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PAIE et GRH

IMPRESSION GRAPHIQUE DES RELEVÉS DE SALAIRE ET DES

CHÈQUES

Équipe Paie TOUS DROITS RÉSERVÉS SPSA/GRICS © 2006 Société GRICS Septembre 2006

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION ......................................................................................................................................................1

1. MODIFICATION AU MENU CYCLE DE PAIE ................................................................................................2

2. CODES DE DÉDUCTIONS PART EMPLOYEUR IMPOSABLE ....................................................................3

3. CONFIGURATION DE L’IMPRIMANTE D’EXPORTATION PDF...................................................................4

4. FORMAT SÉQUENTIEL VERSUS FORMAT POSITIONNEL........................................................................5

5. CONFIGURATION DES TRAVAUX................................................................................................................7

6. PRÉSENTATION DE L’IMPRESSION GRAPHIQUE .....................................................................................8

6.1 PARAMÈTRES........................................................................................................................................8

6.2 CRITÈRES D’IMPRESSION .................................................................................................................11

6.3 OPTIONS ..............................................................................................................................................13

6.4 CHÈQUES.............................................................................................................................................15

6.5 RELEVÉS..............................................................................................................................................16

6.6 SIGNATURE..........................................................................................................................................17

6.7 WEB ......................................................................................................................................................18

7. IMPRESSION.................................................................................................................................................19

CONCLUSION........................................................................................................................................................21

Impression graphique des relevés de salaire et des chèques 2

Introduction


INTRODUCTION Le présent document fournit aux utilisateurs du système de rémunération Paie et GRH, les informations nécessaires à l'impression des relevés de salaire et des chèques au format graphique.

Modification au menu cycle de paie

1. MODIFICATION AU MENU CYCLE DE PAIE Un réaménagement a été effectué au menu « Cycle de paie ». Il est important de souligner ici que les anciennes productions permettant l’impression des chèques « Chèques de paie » et des relevés de salaire « Relevés de salaire » ont été conservées, et ce pour une période déterminée d’un (1) an. Un sous-menu a donc été ajouté afin d’englober tous les programmes touchant à l’impression des chèques et des relevés de salaire. Vous retrouverez de ce fait les deux (2) anciennes productions « Chèques de paie » et « Relevés de salaire », une nouvelle fenêtre de paramètres vous permettant de spécifier les codes de déductions part employeur imposable, ainsi que la nouvelle production d’impression des chèques et relevés de salaire au format graphique « Impression graphique ». Ce document a comme objectif de vous présenter cette nouvelle production.


Codes de déductions part employeur imposable

2. CODES DE DÉDUCTIONS PART EMPLOYEUR IMPOSABLE La fenêtre Codes de déductions part employeur imposable permet d’inscrire un ou plusieurs codes de déductions part employeur imposable que vous désirez voir apparaître sur le détail du relevé de salaire ou le détail du chèque. Cette fenêtre est également accessible via les fenêtres Chèques de paie et Relevés de salaire en cliquant sur la plaquette « Déductions ». Si vous inscrivez des informations dans l’une des trois (3) fenêtres, ces mêmes informations seront visibles automatiquement par les trois (3) fenêtres.


Configuration de l’imprimante d’exportation PDF

3. CONFIGURATION DE L’IMPRIMANTE D’EXPORTATION PDF Avant de débuter toutes impressions, il vous faut initialiser les paramètres de l’imprimante d’exportation PDF. Pour ce faire, dans Paie et GRH, allez au menu Outils Impression graphique Configurer l’impression… Sélectionnez, dans la section Type d’imprimante, « Imprimante d’exportation PDF ». Cochez ensuite la case à cocher « Exporter » et sélectionnez « Fichier Adobe PDF (.pdf) ».


