Rapport de la vérificatrice générale du Canada à l’Assemblée … · financière du Nunavut (MGF) est la principale source de la politique sur la gestion financière. Les nombreuses

Bureau du vérificateur général du CanadaOffice of the Auditor General of Canada

Rapport de la vérificatrice générale du Canada à l’Assemblée législative du Nunavut — 2009Rapport no 1Pratiques de gestion financière — Ministère de la Santé et des Services sociaux du Nunavut

Tous les travaux de vérification dont traite le présent rapport ont été menés conformément aux normes pour les missions de certification établies par l’Institut Canadien des Comptables Agréés. Même si le Bureau a adopté ces normes comme exigences minimales pour ses vérifications, il s’appuie également sur les normes et pratiques d’autres disciplines.

This document is also available in English and Inuktitut.Ce document est également publié en anglais et en Inuktitut.

À l’honorable Président de l’Assemblée législative du Nunavut,

J’ai l’honneur de vous transmettre mon rapport de vérification sur les Pratiques de gestion financière — Ministère de la Santé et des Services sociaux du Nunavut destiné à l’Assemble législative du Nunavut, conformément aux dispositions de l’article 48 de la Loi sur le Nunavut.

La vérificatrice générale du Canada,

Sheila Fraser, FCA

Ottawa, le 31 mars 2009

Vérificatrice générale du CanadaAuditor General of Canada

Table des matières

Points saillants 1

Introduction 5

Objet de la vérification 7

Observations et recommandations 8

Planification et établissement des budgets 8

Le gouvernement n’a pas précisé ce qu’il attend à long terme du Ministère 8

Le Ministère n’a pas de plan à long terme 8

Les plans d’immobilisations sont incomplets et n’énoncent pas toutes les obligations financières du Ministère 9

Il n’existe aucun plan de travail relié au budget 10

Le budget ne reflète pas les dépenses prévues du Ministère 13

Comptes créditeurs et débiteurs 14

Le Ministère a préparé un guide sur l’autorisation des opérations, mais il reste encore beaucoup de travail à accomplir 14

Il n’existe pas de protocole d’entente pour guider les deux ministères dans l’exercice de leurs responsabilités 15

Le traitement des comptes créditeurs est inexact, incomplet et ne s’effectue pas en temps voulu 16

Le Ministère ne perçoit pas toutes les sommes qui lui sont dues 19

Information 20

L’absence d’une information de qualité réduit la capacité du Ministère de recouvrer ses coûts 20

Conclusion 22

À propos de la vérification 24

Annexe

Tableau des recommandations 26

Rapport de la vérificatrice générale du Canada à l’Assemblée législative du Nunavut — 2009 iii

Pratiques de gestion financièreMinistère de la Santé et des Services sociaux du Nunavut

Points saillants

Objet Le ministère de la Santé et des Services sociaux du Nunavut a la responsabilité d’offrir des services aux quelque 30 000 Nunavummiut qui vivent dans 25 communautés dispersées sur un vaste territoire. En 2007-2008, le Ministère a dépensé un total de 249 millions de dollars pour assurer la prestation de ces services. Au sein du gouvernement du Nunavut, ce ministère est le plus important. Il compte plus de 900 postes à l’Administration centrale et dans les trois régions. Au cours des deux dernières années, quelque 35 p. 100 des postes étaient vacants en raison de la difficulté qu’éprouve le Ministère à recruter et à conserver du personnel qualifié.

Nous avons réalisé cette vérification à la demande de l’Assemblée législative, qui s’inquiétait du fait que le ministère de la Santé et des Services sociaux connaissait des dépassements de crédits et des insuffisances budgétaires de dizaines de millions de dollars depuis l’exercice 1999-2000. L’Assemblée législative s’inquiétait également du fait que le Ministère contrevenait aux dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques qui interdit les dépassements de crédits. Ayant toujours dépassé ses budgets, le Ministère demandait, année après année, des crédits supplémentaires pour s’acquitter de ses obligations financières, souvent après avoir déjà dépensé les fonds demandés.

Nous avons vérifié si le Ministère était en mesure de respecter les exigences de la législation et de la réglementation applicables à la gestion des ressources financières. Plus particulièrement, nous avons vérifié comment le Ministère planifiait et établissait ses budgets et comment il surveillait ses dépenses. Nous avons aussi examiné les systèmes utilisés pour le traitement des opérations financières, qui est confié au ministère des Finances du Nunavut pour le compte du ministère de la Santé et des Services sociaux.

Rapport de la vérificatrice générale du Canada à l’Assemblée législative du Nunavut — 2009 1

PRATIQUES DE GESTION FINANCIÈRE — MINISTÈRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DU NUNAVUT

Pertinence Des ressources publiques sont confiées à tous les gestionnaires du gouvernement pour assurer la prestation des programmes et des services. Le gouvernement confie au Ministère environ le quart du budget territorial pour qu’il offre des services de santé et des services sociaux aux Nunavummiut. Il est essentiel que les gestionnaires des finances et des programmes gèrent efficacement les finances s’ils veulent assurer la prestation des programmes et des services et bien administrer les ressources qui leur sont confiées.

Constatations • Le Ministère a l’habitude de dépasser son budget et de demander des crédits supplémentaires. Lorsqu’il établit ses budgets, le Ministère ne prépare pas de plans de travail pour déterminer les services à offrir, ce qu’il en coûtera pour les offrir et ce que seront ses priorités, étant donné les ressources dont il dispose.

• Les budgets annuels ne tiennent pas compte de la façon dont les fonds sont utilisés au cours de l’exercice ni du moment où ils doivent être dépensés. Par exemple, le Ministère prévoit les coûts du personnel comme si tous les postes étaient dotés; pourtant, année après année, environ 34 p. 100 de ses postes sont vacants. Cette méthode d’établissement des budgets fausse la somme que le Ministère s’attend à dépenser réellement pour le personnel. Au cours de l’exercice, les fonds octroyés en trop pour le personnel sont réaffectés à d’autres secteurs qui n’ont pas été pourvus adéquatement. La réaffectation des fonds d’un secteur du budget à l’autre au cours de l’exercice est une pratique fréquente au Ministère. Il est ainsi difficile pour celui-ci de comparer ses dépenses à son budget au cours de l’exercice.

• Le ministère des Finances ne dispose pas d’assez de ressources humaines pour percevoir les sommes dues au ministère de la Santé et des Services sociaux, comme les sommes dues par des gouvernements territoriaux et provinciaux pour les services rendus à leurs résidants pendant leur séjour au Nunavut, ou les sommes dues par des résidants du Nunavut pour leur participation aux frais de voyage et à d’autres frais. En raison d’une pénurie de personnel, le Ministère ne prend que peu de mesures, voire aucune, pour percevoir ces sommes. Comme bon nombre de ces comptes sont en souffrance depuis plus d’un an, il est peu probable que le Ministère puisse les percevoir.

