OMMAIRE - quadratus.fr · Il s'agit des documents de la fiche client et des archives de comptabilité et de paie. ⇒ Les archives de comptabilité et de paie correspondent aux éditions

Module "Transfert dossier" Transdos.pdf – Mise à jour décembre 2008 1/19

Module "Transfert dossiers"

des solutions Quadratus

SSOOMM MM AAII RREE

1. PRÉSENTATION DES TYPES DE TRANSFERT ................................................................................... 2

1.1 CARACTÉRISTIQUES DES TYPES DE TRANSFERT........................................................................................ 2

1.2 INFORMATIONS TRANSFÉRABLES .............................................................................................................. 3

2. TRANSFERT DE DOSSIER PAR MAIL ................................................................................................... 4

2.1 ENVOI DE DOSSIER PAR E-MAIL ................................................................................................................. 4

2.2 INTÉGRATION DU MAIL (ET DU DOSSIER) PAR LE DESTINATAIRE .............................................................. 6

3. TRANSFERT PORTABLE .......................................................................................................................... 8

3.1 PRINCIPE D'UTILISATION ........................................................................................................................... 8 La notion de dossier "bloqué" .................................................................................................................. 8 Lancement des fonctions Transfert portable ............................................................................................ 9 Consultation de l'historique des transferts dans QuadraClient ............................................................... 9

3.2 PRÉ-REQUIS : PARAMÉTRAGE DES TYPES D'ENVOIS ET DES PORTABLES .................................................. 9 Types d'envoi ............................................................................................................................................ 9 Identification des portables .................................................................................................................... 10

3.3 ENVOI DE DONNÉES SUR UN PORTABLE .................................................................................................. 12 Déroulement de l'opération ................................................................................................................... 12 Récapitulatif du transfért sur portable ................................................................................................... 13

3.4 RETOUR DE DOSSIERS À PARTIR D'UN PORTABLE .................................................................................... 14 Règles de reprise des données ............................................................................................................... 14 Déroulement de l'opération ................................................................................................................... 14 Récapitulatif du transfért sur serveur .................................................................................................... 15

3.5 DÉPANNAGE : DÉBLOCAGE MANUEL DE DOSSIERS ................................................................................. 16

4. TRANSFERT DE DOSSIER DANS UN CONTEXTE MULTI-SITES . ................................................ 17

4.1 ENVOI DES DOSSIERS SUR UN SITE DISTANT ........................................................................................... 17

4.2 INTÉGRATION DES DOSSIERS TRANSFÉRÉS ............................................................................................. 17

5. TRANSFERTS DOSSIERS VIA UN SITE FTP ...................................................................................... 18

5.1 PARAMÉTRAGE NÉCESSAIRE ................................................................................................................... 18 QuadraParamétrage - Fiche destinataire "Dossier d'un site FTP" ...................................................... 18 QxChange - Paramétrage des sites FTP à gérer ................................................................................... 18

5.2 ENVOI DES DOSSIERS VERS UN SITE FTP ................................................................................................ 19

5.3 RETOUR DE DOSSIERS À PARTIR D'UN SITE FTP ...................................................................................... 19


1. Présentation des types de transfert Le transfert de dossier intégré aux applications Quadratus est destiné à faciliter les échanges de données entre différents utilisateurs qui interviennent sur les mêmes dossiers :

• Le cabinet comptable équipé QuadraExpert et son client disposant de QuadraCompta par exemple,

• Le collaborateur "nomade" d'un cabinet comptable qui gère alternativement les dossiers sur le serveur du cabinet et sur son poste portable lorsqu'il se déplace en clientèle,

• Le cabinet comptable multi sites qui souhaite déplacer la gestion d'un dossier client d'un site à un autre,

• Tout utilisateur qui désire transmettre un dossier à son centre d'assistance Quadratus. La fonction est accessible dans QuadraCompta, QuadraPaie et QuadraBureau. Il est possible :

• De choisir les données à transférer (fiche client, dossier comptable, dossier paie, dossier prévisionnel...),

• De bloquer un dossier jusqu'à son retour (dans le cas du transfert portable). Dans le contexte QuadraExpert, l’historique des mouvements de dossier est conservé sur la fiche client.

