprobation, fait procéder

aux corrections ;

Transmet le projet de DAO et l’Avis

d’Appel d’Offres pour examen à la

DMP et au bailleur ;

Demande l’ANO de la DMP ou le bailleur

DG

DAO type travaux

DAO type

fourniture

Avis d’appels

d’offres

3 Demande de l’ANO sur le DAO et l’Avis

d’Appel d’Offres par la DMP ou le

bailleur.

10 jours

Approuve et valide le DAO;

Transmet l’ANO au DG.

DMP ou

Bailleur

Avis de non

objection

Si l’ANO de la DMP ou du bailleur

n’est pas obtenu, fait les corrections

nécessaires sur le DAO. RPM

Demande à nouveau l’ANO de la de la

DMP ou du bailleur sur le DAO. DG

4 Publication de l’avis d’appel d’offres.

30 jours (AON)

et 45 jours

(AOI)

Signe un ordre de publication de l’Avis

d’Appel d’Offres ; DG Signe un ordre de

publication



Echéance

Documents


Adresse une copie de l’ordre de

publication au RPM pour enregistrement et

publication.

Publie l’Avis d’Appel d’Offres dans

des organes de presse nationale et dans

le journal des marchés publics de CI ;

Reçoit les offres des soumissionnaires

et dresse une liste de réception des

offres ;

Transmet toutes les offres reçues à la

date limite de dépôt des offres, à la

COJO pour ouverture des plis.

RPM

Avis d’Appel

d’Offres

Offres des

soumissionnaires

Registre de

transmission

5 Séance d’ouverture de plis 7 jours

Procède à l’ouverture des plis en

présence des soumissionnaires

présents.

Classe une copie du courrier dans le

dossier formation et une autre dans le

dossier personnel de chaque

participant.

Président

de la CM

Offres

des

soumissionnaires

Vérifie que les offres ont été faites

conformément au DAO

CM

Offres

des

soumissionnaires

Rédige le PV d’ouverture des offres et

le fait signer par chacun des membres

de la COJO présents à l’ouverture des

plis ;

Remet une copie du PV d’ouverture

signé à chacun des membres ayant

participé à l’ouverture des plis ;

Transmet une copie de chaque offre à

chaque membre de la Commission

d’Analyse pour évaluation.

Secrétaire

de la CM

PV d’ouverture des

offres

Registre de

transmission

Conserve l’original du PV et les

originaux des offres.

Président

de la CM

Évalue les offres reçues conformément

au DAO ;

Rédige le rapport d’analyse et le fait

signer par chacun des membres de la

commission.

Commissi

on

d’analyse

des offres

Offres des

soumissionnaires

Examine le rapport de la Commission

d’analyse pour validation éventuelle ou

modification à apporter ;

En cas de validation, rédige le PV de

validation du rapport d’évaluation des

offres et le fait signer par les membres

de la commission présents.

Commissi

on de

jugement

des offres

Offres

Rapport d’analyse

6 Examen et demande d’ANO de la DMP et

du bailleur sur l’évaluation des offres 7 jours



Echéance

Documents


Transmet à la DMP et au bailleur le

dossier d’attribution comprenant :

- Le PV d’ouverture des offres ;

- Le rapport d’analyse ;

- Le PV de validation du rapport

d’analyse et d’évaluation des

offres.

DG


offres ;

Rapport d’analyse

PV de validation du

Rapport d’analyse et

d’évaluation des

offres.

Reçoit le dossier d’attribution ;

Procède à l’examen juridique et

technique du dossier d’attribution ;

En cas de contrôle satisfaisant,

transmet leur avis favorable à l’OIPR ;

En cas de contrôle non satisfaisant,

indique la procédure à suivre.

DMP ou

bailleur


offres ;

Rapport d’analyse

PV de validation du

Rapport d’analyse et

d’évaluation des

offres.

7 Préparation du marché 5 jours

Prépare le projet de contrat de marché

et le transmet au DG pour avis.

RPM

Projet de marché

Reçoit le projet de contrat ;

Y fait porter les corrections

éventuelles ;

Transmet le projet de contrat de

marché au bailleur pour avis.

DG

Projet de marché

Analyse le projet de contrat ;

Y fait porter les corrections

éventuelles ;

Transmet le projet de contrat validé au

DG.

Bailleur

Contrat validé

Marchés dont le montant est inférieur

à 30 000 000 FCFA

Signe le contrat et le transmet au RPM

DG ou le

DZ 5 jours

Marché

Marchés dont le montant est

supérieur à 30 000 000 FCFA

Signent le contrat et le transmettent au

RPM.

MINESU

DD et DG 30 jours

Marché

8 Ventilation du marché

Adresse un exemplaire du marché

signé :

- au Ministère de l’Environnement,

de la Salubrité Urbaine et du

Développement Durable ;

- à la Direction Générale de

l’OIPR ;

- la Direction des Marchés Publics ;

- au Bailleur de fonds.

Conserve un exemplaire dans le

dossier « marché en cours ».

RPM 2 jours Marché

9 Diffusion des résultats de l’Appel

d’Offres.

Adresse aux soumissionnaires non RPM 14 jours Lettre d’information



Echéance

Documents


retenus une lettre d’information signée

par le DG, sur le résultat de l’appel

d’offres ;

Affiche la décision d’attribution dans

les locaux de l’OIPR ;

Diffuse dans les organes de presses de

large diffusion nationaux et

internationaux, dans le journal des

Marchés Publics de la DMP, les

résultats de l’appel d’offres.

Annonce

Description détaillée de la procédure de SED

Pour les marchés supérieurs au seuil défini dans ce paragraphe, tous marchés passés par entente

directe ou gré à gré sont soumis à autorisation préalable du Ministre chargé des Marchés Publics.

La procédure se décline comme suit :

Expression du besoin

(Descriptif quantitatif

et estimatif)

Identification du

fournisseur ou de

l’entreprise

Négociation des

aspects techniques et

financiers du projet de

marchés

Transmission de la requête de demande de la

procédure dérogatoire à la DMP ou au bailleur

éventuel

Accord du Ministre en charge

des Marchés Publics

Finalisation du projet

de marchés

Approbation du

marché

Notification et

exécution du

marché

Gestion du

contrat


4.3.2 Autres procédures de passation des marchés: PM 2


L’objet de ces procédures autres que les procédures d’Appel d’Offres employées pour les fournitures

et les travaux dans le cas des marchés indiqués dans le PPM de l’OIPR vise à satisfaire les besoins

exprimés par les différents services.

Champ d'application

La procédure ici visée est celle de la consultation de fournisseurs.

Sont concernées par cette procédure, les opérations de passation de marché suivantes :

tout achat de fournitures dont la valeur est inférieure à 30 000 000 FCFA par marché ;

tous travaux d’entretien et de réhabilitation dont le coût estimatif est inférieur à

30 000 000 FCFA par marché,

Règles de gestion

1. Exprimer les besoins pour tout achat, par le biais d’une requête dument approuvée par la

DG/OIPR; les besoins sont exprimés sur les demandes (Fiches d’expression des besoins)

émises par les personnels ;

2. Adresserla demande de cotation à au moins trois (3) fournisseurs qualifiés (de préférence six

fournisseurs qualifiés de manière à espérer obtenir au moins trois réponses) ;

Adresser les demandes de prix par courrier ou les déposer chez le fournisseur contre une

décharge qui sera versée dans les dossiers des fournisseurs ;

Mentionner une date limite d’acceptation des offres des prix sur la demande.

3. Transmettre au fournisseur un Bon de Commande (B/C) visé par le DG et le DFC au niveau

du siège et au niveau local par le DZ et les Comptables, en y mentionnant la quantité, le prix

unitaire et le prix total et éventuellement la remise accordée par le fournisseur ainsi que le lieu

de livraison ;

4. S’assurer de la disponibilité de la ligne budgétaire avant la signature du B/C ;

5. Conserver un exemplaire du B/C dans le Dossier Marché Publics ;

SECTION Gestion des achatset passation de marchés (PM)

SOUS-SECTION: Autres procédures de passation des marchés



Date d'entrée en

vigueur:

JJ MM AA


Approuvée le :


6. Composer la Commission d’Analyse (CA) des personnes suivantes : Le DFC de l’OIPR

(Président), le RPM (secrétaire), le RCLOG et toute autre personne ressource nécessaire

choisie par le DG sur proposition du DFC

7. Faire ouvrir et examiner les offres par la CA qui doit : parapher chaque page de l’offre, classer

les Offres par ordre de pertinence et soumettre un rapport de dépouillement et des

recommandations au DG. Si ce dernier n’approuve pas les recommandations de la

Commission d’Analyse, il doit justifier et documenter sa décision par écrit.

8. Faire signer le contrat de marché (Bon de Commande) par le DG et le CB.

Acteurs concernés


Responsable Passation des Marchés Directeur de Zone

DFC

Direction Générale

Service utilisateur ou bénéficiaire


Insertion facultative

dans le Bulletin officiel

des Marchés Publics

Affichage dans les

locaux de l’OIPR au

moins 15 jours avant

la date butoir

Demande de cotation

à au moins 3

fournisseurs

Transmission de l’avis

à la DMP au moins 15

jours avant le dépôt

des offres

Ouverture des

offres et

Jugement des

offres

Examen du CB

sur l’évaluation

Établissement

du B/C

Notification et

exécution du

marché

Diffusion des

résultats de la

consultation

Publication sur

le site de la

DMP

Visa du

B/C

Signature

du B/C

Passation

de la

Commande

Mise à jour

du budget



Echéance

Documents


1 Publication

Insertion facultative dans le Bulletin

Officiel des Marchés Publics

Affichage des avis d’appel à

concurrence dans les locaux de l’OIPR

au moins quinze (15) jours avant la

date butoir de remise des offres.

RPM Avis d’appel à

concurrence

2 Demande de cotation à au moins trois

fournisseurs 5 jours

Emet la lettre d’invitation à faire des

offres ;

Envoie les lettres d’invitation signées

par le DG aux destinataires après avoir

fait une copie de chaque lettre qu’il

garde dans le dossier « consultation en

cours.

RPM DZ

Liste de

fournisseurs

Demande de

consultation

3 Publication

Transmission à la Direction des

Marchés Publics des avis d’appel à la

concurrence pour publication sur le site

des Marchés Publics au moins 15 jours

avant le dépôt des offres.

RPM

4 Ouverture des offres 14 jours

Réceptionne les offres et les enregistre. RPM Offres

Procède à l’ouverture des plis ;

Conserve les originaux des offres.

Président de

la COJO Offres

Vérifie que les différentes offres ont

été faites conformément à la demande

de consultation.

COJO

Offres

Rédige le PV d’ouverture des offres et

le fait signer par chacun des membres

de la Commission d’Analyse présents à

l’ouverture des plis ;

Remet une copie du PV d’ouverture

signé à chacun des membres ayant

participé à l’ouverture des plis ;

Conserve un exemplaire du PV

d’ouverture signé ;

Transmet une copie de chaque offre à

chaque membre de la Commission

d’Analyse pour évaluation.

Rapporteur

de la COJO

PV

d’ouverture

des offres

Registre de

transmission

5 Jugement des offres

1 jour

Évalue les offres reçues conformément

à la demande de cotation ;

Rédige le rapport d’analyse et le fait

signer par chacun des membres de la

commission.

Examine le rapport d’analyse pour

Commission

d’Analyse

des offres

Offres

Rapport

d’analyse

Procès-verbal

de validation



Echéance

Documents


validation éventuelle ou modification à

apporter ;

En cas de validation, rédige le PV de

validation du rapport d’évaluation des

offres et le fait signer par les membres

de la commission présents ;

Transmet le PV au DG.

6 Examen du CB sur l’évaluation des

offres

Transmet au CB le dossier

d’attribution comprenant :

- Le PV d’ouverture des

offres ;

- Le rapport d’analyse ;

- Le PV de validation du

rapport d’analyse ;

- et d’évaluation des offres.

DG

1 jour

Dossier

d’attribution

Reçoit le dossier d’attribution ;

Procède à l’examen juridique et

technique du dossier d’attribution ;

En cas de contrôle satisfaisant,

transmet son avis favorable à l’OIPR ;

En cas de contrôle non satisfaisant,

indique la procédure à suivre.

CB

5 jours

Dossier

d’attribution

7 Établissement du B/C

Après la réception de l’avis favorable

du CB, prépare le B/C en 3

exemplaires ;

Vise le B/C;

Joint au B/C, les 3 pro-forma et le PV

de la Commission d’ouverture,

d’analyse et de jugement ;

Transmet l’ensemble au DG pour visa.

DFC

B/C

8 Visa du B/C 1 jour

S’assure :

- de l’existence effective du

budget et de la trésorerie.

- que le PV est validé, par tous

les membres de la Commission

Si les conditions ci-dessus sont

remplies, vise le bon de commande et

transmet l’ensemble du dossier au DG;

Dans le cas contraire, retourne le

dossier au RPM avec mention des

remarques et observations formulées.

DFC

B/C

9 Signature du B/C 1 jour

S’assure que le B/C est établi

conformément au PV et visé par le

DG ou le

DFC B/C



Echéance

Documents


DFC.

Signe le BC s’il est correctement

établi ; dans le cas contraire le fait

reprendre ;

Retourne le BC signé au DFC.

10 Passation de la commande 3 jours

Envoi les 2 premiers volets au

fournisseur retenu ;

Conserve le dernier volet dans le

dossier « commandes en cours » ;

Transmet une copie du B/C au

Comptable pour la mise à jour du

budget.

DFC

B/C

signé

11 Mise à jour du budget

Mettent le budget à jour ;

Classent l’exemplaire du B/C dans le

dossier « commandes en cours ».

Comptables

B/C signé

12 Diffusion des résultats de la consultation 5 jours

Adresse aux soumissionnaires non

retenus une lettre d’information signée

par le DG ;






Marchés Publics de la DMP et sur son

site les résultats de l’Appel d’Offres.

RPM

Lettre

d’information

Annonce


4.3.3 Sélection et Emploi de service de Consultants : PM3


Cette procédure vise à réglementer de manière générale l’ensemble des opérations liées à l’acquisition de

services de conseil à caractère intellectuel excluant d’autres types de services où dominent les aspects matériels.


La procédure classiquement utilisée est celle fondée sur la qualité et le cout (SFQC)

Sont concernés par cette procédure, les missions de consultance pour lesquelles il existe des méthodes de

travail standard.

Règles de gestion

1- Se conformer aux dispositions du Code des Marchés Publics et aux Directives de ses bailleurs de

fonds pour les contrats ou marchés à financer sur les fonds étatiques et des bailleurs de fonds;

2- Réaliser conjointement avec le partenaire un Planning de Passation des Marchés (PPM) au moins

trois (3) mois avant le démarrage de l’année budgétaire en cours approuvé et validé par la

DG/OIPR et la Direction des Marchés Publics (DMP) ou le bailleur;

3- Soumettre toute passation de marchés par Appel d’Offres au niveau national (AON) à l’examen

préalable de la DMP ;

4- Faire valider les Demande de Proposition (DP) par le DG avant la publication de l’Avis d’Appel

d’Offres (AAO) ;

5- Obtenir de laDFC dans un délai d’une semaine son avis sur le DAO de l’OIPR et la transmission

au DG pour publication ;

6- Soumettre la DP à l’Avis de Non Objection (ANO) de la DMP puis du bailleur, ou à l’approbation

du Ministère technique de tutelle lorsqu’il a été fait recours à une expertise privée ;

7- Soumettre chaque étape de la passation des marchés à l’ANO du bailleur dans le cas de passations

des marchés sur financement de bailleur privé: définition des critères de présélection, choix du

mode de passation, contenu de la DP, avis d’appel à la concurrence, ouverture et jugement des

offres, projet de marché, avenants et résiliation ;


SOUS-SECTION: Sélection et Emploi de service de Consultants



Date d'entrée en

vigueur:

JJ MM AA


Approuvée le :


8- Composer la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres (COJO) en se référant

au code des marches publics ;

9- Proscrire que les membres qui siègent dans la COJO seretrouvent dans la Commission d’Analyse,

et vice versa.

Selon le montant du marché, le contrat de marché devra être soumis à la signature du:


M ≥ 30 000 000 - Le Directeur Général

- Le Contrôleur Budgétaire

- Le DAAF du MINESUDD

Acteurs concernés



DFC





Les étapes peuvent se résumer comme suit :

.

Préparation et

examen des DAO et

du budget de

financement

Publication de la

manifestation

d’intérêts

Etablissement de la

liste restreinte

ANO du bailleur sur la

liste restreinte du

bailleur et de la DMP

Préparation et

transmission de la DP

aux soumissionnaires

figurant sur la liste

restreinte

Réception des offres

techniques et

financières

Ouverture et


techniques

Offre < score

minimum

technique

Offre > score

minimum

technique

Renvoi de l’offre

financière aux

soumissionnaires

Invitation à

l’ouverture des

offres financières

Ouverture des

offres

financières

Evaluation technique

et financière

Information au bailleur

éventuel des résultats

Invitation de

l’adjudicataire à la

négociation

Invitation de

l’adjudicataire à la

négociation

Approbation de la

DMP

ANO du bailleur

Signature et

ventilation du marché

Diffusion des résultats



Echéance

Documents


1 Préparation et Examen des TDR et du

budget de financement

Rédige les termes de référence ;

Établit le budget estimatif ;

Transmet le dossier (TDR+ budget) au

DFC

Vérifie que les services à acheter sont

conformes aux objectifs ;

S’assure que les activités dont le

financement est souhaité sont inscrites

dans le PPM en cours.

RPM /

Service

utilisateur

car les

TDR sont

élaborés

par le

service

spécialisé

DZ 5 jours

TDR et du budget

de financement

Valide les TDR et le budget de

financement y afférent. DG 1 jour

TDR et du budget

de financement

2 Publication de la manifestation

d’Intérêt

Etablit un ordre de publication de la

manifestation d’intérêt ;

Transmet le dossier comprenant l’ordre

de publicité et la manifestation

d’intérêt au RPM pour publication.

DG 3 jours

Manifestation

d’intérêt

3 Établissement de la liste restreinte

du projet de DP et examen par la

DMP

Reçoit les manifestations d’intérêt et

établit la liste restreinte ;

Prépare la demande de proposition ;

Soumet le tout au DG.

RPM 2 jours

Liste restreinte et

demande de

proposition

Transmet la Liste Restreinte et la DP à

la DMP pour contrôle. DG 1 jour

Reçoit et examine la Liste Restreinte et

la DP ;

Approuve la Liste Restreinte et la DP

et transmet son avis favorable à

l’OIPR ;

En cas de désapprobation, fait procéder

aux corrections.

