OBJECTIFS ET INDICATEURS RH La démarche métier

OBJECTIFS ET INDICATEURS RH

La démarche métier

08/04/2014

MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DE LA REFORME ADMINISTRATIVE ET DE LA MODERNISATION DES CADRES JURIDIQUES ET INSTITUTIONNELS -----------------------SECRETARIAT GENERAL -----------------------DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION ET DE LA FONCTION PUBLIQUE -----------------------

Les fondamentaux de la démarche métier

Les répertoires des métiers et des postes de travail

L’élaboration des outils

Les prochaines étapes

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SOMMAIRE

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2

4

3

1. Les fondamentaux de la démarche métier Les enjeux de la Fonction Publique gabonaise

Des réformes de grande ampleur, qui ont des impacts importants sur :

les missions ; les services ; les agents

Des effectifs amenés à évoluer, du fait de :

la forte décélération des recrutements ;

la nécessité de professionnalisation de la main d’œuvre

Au-delà de ce contexte, toute gestion des ressources humaines doit se doter d’une vision prospective.

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1. Les fondamentaux de la démarche métier Les enjeux de la Fonction Publique

Un outil d’aide à la décision doit permettre d’identifier les métiers nouveaux ou en évolution et les besoins en effectifs correspondants.

Un outil de gestion collective doit appuyer les processus de recrutement, formation professionnelle, mobilité,…

Un outil de gestion individuelle doit aider les managers et les agents pour la construction des parcours professionnels.

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1. Les fondamentaux de la démarche métier La gestion prévisionnelle des ressources humaines (GPRH)

C’est une démarche de management visant à :

• optimiser et améliorer l’adéquation entre les compétences des personnels et celles dont l’organisation a besoin à court et moyen terme ;

• prévenir et traiter les risques d’inadéquation quantitative (effectifs) et qualitative (compétences) par la mise en œuvre de plans d’actions RH.

Elle a pour objectif d’adapter une organisation à son environnement futur.

Elle a une double dimension collective (effectifs, pyramide des âges, plans de qualification,…) et individuelle (parcours professionnel, formation,…).

Elle est plus large que la notion de gestion prévisionnelle (des effectifs,) des emplois et des compétences, car elle englobe tous les domaines de la GRH.

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1. Les fondamentaux de la démarche métier L’articulation avec la gestion statutaire

La Fonction Publique de carrière est le régime retenu au Gabon. Les principaux éléments de la carrière de l’agent (affectation, avancement, promotion, rémunéra-tion,…) dépendent du statut.

Ce dispositif n’est aucunement remis en cause.

Malgré tout, la gestion statutaire présente des rigidités (« inertie » des effectifs et de la masse salariale) qui peuvent complexifier l’exercice.

La gestion des agents doit dorénavant s’effectuer sur la base de ces deux critères : le corps et le grade (gestion administrative) et le métier (gestion prévisionnelle des ressources humaines).

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1. Les fondamentaux de la démarche métier Le dispositif

POLITIQUES D’AJUSTEMENT

formationmobilitérecrutementsgestion des carrièresrémunérationscommunicationorganisation…

écarts

facteurs d’évolution, stratégie

BESOINS FUTURS EN RH

démographie, qualifications,plans de formation, évaluations

RESSOURCES HUMAINES FUTURES

RESSOURCES HUMAINES

ACTUELLES

BESOINS ACTUELS EN RH

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LES AGENTS construire leur parcours professionnel (mobilité, formation,…)

1. Les fondamentaux de la démarche métier Les besoins des différents acteurs

LES MANAGERSDE PROXIMITE

animer leur équipe évaluer leurs collaborateurs

LA SPHERE RH connaître précisément la ressource humaine disponible anticiper les besoins à moyen terme et définir les leviers de

satisfaction de ces besoins (formation, recrutements, mobilité,…)

LES DECIDEURS disposer des informations nécessaires à la définition des politiques de RH cohérentes avec la stratégie et les objectifs de performance de l’organisation

LES CANDIDATS se positionner par rapport aux besoins de recrutement de l’Administration

appréhender les parcours professionnels offerts

LES CITOYENS appréhender les moyens humains mobilisés par l’Etat pour accomplir ses missions

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Les niveaux de maille

Le poste de travail comprend l’ensemble des activités et des tâches réalisées par un individu au sein d’une structure donnée.

