Question transversale 1 La Gouvernance des ProjetsLes Comités de Pilotages

Zoltán Mihók – COD Serbie

Séminaire HI sur l’« APPUI AUX OPH »Antananarivo, Madagascar31/10 – 04/11 2011

Pendant cette session nous présenterons et discuterons les points suivants:

- Exemples de comités de pilotage à différents niveaux

- Comment mettre en oeuvre un projet de manière réellement participative?

- Défis et opportunités dans la relation HI – OPH (ONG internationale/ ONG locale)

Qu’est-ce qu’un comité de pilotage?

Définition 1:Un Comité de Pilotage est un groupe d’individus responsables des politiques opérationnelles générales, des procédures, et des questions relatives affectant l’ensemble du projet/ programme/ organisation

Définition 2:Un comité de conseil en général composé d’acteurs de haut niveau et d’experts qui donne une guidance sur les questions clé comme les objectifs et politiques du projet/ programme/ organisation, le contrôle du budget, l’allocation des ressources, la stratégie de revue, et les décisions impliquant des dépenses importantes

Définition 3:. . . .

Un des aspects essentiels du management d’un projet est la composition et le rôle du Comité de Pilotage:

Qui en fait partie?

Que fait-il? Quel est le champ de ses compétences?

Prend-t-il des décisions ou émet-il seulement des recommandations?

S’il ne prend pas de décisions, qui le fait?

Qui a un pouvoir de veto?

Qui a réellement le pouvoir?

Qui sait/ est informé de ce dont ils parlent?

Qui n’en connait que les sigles?

Le comité a-t-il accès à une information pertinente?

Les membres sont-ils au clair avec leur rôle?

Sont-il plus intéressés par le contenu ou sont-ils en charge de trouver des solutions?

Les réponses à ces questions ne sont pas faciles et ne sont pas évidentes.

Composition d’un Comité de Pilotage

Le comité de pilotage d’un projet devrait être constitué d’individus représentant l’organisation de la société civile (ONG) qui ont un contact direct et un intérêt à la réalisation des actions et objectifs du projet.

Quand définir les rôles et responsabilités?

Idéalement, les rôles et responsabilités devraient être définis au début du projet lorsque la structure du projet est établie, et avalisés lors de la première réunion du comité de pilotage.

Exemples de Comités de Pilotage

Exemple 1: DRC1 agence chargée de la mise en oeuvre, 3 pays, réseaux d’OSC– projet de 3 ans – DRC / Kosovo Initiative Program 2004 - 2006

Exemple 2: HIConsortium en partenariat, HI + ONG du pays donateur + 4 OPH locales, 6 pays – projet de 6 ans– HI / Share SEE

DRC / Kosovo Initiative ProgramFresta / NAB - Bailleur

KIP Secrétariat – 4 personnesPhase 2: CoPil de 3 experts externes de la société civile, 2 représentants de la municipalité et 2 DRC officers

Phase 1: CoPil de 5 experts externes de la société civile et 2 DRC officers

- Réunions régulières pour réviser, sélectionner et assurer un suivi du Fonds d’Initiative KIP et des projets du réseau KIP- An independent PAB has as well been a guarantee against any conflict of interests in the selection of projects for the Open Fund- Réseau des partenaires KIP redevables envers leur communauté, mais aussi vis-à-vis du CoPil- No executive role- Coût par réunion

BAILLEUR 1 BAILLEUR2

BAILLEUR3 BAILLEUR 4

HI comme partenaire de mise en oeuvre et BAILLEUR

Polio Plus IC Lotos CIL ADS

INTRAC / SHIA

6 pays, 3 groupes de langues différentes, Régions très diverses en termes de développement, zone post conflit, de situations d’urgence à des contextes de développement

En général le rôle du Comité de Pilotage Share SEE était de:

-Assumer la responsabilité de la faisabilité du projet, du plan de mise en œuvre et de l’atteinte des objectifs; -Assurer que le champ du projet est en phase avec les exigences du bailleur et des groupes d’acteurs importants pour le projet; -Fournir une guidance aux parties prenantes du projet sur la mise en œuvre; -Assurer que les efforts et dépenses sont en lien avec les attentes du bailleur et des acteurs; -Établir des règles et procédures-Établir des critères pour évaluer les demandes, évaluer et sélectionner les demandeurs-Assurer l’identification de stratégies pour répondre aux menaces potentielles pesant sur le projet, et s’assurer que ces risques sont régulièrement réévalués; -Répondre à toute question ayant un impact potentiel important pour le projet; -Garder le champ du projet sous contrôle dans un contexte où de nouvelles questions imposent des changements et adaptations; -Réconcilier les différences d’opinion et d’approches et résoudre les disputes qui en découlent; -Faire les rapports sur la progression du projet;

En résumé

Lorsque les rôles et responsabilités sont bien définis au début d’un projet, cela permet une meilleure gestion des attentes quant au rôle du Comité de Pilotage dans le succès du projet,

ainsi qu’une bonne gouvernance de projet.

ETAPES SUIVANTES…

• Points de discussion• Q1 quelle organisation et prise de decision

dans les comite de pilotage• Q2 comment integrer le fait que HI reste

redevable envers le bailleur• Q3 quels sont les criteres pour un projet

reellement participatif• Q4 que doit on eviter quand on travaille avec

un comite de pilotage