• Le Ministère accuse souvent de longs retards dans le paiement de ses fournisseurs. De fait, plusieurs d’entre eux refusent maintenant de faire crédit au Ministère, ce qui nuit aux activités. Un fournisseur de produits pharmaceutiques refuse désormais de faire affaire avec

Rapport de la vérificatrice générale du Canada à l’Assemblée législative du Nunavut — 20092


le Ministère. D’autres fournisseurs n’expédient des produits au Ministère que s’ils sont payés à l’avance. Nous avons constaté que des paiements avaient été effectués à des fournisseurs avant que les comptes n’aient été vérifiés de manière adéquate, ce qui contrevient aux autorisations et représente une perte de contrôle grave. Le fait de ne pas payer ses fournisseurs en temps voulu nuit à la capacité de fonctionnement du Ministère.

• Le Ministère a pris des mesures pour améliorer la gestion financière, particulièrement la gestion des budgets. La haute direction s’assure que les gestionnaires des budgets comprennent parfaitement leurs responsabilités en matière de gestion financière et les comptes qu’ils ont à rendre. La délégation du pouvoir de signature a été révisée. De plus, chaque gestionnaire de budget a reçu instruction de contrôler ses budgets, car il aura à rendre des comptes. Enfin, en 2007, le Ministère a réorganisé ses services administratifs régionaux dans l’intention d’améliorer la prestation des services reliés aux fonctions financières. Le Ministère a également adopté récemment une série de formalités administratives pour aider les gestionnaires à s’acquitter de leurs obligations financières. Lors d’une réunion de la haute direction au printemps 2008, des directives ont été données aux gestionnaires sur les processus financiers et l’obligation de rendre compte des budgets.

Réaction des ministères. Les ministres ont accepté toutes nos recommandations. Leurs réponses détaillées font suite à chaque recommandation présentée dans le rapport.



Introduction

1. Au cours de l’exercice 2008-2009, le gouvernement du Nunavut (le gouvernement) prévoit dépenser plus d’un milliard de dollars pour offrir des services aux Nunavummiut (les habitants du Nunavut). Il dépensera environ le quart de ce budget par l’entreprise du ministère de la Santé et des Services sociaux (le Ministère), son plus grand ministère. Au cours de l’exercice 2007-2008, le Ministère a dépensé un total de 249 millions de dollars pour assurer la prestation des programmes de santé et de services sociaux.

2. Le Ministère est responsable devant l’Assemblée législative du Nunavut par l’entremise du ministre de la Santé et des Services sociaux. La mission du Ministère consiste à promouvoir et à protéger la santé et le bien-être des résidants du Nunavut de manière à ce qu’ils puissent mener une vie autonome et productive.

3. L’Administration centrale du Ministère se trouve à Iqaluit. Les trois bureaux régionaux sont situés à Pangnirtung, Rankin Inlet et Cambridge Bay. Le Ministère exploite l’hôpital Qikiqtani General, le seul hôpital du territoire, qui est situé à Iqaluit, ainsi que des centres de santé dans les 24 autres collectivités du territoire. Le Ministère a aussi la responsabilité d’offrir les programmes et les services sociaux dans toutes les collectivités du territoire. En plus de fournir les services de santé et les services sociaux sur l’ensemble du territoire, le Ministère doit envoyer de nombreux Nunavummiut à l’extérieur du territoire pour obtenir des soins spécialisés.

4. Le maintien de la capacité en ressources humaines pose depuis longtemps un défi au gouvernement et au Ministère. Cette question fera l’objet d’une future vérification. Le 31 mars 2008, 36 p. 100 de tous les postes du Ministère étaient vacants, soit environ 348 postes sur 954. Le taux de vacance dans les postes professionnels était de 45 p. 100, soit 172 postes sur 381. En plus de ces postes vacants, le roulement du personnel est élevé dans l’ensemble du Ministère, y compris à la haute direction. Depuis sa création, en 1999, le Ministère a eu neuf sous-ministres; le sous-ministre actuel est en poste depuis mai 2007. Pendant notre vérification, un des deux postes de sous-ministre adjoint était vacant.

5. Le principal fondement de la gestion financière au gouvernement est la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Le Manuel de gestion financière du Nunavut (MGF) est la principale source de la politique sur la gestion financière. Les nombreuses directives qui s’y trouvent énoncent des lignes directrices détaillées et les pouvoirs délégués.



6. Le Conseil de gestion financière (CGF) est un comité du Conseil exécutif de l’Assemblée législative qui a été établi en vertu de la LGFP. Il est chargé, pour l’ensemble du gouvernement, de la planification financière, de l’établissement des budgets, de l’affectation des ressources financières ainsi que de l’élaboration et de la mise en œuvre des règles de comptabilité. Le CGF doit donner son approbation à toute question financière devant être approuvée par l’Assemblée législative, notamment le budget principal des dépenses d’entretien et de fonctionnement, les budgets d’immobilisations et les crédits supplémentaires.

7. Le gouvernement du Nunavut a publié un document de planification clé, Pinasuaqtavut: 2004-2009, qui établit ses engagements, ses buts et ses valeurs. Un des buts énoncés dans ce document est d’avoir des collectivités en santé au Nunavut.

8. De 1999 jusqu’au milieu de 2007, le ministère de la Santé et des Services sociaux était responsable de tous les aspects de la gestion financière, y compris la planification et l’établissement des budgets, le traitement des opérations et les opérations comptables générales. Au milieu de 2007, les responsabilités relatives au traitement des opérations et aux opérations comptables générales ont été transférées au ministère des Finances, à ses bureaux d’Iqaluit, de Rankin Inlet et de Cambridge Bay.

9. Tous les ans, depuis 1999-2000, le Ministère a dépensé plus que ce que l’Assemblée législative l’y avait autorisé (voir la pièce 1). Le Ministère a donc dû demander plus d’argent, sous la forme de crédits supplémentaires, au cours des exercices, pour pouvoir s’acquitter de ses obligations financières. Nous signalons que le Ministère n’est pas le seul à avoir ce problème de dépassements de crédits. C’est aussi le cas du gouvernement dans son ensemble. Nous avons signalé ce problème lors de la vérification de suivi à la suite de notre rapport de 2005 à l’Assemblée législative du Nunavut.

10. En réponse aux demandes répétées de crédits supplémentaires présentées par le Ministère, l’Assemblée législative a demandé à la vérificatrice générale, en mars 2007, d’effectuer une vérification des pratiques de gestion financière du Ministère.



Objet de la vérification

11. Nous avons vérifié si le Ministère pouvait démontrer qu’il avait établi un processus de planification et d’établissement des budgets qui lui permet de répondre aux exigences de la législation et de la réglementation applicables à la gestion des ressources financières. Nous avons examiné les processus de planification du Ministère pour les exercices 2007-2008 et 2008-2009 ainsi que ses projets d’immobilisations pour les exercices 2005-2006 à 2008-2009. Nous avons examiné également le processus d’établissement des budgets et le traitement des comptes créditeurs et débiteurs pour l’exercice 2007-2008.

12. Nous avons examiné comment s’effectuait le traitement des opérations financières au ministère des Finances et s’il permettait de produire en temps voulu des renseignements financiers complets et exacts.

13. Nous avons terminé notre vérification du Ministère par l’examen du processus de surveillance mensuelle des budgets. Nous avons vérifié plus particulièrement si ce processus donnait aux gestionnaires les renseignements et les outils nécessaires pour gérer leurs budgets. Nous avons aussi vérifié si le Ministère avait envisagé de recouvrer ses coûts et s’il avait perçu les sommes qui lui étaient dues.