L’emploi regroupe des postes de travail très proches du fait des activités exercées et des compétences mobilisées.

L’emploi type regroupe des emplois liés par une même technicité. Il correspond à une aire de mobilité naturelle pour les individus.

L’emploi référence représente une pratique professionnelle cohérente et une même identité professionnelle.

Le terme de métier n’est pas retenu comme concept de travail. Il est utilisé de manière générique pour communiquer sur les répertoires et peut désigner indifféremment un emploi, un emploi-type ou un

emploi-référence..9

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Les niveaux de maille

Un métier ou un poste est caractérisé par :

des activités, dont chacune constitue un ensemble de tâches organisées et orientées vers un but précis

Les savoir-faire expriment la capacité à exécuter une tâche prescrite, la gestion de situations complexes ou encore la maîtrise d’outils, de techniques ou de méthodes

Les savoir-être concernent les attitudes et les comportements nécessaires à l’exercice des activités

Les savoirs permettent la compréhension des objectifs généraux, des procédures, du contexte et des particularités des situations rencontrées

des compétences nécessaires pour l’exercice de ces activités :

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2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Une illustration des niveaux de maille

Emploiréférence

Emploitype

Emploi

Poste de travail

LA FONCTION PUBLIQUE

UN MINISTERE

UNE DIRECTION GENERALE

UNE SITUATION INDIVIDUELLE

Vérificateur à la 5ème brigade de

Franceville

Chargé du contrôle fiscal externe des entreprises

Vérificateur

Chargé du contrôle fiscal

externe

Chargé d’études au cabinet du

DGAFP

Chargé d’études

Chargé d’études

Chargé d’études

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2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Les usages de ces deux outils

Répertoire des métiers ministériels

Répertoire des fiches de poste

• Objectiver l’évaluation des agents

• Connaître les effectifs au plan qualitatif

• Anticiper les évolutions des métiers pour une meilleure adéquation des compétences avec les besoins

• Fluidifier les mobilités intra et inter-directionnelles

• Elaborer la cartographie des emplois et construire les parcours professionnels

• Améliorer les processus de recrutement

• Faciliter l’identification des besoins de formation

• Fournir un appui aux managers pour l’animation de leur équipe

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2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Un exemple de trame pour la fiche emploi-type

Autres appellations :

• …..

• ……

• ……

MétierFamille professionnelleSous famille professionnelle

Activités principales

Compétences requises

Savoir Savoir-faire Savoir-être

Code Catégorie(s)

Définition synthétique

Tendances d’évolution

Conditions particulières d’exercice

Impacts qualitatifs sur le métier

AprèsEn sortant du métier

Facteurs clés à moyen terme (3-5 ans)

Proximité de compétences

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2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Un exemple de fiche emploi-type

Rédacteur juridique

Réglementation etaffaires juridiques

Catégories A et B

Définition synthétique Le rédacteur juridique participe aux travaux d’élaboration des textes juridiques et assure un

rôle de conseil et d’aide à la rédaction des actes ou contrats conclus par une personne publique.

Activités principales o Participation et suivi des différentes étapes de conception et de rédaction de textes

juridiques de toute nature

o Assistance et conseil juridiques auprès des décideurs publics

o Analyse et conseil des services ou des usagers en matière d’interprétation des textes

o Contrôle préalable des actes juridiques

o Représentation de l’administration lors de séances de travail internes ou externes

o Rédaction de projets de réponses aux questions parlementaires

o Veille dans son domaine d’activité

Savoirs Connaissances juridiques (tous domaines du droit et leurs évolutions)

Techniques rédactionnelles juridiques

Organisation, fonctionnement et missions des ministères et des administrations

Environnement juridictionnel

Légistique

Applications informatiques métier

Savoir-faire Effectuer une analyse juridique

Constituer une base documentaire

Diffuser l’information

Assurer une mission de conseil

Respecter les contraintes calendaires

Savoir-être Rigueur

Fiabilité

Réactivité

Autonomie

Force de proposition

Adaptabilité

Conditions particulières d’exercice o Grande disponibilité du fait des délais contraints en matière de procédures et de conseil

Tendances d’évolution

Facteurs clés à moyen terme (3- 5 ans)

Evolutions réglementaires, notamment dans le domaine des nouvelles technologies

Importance croissante des normes européennes en droit interne

Evolution des processus de travail (suivi en temps réel et dématérialisation)

