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MANUEL PRATIQUE DE GESTION DES BIENS Version 1.0 de Filippo Gualdi
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SUJETS
MANUEL PRATIQUE DE GESTION DES BIENS ..................................................................................................... 1
DE QUOI S’AGIT-IL ….. ........................................................................................................................................ 3
FICHIER .............................................................................................................................................................. 4
CESSION ........................................................................................................................................................... 17
TRANSFERT ...................................................................................................................................................... 23
D’un Centre de Coût à un autre Centre de Coût ............................................................................................. 23
D’un Bien à un autre Bien ................................................................................................................................ 25
D’une Société à une autre Société .................................................................................................................. 27
CALCUL DE L’AMORTISSEMENT ....................................................................................................................... 31
RAPPORTS ........................................................................................................................................................ 35
Registre des Actifs ........................................................................................................................................... 35
Achats .............................................................................................................................................................. 37
Biens cédés ...................................................................................................................................................... 38
Détail des Amortissements par Catégorie/Année ........................................................................................... 39
Sortie données Biens sur Excel ........................................................................................................................ 40
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DE QUOI S’AGIT-IL …..
Le mot Actifs (ou Biens) définit les biens acquis par l’entreprise et destinés à être
utilisés dans le processus de production sur plusieurs exercices.
Les Biens sont donc les biens instrumentaux de l’entreprise : à savoir les biens qui
restent dans l'entreprise pendant de longues périodes. C’est la raison pour laquelle
ils représentent à plein titre des immobilisations (inscrites dans l’actif du Bilan) du
point de vue de la destination économique.
Les biens sont, par exemple, des machines, des installations, des véhicules, des
ordinateurs, des immeubles, des droits de brevet, des logiciels, etc.
Le coût de ces biens n’est pas entièrement déductible dans l’exercice (sauf s’il s’agit
de biens d’une valeur d’achat inférieure à 516 Euros) où ils sont achetés, mais la
déduction est échelonnée dans le temps conformément aux tableaux ministériels.
La procédure utilisée pour répartir le coût du bien est appelée «d’Amortissement ».
Les sociétés ont l’obligation de tenir le « Registre des Biens ». Sous sa forme
classique, ce registre se compose de fiches dont le nombre dépend du nombre de
biens acquis. Chaque fiche est donc attribuée à un bien et reporte tous les
mouvements ayant concerné le bien au fil du temps : de l’achat à l’amortissement,
jusqu’à sa cession.
Le manuel suivant a pour objectif de fournir à l’utilisateur toutes les informations
nécessaires pour exploiter au mieux le module « ACTIFS » dans Super Strike.
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FICHIER
Le fichier Actif est d’une importance « vitale ». Tout part de cette application. Je
conseille à tous ceux qui l’utiliseront de faire très attention à sa gestion et de suivre
attentivement les instructions qui seront données par la suite.
Comment accéder à cette application :
Après avoir accédé à Super Strike, cliquer sur « Actif » et sur « Enregistrement
Actifs » dans le menu déroulant.
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Lorsqu’un bien est acquis, il faut obligatoirement le codifier dans « Fichier des
Biens ». Comme préalablement mentionné, toutes les informations (description,
centre de coût d’appartenance, groupe, sous-groupe, etc.) relatives au bien devront
être saisies dans l’écran suivant.
Le champ « Matricule » représente un code numérique à 9 caractères qui sert de clé
d’identification du bien. Ce dernier est automatiquement attribué par le système
lors de la saisie en fonction du groupe sélectionné.
Remplir à présent les champs obligatoires suivants :
• Description : par exemple, « Peugeot 407 SW Executive 2.0 HDI». La
description doit correspondre aux caractéristiques du bien pour lequel il faut
ouvrir le fichier (la description peut être trouvée à partir de la facture
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d’achat/confirmation de commande). Pour des voitures ou des machines, il
est conseillé d'ajouter éventuellement la plaque d'immatriculation ou le
numéro de série, ce qui pourra vous aider lors d'une éventuelle recherche.
• Groupe (GR) : Code numérique à deux caractères ayant pour fonction
d’identifier le type de bien qui sera entré. Ouvrir le menu déroulant et choisir
le type d’appartenance.
