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RAI

Avant ut il isat ion d’un document papier , vér ifi er sa validi té

RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE

L’ACDP

Référence :

DGTCP-ACDP-RAI-01Version : 1Date d’édi tion : 12/08/2010

Processus Tous les processus

Période Du 20 au 26 juil let 2010

Objet :

Le présent document constituant le rapport d’audit, présente les constats relevés lors de l’audit desprocessus du Système de Management de la Qualité de l’ACDP.

Objectifs

Les objectifs de cet audit sont les suivants :- Evaluer le niveau de conformité du Système de Management de la Qualité (SMQ) de l’ACDP

aux exigences de la norme ISO 9001 : 2008,- Evaluer l’efficacité du Système Qualité soumis à l’audit,- Evaluer la conformité du SMQ de la Qualité aux exigences internes et aux exigences légales

et réglementaires.

Rédaction du document Validation du document Approbation du document

KOFFI SINCLAIR

Responsable d’audit

Visa :

KOFFI CHARLES

Auditeur

Visa :

MME KIPRE MARIE-LAURENCE

Chef de service Qualité

Visa :

ASSAHORE KONAN JACQUES

Agent Comptable de la Dette Publique

Visa :

Gestionnaire du document Pilote du processus

Destinataires pour action Destinataires pour information Validité

ACDPPilotes de processus

- DQN à compter du : 12/08/2010

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Rappor t d’audit interne du Système de Management de laQualit é de l’ACDP

Avant ut il isation d’un document papier, véri fi er sa val id it é 2

Constats d’écarts PM1 : Gérer l ’Ecoute Client

Point fort :1/ Il existe un fort engagement de l’ACDP qui se traduit par:- le courrier N° 264/MEF/DGTCP/ACDP/YMA du 02 avril 2009 de demande de candidatureadressé au Directeur de la Qualité et de la Normalisation,

- l’instauration d’un point qualité aux réunions hebdomadaires du lundi.

2/ ll existe une liste de fournisseurs agréés.

3/Le tableau de bord du processus Mobiliser les Ressources Financières Publiques est bientenu, commenté et analysé. Il en est de même du plan d’actions qui est bien suivi.

ConstatNature du constat

NCF maj NCF min PS PP ArtLa Fiche d’identité du processus indiqueque les besoins et attentes des clientssont définis alors qu’il n’existe aucunepreuve de cette définition de besoins

X 5.2

Il a été institué un comité de trésoreriecomme dispositif d’écoute client. Mais lepilote du processus ne participe pas aucomité de trésorerie, de plus il n’est pasdestinataire du compte rendu de cecomité. Par conséquent, les décisions

issues de ces comités ne sont pasprises en compte dans le dispositifd’amélioration continue de ce processus

X

5.28.48.5

La fiche récapitulative du traitement desréclamations mentionnée dans laprocédure de traitement desréclamations n’existe pas

X7.2.38.48.5.1

La Fiche d’Identité du Processus Gérerl’Ecoute clients mentionne le centred’écoute usager comme dispositifd’écoute clients alors qu’il n’en existepas. Par ailleurs il y est fait mention derapport du centre d’écoute.

X 5.28.2.1

Deux enquêtes de satisfactions sontprévues pour être réalisées dansl’année selon la matrice de déclinaisonde la Politique Qualité sur le processus,alors que le tableau de bord duprocessus prévoit deux enquêtes tousles mois. Par ailleurs, le tableau de borddu processus du mois de juin 2010 n’estpas renseigné à la date l’audit (20 juillet2010).

X 5.28.2.1

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Constats d’écarts PM1 : Gérer l ’Ecoute Client

ConstatNature du cons tat Art ISO

9001NCF maj NCF min PS PPLa fiche de traitement des réclamations,ne permet pas d’enregistrer letraitement effectif de la réclamation(l’information du client, l’opportunitéd’actions correctives,…)

X 7.2.38.38.48.5

Le plan d’actions du processus prévoitl’exploitation des résultats d’enquêtesau plus tard le 31 mai 2010. Cette

exploitation n’a pas eu lieu au 20 juillet2010. De plus, le plan d’actions n’a pasété revu pour être mis à jour.