DMP ou le

Bailleur 5 jours Liste restreinte

DP

4 Avis de non objection de la liste restreinte

et de la DMP et du bailleur 5 jours

Demande de

Proposition

Transmet la Liste Restreinte et la DP

au Bailleur pour ANO. DG

Liste restreinte

Donne son ANO sur la liste restreinte

et la DP. Bailleur 5 jours

ANO

Transmet une copie de l’ANO au RPM

et au DFC. DG

Registre de

transmission

5 Préparation et transmission de la DP

aux soumissionnaires figurant sur la

liste restreinte

5 jours

Prépare la lettre d’invitation et la

soumet au DG. RPM 1 jour

Demande de



Echéance

Documents


proposition

Signe la lettre d’invitation ;

Transmet la DP et la lettre d’invitation

aux soumissionnaires figurant sur la

liste restreinte.

DG 1 jour

Lettre d’invitation

Conserve une copie de la DP et de la

lettre d’invitation dans le dossier

« consultation en cours »

RPM 1 jour


6 Réception, ouverture, évaluation et

validation des offres techniques et

financières

Réceptionne les offres et les transmet

au Président de la CM à la date de

clôture des soumissions.

RPM 30 jours

Offres des

soumissionnaires

Réceptionne et procède à l'ouverture

en séance publique des offres

techniques et des offres financières.

Président

de la

COJO 1 jour

Offres techniques et

Offres financières

Enregistre et classe les offres

techniques et les offres financières

faites ;

Rapporteur

de la

COJO 5 jours


offres


conformément au dossier de demande

de propositions.

COJO

Offres des

soumissionnaires

Rédige un PV de la séance publique

d’ouverture des plis et le fait signer par

chaque membre de la commission ;

Remet une copie du PV à chaque

participant et en garde un exemplaire ;

Transmet les offres techniques et

financières et un exemplaire du procès-

verbal à la Commission d’Analyse

(CA) contre décharge dans le registre

de transmission ainsi qu’aux

consultants retenus.

Rapporteur

de la

COJO 3 jours

Offres des

soumissionnaires


offres techniques et

offres financières

Registre de

transmission

Réceptionne et évalue les offres

techniques et offres financières

conformément à la demande de

proposition ;

Retient les consultants dont les offres

techniques sont jugées conformes et

obtenues au moins la note minimale

requise ;

Classe les offres financières par

montant proposé ;

Retient l’offre financière dont le

montant est le moins élevé.

COJO 5 jours

Offres techniques et

Offres financières

Rapport d’analyse

technique



Echéance

Documents


Rédige le rapport d’évaluation globale

et le fait signer par tous les membres

de la commission d’analyse ;

Soumet le rapport d’évaluation globale

à la commission de jugement pour

approbation rédige le PV de jugement ;

Transmet un exemplaire du rapport

d’évaluation globale à la Commission

des marchés contre décharge dans le

registre de transmission.

Rapporteur

de la

Commissi

on

d’Analyse

3 jours

Rapport

d’évaluation globale

Réceptionne le rapport d’évaluation

globale et l’analyse ;

Fait reprendre la procédure en cas de

désaccord ;

Vise le rapport d’évaluation globale

pour approbation.

Rédige un procès-verbal de séance

qu’il fait signer à chaque membre ;

Transmet le Rapport d’évaluation

globale accompagné du PV au DG.

Commissi

on de

Marchés 1 jour

Rapport


PV de séance

7 Invitation de l’adjudicataire à la

négociation

Invite le consultant dont la proposition

a obtenu le score combiné le plus élevé

à négocier le contrat ainsi que tout

autre point sur lequel un accord

définitif ne serait pas encore établi

(planning de travail, chronogramme

d’exécution ; personnel clé, etc.).

COJO 3 jours

Projet de contrat

négocié

Recueille le paraphe du consultant et

du Président de la CM sur chaque page

du projet de contrat ;

Établit un procès-verbal de négociation

du contrat.

Rapporteur

de la

COJO 1 jour

Procès –verbal de

négociation du

contrat

8 Approbation de la DMP

Transmet à la DMP, pour approbation,

la liasse comprenant :

- le PV d’ouverture des offres

techniques ;

- le rapport d’évaluation

technique ;

- le PV d’ouverture des offres

financières

- le rapport d’analyse

financière ;

- le rapport d’évaluation

globale ;

- le PV de jugement ;

- le projet de contrat négocié et

paraphé.

DG 30 jours

- le PV d’ouverture

des offres

techniques ;

- le rapport

d’évaluation

technique ;

- le PV d’ouverture

des offres

financières

- le rapport

d’évaluation

globale ;

le PV de

jugement ;

le projet de contrat



Echéance

Documents


Reçoit et analyse les documents ;

En cas de désaccord avec la procédure,

fait procéder à sa reprise ;

En cas d’accord,

Transmet les documents approuvés au

DG.

DMP

5 jours

9 Avis de non objection du Bailleur

Rédige une lettre de transmission du

rapport d’évaluation globale des

offres ;

Transmet le dossier comprenant les

pièces suivantes au bailleur pour

ANO :

- la lettre de transmission,

- le procès-verbal de la séance

publique d’ouverture des offres

financières

- le rapport d’évaluation globale

- le procès- verbal de jugement

- l’OIPR de contrat négocié et paraphé

Classe un exemplaire du rapport dans

le dossier « Évaluation en cours

d’approbation » ;

Si l’ANO du bailleur n’est pas obtenu,

convoquer une réunion de la

Commission de jugement pour trouver

les solutions appropriées.

DG

3 jours

Rapport


Lettre de

transmission

10 Signature du contrat de marché et

ventilation du contrat

Après réception de l’avis

d’approbation du bailleur sur le projet

de contrat négocié, procède aux

corrections éventuelles.

Rapporteur

de la

COJO 1 jour

Contrat d’attribution

Recueillent la signature du consultant

retenu.

RPM 3 jours

Contrat définitif

a) Montant du marché supérieur à

30 000 000 FCFA

Signe le contrat ;

Le transmet au RPM.

DG 1 jour

Contrat définitif

Adresse un exemplaire du contrat

dûment signé :

- à l’adjudicataire ;

- à l’agence d’exécution

bénéficiaire ;

- aux signataires.

Conserve un exemplaire dans le

dossier « marché en cours

d’exécution ».

RPM

2 jours


11 Diffusion des résultats de l’appel à la

concurrence

14 jours



Echéance

Documents


Adresse aux soumissionnaires non

retenus une lettre d’information sur le

résultat de l’appel à la concurrence ;






Marchés Publics de la DMP les

résultats de l’appel d’offres.

RPM

5 jours

Lettre d’information


4.3.4 Autres méthodes de sélection et emploi de consultants individuels ou de firmes :PM4


Cette procédure vise à réglementerles opérations liées à l’acquisition de services de conseil à caractère

intellectuel, qui se démarquent par leur caractère spécifique.


Ces procédures de sélection, peuvent être employées pour les services de consultants ou des firmes

indiqués dans le PPM à savoir:

Sélection de consultants individuels :

L’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur ; -

Si le travail en équipe n’est pas nécessaire

Aucun appui technique n’est requis de l’extérieur (siège)

L’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur

Procédures de gré à gré ou entente directe :

si elle présente un net avantage par rapport à l’appel à la concurrence

missions qui sont le prolongement naturel d’activités menées par le consultant

sélection rapide pour une opération d’urgence, contrat d’un montant faible

un consultant est le seul à posséder l’expérience d’une mission ;

Sélection au Moindre Coût : missions standards ou courantes pour lesquelles il existe des pratiques et

des normes bien établies et qui font l’objet d’un contrat d’un montant modeste ;

Sélection basée sur un Budget Déterminé : mission simple pouvant être définie de manière précise. La DP

indique le budget disponible ;

Sélection fondé sur les Qualifications du consultant. : contrats d’un montant faible déterminés au cas par

cas ou les situations d'urgence déclarées sans toutefois dépasser un seuil déterminé.

Les contrats ou marchés de services afférents à des missions satisfaisant aux conditions ci-indiquées

peuvent être attribués à des consultants individuels ou des firmes

Règles de gestion

1. Consulter au moins trois (3) consultants ou firmes ;

SECTION Gestion des achatset passation de marchés (PM)

SOUS-SECTION:

Autres méthodes de sélection et emploi de consultants individuels ou de

firmes



Date d'entrée en

vigueur:

JJ MM AA


Approuvée le :


2. Pour les marchés, dont les montants sont inférieursau seuil de revue a priori le contrôle du bailleur

s’exercera sur les termes de référence

3. Analyser l’expérience professionnelle, le cursus académique et de la connaissance de l’environnement

culturel, social et politique de la structure. pour établirla capacité des consultants ou firmes à fournir les

prestations

Selon le montant du marché, le contrat de marché devra être soumis à la signature du :


M≤30 000 000 - Le Directeur Général

- Le Contrôleur Budgétaire

Acteurs concernés



DFC




1. Sélection de consultants individuels

Préparation et

examen des TdR et

du Budget de

financement

Elaboration de la

demande de

manifestation d’intérêt

(facultatif)

Réception et analyse

des CV

Réception de l’offre

technique et financière

du consultant qualifié

ANO du

bailleur

Négociation

du contrat

Signature et

ventilation

du contrat

Diffusion

des résultats


2. Sélection au Moindre Coût (SMC)

Obéit à la procédure classique jusqu'à l’ouverture des offres

Ouverture des offres

techniques

Note du consultant < note

de qualification

Note du consultant > note

de qualification

Eliminé

Ouverture des

propositions

financières

Choix de la proposition

dont le prix est le plus

bas, pour la suite de la

procédure

3. Sélection basée sur un Budget Déterminé (SCBD)

Obéit à la procédure classique jusqu'à l’ouverture des offres

Ouverture et


techniques

Ouverture des offres

financières

Offres > Budget

Offres < Budget

Rejeté

Choix de l’offre dont la

proposition technique est mieux

classées pour la suite de la

procédure

4. Sélection fondée sur les Qualifications du consultant(QC)

Obéit à la procédure classique jusqu'à la manifestation d’intérêts lorsque celle-ci est nécessaire.

Manifestation d’intérêt incluant au

moins trois consultants qualifiés

dotés d’une expérience pertinente

Proposition technique et

financière du consultant le plus

qualifié et le mieux expérimenté

Négociation du

contrat


Echéance

Documents


1 Préparation et Examen des TDR et du

budget de financement

Rédige les termes de référence ;

Établit le budget estimatif ;

Transmet le dossier (TDR+ budget) au

DFC.

Vérifie que les services à acheter

sont conformes aux objectifs ;

S’assure que les activités dont le

RPM/RT

DFC

DZ

5 jours

TDR et du budget

de financement

TDR et du budget

de financement



Echéance

Documents


financement est souhaité sont inscrites

dans le PPM en cours.

Propose un ou plusieurs consultants.

Valide les TDR et le budget de

financement y afférent.

DG

3 jours

TDR et du budget

de financement

2 Elaboration de la demande de


5jours

Prépare la demande de manifestation

d’intérêt, les TDR et la lettre

d’invitation ;

Transmet le tout au Directeur

Général.

RPM

Demande de

manifestation

d’intérêts,

TDR, Lettre

d’invitation

3 Examen de la liste restreinte et des TDR

par la DMP

Transmet la Liste Restreinte et les

TDR à la DMP pour contrôle.

DG

Liste Restreinte

TDR

Reçoit et examine la Liste Restreinte

et la TDR ;

Approuve la Liste Restreinte et la

TDR et transmet son avis favorable

à l’OIPR ;

En cas de désapprobation, fait

procéder aux corrections.

DMP

Liste Restreinte

TDR

4 Publication des TDR 14 jours

Signe la lettre d’invitation après

obtention de l’avis favorable de la

DMP.

DG

• Transmet la demande de

manifestation d’intérêts, les TDR et

la lettre d’invitation aux

soumissionnaires identifiés ;

• Garde une copie dans le dossier

« consultation en cours ».

RPM

Demande de

manifestation

d’intérêts

TDR


5 Réception et analyse des manifestations

d’intérêt

5 jours

Réceptionne et procède à l’ouverture

des offres techniques et financières ;


conformément au dossier de

demande de manifestation d’intérêt ;

Evalue l’offre conformément à la

demande de manifestation d’intérêt ;

Rédige un rapport d’analyse et le

soumet au DG.

RPM

Offres reçues

Offre reçue

Rapport d’analyse

Valide le rapport d’analyse de

l’offre.

DG

Rapport d’analyse

6 Invitation de l’adjudicataire à la

négociation du contrat

3 jours

Invite le consultant à négocier le contrat

ainsi que tout autre point sur lequel un

DG

Projet de contrat

négocié



Echéance

Documents


accord définitif ne serait pas encore

établi (planning de travail,

chronogramme d’exécution ; personnel

clé, etc.) ;

Recueille le paraphe du consultant et du

DG sur chaque page du projet de

contrat ;

Établit un procès-verbal de négociation

du contrat.

PV de négociation

du contrat

7 Approbation de la DMP

Transmet à la DMP, pour approbation, la

liasse comprenant :

- le rapport d’analyse ;

- le projet de contrat négocié.

DG/DM

P 30 jours

Le rapport

d’analyse ;

Le projet de contrat

négocié

Reçoit et analyse les documents ;

En cas de désaccord avec la procédure,

fait procéder à sa reprise ;

En cas d’accord ;

Transmet les documents approuvés au

DG.

DMP/D

G

5 jours

Le rapport

d’analyse ;

Le projet de contrat

négocié

8 Avis de non objection du bailleur

Rédige une lettre de transmission du

rapport d’évaluation globale des offres ;

Transmet le dossier comprenant les

pièces suivantes à au bailleur pour

ANO :

- la lettre de transmission ;

- le rapport d’analyse ;

- le projet de contrat négocié.

Classe un exemplaire du rapport dans le

dossier « Évaluation en cours

d’approbation » ;

Si l’ANO du bailleur n’est pas obtenu,

convoque une réunion de la Commission

de jugement pour trouver les solutions

appropriées.

DG

5 jours

Rapport


Lettre de

transmission

9 Signature du contrat de marché et

ventilation du marché

Recueille la signature du consultant. RPM 1 jour Contrat définitif

a) Montant du marché inférieur à

30 000 000 FCFA

Signe le contrat ;

Le transmet au RPM et au DFC.

DG ou le

CB 1 jour

Contrat définitif

Adresse un exemplaire du contrat

dûment signé :

- à l’adjudicataire ;

- à la DFC de l’OIPR.

Conserve un exemplaire dans le dossier

« marché en cours d’exécution ».

RPM

2 jours


10 Diffusion des résultats de l’appel à la

concurrence



Echéance

Documents


Affiche la décision d’attribution dans les

locaux de l’OIPR ;




Marchés Publics de la DMP les résultats

de l’appel d’offres.

RPM

14 jours

Lettre d’information


4.3.5 Gestion des contrats de fourniture, travaux et services autres que services de consultants

PM5


L’objet de la procédure est de permettre une bonne gestion et le suivi des marchés et des contrats de

fournitures, de travaux et prestations de services passés par l’OIPR avec les tiers.


La procédure s’applique à tous les contrats et marchés de fournitures, travaux et de prestations de services

autre que les services de consultants de l’OIPR.

Règles de gestion

1. Attirer l’attention du Directeur Général de l’OIPR sur le non-respect du calendrier d’exécution ou sur

toute information pouvant avoir une incidence sur le bon déroulement du contrat. Ceci implique que le

RPM dispose de toutes les informations sur le contrat et en particulier sur le calendrier d’exécution ;

2. Tenir un registre des contrats et marchés publics dont la mise à jour sera effective chaque fin du mois.

Les logiciels gèrent en principe un registre des contrats et des marchés qui est mis à jour

automatiquement à chaque nouveau contrat ou marché saisi ;

Conserver un exemplaire du contrat ou du marché dès la signature d’un contrat ou d’un marché ;

3. Numéroter et saisirtous les contrats dans les logiciels utilisés à cet effet par le service financier. Les

logiciels gèrent en principe un registre des contrats et des marchés ;

4. Recueillir l’accord préalable du DG ou du bailleur pour toute modification ou annulation de contrat si

ledit contrat a fait l’objet d’un ANO avant sa signature ;

5. Saisir dans les logiciels la facture relative à un contrat ou marché en précisant le numéro du contrat ;

6. Obtenir du RPMpour tout paiement à effectuer sur un contrat ou marché, la fiche de suivi des contrats

ou marchés donnant toutes les factures et les paiements effectués et la transmet à l’Agent Comptable

Payeur pour règlement.


SOUS-SECTION:

Gestion des Contrats de Fourniture, Travaux et Service autres que Service de

Consultants



Date d'entrée en

vigueur:

JJ MM AA


Approuvée le :


Acteurs concernés


DFC DZ

RPM

DG


Suivi de l’exécution de

la commande

Mauvaise exécution

Bonne exécution

Annulation de la

commande

Réception

provisoire

Réception

définitive

Annulation de la

réserve sur la

ligne budgétaire


Echéance

Documents


1 Suivi et relance des fournisseurs

Fait périodiquement (semaine,

quinzaine, etc.…) le point des

commandes : commandes échues non

livrées et commandes à réceptionner

dans la semaine ;

Contacte les fournisseurs devant livrer

dans le courant de la semaine pour la

confirmation des dates de livraison ;

Pour les commandes échues non

livrées, contacte les fournisseurs

concernés pour connaître les raisons du

retard et les nouvelles dates

prévisionnelles de livraison ;

Transmet la liste des commandes

échues non livrées, les raisons du

retard et les nouvelles dates

prévisionnelles de livraison au DG

pour appréciation.

RPM ou le

DFC

7 jours

ou

15 jours

État des commandes

en cours

Apprécie les commandes échues non

livrées ;

Décide de relancer par écrit les

fournisseurs ou d’annuler certaines

commandes en fonction de :

- l’urgence de la situation ;

- la comparaison de la nouvelle

date de livraison et

du délai moyen de livraison du bien

commandé ;

DG

3 jours

État des commandes

en cours



Echéance

Documents


- la qualité des relations avec le

fournisseur ;

- du nombre de relances écrites (2

au maximum).

Transmet sa décision au DFC et au

RPM.

2 Relance fournisseurs

Relance les fournisseurs dont les

commandes ne sont pas annulées en

leur adressant une lettre de relance

signée du DG ;

Met à jour son fichier de suivi des

commandes en inscrivant les nouvelles

dates de livraison et les dates de

relance.