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Dans le cas particulier, nous avons choisi le groupe « 20 ». Le “Groupe” est très
important car c’est à lui que seront rattachés les pourcentages d’amortissement
automatiquement attribués au nouveau bien.
• Sous-groupe (SGR) : code numérique à quatre caractères. Il s’agit d’une
spécification ultérieure du Groupe. Il peut également être appelé sous-
catégorie. Dans CMC, il permet la gestion des locations (Coûts figuratifs) à
débiter aux différentes commandes.
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• Monnaie (DZD) : Monnaie avec laquelle le bien est acquis
• Unité de mesure (UDM) : Unité de mesure du bien. Valeur par défaut (nr)
• Commande/Centre de Coût (Comm/CDC) : Il s’agit certainement d’un des
champs les plus importants qui devra faire l’objet de la plus grande attention
en le remplissant. Il s’agit du Centre de Coût ou Commande où le bien est
physiquement affecté. Dans la Comptabilité Analytique, indique sur quel
« cdc » les taux d’amortissement seront imputés. Ceci pour savoir combien un
bien donné a coûté pour une commande donnée. Comme pour tous les
champs susmentionnés, se positionner sur CDC et ouvrir le menu déroulant.
• Date à partir de : Date à partir de laquelle le bien est dans le cdc/commande.
Cette date correspond normalement à la date d’achat (date de facture).
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• Plan d’amortissement (pda) : Dans le menu déroulant, il est possible de
choisir : « FI » (Fiscal) ou « GE » (Gestionnaire). Dans le premier cas, avec
« FI », nous dirons au système que les amortissements qui seront lancés par la
suite sont de nature fiscale (ils seront inscrits au bilan). Avec « GE », nous
pouvons gérer une comptabilité des biens parallèle à celle fiscale (par
exemple, pour faire des simulations).
• Catégorie : Champ automatiquement codifié par le système car rattaché au
« groupe ». A chaque groupe appartiennent des catégories qui, à leur tour,
recherchent automatiquement les pourcentages d’amortissement définis
dans les tableaux ministériels.
• Date à partir de : date d’appartenance à cette catégorie. Correspond en
général à la date du Cdc/Commande.
Après avoir vérifié que les valeurs entrées dans les champs ci-dessus sont correctes,
cliquer sur nouveau individuel.
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Comme vous pouvez le constater, l’écran qui s’affiche reporte le matricule
(automatiquement attribué par le système), la description et la date d’achat.
Remplir à présent les champs suivants :
• Année de Construction : Année de Construction du Bien (extraite de la
facture)
• Nature : en ouvrant le menu déroulant, il est possible de dire s’il s’agit d’un
bien corporel (voiture, machines, etc.) ou incorporel (logiciel, fonds de
commerce, brevets, etc.). La valeur par défaut est « 0 » (bien corporel).
• Motif Saisie : Il s’agit d’un champ descriptif où le type « d’acquisition » du bien
est précisé : Neuf, d’occasion, apport interne, leasing, etc.
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• Unité de mesure /quantité : L’unité de mesure dérive du premier écran de
saisie tandis que la quantité s’avère utile lorsque sont acquis des biens qui ne
peuvent pas être séparés individuellement. Par exemple, si nous achetons
10.000 clous, nous ne les enregistrerons pas individuellement mais nous
codifierons un matricule unique géré quantitativement.
• Contrat : si le bien à saisir dans le fichier fait l'objet d'un contrat de crédit-bail
(leasing), il faudra indiquer le numéro de contrat.
• Fournisseur : Ouvrir le menu déroulant et choisir le Fournisseur du bien en
question. Il est vivement conseillé de toujours le valoriser car il est utile pour
les rapports ou une éventuelle correspondance entre la comptabilité générale
et le monde des biens.
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• Valeur reportée à nouveau : Il s’agit de la valeur d’achat du bien (imposable
sur facture). Elle représente le Coût Historique du bien sur lequel les
pourcentages seront appliqués pour le calcul de l'amortissement.
• Plan d’amortissement (Pda) : Fiscal ou Gestionnaire, choisir dans le menu
déroulant.
• Type : Lors de la codification du bien, il est possible de dire si ce dernier est
amortissable ou non. Les valeurs utilisées sont « 1 » amortissable, « 2 » non
amortissable.