X

8.48.5

Les dispositions de l’instruction detravail DGTCP-ACDP-PM2-PRO-01-IT1relatives au comité processus prévoientque les décisions issues des comitésprocessus doivent être intégrées auplan d’actions du processus. Mais lesdécisions du comité processus du17/05/2010 ne figurent pas dans le pland’actions du processus.

X 8.5

Les résultats de l’enquête desatisfaction réalisée du 03 au 24 mai2010 montrent que l’ACCT a donné unenote de 7/10 alors que le tableau desynthèse indique 50% de satisfaction. Ilen est de même du SCS qui a donnéune note de 6/10 avec un taux de 80%de satisfaction inscrit au tableau desynthèse.

Par ailleurs, le questionnaire d’enquêtene prend pas en compte les prestationsspécifiques offertes par l’ACDP auxbanques, à la BCEAO, aux bailleurs defonds, aux DAAF, aux chefs de projets.

X 8.2.1

Il n’existe pas au niveau de l’ACDP, decartographie des clients qui permettrapour chaque client de connaitre sonadresse, la nature des prestationsreçues, ses exigences,…

X 5.2

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Constats d’écarts PM2 : Manager la Qualité

ConstatNature du constat Art ISO

9001NCF maj NCF min PS PPLes dispositions de la procédure de maîtrisedes documents et desenregistrements "DGTCP-ACDP-PM2-PRO-02 ʺ prévoient que seuls les documentsportant la mention Diffusion maîtrisée decouleur bleue sont disponibles chez lesutilisateurs, mais il existe une autre mentiondiffusion maîtrisée de couleur noire qui estapposée sur les documents.

X 4.2.3

La Fiche d’Identité du processus Assurer lacommunication n’a pas été diffusée auprèsde la DFDC comme prévue alors que cettedirection est destinataire pour information dece document.

X 4.2.3

Il n’existe pas de programme d’audit interneau niveau de l’ACDP. X 8.2.2Les dispositions de la procédure de maîtrisedes documents et desenregistrements "DGTCP-ACDP-PM2-PRO-02 ʺ stipulent que les documents sont diffusés

à partir de la liste de diffusion et de retraitréférencée DGTCP-ACDP-PM2-PRO-02-ERG1 alors que la diffusion des documentsest faite à partir d’un registre detransmission.

X

4.2.3

La liste/état des documents d’origineinterne en vigueur référencée DGTCP-

ACDP-PM2-PRO-02-ERG2 qui faitl’inventaire des documents d’origineinterne applicables n’est pas disponible àl’ACDP. Il en est de même de la liste/étatdes documents d’origine externe envigueur référencée ERG3-ACDP-PM2-PRO-02-ERG3 qui fait l’inventaire desdocuments d’origine externe applicables.

X

4.2.3

Les plans d’actions du processus demême que les tableaux de bord duprocessus ne sont pas référencéscomme stipulé dans la Fiche d’Identité duProcessus à la page 6/7.

X

4.2.3

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Constats d’écarts PM2 : Manager la Qualité


9001NCF maj NCF min PS PPLa rubrique ʺ Description de l’incidence dela non-conformité" sur les Fiches de NonConformités (FNC) n’est pas renseignée .Cela ne permet pas d’apprécier l’ampleurdu dysfonctionnement constaté. De plus,toutes les FNC font mention d’actionscorrectives à mettre en œuvre, mais iln’existe aucune Fiche d’ActionsCorrectives ouvertes au 20 juillet 2010.

X 8.38.5.2

Le plan de classement et le référentiel declassement et d’archivage n’existent pasalors que ces documents sont prévus dansla procédure de maîtrise des documents etdes enregistrements.

X 4.2.34.2.4

Les plans d’actions du processus Managerla Qualité diffèrent de celui du processus

Assurer la Communication. En effet, celuidu processus Manager la Qualité contientles rubriques suivantes: politiquesd’actions, objectifs mesurables, actionsconcrètes à mener, date butoir, indicateursde mesure, preuves de réalisation+barèmede notation. Alors que celui du processus

Assurer la communication comprend lesrubriques N°, actions à mener, échéance,responsable, statut,….