1.1 Caractéristiques des types de transfert

Plusieurs modes de transfert peuvent être utilisés :

1. L'envoi par mail. Il est disponible dans tous les contextes d'utilisation (cabinet comptable et entreprise) et dans toutes les gammes Quadratus (Duo, junior, standard, pro, Expert).

2. Le transfert sur portable. Il est géré en gamme QuadraExpert et implique l'acquisition de la licence d'utilisation du module Transfert dossier.

3. Le transfert de dossier inter-site ou vers un site FTP. Il est géré en gamme QuadraExpert avec les licences des modules Transfert dossier et Gestion multi-sites.

Voici le tableau récapitulatif des types de transfert et des outils qui permettent de les mettre en œuvre :

Destinataire Licence requise Préparation/Intégration Mode de transfert

Poste portable Transfert Dossier - Copie directe

Adresse e mail - Outils

QPK et QXINT

Logiciel de messagerie (*)

Cabinet secondaire ou site FTP

Transfert dossier Gestion multi-sites

Outil QXChange

(*) Avec le module "Messagerie centralisée", le mail est envoyé par le serveur de communication.


1.2 Informations transférables

Le transfert d'un dossier peut concerner les éléments suivants :

• Dossier comptable courant, dossiers archives et dossiers situations, avec ou sans les images associées (Pièces jointes aux écritures…),

• Dossier paie, avec ou sans les images associées (bulletins…),

• Dossier prévisionnel,

• Gestion interne. Il s'agit de la fiche QuadraClient et des éléments de gestion interne, y compris les intervenants rattachés au dossier.

• Documents. Il s'agit des documents de la fiche client et des archives de comptabilité et de paie.

⇒ Les archives de comptabilité et de paie correspondent aux éditions obtenues grâce au choix "Archivage" et enregistrées au format PDF, par exemple les déclarations sociales du dossier de paie ou les déclarations de TVA du dossier comptable.

⇒ Toutes les éditions archivées sont transférées, quels que soient l'année ou l'exercice de référence.


2. Transfert de dossier par mail Le transfert de dossier par mail est disponible dans tous les contextes d'utilisation des produits Quadratus (entreprise et cabinet comptable) et dans toutes les gammes (Duo, Junior, Standard, Pro).

• Un dossier peut être donc adressé par une entreprise à son cabinet comptable, par le cabinet comptable à son client ou par tout utilisateur à son centre d'assistance Quadratus.

• La seule condition requise est de disposer d'un logiciel de messagerie.

2.1 Envoi de dossier par e-mail

• Le transfert par mail peut être lancé sans paramétrage préalable dans QuadraCompta, QuadraPaie et QuadraBureau.

• Le choix "Transferts" est proposé en "Suivi des dossiers" au menu "Outils" de QuadraCompta. Dans QuadraPaie et QuadraBureau, il est directement accessible au menu "Outils".

• Dans la fenêtre "Transfert", cliquer sur le bouton "Envoi de données par E-Mail".

• Cliquer sur le bouton <Suivant> pour passer en sélection de l'adresse mail.


• Dans le contexte QuadraExpert où le cabinet comptable envoie un dossier comptable ou paie à son client, les adresses mails enregistrées sur la fiche client sont proposées. Il est toutefois possible de saisir une autre adresse.

• Dans un contexte entreprise, l'adresse saisie est sauvegardée pour être reproposée lors d'une prochaine demande de transfert.

⇒ Lorsque la liste comporte des adresses obsolètes, la touche <Suppr> permet de les supprimer.

• Cliquer sur <Suivant>.

• Sélectionner les données à envoyer. Attention : Le nombre d'éléments sélectionnés a une incidence sur la taille du mail (et le poids de la pièce jointe).

• Les colonnes "A émettre" et "A bloquer" s'activent (ou se désactivent) avec <Espace>.