14. La section intitulée À propos de la vérification qui se trouve à la fin du présent rapport fournit d’autres détails sur les objectifs, l’étendue, la méthode et les critères de la vérification.

Pièce 1 Le Ministère dépense plus que le budget de fonctionnement et d’entretien (F et E) approuvé initialement (Budget principal des dépenses)

0

50

100

150

200

250

300

Montant (en millions de dollars)

1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008

Exercice

Budget de F et E initial

Dépenses totales



Observations et recommandations

Planification et établissement

des budgets

15. La planification et l’établissement des budgets constituent des éléments importants de la gestion financière, car ils permettent à l’organisation d’affecter ses ressources financières en fonction de ses plans et de ses attentes, c’est-à-dire de ses objectifs globaux à long terme.

16. Nous nous attendions à ce que le ministère de la Santé et des Services sociaux planifie la prestation des services de santé et des services sociaux à court et à long terme et que ses plans soient conformes aux attentes du gouvernement.

Le gouvernement n’a pas précisé ce qu’il attend à long terme du Ministère

17. Par attente à long terme, on veut dire, par exemple, les types et les niveaux de services de santé et de services sociaux à fournir aux Nunavummiut dans un avenir prévisible. Le gouvernement du Nunavut établirait ces attentes à long terme, les appuierait et prendrait des engagements à leur égard.

18. Dans son document de planification, Pinasuaqtavut: 2004-2009, le gouvernement n’établit pas d’attentes précises quant aux types et aux niveaux de services que le Ministère doit offrir. Nous n’avons pas trouvé d’autres documents qui décrivaient ces attentes. Par conséquent, le Ministère n’a pas d’orientation claire pour l’aider à planifier à court et à long terme.

Le Ministère n’a pas de plan à long terme

19. Nous avons constaté que le Ministère n’avait pas établi de plans pour la prestation à long terme des services de santé et des services sociaux ni pour les types et les niveaux de service à fournir aux Nunavummiut. Cependant, notre examen a indiqué que la haute direction avait établi des priorités à court terme et des stratégies pour les années à venir. Par exemple, la haute direction a lancé une stratégie de recrutement et de maintien en fonction des infirmières qui pourrait aider le Ministère à retenir ses infirmières au Nunavut. Cependant, ces stratégies à court terme ne font pas partie d’un plan complet à long terme qui correspondrait aux attentes du gouvernement.

20. Dans tout le gouvernement du Nunavut, il existe un roulement du personnel élevé, à tous les échelons, même aux échelons supérieurs. Il est essentiel que le Ministère établisse et communique clairement ses attentes à long terme en matière de prestation de services, y compris les

Type de service — s’entend des questions fondamentales comme les types de services à offrir, par exemple, s’il faut les offrir principalement dans le territoire ou ailleurs, ou si l’on offre les services de médecins ou d’infirmières praticiennes.

Niveau de service — s’entend des questions comme les temps d’attente, les services couverts et les normes de service.



types et les niveaux de service. La compréhension de ces attentes à long terme permet à la direction de planifier et de travailler en vue d’atteindre des buts précis. Sans attentes à long terme, les buts du Ministère et les plans qui s’y rattachent peuvent changer fréquemment.

Les plans d’immobilisations sont incomplets et n’énoncent pas toutes les obligations financières du Ministère

21. Le Ministère a la responsabilité de préparer un plan d’immobilisations documenté. Ce plan doit comprendre toutes les estimations et les hypothèses sur lesquelles il repose, y compris le coût total des projets et le temps nécessaire pour les réaliser. Le plan doit être complet. Il doit présenter toutes les obligations financières du Ministère en matière d’immobilisations pour lui permettre, ainsi qu’à l’Assemblée législative, de prendre des décisions éclairées. Le Ministère doit réviser le plan de manière à ce qu’il reflète les progrès réalisés et les changements apportés au fil du temps.

22. Nous avons comparé les plans d’immobilisations du Ministère qui ont été approuvés au cours des quatre dernières années pour déterminer s’ils étaient complets. Nous avons constaté de nombreux changements d’un exercice à l’autre :

• Certains projets ne sont pas entièrement définis et mentionnent des lieux « inconnus ».

• Les plans de certains projets pluriannuels ne mentionnent un financement que pour les premières années, mais non pour les années ultérieures; les plans ne présentent donc pas de l’information complète sur les coûts.

• Les coûts cumulatifs totaux d’un projet présentaient des incohérences par rapport aux exercices antérieurs sans qu’il y ait d’analyse ou d’explication.

23. Pour ces raisons, les plans ne donnent pas un tableau complet des projets d’immobilisations du Ministère et des engagements financiers connexes.

24. Sans plan d’immobilisations complet qui présente le total des engagements financiers et le temps à y consacrer, le Ministère ne peut pas prendre de décisions éclairées sur ce qu’il peut se permettre d’entreprendre ou non dans l’avenir. Cela pourrait l’empêcher de terminer les projets en cours et faire augmenter le risque que les dépenses d’immobilisations ne dépassent les fonds disponibles.



25. Recommandation. Le ministère de la Santé et des Services sociaux devrait veiller à ce que ses plans d’immobilisations soient complets en y incluant tous les projets d’immobilisations et en présentant toutes ses obligations financières.

Réponse du Ministère. Le ministère de la Santé et des Services sociaux accepte cette recommandation.

Le processus de planification des immobilisations établi par le gouvernement comprend des projets d’acquisition d’immobilisations ainsi que des dépenses pour accroître la vie utile prévue d’immobilisations existantes. Les projets d’immobilisations peuvent être réalisés au cours d’un seul exercice ou s’étendre sur plusieurs exercices.

Le Ministère admet que les changements qui ont un effet sur les crédits approuvés peuvent avoir des répercussions sur les différents projets. Ceux-ci peuvent parfois être retardés ou révisés si le gouvernement établit de nouvelles priorités, soit pendant le processus de planification, soit durant l’exercice.

Au cours de l’exercice 2009-2010, le Ministère réaménagera les responsabilités des postes pour garantir que toutes les exigences des projets d’immobilisations en cours et futurs et toutes les obligations financières seront recensées et incluses lors de la planification, et que l’on surveillera l’avancement des projets par rapport au plan d’immobilisations.

Il n’existe aucun plan de travail relié au budget

26. L’établissement d’un budget permet d’appuyer la planification et la reddition de comptes en donnant aux gestionnaires la possibilité de planifier et d’affecter les ressources nécessaires pour offrir un produit ou un service en fonction des attentes définies. Il est important que le Ministère prépare des budgets fiables qui comprennent les prévisions des ressources nécessaires pour répondre aux attentes.

27. Nous nous attendions à ce que le ministère des Finances, conjointement avec le ministère de la Santé et des Services sociaux, ait fixé pour le Ministère un objectif annuel en ce qui a trait aux dépenses. Nous nous attendions aussi à ce que les deux ministères aient analysé cet objectif en tenant compte des données historiques. Cette analyse aurait permis de déterminer toutes les principales tâches et hypothèses. Après l’approbation de l’objectif concernant les dépenses, nous nous attendions, en outre, à ce que le Ministère ait préparé des plans de travail pour justifier cet objectif annuel, lesquels auraient été établis selon les priorités, négociés et approuvés.