Impacts qualitatifs sur le métier

Diversification vers d’autres domaines et sources juridiques

Développement du travail en ligne et en réseau

Adaptation à de nouvelles méthodes de travail

Proximité de compétences Consultant juridique

Rédacteur contentieux

Réglementation et affaires juridiques

Réglementation et affaires juridiques

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2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Un exemple de fiche de poste

Intitulé du poste : rédacteurDirection/service/bureau :Catégorie :Famille professionnelle : réglementation et affaires juridiquesIntitulé du métier : rédacteur juridique

(Contexte du recrutement :) (Durée indicative d’occupation du poste :)Localisation :

IDENTIFICATION DU POSTE

Description du bureau :Description du poste :

LE POSTE ET SON ENVIRONNEMENT

Le titulaire du poste examine les propositions ou rapports d’enquête en vue de leur éventuelle transmission à l’Autorité de la concurrence.Il participe à l'élaboration des observations du commissaire du gouvernement devant l'Autorité de la concurrence.Il suit les décisions de l'Autorité de la concurrence et de la Cour d'appel de Paris.Il suit l'activité du Tribunal de première instance et de la Cour de Justice de l'Union européenne dans les secteurs dont il a la charge.Il est chargé, en coordination avec l'Autorité de la concurrence, de l’examen et de l’élaboration de la position à tenir sur des sujets communautaires de concurrence dans les secteurs dont il assure le suivi. Il participe à ce titre à des réunions au SGAE ou à Bruxelles.Il participe aux tâches du bureau en matière de réflexion doctrinale, de rédaction d'articles, d’études et de formation.

Exemples de dossiers traités récemment :Relations fonctionnelles :Conditions particulières d’exercice :

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2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Un exemple de fiche de poste

Savoirs :

Savoir-faire :

Savoir-être :

Informations complémentaires :Contacts :

LES COMPETENCES MISES EN ŒUVRE

Techniques rédactionnelles juridiquesEnvironnement juridictionnelLégistiqueDroit fiscalProcédures et contentieux fiscauxAnglais

Effectuer une analyse juridiqueConstituer une base documentaireAssurer une mission de conseilConduire une réunion

RigueurRéactivitéSens de la pédagogieAptitude au travail en équipe

ExpertiseMaitrise MaitriseMaitriseExpertisePratique

Requis immédiatementA acquérirRequis immédiatementRequis immédiatementA acquérirSouhaitable

ExpertisePratiqueMaitriseMaitrise

Requis immédiatementA acquérirRequis immédiatementA acquérir

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2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Le dictionnaire des compétences

Contrairement au répertoire des métiers, il n’a pas vocation à faire l’objet d’une large diffusion.

C’est un outil de référence qui répertorie et décrit l’ensemble des compétences afférentes aux métiers identifiés dans le répertoire auquel il est adossé.

Il est élaboré sous format papier mais également dématérialisé (base de données de préférence).

A l’inverse, un dictionnaire des compétences n’est pas élaboré conjointement à un référentiel de fiches de poste.

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Il permet un langage partagé entre les acteurs RH en termes de compétences.

dictionnaire des compétences

RecrutementProfils de compétences adaptés aux besoins

employeurDRH

FormationAdaptation des actions de formation

chargé deformation

Entretien professionnelAppréciation des compétences

sur le poste de travail

manageropérationnel

agent

Conception du projet professionnel

Parcours professionnels

Mobilité Identification des compétences

conseillercarrière

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Compétence

Libellés issus du répertoire des métiers

Exemples d’emplois correspondants

Catégorie

Définition synthétique

Nombre d’emplois concernés

Il s’agit des savoirs, savoir-faire et savoir-être.

Les savoirs peuvent être éventuellement classés en catégories et sous catégories.

Il peut parfois être intéressant de contextualiser une compétence au niveau d’une fiche métier.

Un exemple de trame pour une fiche compétence :

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3. L’élaboration des outils Les généralités

Il est recommandé de ne pas débuter les deux projets de front, en raison de la charge importante de travail et du risque de

confusion par les personnes sollicitées.

Une démarche similaire peut être adoptée pour l’élaboration des deux documents, même si les usages et les contenus diffèrent.

La démarche d’élaboration :

Avant de fixer le mode opératoire, il convient de recenser les éventuels travaux menés au sein des directions générales.