• Pour les dossiers archives de comptabilité, Il est possible de taper le nombre d'exercices à transférer (pour limiter la taille des données transférées). Exemples :

1 = l'exercice archivé le plus récent,

3 = les 3 derniers exercices archivés.

• Les modules "Gestion interne" et "Documents" correspondent aux éléments des dossiers clients gérés par QuadraExpert.

• L'indicateur "A bloquer" permet d'obtenir un signal visuel (un cadenas) à l'entrée sur le dossier transféré.

⇒ L'activation du blocage suppose que le dossier sera retourné ultérieurement.

• Cliquer sur <Suivant>.

• Si le transfert est lancé à partir de QuadraCompta ou QuadraPaie, le dossier courant est proposé.

• Il possible d'effectuer un envoi multi-dossiers en ajoutant des dossiers à la liste. Taper le code de chaque dossier ou les sélectionner sur la liste affichée par <F4>.

⇒ Rappel : Le nombre d'éléments sélectionnés a une incidence directe sur la taille du mail (et sur le poids de la pièce jointe).

• Cliquer sur le bouton <Suivant>.


• La zone "Message" permet d'enrichir le texte du mail envoyé.

• Cliquer sur le bouton jaune <Transfert> pour lancer l'opération.

• Les données sont d'abord compactées avant d'être envoyées dans la messagerie. Pendant la durée de l'opération, la barre de défilement indique l'avancement du traitement.

• A la fin de l'opération, l'ensemble des données sont compactées dans un fichier unique de type QPK.

• On retrouve le fichier QPK en pièce jointe du mail.

• Le mail est pris en charge par le logiciel de messagerie du poste utilisateur sauf dans un contexte de gestion centralisée de la messagerie.

• Dans un contexte de gestion centralisée de la messagerie (avec activation de l'option d'envoi), le mail est placé dans le séquenceur de QxChange, puis transmis au logiciel de messagerie du serveur de communications (client de messagerie intégré QxChange, ou Outlook Express, Windows Mail, Microsoft Outlook…).

2.2 Intégration du mail (et du dossier) par le dest inataire

• Dans un contexte de gestion centralisée de la messagerie, le mail est distribué automatiquement dans les messages de QuadraBureau.

• Sinon, le mail est réceptionné dans le logiciel de messagerie du poste utilisateur.

• Dans les 2 cas, double-cliquer sur le fichier QPK joint au mail pour le décompacter.


• Suivre les instructions affichées en spécifiant la localisation de programmes et des données. Les rubriques peuvent être pré-renseignées en fonction des informations de la base de registre du système.

• Cliquer sur le bouton <Continuer>.

Remarque : Si l'extraction ne s'effectue pas de façon automatique, il convient alors d'enregistrer le fichier sur disque avant de double-cliquer pour le décompacter.

• L'écran d'intégration affiche la liste des

éléments reçus avec une ligne par élément.

• Une ligne comporte le numéro, le nom et la nature du dossier à intégrer.

⇒ Si le dossier existe déjà sur le système de destination, son nom est affiché pour permettre un contrôle de cohérence.

⇒ Si le dossier n'existe pas, il sera créé par l'opération d'intégration.

⇒ Il est possible aussi de reprendre un dossier sous un numéro différent en cliquant avec le bouton droit de la souris.

• Pour une intégration sélective, double-cliquer sur chaque élément concerné (un élément sélectionné est marqué d'une coche rouge). Pour une intégration globale, utiliser le bouton <Tout sélectionner>.

• En cas d'intégration d'un dossier comptable déjà existant sur le site destination, une fenêtre de sélection des données à reprendre s'affiche et permet d'effectuer une reprise partielle des éléments.


3. Transfert portable

3.1 Principe d'utilisation

Le transfert de dossiers sur ordinateur portable est soumis à licence d'utilisation. Il est opérationnel dans le cadre de la solution QuadraExpert.

