Questionnaire « Les conditions de réussite d'un projet de mutualisation »

Le présent questionnaire vise :• à nous aider à préciser le niveau de maturité de notre projet de mutualisation des bibliothèques-

ludothèque ;• à souligner les points qui méritent notre vigilance.

L'échelle d'évaluation est comprise entre 1, le minimum, et 4, le maximum. Une non-réponse aura pour valeur 0. Les demi-valeurs sont acceptées si l'on estime être à mi-chemin entre deux situations (2,5 par exemple, si l'on s'estime à mi-chemin des situations notées 2 et 3).

A) LES PRÉALABLES = LA FAISABILITÉ DU PROJET

I. Les finalités (les orientations stratégiques) du projet de mutualisation : 1. Elles ne sont pas clairement définies (il s'agit par exemple d'une simple opportunité,

d'un « effet de mode » etc.)2. Elles sont formalisées mais sont d'ordre technique uniquement (mutualisation

partielle d'un secteur pour en simplifier la gestion = économies d'échelle)3. Elles font partie d'un projet de service d'ensemble des structures concernées4. La mutualisation fait partie d'un véritable projet structurant pour le territoire

Réponse :

II. Les objectifs précis (impacts ou effets recherchés à court et moyen terme) du projet de mutualisation : 1. Les objectifs ne sont pas énoncés2. Les objectifs sont énoncés mais restent flous3. Les objectifs sont formalisés4. Les objectifs sont clairement formalisés et portés par les directions et les élus

Réponse :

III. Le positionnement des élus vis-à-vis du projet de mutualisation : 1. La mutualisation des bibliothèques fait l'objet d'un débat entre les élus et une

majeure partie d'entre eux y est opposée2. Les élus sont assez partagés ou incertains sur le projet3. La plupart des élus sont favorables à la mutualisation4. Les élus sont moteurs et légitimes pour porter cette mutualisation, d'ailleurs inscrite

à l'agenda politique

Réponse :

IV. Le niveau de portage des directeurs(-trices) des bibliothèques-ludothèque concernées : 1. Ils ne considèrent pas du tout la mutualisation comme un projet stratégique2. Ils sont divisés et une partie seulement porte le projet3. Ils portent ce projet de mutualisation4. Ils ont un rôle moteur primordial dans le projet de mutualisation

Réponse :

V. La position des personnels des bibliothèques-ludothèque concernées : 1. Elles sont tout à fait opposées à ce projet de mutualisation2. Sans y être radicalement opposées, elles sont inquiètes ou dubitatives3. Elles sont favorables à ce projet4. Elles sont très favorables et même demandeuses de cette mutualisation

Réponse :

Intervieweur : / Interviewé : / Date : 1/2

Questionnaire « Les conditions de réussite d'un projet de mutualisation »

B) DIAGNOSTIC DE L'ORGANISATION ET QUESTION DE LA CONDUITE DU CHANGEMENT = LES MODALITÉS D'APPLICATION

I. Cartographie des forces et faiblesses : 1. Aucun diagnostic n'a été fait avant la mutualisation2. Un diagnostic a été partiellement réalisé3. Un diagnostic a été réalisé mais seulement pour les éléments internes aux

bibliothèques-ludothèque concernées4. Un diagnostic de territoire a été réalisé de façon complète (bibliothèques, territoire,

aspects historiques, culturels, publics, relations entre collectivités etc.)

Réponse :

II. Le niveau d'implication des secrétaires généraux ou directeurs de services des collectivités concernées :1. Les directeurs ne sont pas associés à la réflexion2. Ils sont associés à la réflexion mais avec un rôle mineur : rédaction d'arrêtés, etc.3. Ils sont pleinement associés à la réflexion4. Ils ont un véritable rôle moteur dans cette réflexion

Réponse :

III. La communication autour de ce projet de mutualisation : 1. Il n'y a pas de culture forte en matière de communication en direction des différents

interlocuteurs (collègues, partenaires, acteurs etc.)2. La communication est prévue ou souhaitée mais non organisée ou peu mise en

œuvre3. La communication est prévue et mise en œuvre – cependant dans l'optique de

fournir de l'information (information uniquement descendante)4. La communication est prévue et mise en œuvre pour permettre un réel échange

avec les différents interlocuteurs (information qui est donc aussi remontante)

Réponse :

IV. L'organisation de la démarche de mutualisation : 1. La démarche n'apparaît pas comme pensée globalement2. La démarche semble concerner pour l'instant uniquement un domaine précis de la

mutualisation sans visibilité pour savoir si elle sera par la suite étendue3. La démarche est bien pensée en étapes – mais sans plus de précision4. Les domaines à mutualiser ainsi que les étapes ont été clairement définies et un

calendrier a été arrêté

Réponse :

V. L'évaluation de cette démarche : 1. Il n'existe pas de culture de l'évaluation dans la structure, elle n'est donc pas prévue2. Une évaluation est prévue mais elle n'est pas clairement définie3. Des critères ont été posés dès le démarrage du projet pour évaluer quelques

aspects de la mutualisation (offre, ou diffusion, ou fréquentation, ou finances...)4. Des critères ont été posés dès le démarrage du projet pour évaluer tous les impacts

de la mutualisation

Réponse :

Intervieweur : / Interviewé : / Date : 2/2