• Date de début d’amortissement : Par défaut, le système attribue comme date
le 1/1 de l’année d’acquisition. Il est possible d’intervenir manuellement pour
attribuer une date différente (par exemple, si un bien est acheté au mois de
novembre, la loi permet de l’amortir également pendant 2 mois seulement)
mais il s’agit de décisions prises par les dirigeants, notamment lors de la
clôture du bilan.
• Coût d’origine : entrer la valeur d’achat du bien.
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Le bouton « S » a pour fonction de « Suspendre » l’amortissement du bien pendant
un laps de temps donné. Supposons qu’un bien nous appartenant pendant un
semestre ou une année ne soit pas entré dans le processus de production de
l’entreprise ou ne soit pas utilisé ; avec cette fonction, nous pouvons définir un
espace temporel en disant au système, lors du calcul de l’amortissement, de ne pas
l’exécuter pour cet intervalle de temps précis. Comme déjà indiqué, la législation
permet d'amortir un bien pour la période d'utilisation réelle.
Remplir les champs suivants :
• P.D’A.
• Exercice
• Date de début Suspension
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• Date de fin Suspension
La touche « Données d’origine » permet d’ajouter d’autres informations concernant
l’achat du bien.
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Comme, par exemple : numéro de poste, coordonnées de la facture. Il est conseillé à
tous les utilisateurs de valoriser ces champs, car ils seront utiles pour les rapports et
pour une éventuelle correspondance avec la comptabilité générale.
La touche « Données Amortissement » permet d’accéder à un écran qui donne des
informations spécifiques sur chaque bien, à savoir : Coût Historique, Provisions pour
Amortissements, Part d’amortissement, pourcentage d’amortissement, valeur
résiduelle. L’écran suivant est à consulter seulement.
Les données saisies pour la création d’un fichier biens sont suffisantes. A ce stade, il
ne reste plus qu’à mémoriser à l’aide de la touche .
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L’enregistrement est à présent ajouté. Si des améliorations sont apportées à ce bien
(entretien exceptionnel) ou si des pièces complémentaires sont achetées, il n’est pas
nécessaire d’en ouvrir un autre. En termes techniques, on crée un : « SUB » en
conservant le même numéro de matricule du bien « Père ».
Comment procéder : Interroger le bien principal en cliquant toujours sur
« Enregistrement Actifs», cliquer sur la touche « Recherche et Synthèse » et
effectuer la recherche.
Cliquer ensuite sur le nouveau individuel et procéder comme décrit dans les
paragraphes précédents.
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CESSION
Avec la cession, la procédure permet d'éliminer un bien. La cession s’effectue par la
vente d’un bien à un tiers.
Cette procédure a non seulement la fonction décrite ci-dessus mais permet
également d’éliminer le bien pour des motifs autres que la vente comme, par
exemple : vol, mise au rebut (des sujets qui seront traités par la suite).
Cliquer sur « Enregistrement actifs »
Interroger l’enregistrement à éliminer (suite à vente, vol, mise au rebut), sur
« Détails ».
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Puis sur « CEDER ».
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Une autre fenêtre s’ouvrira.
Valoriser à présent les champs suivants :
• « TIERS » : Valoriser le champ s’il s’agit d’une vente à des tiers (avec
facture) ; en ouvrant le menu déroulant, il sera possible de chercher le sujet.
• « MOTIF CESSION », choisir entre : vente, mise au rebut, vol, etc. Dans ce cas
précis, nous choisirons la valeur « 2 » (vente à des tiers).
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• « Date Cession » . Dans ce cas, il s’agit de la date à laquelle la vente du bien a
été effectuée (ou la date à laquelle il a été perdu ou volé, etc.). En cas de
vente à des tiers, la « date » correspondra à celle de la facture.
Toujours dans le cas d’une Vente à des tiers, il est possible de rattacher au bien les
détails du poste (visualisables en ouvrant le menu déroulant).
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• Valeur de vente : Il s’agit de la valeur de vente du bien (par exemple,
imposable facture). S’il s’agit d’un vol ou d’une perte, la valeur doit être égale
à « 0 ».
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Cliquer sur « En avant ». Un nouvel écran avec les détails de la cession apparaîtra en
signalant les éventuelles plus-values/moins-values.