• Les ordinateurs portables équipent souvent les collaborateurs "nomades" qui interviennent en clientèle. Ils sont utilisés comme station de travail au cabinet mais fonctionnent de façon autonome à l'extérieur.

• Les portables supportent donc les applications QuadraExpert sur leur disque local et les dossiers clients peuvent être gérés alternativement sur le serveur du cabinet et sur un portable.

LA NOTION DE DOSSIER "BLOQUÉ"

Le module "Transfert portable" peut gérer : 1. L'envoi "simple" de données du serveur sur un portable : les dossiers ne sont pas destinés à être actualisés sur le

portable et ne doivent pas revenir sur le serveur.

2. Les échanges de données entre Serveur et Portable où intervient la notion de blocage pour éviter qu'un dossier soit géré simultanément sur le serveur et le portable.

• Dans un contexte de gestion de la confidentialité (listes restrictives clients, droits de création de dossier comptable ou paie), les dossiers doivent pré exister sur le serveur.

⇒ Les règles de confidentialité sont transférées sur le portable en même temps que les données.

• C'est lors du transfert "Serveur vers Portable", que l'utilisateur choisit de bloquer ou non les dossiers transférés.

• Le blocage conditionne la phase "Retour de données du portable".

⇒ A l'envoi sur le portable, la date de sortie est affectée au dossier du serveur.

⇒ Les dossiers bloqués restent accessibles sur le serveur mais l'utilisateur est averti que toute modification éventuelle sera perdue.

⇒ Le retour portable rapatrie automatiquement les éléments bloqués sur le serveur sans intervention de l'utilisateur. La date de sortie est supprimée sur les dossiers du serveur et affectée aux dossiers du portable.

• Le blocage ne s'applique pas :

⇒ aux dossiers archives de comptabilité qui ne sont jamais rapatriés à partir d'un portable,

⇒ aux documents et archives des fiches QuadraClient.

• S'il n'existe pas de restrictions de confidentialité, le retour portable peut permettre de créer des dossiers inexistants sur le serveur. Après leur transfert, ils sont bloqués sur le portable.


LANCEMENT DES FONCTIONS TRANSFERT PORTABLE

• Le choix "Transferts" est proposé :

⇒ Dans QuadraCompta, au menu "Outils", choix "Suivi des dossiers".

⇒ Dans QuadraPaie et dans QuadraBureau, directement au menu "Outils".

• Les boutons <Envoi de données Portable/Routeur> et <Retour de données d'un portable> sont inactifs dans 2 cas :

⇒ La licence d'utilisation n'existe pas,

⇒ Le paramétrage minimum n'a pas été effectué : création d'un type d'envoi et d'un destinataire dans QuadraParamétrage (Cf. section 3.2).

CONSULTATION DE L 'HISTORIQUE DES TRANSFERTS DANS QUADRACLIENT

• L'historique des transferts des dossiers d'un client est consultable dans la fiche client du cabinet, au chapitre "Historiques", page "Mouvements".

⇒ Les sorties apparaissent en rouge,

⇒ Les retours (entrées) apparaissent en vert.

• Dans la dernière colonne "Modules", les éléments bloqués sont marqués du caractère "*".

3.2 Pré-requis : Paramétrage des types d'envois et des portables

Un paramétrage préalable (à effectuer dans QuadraParamétrage) est nécessaire avant de lancer un premier transfert :

• Il faut décrire au moins un type d'envoi et un destinataire de type portable générique.

TYPES D'ENVOI

Dans QuadraParamétrage, dérouler le menu "Paramétrage" et choisir "Transfert", puis "Types d'envois".

• Un type d'envoi détermine à partir de quelles applications le transfert sera possible et quels éléments seront transférables. Les types d'envois sont ensuite affectés aux portables "destinataires".

• Les rubriques "Code type d'envois" et "Intitulé" sont à renseigner librement.


• Cocher les options à activer :

⇒ Les applications (QuadraCompta, QuadraPaie et QuadraBureau) à partir desquelles l'envoi sera autorisé,

⇒ La possibilité de modifier la sélection des modules au moment du transfert,

⇒ Le transfert des images associées aux dossiers de comptabilité et paie (pièces jointes aux écritures, images des bulletins de salaire etc.).

