Microsoft Project est un logiciel de gestion de projets édité par Microsoft. Il permet aux chefs de projet et aux planificateurs de planifier et piloter les projets, de gérer les ressources et le budget, ainsi que d'analyser et communiquer les données des projets. Utilisé par plus de 20 millions de chefs de projet, Microsoft Project est le logiciel de gestion de projet le plus utilisé au monde

MS Project

2010 Initiation

Concepteur Fred BONNET - LV consultants

PROJECT 2010

Contenu Utiliser le Ruban ................................................................

Vocabulaire et description de l’interface

Options de configuration ................................

Mode Backstage ................................

Premières Etapes ................................

Création d’un calendrier : ................................

Fonctionnement des calendriers ................................

Relations entre les calendriers ................................

ASSOCIER UN CALENDRIER A DES VUES PARTICULIERES

ASSOCIER UN CALENDRIER A DES TACHES PARTICULIERES

ORGANISER LES CALENDRIERS ................................

CREATION DE TACHES ................................

SAISIR LES DIFFERENTS TYPES DE DUREE

LES DIFFERENTES UNITES DE DUREES ................................

CHANGEMENT DE LA STRUCTURE ET FORMATAGE SIMPLE

TACHES ET DEPENDANCES ................................

Tâches dépendantes : quel ordre ? ................................

LIER LES TACHES ET COMPRENDRE LA DYNAMIQUE

La liaison FIN/DEBUT ................................

La liaison DEBUT/DEBUT ................................

La liaison FIN/FIN ................................

PLANIFICATION MANUELLE OU AUTOMATIQUE

Les plus du MODE MANUEL ................................

LES DELAIS SUR LES LIAISONS ................................

DEFINIR LES CONTRAINTES SUR LES TACHES

DEFINIR DES ECHEANCES ................................

MANIPULATIONS PARTICULIERES SUR LES TACHES

Fractionnement des tâches : ................................

Les tâches de HAMMOCK ou HAMAC

Marquer une tâche en tant que jalon.

PROJECT 2010

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Vocabulaire et description de l’interface ................................................................................................

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ASSOCIER UN CALENDRIER A DES VUES PARTICULIERES ................................................................

ASSOCIER UN CALENDRIER A DES TACHES PARTICULIERES ................................................................

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FERENTS TYPES DE DUREE ................................................................................................

................................................................................................

CHANGEMENT DE LA STRUCTURE ET FORMATAGE SIMPLE ................................................................

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LIER LES TACHES ET COMPRENDRE LA DYNAMIQUE ................................................................

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................................................................................................

................................................................................................................................

PLANIFICATION MANUELLE OU AUTOMATIQUE ................................................................

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DEFINIR LES CONTRAINTES SUR LES TACHES ................................................................................................

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PARTICULIERES SUR LES TACHES ................................................................

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Les tâches de HAMMOCK ou HAMAC : ................................................................................................

Marquer une tâche en tant que jalon. ................................................................................................

1

............................................................ 3

...................................................... 3

.............................................. 5

........................................................ 5

.......................................................... 6

............................................. 6

.............................................................. 6

...................................................................... 8

.............................................................. 8

.......................................................... 8

...................................................................... 9

................................................. 10

.................................................... 11

......................................................... 11

....................................................... 12

.............................................. 13

............................................................. 13

.................................................................. 13

............................................... 13

......................................................................... 14

.................................................... 14

........................................................................ 14

........................................................................ 15

..................................................................... 15

.............................................. 16

............................................ 17

.................................................................... 18

................................................................... 18

................................................... 18

.................................................... 20

2

Utilité du mode manuel sur les dates et durées ..................................................................................................... 21

Le report de tâches ................................................................................................................................................. 21

Préparation du fichier pour envoi aux équipes .............................................................................................................. 22

Ajout de notes et de pièces jointes sur une tâche. ................................................................................................. 22

Activation de la grille et des références utiles dans le Gantt ................................................................................. 22

Préparation du zoom et de l’échelle de temps ....................................................................................................... 23

Création d'une colonne de calcul avec la durée cumulée ...................................................................................... 23

Création d'une colonne avec le nom des responsables d'équipe. .......................................................................... 24

Ressources : personnes, lieux et matières .................................................................................................................. 25

Création de ressources locales de type travail – humain ou machine -. ................................................................... 25

Créer une ressource générique ................................................................................................................................... 25

Créer des ressources groupées ..................................................................................................................................... 1

Partager les ressources ................................................................................................................................................. 1

Importer des ressources depuis Outlook ...................................................................................................................... 2

Définir la disponibilité ................................................................................................................................................... 3

Variations de disponibilité ............................................................................................................................................ 3

Affectation simple des ressources de type simple ................................................................................................... 4

Ajout d'hyperliens dans les taches ou les ressources ............................................................................................... 5

Qu’est-ce que la planification initiale ?............................................................................................................................. 7

À quoi ressemble une planification initiale ? ................................................................................................................ 7

Enregistrer une planification initiale ............................................................................................................................. 7

Enregistrer une planification temporaire ..................................................................................................................... 8

Assurer le suivi .................................................................................................................................................................. 9

Les outils de suivi .......................................................................................................................................................... 9

Saisir les données pour le suivi ..................................................................................................................................... 9

Date d’état .................................................................................................................................................................. 10

Saisir le temps passé ................................................................................................................................................... 10

Mettre à jour un projet ............................................................................................................................................... 11

3

Utiliser le Ruban • Le Ruban occupe le haut de la fenêtre Project et présente une collection colorée de boutons de commandes

et de paramètres. Le Ruban est une amélioration du bon vieux système de menus, car il vous permet de

visualiser simultanément une série de commandes et d’exécuter des fonctions d’un simple clic.

• Le Ruban est divisé en onglets qui regroupent les commandes par actions. Si vous voulez travailler avec des

informations sur des ressources, nul doute que vous trouverez les commandes et paramètres qu’il vous faut

dans l’onglet Ressource. Certains onglets s’affichent ou se masquent en fonction des besoins

• Lorsqu’un bouton du Ruban est associé à une flèche pointant vers le bas, un clic sur la flèche permet d’ouvrir

un menu proposant des commandes supplémentaires. Dans la plupart des cas, vous pouvez cliquer

directement sur le bouton pour exécuter la commande ou cliquer sur la flèche qui pointe vers le bas pour

consulter les autres options possibles.

Vocabulaire et description de l’interface

• Déplacer la barre rapide sous le ruban.

• Personnalisation de la barre rapide :

• Choisir « Autre commande », puis dans personnaliser, choisir « Pour Projet » pour créer un modèle, généré

pour les chefs de projet.

• Créer des nouveaux Onglets et choisir le contenu attribué à ces onglets.

• Afin de garder ses personnalisations et de pouvoir les utiliser sur sur d’autres postes et projets il va falloir

exporter sa personnalisation.

• Réduire le ruban. ( clic droit )

• Utiliser les contrôles claviers grâce à ALT.

Chronologie :

Vue simplifiée de l’ensemble des taches à effectuer :

4

Afin de la désactiver : Affichage >>

Barre de légende de l’affichage :

Clic droit >> « barre d’affichage »

Options de tables : ( Onglet AFFICHAGE)

Permet de mixer les informations au sein même du diagramme

de Gantt.

Afficher les fiches de taches : ( Onglet AFFICHAGE)

options : Afficher tout type de fenêtre dans le fractionnement de l’interface.

Crée une subdivision permettant l’affichage des fiches de taches parallèlement au planning et au diagramme de

Gantt.

Menus contextuels :

Il existe 5 manières de parvenir à créer et gérer des actions dans Project 2010 :

• Taper directement dans « nom de la tâche » du diagramme de Gantt

• Cliquer sur le bouton « tâche » de l’onglet « tâche »

• Appuyer sur ALT puis H et suivre les raccourcis claviers afin d’arriver au même résultat.

• Se placer entre deux tâches et appuyer sur le bouton « insert » du clavier, afin de créer une nouvelle tâche.

• Clic droit >> Insérer une tâche.

5 Personnaliser la barre d’état ( Clic droit)

Options d’enregistrement :

Nota : ne pas enregistrer des noms avec espace et caractères spéciaux

Ajout de mot de passe : « bouton Outils »>> options d’enregistrement.

Dans les projets récents – punaiser les éléments les plus utilisés.

Dans Fichier >> Informations >> Modèle global

Dans Fichier >> Informations >>informations sur le projet.

Voir les modèles Microsoft Office.

Options de configuration

Mode Backstage Le bouton vert situé à l’extrémité gauche du Ruban est appelé onglet Fichier. Il permet d’ouvrir le mode Backstage

qui propose plusieurs commandes utiles pour travailler avec des fichiers et vous invite à modifier des options dans

Project. Les principales commandes du mode Backstage sont listées sur la gauche. Un clic sur certaines de ces

commandes, comme Ouvrir, permet d’afficher une boîte de dialogue ou d’exécuter directement une action. Dans les

autres cas, la sélection d’une commande du mode Backstage ouvre une liste de commandes supplémentaires ou une

fenêtre graphique vous invitant à réaliser l’action souhaitée. Un clic sur Récent affiche la liste des fichiers

récemment utilisés que vous voulez éventuellement rouvrir. Un clic sur Imprimer ouvre une fenêtre dans laquelle

vous êtes invité à configurer les paramètres d’impression.

