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Effectuer un achat au CNRS

Réunion - Formation du 21/01/2011

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Sommaire

1. Comment définir son besoin2. Evaluation financière de son besoin3. Définir la procédure4. Quand effectuer une mise en concurrence5. Objectifs de l’outil PUMA6. Comment accéder à l’outil PUMA7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA8. Autres possibilités de l’outil PUMA9. Réception des offres10. Analyse des offres11. Forme de la contractualisation12. Information des candidats non retenus13. Avis d’attribution14. Risques encourus par la PRM 15. Informations utiles

p.3 Connaître son besoinLa bonne définition du besoin conduira à la satisfaction complète du besoin. Elle doit être claire, précise et complète en fonction de ses exigences pour permettre une véritable mise en concurrence.

Etudier le marché fournisseur (internet, congrès, test de matériels…)

Rencontrer des fournisseurs pour étudier les différentes solutions techniques

Recueil d’information en interne ou auprès d’autres laboratoires, partenaires…

Prise en compte de son enveloppe financière

Fiches d’aide à la définition des besoins disponibles sur l’intranet achats rubrique « Les bonnes pratiques d'achat »

Les services Hygiène Sécurité et Patrimoine Logistique de la délégation doivent être sollicités pour certains achats d’équipements ou de prestations de travaux

1. Comment définir son besoin

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Prestation récurrente : achats effectués de manière récurrente ou habituelle

Achats effectués en N-1 (montant pour un code famille)

Prise en compte des prévisions en N (accueil nouvelle équipe, nouveau contrat…)

Budget alloué pour l’année à venir

2. Evaluation financière de son besoin

p.5 Prestation ponctuelle : survient à un moment donné ou qui répond à une même finalité

Fonction de l’utilisation, ce qui est nécessaire (utilisation de COUGAR par exemple) => pas de sur-qualité ni de sous-qualité

Accessoires

Intégration de prestations complémentaires en options (extensions, des accessoires…)Seule la PRM (Personne Responsable des Marchés) décide ou non, au moment de la signature du marché, de les retenir.

Découpage en tranches (raisons techniques, financières)

En cas de mutualisation avec plusieurs unités, l’évaluation doit prendre en compte les besoins de chaque unité.

2. Evaluation financière de son besoin(suite)

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Besoin inférieur à 125 K€ Procédure adaptée

Besoin supérieur à 125 K€ Procédure formalisée => contact Délégation Régionale

Recours aux accords-cadres nationaux (RECA) ou aux marchés nationaux (informatique, abonnements) ou locaux

Procédure dérogatoire notion de fournisseur unique• produit non substituable• commande complémentaire• compatibilité

3. Définir la procédure

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Besoin non couvert par un marché local ou un accord-cadre national ou un marché national

Besoin ponctuel ou régulier compris entre 20 K€ et 125 K€

L’utilisation de l’outil PUMA est recommandée et même pour des achats inférieurs à 20 K€

4. Obligations de mise en concurrence et publicité (au sein du laboratoire)

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Respect des principes fondamentaux de l’achat public

• Egalité de traitement des candidats• Transparence des procédures• Accès à la commande publique

Faire connaître son besoin

Elargir la concurrence (large diffusion des avis de publicité)

L’outil PUMA ne doit pas être utilisé pour effectuer un avis de régularisation

5. Objectifs de l’outil PUMA

!!

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Connexion initiale : http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/

6. Comment accéder à l’outil PUMA(PUblicité pour les Marchés à procédure Adaptées)

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Accès restreint,

par mot de passe

Identifiant : achatcnrs

Mot de passe : !@ch@tcnrs!

6. Comment accéder à l’outil PUMA(suite)

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Nomenclature

et

OUtils

pour les

Besoins d’Achats

6. Comment accéder à l’outil PUMA(suite)

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IMPORTANT : Pour des raisons de sécurité, l'accès au portail se fait par une authentification basée sur :

* un identifiant fourni par l’administrateur de profil Nouba désigné par le directeur de votre structure (Ex. : Pour un agent nommé Martin appartenant à l’unité UMR9999, nommer le login de la façon suivante : UMR9999_MARTIN) ;

* et un mot de passe que vous, utilisateur final, allez déterminer lors de la création de votre compte d’accès.

6. Comment accéder à l’outil PUMA(suite)

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7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 1 : Généralités

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Délai laissé aux fournisseurs pour assurer la prestation ou la livraison Date à laquelle on envisage le début d’exécution.