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La cession est terminée. Cliquer sur « Fin » et ensuite sur le bouton Enregistrer.
TRANSFERT
La procédure de « Transfert » permet de déplacer « physiquement un bien d’une
commande à une autre, d’un bien à un autre ou d’une société du groupe à une
autre.
Examinons le premier cas (le plus simple). Un bien qui se trouve actuellement sur
une commande, par exemple : ‘001073’ (dépôt cmc) est transféré dans un autre
centre de coût. Le motif principal de ce passage réside dans le fait que nous voulons
imputer les coûts du bien à une commande donnée.
D’un Centre de Coût à un autre Centre de Coût
Comment procéder :
Avant tout, « interroger » le matricule faisant l’objet du transfert. Toujours dans
« Enregistrement Actifs », cliquer sur « Recherche et Synthèse » . Après avoir
sélectionné le matricule, se positionner sur le champ "Comm./CDC".
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Valoriser le champ avec le nouveau « CDC » et se déplacer sur « Date à partir de ».
Nous attribuons ainsi au nouveau centre de coût une date de début de validité. A
partir de cette date, le bien fait partie de la commande en question.
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Ne pas oublier les champs : ‘pda’, ‘cat’, ‘date à partir de’. Ils sont obligatoires.
D’un Bien à un autre Bien
Ce type de transfert a rarement lieu. On l’utilise, par exemple, lorsqu’un matricule
ouvert par erreur comme « individuel » aurait dû être créé comme « sub ».
Exemple : Dans le registre des biens, il y a une voiture ; des améliorations sont
apportées à ce véhicule (entretien exceptionnel), qui seront enregistrées
séparément. Ces améliorations augmentent la valeur de la voiture et, par
conséquent, auraient dû être inscrites dans « sub ». Comment procéder, cliquer sur
« Transf. Glob. à Glob ».
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L’écran suivant apparaîtra.
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Valoriser le matricule de destination (champ : existant) et la date à laquelle le
transfert prend effet. Cliquer à présent sur « fin » et enregistrer.
D’une Société à une autre Société
Un Bien peut être transféré d’une Société du groupe à une autre. Citons un
exemple : un bien présent dans le dépôt de CMC devra être utilisé sur un chantier
du Laos (filiale). Le bien devra non seulement être transféré physiquement mais
aussi être codifié dans le registre des biens dans une autre unité organisationnelle
(par exemple, Laos) en conservant toutes les informations d’origine (numéro de
matricule, description, catégorie, etc.) à l’exception du Centre de Coût
naturellement.
Comment procéder :
L’opération s’effectue en deux étapes. La première a pour fonction de « sortir » le
bien de l’unité organisationnelle d’origine, la deuxième « d’entrer » le bien dans la
société de destination.
Dans le module « Actif », cliquer sur « Transfert entre filiales ».
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L’écran suivant apparaîtra :
SELECTION Global
Matricule
Date de transfert Destination
Code société
Cons. Prim. Cons. Sec.
Multi-monnaie
Taux de change historiques
Date change
Type conversion
Valeur Cons. Prim Valeur Cons. Sec. Conv. Monnaie à
Parcours fichier transfert Nom fichier
Annuler
Transfert entre filiales
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Remplir les champs :
• Matricule : Saisir le matricule à transférer.
• Date de transfert : la date à laquelle le bien est transféré (représente la date
jusqu’à laquelle le bien est resté dans la société d’origine ; dans la société
d’appartenance, l’amortissement sera calculé jusqu’à cette date).
• Code Société : Code de la société de destination
• Multi-monnaie/Taux de changes historiques : préciser si la société de
destination a une comptabilité en multi-monnaie ou des taux de change
historiques.
• Convertir la monnaie d’origine à la date : indiquer la monnaie et la date de
change. La date correspond à celle de la Note de Débit interne émise en
contrepartie du transfert.
Cliquer sur ok, un message signalera que le transfert (sortie) a été effectué
correctement.
A ce stade, dans la « société destination », entrer dans le module bien et cliquer sur
« Chargement entre filiales ».
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Dans l’écran suivant, valoriser seulement le champ CDC (commande/centre de coût)
et cliquer sur « OK ».