Fichier >> Options >> Planification :

• Début/Fin par défaut – heures par jour

• Type de tâche par défaut >> Durée fixe – mode calculatoire par défaut de Project.

• Enregistrer >> enregistrer toutes les X mn – Avec ou sans Confirmation.

• Centre de gestion de la confidentialité – si vous exportez vos plannings sous Excel – :

Formats Hérités : Autorisez le chargement de fichiers avec des formats hérités ou de formats autres que par défaut.

6

Premières Etapes

Lors d’un nouveau projet, pensez à ajouter dans la barre d’accès rapide, le bouton « information sur le projet » - clic

droit (Ajouter à la barre d’accès rapide)

Ainsi qu’atteindre la Tâche :

Si rétro-planification, pensez dans les informations de projet à mettre les options de prévisions à partir de la date de

fin de projet.

Création d’un calendrier :

Fonctionnement des calendriers Voyons quel est le rôle de chacun des quatre calendriers de Project 2010 (nous verrons leurs interactions dans la

section suivante) :

✓ Calendrier de base : C’est le modèle de calendrier dont s’inspirent tous les autres. Il existe trois calendriers de

base : Standard, 24 heures et Équipe de nuit (nous y revenons plus loin dans ce chapitre).

✓ Calendrier de projet : C’est le calendrier standard pour réaliser le planning. Vous définissez ce calendrier en

choisissant un modèle parmi les trois calendriers de base.

✓ Calendrier de ressource : Ce calendrier combine les paramètres du calendrier de base avec certaines exceptions

(périodes chômées) définies pour une ressource spécifique.

✓ Calendrier de tâche : Il permet de définir des exceptions pour une tâche spécifique.

Lorsque vous créez des tâches puis affectez des ressources pour les réaliser, Project 2010 doit disposer d’horaires de

travail pour calculer les durées. Par exemple, si vous décidez qu’une tâche doit être réalisée en une journée, Project

2010 sait qu’une journée de travail correspond à 7 heures (ou 12 heures, c’est vous qui choisissez) car c’est ainsi que

vous avez défini une journée de travail dans le calendrier de projet. Autre exemple : supposons que vous affectez

une ressource à une tâche à effectuer en deux semaines, dans une entreprise dont la semaine de travail standard

compte 5 jours. Si le calendrier de cette ressource est défini sur une semaine de travail de 4 jours, les deux semaines

de travail effectuées par cette ressource correspondent à un total de 8 jours de travail sur le calendrier de ressource.

7 Onglet « Projet » >> Modifier le temps de travail >> Créer un nouveau calendrier

Donner un nom à ce calendrier, puis changer les horaires pour la semaine de travail, en cliquant sur détails..

Puis définir vos nouveaux horaires selon vos désirs :

Pensez aux jours chômés dans exceptions – sélectionnez les jours dans le calendrier et ajoutez un nom ainsi que les

débuts et fins de ces jours chômés.

Pensez à aller dans détail après sélection de la date si cette journée est partiellement chômée et inscrivez vos

horaires

Validez par OK, puis dans « Projet » >>Information sur le Projet >> Calendrier, choisir le calendrier précédemment

créé.

Pour supprimer ou renommer un nouveau calendrier :

FICHIER>>Informations >>Organisateur>> Calendriers

8

Relations entre les calendriers

Par défaut, tous les calendriers de votre projet dépendent des paramètres du calendrier de projet. Une remarque s’impose néanmoins : lorsque vous modifiez le calendrier d’une tâche ou d’une ressource (ce qui revient à créer une exception), il faut savoir quel paramètre est prioritaire.

Voici quelles sont les priorités entre les calendriers :

✓ Si rien ne s’y oppose, le modèle du calendrier de base choisi pour le calendrier de projet lors de la création de ce dernier contrôle les heures et jours travaillés pour toutes les tâches et ressources.

✓ Si vous modifiez les horaires d’une ressource, ces paramètres sont prioritaires pour cette ressource dès que vous l’affectez à une tâche. De même, si vous affectez un autre calendrier de base à une tâche, ce calendrier est prioritaire pour cette tâche, par rapport au calendrier du projet.

✓ Si vous appliquez un calendrier à une ressource et un autre calendrier à une tâche à laquelle cette ressource est affectée, Project 2010 utilise uniquement les heures communes pour calculer les horaires de la ressource. Par exemple, si le calendrier de tâche définit les horaires de travail de 8 heures à 17 heures alors que le calendrier de ressource les fixe de 6 heures à 14 heures, la ressource n’est considérée comme active que de 8 heures à 14 heures, soit la plage horaire commune aux deux calendriers.

✓ Vous pouvez forcer une tâche à ignorer les paramètres du calendrier de la ressource qui lui est affectée. Ouvrez

la boîte de dialogue Informations sur la tâche (il suffit de double-cliquer sur le nom de la tâche dans l’affichage

Diagramme de Gantt) et cochez la case Les prévisions ignorent les calendriers des ressources dans l’onglet

Avancées. Cette case à cocher n’est pas disponible si l’option Aucun est définie pour le calendrier de la tâche.

Configurer ce paramètre est utile si toutes les ressources sont impliquées dans une tâche (par exemple, une

réunion d’entreprise), au mépris des horaires de travail habituels.

ASSOCIER UN CALENDRIER A DES VUES PARTICULIERES Lors d’un nouveau projet le calendrier spécifique n’est pas appliqué de manière visuelle à notre diagramme de

Gantt.

CTRL + B : « Atteindre » pour aller directement à une date spécifique. –au 24 décembre, les jours chômés

n’apparaissent pas.

Pour parer à ce problème, faire un clic droit sur la barre de temps et choisir « échelle de temps »

Choisir « période chômée » >> Calendrier et sélectionner notre calendrier spécifique.

Nota : faire la même chose pour chaque affichage : Suivi de Gantt et calendrier ( échelle de temps >> Palette) afin de

faire coller l’ensemble à vos choix originaux.

ASSOCIER UN CALENDRIER A DES TACHES PARTICULIERES Si vous souhaitez travailler avec des calendriers différents sur des taches concernant des plannings externes à votre

société. Il vous faudra créer un nouveau calendrier comme précédemment vu :

PROJET >> Modification du temps de travail >> Créer un nouveau calendrier.

9 Puis l’associer à une tâche : double clic sur la tache ou après avoir sélectionné une tâche,onglet Tâche>>

Informations.

Puis dans onglet « informations avancées » dans calendrier choir le nouveau calendrier précédemment créé.

A présent le calendrier est associé à la tâche.

ORGANISER LES CALENDRIERS Lorsque vous vous retrouvez à travailler avec des fichiers Project externes, il ne possède pas vos calendriers et

manières de travailler. Pour pallier à ce problème de compatibilité il vous faudra associer vos calendriers à ceux-ci.

FICHIER >> ORGANISATEUR

Choisir les calendriers disponibles, puis les faire passer via le bouton « COPIER » dans la partie du projet ouvert.

Puis dans le projet, faire Onglet PROJET >>modifier le temps de travail et choisir d’appliquer notre nouveau modèle

de calendrier.

Puis Onglet PROJET >>informations sur le projet>> Calendriers et choisir votre calendrier.

10

CREATION DE TACHES Les normes veulent que lorsqu’on démarre un projet on active le N° Hiérarchique et la Tâche récapitulative du

projet :

Onglet FORMAT >>cocher « N° Hiérarchique » et « Tâche récapitulative du projet »

la Tâche récapitulative du projet est le nom qui apparaitra en ligne 0, comme le résumé d’un portefeuilles de projets

( fusion de projets)

Partons d’un projet X :

Pour une structure élémentaire typique de projet nous devons avoir :

Tout d’abord créer deux tampons, le jalon « Kick-off » et le jalon « clôture »

Puis le Phasage avec un jalon de début et de fin et enfin l’ordonnancement que constitue les différentes tâches

internes aux différentes phases.

Ajout de tâches périodiques : pour les réunions de cadres, nous allons Ajouter une tâche périodique.

Onglet Tâche>>Tâche>> Tâche périodique.

Nous allons choisir le nombre d’occurrences, le début, la fin de la réunion, sa durée et sa périodicité.

11

SAISIR LES DIFFERENTS TYPES DE DUREE On peut atteindre une 100aine de niveaux et un million de taches pour un seul fichier.

Afin de rester dans une structuration professionnelle nous allons ajouter une nouvelle colonne qui

contiendra le code Hiérarchique. Nous allons donc décocher l’option de l’Onglet Format, « N°

Hiérarchique » et créer ne nouvelle colonne par un clic droit « insérer une colonne » et choisir la

nomenclature suivante « WBS » - work breakdown structure – SFT en français ( structure de fractionnement

de travail), qui nous donnera le code hiérarchique directement.

DUREE ESTIMEE

Pour les durées de réunion par ex. il est impossible de déterminer si oui ou non, elles dureront vraiment 30mn, c’est

pourquoi nous allons ajouter une notion d’estimation à celles-ci.

Sélectionnez toutes les durées concernées, puis cliquez sur l’onglet « TACHE » >> informations

Cochez la case « Estimée », validez.