Plan de travail — liste de toutes les activités à réaliser; temps nécessaire pour réaliser les activités; principales étapes à franchir; et ressources (personnes, actifs corporels, technologies et montants) nécessaires pour obtenir les résultats attendus.



28. Au cours de l’exercice 2007-2008, le Ministère a dépensé 249 millions de dollars, ce qui est supérieur à l’objectif de 225,6 millions de dollars qui avait été fixé pour ce qui est des dépenses. L’objectif fixé pour cet exercice était fondé sur les prévisions budgétaires de 2006-2007, mais ne tenait pas compte des dépenses réelles qui avaient alors été effectuées ni des coûts projetés pour 2007-2008. Il ne tenait pas compte non plus du coût des principales tâches et des hypothèses. Pour l’exercice 2007-2008, le Ministère a dû encore une fois demander des crédits supplémentaires.

29. Nous avons constaté que le Ministère préparait son budget en fonction de l’objectif établi pour les dépenses par le groupe de gestion des dépenses du ministère des Finances et approuvé par le Conseil de gestion financière (CGF). Le Ministère exige que les gestionnaires de budget préparent et présentent, pour leurs secteurs respectifs, des budgets qui respectent leurs objectifs en ce qui a trait aux dépenses. Cependant, certains gestionnaires de budget croient que l’objectif pourrait ne pas répondre à leurs besoins. Nous avons constaté que les gestionnaires n’établissaient pas de plans de travail. Par conséquent, le Ministère ne peut informer le gouvernement de ce qu’il peut offrir ou ne peut pas offrir.

30. Les gestionnaires de budget doivent préparer des analyses de rentabilisation pour obtenir des ressources supplémentaires. Certains gestionnaires de budget préparent de telles analyses, mais bon nombre d’entre eux nous ont informés qu’ils n’avaient pas les ressources humaines pour les aider à le faire ni le temps nécessaire. Dès le départ, certains gestionnaires de budget croient qu’ils devront dépasser leur budget pour assurer le même niveau de services de santé et de services sociaux que l’année précédente. La façon dont les gestionnaires planifient et gèrent leurs dépenses n’est donc pas alignée sur l’objectif fixé par le Conseil de gestion financière.

31. Afin d’harmoniser la planification et la gestion des dépenses au Ministère, le sous-ministre, dès sa nomination au printemps de 2007, a pris diverses initiatives, notamment :

• une restructuration des services administratifs régionaux au sein du Ministère afin d’améliorer la prestation des services financiers;

• le retrait initial du pouvoir délégué en matière de dépenses, de contrats et de voyage pour lui permettre de comprendre la façon dont le Ministère mène ses activités et effectue ses dépenses;

• la révision et la restauration ultérieures des pouvoirs délégués de signature à tous les gestionnaires de budget, accompagnées de



l’instruction expresse de contrôler leurs budgets, puisqu’ils devront rendre compte de l’utilisation qu’ils en feront dans leurs secteurs de responsabilité respectifs;

• lors d’une réunion de la haute direction, en avril 2008, la remise de directives aux gestionnaires sur les processus financiers et la reddition de comptes à l’égard des budgets.

32. En novembre 2008, pour la première fois au cours des dernières années, tous les postes de la Division des services administratifs du Ministère étaient pourvus. Lors de notre vérification, il était encore trop tôt pour évaluer l’avancement de ces récentes initiatives. Cependant, celles-ci pourront contribuer à améliorer la gestion financière au sein du Ministère et, particulièrement, la planification et la gestion des dépenses.

33. Recommandation. Le ministère des Finances, conjointement avec le ministère de la Santé et des Services sociaux, devrait veiller à ce que l’objectif du Ministère en ce qui a trait aux dépenses comprenne des estimations des principales tâches, des données historiques et des hypothèses. Le ministère de la Santé et des Services sociaux devrait élaborer des plans de travail selon les priorités, qui seraient négociés et approuvés, afin de justifier les fonds disponibles.

Réponse des Ministères. Le ministère de la Santé et des Services sociaux et le ministère des Finances acceptent cette recommandation.

Le ministère de la Santé et des Services sociaux se servira du modèle de planification financière du gouvernement du Nunavut pour prévoir de manière réaliste ses dépenses concernant les programmes et les mécanismes de prestation des services de santé et des services sociaux en y intégrant les éléments recommandés.

Les gestionnaires des budgets et des finances ont la responsabilité de préparer des rapports d’écarts réalistes, à jour et exacts pour faciliter les projections financières régulières correspondant aux plans de travail initiaux.

Au cours des trois prochaines années, les systèmes d’information du ministère de la Santé et des Services sociaux seront établis, élargis et améliorés au besoin. Lorsqu’ils auront été entièrement mis sur pied, ces systèmes fourniront de l’information pertinente et opportune sur les tendances des soins de santé au Nunavut qui permettra d’élaborer des plans de travail proactifs. Cela permettra au ministère de la Santé et des Services sociaux de préparer des analyses de rentabilisation solides à partir de prévisions plus pertinentes de ce que seront les besoins futurs des Nunavummiut.



Le budget ne reflète pas les dépenses prévues du Ministère

34. Lorsque son budget est approuvé, un ministère doit affecter les fonds selon les plans de travail et le moment où les dépenses doivent être effectuées. Cela est important pour permettre au gestionnaire du budget de suivre les dépenses en fonction du budget pendant toute l’année. Nous nous attendions à ce que le Ministère ait affecté les fonds visés par les dépenses approuvées selon les plans de travail et le moment où les dépenses devaient être effectuées.

35. Nous avons constaté que le Ministère n’affecte pas ses fonds comme il a réellement l’intention de les dépenser. Par exemple, le Ministère prévoit des coûts de personnel comme si tous les postes allaient être pourvus. Cependant, au cours des deux dernières années, environ 35 p. 100 des postes étaient vacants. Cette façon d’établir le budget ne représente pas les dépenses prévues véritablement pour le personnel. Pour l’exercice 2007-2008, plus de 21 millions de dollars du budget du personnel n’ont pas été utilisés pour ce poste. Le Ministère a réaffecté ce montant excédentaire à d’autres dépenses qui n’avaient pas été prévues de manière adéquate dans le budget.

36. La réaffectation de fonds budgétaires à différents secteurs jette un meilleur éclairage sur l’absence de liens entre le budget et les dépenses réelles. Le Ministère n’établit pas son budget initial selon l’utilisation qu’il prévoit faire des fonds au cours de l’année. Nous avons constaté qu’en plus de réaffecter les excédents du budget du personnel, le Ministère réaffecte souvent d’autres montants. Au cours de l’exercice 2007-2008, il a effectué un total de 58 virements budgétaires (approbations au niveau supérieur des mouvements de fonds), soit plus d’un par semaine en moyenne, ce qui indique d’importants ajustements de budget au cours de l’exercice. Par conséquent, le personnel passe du temps à virer des fonds afin de répondre aux obligations financières du Ministère. Ces réaffectations font qu’il est difficile pour les gestionnaires de surveiller leurs budgets.

37. Nous avons constaté que le Ministère prévoit dans son budget des versements mensuels égaux pour les débours en espèces, ce qui ne reflète pas le modèle des dépenses prévues. En raison de la combinaison des réaffectations de fonds et des débours en espèces mensuels égaux, il est difficile pour le Ministère de surveiller, de suivre et d’analyser ses dépenses selon son budget.