Le transfert des images est fortement conseillé pour garantir l'homogénéité des données. Le non transfert implique de ne pas ajouter de nouvelles images sur le portable ; elles écraseraient les images du dossier sur le serveur lors du retour portable.

• Sur la liste des modules, les colonnes "A émettre" et "A bloquer" se renseignent avec <Espace>.

⇒ Pour les dossiers archives comptables, il est possible aussi de taper le nombre d'exercices à transférer. Exemples :

1 = l'exercice archivé le plus récent,

3 = les 3 derniers exercices archivés.

• La ligne "Gestion interne" renvoie à la fiche QuadraClient, aux intervenants rattachés au dossier, aux événements...

• La ligne "Documents" renvoie aux documents et aux archives de comptabilité (déclarations de TVA…) et de paie (déclarations sociales), présents sur la fiche QuadraClient.

⇒ Toutes les éditions archivées sont transférées, quelle que soit l'année ou l'exercice de référence.

⇒ La notion de "blocage" n'intervient pas sur les documents et archives de la fiche client.

IDENTIFICATION DES PORTABLES

Dans QuadraParamétrage, dérouler le menu "Paramétrage" et choisir "Transfert", puis "Destinataires".

• Il est possible de créer un seul destinataire de type "portable générique" pour tous les portables utilisés ou d'identifier chaque machine du réseau. Dans les 2 cas,

⇒ Renseigner librement les rubriques "Code destinataire" et "Intitulé" et cocher "Portable" à la rubrique "Type de liaison".

⇒ Affecter les types d'envois autorisés au destinataire avant de cliquer sur le bouton <Sauver>.

Portable générique

• La définition d'un portable générique permet de créer un seul destinataire pour décrire tous les portables utilisés, sans identifier chaque machine du réseau. Dans ce contexte :

⇒ Les opérations de transfert sont à lancer obligatoirement à partir du portable destinataire (connecté comme station de station du serveur),

⇒ Il n'est pas possible de gérer différents types d'envoi en fonction des destinataires.

⇒ Il est inexploitable en mode TSE (l'unité C renvoie au disque du serveur et non pas au disque local des portables).


• Pour un portable générique, laisser vide la rubrique Ordinateur destination.

• L'emplacement destination doit être l'unité locale "standard" (disque dur C). Il s'agit par défaut de "c:\quadra\database\client\quadra.ipl".

⇒ Il est possible d'utiliser le bouton si le paramétrage est effectué à partir d'un portable connecté au réseau, pour rechercher le fichier "quadra.ipl" du portable.

Portable non générique

• Un portable non générique est une machine "identifiée" du réseau, donc accessible à partir de n'importe quelle autre machine du réseau. Cette configuration est toutefois plus lourde à mettre en œuvre :

⇒ Il faut créer une fiche "Destinataire" pour chaque ordinateur portable du site.

⇒ Le disque du portable doit être partagé en accès complet ou bien il est nécessaire de créer une ressource partagée QAPPLI en amont de l'arborescence des produits Quadratus.

• Ordinateur destination : Donner le nom qui identifie le portable sur le réseau.

⇒ Utilisateur et Mot de passe : Ils sont à renseigner si le compte invité n'est pas validé sur la station de travail.

⇒ Renseigner aussi le nom de partage.

• Le bouton sur la rubrique "Emplacement destination", permet de rechercher le fichier "quadra.ipl" du portable, par défaut :

"Nom_de_machine\Nom_de_partage\quadra\database\client\quadra.ipl"


3.3 Envoi de données sur un portable

DÉROULEMENT DE L 'OPÉRATION

• Lancer le choix "Transferts" au menu Outils de QuadraCompta, QuadraPaie ou QuadraBureau.

• Cliquer sur puis sur le bouton <Suivant>.

• On obtient la liste des destinataires possibles. Sélectionner le portable destinataire puis cliquer sur le bouton <Suivant>.