A présent, notre durée est suivie d’un « ? », qui signifie bien qu’il s’agit d’une estimation de durée.

LES DIFFERENTES UNITES DE DUREES • Min : Minutes

• Hr : heures

• Jours : Jours

• Sm : Semaines

• Mois : Mois

Pour ajouter un nombre d’heures sans pauses induites par le planning intégré, comme un temps de séchage par ex. il

faudra ajouter un « é » à la suite des heures – qui correspond à « écoulées »

Pour aller plus loin, on pourrait imaginer un rattrapage d’heure d’un employé avec la même technique.

En mode normal

En mode « écoulé »

12

CHANGEMENT DE LA STRUCTURE ET FORMATAGE SIMPLE

Vous pouvez utiliser des couleurs de police et des couleurs de fond comme tout logiciel de Microsoft office, via

l’Onglet « Tâche »>>groupe de travail « Police »

Par principe le « kick-off » est en vert.

Attention : si vous souhaitez aérer vos plan comme ci-dessous, vous n’aurez aucun soucis dans les modes de calcul

de Project, mais risquez lors de vos exports vers des logiciels tiers de faussez vos résultats ou affichages. Ou perdre

du temps à nettoyer vos tables (ex. Excel)

On peut également changer la couleur de la barre des tâches, en double-cliquant dessus et changer ses valeurs.

13

TACHES ET DEPENDANCES Dans le Chapitre 4, nous vous avons conseillé de ne pas forcément définir les dates de début de tâche, car les projets changent souvent et grandissent très vite. Si vous introduisez une logique temporelle plutôt que d’attribuer des dates spécifiques aux tâches, Project peut tenir compte des changements et adapter le projet conformément à cette logique.

Par exemple, si la tâche qui consiste à acheter des fournitures prend une semaine de retard, la tâche dépendante qui consiste à démarrer la fabrication est automatiquement retardée d’une semaine. Il vous suffit de spécifier les changements quand vous effectuez le suivi de votre planning et Project applique ses ajustements en conséquence. L’autre possibilité est de modifier la date de début de chaque tâche du planning à chaque fois qu’une tâche accuse un retard. Mieux vaut ne pas y penser !

Tâches dépendantes : quel ordre ? Comme dans les relations humaines, les relations entre tâches impliquent des rôles : une tâche est soit prédécesseur, soit successeur. Deux tâches dépendantes forment un couple prédécesseur-successeur, même si leur planning se chevauche ou si elles se déroulent en parallèle. Il est primordial de noter que la planification de la tâche prédécesseur influe sur la date de planification de la tâche successeur, notamment en mode de planification automatique.

LIER LES TACHES ET COMPRENDRE LA DYNAMIQUE

Un diagramme de Gantt doit être connexe – passer d’une tache à l’autre par des liaisons -

Parmi les 4 liaisons les plus utilisées lors d’une gestion de projets, nous en verrons 3 lors de cette formation.

La liaison FIN/DEBUT En sélectionnant deux tâches par exemple le Kick-off et la première réunion, en cliquant dans l’onglet

« Tâche »>>groupe « planifier » et Cliquez sur le bouton « liaison fin-début » - liaison par défaut -

Vous obtiendrez ceci dans la partie « échelle du temps »

Vous remarquerez également que la colonne « prédécesseur » s’est chargé de nous indiquer le numéro de ligne qui

le lie à lui dans une relation « fin-début »

Nota : Il vous est possible de taper directement le numéro de la tache le liant à cette tâche.

14 La liaison DEBUT/DEBUT Pour faire commencer plusieurs tâches au même moment, la manière la plus simple est de lier normalement une

tache à une autre, puis de double-cliquer sur cette liaison dans le Gantt, pour se retrouver avec cette fenêtre :

Choisissez Début à Début (DD) et validez.

Vous obtiendrez ceci :

Vous pouvez bien évidement taper directement dans la colonne « Prédécesseur » le N° de tâche, suivi

de « DD »

La liaison FIN/FIN Si vous désirez obtenir une fin programmée pour plusieurs tâches. Utilisez comme précédemment la fenêtre

« interdépendance des tâches » et sélectionnez « Fin à Fin ». Ou tapez directement le N° de tâche suivi de « FF »,

pour obtenir ceci :

Pour finir sachez, que le suivi est toujours lié au Kick-off soit « 1 ». et qu’il est possible de lier une tâche à plusieurs

autres en séparant les tâches par un point-virgule.

Et qu’enfin la clôture doit être liée au suivi et à la fin de planification afin de boucler le projet.

PLANIFICATION MANUELLE OU AUTOMATIQUE L’un des aspects les plus appréciables de Project est sa capacité à recalculer le planning des tâches lorsque vous modifiez le début du projet ou lorsqu’une modification apportée à un planning affecte une ou plusieurs tâches dépendantes (associées). Cela évite au chef de projet (oui, vous !) de devoir repenser et ressaisir des données pour des tâches replanifiées tout au long du projet.

15

Malheureusement, il y a toujours une contrepartie aux bénéfices de l’automatisation. En matière de planification de projet, l’automatisation peut entraîner des modifications indésirables de planning, dues à un raisonnement machine, bien loin de l’expertise humaine.

Pour permettre aux chefs de projet de profiter du gain de temps qu’offre l’automatisation tout en gardant le contrôle sur le planning en cas de besoin, Project 2010 lance la planification contrôlée par

l’utilisateur.

Grâce à la planification contrôlée par l’utilisateur, vous pouvez choisir un mode de planification pour chaque tâche :

✓ Avec les tâches planifiées automatiquement, Project continue d’utiliser sa méthode de calcul de planification, basée sur la date de début de projet et des dépendances entre tâches.

✓ Avec les tâches planifiées manuellement, Project vous permet de reporter la saisie de la durée et des dates. Au

lieu de cela, vous pouvez entrer des informations sur la durée ou les dates. Si vous saisissez la durée et les dates,

Project définit le planning de la tâche et ne le modifie pas à moins que vous ne le fassiez manuellement. Dans la

plupart des cas, les tâches planifiées manuellement sont modifiées lorsque vous replanifiez l’ensemble du projet.

L’apparence des barres du Gantt représentant les tâches planifiées manuellement est différente de celle des barres

du Gantt qui représentent les tâches planifiées automatiquement.

Les plus du MODE MANUEL

Afin de simuler votre projet et de voir l’impact de variation d’une tache sur l’autre, vous pouvez choisir d’utiliser la

« planification manuelle », en sélectionnant les taches voulues et en cliquant sur le bouton « planification manuelle »

du groupe « tâches » de l’onglet « Tâche »

Vous obtenez ceci dans le Gantt :

Lors d’un changement impliquant un chevauchement de tache votre représentation graphique va changer d’aspect

comme ceci :

LES DELAIS SUR LES LIAISONS Dans le cadre d’un projet réaliste, on ne peut bien évidement penser qu’une tache commence en flux tendu à la

seconde près à la fin de la précédente, sauf dans le cadre d’un séquençage de tâches mécaniques opéré par des

machines. Il vous faudra donc donner des délais dans votre passage d’une tâche à l’autre.

16 La manière la plus simple est double-cliquer dans le Gantt sur les liaisons et ajouter du temps ou d’en supprimer, via

la zone « retard », qui est une mauvaise traduction de délais.

Nota : il est possible d’exprimer ce temps en %

Vous pouvez bien évidement taper vos délais directement dans la colonne « Prédécesseurs » comme ceci :

L’option « planification manuelle » vue précédemment ne prend pas en compte les délais, lors d’un changement

impactant. Project 2010, vous propose alors un bouton vous permettant de continuer la simulation tout en voyant ce

qui se passerait si vous étiez en «planification automatique ».

Vous pouvez le trouver dans l’onglet « tâches »>>Groupe « planifier »>> « Respecter les liaisons »

DEFINIR LES CONTRAINTES SUR LES TACHES Pour définir une contrainte sur vos taches, il vous faut sélectionner cette tâche, ouvrir la fenêtre « informations sur

la tâche »et dans l’onglet « Avancé », choisir le type de contrainte voulue.

Par convention le Kick-off doit être en « doit commencer le ».

On ne peut mettre de contraintes sur une planification manuelle.

Les types de contraintes :

17

Les contraintes strictes :

• « Doit commencer le »

• « Doit finir le »

Les contraintes fortes : -ne peuvent évoluer que dans un seul sens de chronologie -

• « Début au plus tard le »

• « Début au plus tôt le »

• « Fin au plus tard le »

• « Fin au plus tôt le »

Les contraintes faibles : - sans date -

• « Dès que possible »

• « Le plus tard possible »

DEFINIR DES ECHEANCES Une échéance est un objet qui à la différence des contraintes s’affiche dans le Gantt.