Le montant global découle de l’évaluation de l’achat faite au préalable

A compléter uniquement si la typologie « récurrent » a été sélectionnée. L’avis de publicité peut être passé pour une durée d’approvisionnement de 1, 2 ou 3 ans en fonction de la prestation.

Si vous cochez uniquement « dossier de candidaturedossier de candidature », les candidats remettront un dossier de candidature. Le dossier technique sera ensuite adressé aux candidats sélectionnés, après analyse de leur candidature. Cette solution est à utiliser lorsque l’on sait que la publicité va engendrer un grand nombre de réponse ou lorsque le cahier des charges est confidentiel et que l’on souhaite en limiter la diffusion.

Lorsque l’on sait que peu de sociétés seront en mesure de répondre à l’intégralité de l’achat ou de la prestation, il estpréconisé d’avoir recours à l’allotissement, toujours dans un but d’élargir la concurrence.

La désignation doit être succincte claire et précise pour un fournisseur

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Vous pouvez indiquer s’il s’agit d’un marché à bons de commande, les modalités de versement des avances, acomptes , les reconductions, les clauses d’évolution des prix, de pénalités.

7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 2 : Besoin

Vous précisez si le matériel doit être neuf ou d’occasion/exposition ou indifférent. La sélection «d’occasion/exposition » ne doit pas limiter la concurrence.

Propositions d’autres solutions techniques par les sociétés,modifications substantielles des spécifications techniquesLa variante ne doit pas modifier le cahier des charges.

Des clauses peuvent être intégrées dans la définition des besoins (références, normes, Écolabels) ou dans l’exécution de la prestation (livraison, transport)

La description technique doit être qualitative ou quantitative, claire et précise et porter sur ses exigences fonctionnelles et/ou techniques.Le descriptif ne doit pas être discriminatoire, la citation de marques est à proscrire. Principe : tous les fournisseurs doivent avoir le Principe : tous les fournisseurs doivent avoir le même niveau d’informationmême niveau d’information.

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Cette rubrique est à utiliser avec prudence.

7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 3 : Candidature

Les documents permettront d’avoir des renseignements sur les capacités financières, techniques et professionnelles.

Il est possible de limiter le nombre de candidats auprès desquels le cahier des charges sera adressé.

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7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 4 : Offres

Délai pendant lequel l’offre est valable (délai pour l’analyse). En cas de dépassement, il convient de demander à la société validation du maintien de son offre.

Il est recommandé que les sociétés prennent connaissance et valident nos conditions générales d’achat.

Prévoir un délai cohérent avec la naturede la prestation.

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7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 4 : offres

Il est possible d’analyser les offres sur ce critère uniquement si vous n’avez pas imposéle délai d’exécution dans le descriptif technique.

La procédure adaptée offre la possibilité de négocier. Il est possible de fixer un nombre maximum de sociétés avec lesquelles vous engagerez lesnégociation.

L’analyse au regard de critères pondérés ou hiérarchisés est différente. Il est recommandé d’analyser les offres dans leur ensemble et par conséquent de choisir la pondération

L’ensemble des critères sélectionnés servira à analyser les offres conformes au cahier des charges.

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7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 5 : Contacts

En cas de contact des sociétés, si vous communiquez des informations que vous jugez nécessaires de communiquer à toutes les sociétés, je vous recommande d’effectuer un avis de rectification dans l’outil PUMA.

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7. Effectuer une publicité dans l’outil PUMA Onglet 6 : Infos complémentaires

A utiliser si vous souhaitez joindrecertains documents nécessaires à la consultation.

Vous pouvez indiquer toute autre information jugée utile au bon déroulement de la procédure : visite des installations, spécificité du laboratoire, phase de tests…

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8. Autres possibilités de l’outil PUMA

La modification est possible tant que la publicité n’est pas publiée.