RPM ou le

DFC

1 jour

3 Annulation d’une commande

Rédige une lettre d’annulation et la

transmet au DG pour signature.

RPM ou le

DFC 1 jour Lettre d’annulation

Signe la lettre d’annulation de la

commande et la retourne au DFC et au

RPM.

DG

1 jour

Lettre d’annulation

Transmet la lettre d’annulation dûment

signée au fournisseur ;

Agrafe une copie de la lettre

d’annulation au B/C dans le dossier

« commandes en cours » ;

Appose le cachet « ANNULE » sur le

B/C ;

Classe le B/C annulé et la lettre

d’annulation dans le dossier

« commandes annulées » de l’année ;

Met à jour le fichier de suivi des

commandes ;

Transmet une copie de la lettre

d’annulation aux Comptables.

RPM ou le

DFC

2 jours


4 Annulation de la réserve sur la ligne

budgétaire

1 jour

S’assurent que la lettre est dûment

signée par le DG ;

Annulent la réservation du montant de

la commande effectuée sur le budget.

Comptables



4.3.6 Gestion des contrats des services et emploi de consultants individuels ou de firmes : PM 6


L’objet de la procédure est d’assurer la gestion et le suivi des marchés et des contrats de prestation de

services passés par l’OIPR avec les tiers.


La procédure s’applique à tous les contrats et marchés de prestation de services de l’OIPR.

Règles de gestion

1. Suivre conjointement (RPM et DFC) les contrats de prestation ;

2. Assurer (DG) le suivi opérationnel des contrats;

3. Recueillir l’accord préalable du DG et du bailleur pour toute modification ou annulation de contrat de

prestation, si ledit contrat a fait l’objet d’un ANO avant sa signature.

Acteurs concernés


RPM DZ

DFC

DG

Comptables


Suivi de l’exécution de

la commande

Mauvaise exécution

Bonne exécution

Résiliation du

contrat

Rapport des

activités du

consultant

Annulation de la

réserve sur la

ligne budgétaire


SOUS-SECTION:

Gestion des contrats des Services et Emploi de Consultants individuels ou de

firmes



Date d'entrée en

vigueur:

JJ MM AA


Approuvée le :



Echéance

Documents


1 Suivi de l’exécution de la prestation

Suivre la réalisation des prestations

et rend régulièrement compte au

DG de l'état d'avancement des

travaux.

DT ou le

RPM ou le

DFC

DZ

1 jour

Rapport journalier

2 Gestion du contrat

En cours d’exécution, certains

évènements peuvent intervenir dans la

vie du contrat, par exemple :

- La modification ;

- La résiliation ;

- etc.

RPM ou

le DFC

Délai variable

en fonction de

la valeur du

marché ou du

contrat

Avenant ;

Ordre de service de

mise en demeure ;

Projet d’Arrêté de

résiliation

La modification des termes d'un contrat

Dès qu’il en a connaissance, informe le

Directeur Technique ou le RPM ou le

DFC des informations susceptibles de

modifier les clauses du contrat.

Exemples: difficulté financière du

prestataire.

Apprécie les informations et donne les

instructions nécessaires au Directeur

Technique ou le RPM ou le DFC.

DG

3 jours

Discute avec le prestataire des points

de modification éventuels ;

Rédige un projet d’avenant au contrat

et le soumet à l’appréciation du DG.

DT ou le

RPM ou le

DFC

DZ

1 jour

Apprécie le projet d’avenant ;

Après la validation transmet le projet

d’avenant au contrat au bailleur pour

recueillir son avis au cas où le contrat

initial a fait l’objet d’un avis de non

objection.

DG

2 jours

Projet d’avenant au

contrat

Après l’obtention de l’ANO, fait signer

l’avenant par l’autorité habilité et le

contrat par le prestataire.

DT ou le

RPM ou le

DFC 30 jours


contrat

Transmet un exemplaire de l’avenant

dûment signé au prestataire ainsi qu’à

tous les destinataires du contrat initial

et en joint un autre au dossier original

de prestation de service

DG

1 jour


contrat

3 La résiliation du contrat

Un contrat peut être résilié pour

diverses raisons, par exemple:

- Prestation en dégradation ;

- Aliénation, cession de

l'objet du contrat ;

- Arrivée à terme du

contrat ;

- Cession d'activité du

prestataire ;

DT ou le

RPM ou le

DFC

1 jour

Projet de lettre de

résiliation ; Ordre de

service de mise en

demeure ;

Projet d’Arrêté de

résiliation



Echéance

Documents


- Ou autres motifs de

résiliation prévus au

contrat.

Dès qu’ils en ont connaissance,

informe le DG des données

susceptibles d’entraîner la résiliation

du contrat.

Apprécie les informations reçues et

le cas échéant, demande au

Directeur Technique ou le RPM ou

le DFC de préparer la lettre de

résiliation.

DG

1 jour


Rédige un projet de lettre de

résiliation du contrat et le transmet

au Directeur Général.

DT ou le

RPM ou le

DFC 1 jour

Apprécie le projet de lettre de

résiliation ;

Après la validation transmet la

lettre de résiliation au bailleur pour

recueillir son avis sur la résiliation

du contrat.

DG

1 jour

Lettre de résiliation

Après l’obtention de l’avis

favorable de du bailleur, transmet

la lettre de résiliation au

prestataire ;

Joint un exemplaire de la lettre de

résiliation au dossier de prestation

concerné et le classe dans le

dossier prestation annulée ;

Transmet une copie de la lettre aux

Comptables.

DT ou le

RPM ou le

DFC

1 jour


4 Annulation de la réserve sur la ligne

budgétaire

3 jours

Avenant au contrat /


S’assurent que la lettre est dûment

signée par le DG ;

Annulent la réservation du montant

budgétaire correspondant.

Comptables

1 jour

Avenant au contrat /



4.3.7 Archivage des documents de passation des marchés : PM7


L’objet de cette procédure d’archivage est de permettre de retrouver dans un même lieu tous les

documents de la passation des marchés, afin de permettre les audits a posteriori des structures chargées

de contrôle interne et externe.

Champ d'application

Sont concernés par cette procédure, tous les documents de marchés :

Les avis de publication (AAO, AMI, publication de résultats)

Les PV d’ouverture des plis et de jugement des offres, de réception provisoire ou définitive ;

Les DAO ;

Les différents rapports d’évaluation ;

Toutes les correspondances relatives à la passation et à la gestion des contrats ;

Les contrats et marchés approuvés et les éventuels avenants ;

Les différentes garanties.

Acteurs concernés


RPM DZ

DFC


Elle varie suivant le mode de passation.

Les fiches de classement de documents de passation de marches AON et AOI (Cf. annexe 2.40).

Les fiches de classement des documents de consultation de fournisseurs à l’échelle nationale (CFN)

(Cf. annexe 2.41).

Les fiches de classement des documents de sélection et emploi de consultants (Cf. annexe 2.42).


SOUS-SECTION: Archivage des documents de Passation des marchés



Date d'entrée en

vigueur:

JJ MM AA


Approuvée le :


4.4 SECTION 4: Gestion des stocks (ST)

4.4.1 Entrée en stock: ST 1


La procédure de gestion de stock vise à garantir une bonne gestion des stocks de fournitures, de pièces

de rechanges et de matières consommables de l’OIPR. Elle vise ainsi à réduire les coûts de possession

et de passation des commandes au minimum acceptable, tout en conservant le niveau de stock

nécessaire pour éviter toute rupture de stock.

Dans ce cadre, la procédure d’entrée en stock a pour objectif de permettre à l’OIPR de tenir à

disposition du personnel les fournitures et consommables et d’en faciliter le suivi.


Matériels et fournitures de bureau ;

Imprimés ;

Consommables informatiques ;

Pièces de rechanges des véhicules ;

Vivres et rations alimentaires des Brigades mobiles au niveau des Directions de Zone.

Cette procédure s’applique pour toute entrée de fournitures et de consommables au niveau du

magasin central géré par la Cellule logistique, ainsi que pour toute entrée en stock au niveau des

Zones, suite à une demande de réapprovisionnement.

Règles de gestion

1. Faire transiter obligatoirement toutes matières consommables et fournitures de l’OIPR par le

magasin de stock Central avant mise à disposition

2. Centraliser le stock de matières consommables et de fournitures de l’OIPR au niveau de la

Direction centrale et assurer une gestion décentralisée du stock au niveau des zones

3. Systématiquement vérifier la conformité de la livraison avec le bon de livraison avant

magasinage et enregistrement dans la fiche de stock

4. Etablir une fiche d’entrée en stock à chaque entrée dans le magasin

5. Tenir une fiche de stock spécifique par type d’article

6. Saisir et enregistrer toute entrée dans le stock du magasin dans les fiches de stocks

correspondantes gérées par le Responsable Logistique (Central) / Service administratif et

financier de la Direction de Zone.

Acteurs concernés


Responsable de la Cellule Logistique Service administratif et financier de la Direction

de Zone

Responsable Passation de Marché


SECTION Gestion des stocks (ST)

SOUS-SECTION: Entrée en stock

Code: ST 1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :



Le schéma suivant présente les interactions entre la procédure d’entrée en stock ST1 avec les autres

procédures de gestion de l’OIPR :

ENTRÉE EN STOCK

PM Stock Central

ST 2

ST 3

Cas achat / passation

de marché au niveau

Direction Centrale

FI 2 BU 2Paiement et règlement

facturesExécution budgétaire

Sortie de stock

InventaireStocks Zones

La procédure d’entrée en stock peut être synthétisée comme suit :


Echéance

Documents


1.1

Réception au niveau

magasin central:

Réceptionner et vérifier

la conformité de la

livraison de matières et

de fournitures par rapport

au BL (Cf. Procédures

achats et passation de

marché PM 5)

Cellule

Logistique

(réception

physique)

CB (contrôle)

RPM (Cas achat

projet)

A chaque

livraison

BC / Contrat

BL

1.2

Réception au niveau

magasin Direction de

Zone : Réceptionner et contrôler

la livraison de matières et

de fournitures par rapport

au BC et signer le BL

Service

administratif et

financier Zone

A chaque

livraison par la

Cellule

Logistique de la

Direction

Centrale

Fiche

d’expression des

besoins (Modèle

de fiche F29)

BL

2

Ranger et disposer les

matières et les fournitures

livrées dans le magasin

Cellule Logistique Service

administratif et

financier Zone

Le jour de la

réception

Fiche de stock

(Modèle de fiche

F31)

3 Renseigner et mettre à

jour les fiches de stock

Cellule Logistique Service

administratif et

Le jour de la

réception Fiche de stock

Réceptionner la

livraison (Magasin

central / Magasin au

niveau des Directions

de Zone)

Mettre les

fournitures à

disposition des

Directions

Ranger et disposer les

fournitures et

consommables dans le

magasin et renseigner les

fiches de stocks



Echéance

Documents


des articles concernés

financier Zone

4 Transmettre les pièces comptables à la DFC et engager les dépenses (Cf. Exécution budgétaire : BU2)

5

Mise à disposition des

fournitures (Cf. Sortie en

stock: ST 2)

Cellule Logistique

Service

administratif et

financier Zone

Dès réception

fournitures

Fiche

d’expression des

besoins

BS


4.4.2 Sortie en stock: ST 2


La procédure de gestion de la sortie en stock a pour objectif vise trois principaux objectifs :

Assurer une gestion rationnelle et ordonnée du stock de fournitures et de consommables de

l’OIPR tant au niveau du Siège qu’au niveau des Zones ;

Assurer la traçabilité des sorties de fournitures du magasin ;

Disposer d’une visibilité instantanée sur le niveau de stock restant au niveau du magasin afin

d’éviter toute rupture de stocks.



Imprimés ;




Cette procédure s’applique pour toute sortie du stock du magasin central géré par la Cellule logistique,

ainsi que pour toute mise à disposition de fournitures au niveau des Zones.

Règles de gestion

1. Justifier toute sortie de stock par une fiche d’expression des besoins ;

2. Systématiquement établir un Bon de Sortie à chaque sortie du magasin ;

3. Gérer le stock suivant la méthode FIFO ;

4. Systématiquement mettre à jour les fiches de stock concernées après chaque sortie du

magasin.

Acteurs concernés


DARH DZ

DFC Responsable du Service Administratif de la

Direction de Zone

Cellule logistique


Le schéma suivant présente les interactions entre la procédure de sortie de stock ST2 avec les autres

procédures de gestion de l’OIPR :


SOUS-SECTION: Sortie en stock



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Sortie de stock

Cas approvisionnement

interne (Stock central

è Stocks Zones)

Cas de vol constaté

Dans le cas d’une « sortie normale » de stock (approvisionnement interne de la Direction / Service

demandeur), la procédure de sortie de stock peut être synthétisée comme suit :

Établir le bon

de sortie

Mettre à jour les

fiches des stocks

des articles

correspondants

Mettre les

fournitures à la

disposition du

demandeur


Echéance

Documents


1

Elaborer signer la fiche

d’expression des besoins et la

transmettre à la Cellule

Logistique

Toutes les

Directions

Tous les

Services

A chaque

besoin

Fiche

d’expression des

besoins (si article

disponible en

stock) (Modèle de

fiche F29)

2.1

Si article non disponible en

stock:

Elaborer, faire viser une

demande d’achat par la DARH

et transférer la demande d’achat

au niveau du DFC

Cellule

Logistique

DARH (Visa)

DFC

A chaque

besoin non

satisfait

Demande d’achat

2.2

Si article disponible en stock: Etablir le bon de sortie et le

faire signer par le demandeur

Cellule

Logistique

Le magasinier

Le demandeur

Le Service

administratif

et financier de

la Zone

Le demandeur

A chaque

mise à

disposition

Fiche

d’expression des

besoins

Bon de sortie

(Modèle de fiche

F30)

Registre de sortie

des fournitures

3

Mettre à disposition les

matières et fournitures suivant

la méthode FIFO et enregistrer

la sortie de stock dans le

registre de sortie des fournitures

et matériels

Cellule

Logistique

Le magasinier

Le demandeur

Le Service

administratif

et financier de

la Zone

Le demandeur

A chaque

mise à

disposition

Fiche

d’expression des

besoins

Bon de sortie

Registre de sortie

des fournitures

4 Mettre à jour la fiche de stocks

des articles correspondants

Cellule

Logistique

Le Service

administratif

et financier de

Dès mise à

disposition

des

Fiche de stocks

(Modèle de fiche

F31)



Echéance

Documents


la Zone fournitures

Dans le cas d’une sortie de stock liée à un cas de vol, la procédure de sortie de stock peut être

synthétisée comme suit :

Constater et

matérialiser

le vol

Mettre à jour les

fiches des stocks

des articles

correspondants

Faire

l'inventaire

des stocks


Echéance

Documents


1

Informer la Cellule logistique et

la hiérarchie sur l’infraction

après le constat (Direction

Général / Direction de Zone si

en Zone / Direction en charge

de la Logistique)

Celui qui

constate le vol

Celui qui

constate le vol

Dès constat

du vol

2 Etablir une déclaration / plainte

pour matérialiser le vol DARH

Direction de

Zone

J (constat du

vol)

Plainte /

Déclaration de vol

3

Signer la déclaration de

vol/plainte et l’envoyer à la

police / gendarmerie

DG DZ J (constat du

vol)

Plainte /

Déclaration de vol

4

Actualiser l’inventaire des

stocks pour identifier les

articles volés

(Cf. Inventaire des stocks: ST

3)

Cellule

Logistique

Cellule

Comptabilité

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

Après constat

du vol par la

police /

gendarmerie

Fiche

d’inventaire de

stocks (Modèle

de fiche F32)

5 Mettre à jour la fiche de stocks

des articles correspondants

Cellule

Logistique

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

J+1 après

inventaire

Fiche de stocks

(Modèle de

fiche F31)


4.4.3 Inventaire des stocks: ST 3


Cette procédure d’inventaire des stocks de matières et de fournitures de l’OIPR vise trois objectifs

majeurs :

Recenser de manière exhaustive tous les articles stockés dans le magasin central et les

magasins au niveau des Zones ;

S’assurer de la cohérence et de la concordance entre les stocks théoriques consignés dans les

fiches de stocks et les stocks réels dans chaque magasin ;

Identifier le niveau de stock réel de matières et de fournitures afin d’optimiser les commandes

trimestrielles.



Imprimés ;




Cette procédure s’applique pour tout stock de fournitures et de consommables de l’OIPR, et ce tant au

niveau du magasin central géré par la Cellule logistique, qu’au niveau des magasins des zones.

Règles de gestion

1. Réaliser un inventaire physique des stocks de matières et de fournitures de l’OIPR tous les

trimestres (au niveau du Siège et au niveau des Zones);

2. Interdire tout mouvement de stocks au cours de l’inventaire ;

3. Faire un double comptage contradictoire des stocks ;

4. Elaborer un rapport à la fin de chaque inventaire et le faire valider par le Directeur chargé de

la logistique ;

5. Mettre à jour les fiches de stocks après chaque inventaire.

Acteurs concernés


Cellule Logistique Le Service administratif et financier de la Zone

Cellule Comptabilité


La procédure d’inventaire des stocks comporte 4principales étapes schématisées comme suit :


SOUS-SECTION: Inventaire des stocks



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Éditer la liste

des matières /

fournitures en

stock

Élaborer le

rapport

d'inventaire

Faire le double

comptage physique

des stocks et

analyser les

éventuels écarts

Mettre à jour

les fiches de

stocks


Echéance

Documents


1

Editer la liste des matières et

fournitures ainsi que les fiches

de stocks à date de chaque

article en stock

Cellule

Logistique

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

J+2 du

trimestre

suivant

Fiche de stock

(Modèle de fiche

F31)

2

Mener un double comptage

physique des stocks et

confronter les résultats des

comptages contradictoires.

Faire un 3è comptage en cas

d’écart du double comptage

Cellule

Logistique

Cellule

Comptabilité

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

J+2 du

trimestre

suivant

Fiche de stock

Fiche d’inventaire

de stocks (Modèle

de fiche F32)

3

Constater et analyser les

éventuels écarts entre les

stocks théoriques et physiques

Cellule

Logistique

Cellule

Comptabilité

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

Dès

achèvement

du comptage

physique

Fiche de stock

Fiche d’inventaire

de stocks

4

Etablir le rapport d’inventaire

et le faire valider par le

DARH / DZ

Cellule

Logistique

Cellule

Comptabilité

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

J+1 après

inventaire Rapport

d’inventaire

5 Mettre à jour les fiches de

stocks Cellule

Logistique

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

J+1 après

inventaire Fiche d’inventaire

de stocks


4.5 SECTION 5: Gestion des immobilisations (IM)

4.5.1 Entrée dans le patrimoine: IM 1


Cette procédure de gestion des entrées immobilisations dans le patrimoine de l’OIPR vise

essentiellement à permettre une identification et une traçabilité de chaque bien entrant dans le

patrimoine de l’OIPR.