38. À notre avis, le processus d’établissement du budget annuel de 2007-2008 n’a pas produit un tableau exact des ressources dont le Ministère avait besoin pour assurer la prestation des services de santé et des services sociaux aux Nunavummiut.



39. Recommandation. Le ministère de la Santé et des Services sociaux devrait veiller à répartir son budget selon des plans de travail qui décrivent ce qu’il entend réaliser au cours de l’exercice. Les débours en espèces prévus devraient correspondre aux modèles des dépenses prévues.


Les services offerts par le Ministère comprennent les soins de courte durée, les soins offerts dans les cliniques spécialisées, les voyages pour soins médicaux réguliers et les évacuations aériennes pour urgences médicales. Le volume de ces services est souvent difficile à prévoir avec exactitude pour un mois donné. Par conséquent, il est difficile de prévoir exactement le moment où les dépenses seront effectuées.

Les gestionnaires des budgets et des finances seront tenus d’établir de manière plus réaliste des modèles de dépenses prévues dans les plans de travail détaillés dans les cas où les services sont prévisibles. Le Ministère tiendra compte de ces modèles pour affecter son budget afin de réduire éventuellement le nombre de virements budgétaires nécessaires au cours de l’exercice.

Comptes créditeurs et débiteurs 40. L’une des principales responsabilités du service des finances d’une organisation est de veiller à ce que les fonctions comptables traditionnelles, y compris le traitement des comptes créditeurs et débiteurs, soient exécutées de manière adéquate afin de produire en temps voulu des renseignements financiers complets et exacts.

41. En juillet 2007, le ministère de la Santé et des Services sociaux a transféré au ministère des Finances tout le traitement de ses opérations financières, notamment le traitement des paiements, l’inscription des sommes à recevoir et les entrées manuelles des corrections. Le ministère de la Santé et des Services sociaux a maintenant la responsabilité de surveiller le traitement de ses opérations au ministère des Finances, puisque ce travail influe sur la qualité de son information financière et, en bout de ligne, sur sa capacité de prévoir les écarts par rapport aux budgets.

Le Ministère a préparé un guide sur l’autorisation des opérations, mais il reste encore beaucoup de travail à accomplir

42. Nous nous attendions à ce que le ministère de la Santé et des Services sociaux ait préparé un guide à l’intention des gestionnaires pour faciliter le traitement exact, complet et en temps voulu de toutes les opérations.



43. Nous avons remarqué que le Ministère avait adopté, il y a quelque temps, un manuel de procédures administratives. Ce manuel, qui décrit les étapes à suivre pour autoriser les opérations, a été remis à tous les gestionnaires des budgets. Il constitue le premier ensemble de directives uniformes sur l’autorisation des opérations que le ministère des Finances traitera au nom du Ministère. Une formation sur le manuel a été offerte dans la plupart des bureaux régionaux du territoire. Ces procédures administratives constituent un pas dans la bonne direction pour donner aux gestionnaires des directives qui visent à faciliter le traitement des opérations. Cependant, certains éléments importants pour aider les gestionnaires à surveiller les budgets et à autoriser les opérations, comme les étapes à suivre pour déceler les écarts importants, ne figurent pas dans ce manuel.

Il n’existe pas de protocole d’entente pour guider les deux ministères dans l’exercice de leurs responsabilités

44. Nous nous attendions à ce que le Ministère ait conclu avec le ministère des Finances un protocole d’entente ou une entente de service qui décrirait les rôles et les responsabilités de chaque ministère. L’entente préciserait les attentes et aiderait le Ministère à surveiller le travail que le ministère des Finance effectue en son nom. Même si on nous a remis des copies de l’ébauche de l’entente, celle-ci n’a pas été parachevée. En l’absence d’entente entre les deux ministères, des problèmes risquent de survenir sans que l’on sache qui doit s’en occuper et de quelle façon.

45. Recommandation. Le ministère de la Santé et des Services sociaux et le ministère des Finances devraient parachever une entente de service qui décrirait les rôles et les responsabilités de chaque ministère dans le traitement des opérations.


Le ministère de la Santé et des Services sociaux a récemment doté tous les postes vacants de la Direction générale des services administratifs, qui est chargée de la gestion et de la planification financières, de l’établissement des rapports financiers et de la surveillance des finances du Ministère. Le ministère de la Santé et des Services sociaux collaborera avec le ministère des Finances pour conclure avec celui-ci une entente de service définitive avant la fin de l’exercice 2008-2009.



Le traitement des comptes créditeurs est inexact, incomplet et ne s’effectue pas en temps voulu

46. Le traitement des comptes créditeurs est important, car il a des répercussions sur les rapports financiers dont les gestionnaires se servent pour prendre des décisions, sur les relations du Ministère avec les fournisseurs et sur la réception des fournitures nécessaires pour offrir les services. Nous nous attendions à ce que le ministère des Finances veille à ce que le traitement des factures soit exact et complet, et à ce que les paiements soient effectués en temps voulu. L’information financière produite par le système comptable sous forme de rapports financiers est utile uniquement si ces trois exigences sont respectées.

47. Le ministère des Finances n’a pas de procédures établies pour veiller au contrôle et à l’uniformisation du traitement. Cette absence de procédures est aggravée par le roulement du personnel et l’absence de formation du personnel qui assure le traitement. N’ayant pas de procédures officielles à suivre, certains gestionnaires régionaux ont préparé une liste d’étapes à suivre pour guider le travail du personnel qui assure le traitement dans leur région.

48. Pour déterminer si les paiements sont effectués en temps voulu, nous avons examiné l’information comptable de l’exercice terminé le 31 mars 2008. Nous avons constaté que pour le mois de mars 2008, le traitement d’une facture a pris en moyenne 58 jours, depuis la date d’émission de la facture jusqu’à la date du paiement. Cela veut dire que le ministère des Finances est incapable de traiter les paiements dans le délai prescrit par le Manuel de gestion financière, soit 30 jours pour les entreprises non territoriales et 20 jours pour les entreprises territoriales. De plus, nous avons constaté qu’environ 16 p. 100 des 3 070 factures payées en mars 2008 avaient été traitées plus de 90 jours après la réception de la facture. De nombreux fournisseurs sont insatisfaits de ces retards.

49. Un examen des écritures de journal manuelles pour l’exercice 2007-2008 (au 10 juillet 2008) nous a permis d’évaluer si les opérations étaient inscrites dans les livres comptables de manière exacte et en temps voulu. Nous avons constaté que 523 des 1 066 écritures de journal manuelles (49 p. 100) avaient été effectuées après le 31 mars, soit après la fin de l’exercice. Environ 275 de ces écritures (53 p. 100) étaient des corrections, des redressements et des reclassements. Cela suppose qu’une part importante des corrections, des redressements et des reclassements sont effectués après la fin de l’exercice, ce qui permet de s’interroger



sur l’exactitude de l’information contenue dans les rapports mensuels d’écarts que les gestionnaires examinent au cours de l’exercice.