Sélectionner la publicité sur laquelle vous souhaitez intervenir

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8. Autres possibilités de l’outil PUMA

La recherche d’un avis de publicité peut se faire selon plusieurs critères

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Plusieurs possibilités de réception (fax, mèl, sur l’outil PUMA…)

Les offres doivent parvenir dans les délais indiqués dans l’avis de publicité

Seules les offres reçues dans les délais sont acceptées => égalité de traitement des candidats

9. Réception des offres

p.23 1 – Analyse

Vérification de la conformité des offres reçues dans les délais

Possibilité de contacter les sociétés si des éléments sont absents ou manquent de clarté dans l’offre

Etude et comparaison des offres conformes selon les critères de sélection des offres définis dans l’avis de publicité et de leur pondération

Objective

Traçabilité de l’analyse dans un rapport

10. Analyse de l’offre

p.242 – Négociation

Avec toutes les sociétés dont l’offre est conforme Ou fonction du nombre fixé dans la PUMA Entretien avec les sociétés sur place, par téléphone ou

par mèlObjectifs : Améliorer la qualité de l’offre des

sociétés

La négociation doit être conduite de manière équitable (même temps de parole, informations identiques communiquées).Les offres sont confidentielles et aucune information ne doit être divulguée lors des échanges.

10. Analyse de l’offre (suite)

!

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Après négociation demande nouvelle offre Nouvelle analyse sur les mêmes critères de sélection

Méthode : Publicité -> Réception des offres -> Analyse -> Négociation -> Demande de remise de la dernière offre -> Classement des offres -> Choix de la meilleure offre

Proposition d’une méthode : notation de chaque critère sur 10 et application du coefficient (Exemple : si 30 % application du coefficient 3)

Formaliser, valoriser et tracer la négociation dans un rapport d’analyse des offres

10. Analyse de l’offre (suite)

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9. Choix de l’offre

3 - Sur quoi peut porter la négociation La qualité technique La quantité Le délai de livraison, la garantie, le SAV Les accessoires Le prix….

Pour vous aider, le guide de la négociation est disponible sur l’intranet achats rubrique « Les bonnes pratiques d'achat » point 4.

10. Analyse de l’offre (suite)

p.27 4 – Sélection de l’offre

Retenir l’offre la mieux-disante, c’est-à-dire qui prend en compte tous les critères de sélection fixés dans la PUMA

Transmission de l’analyse effectuée par l’acheteur à la PRM (Personne Responsable des Marchés) accompagnée du formulaire d’accompagnement d’une offre économiquement la plus avantageuse (FACOA) complétée

Validation du choix par la PRM et engagement financier

10. Analyse de l’offre (suite)

p.28 Apprécier en fonction de l’objet et du risque

Pour les procédures à faible enjeu • bon de commande + conditions générales d’achat

Pour les procédures à enjeu moyen• bon de commande + conditions générales d’achat + annexe au bon de commande

Pour les procédures à enjeu élevé• contrat simple

Les grilles d’évaluation ainsi que les documents sont disponibles sur l’intranet achats rubrique « base documentaire »

11. Forme de la contractualisation

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Obligation=> Transparence des procédures

Respect du travail fourni Traçabilité Communiquer les avantages de l’offre retenue

aux sociétés qui en font la demande

Ne pas adresser le rapport d’analyse aux fournisseurs évincés ainsi que des éléments susceptibles de révéler les offres des autres candidats comme, les secrets commerciaux, les brevets et les savoir-faire.

12. Information des candidats non retenus

!

p.30PrincipePrincipe :

Création d’un avis pour déclarer le nom du fournisseur retenu ainsi que le montant

Ou création d’un avis pour déclarer soit la procédure infructueuse ou soit sans suite

Transparence des procédures

13. Avis d’attribution

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13. Avis d’attribution (suite)

2 possibilités :

Soit en sélectionnant l’avis de publicité concerné

Soit en indiquant le n° de l’avis

Vous obtenez uniquement les avis de votre unité.

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13. Avis d’attribution (suite)

La modification est possible tant que l’avis d’attribution n’est pas publié.

L’avis peut être également supprimé.

Sélectionner la publicité sur laquelle vous souhaitez intervenir

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Annulation de la procédure ou du contrat

Pénaux • Délit de favoritisme• Corruption et trafic d’influence• Prise illégale d’intérêt

14. Risques encourus par la PRM en cas de violation des principes de la commande publiques

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Accès intranet achatsIdentifiant : achatcnrsMot de passe : !@ch@tcnrs!

Guide de l’achat au CNRShttp://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/guide/pdf/Guide_DU_2010.pdf

Guide de la négociationhttp://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/guide/pdf/Guide-nego.pdf

Fiches d’aide à la définition des besoinshttp://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/guide/bpa.htm

Plateforme des achats durableshttp://www.acheteurdurable.com/pages/accueil-0

Grille d’évaluation pour les contratshttp://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/guide-outils/outils/docs_types.htm

15. Informations utiles

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MERCI DE VOTRE ATTENTION !