Quelques pistes pour rendre le plus efficace possible les temps de runionAnne-France CHEYNET Circonscription Andrzieux Nord, fvrier 2012

Quelques prcisions propos du diaporama Cliquez sur les mots souligns ,la plupart du temps il sagit dun lien

Cliquez sur les boites outils, ce sont des liens qui renvoient des lments de mise en uvre pratique

En amontUne runion? rgle des 3 PPourquoi?Pour quoi (faire)?Pour Qui?

Pourquoi?En amont sinterroger sur:

RetourEn quoi cette runion est-elle utile?Quest-ce queMoi jen attends?Quest-ce que le groupe en attend ?

Pour quoi (faire)?

RetourPour transmettre (runion descendante) ou rcolter (runion ascendante) des informationsPour changer : trouver des ides des solutions, changer des infos, des opinions, des questions

Pour rsoudre des problmes: rechercher des solutions, dcider, valider ensemble

Pour Qui?A qui ,au final, ce temps de travail doit il bnficier?

avantQUI ?Cibler les participants ::Sont-ils membres de droit ?

Sont-ils comptents par rapport au sujet?Portent-ils une responsabilit par rapport au sujet?Sont-ils intresss par rapport au sujet?

Pour inviter/convoquer les concerns

avantPrparer la runion : tablir le T.O.P Fixer le cadre et le ThmeFixer lObjectif: Quel but doit-on atteindre la fin de la runion? Fixer le Plan Fixer lventuelle contribution des participants en amont

avantPrparer la runion : Communiquer le T.O.P aux participantsMOTIVEREn permettant aux participants de:Connatre lobjectif de la runion Connatre leur rle et leur contributionConnatre le bnfice et lintrt de leur participationCest

avantPrparer la salle : U,=, ,En Autobus:limite les changessignifie sous lautorit de; signifie Tous gaux; facilite les changessignifie disposition de ngociation; Prpare un affrontement possibleCombine place prpondrante de lanimateur et possibilit dchanges En Rond ou en Carr:Face Face:En U:

Pendant: Le DbutRappeler les 3P et en quoi ils sont communs TOUSQui? Prsentation (si ncessaire) des participants: Qui on est ,pourquoi on est l ,ce que lon attend de cette runionComment?:Les rgles de fonctionnement

Pendant: En coursLanimateurFait respecter les rgles du jeu en sappuyant sur son acceptation initiale et sur lobjectif de la runionRgule les changes :-faire sexprimer-Faire changer-grer les prises de parole-faire couter-reformuler-grer les conflits-faire des synthses

(Si ncessaire) Valoriser les acteurs et leur contribution

Un tour de table final o chaque participant rappelle oralement devant tous ce quil doit faire

(Si ncessaire) Etablir un chancier pour les prochaines runions

conclureQui fait Quoi pour Quand ?

ENGAGERLIERPour

Faire le compte-rendu et le diffuser

Agir en cohrence et consquenceapres

Ce diaporama constitue la synthse de propositions manant de 2 sites:Site de lESEN (Ecole Suprieure de lEducation Nationale)http://www.esen.education.fr/fr/ressources-par-theme/management-et-pilotage/communication-professionnelle/m-laguigne-fait-sa-rentree/

Site Animer une runionhttp://www.animerunereunion.com

Fixer la dure et obtenir laccord de TOUS

Prvoir et accepter les moments de purge: ncessaire au fonctionnement dun groupe vider son sac

Prvoir un scripteur et/ou un secrtaire

Clarifier et expliciter le rle de chacun: quelle contribution on attend deux

Les rgles de fonctionnementENRLERCest une faon d

Retour

On ne peut pas terminer la runion avant davoir.,de stre mis daccord sur.Retour

Attention aux petits parleurs ! (Chez les adultes aussi il y en a !! ).ce nest pas parce que lon ne sexprime pas que lon na rien dire !!!Attention leffet pygmalion (se rallier lopinion du groupe)Attention aux effets de leadersheap (se rallier lopinion du leader)Retourfaire sexprimer

RetoursexprimerDe lusage des pronoms, et autresVousPour :ENTENDRE-prendre en compte la parole des autres- Focaliser sur les besoins et centres dintrt des autresNousPour : ENRLER,ENGAGER-Faire adhrer un objectif communEntraner lactionAller ensemble vers un mme butVotrePour : MOTIVER-recentrer sur les motivations professionnelles et personnellesOnA EVITER:-Trop flou- ON cest tout le monde et personne la fois

Dpasser les simples opinions: quest-ce que tu en penses?Pourquoi?Sur quoi tappuies -tu?Quels indicateurs?A quoi on le voit?Retour

Le double tourChacun prpare par crit propos de la question abordependant quelques minutes, sa vision, son point de vue.Une fois que tout le monde est prt :

1 Le premier tour. Chacun sexprime tour de rle et chacun coute les autres.

2 Le deuxime tour. Chacun donne un cho ce quil vient dentendre.Il rpond une question du type : Enrichi par les autres, quelle est ta nouvelle dfinition ? . VARIANTE: On change les propositions crites pour viter les effets Pygmalion et LeadershipRetour

LADRAVMthode ADRAV (Accord, Dsaccord, Rien A Voir) Cette mthode comporte trois phases :

1 A comme Accord faire la liste de lensemble des points daccord existant entre les deux parties en conflit2 D comme Dsaccord faire la liste des points de dsaccord :3 R comme Rien A Voir faire la liste des points qui nont rien voir avec les deux points prcdents Affichs sur un tableau, lensemble des points daccord est souvent plus important que celui des divergences, la clarification de lobjet de la querelle permet de faire apparatre soit directement la solution soit les conditions pour y parvenir.Conseil : Mettez noir sur blanc les points. Ecrire cest raliser l'tendue des convergences. Retour