• Le destinataire sélectionné reste à l'écran et on obtient la liste des types d'envois autorisés pour ce destinataire.

• Sélectionner le type d'envoi à effectuer puis cliquer sur le bouton <Suivant>.

• Sous le destinataire et le type d'envoi sélectionnés qui restent

à l'écran, on obtient la liste des modules à émettre (telle qu'elle est définie dans le type d'envoi).

• Si le paramétrage du type d'envoi autorise la saisie de modifications au moment du transfert,

⇒ L'option "Transférer les images" est présente et accessible,

⇒ Les colonnes "A émettre" et "à bloquer" sont modifiables.

⇒ Pour archives de comptabilité, il est possible de taper le nombre d'exercices à émettre (1 pour le dossier le plus récent).

Remarques

1. Le transfert des images est fortement conseillé pour garantir l'homogénéité des données. Le non transfert implique de ne pas ajouter de nouvelles images sur le portable ; elles écraseraient les images du dossier sur le serveur lors du retour portable.


2. Pour un dossier à actualiser sur le portable, prévoir :

⇒ L'émission de la "Gestion interne" pour disposer des mémos de la fiche suiveuse (exploités particulièrement dans le dossier annuel),

⇒ L'émission des "Documents" si des éditions archivées sur le portable (déclaration de TVA, déclarations sociales de paie….) doivent être rapatriées sur le serveur lors du retour portable.

• Cliquer sur le bouton <Suivant> pour passer en sélection des dossiers à transférer. • Si le transfert est lancé à partir de QuadraCompta ou

QuadraPaie, le dossier courant est proposé.

• Pour ajouter un dossier à la liste, taper son code ou le sélectionner sur la liste affichée par <F4>.


• La dernière fenêtre présente la synthèse du transfert :

⇒ Destinataire et type d'envoi,

⇒ Modules sélectionnés,

⇒ Nombre de dossiers à transférer,

⇒ Adresse du fichier ".ipl" sur le portable,

• Le code du collaborateur qui réalise le transfert et la date de retour prévue sont des informations importantes pour les dossiers bloqués après transfert.

⇒ Elles sont affichées en cas de sélection du dossier sur le serveur.

• Cliquer sur le bouton <Transfert> pour lancer l'opération.

⇒ La barre de défilement permet de suivre l'avancement du traitement.

RÉCAPITULATIF DU TRANSFÉRT SUR PORTABLE

• A la fin de l'opération, une fenêtre récapitule le résultat du transfert.

⇒ On retrouve les éléments effectivement transférés sur le serveur.

• Des lignes "Informations" peuvent ensuite éventuellement apparaître selon le contexte.

⇒ Exemple "Dossier source introuvable" pour un dossier paie inclus dans le descriptif du transfert alors que la paie n'est pas gérée sur le serveur.


3.4 Retour de dossiers à partir d'un portable

RÈGLES DE REPRISE DES DONNÉES

Lors du retour portable, les modules à réintégrer ne sont pas sélectionnables. Les règles de reprise s'appliquent automatiquement en fonction du transfert initial sur le portable :

• Dossiers préalablement bloqués lors de l'envoi sur portable : dossier comptable courant, situations, budgets, prévisionnel, dossier de paie et dossier permanent,

• Documents de la fiche client et nouvelles archives de comptabilité et de paie (si le choix "Documents" a été coché lors de l'envoi sur portable).

⇒ Dans le cas des archives de comptabilité, la période de référence du dossier sur le serveur est contrôlée et seules les archives concernant l'exercice courant ou l'exercice suivant sont reprises du portable.

⇒ A noter que si le nom d'une archive transférée est déjà attribué, l'archive est automatiquement renommée avant d'être recopiée sur le serveur ou le portable.

Après leur retour sur le serveur, les dossiers gérés avec blocage sont bloqués sur le portable.

• Des messages d'alerte sont affichés à la sélection d'un dossier bloqué,

• Le jour du retour sur le serveur est visible sur la liste des dossiers comptables ou paie affichée par <F4>.