Chargement entre filiales
SELECTION Comm./CDC
CDC
Parcours fichier chargement
Nom fichier
Cancel
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Le « chargement » est terminé.
CALCUL DE L’AMORTISSEMENT
L’amortissement est une procédure économico-comptable ayant pour objet les
biens à fécondité répétée, à savoir les biens instrumentaux qui cèdent leur utilité
économique sur plusieurs exercices. A travers l’amortissement, le coût pluriannuel
de ces biens est donc réparti sur plusieurs exercices en fonction de leur durée de vie
utile. En effet, lorsqu’une entreprise acquiert un bien destiné à être utilisé pendant
plusieurs années, par exemple, une machine, le coût engagé est réparti en fonction
du nombre d’années pour l'achat dans un nombre de parts égal aux exercices au
cours desquels la machine sera vraisemblablement utilisée. S’il n’en est pas ainsi, le
coût sera entièrement imputé à l’exercice pendant lequel il est acheté, sans
respecter le principe de la compétence économique des composantes de revenu. La
procédure d'amortissement est prescrite par le Code Civil (art. 2426) en vue de la
rédaction du bilan d'exercice. Il en va autrement pour l’amortissement dicté par le
législateur fiscal, qui s’applique lors de la détermination de la base imposable en vue
de la liquidation des impôts.
Dans Super Strike, procéder comme suit. Cliquer sur « Calculer Dépréciation des
Actifs ».
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L’écran suivant s’affichera :
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Remplir :
• Plan d’amortissement
• Exercice : Saisir l’année de référence pour le calcul de l’amortissement
• Date fin de calcul : Saisir la date de fin de calcul, par exemple : 31/12/2009.
• Date d’achat : facultatif. Des amortissements peuvent être éventuellement
faits seulement pour certains biens acquis à une période donnée.
• Centre de coût : dans ce cas également, il est possible de lancer des
amortissements seulement pour certains centres de coût.
Les champs à suivre, y compris « Centre de Coût », sont des filtres (peu utilisés) pour
effectuer des amortissements ciblés.
Dans Super Strike, le calcul de l’amortissement a seulement la fonction bien précise
de mettre à jour les archives (fichier, registre des biens). En faisant ressortir pour
chaque bien la part de l’année et l’augmentation respective des provisions pour
amortissement. Les écritures comptables doivent être effectuées manuellement.
L’amortissement peut être lancé « x » fois à n’importe quelle date (de l’année en
cours bien évidemment).
Les amortissements peuvent être de nature différente. En fonction de l’objet de
l’amortissement, on peut faire la distinction suivante :
1) Immobilisations corporelles : Ensemble de tous les facteurs de production ayant
une utilité pluriannuelle physiquement tangibles (par exemple, bâtiments,
machines, installations, véhicules, équipements industriels et commerciaux,
ordinateurs, mobilier de bureau, etc.).
2) Immobilisations incorporelles : Ensemble de tous les facteurs de production à
utilité pluriannuelle n’étant pas physiquement tangibles (par exemple, brevets et
marques, droits d’exploitation de créations intellectuelles, concessions
gouvernementales, coûts de recherche et de développement, coûts de publicité,
etc.).
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Ces biens et services sont achetés ou produits de façon économique par l'entreprise
au cours d’un exercice donné mais sont utilisés pendant plusieurs exercices.
En règle générale, on applique aux immobilisations corporelles la "méthode
indirecte", qui utilise les provisions pour amortissement ; la "méthode directe", qui
consiste à déduire directement du coût historique du bien pluriannuel les parts
d’amortissement s’applique aux immobilisations incorporelles.
Bref aperçu sur les écritures comptables :
Les écritures comptables liées à l’amortissement selon la « méthode indirecte » sont
les suivantes :
1 – achat d’un bien d’une utilité pluriannuelle (supposons une machine qui coûte
100)
Machines @ Dettes envers fournisseurs 100
2 - Imputation de la part d’amortissement (supposons 20 %) à l'exercice :
Amortissement de Machines @ Provisions pour Amortissement Machines 20
3 - Pour connaître la valeur résiduelle de la machine, il suffit de faire une simple
soustraction :
Machines 100
- Prov. Am. Machines 20
Valeur résiduelle 80
Les écritures comptables liées à l’amortissement selon la « méthode directe » sont
les suivantes :
1 – achat d’un bien d’une utilité pluriannuelle (supposons un brevet d’une valeur de
250)
Brevets @ Dettes envers fournisseurs 250
2 - Imputation de la part d’amortissement (supposons 20 %) à l'exercice :
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Amortissement Brevets @ Brevets 50
3 - Pour connaître la valeur résiduelle du brevet, il suffit de contrôler le solde du
grand livre "Brevets".