Format séquentiel versus format positionnel

4. FORMAT SÉQUENTIEL VERSUS FORMAT POSITIONNEL La plupart des rapports en impression graphique du système Paie et GRH utilisent un format d’impression dit « séquentiel ». L’approche « Positionnel », utilisée dans d’autres systèmes comme GPI, est légèrement différente. Pour ceux donc, qui utilisent l’éditeur de rapport vous comprendrez rapidement les différences entre ces deux formats. D’ailleurs, cette section s’adresse particulièrement à ceux qui ont à manipuler ou à créer des formats d’impression. Deux (2) choix de formats d’impression s’offrent donc à vous pour l’impression des chèques et des relevés de salaire : Le format « Séquentiel » et le format « Positionnel ». La première différence évidente entre les deux (2) formats est l’apparence. Nous vous invitons à faire l’essai des deux formats afin d’être en mesure de décider lequel vous conviendra. Il est important de noter qu’en tout temps, les formats GRICS peuvent être modifiés selon vos préférences1. Pour ceux qui utilisent le module « Services à l’employé » pour les relevés de salaire Web, et qui désirent conserver le même format actuel, pourront utiliser le format « Séquentiel ». Celui-ci est identique au format html des Relevés de salaire Web. La deuxième distinction est au niveau de l’utilisation des sections. Le format « Positionnel » utilise la notion de « Décalage », sous l’onglet dimension des propriétés de la section, pour déterminer la position d’une section sur la page, tandis que dans le format « Séquentiel », la position des sections est séquentielle; c’est-à-dire, qu’elle se positionne l’une en dessous de l’autre. • Format Séquentiel :

Dans un format « Séquentiel », les sections sont disposées une en dessous de l’autre. La section décalage a toujours les paramètres 0,000 pour la valeur « De gauche » et 0,000 pour la valeur « Du haut ». Dans l’exemple ci-dessous, la section « En-tête » du bloc « Rémunération » est positionnée à 0,000 pouce du bord gauche de la page et à 0,000 du haut de la page.

• Format Positionnel :


1 Veuillez soit : consulter votre expert en impression graphique de votre commission scolaire ou communiquer avec le support téléphonique du système Paie et GRH pour tout questionnement à ce sujet.

Format séquentiel versus format positionnel

• Format Positionnel :

Dans un format « Positionnel », les sections peuvent être disposées n’importe où sur le rapport. Pour positionner une section, il faut configurer la section « Décalage » de la fenêtre Propriétés de la section. Dans l’exemple ci-dessous, la section « En-tête » du bloc « Rémunération » est positionnée à 2,122 pouces du bord gauche de la page et à 0,550 du haut de la page.


Configuration des travaux

5. CONFIGURATION DES TRAVAUX Quand vous aurez choisi le format d’impression que vous désirez utiliser, il est important de définir vos travaux d’impression. Pour ce faire, allez au menu Outils impression graphique Configurer les travaux… . Double-cliquez sur la ligne « Cycle de paie – impression des chèques et des relevés ».


Dans la fenêtre qui apparaît, vous avez tout d’abord le menu « Rapport » qui contient les différents rapports disponibles pour l’impression des relevés de salaire et des chèques : Relevé, Rapport contrôle, Chèque. Sélectionnez chacun des trois (3) rapports et associez-leur un format d’impression tel qu’énuméré dans le menu « Format ». Remarquez les noms des formats. Ceux-ci contiennent soit le mot « positionnel » ou « séquentiel ». Veuillez choisir votre format en fonction du format que vous avez choisi d’utiliser. Pour chacun des rapports, cochez également la case « Garder » et décochez toutes les autres. Ceci aura pour effet de générer un rapport dit : GMF, qu’il vous sera possible de visualiser et d’imprimer via le menu Outils Impression graphique Gérer les rapports. Il ne vous reste plus qu’à sauvegarder à l’aide de la plaquette « Enregistrer ».

Impression graphique – Paramètres

6. PRÉSENTATION DE L’IMPRESSION GRAPHIQUE Voici maintenant en détail les différentes options de la fenêtre « Impression des chèques et relevés » pour l’impression en mode graphique.

6.1 PARAMÈTRES

Options Description

Mode de traitement

Vous devez choisir parmi un des trois (3) traitements disponibles :

• Test d’alignement : (pour les tests d’impression)

Cette option vous permet d’imprimer soit un relevé de salaire ou un chèque avec des ‘X’ dans les champs alphanumériques et des ‘9’ dans les champs numériques.

• Impression :

Permet d’effectuer l’impression réelle des relevés de salaire et/ou des chèques.

• Reprise de matricule :

Permet d’effectuer une reprise d’impression pour certains matricules. Il faut alors spécifier un filtre à l’aide de l’option « Reprise de matricule ».