50. Nous avons trouvé un total de 16 cas où deux opérations portaient le même numéro de facture, le même fournisseur et le même montant, et pour lesquels deux chèques différents avaient été émis. Ces 16 cas représentent des paiements en trop qui peuvent s’élever à 24 000 $. Le personnel a confirmé que des paiements en double se produisaient. En effet, des fournisseurs retournent des chèques et indiquent qu’ils ont déjà reçu leur paiement. Le personnel nous a informés qu’entre 5 et 10 p. 100 environ des paiements étaient fondés sur des photocopies des factures plutôt que sur les originaux. Effectuer des paiements à partir de photocopies n’est pas une bonne pratique et représente une faiblesse importante sur le plan du contrôle, car ainsi le risque de paiements en double se trouve augmenté. Le Ministère a recours à cette pratique pour compenser le fait que les paiements sont en retard et pour rendre service aux fournisseurs en les payant plus rapidement. Les agents des finances ont indiqué qu’ils s’efforçaient de vérifier dans leur système comptable si le paiement avait déjà été effectué.

51. Lorsque nous avons évalué le traitement des opérations effectué par le ministère des Finances pour déterminer s’il était complet, nous avons observé que de nombreuses factures n’avaient pas été traitées et n’avaient même pas été inscrites dans le système financier. L’utilité des rapports produits par le système comptable dépend de l’information qui y est entrée. Le fait que toutes les factures n’ont pas été inscrites indique que le système comptable ne contient pas toujours l’information complète sur la situation financière du Ministère.

52. Les fournisseurs sont mécontents d’être payés en retard. Nous avons constaté qu’en raison du paiement en retard des factures, les fournisseurs avaient appelé à maintes reprises les deux ministères pour se plaindre de ne pas avoir été payés. Des membres du personnel, à divers niveaux, ont reçu des plaintes de fournisseurs, y compris les sous-ministres des deux ministères. Cette situation pose des problèmes, particulièrement en situation de pénurie de personnel, puisque celui-ci doit consacrer du temps à répondre aux plaintes.

53. En raison du mécontentement des fournisseurs, nous avons remarqué que les relations d’affaires entre le Ministère et des entreprises s’étaient détériorées et que des entreprises y avaient même mis fin. Par exemple, un fournisseur de produits pharmaceutiques spécialisés a décidé de ne plus faire affaire avec le Ministère. Dans un autre cas, en raison des retards fréquents dans le traitement des paiements, un fournisseur d’équipement médical membre d’un



consortium a informé le Ministère qu’il ne pouvait plus profiter de prix avantageux. Depuis, le Ministère doit payer plus cher et s’approvisionner auprès de petits fournisseurs.

54. En raison des retards dans le traitement, des fournisseurs ont pris des mesures pour obtenir une garantie de paiement du Ministère. Certains fournisseurs, comme des compagnies aériennes et des hôpitaux, imposent maintenant des conditions de paiement. D’autres ne font pas crédit ou demandent d’être payés à l’avance. Cela alourdit encore plus le fardeau administratif du Ministère, car des rapprochements entre les montants des avances versées et les dépenses réelles doivent être effectués pour garantir que les paiements correspondent aux biens et aux services reçus par le Ministère.

55. Le Ministère n’a pas respecté les délais prévus dans le Manuel de gestion financière pour ce qui est des conditions de paiement. Les solutions de rechange du Ministère pour obtenir les biens et les services sont des indices d’un système de traitement des paiements qui ne fonctionne pas. En raison de la faiblesse de ce système, le Ministère est incapable de savoir en tout temps combien il doit à ses créanciers.

56. Recommandation. Le ministère de la Santé et des Services sociaux, conjointement avec le ministère des Finances, devrait établir un processus pour garantir que toutes les factures sont traitées de façon exacte et complète, et dans les délais prescrits par le Manuel de gestion financière. Le ministère des Finances devrait cesser de faire des paiements à partir de photocopies et veiller à recouvrer tous les paiements faits en double.


Le ministère de la Santé et des Services sociaux continuera de travailler en étroite collaboration avec le ministère des Finances pour définir les rôles, les responsabilités et les procédures permanents pour tous les aspects du cycle des comptes créditeurs afin d’améliorer et d’appuyer constamment le traitement et l’inscription des opérations de manière exacte et en temps voulu.

Le traitement d’opérations à partir de copies de factures sera évité. Dans les cas où des circonstances extraordinaires l’exigeront, les copies seront clairement identifiées comme telles par le membre du personnel qui effectuera l’opération. Lorsque des paiements en double seront détectés, le ministère des Finances prendra rapidement des mesures pour recouvrer les paiements en trop.



Le Ministère ne perçoit pas toutes les sommes qui lui sont dues

57. Si l’organisation peut percevoir toutes les sommes qui lui sont dues, elle dispose de plus de ressources pour acheter du matériel, embaucher des employés et offrir des services. Le Ministère est essentiellement un fournisseur de services et la plupart de ses opérations financières servent à payer des fournisseurs. Cependant, en plus des comptes débiteurs, le Ministère a la possibilité de recouvrer des sommes. Il peut, par exemple, recouvrer l’argent que lui doivent des gouvernements territoriaux et provinciaux pour les soins médicaux prodigués à leurs résidants pendant leur séjour au Nunavut, les sommes payées en trop à des employés qui ont quitté le Ministère et la participation aux frais de voyage pour soins médicaux remboursable par certains résidants du Nunavut.

58. Une organisation doit connaître en tout temps le montant qu’elle peut recouvrer de ses débiteurs. Elle doit les informer de leur dette en temps opportun et prendre les mesures nécessaires pour recouvrer les sommes qui lui sont dues. Nous nous attendions à ce que le Ministère inscrive ses comptes débiteurs en temps voulu, prennent les mesures de recouvrement prévues dans le Manuel de gestion financière et soit en mesure de déterminer le montant non réglé qu’il pourrait éventuellement recouvrer à un moment donné.

59. Le Ministère peut nous indiquer le montant total qui lui est dû grâce à son rapport sur les comptes débiteurs. Nous avons examiné ce rapport pour déterminer si les mesures de recouvrement étaient prises en temps voulu. Un rapport chronologique des comptes débiteurs, qui indique les montants des comptes débiteurs des périodes précédentes, nous a permis de déterminer le montant non réglé que le Ministère pourrait peut-être recouvrer. Nous avons constaté que les créances de plus d’un an représentaient une part importante du solde des créances impayées. Au 31 mars 2008, le Ministère avait des créances de plus de 30 jours qui totalisaient 5 568 000 $ et représentaient 93 p. 100 de toutes les créances comptabilisées à cette date. Parmi ces montants non réglés, une tranche de 2 500 000 $, soit 42 p. 100, était constituée de créances de plus de 365 jours.

60. Nous avons signalé des problèmes liés aux comptes débiteurs à de nombreuses reprises par le passé. Le dernier rapport de suivi de la vérificatrice générale relatif à son rapport à l’Assemblée législative du Nunavut de 2005 indique aussi qu’il s’agit d’un problème à l’échelle du gouvernement.