DÉROULEMENT DE L 'OPÉRATION

• Connecter le portable au serveur du cabinet et lancer l'application Quadratus sur le réseau.

• Sélectionner le choix "Transferts" dans QuadraCompta, QuadraPaie ou QuadraBureau en choisissant de préférence l'application utilisée lors du transfert initial vers le portable.

• Cliquer sur puis <Suivant>.

• Sélectionner le portable sur la liste des "portables possibles".


• Taper le code du ou des dossiers à reprendre, ou les

sélectionner sur la liste affichée par <F4>.

⇒ La liste varie selon l'application qui lance le retour portable (QuadraBureau = Base clients du portable), QuadraCompta = dossiers comptables du portable, QuadraPaie = dossiers paie du portable).



• La fenêtre de synthèse présente :

⇒ L'intitulé du portable,

⇒ Le nombre de dossiers à récupérer,

⇒ L'adresse du fichier ".ipl" sur le portable.

• Pour réaliser la reprise, cliquer sur le bouton <Transfert>.

RÉCAPITULATIF DU TRANSFÉRT SUR SERVEUR

• A la fin de l'opération, une fenêtre récapitule le résultat du transfert. • Les premières lignes correspondent aux éléments

effectivement rapatriés sur le serveur. Il s'agit :

⇒ Des dossiers bloqués au moment du transfert sur le portable,

⇒ Des Documents ou archives.

• La présence de lignes supplémentaires de type "Informations" dépend du contexte.

⇒ "dossier source bloqué" pour les dossiers archives qui ne reviennent jamais d'un portable,

⇒ "Le dossier du site n'est pas bloqué, aucun retour à effectuer" si le dossier a été transféré sur portable pour information,

⇒ "Le dossier du portable a déjà été réintégré" pour un dossier situation ancien qui n'a pas été sélectionné lors du dernier transfert,

⇒ "Le dossier du site n'est pas marqué comme sorti", pour un dossier situation ou budget créé sur le serveur après le transfert sur portable.


3.5 Dépannage : Déblocage manuel de dossiers

• Le module Transfert dossiers comporte un utilitaire de maintenance qui permet de bloquer ou de débloquer un dossier manuellement. Exemple de contexte d'utilisation :

⇒ Transfert de dossiers effectué dans le cadre d'une gestion multi-site qui ne gère pas le blocage automatique des dossiers,

⇒ Impossibilité d'effectuer le retour d'un dossier à partir d'un portable tombé en panne.

• Pour activer l'utilitaire de maintenance, lancer la fonction "Transfert" et cliquer sur le bouton "Maintenance".

⇒ On obtient la fenêtre ci-contre.

⇒ Cocher les cases en fonction de l'état en cours et du résultat à obtenir.

⇒ Confirmer l'opération en saisissant "OUI" puis cliquer sur <Suivant>.

⇒ Le dossier change alors d'état.


4. Transfert de dossier dans un contexte mult i-si te s Dans le cadre d'une gestion multi-sites, le module Transfert dossier gère uniquement la préparation des dossiers à transférer.

• L'envoi d'un dossier par le site émetteur et l'intégration de dossier sur le site destinataire sont pris en charge par QxChange.

• A la différence d'un transfert vers portable, il n'y a pas de phase de retour de dossiers et le blocage des dossiers n'est pas géré.

Chaque site distant est créé lors du paramétrage de la gestion Multi-sites. Il reste cependant à préciser les types d'envoi autorisés en fonction du mode de fonctionnement désiré.

4.1 Envoi des dossiers sur un site distant

• Pour préparer les dossiers à transférer, procéder comme pour un transfert vers portable, en sélectionnant un destinataire de type "Routeur".

• Une fois la préparation terminée, les données sont compactées et placées dans la boite d'envoi de Qxchange.

• L'envoi est effectué par QxChange à condition que l'opération de transfert "$EXPORTE*" soit planifiée dans le séquenceur (Cf. documentation du module ""Gestion Multi sites).