Pour obtenir cette représentation, il vous faut aller dans la fenêtre d’information de la tâche et ajouter une donnée

dans la zone « échéance »

Si votre échéance est dépassée par une tache, vous obtiendrez ceci dans le Gantt :

Et ceci dans la table des entrées :

18 Nota : si vous souhaitez, lors de la préparation de votre projet voir apparaitre vos taches sans que les contraintes ne

les impactent, il vous faudra aller décocher une option se trouvant dans l’onglet « Fenêtre » >>

option>>Planification>> options de planification pour ce projet>> « les taches respectent toujours les contraintes… »

MANIPULATIONS PARTICULIERES SUR LES TACHES

Fractionnement des tâches : Il arrive parfois qu’une tâche, doive subir une rupture – ex. un partenaire qui ferme ses portes sur quelques jours –

Il vous faudra alors indiquer ceci sur votre Gantt via une procédure qui consiste à utiliser le bouton « fractionner la

tâche » dans l’onglet « Taches » du groupe « planifier »

Aller sur le Gantt et Cliquer-déplacer le nouveau curseur du début à la fin de la procédure.

Vous obtiendrez alors ceci :

Il est également possible de rattacher, toujours en cliquer-déplacer le bloc à un autre précédemment fractionné.

Nota : préférez utiliser une tâche double avec des délais entre les deux reviendrait à une utilisation bien plus précise

de vos objectifs.

Les tâches de HAMMOCK ou HAMAC : Ce type de tâche particulier est une tâche impactée par deux autres en bordure de celle-ci, d’où la forme d’un

hamac :

A | C |-----B-----|

Elle est donc liée par les informations d’une autre tâche – ex. la Tâche B doit toujours finir en même temps que la

tâche A.

19

Afin de lier une durée à une autre, il vous faudra sélectionner la cellule maitresse, faire un copier, puis dans la cellule

durée esclave, faire un collage spécial –coller avec liaison –

Vous obtiendrez alors une cellule avec un angle gris vous indiquant qu’elle dépend d’une autre.

La liaison ne se fait que dans le sens maitre-esclave et non pas l’inverse.

Les taches de HAMMOCK se pratiques sur tout type de cellule des tables d’entrées.

Afin de supprimer cette liaison il suffit de sélectionner la cellule esclave et de faire un « suppress » du clavier.

Nota : lorsque vous ré ouvrez un fichier contenant des liaisons de type «HAMMOCK » vous obtiendrez ce message :

Utilisation des tâches fantômes et masquage de tâche

Les tâches fantômes servent à palier un problème de la gestion des contraintes dans les tâches. En effet une seule

contrainte est proposée par tâche, mais nous savons qu’elle peut être double, du genre « pas avant le» et « au plus

tard le». Ce que ne prévoit pas le logiciel de manière normale.

Ce sont donc des tâches cachées qui vont servir à créer des contraintes doubles. Elles peuvent également servir à

définir que mon planning ai du retard ou pas de commencer telle ou telle tâche à une date ou horaire fixe.

20 Nous allons voir le 2eme cas de figure et créer une tâche fantôme pour organiser une tâche qui doit se passer

impérativement quels que soient les dépassements de planning à un certain moment.

Onglet Projet >> groupe Propriété>> Modifier le temps de travail.

On créé un nouveau calendrier de base « tache fantôme 1 ». et dans les détails de la semaine, on passe en chômé

tous les jours, sauf le mercredi de 13h30 a 13h31. On valide.

Au-dessus de la tâche 6, on créé une tache que l’on nomme « tache fantôme 1 » à laquelle on rattache le calendrier

précédemment fait.

On créé une liaison « fin-début » entre la tâche 5 et la tâche fantôme et également avec la tâche 6 qui va se

retrouver affectée par la tache fantôme. Par convention, on passe la couleur d’écriture de la tâche fantôme en blanc

pour ne pas la voir dans la table d’entrées et qu’elle n’apparaisse pas à l’impression et on ajoute une note pour

commenter cette tâche. Onglet « tache », groupe propriété,

Et pour finir la faire disparaitre dans le Gantt en ouvrant ses propriétés, onglet « général », et cochez « masquer la

barre ».

Voilà nous venons de faire en sorte que cette tâche 6 commence quoi qu’il arrive tel

jour à telle heure quel que soit le planning.

Marquer une tâche en tant que jalon. Si par exemple vous voulez rester réalistes, la clôture ne peux être définie sur 0 jours,

elle prendra toujours quelques minutes à se réaliser. Mais à ce moment-là le jalon se

transformera en tache dans le Gantt. Pour pallier à ce problème vous pouvez double-

cliquer sur la tâche, puis dans les propriétés, onglet « avancé », cochez l’option

« marquer en tant que jalon »

Nota : peux servir à masquer des problèmes techniques dans la table d’entrée et restant invisibles pour les clients

dans le Gantt.

Désactiver une Tâche

Vous aurez parfois, lors d’une suppression de tâche, l’obligation de conserver sa trace malgré tout.

Pour se faire sélectionnez une tâche, puis dans l’onglet « tâche », groupe « planifier », bouton « désactiver »

La tâche sera alors barrée et grisée, ainsi que sa représention dans le Gantt en blanc.

21

Nota : afin de faire disparaitre la tache dans le Gantt, « propriété de la tâche »

>> onglet « général » >> « masquer la barre »

Utilité du mode manuel sur les dates et durées Depuis Project 2010, nous avons la possibilité de ne plus déterminer des durées et/ou des dates de début et de fin.

Ainsi nous pouvons lorsque qu’une tache n’est pas vraiment définie, lui imputer des valeurs textuelles.

Le report de tâches Normalement prévu pour les gestions administratives, Gestion de salles ou chambres d’hôtel par exemple. Elle va

nous permettre de voir sur une seule ligne les occupations de salles prévues.

On crée des taches sans liaison pour les différentes réunions prévues dans les salles, puis en les sélectionnant toutes

, puis informations des taches >>, onglet général, puis « report »

On obtient ainsi sur la phase, l’ensemble des réservations.

22

Préparation du fichier pour envoi aux équipes

Ajout de notes et de pièces jointes sur une tâche. Lors d’une insertion de note, vous avez la possibilité d’ajouter une pièce jointe à celle-ci.

Nota : afin de changer le nom du fichier joint sous forme d’icône, cliquez le bouton « changer d’icône »

Pensez à lier vos documents sources si vous

souhaitez qu’ils se mettent à jour

automatiquement lors de changements de la

pièce jointe.

Pour accéder à ces notes : clic droit sur la tâche >> notes ou dans le ruban, « tache »>>groupe « propriétés »

Activation de la grille et des références utiles dans le Gantt Avec un clic droit sur le Gantt, nous accédons aux propriétés de définitions graphiques du Gantt.

Par tradition, le début de projet est en vert, la fin de projet en vert. Pensez à rendre plus visible la date du jour.

23 Préparation du zoom et de l’échelle de temps Voyons à présent comment rattraper les petits comportements douteux du zoom au bas du Gantt.

Il vous suffit de cliquer droit sur les jours du Gantt, afin de voir apparaitre l’option « zoom »

Puis de gérer l’échelle de temps par 3 niveaux, clic droit « échelle de temps », puis de déterminer les trois niveaux,

les plus demandés dans les projets européens, c'est-à-dire :

• Niveau supérieur : année

• Niveau intermédiaire : trimestre

• Niveau inférieur : semaines ( 1…52) nota : S1,S2… ( a partir du début) correspond à votre début de projet.

Ce qui donnera ceci :

Création d'une colonne de calcul avec la durée cumulée

On ajoute une colonne qui va nous servir a cumuler les durées – prendre durée 10 afin de ne pas empiéter sur les

durées qui sont utilisées par des extensions payantes, qui elles prennent les première –

On sélectionne la colonne – clic droit > champs personnalisé –

On renomme le champ , puis cliquez sur "formule"

On ajoute un champ [durée] puis ok.

La formule est valide mais seulement pour les taches, mais pas pour les phases. Afin d'ajouter cette option, vous

devez cliquer sur "Report" et choisir dans la liste déroulante "somme"

24 Création d'une colonne avec le nom des responsables d'équipe.

On ajoute une colonne qui va nous servir a créer une liste déroulante avec divers champs – prendre "texte 30" –

On sélectionne la colonne – clic droit > champs personnalisé –

Nommer en "responsable", puis "choix"

On ajoute des valeurs en laissant la première en "sélectionner" et en la mettant en valeur par défaut.

Vous aurez alors une nouvelle liste déroulante dans votre champ personnalisé:

25

Ressources : personnes, lieux et matières

Pour la plupart des gens, le terme ressources désigne les ressources humaines. C’est effectivement la ressource la plus importante dans tous les projets, mais ce n’est pas la seule. Les ressources peuvent être des équipements que vous louez ou que vous achetez, des matières premières ou des objets (trombones, etc.). Vous pouvez même créer des ressources qui symbolisent des lieux loués à l’heure comme un laboratoire ou une salle de conférence. Par exemple, vous pouvez créer une ressource « Visite d’usine » et lui affecter un coût unitaire de 400 €, ce prix couvrant le voyage aller-retour et l’hébergement.

Voici quelques exemples de ressources plus ou moins évidentes :

✓ Ingénieurs.

✓ Stand dans un salon.

✓ Fournitures de bureau.

✓ Salle de conférence d’un hôtel.

✓ Secrétaire administrative.

✓ Carburant de fusée.

✓ Honoraires d’interprète.

✓ Mobilier de bureau.

✓ Logiciels informatiques.

✓ Services d’impression.

✓ Concepteurs graphiques.

✓ Conception d’un prototype.