!

doit impérativement être collaborative afin que le document reflète la réalité du terrain et que l’ensemble des acteurs se l’approprie ;

peut être descendante ou ascendante.

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3. L’élaboration des outils Le plan d’actions type

élaboration de l’organigramme

rédaction des termes

de référenceprésentation

rédaction du guide méthodologique

renc

ontr

e

poin

t fo

cal réunions avec les

experts métiers

définition des familles professionnelles

classification des emplois/postes

finalisation du répertoire

finalisation du dictionnaire

réunions avec des managers

rédaction d’un guide d’utilisation

rédaction du manuel d’actualisation

rédaction des fiches

recensement et description des compétences

validation des fiches

réalisation de la DRHparticipation d’agents du ministèreinstance de validationinteraction entre les réalisations 21

3. L’élaboration des outils Les étapes du plan d’actions type

élaboration de l’organigramme1

1. Recueillir et analyser les textes organiques du Ministère et de ses différentes entités

2. Bâtir une première version de l’organigramme

3. Identifier les responsables de structures

4. Adresser des courriers pour solliciter des rencontres avec les responsables ou des points focaux

5. Consolider l’organigramme

Cet outil sera également utilisé pour tous les projets impliquant une participation des services (plan de formation, recensement des

agents,…).

Ministère de la Fonction Publique

DGAFP

Direction de la gestion

des personnels

Service des

emplois

Service des

carrières

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rédaction des termes

de référenceprésentation2

Eléments de contexte (éventuellement préréquis)

I - LE REPERTOIRE DES METIERS MINISTERIELS

A. Les objectifs du documentB. Les usages du document

II - LE DICTIONNAIRE DES COMPETENCESA. Les objectifs du documentB. Les usages du document

III - LE MODE OPERATOIRE D'ELABORATIONA. La démarche retenueB. Les étapesC. Les livrables attendusD. Les acteurs du projetE. Le chronogramme

IV - LES MODALITES DE DIFFUSION V - LE SUIVI DU PROJET

A. Les instancesB. Les outils de reporting

ANNEXELa quantification de la charge

PLAN TYPE POUR LE REPERTOIRE DES METIERS

Une réunion, présidée par le Secrétaire Général, rassemble tous les responsables de structures (DG).

Leurs sont présentés :

• les finalités du projet,

• son déroulement (modalités et calendrier).

Il leur est demandé de désigner un point focal, qui sera responsable du projet pour la Direction Générale.

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rédaction du guide méthodologique3

PLAN TYPE POUR LE REPERTOIRE DES METIERS

Rappel des éléments constitutifs du projetI - LES METIERS MINISTERIELS

A. Le niveau de mailleB. Les principes retenusC. La démarche d'identification des métiersD. La rédaction des fiches

1°/ Les normes et principes de rédaction2°/ L'harmonisation des fiches

E. La fiche métier1°/ La maquette2°/ La présentation des différentes rubriques

II - LES FAMILLES PROFESSIONNELLES A. La définition d'une famille professionnelleB. Les principes d'identificationC. Les principes de classification des métiers

III - LE DICTIONNAIRE DES COMPETENCESA. Les principes retenusB. La démarche de définition des compétences

1°/ Les normes et principes de rédaction2°/ L'harmonisation des fiches

C. La fiche compétenceANNEXE

Outils d'aide à la rédaction

Il permet de disposer d’un cadre de référence partagé s’agissant :

• des concepts manipulés (métier, famille professionnelle et compétence) ;

• des normes rédactionnelles.

Il doit impérativement être achevé avant le démarrage de rédaction des fiches.

Il reste à usage purement interne (rédacteurs du document).

Sa révision, si nécessaire, est approuvée par l’ensemble des rédacteurs.

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4re

ncon

tre

poin

t fo

cal réunions avec les

experts métiers

réunions avec des managers

rédaction des fiches

recensement et description des compétences

validation des fiches

Ce cycle de travail est reproduit pour chacune de entités identifiées. Sa durée est dépendante de la taille de l’entité.

Les cycles peuvent être parallélisés en fonction des ressources allouées au projet, même si l’équipe en charge de la rédaction du document doit demeurer réduite.

Des instances se tiennent régulièrement pendant toute le durée du projet afin d’éviter « l’effet tunnel ».

