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LOI CANADIENNE ANTI-POURRIEL

Les défis de la nouvelle Loi sur les communications par courriel

Historique de la LCAP• 1er Juillet 2014 : Entrée en vigueur

• 4 Décembre 2013 : Annonce de la date de mise en application

• Mars 2012 : Politique réglementaire modifiée

• 9 Juillet 2011 : Ébauche des règlements

• 15 décembre 2010 : Loi votée

Meilleure pratique d’affaires : « opt-in » ou « double opt-in » avec « opt-out »

Pas de cadre législatif pour limiter les courriels commerciaux

Aucune sanction monétaire prévue sauf pour les cas extrêmes d’abus de la Loi sur les renseignements personnels ou au criminel.

Situation avant la LCAP

Opportunités de la nouvelle LoiConsentements

• Il existe maintenant un consentement implicite : • clients = 2 ans• demande d’information = 6

mois

• Adresse électronique disponible (carte d’affaires, site web)

Pratiques

• Il est donc possible d’augmenter le nombre de personnes visées par vos communications.

• Cependant, les pratiques de l’industrie demeurent en place.

Qu’est ce qu’un message commercial?• Un message ayant pour but d’encourager à des activités commerciales supplémentaires• Annoncer• Faire la promotion• Commercialiser• Offrir

- Un produit, des services…

Un message commercial si…

Consentement explicite avant ou après la Loi

Consentement implicite

suivant une relation

d’affaires

Référence d’un client

Consentement explicite à un tiers partagé

Communications permises

Communications exclues• Réponse à une demande• Confirmation• Obligation juridique• Sondage et enquête• Bulletin factuel• Aux employés ou régime de fonds de pension• Système de messagerie fermé (sites web bancaires)• Organisations caritative ou politique

Toujours l’abonnement• Objectif principal - obtenir le consentement explicite

• Mécanismes afin de récupérer le droit explicite pour continuer de communiquer à ceux qui n’ont pas encore donné leur accord avant le 1er juillet 2017:

• Scénarios automatisés (1 mois avant la fin de la date envoyer un message incitatif)

• Contenus à vos messages (A partir du « date de fin » nous ne serons plus en mesure de vous transmettre ces informations pertinentes, veuillez cliquer ici pour poursuivre votre abonnement)

• Incitatifs

Conformité des messages• Gérer le désabonnement par une mécanique fonctionnelle pendant une durée minimale de 60 jours

• Présenter une identification claire de l’envoyeur pour entrer en communication avec celui-ci et valable pour 60 jours

Responsabilité• Les personnes qui ont consenti l’envoi sont responsables, peu importe si l’exécution est réalisée par un employé ou un mandataire.

• Toute personne devra démontrer qu’il a agi avec diligence pour veiller à l’application de la Loi au sein de l’organisation y compris les administrateurs.

Fardeau de la preuve• Les plaintes sont déposées par voie d’un affidavit et

l’envoyeur visé devra démontrer qu’il n’est pas responsable.

• Les plaintifs peuvent porter plaintes au cours de la période de 3 ans suivant la réception (période de prescription).

• Les plaintes privées seront reçues à partir du 1er juillet 2017

Comment s’y préparer?• Répertorier les communications• Encadrer les méthodes de collectes de données• Créer un centre de consentements (Transactions et date, preuve d’abonnement et/ou de confirmation source et forme, etc.)

• Conserver l’historique des envois• Gérer efficacement les mises à jour aux consentements

Répertoire des communications• Rencontrer les différents départements susceptibles de communiquer avec les clientèles

• Regrouper les communications par types afin de créer des abonnements

Méthodes de collectes de donnéesConsentements explicites

• Obtenez la source, la date et les abonnements

• Provenant du web, identifier le nom du formulaire et conserver une copie du consentement (phrase d’incitation)

• Obtenu face à face ou par le service à la clientèle, en plus de conserver les données (si possible l’appel), envoyer un message de confirmation

• Écrit sur papier, conserver la preuve documentaire

Consentements implicites

• Conservez les dates de transactions (achat ou demande) et définissez des règles d’affaires

• Pour les consentements implicites déjà obtenus :Transformez en consentement explicite dans les 3 prochaines années

Centre de consentements• Regrouper les historiques de consentements• Explicite• Implicite client• Implicite prospect

Règles d’affaires• Consentement explicite = tous ceux qui ont coché la case

• Consentement implicite = tous ceux dont la date d’achat est plus petite que 2 ans et qui n’ont pas de consentement explicite

• Aucun consentement = ceux qui se sont désabonnés de l’organisation

Par type de communication• Appliquer les règles :

• Confirmation de transaction = toujours envoyé sauf si dans « liste noire »

• Bulletin générique = consentement explicite et implicite client

• Bulletin produit = consentement explicite, implicite client et prospect

Historique des envois• Trois méthodes possibles :

• Un seul outil pour faire tous les envois• Plusieurs outils pour générer les envois mais un seul

module de transmission• Plusieurs modules de transmission avec transfert des

historiques

• Conserver les changements d’adresse courriel pour faciliter les recherches

• Copie de tous les messages transmis

Mécanisme de mise à jour• Offrir plusieurs possibilités pour la mise à jour des consentements• Désabonnement à un type de communication (ex. :

communiqué)• Sélection des communications souhaitées (liste avec cases

à cocher)• Désabonnement complet aux envois marketing• Ajout à la liste noire (Ne m’envoyez plus de courriels)

Nos solutions C-28• Gestion de types de publication• Règles de traitement automatiques pour calculer le consentement en cours et contrôler l’envoi

• Données de consentement protégées pour fins d’audit

• Gestion du désabonnement global ou par publication

• Liste de suppression centralisée• Base de données centralisée pour les emails

Nos solutions C-28 (2)• Insertion de fonction d’identification et signature• Conservation des historiques de communications• Conservation des processus d’abonnement• Capacité de personnaliser les contenus de messages en fonction du consentement

• Historique des changements d’adresse courriel

Merci!• Période de questions• Pour plus d’information, visitez notre site web :

• C28.dialoginsight.com