En règle générale, la procédure de gestion des immobilisations de l’OIPR s’applique pour tout bien

d’une valeur unitaire supérieure ou égale à 1500 000 FCFA et d’une durée d’utilisation > 1 an (Titre

II – Investissement du budget) ainsi qu’au matériel informatique, etc. Ces biens peuvent être acquis

sur financement propre de l’OIPR où à travers des projets cofinancés mis en œuvre par l’OIPR.

La liste des différents types de biens immobilisés de l’OIPR comprend :

Les matériels roulants (véhicules, motos, hors-bord) quelque soit leur montant et leur

et leur durée de vie ;

Matériels informatiques (laptops, packs de PC, tablettes, imprimantes, scanners,

photocopieuses, vidéoprojecteurs,…);

Logiciels (SIG, Logiciel de comptabilité, Logiciel de suivi des projets…) ;

Matériels et mobiliers de bureau (chaises, bureaux, armoires de rangement, caissons

mobiles, fauteuils, tables basses,…) quelque soit leur montant et leur et leur durée de

vie ;

Matériels techniques (GPS, Talkie-Walkie, Jumelles, Tronçonneuses, Caisse à outils,

Groupe électrogènes…) ;

Constructions et bâtiments ;

Travaux de peinture, d’électricité, de plomberie, sanitaires, de menuiserie, de

réfection de toiture, d’étanchéité, de réparation de clôture, de branchement

(adduction d’eau, téléphone, électricité) d’un montant supérieur de 50 000 000

FCFA ;

Cette procédure s’applique pour tout bien répondant à la règle ci-dessus et ce tant au niveau du Siège

qu’au niveau des Zones.

Règles de gestion

1. N’autoriser que l’acquisition des immobilisations inscrites au budget de l’exercice en

cours ;

2. Systématiquement vérifier la conformité de la livraison au bon de commande avant

codification et enregistrement dans le registre des immobilisations de l’OIPR ;

SECTION Gestion des immobilisations (IM)

SOUS-SECTION: Entrée dans le patrimoine

Code: IM 1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


3. Centraliser la réception et l’entrée en patrimoine d’une immobilisation de l’OIPR au

niveau de la Cellule Logistique du Siège ;

4. Documenter toute entrée dans le patrimoine de l’OIPR par un bon de livraison / PV de

réception ;

5. Codifier et étiqueter / marquer toutes immobilisations de l’OIPR (exception faite des

constructions et bâtiments) ;

6. Dresser une fiche d’immobilisation individuelle pour chaque immobilisation entrant dans

le patrimoine de l’OIPR ;

7. Faire valider et signer la fiche de sortie de l’immobilisation par le DG et le DARH avant

sa mise à disposition effective.

Concernant la codification des immobilisations de l’OIPR, chaque code à apposer sur le bien suivra la

structure suivante :

Source de financement

(OIPR / Projet)

Nature de l’immobilisation

(Cf. Code supra)Numéro d’ordre Année d’acquisition

EXEMPLE OIPR MATBURO 0005 2013

Cet exemple de codification signifie : 5ème Matériel informatique acquis sur budget d’investissement

de l’OIPR en 2013.

La codification des sources de financement suit la règle suivante :

Source de financement de l’acquisition Code

Immobilisation acquise sur le budget

d’investissement propre de l’OIPR

OIPR

Immobilisation acquise à travers un projet

cofinancé

OIPR_Nom du Projet

La codification de la nature de l’immobilisation suit les règles suivantes :

Nature de l’immobilisation Code

Matériels roulants MATROUL

Matériels informatiques MATINFO

Logiciels LOGICIEL

Matériels et mobiliers de bureau MATBURO

Matériels techniques MATTECH

Acteurs concernés


DARH DZ

Cellule Logistique Responsable du Service Administratif et

Financier de la Zone

RPM

CB


Le schéma suivant présente synthétiquement les interactions entre la procédure d’entrée dans le

patrimoine IM 1 avec les autres procédures de gestion de l’OIPR :


PM IM 5

IM 4

Cas achat / passation

de marché au niveau

Direction Centrale



Sortie d’immobilisation

Inventaire

Donations

ENTRÉE DANS LE PATRIMOINE DE

L’OIPR

Patrimoine

OIPR Central

Patrimoine

OIPR Zones

IM 2

Entretien et

maintenance des

immobilisations

La procédure d’entrée d’un bien dans le patrimoine de l’OIPR peut être schématisée comme suit :

Réceptionner la

livraison de

l'immobilisation

Codifier et

marquer

l'immobilisation

Élaborer la fiche

individuelle

d'immobilisation




1 Réception au niveau central: Réceptionner la livraison de

l’immobilisation

Cellule

Logistique

RPM

CB

A chaque

livraison /

réception

BC / Contrat

BL / Bordereau

de livraison du

transitaire (cas

donation)

PV de réception

2

Elaborer la fiche

d’immobilisation individuelle

de chaque immobilisation

Cellule

Logistique

1 j après chaque

réception

BL et PV de

réception

Fiche

d’immobilisation

(Modèle de fiche

F37)

3

Codifier et étiqueter/

marquer l’immobilisation et

renseigner le code dans la

fiche d’immobilisation

correspondante

Cellule

Logistique

1 j après chaque

réception

Etiquette de

l’immobilisation

Fiche

d’immobilisation

4 Transmettre les documents de réception (BL / bordereau de livraison / PV de réception) visés par le CB à la

DFC et engager les dépenses Cf.Exécution budgétaire : BU2

5

Mettre à disposition

l’immobilisation après visa de

la fiche de sortie par le

Directeur en charge de la

Logistique et la signature du

DG et remettre une copie de la

fiche d’immobilisation

Cellule

Logistique

Au plus tard 2 j

après réception

fiche de besoins

Fiche

d’expression des

besoins (Modèle

de fiche F29)

Bon de sortie

(Modèle de fiche

F31)





6

Réceptionner et contrôler la

livraison d’immobilisation

mise à disposition par la

Direction Centrale

Direction

bénéficiaire

de

l’immobilisat

ion

DZ / le

Responsable

du Service

Administratif

et financier

de la Zone

A chaque mise à

disposition d’une

immobilisation

Fiche

d’expression des

besoins

Bon de sortie


4.5.2 Entretien et maintenance des immobilisations: IM 2


La procédure de gestion des entretiens et de maintenance des immobilisations de l’OIPR poursuit un

double objectif :

Maintenir le patrimoine de l’OIPR dans un bon état de fonctionnement et de marche afin de

lui permettre d’assurer efficacement ses missions ;

Assurer une traçabilité, une maîtrise et un contrôle des travaux d’entretiens et de réparation

effectués sur le patrimoine.


La présente procédure d’entretien et de maintenance des immobilisations s’applique à l’ensemble des

immobilisations de l’OIPR tel que présentée dans la procédure d’entrée dans le patrimoine IM1. Elle

s’applique plus particulièrement sur les catégories d’immobilisation suivantes :

Les matériels roulants (véhicules, motos, hors-bord) ;




Matériels et mobiliers de bureau (chaises, bureaux, armoires de rangement, caissons mobiles,

fauteuils, tables basses,…) ;

Matériels techniques (GPS, Talkie-Walkie, Jumelles, Tronçonneuses, Caisses à outils, Groupe

électrogènes…) ;

Constructions et bâtiments.

Règles de gestion

1. Elaborer au cours de la phase d’élaboration du budget, un plan d’entretien préventif annuel des

immobilisations de l’OIPR ;

2. Responsabiliser toutes les Directions de l’OIPR dans le bon entretien des immobilisations

mises à leur disposition ;

3. Assurer une gestion décentralisée des petits travaux de réparation et de maintenance au niveau

des zones ;

4. Respecter les procédures d’achats et de passation de marchés de l’OIPR pour la sélection et la

contractualisation avec les prestataires en charge de la maintenance des équipements et

immobilisations de l’OIPR ;

5. Elaborer un contrat d’entretien avec un prestataire de service de la base de données de

fournisseurs de l’OIPR ;

6. Faire viser toute demande de réparation par le supérieur hiérarchique et la faire valider par la

Direction en charge des immobilisations ;


SOUS-SECTION: Entretien et maintenance des immobilisations



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


7. Elaborer une fiche de sortie pour tout envoi d’une immobilisation en réparation ;

8. Toujours contrôler et faire viser le service fait par le Contrôleur Budgétaire avant réintégration

de l’immobilisation réparée ;

9. Renseigner le carnet de bord du véhicule après chaque réparation.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH Le Service administratif et financier de la Zone

DFC

Cellule Logistique

CB


Le schéma suivant présente synthétiquement les interactions entre la procédure d’entretien et de

maintenance des immobilisations IM 2 avec les autres procédures de gestion de l’OIPR :

IM 1Entrée dans le

patrimoine



ENTRETIEN & MAINTENANCE

DES IMMOBILISATIONSIM 4 Inventaire

PM Passation de marché

La procédure d’entretien et de maintenance des immobilisations de l’OIPR peut être schématisée

comme suit :

Établir une de

demande de

réparation

Envoyer le bien

en réparation

Établir le devis et

le bon de

commande pour

la mise en

réparation

Réceptionner

l'immobilisation

réparée


Echéance

Documents


1


réparation, la faire viser

par le supérieur

hiérarchique et la

transmettre à la Direction

en charge de la

Logistique pour signature

Chaque

utilisateur

Le Supérieur

hiérarchique

(visa)

Chaque

utilisateur

DZ (visa)

Dès constat

d’un besoin

Fiche de demande

de réparation

(DR) (Modèle de

fiche F34)

2

Vérifier si l’entretien /

maintenance est couverte

par une garantie

DARH

Cellule

Logistique

DZ

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

Dès la

réception de la

DR

DR (Modèle de

fiche F34)

Garantie matériel



Echéance

Documents


3.1

Si couvert par garantie :

Signer la DR et l’envoyer

à la Cellule Log / Le

chargé logistique au

niveau Zone pour mise

en réparation de

l’immobilisation

DARH

(signature)

Cellule

Logistique

DZ (signature)

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

1 j après

réception de la

DR visée DR

3.2

Si non couvert par

garantie: Signer la DR et

faire établir un devis de

réparation auprès du

prestataire

DARH

(signature)

Cellule

Logistique

DZ (signature)

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

1 j après

réception de la

DR visée

DR

Devis de

réparation

4

Si non couvert par

garantie: Soumettre le devis à

l’approbation et signature

du DG et transmettre le

devis validé à la

Direction en charge des

finances et de la

comptabilité

DG (visa et

approbation du

devis)

DARH

DZ (visa et

approbation du

devis)

1j après

réception devis Devis de

réparation

5

Etablir le bon de

commande et le faire

signer par le DG et passer

à la procédure d’achats /

passation de marchés –

PM

DG (Signature

BC)

DFC

DZ (signature

BC)

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

1j après visa du

devis par le DG

/ DZ

Devis

DR

BC

6

Renseigner la partie

réparation de la demande

de réparation et établir

une fiche de sortie pour

réparation (FSR)

Cellule

Logistique

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

Dès

établissement

du BC

DR

Fiche de Sortie

pour Réparation

(FSR) (Modèle de

fiche F33)

7

Envoyer l’immobilisation

en réparation chez le

prestataire

Cellule

Logistique

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

Dès

établissement

du BC

(FSR) (Modèle de

fiche F33)

8

Réceptionner les

immobilisations réparées

et contrôler le service fait

Cellule

Logistique

CB

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

CB

Variable

Fiche de sortie

Contrat de

maintenance

9

Renseigner la partie

réparation de la DR et

renseigner le carnet de

bord (si véhicule)

Cellule

Logistique

CB

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

CB

A chaque

réception

DR / Carnet de

bord (si véhicule)

BL du prestataire

10

Remettre le bien réparé à

la Direction utilisatrice et

signer la partie

Cellule

Logistique

Le Service

administratif et

financier de la

A chaque

réception

DR / Carnet de

bord (si véhicule)



Echéance

Documents


réintégration de la DR par

la Direction utilisatrice

Zone

11

Recevoir et transmettre la

facture et les pièces

justificatives auprès de la

DFC pour traitement

(Cf.Exécution

budgétaire : BU2)

Direction en

charge de la

Logistique

Cellule

Logistique

DZ

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

A chaque

réception

BC

Facture

Proforma

Fiche technique

Photocopie carte

grise (si véhicule)


4.5.3 Gestion des véhicules: IM 3


Cette procédure vise à :

Assurer une gestion efficace et efficiente des différents types de véhicules mis à la disposition

de l’OIPR en terme ;

Permettre une traçabilité et un suivi systématique des mouvements des véhicules de l’OIPR ;

Permettre un contrôle et une maîtrise des consommations en carburant de l’OIPR.


Cette procédure s’applique à tous les véhicules de l’OIPR (acquis sur financement propre de l’OIPR,

ou sur financement d’un projet cofinancé, ainsi que les véhicules issus des donations des partenaires

de l’OIPR), et ce en vertu de l’art. 1 du Décret n°2000-483 du 12 juillet 2000 portant réglementation

de l'acquisition, de l'utilisation et de la réforme des véhicules administratifs.

Règles de gestion

1. Respecter les dispositions du Décret N° 2000-438 portant réglementation de l’acquisition, de

l’utilisation et de la réforme des véhicules administratifs ;

2. Etiqueter le logo de l’OIPR et/ou du Bailleur sur chaque véhicule de l’OIPR ;

3. Responsabiliser toutes les Directions de l’OIPR dans le bon entretien des véhicules mises à leur

disposition ;

4. Respecter les règlements d’utilisation des véhicules de service décrits dans le carnet de bord de

chaque véhicule ;

5. Doter et tenir à jour le carnet de bord de chaque véhicule de l’OIPR ;

6. Remplir le carnet de bord avant/après chaque déplacement et après chaque

réparation/maintenance ;

7. N’utiliser les véhicules de l’OIPR que dans le cadre de ses activités, justifiées par les ordres de

missions / fiche de demande de courses inscrits dans le carnet de bord visé ;

8. Souscrire une police d’assurance pour chaque véhicule de l’OIPR ;

9. Etablir un planning de maintenance préventive de chaque véhicule au cours de la phase

d’élaboration budgétaire ;

10. Assurer le suivi périodique des visites techniques de chaque véhicule ;

11. Assurer un suivi mensuel des kilométrages et des consommations de carburant de chaque

véhicule ;

12. Tenir la gestion de cartes carburant dans un registre des cartes géré et mis à jour par la Direction

en charge de la Logistique ;

13. N’effectuer les recharges des cartes carburant que sur la base d’un bon de commande daté et signé

par le DG ;

14. Suivre les règles et les procédures d’engagement des dépenses pour les recharges des cartes

carburant.


SOUS-SECTION: Gestion des véhicules



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Acteurs concernés


DG DZ

DARH Chargé d’études

DFC Chargé de la Logistique de la Zone

Cellule Logistique Chauffeur / coursier

Chauffeur / coursier


Le schéma suivant présente synthétiquement les interactions entre la procédure de gestion des

véhicules de l’OIPR IM 3 avec les autres procédures de gestion de l’OIPR :

IM 1

Entrée dans le

patrimoine



GESTION DES VEHICULES

IM 5

Sortie de

l’immobilisation

Gestion des entrées et

sorties

Gestion des

réparations/

maintenances

préventives

Gestion des

cartes carburantSuivi administratif (à

mettre en place)

IM

3.1IM 2

IM

3.2

IM

3.3

IM 4

Inventaire

IM 3.1 : PROCEDURE DE GESTION DES ENTREES ET DES SORTIES DES

VEHICULES :

La procédure de gestion des entrées et sorties des véhicules de l’OIPR IM 3.1peut être schématisée

comme suit :

Établir la

demande de

véhicule

Renseigner le

carnet de bord

à chaque prise

de carburant

Élaborer le plan

de course et

renseigner le

carnet de bord du

véhicule

Remettre le

carnet de bord

au Chef de

Service

utilisateur


Echéance

Documents


1

Etablir la demande de

véhicule, la faire viser par

le supérieur hiérarchique

et la transmettre à la

Cellule Logistique / Le

Service administratif et

financier de la Zone pour

planification

Les Directions /

Services

demandeurs

Cellule

Logistique

Les Services

demandeurs au

niveau de la

Zone

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

Au moins 1j

avant

l’utilisation du

véhicule

Fiche de demande

de véhicule

(Modèle fiche

F35)

2 Etablir le plan de course Cellule Le Service Tous les matins Carnet de bord



Echéance

Documents


de la journée Logistique administratif et

financier de la

Zone

3

Au départ: Renseigner le plan de

course / kilométrage au

départ dans le carnet de

bord et le remettre au

chauffeur / coursier

Chef du service

utilisateur

Chauffeur /

Coursier

DZ

Chauffeur /

Coursier

Tous les matins

Carnet de bord

4

Remettre la carte de

carburant au chauffeur

(cas mission ou besoin de

rajouter du carburant

dans le véhicule)

Chef du service

utilisateur

Chauffeur /

Coursier

DZ

Chauffeur /

Coursier

Tous les matins

Carnet de bord

5

Pendant les courses:

Renseigner le

kilométrage dans le

carnet de bord à chaque

prise de carburant

Chauffeur /

Coursier

Chauffeur /

Coursier

A chaque achat

de carburant

Carnet de bord

Reçu de l’achat de

carburant

6

Au retour:

Remettre le carnet de

bord (et éventuellement

la carte de carburant) au

Directeur / Chef de

Service utilisateur

Chef du service

utilisateur

Chauffeur /

Coursier

DZ

Chauffeur /

Coursier

A chaque retour

de véhicule Carnet de bord

IM 3.2 : PROCEDURE DE GESTION DES CARTES CARBURANT :

La procédure de gestion des cartes carburant IM 3.2peut être schématisée comme suit :

Réceptionner

les cartes

carburant

Assurer le suivi

mensuel des

consommations

de carburant

Distribuer les cartes

carburant au niveau

des différentes

Directions

utilisatrices

Recharger les

cartes

carburant


Echéance

Documents


1

Recevoir les cartes

carburant et les

transmettre à la DARH

DG (réception)

RPM (contrôle)