Codes de distribution

Cette option vous offre trois (3) choix :

• Chèques et relevés (0-9) : Permet d’effectuer l’impression des chèques et des relevés de salaire en même temps en respectant le code de distribution 0 à 9 provenant des informations « Dépôt bancaire » du dossier principal de chaque employé. • Chèques (0-4) :

Permet d’effectuer l’impression des chèques pour les employés ayant un code de distribution entre 0 et 4 provenant des informations « Dépôt bancaire » du dossier principal. • Relevés (5-9) :

Permet d’effectuer l’impression des relevés pour les employés ayant un code de distribution entre 5 et 9 provenant des informations « Dépôt bancaire » du dossier principal.

C’est ici que vous devez spécifier un filtre pour la reprise d’impression en lien avec le mode de traitement « Reprise de matricule ».

Reprise de matricule

Dans un cas de force majeure où la disponibilité au dépôt direct serait impossible, cette option vous permettrait d’imprimer des chèques pour l’ensemble de vos employés et ce, indépendamment du code de distribution (0 à 9) provenant du dossier de l’employé. Si vous désirez faire usage de cette option, il suffit de cocher « Oui ».

Panique! Imprimer des chèques au lieu de relevés de salaire

Cette section s’adresse uniquement aux utilisateurs de la GED (Gestion Électronique des documents)

Générer l’archivage pour les relevés de salaire

Si vous cochez « Oui », des fichiers d’archivages au format PDF seront créés pour la Gestion électronique des documents (GED). Un fichier par matricule sera créé.

Pour effectuer l’archivage des relevés de salaire seulement, il faut cocher la case « Archive seulement » de la ligne Relevés de salaire du menu Outils Paramètres Archivage… de l’application Paie et GRH. Si cette case est cochée et que vous avez coché « Oui » pour cette option, lors du démarrage de l’impression graphique des relevés de salaire, seul l’archivage s’effectuera.




Indicateur de données pour l’index des listes d’archivages

Veuillez vérifier avec votre responsable de la GED, le paramètre à inscrire ici. Vous avez le choix entre :

• (0) Données formatées (le champ est inséré dans le fichier d’index tel quel).

• (1) Données alphanumériques (le champ est inséré dans le fichier d’index en éliminant tout caractère qui n’est pas alphanumérique).

• (2) Données alphanumériques et sans blanc (le champ est inséré dans le fichier d’index en éliminant tout caractère qui n’est pas alphanumérique et élimine tous les blancs).

Voici la structure du fichier d’index :

Donnée Commentaire Longueur MATRICULE 9 NAS 9 CODE DE DISTRIBUTION 1 LIEU DE TRAVAIL 6 NOM LÉGAL 67 ADRESSE LIGNE 1 30 ADRESSE LIGNE 2 30 CODE POSTAL 6 DATE DU CHÈQUE 10 NUMÉRO DU CHÈQUE 7 PÉRIODE DE PAIE 2 NOM DU FICHIER PDF

Les

donn

ées

sont

dé

limité

es p

ar d

es v

irgul

es

200

Type d’imprimante pour l’archivage Assurez-vous d’avoir spécifié le type d’imprimante « Imprimante d’exportation PDF ».

Impression graphique – Critères d’impression

6.2 CRITÈRES D’IMPRESSION

Options Description

Tri

Il y a quatre (4) tris possibles :

• Code distribution/ lieu travail/nom légal/matricule • Code distribution/ lieu travail/nom légal/matricule inversé • Matricule • Matricule inversé


Une seule page par employé

Cette option permet de limiter l’impression du relevé à une page par employé. Si la liste des paiements et/ou déductions versés dépassait la limite d’affichage disponible, l’information s’afficherait ainsi :

• Format positionnel :

« Autres paiements », avec un total, s’affiche à la fin de la section rémunération et « Autres déductions » à la fin de la section déductions.

• Format positionnel : « Autres paiements », avec un total, s’affiche à la fin de la section rémunération et autres déductions et « Autres déductions », également à la fin de la section rémunération et autres déductions juste en dessous de « Autres paiements ».

La balance détaillée des paiements et/ou déductions s’imprime alors sur le rapport de production.

Impression graphique – Critères d’impression


Regroupement des paiements

Si vous décidez de cocher « Oui » pour le regroupement des paiements, voici de quelle manière celui-ci s’effectuera :

Paiements de type ASM Autres types de paiements

Regroupement sur

Code de paiement Corps d’emploi

Corps d’emploi Code de paiement

Montant unitaire

Message à tous Espace vous permettant d’imprimer un message pour tous les employés.