Vous comprenez qu’une ressource est tout ce qui est nécessaire pour réaliser votre projet.

Création de ressources locales de type travail – humain ou machine -.

Pour acceder aux ressources vous avez la possibilité d'y arriver par deux moyens:

Soit par la barre d'affichage de gauche

Soit a gauche du zoom en cliquant sur l'icône ci-dessous.

On ajoute les données dans les champs:

Créer une ressource générique Dans la phase de planification d’un projet, toutes les ressources ne sont pas forcément identifiées. Parfois, vous ne savez pas encore quelle ressource vous allez utiliser alors que le projet a déjà commencé. Vous savez seulement que

1 la ressource doit posséder certaines compétences pour pouvoir réaliser la tâche que vous voulez lui confier. Dans ce cas, mieux vaut créer des ressources génériques.

Pour créer une ressource générique, attribuez-lui un nom décrivant sa compétence, par exemple Ingénieur,

Concepteur ou bien Salle de réunion. Cochez ensuite la case Générique dans la boîte de dialogue Informations sur la

ressource.

On peut ajouter également des "remarques" toujours dans l'onglet "ressource":

On obtient ceci :

Nota: pensez lorsque vous utilisez des ressources génériques à multiplier par le nombre d'éléments la capacité max

en pourcentage – exemple: 3 ingé risques égale 80% x 3 = 240% -

Créer des ressources groupées Les affectations groupées représentent plusieurs ressources. Plutôt que d’affecter des ressources une à une à une

tâche, vous pouvez affecter un groupe de personnes qui travaillent ensemble. En affectant une ressource groupée

(ou consolidée), vous gagnerez sans doute beaucoup de temps dans les projets de grande ampleur.

Il n’y a pas de paramètre spécifique pour créer une ressource groupée. Vous avez donc intérêt à lui attribuer un nom

précisant le nombre de ressources qu’elle représente. Par exemple, vous appellerez une ressource « Groupe_

Concepteurs Web 4 » si vous savez que l’équipe compte quatre personnes. Le seul élément qui définit les ressources

groupées est le nombre d’unités d’affectation : 400 % indique que le groupe compte quatre ressources.

Partager les ressources Dans de nombreuses entreprises, plusieurs projets se déroulent en même temps. Parmi ceux-ci, le projet de déménagement de l’entreprise est plutôt unique. En revanche, dans un cabinet d’architecture, un projet de conception d’immeuble risque de se présenter plusieurs fois et donc de solliciter les mêmes ressources que d’autres projets (architectes, dessinateurs, etc.).

2 Dès que plusieurs projets similaires se déroulent simultanément dans une entreprise, il est utile de créer des ressources centralisées, ce qui vous évite d’avoir à en créer alors qu’elles existent déjà. Cela simplifie également le suivi des ressources d’un projet à l’autre.

Project offre une autre fonction qui peut vous faire gagner du temps : récupérer des ressources existantes dans le

carnet d’adresses de l’entreprise ou dans votre propre carnet d’adresses Outlook.

Vous pouvez utiliser l’onglet Affichage pour ouvrir l’affichage Tableau des ressources. Dans le groupe Affichages des ressources de cet onglet, cliquez sur le bouton Tableau des ressources .

Lorsque quelqu’un affecte une ressource issue d’un fichier partagé, cette information s’inscrit dans le fichier réservoir de ressources et permet à tous les autres chefs de projet de savoir quelle est l’affectation de la ressource au niveau de l’entreprise.

Procédez comme suit pour accéder à une ressource partagée :

1. Ouvrez le fichier réservoir de ressources puis le f ichier emprunteur. 2. Dans le fichier emprunteur, cliquez sur Ressource/Par tager les ressources. La boîte de dialogue Partage des ressources s’ouvre.

3. Spécifiez les ressources du projet.

Si le projet utilise ses propres ressources, cochez la case Utiliser les ressources propres (paramètre par défaut). Si le projet utilise des ressources partagées, cochez la case Utiliser les ressources (voir Figure 7.5) et sélectionnez un projet dans la liste De.

4. Déterminez le comportement que Project doit adopter en cas de conflit.

Si votre projet est prioritaire, cochez la case Le fichier emprunteur est prioritaire . Si c’est le réservoir qui domine, sélectionnez l’option La liste de ressources (fichier prêteur) est priori taire .

5. Cliquez sur OK pour terminer le processus.

Toutes les ressources du réservoir sont ajoutées à la liste de ressources de votre projet, prêtes à être affectées à des tâches.

Importer des ressources depuis Outlook Certains utilisateurs ont consacré beaucoup de temps à la création et à la gestion d’une liste de contacts dans leur carnet d’adresses Outlook. Ce travail n’a pas été vain puisque Project peut récupérer les ressources dans le carnet d’adresses Outlook.

Il faut bien sûr qu’Outlook soit votre programme de messagerie par défaut pour que cette opération soit possible. Lorsque vous lancez Outlook et qu’il vous demande si vous voulez que ce soit le programme de messagerie par défaut, vous devez accepter.

Lorsque vous insérez une ou plusieurs ressources Outlook dans votre projet, elles sont ajoutées dans la liste de votre

projet. Le nom de la ressource et l’adresse de messagerie sont récupérés tels quels dans le carnet d’adresses

Outlook. L’initiale par défaut et le type de travail sont également prédéfinis. Libre à vous ensuite d’ajouter des

informations supplémentaires sur la ressource.

Pour insérer des ressources du carnet d’adresses Outlook, ouvrez l’affichage Tableau des ressources et respectez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur Ressource/Ajouter des ressources/Carnet d’adresses.

La boîte de dialogue Sélectionner les ressources apparaît.

2. Spécifiez la ressource souhaitée. 3. Cliquez sur Ajouter pour insérer la ressource dans la liste Ressources. 4. Répétez les étapes 2 et 3 pour ajouter d’autres ressources à importer dans votre projet. 5. Cliquez enfin sur OK.

3 Les noms s’affichent dans la liste de ressources de votre projet. Vous pouvez alors ajouter d’autres informations.

Quand vous affectez une ressource de travail à une tâche, Project multiplie son taux horaire standard par le nombre d’heures de travail. Or, les ressources matérielles ne se comptent pas en heures de travail. Vous les payez en fonction de leur quantité. Ainsi, lorsque vous définissez une ressource matérielle, vous spécifiez un taux standard par unité (mètre, tonne, kilo, par exemple) et affectez un nombre d’unités à chaque tâche. Le coût est égal au nombre d’unités multiplié par le coût d’utilisation. Techniquement, vous pouvez affecter un coût d’utilisation à une ressource matérielle, mais rares seront les occasions de le faire.

Procédez ainsi pour affecter un taux unitaire standard à une ressource matérielle :

1. Ouvrez l’affichage Tableau des ressources. 2. Cliquez sur la cellule de la colonne Étiquette Matériel de la ressource et saisissez un nom pour l’unité (kilo,

par exemple). 3. Dans la colonne Tx. standard de la ressource concernée, entrez un montant en euros (le prix au kilo, par

exemple).

4. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation pour enregistrer votre saisie.

Définir la disponibilité Le paramètre de capacité (disponibilité) vous aide à détecter la surutilisation des ressources, lorsque celles-ci travaillent simultanément sur plusieurs tâches du projet.

Voici comment spécifier la disponibilité d’une ressource :

1. Ouvrez l’affichage Tableau des ressources. 2. Cliquez dans la colonne Capacité max. de la ressource. 3. Entrez le pourcentage correspondant à la disponibilité de la ressource.

Saisissez, par exemple, 33 si la ressource n’est disponible qu’un tiers du temps ou bien 400 pour une ressource qui fournit quatre personnes à plein temps (les valeurs supérieures à 100 % représentent des ressources fournissant un groupe ou une équipe pour gérer les affectations). La valeur par défaut est 100 %, ce qui correspond à une ressource travaillant à plein temps sur la tâche.

4. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation.

L’entrée est enregistrée.

Variations de disponibilité Une même ressource peut être disponible à plein temps pendant une partie du projet puis à temps partiel pendant une autre partie du projet. Ce peut être le cas si vous faites appel à une ressource d’un autre service ou à un intervenant indépendant qui travaille simultanément sur votre projet et sur d’autres. Pour spécifier ces variations dans Project, entrez une plage de dates dans les colonnes Disponible à partir de et Disponible jusqu’à de la section Ressource disponible dans la boîte de dialogue Informations sur la ressource. Procédez comme suit pour spécifier une période pendant laquelle une ressource est disponible pour travailler sur votre projet :

Ouvrez l’affichage Tableau des ressources.

1. Double-cliquez sur une ressource.

La boîte de dialogue Informations sur la ressource s’ouvre et vous propose l’onglet Général

2. Utilisez les colonnes Disponible à partir de et Dispon ible jusqu’à (dans la section Ressource disponible) pour spécifier la période de disponibilité.

3. Dans la colonne Unités, cliquez sur les flèches pour augmenter ou diminuer le pourcentage de disponibil ité par échelons de 50 % ou tapez un pourcentage.

Appuyez sur Entrée pour enregistrer la saisie.

4. Répétez les étapes 3 et 4 pour spécifier d’autres pé riodes de disponibilité dans les lignes suivantes d u tableau Ressource disponible.