Variable

BC / Contrat

FactureProforma

BL

2

Ranger les cartes

carburant et renseigner le

registre de suivi des

cartes de carburant

DARH

Cellule

Logistique

Variable

Fiche d’entrée

Registre de suivi

des cartes

carburant

3

Distribuer les cartes

carburant aux différentes

Directions, élaborer le

bon de sortie et mettre à

jour le registre de suivi

des cartes

DARH

Cellule

Logistique

Dès réception

des cartes

Fiche

d’expression des

besoins (Modèle

de fiche F29)

Bon de sortie

(Modèle de fiche



Echéance

Documents


F30)

Registre de suivi

des cartes

carburant

4

Assurer un suivi mensuel

de la consommation de

carburant des véhicules

de l’OIPR (Cf. procédure

suivi mensuel de la

consommation des

véhicules IM 3.3)

DARH

Cellule

Logistique

DZ

Chargé

d’études de la

Zone

5 j après

chaque fin de

mois

Fiche de suivi du

kilométrage des

véhicules

(Modèle de fiche

F36)

5

Rechargement des

cartes: Elaborer la fiche

d’expression des besoins,

la transmettre à la DFC

pour traitement

DG

DARH

DFC

DZ

Chargé

d’études de la

Zone

Variable

Fiche

d’expression des

besoins (Modèle

de fiche F29)

6 Engager les dépenses en carburant (Cf.Exécution budgétaire : BU2)

IM 3.3 : PROCEDURE DE SUIVI MENSUEL DU KILOMETRAGE DES

VEHICULES :

La procédure de gestion du suivi mensuel du kilométrage des véhicules IM 3.3peut être


Collecter les

carnets de bord

des véhicules de

l'OIPR

Analyser et identifier les

consommations

excessives et les

signaler à la DARH / DZ

Calculer les distances

mensuelles parcourues

et les consommations

mensuelles de carburant


Echéance

Documents


1

Collecter les carnets de

bord de tous les véhicules

mis à la disposition de la

Direction centrale / DZ

Cellule

Logistique

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

5 j après

chaque fin de

mois

Registre de suivi

des cartes

carburant

Carnet de bord

des véhicules

2

Calculer la distance totale

mensuelle parcourue ainsi

que la quantité mensuelle

de carburant achetée par

véhicule et calculer la

consommation moyenne

au 100 km

Cellule

Logistique

Chargé

d’études de la

Zone

7 j après

chaque fin de

mois

Fiche de suivi du

kilométrage des

véhicules

(Modèle de fiche

F36)

3

Comparer les

consommations du mois

à celles des mois

précédents

Cellule

Logistique

Chargé

d’études de la

Zone

7 j après

chaque fin de

mois

Fiche de suivi du

kilométrage des

véhicules

(Modèle de fiche

F36)

4 Signaler toute

consommation excessive Cellule

Logistique

Chargé

d’études de la

7 j après

chaque fin de Fiche de suivi du

kilométrage des



Echéance

Documents


au Directeur en charge de

la Logistique / DZ pour

action

Zone

mois véhicules

(Modèle de fiche

F36)

5

En cas de consommation

excessive, faire

diagnostiquer le véhicule

(Cf. Entretien et

maintenance des

immobilisations: IM 2)

DARH

Cellule

Logistique

DZ

Le Service

administratif et

financier de la

Zone

Variable

DR (Modèle de

fiche F34)


4.5.4 Inventaire des immobilisations: IM 4


La procédure de gestion de l’inventaire des immobilisations de l’OIPR vise à :

Recenser de manière exhaustive toutes les immobilisations dans le patrimoine de l’OIPR, tant

au niveau central qu’au niveau des Zones ;

S’assurer de la cohérence et de la concordance entre les registres des immobilisations et les

réalités effectives de ces immobilisations ;

Permettre une traçabilité des immobilisations de l’OIPR en cas de mouvement en cours

d’exercice ;

Identifier les actions à mettre en place pour assurer la maintenance et l’entretien du patrimoine

de l’OIPR.


La présente procédure d’inventaire des immobilisations s’applique à l’ensemble des

immobilisations de l’OIPR tel que présentée dans la procédure d’entrée dans le patrimoine IM1.

Elle s’applique plus particulièrement sur les catégories d’immobilisation suivantes :

Les matériels roulants (véhicules, motos, hors-bord) ;









Règles de gestion

1. Réaliser un inventaire physique des immobilisations de l’OIPR tous les ans à la fin de chaque

exercice ;

2. Interdire tout mouvement d’immobilisations au cours de la période d’inventaire ;

3. Faire un double comptage contradictoire des immobilisations ;

4. Elaborer un rapport à la fin de chaque inventaire et le faire valider par le Directeur en charge

de la logistique ;

5. Mettre à jour les fiches d’immobilisation après chaque inventaire.


SOUS-SECTION: Inventaire des immobilisations



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


Acteurs concernés


DG DZ

DARH Chargé de la logistique de la Zone

DFC Chargé de la comptabilité de la Zone

Cellule Logistique


La procédure de gestion des inventaires des immobilisations IM 4peut être schématisée comme

suit :

Éditer la liste des

immobilisations et

les fiches de

recensement

Constater et

analyser les écarts

et élaborer le

rapport d'inventaire

Mener le double

comptage

physique des

immobilisations

Mettre à jour les

fiches

d'immobilisation




1

Editer les listes des

immobilisations ainsi que

la fiche de recensement

par Direction et les

transmettre à chaque

Direction

Cellule

comptabilité

Mi-décembre

Liste des

immobilisations

Fiche de

recensement des

immobilisations

(Modèle de fiche

F38)

2

Mener un comptage

physique des

immobilisations (double

comptage) et confronter

les résultats des

comptages

contradictoires. Faire un

3è comptage si écart

important du double

comptage

Chaque

Direction

Cellule

Logistique

Service

Administratif

et Financier de

la Zone

Mi-décembre

Fiche de

recensement des

immobilisations

(Modèle de fiche

F38)

3

Constater et analyser les

éventuels écarts entre le

comptage et la liste

théoriques des

immobilisations et

dresser la fiche de

recensement final par

Direction

Chaque

Direction

Cellule

Logistique

Cellule

Comptabilité

Service

Administratif

et Financier de

la Zone

J+1 après

inventaire

Fiche de

recensement des

immobilisations

(Modèle de fiche

F38)

4

Transmettre les fiches de

recensement et les listes

des immobilisations par

Direction auprès de la

Cellule comptabilité

Chaque

Direction

Cellule

Logistique

DZ

Service

administratif et

financier Zone

Fiche de

recensement des

immobilisations

(Modèle de fiche

F11)





5

Etablir le rapport

d’inventaire sur la base

des fiches de recensement

par Direction et le faire

visé par le DFC

Cellule

Comptabilité

Service

Administratif

et Financier de

la Zone

J+5 après

inventaire

Fiche de

recensement des

immobilisations

(Modèle de fiche

F38)

Rapport

d’inventaire

6

Faire signer le rapport

d’inventaire par le DG et

transmettre une copie du

rapport d’inventaire signé

à la Cellule Logistique

DFC

DG (Signature)

Dès réception du

rapport

d’inventaire

7

Mettre à jour les fiches

d’immobilisation sur la

base du rapport

d’inventaire validé

Cellule

Logistique

Service

Administratif

et Financier de

la Zone

J+1 après

réception rapport

inventaire

Fiche

d’immobilisation

(Modèle de fiche

F37)

8

Transmettre une copie

fiches d’immobilisation

mises à jour aux Services

financiers et

administratifs des Zones

Cellule

Logistique

Service

Administratif

et Financier de

la Zone

J+2 après mise à

jour des fiches

d’immobilisations

des Zones

Rapport

d’inventaire

Fiche

d’immobilisations

des Zones


4.5.5 Sortie du patrimoine: IM 5


Cette procédure vise à assurer (i) la traçabilité des activités de réforme des biens de l’OIPR, (ii) ainsi

qu’un contrôle efficace des sorties des biens du patrimoine de l’OIPR, en respectant les directives de la

DGBF et de la DPE en la matière.


Les matériels roulants (véhicules, motos, hors-bord. Pour les véhicules à réformer, le Décret

N° n°2000-483 portant réglementation de l'acquisition, de l'utilisation et de la réforme des

véhicules administratifs précise les conditions d’admission d’un véhicule à la réforme et qui

sont :

Les véhicules de plus de 7 (sept) ans;

Les véhicules ayant parcouru au moins 120 000 km (pour les voitures) et 150 000 km

(pour les camions).

Des demandes de précisions devront être adressées à la Direction du Patrimoine de l’Etat concernant

les conditions d’admission à la réforme des véhicules autres que les voitures et les camions.









Règles de gestion

1. Respecter les dispositions du Décret n°2000-483 du 12 juillet 2000 portant réglementation de

l'acquisition, de l'utilisation et de la réforme des véhicules administratifs pour toute sortie d’un

véhicule du patrimoine de l’OIPR ;

2. Respecter les procédures de la Direction du Patrimoine de l’Etat pour toute réforme d’une

immobilisation autre que les véhicules ;

3. Faire valider toute demande de sortie des immobilisations (mise au rebut / cession / donation)

par le DG de l’OIPR ;

4. Transmettre toute demande de sortie d’immobilisation validée par la DG à la délibération de la

Commission de réforme de l’OIPR (composée statutairement de l’AC, du CB et d’un

Représentant de la Direction du Patrimoine de l’Etat) ;

5. Dresser un ordre de sortie validé par le DG avant sortie effective de toute immobilisation du

patrimoine de l’OIPR ;


SOUS-SECTION: Sortie du patrimoine



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


6. Ne remettre l’immobilisation cédée à l’acquéreur qu’après contrôle du reçu de son paiement

auprès de la DGI ;

7. Systématiquement mettre à jour le registre des immobilisations après chaque sortie effective

du patrimoine de l’OIPR.

Acteurs concernés


DG DZ

DARH Service Administratif et Financier de la Zone

Cellule Logistique Commission de sortie des immobilisations

Commission de sortie des immobilisations5


Le schéma suivant présente synthétiquement les interactions entre la procédure de sortie d’un bien du

patrimoine de l’OIPR IM 5 avec les autres procédures de gestion de l’OIPR :

FI 2BU

2.1EncaisssementRecouvrement des

recettes

SORTIE DU PATRIMOINE

IM 4 Inventaire Réforme des

véhicules

administratifs

IM

5.1 Réforme des biens

autres que les

véhicules

administratifs

IM

5.2

IM 5.1 : PROCEDURE DE REFORME DES VEHICULES ADMINISTRATIFS DE

L’OIPR :

La procédure des réformes des véhicules administratifs IM 5.1peut être schématisée comme suit :

Élaborer la

demande de

réforme des

véhicules de

l'OIPR

Mettre le véhicule

à la disposition de

l'acquéreur

Envoyer le

dossier de

réforme à la DAF

du MINESUDD

Mettre à jour le

registre des

immobilisations


Echéance

Documents


1

Sur la base des résultats de

l’inventaire des

immobilisations, établir et

adresser une demande de

réforme des véhicules

DARH

Cellule

Logistique

DZ

Service

Administratif

et Financier de

la Zone

Variable

Demande de

réforme de

véhicules

administratifs

Liste des

5 Concernant la réforme des biens autres que les véhicules administratifs au niveau des EPN, la DGBF préconise la création d’une Commission de réforme dotée d’un règlement intérieur par décision du premier responsable de l’EPN avec comme membres statutaires : l’Agent Comptable, le Contrôleur Budgétaire et un représentant de la DPE. Les textes constitutifs de cette commission de réforme devront être soumis à la DPE pour avis.



Echéance

Documents


administratifs au DG pour

validation

véhicules à

réformer

2

Transmettre le dossier de

demande de réforme au DAF du

MINESUDD pour engager les

procédures de réformes au

niveau de la DPE

DG

Variable

Dossier de

demande de

réforme des

véhicules

administratifs

3

Sur présentation du reçu de

paiement bon d’enlèvement

ainsi que du certificat

d’origine du véhicule délivré

par la DGI:

Mettre le véhicule à la

disposition de l’acquéreur

Cellule

Logistique

Service

Administratif

et Financier de

la Zone

Variable

Bon

d’enlèvement

Certificat

d’origine du

véhicule cédé

4

Elaborer la fiche de sortie

définitive de l’immobilisation et

mettre à jour le registre des

immobilisations

Cellule

Logistique

Service

Administratif

et Financier de

la Zone

Dès

réception

reçu du

paiement et

du certificat

d’origine

Fiche de sortie

définitive de

l’immobilisation

(Modèle de fiche

F33)

Registre des

immobilisations


IM 5.2 : PROCEDURE DE REFORME DES IMMOBILISATIONS AUTRES QUE LES

VEHICULES ADMINISTRATIFS :

La procédure des réformes des immobilisations de l’OIPR, autres que les véhicules administratifs

IM 5.2peut être schématisée comme suit :

Établir la demande

de réforme et la

faire signer par le

DG

Envoyer le PV de

délibération de la

Commission de

réforme à la DPE

pour avis

Envoyer le

dossier de

réforme à la

commission de

réforme

Procéder à la

sortie effective

de

l'immobilisation

Mettre à jour le

registre des

immobilisations


Echéance

Documents


1

Sur la base des résultats de

l’inventaire des

immobilisations, établir et

adresser une demande de

réforme au DG pour validation

DARH

Cellule

Logistique

DZ

Service

Administratif et

Financier de la

Zone

Variable

Demande de sortie

d’immobilisation

2

Transmettre le rapport

d’inventaire ainsi que la

demande de sortie

d’immobilisation validée à la

Commission de réforme pour

délibération

DG

Commission de

sortie des

immobilisations

J+2 après

validation de

la demande

Demande de sortie

d’immobilisation

Rapport

d’inventaire

3

Envoyer le PV de délibération

ainsi que la demande de sortie à

la DPE pour avis

Commission de

sortie des

immobilisations

J+2 après

délibération

PV de délibération

Demande de sortie

d’immobilisation

4

Procéder à la sortie effective de

l’immobilisation après

réception de l’avis de la DPE et

élaborer le bon de sortie

définitif de l’immobilisation

Cellule

Logistique

Commission de

sortie des

immobilisations

Service

Administratif et

Financier de la

Zone

Commission de

sortie des

immobilisations

Dès

réception

avis de la

DPE

Fiche de sortie

définitive de

l’immobilisation

(Modèle de fiche

F33)

5

Mettre à jour le registre des

immobilisations

Cellule

Logistique

Service

Administratif et

Financier de la

Zone

Registre des

immobilisations


4.6 SECTION 6 : Gestion comptable (CP)

4.6.1 Cadre et organisation de la comptabilité de l’OIPR (Cf. partie 2) : CP1


- Décrire les procédures de traitement comptable des opérations effectuées par l’OIPR dans le cadre

de son fonctionnement;

- Définir un système comptable efficace, capable de fournir facilement les renseignements aux fins

d’élaboration des états de synthèse et du compte financier ;

- Définir les registres et documents comptables sur lesquels doivent être consignées au jour le jour

les transactions et autres opérations effectuées ;

- Expliquer les principes et règles comptables retenus ;

- Informer et former les divers intervenants dans le processus de préparation et d’élaboration de

l’information comptable sur l’application des procédures ;

- Accomplir les diligences minimales requises, assorties d’un chronogramme simple mais rigoureux

notamment en matière de gestion comptable.

Champ d'application

Les procédures s’appliquent aux opérations comptables et financières réalisées par l’OIPR au niveau

des services de l’Agent Comptable et de ceux de l’Ordonnateur. Elles couvrent spécifiquement le

traitement des dotations budgétaires de l’Etat (subventions), des recettes propres et des dépenses

effectuées par l’Etablissement.

Les ressources financières reçues des bailleurs de fonds sont gérées selon les procédures propres à

chaque bailleur, et suivent les règles et organisation de la comptabilité privée

Règles de gestion

1. Se conformer au régime financier et comptable de l’OIPR des Etablissements Publics

Nationaux (EPN), objet du décret n° 81-137 du 18 février 1981 portant régime financier et

comptable des EPN. Les ressources de l’Etablissement, provenant de l’Etat sont des deniers

publics et sont gérés conformément aux règles de la comptabilité publique et celles d’origine

privée sont soumises aux règles de la comptabilité privée.

SECTION Gestion comptable (CP)

SOUS-SECTION: Cadre et l’organisation globale de la comptabilité de l’OIPR (CP1)

Code: CP1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


2. Respecter la séparation des fonctions d’Ordonnateur et celles d’Agent Comptable.

Le Directeur de l’OIPR a la qualité d’Ordonnateur du Budget de l’Etablissement et est, à ce

titre, responsable des opérations d’engagement, de liquidation et d’ordonnancement des

recettes et des dépenses. Le Directeur est responsable de la gestion financière et du patrimoine

de l’OIPR. Il tient la comptabilité budgétaire et le cas échéant, la comptabilité analytique à

travers ses services administratifs et financiers. Le compte financier annuel de l’OIPR, est

produit par l’Agent Comptable.

L’Agent Comptable a la qualité de comptable public. Il est chargé de la comptabilité des

matières et tient la comptabilité générale de l’Etablissement. A la fin de chaque exercice

l’Agent comptable établit le compte financier de l’OIPR pour l’exercice écoulé. Le compte

financier comprend :

- la balance générale des comptes

- le développement par chapitre des dépenses et des recettes budgétaires (cf. BU 2)

- le développement des résultats budgétaires de l’exercice (cf. BU 2)

- le bilan

- une partie annexe en cas de besoin, pour toutes informations complémentaires utiles.

3. Se conformer aux règles et principes applicables en matière d’exécution des opérations

comptables dont ceux de la comptabilité publique (plan comptable particulier des EPN) et du

SYSCOA-OHADA notamment :

la permanence des méthodes dont la finalité est de permettre la comparabilité des états

financiers annuels, donc une stabilité, une permanence des méthodes de présentation et

d’évaluation ;

la spécialisation ou séparation des exercices qui impose le rattachement à chaque exercice

des charges et des produits qui le concernent et seulement ceux-là ;

la comptabilité d’engagements : enregistrements des créances et des dettes dès leur

naissance et non pas lors de leur paiement ;

le coût historique qui consiste à conserver, au bilan, les valeurs d’entrée pour leur

montant «historique » (donc en francs CFA courant de la date d’entrée) comme terme de

comparaison avec leur valeur « actuelle » (en francs CFA courant de l’époque du bilan ) ;

la continuité de l’exploitation qui repose sur l’hypothèse que l’OIPR poursuivra ses

activités dans un avenir raisonnablement prévisible.