RAPPORTS
Cliquer sur « Rapports comptables » :
Une série d’impressions, dont l’utilité sera expliquée plus avant dans ce chapitre,
apparaîtra.
Registre des Actifs
Registre des Actifs : Comme préalablement indiqué, les sociétés sont obligées de
tenir le « Registre des Actifs ». Sous sa forme classique, ce registre se compose de
fiches dont le nombre dépend des biens acquis. Chaque fiche est donc réservée à un
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bien et reporte tous les mouvements ayant concerné le bien en question dans le
temps : de l’achat à l’amortissement, jusqu’à sa cession.
Le Registre des biens amortissables doit respecter un délai légal d’annotation, à
savoir la date de présentation de la déclaration des revenus. Pour les contribuables
dont la période d’imposition coïncide avec l’année solaire et qui présentent leur
déclaration par voie télématique, cette échéance est donc aujourd’hui, le 30
septembre 2009, date à laquelle devront être annotés les achats, les éliminations et
les amortissements relatifs à 2008.
Cliquer sur « Registre Actifs ».
Valoriser :
• Exercice
• Période de fin d’impression (DEC)
• Plan d’amortissement
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Il est également possible de valoriser les autres champs (ce qui est déconseillé) pour
lancer un registre des biens filtré. Lorsqu’on le lance en fin d’année, on le fait
généralement pour tous les biens possédés par l’entreprise.
L’impression peut être d’essai ou définitive (de fin d’année).
Achats
Cliquer sur « Acquisitions » et l’écran suivant s’affichera.
Cette impression a pour but d'afficher les biens acquis pendant une période de
temps donnée.
Dans ce cas, les « filtres » (catégorie, groupe, motif d’acquisition, etc.) sont très
utiles surtout lorsqu’il faudra établir les correspondances entre la comptabilité
générale et les biens.
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Si tout a été comptabilisé correctement, le total de l’impression en question doit
correspondre aux mouvements de « débit » des comptes de biens.
L’impression peut être lancée par « catégorie » ou « fournisseur ». Dans le premier
cas, les biens seront regroupés par « catégorie » d’appartenance ; dans le deuxième
cas, par fournisseur (raison sociale).
Biens cédés
Cliquer sur « Cessions ». Il s’agit d’une impression identique à celle décrite ci-dessus
mais, dans ce cas, ce sont les biens cédés qui apparaissent (il est possible d’utiliser
les mêmes filtres).
Cette impression est elle aussi utile pour les correspondances. Si tout a été
comptabilisé correctement, le total de l’impression en question doit correspondre
aux mouvements de « crédit » des comptes de biens.
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Détail des Amortissements par Catégorie/Année
Cliquer sur « Liste détaillée Amortissements par Catégorie/Exercice comptable ».
Cette impression fait ressortir en détail les informations suivantes pour chaque bien
« opérationnel » : Coût d’achat (coût historique), part d’amortissement de l’année,
provisions pour amortissement (cumulé), valeur résiduelle.
Tout comme les impressions susmentionnées, cette dernière peut être filtrée par
catégorie, motif d’acquisition, etc.
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Sortie données Biens sur Excel
Les impressions Biens Acquis/Cédés et l'inventaire peuvent être exportées sur
fichier Excel. Comment procéder :
Cliquer sur « Décharger données Actifs dans Excel ».
Choisir entre : Actifs acquis, Actifs Cédés, Inventaire par groupe/sous-groupe.
Les champs à remplir sont exactement les mêmes que ceux des impressions
homonymes en pdf ; la seule différence réside dans le fait de devoir remplir le nom
du fichier de texte qui sera créé.
Toujours se rappeler de donner l’extension au fichier (.txt).
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Une fois créé, ouvrir le fichier de texte avec excel en apportant les éventuelles
modifications nécessaires.