X 4.2.3

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Constats d’écarts PM3 : Assurer la communication


9001NCF maj NCF min PS PPLes demandes de communication del’année 2010 renseignées par lesservices ne sont pas disponibles alorsqu’il est prévu de les conserver pendanttrois ans chez le pilote du processusselon les dispositions relatives à lamaîtrise des enregistrements de la Fiched’Identité du Processus Assurer laCommunication..

X 4.2.4

Le plan de communication de l’année2010 n’est pas validé alors que la Fiched’Identité du Processus le prévoit.

X 4.2.3

Le pilote de processus affirme que lesclients ont été informés du lancement del’enquête de satisfaction par voie depresse mais il n’existe aucune preuve(coupon du communiqué de presse parexemple).

X 7.2.3

L’action N°12 du plan de communication2010 relative à la communication sur

l’enquête de satisfaction a été réalisée aumois de mai 2010 mais son efficacité n’apas été évaluée.

X 8.2.3

Le tableau de bord du processus n’estpas disponible au 20 juillet 2010. X 8.2.3La présentation officielle de la politiquequalité a été réalisée le 29 juin 2010 maisil n’existe aucune preuve de cettecommunication.

X 5.35.5.3

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Constats d’écarts PR1 : Mobiliser les ressources financières publiques


9001NCF maj NCF min PS PPLes chèques reçus ne sont pas certifiéscontrairement aux dispositifs de maîtrisementionnés dans la Fiche d’Identité duProcessus.

X 7.2.2

La Fiche d’Identité du Processus ne faitpas mention de l’instruction comptablerelative aux chèques à l’encaissement.

X 4.2.3

Les quittances T31P ne sont passystématiquement tirées lors de laréception des chèques. De plus, elles nesont pas remises aux clients (cas deschèques PETROCI N°520977 du10/06/2010 et SICOMED N° 4297793 du02/07/2010). Cela contrairement auxdispositions sur l’instruction comptableN°0242 DGTCP/DCE du 17 janvier 2007portant modalité de traitement deschèques déposés à l’encaissement despar les comptables généraux.

X 5.27.2.1

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Constats d’écarts PR2 : Gérer la trésorerie de l’Etat


9001NCF maj NCF min PS PPLa Fiche d’Identité du Processus indiquedans la rubrique matrice des interfacesque le PR2 offre des chèques et ordresde virement de même que desbordereaux de remise de chèques auPR1 alors que ce n’est pas le cas dans lapratique. Il en est de même pour lesdocuments retraçant les soldes bancairesde l’ACDP et des PCR.

X 7.2.1

L’indicateur taux de couverture desdépenses sociales des projets ne prendpas en compte toutes les dépenses fixes(notamment les salaires du moisprécédent) entraînant ainsi laconstatation d’un taux anormalementélevé (2024,13%) qui ne reflète pas laréalité.

X

8.2.3

Le taux de couverture globale desdépenses prend en compte toutes lesdépenses, alors que le GAP de trésoreriedes dépenses de la dette ne peut pasêtre couvert par la trésorerie disponibleau niveau des dépenses sociales deprojets.

X 8.2.3

La liste des dépenses prioritaires n’estpas validée. X 4.2.3Dans le plan d’actions du processusprésenté, le statut des 3 dernièresactions n’est pas précisé.

X 8.2.38.5

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Constats d’écarts PR3 : Exécuter les dépenses publiques


9001NCF maj NCF min PS PPLa Fiche d’Identité du Processusmentionne dans le catalogue desprocédures ʺ la procédure de dépensesde projets" et "la procédure de paiementde la dette publique ʺ . Or, ces procéduresne sont pas prises en compte dans larubrique documents associés dulogigramme du processus.