4. Tenir les comptes de l’OIPR sur la base de la comptabilité d’engagements, en utilisant le

système informatisé de gestion des établissements publics, SIGEP.

5. Utiliser comme supports principaux, les documents suivants :

- Fiche récapitulative

- Journaux des opérations bancaires

- Journaux de prise en charges

- Journal centralisateur

- Journaux auxiliaires

6. Conserver les pièces comptables (factures, doubles de documents établis par l’OIPR, DA,

extraits de comptes bancaires,…) pendant une durée maximale de 10 ans du fait de

l’importance particulière que celles-ci revêtent.


4.6.2 Traitement comptable des opérations de recettes : CP2


Le chapitre « Gestion budgétaire » du manuel décrit les procédures d’exécution budgétaire (BU 2) et

plus particulièrement le recouvrement des ressources de l’OIPR, à savoir les perceptions de fonds

provenant des dotations budgétaires de l’Etat (subventions étatiques) et les recettes liées aux activités

internes de l’OIPR (recettes propres).

La procédure présentée dans cette section a pour objet de présenter le schéma de traitement de ces

opérations de recettes propres dans les livres comptables de l’OIPR.

Les informations se rapportant au champ d’application et aux règles de gestion n’excluent pas celles

décrites au chapitre susmentionné, mais viennent en complément d’information sur les aspects

comptables des opérations effectuées aux différents cycles de l’activité.

Champ d'application

Cf. BU 2.1

Les procédures de traitement des opérations de recettes s’appliquent aux perceptions de fonds

provenant des dotations budgétaires de l’Etat (subventions étatiques) et des recettes propres de l’OIPR

telles que définies par les dispositions de l’article 27 de la Loi n° 2002-102 du 11 février 2002, à

savoir :

- les taxes parafiscales affectées ;

- les produits de l'exploitation légalement autorisée de la faune ou de la flore ;

- les produits de ses prestations de services ;

- les redevances des activités concédées ;

- le produit des amendes et confiscations affecté par l’Etat;

- les dons et legs.

Règles de gestion

Cf. BU 2.1

5. Respecter la séparation absolue des fonctions d’Ordonnateur et d’Agent comptable

6. Appliquer le régime financier et comptable de l’OIPR qui est le même que celui des

Etablissements Publics Nationaux (EPN).

7. Gérer les ressources de l’EPN provenant des Fondations conformément aux règles de la

comptabilité privée puisqu’elles ne sont pas des deniers publics.


SOUS-SECTION: Traitement comptable des opérations de recettes CP2



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA


Approuvée le :


8. Définir les procédures de recouvrement et de traitement comptable pour chaque type de

recettes :

Types de recettes Procédures

d’exécution

Procédure de

recouvrement appliquée

Produits des amendes et confiscations

Vente de DAO au niveau de l’EPN et des

projets cofinancés

Dons et legs

BU 2.1.1

Recouvrement des

recettes avant


recettes

Produits de l’exploitation du domaine affecté à

l’OIPR (autorisations d’accès pour écotourisme

et recherche)

Produits de l'exploitation légalement autorisée

de la faune ou de la flore

Produits de ses prestations de services

Redevances des activités concédées

BU 2.1.2

Recouvrement des

recettes après


recette

Acteurs concernés


Ordonnateur Agent de collecte

Agent comptable Ordonnateur délégué (Dz)

DFC Chef de secteur

Comptable Régisseur

Comptable


Activité génératrice de recettes

Perception de fonds par

l'Ordonnateur

Emission d'ordre

de recettes

Etablissement du bordereau

d'émission

Versement à l'Agent

comptable

Versement à la banque

de l'OIPR


4.6.2.1 Autorisations d’accès



Siège Zone

1 Délivrance d’autorisation d’accès

- Recevoir la demande

d’autorisation d’accès

du groupe

DZ J-10 Demande


- Transférer la

demande à

l’ordonnateur pour

examen

DT

DZ J-5

Demande


- Délivrer

l’autorisation d’accès

et transmettre à la

Direction des

Finances et de la

Comptabilité

Ordonnateur

DFC DZ J

Demande


Autorisation d’accès

- Transmettre

l’autorisation d’accès

à l’Agence comptable

- Etablir une facture où

reçu de paiement

pour encaissement

- Encaisser et

percevoir les fonds

DFC

Agent comptable

Dès

perception

des fonds

Demande



Titre de paiement

(chèque ou espèces)

Titre de recettes

Bordereau d’émission

- Transférer les

justificatifs de

recettesau service

financier de

l’Ordonnateur

- Etablir un ordre de

recettes et le

bordereau d’émission

- Enregistrer dans les

livres de recettes

Agent Comptable

Comptable

DFC

Ordonnateur

Demande



Titre de paiement


Titre de recettes


- Transmettre l’ordre

de recettes et le


à l’AC

- Prendre en

chargel’ordre de

recettes et le BE

Comptable

DFC

CB

Ordonnateur

Agent comptable

Dès

perception

des fonds

Demande



Titre de paiement


Ordre de recettes


- Encaisser les fonds

dans les caisses de

l’Agent comptable et

verser sur le compte

Agent comptable

A la fin de

la journée

Titre de paiement


Titre de recettes





Siège Zone

de l’OIPR au Trésor

- Remplir le bordereau

de versement ou de

remise (espèces,

chèque)

Agent comptable

A la fin de

chaque

semaine

Titre de paiement



Bordereau de remise ou

de versement

2 Comptabilisation des recettes

Comptabiliser les recettes

Saisir le titre de recettes

dans le logiciel de

comptabilité (SIGEP)

Apposer le cachet

« saisie » sur le titre de

recette

Agent comptable

A la fin de

chaque

semaine

Ordre de recettes



de versement

Etat des recettes

Journal EP 701 et/ou

EP 703

3 Prise en charge des recettes

Comptabiliser le titre

de recettes

Porter le code

d’imputation

comptable

Procéder à l’archivage

des pièces

Agent comptable

A la fin de

chaque

semaine

Titre de recettes


Journal EP 705

4.6.2.2 Amendes et confiscations



Siège Zone

1 Traitement des recettes provenant des délits

Dresser un procès-verbal

(PV) indiquant la

transaction et le montant

de celle-ci

Encaisser l’amende

correspondant au délit

Chef

secteur(CS)

Coordonnateur

Brigade Mobile

(CBM)

Régisseur

Jour de

survenance

du délit (J)

Procès-verbal

Registre de recette

Transmettre les

justificatifs des fonds

collectés à la disposition

Régisseur

CS

CBM

Jour de

survenance

du délit (J)

Procès-verbal




Siège Zone

du service contentieuxet

au comptable zone

Comptable zone

Mettre à jour le registre

de recettes

Encaisser les fonds dans

les livres du régisseur

Régisseur

Chef du service

contentieux

Comptable zone

Jour de

survenance

du délit (J)

Procès-verbal

Livres de recettes

Registre des

recettes

Enregistrer dans les livres

de recettes

Emettre un ordre de

recette provisoire

DFC

Comptable (siège)

Comptable zone

Jour de

survenance

du délit (J)

Procès-verbal

Livres de recettes

Registre de

recettes

Reverser les fonds dans

les caisses de l’Agence

Comptable (siège) et

transmettre les

justificatifs au service de

l’Ordonnateur

Agent Comptable

Ordonnateur

DFC

Comptable (siège) Régisseur

Comptable zone

Chaque jour

avant 16 h

30

Procès-verbal

Ordre de recettes

provisoire

Livres de recettes

Registre de

recettes

Emettre un titre de

recettes, établir le

bordereau d’émission et

faire viser

Transmettre le dossier

(titre de recettes et

bordereau d’émission) à

l’AC

Ordonnateur

CB

DFC

Comptable

Chaque

lundi

Procès-verbal


Prendre en charge le titre

de recette et le BE ainsi

que les justificatifs de

recettes

Dresser l’état des recettes

Agent comptable

Après visa

du DG et du

CB

J+1 après

réception

des

justificatifs

Procès-verbal


Procès-verbal


Etat des recettes

Remplir le bordereau de

versement ou de remise

(chèque)

Agent comptable

A la fin de

chaque

semaine

Procès-verbal


Etat des recettes

Titre de paiement




de versement

2 Comptabilisation des recettes


A la fin de

chaque

semaine

Procès-verbal

Titre de paiement





Siège Zone

Saisir le titre de recettes

dans le logiciel de


Apposer le cachet


recette

Agent comptable



de versement

Etat des recettes


EP 703


Comptabiliser le titre

de recettes

Porter le code

d’imputation

comptable


des pièces

Agent comptable

A la fin de

chaque

semaine


Journal EP 705


4.6.2.3 Redevances des activités concédées




1

2

Etablissement de la convention de concession

Etablir une convention de

concession en 5

exemplaires prévoyant la

redevance annuelle

DFC

DT

CCP

DZ Convention de

concession

Soumettre le projet de

convention au visa du CB

DG

DFC

Convention de

concession

Vérifier et

éventuellement corriger

le contrat et le transmettre

au DG pour signature

DFC

J+1 après

réception

délivrance de la

lettre de

concession

Convention de

concession

Signer le contrat et le

transmettre à la DFC DG

J+1 après

réception projet de

facture

Convention de

concession

Ventiler la convention

signée (Service

comptable du DFC - CB)

DG

Jour de la

signature de la

convention

Convention de

concession

Emettre l’ordre de

recettes (OR) et

transmettre l’OR et la

convention à l’AC

DG

CB

DFC

Comptable

J+1 après

signature de la

convention

Convention de

concession

OR

Emettre un titre de

recettes et établir le


Agent Comptable

J+1 signature de la

convention

Convention de

concession

Titre de paiement

(chèque ou

espèces)

Bordereau

d’émission

Comptabilisation des engagements de recette

Dresser l’état des recettes

et transmettre à

l’Ordonnateur (DG)

Passer les écritures dans

les livres correspondants

Agent comptable

DG

DFC

J+1après réception

des justificatifsde

recette

Bordereau

d’émission

Etat des recettes

Journal EP 701

et/ou EP 703


Remplir le bordereau de

versement ou de remise

(chèque)

Verser les encaissements

sur le compte de l’EPN

au niveau de l’ACCT

Agent comptable

J+1 après

réception des

fonds

Bordereau de

remise ou de

versement

Titre de recette

Bordereau

d’émission






Saisir le titre de recette

dans le logiciel de


Apposer le cachet


recettes

Agent comptable

J+4

Bordereau de

remise ou de

versement

Titre de recettes

Bordereau

d’émission

Journal EP 705

Transférer les justificatifs

de recettes à

l’Ordonnateur

Agent comptable

J+1 signature de la

convention

Convention de

concession

Titre de paiement

(chèque ou

espèces)

Bordereau

d’émission

Enregistrer dans les livres

de recettes

DFC

Comptable

Bordereau de

remise ou de

versement

Titre de recettes

Bordereau

d’émission

4.6.2.4 Recettes issues des entrées touristiques



Siège Zone

1

Recouvrement des fonds

- Délivrer un ticket de

caisse aux visiteurs

ou bénéficiaires des

services

- Mettre à jour le

registre des recettes

- Etablir le bordereau

d’émission et viser

- Transmettre le

bordereau

d’émissionau

comptable

Agents de

collecte

Régisseur

Variable

(J)

Carnet de reçus

Registre des recettes


- Procéder aux Comptable zone J Reçus de caisse




Siège Zone

vérifications sur la

base du bordereau

d’émission, des

souches de tickets de

caisse

- Si non conforme :

retourner au

Régisseur pour

correction requise

- Si conforme : viser

le bordereau

d’émission

- Emettre un titre de

recettes et transmettre

au DZ pour visa,

accompagné du


- Effectuer la mise à

journal du journal

auxiliaire des recettes



- Viser le titre de

recettes, le bordereau

d’émission et

retourner au

Régisseur

DZ

J

Reçus de caisse



- Reverser les fonds

dans les caisses du

comptable (siège)

Comptable Régisseur Variable

Reçus de caisse



- Emettre un titre de

recettes, établir le


et faire viser par

l’ordonnateur, le CB

Comptable

DFC

CB

Ordonnateur

Dès

réception

des fonds

Reçus de caisse



- Enregistrer dans les

livres de recettes

- Enregistrer le titre de

recettes dans le

logiciel RICI

DFC

Comptable

Dès

réception

des fonds

Reçus de caisse



- Dresser l’état des

recettes et transmettre

à l’Ordonnateur pour

visa

DFC

Comptable

Dès

réception

des fonds Reçus de caisse



- Transférer les

justificatifs de recettes

Dès

réception

Reçus de caisse





Siège Zone

à l’AC

- Reverser les fonds

dans les caisses de

l’Agent comptable

Comptable

Agent comptable

des fonds Bordereau d’émission

2 Comptabilisation des engagements de recette

- Remplir le bordereau

de versement ou de

remise (chèque)

- Passer les écritures

d’engagements dans

les livres comptables

correspondants

Agent comptable

A la fin de

chaque

semaine

Titre de paiement


Titre de recettes



de versement

Etat des recettes


EP 703


- Comptabiliser les

recettes dans les livres

comptables

correspondants

- Saisir le titre de

recette dans le logiciel

de comptabilité

(SIGEP)

- Apposer le cachet

« saisie » sur le titre

de recette

Agent comptable

A la fin de

chaque

semaine

Titre de recette


Journal EP 705


4.6.2.5 Produits des prestations de services



Siège Zone

1

Traitement des besoins reçus

- Recevoir la demande

du client ou préparer

le dossier de réponse

à l’appel à

manifestation

d’intérêt

- Préparer les offres

techniques et

financières

DG

DFC

CCP

DT

DZ Variable

(J)

Demande de

consultation

Avis d’appel à


- Si concluant :

- Préparer le contrat

de prestation de

services

- Signer le contrat et

ventiler

DG

TIERS CLIENT

DG

CB

TIERS CLIENT

3 Jours Contrat

2 Recouvrement des produits de la prestation

- Suivre les conditions

financières du contrat

de service

DFC

Agent comptable

Aux

périodes

de

paiement

prévues au

contrat

Facture

Contrat

Titre de paiement


Titre de recettes



de versement

Etat des recettes


EP 703


- Comptabiliser les

recettes dans les livres

comptables

correspondants

- Saisir le titre de

recettes dans le

logiciel de


- Apposer le cachet

« saisie » sur le titre

de recettes

Agent comptable

A la fin de

chaque

semaine

Titre de recettes


Journal EP 705


4.6.2.6 Dotations budgétaires (Cf BU 2.2)



Comptabilisation des dotations budgétaires

Recevoir et

comptabiliser l’avis de

crédit signifié par la

DCPP

Porter le code

d’imputation comptable


des pièces

Agent comptable

Variable

Avis de crédit

Journal EP 703

ACDP&ACCT


4.6.3 Procédures de mobilisation des ressources d’origine privée : CP3


La procédure présentée dans cette section a pour objet de présenter le schéma de traitement des

perceptions de fonds provenant d’organismes privés (Fondations, Bailleurs, …).

Champ d'application

Cf. BU 2.1

Les procédures de traitement des opérations de recette s’appliquent aux perceptions de fonds d’origine

privées par l’OIPR, telles que définies par les dispositions des articles 25, 27.4 et 28.2 du décret

n°2002-359 du 24 juillet 2002.

Les ressources d’origine privée sont gérées conformément aux règles de la comptabilité privée, par

l’ordonnateur principal et chaque ordonnateur délégué sous l’autorité du Directeur Général et le

contrôle du Conseil de Gestion.

Règles de gestion

Cf. BU 2.1

1. Gérer les ressources de l’Etablissement provenant des Fondations conformément aux

règles de la comptabilité privée puisqu’elles ne sont pas des deniers publics.

2. Affecter chaque catégorie de ressources au financement de catégories de dépenses

identifiées dans le budget de l’OIPR et dans chacun des budgets secondaires.

3. Ouvrir, sur autorisation du Conseil de Gestion des comptes courants dans des banques

commerciales pour recevoir les fonds d’origine privée.

4. Respecter la règle de double signature par l’Ordonnateur principal et le DFC sur les

comptes courants.

5. Respecter la séparation absolue des fonctions d’Ordonnateur Principal, d’Ordonnateur

délégué

6. Respecter les seuils fixés pour les paiements directs de factures par le bailleur

7. Définir les procédures de recouvrement et de traitement comptable des fonds alloués.


SOUS-SECTION:

Traitement comptable des ressources d’origine privée CP3



Date d'entrée en

vigueur: JJ MM AA Approuvée par:


Acteurs concernés


Ordonnateur Ordonnateur délégué (Dz)

DFC

Comptable


La procédure de de mobilisation des ressources se compose de méthodes applicables suivant le type de

bailleur, dans le cadre de l’accord ou de la convention de financement qui le lie àl’OIPR.

Les méthodes de décaissement

4.6.3.1 Appel de fonds ou demande d’approvisionnement initiale

Objet de la procédure :

La procédure a pour objet de mobiliser les ressources du Bailleur en vue de financer les activités sur

le/les Comptes principaux tenus par l’OIPR.

Champ d’application :

La procédure s’applique aussi bien pour l’alimentation du Compte principal du dépôt initial du

Bailleur que pour les réapprovisionnements ultérieurs en vue de reconstituer son solde. L’OIPR

utilisera la procédure de demande par appel de fonds pour le réapprovisionnement du compte

principal.

Règles de gestion :

La Demande d’appel de fonds initial doit être établie dès la mise en vigueur de la convention ou de

l’accord de financement en vue de couvrir au moins quatre mois d’activités du projet. Les demandes

de réapprovisionnement de fonds doivent être présentées en FCFA, trois mois au plus tard après la

date du paiement des dépenses par l’OIPR.

Des «dépenses autorisées» selon l’Accord/convention de Financement dûment supportées par

des pièces justificatives sont envoyées en remboursement. Les pièces justificatives

comprennent :

- facture acquittée et certifiée (ou décomptes, mémoires),

- bordereau de livraison, ou PV de réception,

- bon de commande, contrats,

- pièces attestant le règlement,

- le relevé bancaire des comptes principaux et comptes d’opérations,

- un état de rapprochement du Compte principal et des comptes d’opérations signé par le DG et le

DFC.

Les pièces justificatives des dépenses sont conservées à l’OIPR à des fins de vérification sur

place. Les pièces devront être référencées de telle sorte à permettre un rapprochement rapide

avec la Demande d’appel de fonds à laquelle elles se rapportent.