5. Cliquez sur OK.

Affectation simple des ressources de type simple

Pour affecter des ressources à une tâche, on sélectionne le ou les intervenants dans la liste déroulante du champ:

On obtient ceci dans le Gantt,

Pour obtenir des versions raccourcis de ces textes, on double clique sur la tache, pour accéder à la mise en forme ,

puis dans l'onglet "texte" on clique sur "nom de la ressource" pour choisir l'option "initiales de la ressource"

pour enregistrer la saisie.

Répétez les étapes 3 et 4 pour spécifier d’autres pé riodes de disponibilité dans les lignes suivantes d u

Affectation simple des ressources de type simple

ssources à une tâche, on sélectionne le ou les intervenants dans la liste déroulante du champ:

Pour obtenir des versions raccourcis de ces textes, on double clique sur la tache, pour accéder à la mise en forme ,

puis dans l'onglet "texte" on clique sur "nom de la ressource" pour choisir l'option "initiales de la ressource"

4

Répétez les étapes 3 et 4 pour spécifier d’autres pé riodes de disponibilité dans les lignes suivantes d u

ssources à une tâche, on sélectionne le ou les intervenants dans la liste déroulante du champ:

Pour obtenir des versions raccourcis de ces textes, on double clique sur la tache, pour accéder à la mise en forme ,

puis dans l'onglet "texte" on clique sur "nom de la ressource" pour choisir l'option "initiales de la ressource"

5 Il est d'usage pour connaitre l'effort total des ressources affectées à cette tâche d'ajouter une colonne avant la

colonne "début" nommée "travail" qui nous donnera le nombre total des heures effectuées par les différentes

ressources.

Si on ajoute dans l'onglet "affichage">groupe "fractionner l'affichage", l'option "détail" on obtient une 3ème partie qui

nous renseigne un peu plus sur les différents temps imputés a la tâche.

Un clic droit >"travail" nous permet ce type de renseignement:

On peut également de retour dans le tableau des ressources, ajouter deux colonnes nous renseignant sur l'ensemble

des données imposées par les taches – Travail et cout – qui donneront ceci:

Ajout d'hyperliens dans les taches ou les ressources

Afin de gagner du temps sur les possibilités de contacter les ressources, nous allons donner a la ressources une

nouvelle option. On sélectionne la ligne de la ressource, puis clic droit: "lien hypertexte".

On ajoute des informations qui nous permettrons de gagner du temps pour les futurs emails:

On obtient ceci dans la ressource :

6

et en faisant un CTRL + clic sur ce nouvel icône, on va ouvrir automatiquement le logiciel de messagerie,

avec un mail pré-formaté.

On peut également ajouter ceci dans l'affectation des taches par la même procédure:

Pour pré formater ce mail tout ecrire dans la partie texte du

7

Qu’est-ce que la planification initiale ? Il s’agit d’un enregistrement figé de vos prévisions en termes de durées, de coûts et de charge de travail. Vous réalisez cette planification initiale au moment où vous considérez que le plan a été finalisé et que vous êtes prêt à le mettre en œuvre. La planification initiale est stockée dans le fichier du projet et reste inchangée, quelles que soient les modifications que vous allez apporter à vos tâches.

Les planifications initiales vous servent notamment à faire des bilans d’avancement au cours du projet. Vous en avez absolument besoin en fin de projet pour pouvoir comparer le réalsé avec le prévisionnel, surtout après des semaines, des mois ou des années d’efforts. Cette confrontation entre réel et prévisionnel vous fait naturellement progresser dans la maîtrise de Project, car vous faites des estimations de plus en plus réalistes dès le départ d’un projet. La planification initiale, lorsqu’elle est comparée au réalisé, vous permet en outre de trouver les causes des retards ou des dépassements de budget pour fonder vos arguments lorsqu’il faut les justifier à votre supérieur ou à vos clients, en vous appuyant sur une vaste palette de rapports et d’affichages imprimés.

Vous pouvez enfin limiter des planifications initiales à certaines tâches. Si une tâche en particulier subit un gros retard, vous pouvez modifier vos estimations pour cette tâche sans perturber le reste de la planification initiale. Dans ce cas, il peut être utile de ne mettre à jour que ce qui concerne la tâche modifiée.

À quoi ressemble une planification initiale ? Une fois que vous avez enregistré une planification initiale puis avez saisi des pourcentages d’achèvement de certaines tâches, vous commencez à collecter des données d’exécution réelle que vous pouvez confronter à celles de la planification initiale. La comparaison peut également faire l’objet d’une représentation visuelle.

Enregistrer une planification initiale Vous pouvez créer une planification initiale à tout moment dans la boîte de dialogue Définir la planification initiale. Elle propose notamment une option qui permet de déterminer comment Project reporte les données des tâches subordonnées dans les tâches récapitulatives quand vous définissez la planification initiale. Cette option mérite une petite explication.

Par défaut, dès que vous avez enregistré une planification initiale, les données initiales des tâches récapitulatives ne sont plus mises à jour si vous modifiez les tâches subordonnées qui en dépendent, même si vous allez jusqu’à supprimer une tâche subordonnée. Vous pouvez modifier ce comportement en configurant les options de planification initiale. Vous pouvez exiger que les modifications des tâches subordonnées soient reportées dans toutes les tâches récapitulatives ou seulement dans les tâches récapitulatives que vous avez sélectionnées. Cette seconde option n’est possible que si vous avez sélectionné des tâches récapitulatives sans ses tâches subordonnées.

Voici comment enregistrer une planification initiale :

1. Pour enregistrer uniquement la planification initiale de certaines tâches, sélectionnez les numéros des

tâches concernées. 2. Cliquez sur Projet/Définir la planification initiale/Définir la

La boîte de dialogue Définir la planification initiale s’affiche.

3. Cochez la case Ensemble du projet ou Tâches sélectionnées.

4. Si vous avez opté pour Tâches sélectionnées dans l’étape 3, définissez les options de report de planification des tâches subordonnées.

Vous pouvez reporter les données dans toutes les tâches récapitulatives ou seulement dans les tâches sélectionnées.

5. Cliquez sur OK pour enregistrer la planification initiale.

Enregistrer une planification temporaire Les planifications temporaires utilisent la même boîte de dialogue que les planifications initiales. La seule différence est que vous devez préciser l’origine des données que vous voulez enregistrer. Par exemple, si vous voulez sauvegarder les dates de début et de fin de votre Planification2 dans la troisième planification temporaire, il faut copier les données de Planification2 dans Début3/Fin3. Si vous voulactuel pour toutes les tâches, copiez Début/Fin.

Si vous avez besoin de mettre à jour les dates de début et de fin d’une planification sans toucher aux autres données qu’elle contient, il suffit de copier Début/Fin dans la planification initiale à modifier.

Agissez comme suit pour enregistrer une planification temporaire :

1. Pour enregistrer une planification temporaire pour seulement certaines tâches, sélectionnez

2. Cliquez sur Projet/Définir la planification initiale/Définir la planification initiale. La boîte de dialogue Définir la planification initiale apparaît

Pour enregistrer uniquement la planification initiale de certaines tâches, sélectionnez les numéros des

Cliquez sur Projet/Définir la planification initiale/Définir la planification initiale.

La boîte de dialogue Définir la planification initiale s’affiche.

Cochez la case Ensemble du projet ou Tâches sélectionnées.

Si vous avez opté pour Tâches sélectionnées dans l’étape 3, définissez les options de report de planification des tâches subordonnées.

Vous pouvez reporter les données dans toutes les tâches récapitulatives ou seulement dans les tâches sélectionnées.

iquez sur OK pour enregistrer la planification initiale.

Enregistrer une planification temporaire Les planifications temporaires utilisent la même boîte de dialogue que les planifications initiales. La seule différence

ne des données que vous voulez enregistrer. Par exemple, si vous voulez sauvegarder les dates de début et de fin de votre Planification2 dans la troisième planification temporaire, il faut copier les données de Planification2 dans Début3/Fin3. Si vous voulez copier les dates de début et de fin du planning actuel pour toutes les tâches, copiez Début/Fin.

Si vous avez besoin de mettre à jour les dates de début et de fin d’une planification sans toucher aux autres données Début/Fin dans la planification initiale à modifier.

Agissez comme suit pour enregistrer une planification temporaire :

Pour enregistrer une planification temporaire pour seulement certaines tâches, sélectionnez

Cliquez sur Projet/Définir la planification initiale/Définir la planification initiale.

La boîte de dialogue Définir la planification initiale apparaît :

8

Pour enregistrer uniquement la planification initiale de certaines tâches, sélectionnez les numéros des

planification initiale.

Si vous avez opté pour Tâches sélectionnées dans l’étape 3, définissez les options de report de

Vous pouvez reporter les données dans toutes les tâches récapitulatives ou seulement dans les tâches sélectionnées.

Les planifications temporaires utilisent la même boîte de dialogue que les planifications initiales. La seule différence ne des données que vous voulez enregistrer. Par exemple, si vous voulez

sauvegarder les dates de début et de fin de votre Planification2 dans la troisième planification temporaire, il faut ez copier les dates de début et de fin du planning

Si vous avez besoin de mettre à jour les dates de début et de fin d’une planification sans toucher aux autres données

Pour enregistrer une planification temporaire pour seulement certaines tâches, sélectionnez-les.