X 4.2.3

Le manuel des procédures de l’ACDPdatant de juin 2007 a été présenté lors del’audit alors que celui en vigueur date du17/08/2009. De plus, la version de juin2007 ne porte pas la mention périméecomme cela est stipulé dans la procédurede maîtrise des documents et desenregistrements.

X4.2.3

Les procédures ʺ dépenses de projets" et"paiement de la dette publique ʺ référencées dans la FIP ne sont pasdisponibles.

X 4.2.3

Les objectifs mentionnés dans la FIP,(Règlement total des dépenses, Tenuedes données fiables, exhaustifs et dansles délais, célérité dans le traitement desdossiers) sont différents de ceuxmentionnés dans la matrice dedéclinaison (Apurer les restes à payer,

Assurer le remboursement de la dettepublique dans les délais).

X 4.2.38.2.3

La rubrique ʺ Nature de la dépense ʺ dansl’applicatif GMDB ne présente pas « lesnatures » par ordre alphabétique, ce qui

ne rend pas facile les recherches.

X 7.5.1

La matrice de déclinaison prévoit unetolérance de 10 jours pour l’indicateurʺ Nombre de mandats traités hors délais ʺ alors que les dispositions réglementairesprévoient 5 jours francs.

X 8.2.37.2.1

Les mandats reçus la veille n’ont étéacheminé qu’à 10 heures 30 au servicestatistique présentant un risque sur lerespect du délai légal de prise en chargedes mandats.

X 7.5.1

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Constats d’écarts PR4 : Comptabiliser et produi re les comptes de gestion


9001NCF maj NCF min PS PPLes non conformités « montants saisiesdans V4 erronées du 11/06/2010, débitpar erreur du compte 515.51 au lieu515.54 du 21/06/2010 n’ont pas été prisen compte au niveau de l’indicateurnombre d’erreur constatés dans lacomptabilité du mois de juin 2010.

X 8.2.3

Les comptes de gestion 2006, 2007 et2008 ne sont pas transmis à ce jour. Deplus le compte de gestion 2009 n’est pasencore confectionné.

X 8.38.57.2.3

Le statut des actions du plan d’actionsn’est pas connu, ce qui ne permet pasd’être informé sur l’état d’exécution duditplan.

X 8.2.38.5

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Constats d’écarts PS1 : Gérer les approvis ionnements de Matériels, lesinfrastructures et la logistique


9001NCF maj NCF min PS PPLa Fiche d’Identité du Processusmentionne une ʺ fiche d’expression debesoins" alors que le document utilisé estla "fiche de demande de matériel ʺ . Il enest de même du tableau récapitulatif desbesoins qui n’existe pas.

X 4.2.4

Le formulaire d’évaluation préliminaire etde sélection des fournisseurs ne respectepas les dispositions de la procédure demaîtrise des documents et desenregistrements. En effet ce formulairene comporte ni logo, ni la référence, etc.

X 4.2.4

Les fournisseurs internes (DRHMG, DI) etexternes n’ont pas été évalués sur labase des prestations fournies l’annéedernière. De plus, les mêmesfournisseurs externes ont été reconduits.

X 7.4.1

La mise à jour du fichier de gestion dupatrimoine n’est pas réalisée (la dernièremise à jour date de 2009).

X 6.3

Les contrats avec les services mutualisés(DRHMG, DDP, ACCT, DI, DFDC) nesont pas encore validés. Par ailleurs, laFiche d’Identité du Processus mentionnedans les dispositifs de maîtrise un contratde service avec la DCP qui n’existe pas.

X 4.2.34.16.3

Il n’existe pas de fiche de stock pourl’année 2010. X 6.3Les contrats d’entretien du matériel quilient la DGTCP avec certains prestatairesexternes ne sont pas disponibles, ce quine permet pas d’établir des programmesd’entretien.

X 6.3

Il n’existe pas de fiche de vie deséquipements (climatiseurs,…). X 6.3

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Constats d’écarts PS2 : Gérer les Ressources Humaines


9001NCF maj NCF min PS PPLa fiche d’expression des besoins mentionnéedans la Fiche d’Identité du Processus n’existepas.