Siège Zone

1 Préparation de la Demande d’approvisionnement

A partir des opérations de

décaissement effectuées sur

le Compte principal et des

comptes d’opérations et des

relevés bancaires :

- rassembler les

pièces en vue de

constituer l’appel

de fonds ;

- effectuer un

contrôle

systématique des

pièces ;

- s’assurer de la

régularité et de la

sincérité de chaque

pièce ;

- vérifier les

mentions de

règlement ;

- préparer les

formulaires de

demande d’appel

de fonds

- photocopier la

Demande en cinq

(5) exemplaires ;

- transmettre la

Demande et les

pièces justificatives

au DFC pour

contrôle et

certification.

Comptable

DZ

Comptables

secondaires

3 jours

Accord /Convention de

financement

BC

BL

Contrat de prestation,

Avis de non-objection s’il

en existe ;

- contrôler

l’ensemble du

dossier et certifier

les états ;

- vérifier et apposer

son visa avant de

l’envoyer au DG ;

DFC

DZ

Comptables

secondaires

1 jour

Devis, factures

Contrats/convention

Demande

2 - Validation et traitement de la demande

- procéder aux

vérifications

spécifiques

(conformité avec

les clauses de

l’accord ou la

convention de

financement

- En cas

d’approbation,

DG

1 jour

Dossier demande

Lettre de transmission au

bailleur




Siège Zone

signer la lettre de

transmission du de

la demande de

fonds au Bailleur;

- Transmettre

l’original de la

demande et les

pièces justificatives

au bailleur

- Le cas échéant,

faire reprendre

l’établissement de

la demande

- Procéder au

traitement du

dossier

- faire virer les fonds

sur le compte de

l’OIPR (avis de

crédit)

Bailleur de fonds

5 jours

Dossier demande


bailleur

3 Comptabilisation des fonds reçus

- comptabiliser la

Demande

- mettre à jour le

registre des

Demandes d’appel

de fonds ;

- apposer le cachet «

Demande » et

inscrit le numéro

de la Demande sur

chaque pièce ;

- classer la

Demande.

Comptable

1 jour

Avis de crédit

Relevé de comptes

Livre de banque

correspondant


4.6.3.2 Demande de paiement direct (achat direct par le bailleur)



Siège Zone

1 Préparation de la Demande de paiement direct

- préparer les factures à

régler par paiement direct ;

- préparer les formulaires;

- transmettre l’ensemble du

dossier au DFC pour

contrôle et vérification

- contrôler et vérifier si le

dossier est conforme ;

- contrôler et apposer son

visa les états ;

Comptable

DFC

DZ

Comptables Zone 3 jours

Contrats/convention

Devis, factures, mémoires

Demande

BC

BL

Contrat de prestation

Avis de non-

objection (s’il en

existe)

2 Validation de la demande

-examiner la conformité de

la demande qui lui a été

adressée par rapport à

l’Accord de financement,

-certifier la Demande ;

-signer et transmettre la

lettre de transmission de la

demande au Bailleur pour

paiement par

Le cas échéant, faire

reprendre l’établissement de

la demande

DG

1 jour

Dossier demande


bailleur

-Procéder au traitement du

dossier

-faire virer les fonds sur le

compte de du fournisseur

(avis de règlement)

Bailleur

5 jours

Dossier demande


bailleur

3 Comptabilisation des avis de paiement

-comptabiliser la Demande

de paiement direct

mettre à jour le registre des

Demande de paiement direct

-apposer le cachet

«Demande de paiement

direct» et inscrit le numéro

de la Demande de paiement

direct sur chaque pièce ;

-classer la Demande de

paiement direct

Comptable

1 jour

Avis de paiement

Relevé de comptes

Livre de banque

correspondant


4.6.3.3 Procédures de gestion de la caisse dans le cadre des financements privés



Siège Zone

1 Arrêter la caisse Caissier

Comptable (OIPR)

Comptable

Zone (OIPR) Journalier

- Fiche d’inventaire de

caisse

Reverser les fonds à la

caisse principale (siège)

Caissier

Comptable (OIPR)

Comptable

Zone (OIPR) Hebdomadaire -

2 Etablir un état

d’approvisionnement

Caissier

Comptable (OIPR) Comptable

Zone (OIPR) Par quinzaine

- État


caisse

3

Etablir le chèque

d’approvisionnement et le

faire signer par le DFC et

le DG

DG

DFC

Comptable (OIPR)

DZ

Comptable

Zone (OIPR)

Par quinzaine - Chèque

4

Encaisser le chèque

Comptabiliser

l’approvisionnement

Comptable (OIPR)

Caissier

Comptable

Zone (OIPR)

Par quinzaine

- État


caisse

- Copie du chèque


- Pièce d’entrée en

caisse

- Journal de caisse

5

Etablir une demande de sortie de caisse Faire signer par le DFC et le DG

Caissier DG DFC Comptable

DZ

Comptable

Zone (OIPR)

Pièce de caisse

Justificatifs du décaissement

6 Procéder aux différents

paiements Caissier Caissier

Par quinzaine

- Pièces de caisse

- Justificatifs de dépense

- Bon de sortie de caisse

- Journal de caisse

7

Arrêté de la caisse en fin

de journée

DG

DFC

Caissier

Comptable (OIPR)

DZ

Caissier

Comptable

Zone (OIPR

Journalier - Brouillard de caisse


4.6.4 Traitement comptable des opérations de dépenses (Cf.BU 2.3) : CP4


La procédure vise l’enregistrement correct et exhaustif des opérations de dépenses dans les livres

comptables de l’OIPR.

Champ d'application

Les dépenses, objet des présentes procédures, sont constituées par les dépenses définies à l’article 27

de la Loi n° 2002-102 du 11 février 2002 ; à savoir :

- les charges de fonctionnement ;

- les indemnités et primes des agents ;

- la rémunération éventuelle des conventions d’exploitation, des prestations de service et des

contrats de gestion de terroir ;

- les autres charges de fonctionnement (salaire des contractuels, CNPS, Impôts, taxes FDFP);

- les travaux d’aménagement et d’investissement.

Règles de gestion

1. Les engagements de dépenses sont limités au montant des crédits disponibles ;

2. Les factures reçues sont enregistrées chronologiquement dans les livres comptables

correspondants ;

3. Toute facture reçue après vérification doit être en conformité avec le B/C et le B/L ;

4. Toute facture soumise au paiement doit porter les coordonnées du fournisseur, la date

d’envoi, le N° du Compte Contribuable, le N° du Registre de Commerce, le cachet et la

signature du fournisseur ;

5. Toute dépense liquidée par l’ordonnateur donne lieu à l’émission d’un titre de paiement

6. Les articles et les prix ne doivent être ni rayés ni surchargés. L’utilisation des effaceurs est

strictement interdite ;

7. Les factures fournisseurs doivent être accompagnées du BC et/ou du Contrat et du BL

dûment signés dans le cas des fournitures ;

8. Toutes les factures doivent être certifiées par le Directeur ou le bénéficiaire du bien ou de

la prestation de service ;

9. Les dépenses sont organisées selon le principe de l’antériorité (Méthode FIFO) ;

10. Toute facture comptabilisée doit porter la mention "Saisie".

11. Le DG est le seul signataire autorisé (signatures conjointes avec le DFC sur les BC) à

engager les dépenses ;


SOUS-SECTION: Traitement comptable des opérations de dépenses CP3



Date d'entrée en



Acteurs concernés


Ordonnateur Comptables secondaires

Agent comptable Ordonnateur délégué (Dz)

DFC



Echéance

Documents


1 Réception et enregistrement des factures

Réceptionner, contrôler et certifier

la facture

Si non conforme : rejeter et

retourner à l’Ordonnateur avec

l’annotation de rejet

AC

2 jours

Facture

B/C

B/L

Annotation de

rejet

Si conforme :

Certifier et procéder à la prise en

charge comptable

AC 2 jours

Facture

B/C

B/L

Journal EP 705

2 Demande d’approvisionnement

Etablir la demande


AC

Entre le 17

et le 19 du

mois

Demande

d’approvisionne

ment

Consulter le relever bancaire

(attente de l’avis de crédit de la

DCPP)

AC

Chaque

semaine

(Lundi)

Relevé bancaire

3 Réception de l’approvisionnement

Réceptionner

l’approvisionnement(positionnement

du montant de la demande sur le

compte de l’OIPR)

AC Variable

Demande

d’approvisionne

ment

Extrait bancaire

Avis de crédit

Convoquer le comité de trésorerie

Organiser les dépenses suivant le

« principe d’antériorité des

dépenses »

AC

AC, Services

financiers de

l’Ordonnateur (DFC)

Le 10 de

chaque

mois

Rapport

d’information

Convocation

Extrait bancaire

Factures des

fournisseurs de

biens et services

4 Paiement des factures



Echéance

Documents


Préparer l’état des factures à payer

Etablir les titres de paiement

(chèques, ordres de virement)

Remettre les chèques aux

bénéficiaires ou

Déposer l’ordre de virement à la

banque

Passer les écritures correspondantes

dans les livres comptables

Apposer le cachet « saisie » sur la

facture

Classer la facture et les pièces

justificatives dans le dossier

« factures liquidées »

AC 3 jours

Etat des factures

à payer

Factures

Ordre de

virement

Chèque

Journal EP 702

ou EP 704

CONTROLES A EFFECTUER AVANT PAIEMENT

1. Régularité des titres de paiement (date, signatures, mentions requises, visa du CB)

2. Concordance des pièces de dépenses avec les mandats

3. Existence de toutes les mentions requises pour la liquidation

4. Concordance entre la nature de la dépense et l’imputation spécifique des crédits ouverts

5. Correspondance de la dépense au disponible du crédit ouvert

6. Destinataire de la facture

7. Références de la facture;

8. Authenticité de la référence au contrat ou au B/C ;

9. B/L et B/C;

10. Quantités sur la facture et quantités sur le B/L ;

11. Exactitude du montant de la facture ;

12. Vérification des quantités reçues et les spécificités des articles reçus


4.6.5 Travaux d’arrêté de compte et états de synthèse : CP5


Les procédures ci-après devront être systématiquement appliquées afin de :

Optimiser le délai d’arrêté des comptes ;

S’assurer du respect des principes comptables dans les états financiers ;

Respecter les délais de production des états financiers ainsi que le calendrier de tenues des

assemblées.

S’assurer de :

- la conformité des méthodes d’évaluation par rapport aux normes et règles comptables en

vigueur.

- la correcte présentation du compte financier ;

- la justification des acquisitions et des amortissements pratiqués ;

- la confirmation des dettes et des créances ;

- la réalité des soldes de trésorerie ;

- le respect des délais de production des états de synthèse ainsi que le calendrier de tenues

des assemblées.

Champ d'application

Les travaux d’arrêté couvrent l’ensemble des diligences à accomplir pour établir le compte financier

conformément aux dispositions du plan comptable de l’OIPR formalisées dans le logiciel de gestion

utilisé.

Règles de gestion (complémentaires)

1 Arrêter les comptes en retenant l’hypothèse du principe d’une continuité de l’exploitation ;

2 Respecter les principes énoncés par le plan comptable de l’Etablissement s’appuyant sur le

référentiel SYSCOA-OHADA ;

3 Inscrire les immobilisations en comptabilité soit au coût d’achat, c’est-à-dire le prix d’achat

augmenté des frais accessoires (frais de transport, frais d’installation et de montage), soit à

leur valeur vénale pour les biens acquis gratuitement, c’est-à-dire la valeur d’utilité,

déterminée en fonction des conditions du marché et de l’utilité que le bien recèle ; soit à leur

valeur estimée pour les immobilisations dont les conditions d’acquisition ne sont pas

explicitement définies.

4 Pour calculer les amortissements utiliser les taux d’amortissement en vigueur :

- Logiciels 20% - 33,33%

- Charges immobilisées 20% - 33,33% - 50%

- Immobilisations incorporelles 20%

- Bâtiments 5%


SOUS-SECTION: Travaux d’arrêté de compte et état de synthèse (CP4)



Date d'entrée en



- Agencements et installations 10% - 20%

- Matériel et outillage 20% - 25%

- Matériel de bureau 20%

- Matériel informatique 50%

- Mobilier de bureau 10% - 25%

- Travaux d’aménagement des terres 10% - 25%

- Matériel de transport 25% - 33,33% ou 1/3

5 Calculer l’amortissement sur une base linéaire à partir de la date de mise en service pour le

matériel roulant ou la date d’acquisition pour les autres immobilisations. Dans le cas où des

immobilisations sont acquises en cours d’exercice, les amortissements de la première année

sont calculés au prorata du nombre de mois à partir du mois de mise en service ou

d’acquisition avant le 15 ou le mois suivant, si après le 15.Les calculs des amortissements

sont effectués à la fin de chaque exercice.

6 Retenir que les travaux d’arrêté effectués au niveau des immobilisations sont des travaux

extracomptables et ne donnent lieu à aucune écriture comptable.

7 Enregistrer chaque immobilisation acquise dans un fichier d’immobilisations avec indication

de :

- la date d’acquisition

- la catégorie d’immobilisation

- l’identification du bien explicitement définie

- l’affectation

- le numéro d’identification

- la localisation du bien

8 Effectuer périodiquement (une fois au moins par an) un inventaire physique des

immobilisations. A cet effet, ouvrir un livre d’inventaire des immobilisations.

Acteurs concernés


Agent comptable DZ

DFC

CLOG

Comptables


1. Prise d’inventaire physique (Cf. Procédures d’inventaire physique des stocks et gestion des

immobilisations)

2. Évaluation des actifs

3. L’analyse des soldes

4. Le traitement du cut-off




Siège Zone

1

Évaluation des

immobilisations

Éditer le fichier

immobilisations et

s’assurer que toutes les

rubriques de calcul sont

bien renseignées

Passer en revue les taux

d’amortissement et

s’assurer qu’ils sont

conformes à ceux

généralement admis

Établir un tableau de

variation des

immobilisations et des

amortissements entre les

périodes P et P-1

Procéder aux corrections

éventuelles et transmettre

les documents visés aux

Comptables

Agent comptable

DFC

1 fois par

mois et 5 à 15

jours avant la

clôture de

l’exercice

- Fichier d’immobilisation

- Tableau de variation des


amortissements

- Fiche d’inventaire

S’assurer que toutes les

factures sont

comptabilisées

Agent Comptable

Hebdomadaire

Fichier des

immobilisations

Tableau de variation des


amortissements

2

Suivi extracomptable des

amortissements

Recouper le tableau de

variation avec le fichier

immobilisations et la

comptabilité

Classer le tableau de

variation dans le dossier de

suivi des immobilisations.

Agent comptable

Comptables

1 fois par

mois au plus

tard le 10 du

mois suivant

le mois échu

Tableau de variation des


amortissements

3

Préparer l’analyse de

soldes

Éditer la balance provisoire

et les fiches d’analyse de

soldes comptables

Procéder à la demande de

confirmation de soldes des

Agent Comptable

Comptables

Mensuelle

Balance provisoire

Reste dû par le

Trésor

Reste à payer par

l’OIPR

Reste à recouvrer

Situation financière




Siège Zone

tiers.

Etablir l’état mensuel

comportant :

- Reste dû par le Trésor

- Reste à payer par

l’OIPR

- Reste à recouvrer

- Situation financière

Analyser les soldes

Procéder à l’analyse des

comptes en matérialisant

sur les fiches les soldes

analysés

Déterminer les éventuelles

régularisations

Préparer les fiches

d’imputation de ces

régularisations, y adjoindre

les copies des justificatifs

correspondants

DFC

Agent Comptable

Comptables

Mensuelle Fiches d’analyse des

comptes

Balance provisoire

Mettre à jour les fiches

d’analyses de solde

DFC

Comptables

Agent Comptable

Mensuelle

Fiches d’analyse des

comptes

Réponse aux lettres de

circularisation

4

Traitement du cut-off

Cut-Off des frais

généraux ;

Cut-off des achats

DFC

Agent comptable

Comptables

Mensuelle Balance provisoire

EP 708


4.7 SECTION 7 : Gestion Financière (FI)

4.7.1 Gestion des comptes bancaires : FI1


Cette procédure décrit le processus d’approvisionnement ou de reconstitution des comptes bancaires

par le biais des demandes d’approvisionnement.

Champ d'application

La procédure s’applique à tous les comptes bancaires de l’OIPR.

Règles de gestion

- Les comptes bancaires sont gérés par l’Agent, en coordination avec l’Ordonnateur de l’OIPR ;

- Les ressources d’origine privée sont gérées conformément aux règles de la comptabilité privée,

elles sont placées, sur autorisation du Conseil de Gestion, sur des comptes ouverts dans des

banques commerciales.

- L’Ordonnateur et l’Agent Comptable sont les seuls signataires autorisés (signatures conjointes) à

mouvementer les comptes bancaires de l’OIPR ;

- Effectuer un suivi régulier individualisé de chaque compte bancaire au moyen d’un journal de

banque par compte bancaire ;

- Arrêter mensuellement chaque journal de banque sous la supervision du DFC.

- Préparer la situation mensuelle de trésorerie à présenter au comité de trésorerie.

Acteurs concernés


Directeur Général Directeur de zone (DZ)

Agent Comptable

Directeur Financier et Comptable

Comptables

SECTION Gestion financière (FI)

SOUS-SECTION: Gestion des comptes bancaires (FI 1)

Code: FI 1 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en






Siège Zone

1

Rassembler les pièces

devant accompagner la

demande


Agent Comptable

Entre le 17

et le 19 du

mois

- Rapport de suivi

financier

- Pièces justificatives des

dépenses


Etablir la demande


Agent Comptable

Entre le 17

et le 19 du

mois

- Demande


Consulter le relever

bancaire (attente de l’avis

de crédit de la DCPP)

Agent Comptable

Chaque

semaine

(Lundi)

- Relevé bancaire


Réceptionner


Agent Comptable Variable

- Demande


- Extrait bancaire

- Avis de crédit

Informer l’ordonnateur de

l’avis


AC

AC secondaire

Jour de la

réception de

l’avis de la

Banque

- Extrait bancaire

- Avis de crédit

Convoquer le comité de

trésorerie

Organiser les dépenses

suivant le principe

d’antériorité des dépenses

Agent Comptable

Agent Comptable

Services financiers de


Le 10 de

chaque mois

- Rapport d’information

- Convocation

- Extrait bancaire

- Factures des

fournisseurs de biens et

services


4.7.2 Paiement de factures sur les comptes bancaires : FI2


L’objectif de cette procédure est de décrire les mécanismes de paiement des factures fournisseurs

adressées à l’OIPR.