Elles sont généralement de deux types : décisionnelles et opérationnelles.

Une description détaillée du projet est effectuée au point focal, à qui sont remis les termes de référence. Il désigne les experts métiers et les managers.

Les réunions se tiennent le plus en amont possible. Elles peuvent cependant, si besoin, s’étaler jusqu’à la fin du cycle.

La description des compétences peut conduire à revoir les métiers.25

3. L’élaboration des outils Les méthodes d’identification et de description des métiers

- l'observation directe sur site (un consultant externe à l'aide d'une grille d'analyse)

- l'entretien guidé (individuel ou collectif) par un consultant externe à l'aide d'une grille de questionnement

- la description écrite par l'agent de ses activités

- le questionnaire servi par l'agent

- l'analyse documentaire

- le comité d'évaluation animé par un consultant externe et qui réunit des praticiens

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3. L’élaboration des outils La grille d’entretien type

date de l'entretien :direction générale/service/bureau :personnes présentes :coordonnées du point focal :

intitulé(s) de l'emploi-type ou du poste de travail utilisé(s) par ces personnes :niveau(x) hiérarchique(s) concernés :définition de l'emploi-type ou du poste de travail :finalités :activités :degré de saisonnalité de l'emploi-type ou poste de travail :ressources nécessaires :manquements constatés :évolutions souhaitables en terme de ressources :conditions particulières d'exercice :facteurs d’évolution et impacts :

pour les ressources : quelle cotation ? Sont elles requises immédiatement ou non ?positionnement hiérarchique dans la direction générale :relations fonctionnelles internes et externes :

Pour les postes de travail :

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Ce niveau d’analyse supérieur permet une représentation ordonnée des métiers ministériels sous forme d’une nomenclature.

Trois critères garantissent le caractère opérationnel des familles professionnelles :


définition des familles professionnelles

classification des emplois/postes

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• leur nombre doit rester limité (pas de familles « directionnelles ») ;

• elles ne doivent être ni trop vastes, ni trop restreintes en nombre de métiers ministériels ou en effectifs ;

•chaque métier doit pouvoir intégrer une famille professionnelle (pas de famille « divers »).

Deux approches sont envisageables :- Élaborer une liste a priori qui sera aménagée au fil de l’eau ;

- Attendre d’avoir rédigé un volume significatif de fiches.

Elles sont définies lors de l’élaboration du répertoire des métiers.

Elles sont indiquées sur les fiches de poste, pour faire le lien avec le niveau supérieur de l’arborescence.

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rédaction d’un guide d’utilisation

rédaction du manuel d’actualisation

6

Il s’agit à la fois d’un mode d’emploi et d’une explicitation du document à l’intention de ses futurs utilisateurs.

Il est élaboré uniquement pour le répertoire des métiers ministériels.

PLAN TYPE POUR LE GUIDE D’UTILISATION

Rappel des grandes étapes du projet

I - LES OBJECTIFS DU REPERTOIRE DES METIERS MINISTERIELS

II - LES UTILISATEURS ET LES USAGES DU DOCUMENT

III - LA DEMARCHE DE L'ELABORATION DU DOCUMENT

IV - LES PRINCIPES FONDATEURS RETENUS

V - LA FICHE METIER

1°/ La maquette

2°/ La présentation des différentes rubriques

V - LES MODALITES D'ACTUALISATION

Il fixe le cadre méthodologique et le calendrier de mise à jour du document.

La périodicité d’actualisation généralement retenue est de deux ans.

Il est élaboré uniquement pour le répertoire des métiers ministériels.

La rédaction de ces deux documents doit être achevée à la finalisation du répertoire des métiers.Ils sont validés en interne et ne sont pas soumis à l’approbation de l’instance qui pilote le projet.

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4. Les prochaines étapes

PAP 2014

OUTILS DEVELOPPES A

TERME (modèles types)

• Les ministères finalisent les plans d’action à l’aide des outils présentés aujourd’hui.

• En fonction des remontées, des réunions d’appui sont organisées pour la mise en œuvre opérationnelle des plans d’actions RH.

• Termes de référence• Guide méthodologique• Guide d’utilisation• Manuel d’actualisation• Manuel d’élaboration d’une cartographie

des emplois• Manuel d’élaboration des parcours

professionnels

RAP2014

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Documents

OBJECTIFS ET INDICATEURS RH La démarche métier