Imprimer le relevé sur des formulaires de chèques

Cette option vous permet, si vous cochez « Oui », d’imprimer le relevé de salaire sur un formulaire de chèque.

Impression graphique – Options

6.3 OPTIONS

Options Description

Banques de maladie Cochez les cases correspondant à la ou les banque(s) de maladie que vous désirez voir apparaître sur le relevé de salaire.

Banques de vacances Cochez les cases correspondant à la ou les banque(s) de vacances que vous désirez voir apparaître sur le relevé de salaire.

Cochez les cases correspondant à toutes autres banques que vous désirez voir apparaître sur le relevé de salaire.

Autres banques


Description du corps d’emploi pour les codes de paiements

Pour les codes de paiements spécifiés, la description du corps d’emploi accompagnera la description du code de paiement. Un maximum de trois (3) codes de paiements peut être inscrit. Voici un exemple :

Un paiement 101002 (Salaire non rég.) est effectué sur un emploi 5302 (Concierge (-9275m2)). L’affichage apparaîtra comme suit :

• Relevé positionnel :

• Relevé séquentiel :

Impression graphique – Options

Afficher la date de fin de période pour employés à la pièce

Cochez « Oui » si vous désirez voir apparaître une date de fin de période dans la section « Non régulier » du regroupement « Identification » du relevé de salaire ou du chèque. Cette date sert pour les employés n’ayant que des emplois sur pièce. La date affichée correspond à la date de fin de période de la période de paie calculée, moins les semaines de rétention inscrites au calendrier. Cette information n’est définie que sur le relevé de salaire « Positionnel ». Par contre, elle est disponible pour être ajoutée sur le format séquentiel dans la section « Identification ».

Vous retrouvez ici les dates de fin de période pour les employés à la pièce et ce, pour chacun des groupes de paie. Il est possible de modifier la date inscrite automatiquement par celle que vous désirez.

Date de fin de période pour les employés à la pièce

Cette option vous permet d’inscrire des messages provenant de la table des messages du menu Table Messages sur les chèques. Vous n’avez qu’à inscrire le ou les numéro(s) de messages que vous désirez imprimer.

Messages à imprimer

Cette option vous permet de déterminer le nombre maximal de lignes que vous désirez allouer comme espace pour les messages. Si, lors de l’impression, la production n’arrive pas à placer tous les messages sur le relevé ou le chèque, la balance s’imprimera sur le rapport de contrôle si vous avez coché « Oui » à l’option « Une seule page par employé ». Sinon, la production générera des pages tant qu’elle aura besoin d’espace pour imprimer tous les messages.

Nombre de lignes de messages maximum

Les valeurs des options « Banque de maladie, Banques de vacances, Autres banques et Description du corps d’emploi pour les codes de paiement », sont définies selon ce qui est déjà paramétré dans les anciennes fenêtres d’impression « Chèques de paie et Relevés de salaire ». Les changements apportés dans l’une ou l’autre des trois (3) fenêtres, « Chèques de paie, Relevés de salaire et Impression graphique » se répercutent directement dans les autres.


Impression graphique - Chèques

6.4 CHÈQUES

Options Description

Cette option vous permet de déterminer quelles sont les sections qui s’imprimeront sur le chèque et dans quel ordre.

Découpage

Endossement

Permet d’imprimer une section « endossement » à l’arrière du chèque. Veuillez cocher « Oui » si vous désirez imprimer cette section.

Veuillez cocher « Oui » si vous désirez imprimer une ligne de codage.

Imprimer la ligne de codage magnétique

#Chèque #Succ. #Institution #Compte


Impression graphique – Chèques – Relevés

Expédition au verso Cette option vous permet d’imprimer les informations pour l’envoi postal, au verso du relevé.

Vous devez choisir entre le format « Positionnel » ou « Séquentiel ». Veuillez consulter la section 4 de ce document pour plus d’informations.

Choix du format

6.5 RELEVÉS

Options Description

Cette option vous permet de déterminer quelles sont les sections qui s’imprimeront sur le chèque et dans quel ordre.

Découpage

Expédition au verso Cette option vous permet d’imprimer les informations pour l’envoi postal, au verso du relevé.

Vous devez choisir entre le format « Positionnel » ou « Séquentiel ». Veuillez consulter la section 4 de ce document pour plus d’informations.