4.2 Intégration des dossiers transférés

• L'intégration des dossiers s'effectue uniquement sur demande via la fonction intégrée à QuadraBureau (menu Outils, Démarrer Qxchange).

• Cette possibilité implique toutefois que 2 paramètres soient activés dans QxChange. Pour cela, dérouler le menu "Fichiers", choisir "Paramètres", onglet "Généralités" et cocher les rubriques :

⇒ "Autorise QuadraBureau à lancer une version réduite de QxChange.

⇒ "Notifier les collaborateurs de l'arrivée d'éléments routeur par un message dans QuadraBureau".


5. Transferts dossiers via un site FTP Un site FTP est un espace disque sur Internet librement géré par son propriétaire qui maîtrise la taille et l'organisation du site (création de dossiers et sous-dossiers).

• Le site FTP peut être :

⇒ Hébergé chez un FAI (fournisseur d'accès Internet),

⇒ Local (site Internet publié de la société),

• L'émetteur et le destinataire du transfert se connectent librement au site FTP, à condition qu'ils disposent des droits d'accès à un dossier du site.

• Comme pour la gestion multi sites, le module Transfert dossier gère uniquement la préparation des dossiers à transférer. L'envoi et le retour des dossiers sont pris en charge par QxChange. Mais à la différence d'un transfert multi sites, le blocage des dossiers est géré.

5.1 Paramétrage nécessaire

La gestion de sites FTP implique un double paramétrage dans QuadraExpert :

1. La création d'une fiche destinataire par dossier de site FTP,

2. La définition des sites FTP à gérer dans QxChange.

QUADRAPARAMÉTRAGE - FICHE DESTINATAIRE "DOSSIER D'UN SITE FTP"

• Pour le "Type de liaison", cocher "FTP".

• A la rubrique "Ordinateur destination", donner l'adresse IP du site FTP.

• Remplir les rubriques "Utilisateur" et "Mot de passe" avec les valeurs adéquates.

• A la rubrique "Emplacement destination", donner le nom du dossier du destinataire.

• Cliquer sur le bouton pour vérifier l'accès au site et au dossier.

QXCHANGE - PARAMÉTRAGE DES SITES FTP À GÉRER

Dans QxChange, il est nécessaire de définir les sites FTP à explorer pour les retours de dossiers ainsi que l'opération d'intégration des données issues de sites FTP.


• Lancer QxChange, dérouler le menu "Fichiers" et choisir "Sites FTP à inspecter…".

• Renseigner les rubriques en fonction du dossier à vérifier.

• Cliquer sur <Sauver>.

• Pour créer l'opération d'intégration des données issues de sites FTP, ajouter la séquence correspondante "$FTP" dans le séquenceur.

• Paramétrer le déclenchement en fonction du fonctionnement désiré.

5.2 Envoi des dossiers vers un site FTP

• Pour préparer les dossiers à transférer, procéder comme pour un transfert vers portable, en sélectionnant un destinataire de type "FTP". Une fois la préparation terminée, les données sont compactées et placées dans la boite d'envoi de Qxchange.

• L'envoi proprement dit est effectué par QxChange à condition que l'opération de transfert "$EXPORTE*" soit programmée dans le séquenceur (Cf. documentation du module ""Gestion Multi sites).

5.3 Retour de dossiers à partir d'un site FTP

• Le site FTP doit être défini dans QxChange pour que les dossiers à reprendre y soient recherchés. Les données correspondantes sont importées dans la boite de réception de QxChange.

• L'intégration proprement-dite des dossiers s'effectue uniquement sur demande via la fonction intégrée à QuadraBureau (menu Outils, Démarrer QxChange). Ces possibilités dépendent toutefois du paramétrage de QxChange, Menu "Fichiers", choix "Paramètres", rubriques

⇒ "Autorise QuadraBureau à lancer une version réduite de QxChange",

⇒ "Notifier les collaborateurs de l'arrivée d'éléments routeur par un message dans QuadraBureau".