61. La capacité du Ministère de recouvrer l’argent qui lui est dû est réduite, car les postes des agents chargés des comptes débiteurs aux

Participation aux frais — portion du coût d’un voyage payée par le gouvernement du Nunavut que certains voyageurs doivent rembourser.



bureaux d’Iqaluit et de Cambridge Bay du ministère des Finances ne sont pas tous dotés. Au cours de notre visite à Iqaluit, aucun employé du ministère des Finances ne travaillait au recouvrement des sommes dues. Certains des postes identifiés pour ce travail de perception étaient vacants depuis des mois. Bien que par le passé, le ministère des Finances ait envisagé d’avoir recours à des tiers pour le recouvrement, il n’y fait pas appel actuellement, mais il sait qu’il n’a pas tiré parti de toutes les possibilités de percevoir les sommes dues au ministère de la Santé et des Services sociaux.

62. Recommandation. Le ministère de la Santé et des Services sociaux et le ministère des Finances devraient élaborer et mettre en œuvre un plan d’action qui recenserait les moyens de percevoir les sommes dues. En l’absence de personnel suffisant, les ministères devraient envisager d’avoir recours à un tiers pour percevoir les créances.


Le ministère de la Santé et des Services sociaux a collaboré avec le ministère des Finances à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un plan d’action qui fournit une orientation sur le recouvrement des sommes dues au gouvernement. En juillet 2008, le Manuel de gestion financière a été révisé afin d’inclure le recours à des agences de perception indépendantes, changement qui a été intégré au plan d’action.

En octobre 2008, une formation a été offerte au personnel sur les procédures de facturation des services médicaux pour appuyer le recouvrement des sommes dues au gouvernement du Nunavut. Le Ministère est en train de doter le poste d’agent de facturation des services médicaux pour garantir que les comptes dus au gouvernement du Nunavut pour des services médicaux seront recouvrés à temps.

Information L’absence d’une information de qualité réduit la capacité du Ministère de recouvrer ses coûts

63. Une organisation doit adopter, communiquer et suivre des politiques pour assurer l’intégrité de son information financière et non financière. Elle doit veiller à ce que l’information soit contrôlée, tenue à jour et protégée de manière appropriée et mettre en œuvre des procédures pour recueillir des renseignements complets, exacts et en temps opportun pour faciliter la prise de décisions.



64. Nous nous attendions à ce que le Ministère ait recueilli de l’information complète, exacte et à temps pour aider les gestionnaires à planifier, à contrôler et à prendre des décisions éclairées, notamment pour tirer parti des possibilités de recouvrer les coûts.

65. Dans la section précédente, nous avons indiqué que le traitement des opérations effectué par le Ministère ne permettait pas de produire une information financière de qualité pour les gestionnaires. Nous avons également constaté des limites dans la qualité de l’information non financière du Ministère qui l’ont empêché de recouvrer ses coûts.

66. Par exemple, l’insuffisance d’information non financière empêche le Ministère de recouvrer les coûts du Programme des services de santé non assurés. En vertu de ce programme, le Ministère peut recouvrer certains frais remboursables du gouvernement fédéral. Cependant, le Ministère ne recueille pas toujours toute l’information nécessaire pour recouvrer certains de ces frais remboursables. Pour chaque résidant du Nunavut qui est envoyé dans le sud, un bon de transport est émis et des formulaires doivent être remplis par les foyers et les hôpitaux. Le Ministère ne recueille pas toujours les renseignements complets et exacts sur les résidants qui voyagent en se servant des bons de transport. Par exemple, il lui arrive d’inscrire un nom erroné pour le patient qui doit obtenir des services médicaux dans le sud. Si son information non financière n’est pas complète et exacte, le Ministère ne peut justifier les frais et satisfaire aux exigences du programme fédéral pour obtenir un remboursement. De même, en raison du manque d’information, le Ministère est incapable de recouvrer des sommes dues par des non-résidants qui ont obtenu des soins médicaux au Nunavut.

67. Nous avons aussi constaté que le Ministère n’inscrivait pas adéquatement les renseignements au sujet des dossiers de la Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs. Le Ministère peut obtenir le remboursement des frais de voyage de ces travailleurs. Cependant, nous avons été informés que ces frais de voyage étaient souvent comptabilisés comme frais de voyage pour services médicaux plutôt que pour l’indemnisation des travailleurs, ce qui empêche le Ministère de disposer des renseignements nécessaires au recouvrement de ces coûts.

68. Le Ministère ne s’est pas donné de politiques pour aider le personnel et les fournisseurs de service à recueillir des renseignements non financiers fiables. Il n’a pu nous fournir une estimation des sommes qu’il aurait pu recouvrer en raison de la non-fiabilité de ces renseignements.



69. Recommandation. Pour maximiser le recouvrement des coûts, le ministère de la Santé et des Services sociaux devrait :

• établir des politiques et des procédures claires pour son personnel et pour les fournisseurs de services externes de manière à disposer de toute l’information nécessaire au Programme des services de santé non assurés et aux services médicaux offerts aux non-résidants;

• se donner des politiques et des procédures claires pour le traitement des dossiers de la Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs et sensibiliser tout le personnel à l’importance de bien coder les dossiers de la Commission.


En novembre 2008, le personnel a reçu une orientation et une formation sur la façon de traiter et de coder toutes les opérations financières de manière à ce que toutes les sommes qui peuvent être remboursées par des tiers, comme la Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs, soient inscrites et recouvrées comme il se doit.

Le ministère de la Santé et des Services sociaux a examiné la structure de rapport et la charge de travail reliées aux opérations d’assurance-santé pour régler les problèmes de ressources et de direction.

Le Ministère est en train d’établir des politiques et des processus clairs qui seront finalisés et mis en œuvre au cours de l’exercice 2009-2010. Nous les communiquerons au personnel et aux fournisseurs de services externes afin de garantir la saisie exacte des renseignements nécessaires au recouvrement des coûts du Programme des services de santé non assurés et des services médicaux dispensés aux non-résidants.

Conclusion

70. Le ministère de la Santé et des Services sociaux n’a pu démontrer qu’il avait établi un processus de planification et d’établissement des budgets étayé par une information complète, exacte et fournie en temps opportun qui lui permet de répondre aux exigences de la législation et de la réglementation relatives à la gestion des ressources financières. Cependant, le Ministère a pris des mesures pour améliorer la gestion financière, plus particulièrement la gestion des budgets.



71. Pour ce qui est de la planification, le Ministère n’avait pas de plans à long terme pour fournir une orientation suffisante sur le type et le niveau de service de santé et de services sociaux à offrir. De tels plans à long terme sont très importants pour un ministère qui fait face à des problèmes de personnel, tels qu’un taux élevé de postes vacants et un taux de roulement élevé au sein de la haute direction. Pour ce qui est des budgets, l’établissement d’un objectif de dépenses n’était pas étayé par l’analyse de données historiques et d’hypothèses, et les gestionnaires n’ont pas préparé de plans de travail reliés au budget de manière à respecter l’objectif en ce qui a trait aux dépenses.

72. De plus, nous avons constaté que le traitement des comptes créditeurs est inexact, incomplet et qu’il n’est pas effectué en temps voulu. Par conséquent, les rapports financiers sont inexacts et peu fiables, et ne permettent pas aux gestionnaires de surveiller les dépenses par rapport à leurs budgets. Les fournisseurs sont mécontents d’être payés en retard. Qui plus est, la pénurie de personnel a empêché le Ministère de percevoir des sommes importantes qui lui sont dues, et l’insuffisance des renseignements non financiers du Ministère l’a également empêché de recouvrer ses coûts. Ces faiblesses peuvent amener les gestionnaires à dépasser leurs budgets, à compromettre des relations d’affaires et à réduire les possibilités de recouvrer les coûts. En conséquence, le Ministère peut avoir besoin de crédits supplémentaires.