Choix du format


Impression graphique – Signature

6.6 SIGNATURE Il vous est possible, grâce aux options de l’onglet signature, d’inscrire une signature sur le chèque. Si vous cochez « Oui », à l’option Impression de la signature, un mot de passe vous sera demandé lors du déclenchement de l’impression. Ce mot de passe est le même que celui utilisé pour ouvrir une session Paie et GRH.

Options Description

Veuillez cocher « Oui » si vous désirez imprimer une signature sur le chèque. Il vous faut spécifier le fichier contenant la signature à l’option suivante.

Impression de la signature

Utilisez la plaquette « Parcourir… » pour identifier le fichier contenant la signature.

Fichier signature

Si vous désirez apposer une signature différente lorsque le montant du chèque dépasse un certain montant, veuillez inscrire ici ce montant limite.

Montant limite pour la signature

Fichier signature montant limite Utilisez la plaquette « Parcourir… » pour rechercher le fichier contenant la signature pour les chèques dont le montant dépasse la limite spécifiée à l’option « Montant limite pour la signature ».


Impression graphique – Web

6.7 WEB Avec l’utilisation de l’impression graphique, le format du relevé de salaire passe du format html au format Acrobat « .pdf ». Un fichier par employé sera généré et celui-ci sera déposé dans votre base de données. L’affichage sur le Web ne se fera donc plus au format html. Le fichier « .pdf » en question s’ouvrira lors de la demande de visualisation de l’employé sur le site Web. Par contre, les anciens relevés de salaire déjà imprimés pour les calculs de paie antérieurs demeureront pour leur part au format html.

Peu importe que vous utilisiez ou non le module « Relevé de salaire Web », il est primordial, pour le bon fonctionnement de l’impression, que vous sélectionniez le type d’imprimante « Imprimante d’exportation PDF » à l’option Type d’imprimante et que celui-ci ait été paramétré tel qu’expliqué au point 3 de ce document.

Options Description

Type d’imprimante Assurez-vous d’avoir spécifié le type d’imprimante « Imprimante d’exportation PDF ».

Disponibilité sur le Web

La date associée à chacun des groupes de paie indique à partir de quelle date le relevé de la période, précédemment généré, sera disponible en visualisation sur le Web.

Si vous désirez modifier cette date pour un ou quelques groupes de paie, il vous est possible de le faire directement à l’aide de cette option.

Par contre, si les dates affichées ne vous conviennent pas pour l’ensemble des groupes de paie, il vous faut alors réviser le paramètre de disponibilité à la section « Relevés de salaire » de la fenêtre Configuration des services Internet au menu Outils Internet.


Impression

7. IMPRESSION Maintenant que nous vous avons présenté une vue d’ensemble de l’impression graphique des relevés de salaire et des chèques, voyons maintenant un résumé des étapes à effectuer pour l’impression. • Tout d’abord, assurez-vous d’avoir pris connaissance des points 2 à 5 de ce document et effectué au besoin les

traitements demandés. • Ensuite, remplissez la fenêtre « impression graphique » du menu Cycle de paie Chèques et Relevés selon

les informations qui vous sont fournies aux points 6.1 à 6.7. • Quand ces étapes seront complétées, vous serez alors prêt à faire démarrer. Selon le média d’impression que vous utilisez pour l’impression et l’expédition, voici ce que l’impression graphique vous permet d’effectuer selon les formats d’impression G.R.I.C.S. qui vous sont livrés :

Format Séquentiel – Chèques

Pliage en C Pliage en Z

Sous Enveloppe Formulaire à

cachetage par pression Sous Enveloppe

Formulaire à cachetage par pression

Non-disponible avec format G.R.I.C.S. Les coordonnées de

l’employé, sur le chèque, deviennent les

coordonnées d’expédition.

Format Séquentiel – Relevés de salaire






Impression

Format Positionnel – Chèques



Formulaire à Sous Enveloppe



Les coordonnées de l’employé, sur le chèque,

deviennent les coordonnées d’expédition.

Non-disponible avec format G.R.I.C.S.

De plus, il ne faut pas inclure l’item

« Expédition » dans la liste des items ordonnés

Format Positionnel – Relevés de salaire





Conclusion


CONCLUSION Ce document vous présentait de façon détaillée les différentes étapes afin de réaliser l’impression des relevés de salaire et des chèques en mode d’impression graphique. Si vous désirez plus de précisions à ce sujet, veuillez contacter l'équipe d'implantation et de soutien qui se fera un plaisir de vous fournir toutes informations supplémentaires.

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