X 6.2.24.2.4 La procédure d’accueil et d’intégration"DGTCP-ACDP-PS2-PRO-01 ʺ prévoit laproduction de rapports d’intégration avantqu’un agent nouvellement affecté à l’ACDP nesoit sédentarisé à un poste. Mais l’agent Konénée Ouattara, ASF, M° 343 583S a étéaffectée au service comptabilité et dénouementpar note de service N°0619/MEF/DGTCP/ACDP/AML du 23/06/2010sans production de rapports aussi bien par elle-même que les Chefs de services, les Fondésde pouvoirs et le Chef de service RH. Il en estde même pour l’Agent Adopo.

X 6.2.2

L’évaluation de l’efficacité des formations sur lanorme ISO 9001 (réalisée en janvier 2010) et leSYGADE (réalisée en juin 2010) n’a pas été

effectuée au 21 juillet 2010. Par ailleurs, cetteévaluation n’a pas fait l’objet de planification.

X 6.2.2

L’évaluation du personnel n’est pas réalisée outout au moins n’a pas fait l’objet deplanification.

X 6.2.2

Les fiches de postes ne sont pas disponibles.De plus, il n’est pas prévu que la fiche de postesoit validée par l’agent concerné par le poste.

X 6.2.2

L’indicateur « taux de réalisation du plan deformation » ne prend pas en compte les délaisprévus pour exécuter les formations.

X 8.2.3

Les contrats d’objectifs ne sont pas encorevalidés. X

6.2.2

Dans les dossiers du personnel, il manque lespreuves de la formation initiale, de la formationcomplémentaire, de l’expérience (CV, copiesd’actes de la fonction publique indiquantl’appartenance à un emploi, copies dediplômes, copies d’attestations deformation,…). Cas du dossier de M.TOUPLEGNE Konan Marc, examiné lors del’audit.

X 6.2.2

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Constats d’écarts PS3 : Gérer le Système d’Information


9001NCF maj NCF min PS PPIl n’existe pas de fiche de vie deséquipements informatiques (ordinateurs,imprimantes,…).

X 6.3

L’indicateur taux de couverture enordinateur n’est pas renseignémensuellement comme prévu dans lamatrice de déclinaison de la politiquequalité sur le processus.

X

8.2.3

Les documents ʺ fiches d’identification desbesoins" et "tableau récapitulatif desbesoins validés ʺ mentionnés dans laFiche d’Identité des Processus n’existentpas. De plus, la FIP ne prend pas encompte les applications SYGADE,CONBANK et DCAD.

X8.2.3

Les données autres que celles desprogiciels ne sont pas sauvegardées. X 6.3Il n’existe pas de programme demaintenance préventive des équipementsinformatiques.

X 6.3

Le compte rendu du comité processus du14/05/2010 relève des pannes fréquentesd’ordinateurs et des problèmes de réseaualors que cela n’est pas visible dans letableau de bord du processus.

X 8.2.3

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Constats d’écarts PS4 : Assurer la sécurité

Conclusion générale

L’audit du Système de Management de la Qualité de l’ACDP a révélé de nombreuses nonconformités et plusieurs points sensibles notamment au niveau de la documentation.L’amélioration du SMQ au travers des actions correctives, de l’exploitation des tableaux debord, des comités processus et des plans d’actions n’est pas visible.Le dispositif sécurité est à bâtir.Par conséquent, l’ACDP devra corriger les écarts suscités dans les meilleurs délais en vuede réaliser un deuxième audit interne de son SMQ.L’ACDP devra par ailleurs apprécier s’il est nécessaire de maintenir un processus Gérer leSystème d’Information sur lequel il n’a aucune maitrise.

ANNEXES

PLAN D’AUDITLISTE DE PRESENCE REUNION D’OUVERTURELISTE DE PRESENCE REUNION DE CLOTURE


9001NCF maj NCF min PS PPLe guide sécurité ne précise la catégoriede l’Etablissement Recevant du Public(ERP) qu’est l’ACDP.

X 6.3

Tout le dispositif de sécurité est inexistant X 6.3

Documents

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