Champ d'application

Cf. CP3

Règles de gestion

Cf. CP3

Acteurs concernés


Comptables

DG


Agent Comptable

Comptables

Description détaillée de la procédure (Cf. CP3)



Siège Zone

1 Réception et enregistrement des factures

Réceptionner, contrôler et

certifier la facture

Si non conforme : rejeter

et retourner à

l’Ordonnateur avec

l’annotation de rejet

Agent comptable

5 jours

- Facture

- B/C

- B/L

- Annotation de rejet

SECTION Gestion financière (FI)

SOUS-SECTION: Paiement de factures sur les comptes bancaires (FI 2)



Date d'entrée en





Siège Zone

Si conforme :

Certifier et procéder à la

prise en charge

comptable

Agent comptable

5 jours

- Facture

- B/C

- B/L

- Journal EP 705


Etablir la demande


Agent comptable

Entre le 17

et le 19 du

mois

- Demande


Consulter le relever

bancaire (attente de l’avis

de crédit de l’DCPP)

Agent comptable

Chaque

semaine

(Lundi)

- Relevé bancaire


Réceptionner


AC Variable

- Demande


- Extrait bancaire

- Avis de crédit

Convoquer le comité de

trésorerie

Organiser les dépenses

suivant le principe

d’antériorité des dépenses

AC

Services financiers de


Le 10 de

chaque

mois

- Rapport d’information

- Convocation

- Extrait bancaire

- Factures des

fournisseurs de biens et

services

4 Paiement des factures

Préparer l’état des

factures à payer

Etablir les titres de

paiement (chèques,

ordres de virement)

Remettre les chèques aux

bénéficiaires ou

Déposer l’ordre de

virement à la banque

Comptabiliser dans les

livres comptables

Apposer le cachet

« saisie » sur la facture

Agent comptable

Agent comptable

3 jours

- Etat des factures à

payer

- Factures

- Ordre de virement

- Chèque

- Journal EP 702 ou EP

704




Siège Zone

Classer la facture et les

pièces justificatives dans

le dossier « factures

liquidées »


4.7.3 L’Etat de rapprochement bancaire : FI3


L’état de rapprochement bancaire ou concordance bancaire est un document établi à la fin de chaque

mois pour chaque compte bancaire, dans le but de rapprocher les comptes bancaires figurant dans les

livres comptables des relevés bancaires produits par les banques.

Champ d'application

Les procédures s’appliquent à tous les comptes bancaires de l’OIPR.

Règles de gestion

Procéder à l’aide du relevé, en fin de mois et pour chaque compte bancaire, au pointage les unes après

les autres dans les journaux de banque (EP 703) correspondants, des opérations d’entrée et sortie du

mois considéré.

Etablir un état de rapprochement mensuel sur une feuille de rapprochement. Cet état est transmis à la

Direction.

L’état de rapprochement comprend deux parties :

- La partie gauche représente le compte banque concerné dans les livres comptables de l’OIPR. Elle

présente :

- le solde du compte banque dans le grand livre ;

- les opérations enregistrées par la banque et non comptabilisées dans les livres ;

- le solde ajusté des opérations non enregistrées.

- La partie droite représente le compte de l’OIPR dans les livres de la banque. Elle présente :

- le solde en banque indiqué sur le relevé bancaire ;

- les opérations enregistrées par l’OIPR et non comptabilisées par la banque ;

- le solde ajusté les opérations non comptabilisées.

- Un état de rapprochement bancaire doit être effectué pour chacun des comptes bancaires.

Acteurs concernés

SECTION Gestion financière

SOUS-SECTION: Etat de rapprochement bancaire (FI3)



Date d'entrée en




Agent Comptable

DG




Siège Zone

Rassembler les

documents à analyser

Agent Comptable Chaque

lundi

- Le relevé bancaire à la

date d’établissement du

rapprochement

- Le journal de banque

de la même période

- L’état de

rapprochement

bancaire de la période

précédente

Mettre en œuvre le

contrôle Agent Comptable

Chaque

lundi



rapprochement



- L’état de

rapprochement


précédente

Passer les écritures de

régularisation

Effectuer les éventuelles

réclamations au niveau de

la banque

Viser et classer

Agent Comptable Chaque

lundi



rapprochement



- L’état de

rapprochement


précédente


4.7.4 Gestion de la caisse : FI4


- Fournir des fonds nécessaires pour les opérations de transferts et le règlement des menues

dépenses

- Enregistrer au fur et à mesure les unes après les autres toutes les entrées et les sorties de fonds

- Maintenir un niveau de contrôle adéquat pour assurer une bonne gestion des fonds


La procédure s’applique à la caisse principale de l’OIPR tenue par l’Agent comptable.

Règles de gestion

Tenir la caisse selon la méthode « IMPREST » (Méthode de fonds de caisse à montant fixe). Cette

méthode consiste à confier à l’Agent comptable une somme d’argent donnée afin de faciliter le

règlement de certaines dépenses de fonctionnement. Le fonds est reconstitué par le versement

d’une somme égale au montant des dépenses. A n’importe quel moment, le total de l’encaisse, des

dépenses engagées et des bons provisoires doivent être égaux au montant du fonds en caisse.

Reconstituer la caisse par chèque à concurrence des dépenses justifiées.

Editer un brouillard de caisse régulièrement pour les besoins de contrôle

Effectuer l'arrêté de caisse après contrôle contradictoire du solde de caisse théorique et du solde

physique ;

Acteurs concernés


Ordonnateur

Agent Comptable « Régisseur »




Siège Zone

1 Arrêter la caisse Agent comptable Régisseur Journalier - Fiche d’inventaire de

caisse

Reverser les fonds à la

caisse principale (siège) Agent comptable Régisseur Hebdomadaire -

SECTION Gestion Financière (FI)

SOUS-SECTION: Gestion de la caisse (FI4)



Date d'entrée en





Siège Zone

2 Etablir un état

d’approvisionnement Agent Comptable Par quinzaine

- État


caisse

3

Etablir le chèque

d’approvisionnement et le

faire signer

Agent Comptable

Ordonnateur Par quinzaine - Chèque

4 Comptabiliser

l’approvisionnement Agent Comptable

Par quinzaine

- État


caisse

- Copie du chèque


- Pièce d’entrée en

caisse

- Journal EP 701

- Journal EP 703

5 Procéder au paiement Agent Comptable

Par quinzaine

- Ordres de virement

- Chèque (copie)

- Factures

- Journal EP 701

- Journal EP 703

6 Arrêté de la caisse en fin

de journée Agent Comptable Journalier -Brouillard de caisse


4.7.5 Paiement des salaires (cf. RH5) : FI5


La procédure a pour objet d’assurer les opérations de rémunération du personnel dans le respect des

normes en vigueur. Il s’agit de définir chaque étape à suivre pour la gestion de la paie au niveau de la

structure.


La présente procédure s’applique aux personnels contractuels et fonctionnaires de l’OIPR au niveau de

la DC et des DZ, l’office doit pouvoir à temps, évaluer, prévoir et liquider ses dépenses salariales en

son sein, conformément aux engagements contractuels.

Règles de gestion

6. Pour les contractuels, le paiement des salaires suit les règles suivantes :

o pour les contractuels sous la charge du budget de l’OIPR et les contractuels sous

projet géré par la DC, la gestion de la paie se fait au niveau de la direction centrale;

o pour les contractuels sous projet géré par le DZ, la gestion de la paie se fait au niveau

des zones concernées.

7. Déclencher les procédures de paie entre les 15 et 20 de chaque mois;

8. Pour les contractuels sous la charge du budget de l’OIPR et les contractuels sous projet géré

par la DC, faire valider l’ordre de paiement par le DG et le faire viser par le CB avant

engagement des dépenses.

9. Pour les contractuels sous projet géré au niveau de la DZ, faire signer l’ordre de paiement par

le DZ.

10. Pour les fonctionnaires, poursuivre la gestion de la paie après l’obtention des bulletins de paie

de la part de la sous direction des EPN au niveau de la Direction Générale de la Solde. Les

dépenses correspondantes aux salaires des fonctionnaires seront engagées dans le dans le RICI

(Réseau Intégré des dépenses des EPN).

Acteurs concernés



DARH

DFC/RAF du projet

CB

Agent comptable


SOUS-SECTION: Paiement des salaires (FI5)

Code: FI5 Date de création : JJ MM AA


Date d'entrée en




Gestion de la paie des personnels contractuels : RH5.1 :

La procédure de gestion de paie des personnels contractuels de l’OIPR peut être schématisée comme suit :



Echéance

Documents


1

Etablir le dossier du personnel

(incluant le contrat) :

Pour les contractuels sous budget de

l’Etat et projet géré par la DC, les

envoyer au DFC.


géré par la DZ, les envoyer au DZ.

DARH

Avant le 31

Janvier

Dossier du

personnel

2 Recevoir la notification budgétaire

correspondant aux salaires

DFC/RAF du

projet

DZ/Agent

comptable Variable

Notification

budgétaire

3

Pour les contractuels sous budget

de l’Etat et projet géré par la DC,

établir l’état de paie et les livres de

paie en fonction des notifications

budgétaires et du contrat de

l’employé.


géré par la DZ, établir l’état de paie

et les livres de paie en fonction de la

ligne budgétaire consacrée aux

salaires et du contrat de travail de

l’employé.

DFC/RAF du

projet

Agent

comptable

A partir du 15 à

20 du mois (J)

Etat de paie

Livre de paie

4 Etablir l’ordre de paiement et le

bulletin de paie.

DFC/RAF du

projet

Agent

comptable ou

le chef

comptable

J+3

Ordre de paiement

Bulletin de paie

5

Signer l’ordre de paiement et le

bulletin de paie

DG/

Coordonnateur

de projet

DZ J+4

Ordre de paiement et

bulletin de paie

signés

6 Viser et signer l’ordre de paiement. CB CB

J+4

Ordre de paiement

visé et signé

7 Engager les dépenses correspondant au paiement des salaires suivant les procédures d’engagement des

dépenses BU 2.

8 Remettre le bulletin de paie à

l’employé

DFC/RAF du

projet

Agent

comptable Variable


Gestion de la paie des personnels fonctionnaires : RH5.2 :

La procédure de gestion de paie des personnels fonctionnaires de l’OIPR peut être résumée comme suit :

257


Echéance

Documents


1

Recevoir les bulletins de paie de la

part de la sous direction des EPN et


compétence et les transmet au DFC.

DARH

Le 20 de

chaque mois

Mandat de paiement

Bordereau de

transmission

2


vérifications de sa compétence et les

transmet au Comptable pour

engagement

DFC

Variable

Mandat de paiement

Bordereau de

transmission

3


vérifications de sa compétence

Procéder aux engagements (Fiche

d’engagement) dans le RICI

Transmettre au DFC l’ordre de

paiement et les Engagements

accompagné d’un bordereau de

transmission

Responsable de

la cellule

comptabilité

1j


Ordre de paiement

Bordereau de OP

4

Recevoir les Fiches d’engagements,


compétence et vise


au comptable.

DFC

Variable


Ordre de paiement

Bordereau de OP

5 Recevoir les dossiers et les transmets

à l’ordonnateur pour signature

Responsable de

la cellule

comptabilité

Variable


Ordre de paiement

Bordereau de OP

6

Recevoir les Fiches d’engagements et

le Ordre de Paiement, procède aux

vérifications de sa compétence et vise


au Contrôleur Budgétaire.

Ordonnateur

(DG) 1j


Ordre de paiement

Bordereau de OP

7




- Vérifie le coût de la dépense ;



- S’assure de la disponibilité

des crédits ;

- S’assure de l’exacte

imputation de la dépense ;

- S’assure de l’utilité de la

dépense ;


justificatives de la dépense

sont conformes aux lois et

règlements en vigueur ;

Viser, différer ou rejetter le mandat de

paiement ;

Garder un exemplaire de chaque

pièce constitutive du dossier ;

Transmettre le dossier à l’Ordonnateur

au moyen d’un bordereau de

transmission.

CB

2j


Ordre de paiement

Bordereau de OP

258


Echéance

Documents


8 Recevoir le dossier de paie et les transmet

à la comptabilité DG

1j Dossier de paie

9

Recevoir le dossier et procéder au

dépouillement de chaque Fiche

d’engagement, Ordre de Paiement et

pièces justificatives.

Procéder à liquidation et à la certification

des dépenses et les transmets à l’agent

comptable

Responsable de

la cellule

comptabilité

Variable


Ordre de paiement

Bordereau de OP

10






- S’assure de la disponibilité des

crédits ;

- S’assure de l’exacte imputation

de la dépense ;


justificatives de la dépense sont

conformes aux lois et règlements

en vigueur ;

Procéder à la prise en charge du dossier ;

Garder un exemplaire de chaque pièce

constitutive du dossier ;

Procéder à l’établissement des chèques de

virement par banque conformément aux

borderaux des banques et établissements

financiers.

Faire un chèque à l’ordre de la CGRAE et

le service des précomptes

Agent

comptable Variable

Ordre de virement

par banque

259

4.7.6 Gestion des menues dépenses : FI 6


La gestion de la caisse de menues dépenses vise à fournir les fonds nécessaires et rapidement pour le

règlement des menues dépenses et dépenses courantes de fonctionnement, enregistrer au fur et à

mesure les unes après les autres toutes les entrées et les sorties de fonds et maintenir un niveau de

contrôle adéquat pour assurer une bonne gestion de fonds.


La procédure s’applique aux menues dépenses effectuées à la Direction Générale et sur le terrain.

L’ensemble du processus des menues dépenses par caisse est basé sur la règle fondamentale que tous

les achats sont effectués sans l'établissement d'un Bon de Commande. Cette caisse enregistre les

menues dépenses de l’EPN qui comprennent entre autres :

- le paiement pour petits travaux d’entretien et de réparation de véhicules,

- le paiement de petites fournitures de bureau et d'entretien,

- le paiement des diverses petites dépenses de fonctionnement.

Règles de gestion

Tenir les menues dépenses par selon la méthode « IMPREST » (Méthode de fonds de caisse à montant

fixe). Cette méthode consiste à confier à toute personne désignée pour la gestion de la caisse au niveau

de la DG et de la DZ, une somme d’argent donnée afin de faciliter le règlement des menues dépenses

effectuées ; La fonction caissière doit être indépendante de la fonction comptable ;

L’utilisation d’un «fonds fixe » de caisse plafonné à 300 000 F CFA, avec un minimum

en caisse de 100 000 F CFA ;

Les paiements par caisse doivent être limités ; en l’occurrence, tous les paiements par

caisse doivent être inférieurs ou égaux à un plafond fixé à 100 000 F CFA ;

Tous les règlements au-delà de 100 000 F CFA doivent être faits par chèque ou

virement bancaire ;

Toute dépense par caisse doit être autorisée au préalable par le DG et le DZ;

Toute dépense par caisse doit être justifiée dans les 72 heures suivant le décaissement ;

Pour la sécurité des fonds, la conservation est assurée dans un coffre-fort dont la clé sera

détenue par le responsable de la caisse ;

Les vérifications mensuelles des espèces en caisse doivent être effectuées par le

Comptable ou toute personne habileté à la fin de chaque mois avec un billetage

approprié ;

Les vérifications inopinées des espèces pourraient être initiées ;

Les vérifications donneront lieu à l’établissement de procès-verbaux de caisse co-signés

par le caissier et le comptable et soumis au visa du DFC ou du DZ en région;

La vérification sous-entend le dénombrement des espèces en coffre et le regroupement

avec le brouillard de caisse en prenant en compte s’il y a lieu les bons provisoires ;


SOUS-SECTION: Gestion des menues dépenses (FI6)



Date d'entrée en


260

Le brouillard de caisse devra être signé par la personne chargée de la vérification.

Acteurs concernés


Ordonnateur Principal (DG) Ordonnateur délégué

DFC Comptable zone

Comptable siège Chefs secteurs




Siège Zone

1

Approvisionnement de la caisse

Outre l’approvisionnement initial, la procédure

s’applique quand le minimum en caisse est atteint ou

quand la situation de caisse ne permetpas de réaliser

les opérations en attente

Faire le point de la caisse

au DFC ou le DZ suivi

des pièces justificatives

suivies d’une demande

d’approvisionnement au

DFC (si le minimum

n’est pas atteint, explique

le fondement de cet

approvisionnement).

Caissier

DG

DFC

Caissier

DZ

Comptable zone

Chefs Secteurs

Par quinzaine


caisse

- Situation de caisse

- Fiche de demande


- Pièces justificatives

des dépenses

effectuées sur fonds

antérieurs (factures,

devis, mémorandum,

etc.)

Réceptionner la demande

et procéder aux

vérifications spécifiques

Examiner le point de

caisse avec les pièces

justificatives

En cas d’approbation

- Signer la demande


- Transmettre à

l’ordonnateur principal

Le cas échéant

- Faire reprendre la

demande

DG

DFC

Ordonnateur

délégué (DZ)

Chefs Secteurs

2 jours


caisse


- Fiche de demande



des dépenses



devis, mémorandum,

etc.) par les chefs

secteurs

3 Traitement de la demande au siège de l’OIPR

Instruire le comptable

pour la procédure

d’émission du chèque de

DG

DFC

Comptable

Ordonnateur

délégué (DZ)

Comptable zone

1jour


caisse


261



Siège Zone

montant correspondant à

la différence

entre l’encaisse et le

plafond de caisse.

Chefs Secteurs - Fiche de demande



des dépenses



devis, mémorandum,

etc.)

Etablir un bon d’entrée de

fonds en caisse dès

encaissement du chèque,

enregistre l’opération

suivant la chronologie

dans le livre de caisse et

classe le bon d’entrée de

façon chronologique

Caissier

1jour

Dossier de demande


Bon de sortie de caisse

2 SORTIE DE FONDS DE LA CAISSE

Préparer le bon de sortie

de caisse précisant le

montant, le bénéficiaire et

l’objet ;

Transmettre le bon de

sortie au DFC ou le DZ

pour autorisation.

Autoriser le décaissement

par son visa et retourne le

bon au caissier pour

paiement.

Faire signer le bon de

sortie par le bénéficiaire

Enregistrer l’opération à

la date de

décaissement dans le

livre de caisse et la pièce

classée.

Caissier

DFC

Caissier

Caissier

Ordonnateur

délégué (DZ)

Chefs secteurs

1jour - Ordre de recette

- Accusé de réception

3 Arrêté de caisse

Arrêter la caisse en fin de

journée

Faire viser par le DFC ou

le DZ

Caissier

DFC

Comptable

DZ

Caissier

Comptable zone

Journalier -Brouillard de caisse