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Formalités de départ personnalisées. Objectifs et bénéfices attendus Processus d’envoi des formalités Lettre de formalités de départ personnalisées Fiche de contrôle de départ sur EDH Droits d’accès / Overview Situations particulières Questions - Réponses. - PowerPoint PPT Presentation
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Yaël Grange-Lavigne / HR-SPS-OP Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009
1. Objectifs et bénéfices attendus2. Processus d’envoi des formalités3. Lettre de formalités de départ personnalisées4. Fiche de contrôle de départ sur EDH5. Droits d’accès / Overview6. Situations particulières7. Questions - Réponses
Formalités de départ personnalisées
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 2
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Objectifs & bénéfices attendus Générer les circuits de départ personnalisés
• pour tous les membres du personnel (sauf enfants de MoP - CHILD)
• en utilisant les informations contenues dans les bases de données du CERN
Réduire les visites inutiles dans les services spécialisés Améliorer le suivi des formalités de départ Supprimer :
• l’impression et l’envoi de documents / papier• le classement des lettres et circuits de départ• la saisie des adresses privées
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 3
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès /des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Processus d’envoi des formalités Membres du personnel payés (sauf SUMM)
• Réception du PAF de terminaison par le Bureau des dossiers• Confirmation de départ dans Oracle HR• Envoi automatique d’un e-mail final lien sur les formalités de
départ personnalisées
Etudiants d’été• Envoi d’un e-mail final 1 semaine avant la fin du contrat
lien sur les formalités de départ personnalisées
Utilisateurs et Attachés non payés• Envoi d’un e-mail automatique 28 jours avant la fin du contrat
lien sur les formalités de départ personnalisées
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 4
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès /des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Générée automatiquement selon les conditions de départ enregistrées dans Oracle HR(voyage, déménagement, réinstallation, chômage, etc.)
Rassemble des informations personnalisées ≠ visites obligatoires
Remplace la lettre finale Générée dans la langue préférée du membre du
personnel Enregistrée dans AisMedia Contient le lien sur la fiche de contrôle de départ / EDH
Lettre de formalités de départ personnalisées - pdf
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 6
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Fiche de contrôle de départ sur EDH Générée automatiquement selon les informations
contenues dans les différentes bases de données du CERN
Visites & formalités administratives obligatoires Affichée dans la langue préférée selon les
préférences EDH du membre du personnel Données rafraîchies quotidiennement Automatiquement clôturée 1 semaine après la fin du
contrat, en cas de formalités incomplètes.
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 7
Critères d’affichage
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 8
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Fiche de contrôle de départ sur EDH Le membre du personnel : Complète : - sa future adresse privée (si différente)
- son adresse e-mail personnelle Transfert dans O*HR à la fin du contrat
Possibilité d’imprimer une feuille de route
Accomplit les formalités comme indiqué dans sa fiche de contrôle de départ
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 9
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Fiche de contrôle de départ sur EDHLes services visités (inclus la bibliothèque) :
Peuvent indiquer des commentaires dans la fiche EDH Les signatures successives sont enregistrées
Peuvent utiliser un lecteur de code-barres : pour rechercher la fiche de contrôle de départ pour signer la fiche de contrôle de départ
Vérifient l’accomplissement des formalités de départ
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 10
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Fiche de contrôle de départ sur EDH
DAOs : Renseignent le membre du personnel sur les formalités de départ
Rôles spécifiques :
GAOs : Vérifient la restitution du matériel du groupe ou département (matériel, portables, casques etc…)
Dernier service :- Contrôle l’accomplissementdes formalités de départ- Valide la totalité des formalités, même si un service n’a pas signé.
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 11
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Fiche de contrôle de départ sur EDHRôles spécifiques (suite): Le bureau des dossiers :- Service expéditeur de l’e-mail final ([email protected])
- Peut rééditer la lettre de départ en cas de problème(dans ce cas, toutes les lettres sont stockées dans AisMedia)
- Dispose d’un outil de mise à jour du contenu (texte, numéros de bureaux et de téléphone, etc.)
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 12
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Droits d’accès / OverviewLes droits d’accès sont gérés par les ‘e-groups’- Soit dynamique (selon unité organique)- Soit statique (liste de personnes, mise à jour par chaque service)
Pour les DAOs et les GAOs, l’accès est basé sur le rôle
Récapitulatif
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 13
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Exemple de fiche de contrôle de départ / EDHhttp://ais.web.cern.ch/ais/projs/forms/Termination/exemple.pdf
Plan de mise en oeuvre1ère phase : membres du personnel payés octobre
20092ème phase : utilisateurs janvier 20103ème phase : étudiants d’été été 2010
Questions/Réponses