Cliquez sur Projet/Définir la planification initiale/Définir la planification initiale.

9

3. Sélectionnez l’option Définir la planification tempo raire.

4. Dans la liste déroulante Copier, sélectionnez les don nées que vous voulez copier dans la planification temporaire.

5. Dans la liste déroulante Dans, sélectionnez les champ s dans lesquels vous voulez stocker les données.

6. Cochez la case Ensemble du projet ou Tâches sélectio nnées.

7. Si vous voulez enregistrer la planification pour le s tâches sélectionnées, définissez les options de r eport des planifications dans les tâches récapitulatives.

8. Cliquez sur OK pour enregistrer la planification.

Grâce aux listes Copier et Dans de la boîte de dialogue Définir la planification initiale, vous pouvez créer jusqu’à dix planifications temporaires qui se basent sur les données d’une planification initiale ou sur les données réelles.

Assurer le suivi Une fois que vous disposez des informations concernant l’avancement, les coûts fixes et les heures passées, vous allez pouvoir les saisir. Vous disposez d’un vaste choix d’affichages et de tables pour saisir les données dans les colonnes du tableau. Vous pouvez opter pour la saisie dans la boîte de dialogue Informations sur la tâche ou utiliser les outils de suivi proposés dans le groupe Planifier de l’onglet Tâche du Ruban.

Les outils de suivi On pourrait parfois croire que Microsoft prévoit des outils pour tout. C’est aussi le cas pour le suivi. En effet, vous pouvez utiliser les outils de suivi proposés dans le groupe Planifier de l’onglet Tâche pour mettre à jour les tâches sélectionnées dans n’importe quel tableau. La Figure 13.1 représente les outils de suivi et d’autres boutons du groupe Planifier. Vous disposez des outils suivants pour mettre à jour les tâches sélectionnées :

✓ Cliquez sur Achevée à (0 % à 100 %) pour marquer rapidement l’avancement d’une tâche, basé sur le pourcentage d’heures de travail dédiées à la tâche.

✓ Si vous sélectionnez une tâche puis cliquez sur le bouton Avancement conforme , vous enregistrez automatiquement l’activité à la date d’état définie dans votre planification initiale. Une prochaine section explique comment définir la date d’état.

✓ L’outil Mettre à jour les tâches , disponible dans le menu qui s’ouvre lorsque vous cliquez sur la flèche en regard de Avancement conforme , affiche une boîte de dialogue présentant des champs de suivi (certains figurent aussi dans la boîte de dialogue Informations sur la tâche) ainsi que d’autres champs permettant de mettre à jour le projet. Par exemple, vous pouvez indiquer si la planification réelle d’une tâche diffère de sa planification initiale.

Saisir les données pour le suivi

Vous allez devoir saisir plusieurs types d’informations pour suivre l’avancement de votre projet. Vous devez d’abord définir la date d’état, c’est-à-dire la date à laquelle vous voulez suivre l’avancement. Par défaut, Project utilise la date système de votre ordinateur. Vous pouvez cependant saisir les données de suivi pour n’importe quelle autre date, par exemple pour la date de fin d’un trimestre de l’activité de l’entreprise.

Au niveau des tâches, vous pouvez saisir les dates réelles de début et de fin, le pourcentage d’achèvement (par

exemple 75 % achevés) et les heures que les ressources ont passées sur la tâche. Bien sûr, si vous constatez qu’une

tâche va pouvoir être réalisée en moins ou en plus de temps que prévu, vous en profiterez pour modifier la durée de

la tâche en cours. Vous pouvez enfin saisir des quantités de matériels utilisés et les montants dépensés au niveau

des coûts fixes, par exemple, pour la location des équipements et les prestations de consultants.

Date d’état Si vous ne connaissez pas la date du jour, vous ne serez pas très précis dans l’avancement de vos propres activités. Il

en va de même dans le suivi. La première chose à faire est de chois

de référence pour les informations de suivi d’avancement.

À partir du moment où la date d’état est définie et que des informations d’avancement ont été saisies, Project utilise cette date comme date de référence. Ainsi, les informations d’achèvement de tâche et les courbes d’avancement du volet diagramme se rappogénérez vous offrent un aperçu de l’état du projet à cette date.

Voici comment définir la date d’état :

1. Dans le groupe État de l’onglet Projet, cliquez sur la date sous Date d’état.

La boîte de dialogue Date d’état indique la date actuelle, c’est

2. Dans la zone Sélectionner une date, cliquez sur la flèche pour afficher le calendrier.

3. Si besoin, utilisez les flèches pointant vers la droite et la gauche pour changer de mois.

4. Sélectionnez la date souhaitée.

Saisir le temps passé Si vous avez opté pour un suivi très détaillé, il vous faut spécifier les heures consacrées par chaque tâches. C’est une activité à peu près aussi passionnante que de ressaisir l’annuaire téléphonique. Pourtant, elle a certains avantages. Une fois que vous avez décidé de faire le suivi des heures passées, vous pouvez obtenir des totaux par ressource, par jour, par semaine ou par mois. Cela vous sera indispensable si vous avez besoin de facturer des clients au temps passé (c’est utile, par exemple, pour un cabinet d’avocats). Cela vous donne une excellente base pour évaluer vos montants à factmultiplication des heures passées par le taux horaire permet d’obtenir une image précise des coûts.

Si vous ne saisissez pas les heures passées, Project calcule une moyenne du temps passé sur la à la durée totale. Cela suffit à de nombreuses personnes, mais pas à toutes. Si vous avez besoin de tous les détails, vous devez spécifier les heures passées par les ressources sur chaque tâche ou jour par jour pendant le déroulement de chaque tâche.

Agissez comme suit pour saisir les heures des ressources :

1. Ouvrez l’affichage Utilisation des tâches.

2. Localisez la tâche dont vous voulez assurer le suiv i et ses affectations de ressources.

Chaque ressource affectée figure sous le nom de la tâche.

3. Procédez à la saisie des heures :

Si vous ne connaissez pas la date du jour, vous ne serez pas très précis dans l’avancement de vos propres activités. Il

en va de même dans le suivi. La première chose à faire est de choisir une date d’état, c’est

de référence pour les informations de suivi d’avancement.

À partir du moment où la date d’état est définie et que des informations d’avancement ont été saisies, Project utilise cette date comme date de référence. Ainsi, les informations d’achèvement de tâche et les courbes d’avancement du volet diagramme se rapportent à cette date. Tous les rapports et imprimés d’affichages que vous générez vous offrent un aperçu de l’état du projet à cette date.

Dans le groupe État de l’onglet Projet, cliquez sur la date sous Date d’état.

La boîte de dialogue Date d’état indique la date actuelle, c’est-à-dire la date système de votre ordinateur.

Dans la zone Sélectionner une date, cliquez sur la flèche pour afficher le calendrier.

Si besoin, utilisez les flèches pointant vers la droite et la gauche pour changer de mois.

Si vous avez opté pour un suivi très détaillé, il vous faut spécifier les heures consacrées par chaque tâches. C’est une activité à peu près aussi passionnante que de ressaisir l’annuaire téléphonique. Pourtant, elle a certains avantages. Une fois que vous avez décidé de faire le suivi des heures passées, vous pouvez obtenir des

semaine ou par mois. Cela vous sera indispensable si vous avez besoin de facturer des clients au temps passé (c’est utile, par exemple, pour un cabinet d’avocats). Cela vous donne une excellente base pour évaluer vos montants à facturer. Si vous avez besoin de suivre en détail un budget, la multiplication des heures passées par le taux horaire permet d’obtenir une image précise des coûts.

Si vous ne saisissez pas les heures passées, Project calcule une moyenne du temps passé sur la à la durée totale. Cela suffit à de nombreuses personnes, mais pas à toutes. Si vous avez besoin de tous les détails, vous devez spécifier les heures passées par les ressources sur chaque tâche ou jour par jour pendant le

Agissez comme suit pour saisir les heures des ressources :

Ouvrez l’affichage Utilisation des tâches.

Localisez la tâche dont vous voulez assurer le suiv i et ses affectations de ressources.

Chaque ressource affectée figure sous le nom de la tâche.

10

Si vous ne connaissez pas la date du jour, vous ne serez pas très précis dans l’avancement de vos propres activités. Il

ir une date d’état, c’est-à-dire la date qui va servir

À partir du moment où la date d’état est définie et que des informations d’avancement ont été saisies, Project utilise cette date comme date de référence. Ainsi, les informations d’achèvement de tâche et les courbes

rtent à cette date. Tous les rapports et imprimés d’affichages que vous

dire la date système de votre ordinateur.

Dans la zone Sélectionner une date, cliquez sur la flèche pour afficher le calendrier.

Si besoin, utilisez les flèches pointant vers la droite et la gauche pour changer de mois.

Si vous avez opté pour un suivi très détaillé, il vous faut spécifier les heures consacrées par chaque ressource à vos tâches. C’est une activité à peu près aussi passionnante que de ressaisir l’annuaire téléphonique. Pourtant, elle a certains avantages. Une fois que vous avez décidé de faire le suivi des heures passées, vous pouvez obtenir des

semaine ou par mois. Cela vous sera indispensable si vous avez besoin de facturer des clients au temps passé (c’est utile, par exemple, pour un cabinet d’avocats). Cela vous donne une

urer. Si vous avez besoin de suivre en détail un budget, la multiplication des heures passées par le taux horaire permet d’obtenir une image précise des coûts.

Si vous ne saisissez pas les heures passées, Project calcule une moyenne du temps passé sur la tâche par rapport à la durée totale. Cela suffit à de nombreuses personnes, mais pas à toutes. Si vous avez besoin de tous les détails, vous devez spécifier les heures passées par les ressources sur chaque tâche ou jour par jour pendant le

Localisez la tâche dont vous voulez assurer le suiv i et ses affectations de ressources.

• Si vous ne voulez saisir que des totaux : Insérez la colonne Travail réel dans le tableau. Pour ce faire, effectuez un clic droit sur une colonne, sélectionneztotal d’heures dans la nouvelle colonne.

• Si vous voulez saisir les heures passées sur la tâche jour par jour : Effectuez un clic droit sur le volet droit et cliquez sur Travail réel pour afficher ll’affichage Utilisation des tâches. Cliquez sur la cellule Trav. réel d’un jour durant lequel la ressource a travaillé sur la tâche et entrez le nombre d’heures. Répétez la saisie pour

Mettre à jour un projet Si votre dernier suivi de l’avancement date et si vous voulez mettre à jour votre planning, l’outil vous intéresser. Il permet d’effectuer le suivi de toutes les activités d’une périoplupart des tâches ont été réalisées dans les délais prévus.

Il ne s’agit plus ici de suivi détaillé : c’est un peu comme quand vous vérifiez le solde de votre compte bancaire sans prendle temps d’examiner les sommes débitées et créditées. Ainsi, vous considérez que les dates des retraits et des dépôts correspondent à celles indiquées par la banque. Réveillez

La fonction Mettre à jour le projet vous propose les options suivantes :

✓ Mettre à jour le travail comme étant achevé jusqu’a u : que vous spécifiez. Deux options sont possibles. La première, évaluer le pourcentage d’achèvement de chaque tâche qui aurait dû débuter à cette date. Avec cette option, Project suppose que les tâches ont débuté et ont progressé comme prévu. La seconde, seulement , est plus radicale. Project se contente de considérer comme achevées à 100 % les tâches qui auraient dû l’être d’après la planification initiale et maintient toutes les autres tâches à 0 % d’achèvement.

✓ Prévoir à nouveau le travail non achevé pour qu’il commetâches qui ne sont pas encore achevées pour qu’elles commencent après la date spécifiée.

Respectez les étapes suivantes pour utiliser la fonction Mettre à jour le projet :

1. Ouvrez l’affichage Diagramme de Gantt.

2. Pour mettre à jour seulement quelques tâches, sélec tionnez

3. Cliquez sur Projet/Mettre à jour le projet.

La boîte de dialogue Mettre à jour le projet apparaît

4. Sélectionnez la méthode de mise à jour : Définir 0 % - 100 % achevé ou Définir 0 % ou 100 % achevé seulement.

5. Pour modifier la date d’état, spécifiez une date dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue.

6. Si vous préférez que Project replanifie le travail

inachevé au lieu de le considérer commqu’il commence après le puis sélectionnez une date.

7. Précisez si vous voulez que ces modifications s’app liquent à l’ensemble du projet ou aux tâches sélectionnées.

8. Cliquez sur OK pour q ue Project effectue les mises à jour.

La fonction Mettre à jour le projet permet d’appliquer des modifications globales. Vous pouvez, par exemple, marquer toutes les tâches qui, selon la planification initiale, auraient dû être achevées comme achevées à vous d’entrer dans les détails et d’effectuer un suivi tâche par tâche des tâches qui ne sont que partiellement achevées.

Si vous ne voulez saisir que des totaux : Insérez la colonne Travail réel dans le tableau. Pour ce faire, effectuez un clic droit sur une colonne, sélectionnez Insérer une colonne puis Travail réel. Entrez ensuite le total d’heures dans la nouvelle colonne.

Si vous voulez saisir les heures passées sur la tâche jour par jour : Effectuez un clic droit sur le volet droit et cliquez sur Travail réel pour afficher la ligne Trav. réel. La Figure 13.6 représente cette ligne présente dans l’affichage Utilisation des tâches. Cliquez sur la cellule Trav. réel d’un jour durant lequel la ressource a travaillé sur la tâche et entrez le nombre d’heures. Répétez la saisie pour tous les jours

Si votre dernier suivi de l’avancement date et si vous voulez mettre à jour votre planning, l’outil vous intéresser. Il permet d’effectuer le suivi de toutes les activités d’une période. L’outil est particulièrement utile si la plupart des tâches ont été réalisées dans les délais prévus.

Il ne s’agit plus ici de suivi détaillé : c’est un peu comme quand vous vérifiez le solde de votre compte bancaire sans prendes sommes débitées et créditées. Ainsi, vous considérez que les dates des retraits et des dépôts

correspondent à celles indiquées par la banque. Réveillez-vous, reprenez le suivi !

La fonction Mettre à jour le projet vous propose les options suivantes :

Mettre à jour le travail comme étant achevé jusqu’a u : Cette option vous permet de mettre à jour le projet à la date que vous spécifiez. Deux options sont possibles. La première, Définir 0 % - 100 % achevéévaluer le pourcentage d’achèvement de chaque tâche qui aurait dû débuter à cette date. Avec cette option, Project suppose que les tâches ont débuté et ont progressé comme prévu. La seconde, Définir 0 % ou 100 % achevé

lus radicale. Project se contente de considérer comme achevées à 100 % les tâches qui auraient dû l’être d’après la planification initiale et maintient toutes les autres tâches à 0 % d’achèvement.

Prévoir à nouveau le travail non achevé pour qu’il comme nce après le : Cette option replanifie les portions de tâches qui ne sont pas encore achevées pour qu’elles commencent après la date spécifiée.

Respectez les étapes suivantes pour utiliser la fonction Mettre à jour le projet :

Ouvrez l’affichage Diagramme de Gantt.

Pour mettre à jour seulement quelques tâches, sélec tionnez -les.

Cliquez sur Projet/Mettre à jour le projet.

La boîte de dialogue Mettre à jour le projet apparaît

Sélectionnez la méthode de mise à jour : Définir 100 % achevé ou Définir 0 % ou 100 %

Pour modifier la date d’état, spécifiez une date dans le coin supérieur droit de la boîte de

Si vous préférez que Project replanifie le travail inachevé au lieu de le considérer comm e achevé, cochez la case Prévoir à nouveau le trava il non achevé pour qu’il commence après le puis sélectionnez une date.

Précisez si vous voulez que ces modifications s’app liquent à l’ensemble du projet ou aux tâches

ue Project effectue les mises à jour.

La fonction Mettre à jour le projet permet d’appliquer des modifications globales. Vous pouvez, par exemple, marquer toutes les tâches qui, selon la planification initiale, auraient dû être achevées comme achevées à vous d’entrer dans les détails et d’effectuer un suivi tâche par tâche des tâches qui ne sont que partiellement achevées.

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Si vous ne voulez saisir que des totaux : Insérez la colonne Travail réel dans le tableau. Pour ce faire, Insérer une colonne puis Travail réel. Entrez ensuite le

Si vous voulez saisir les heures passées sur la tâche jour par jour : Effectuez un clic droit sur le volet droit et a ligne Trav. réel. La Figure 13.6 représente cette ligne présente dans

l’affichage Utilisation des tâches. Cliquez sur la cellule Trav. réel d’un jour durant lequel la ressource a tous les jours .

Si votre dernier suivi de l’avancement date et si vous voulez mettre à jour votre planning, l’outil Mettre à jour le projet peut de. L’outil est particulièrement utile si la

Il ne s’agit plus ici de suivi détaillé : c’est un peu comme quand vous vérifiez le solde de votre compte bancaire sans prendre es sommes débitées et créditées. Ainsi, vous considérez que les dates des retraits et des dépôts

Cette option vous permet de mettre à jour le projet à la date 100 % achevé , autorise Project à

évaluer le pourcentage d’achèvement de chaque tâche qui aurait dû débuter à cette date. Avec cette option, Project Définir 0 % ou 100 % achevé

lus radicale. Project se contente de considérer comme achevées à 100 % les tâches qui auraient dû l’être d’après la planification initiale et maintient toutes les autres tâches à 0 % d’achèvement.

Cette option replanifie les portions de tâches qui ne sont pas encore achevées pour qu’elles commencent après la date spécifiée.

e achevé, cochez la case Prévoir à nouveau le trava il non achevé pour

Précisez si vous voulez que ces modifications s’app liquent à l’ensemble du projet ou aux tâches

La fonction Mettre à jour le projet permet d’appliquer des modifications globales. Vous pouvez, par exemple, marquer toutes les tâches qui, selon la planification initiale, auraient dû être achevées comme achevées à 100 %. Ensuite, libre à vous d’entrer dans les détails et d’effectuer un suivi tâche par tâche des tâches qui ne sont que partiellement achevées.