À propos de la vérification

Objectif

Cette vérification avait pour objectif de déterminer si le ministère de la Santé et des Services sociaux pouvait démontrer qu’il avait établi un processus de planification et d’établissement de budgets appuyé par une information complète, exacte et fournie en temps opportun qui lui permet de respecter les exigences de la législation et de la réglementation applicables à la gestion des ressources financières.

Étendue et méthode

Nous avons examiné le processus de planification et d’établissement des budgets du ministère de la Santé et des Services sociaux pour les exercices 2007-2008 et 2008-2009. Nous avons aussi examiné comment le Ministère gérait le traitement des opérations financières au ministère des Finances. Nous avons terminé notre examen du Ministère en examinant le processus de surveillance mensuelle des budgets.

Nous nous sommes entretenus avec des gestionnaires et des membres du personnel de l’Administration centrale et des bureaux régionaux des deux ministères. Nous avons obtenu et analysé l’information contenue dans le système financier du gouvernement et avons examiné des documents pour étayer notre examen.

Critères

Voici les critères que nous avons utilisés pour cette vérification et leurs sources :

La direction a examiné et reconnu la validité des critères utilisés dans le cadre de la présente vérification.

Critères Sources

Nous nous attendions à ce que le Ministère puisse démontrer que les résultats opérationnels, comme les extrants prévus, sont définis et communiqués à son personnel.

Modèle de la capacité de gestion financière. Bureau du vérificateur général, 1999 (Planification et budgétisation)

Nous nous attendions à ce que le Ministère ait préparé un plan financier documenté, estimations et hypothèses à l’appui, que ce plan ait été approuvé par la haute direction, qu’il respecte les exigences de la législation, que les ressources nécessaires soient justifiées, que le plan serve de base au contrôle et qu’il puisse être utilisé pour demander des comptes aux gestionnaires.


Nous nous attendions à ce qu’un budget réaliste ait été préparé, négocié et approuvé pour le Ministère et qu’il prévoie suffisamment de ressources pour permettre d’atteindre les objectifs fixés.


Nous nous attendions à ce que les données financières et non financières, y compris sur toutes les opérations, soient recueillies et traitées intégralement, de façon exacte et en temps voulu.

Modèle de la capacité de gestion financière. Bureau du vérificateur général, 1999 (Gestion des données et gestion des contrôles internes)

Manuel de gestion financière (Nunavut), Directive 803-3



Fin des travaux de vérification

Les travaux de vérification menés aux fins du présent rapport ont été pour l’essentiel terminés le 31 juillet 2008.

Équipe de vérification

Vérificateur général adjoint : Ronnie CampbellDirecteur principal : John Apt

Première directrice : Kari SwarbrickDirectrice : Tammy Meagher

Audrey GarneauYin Mei KwokSean MacLennanPhilippe Malette Steven Mariani François Pelletier

Pour obtenir de l’information, veuillez joindre la Direction des communications en composant le numéro 613-995-3708 ou le 1-888-761-5953 (sans frais).



Annexe Tableau des recommandations

Les recommandations formulées dans ce rapport sont présentées ici sous forme de tableau. Le numéro du paragraphe où se trouve la recommandation apparaît en début de ligne. Les chiffres entre parenthèses correspondent au numéro des paragraphes où le sujet de la recommandation est abordé.

Recommandation Réponse

Les plans d’immobilisations sont incomplets et n’énoncent pas toutes les obligations financières du Ministère

25. Le ministère de la Santé et des Services sociaux devrait veiller à ce que ses plans d’immobilisations soient complets en y incluant tous les projets d’immobilisations et en présentant toutes ses obligations financières. (21-24)

Le ministère de la Santé et des Services sociaux accepte cette recommandation.

Le processus de planification des immobilisations établi par le gouvernement comprend des projets d’acquisition d’immobilisations ainsi que des dépenses pour accroître la vie utile prévue d’immobilisations existantes. Les projets d’immobilisations peuvent être réalisés au cours d’un seul exercice ou s’étendre sur plusieurs exercices.

Le Ministère admet que les changements qui ont un effet sur les crédits approuvés peuvent avoir des répercussions sur les différents projets. Ceux-ci peuvent parfois être retardés ou révisés si le gouvernement établit de nouvelles priorités, soit pendant le processus de planification, soit durant l’exercice.

Au cours de l’exercice 2009-2010, le Ministère réaménagera les responsabilités des postes pour garantir que toutes les exigences des projets d’immobilisations en cours et futurs et toutes les obligations financières seront recensées et incluses lors de la planification, et que l’on surveillera l’avancement des projets par rapport au plan d’immobilisations.



Il n’existe aucun plan de travail relié au budget

33. Le ministère des Finances, conjointement avec le ministère de la Santé et des Services sociaux, devrait veiller à ce que l’objectif du Ministère en ce qui a trait aux dépenses comprenne des estimations des principales tâches, des données historiques et des hypothèses. Le ministère de la Santé et des Services sociaux devrait élaborer des plans de travail selon les priorités, qui seraient négociés et approuvés, afin de justifier les fonds disponibles. (26-32)

Le ministère de la Santé et des Services sociaux et le ministère des Finances acceptent cette recommandation.

Le ministère de la Santé et des Services sociaux se servira du modèle de planification financière du gouvernement du Nunavut pour prévoir de manière réaliste ses dépenses concernant les programmes et les mécanismes de prestation des services de santé et des services sociaux en y intégrant les éléments recommandés.

Les gestionnaires des budgets et des finances ont la responsabilité de préparer des rapports d’écarts réalistes, à jour et exacts pour faciliter les projections financières régulières correspondant aux plans de travail initiaux.

Au cours des trois prochaines années, les systèmes d’information du ministère de la Santé et des Services sociaux seront établis, élargis et améliorés au besoin. Lorsqu’ils auront été entièrement mis sur pied, ces systèmes fourniront de l’information pertinente et opportune sur les tendances des soins de santé au Nunavut qui permettra d’élaborer des plans de travail proactifs. Cela permettra au ministère de la Santé et des Services sociaux de préparer des analyses de rentabilisation solides à partir de prévisions plus pertinentes de ce que seront les besoins futurs des Nunavummiut.

Le budget ne reflète pas les dépenses prévues du Ministère

39. Le ministère de la Santé et des Services sociaux devrait veiller à répartir son budget selon des plans de travail qui décrivent ce qu’il entend réaliser au cours de l’exercice. Les débours en espèces prévus devraient correspondre aux modèles des dépenses prévues. (34-38)


Les services offerts par le Ministère comprennent les soins de courte durée, les soins offerts dans les cliniques spécialisées, les voyages pour soins médicaux réguliers et les évacuations aériennes pour urgences médicales. Le volume de ces services est souvent difficile à prévoir avec exactitude pour un mois donné. Par conséquent, il est difficile de prévoir exactement le moment où les dépenses seront effectuées.




Les gestionnaires des budgets et des finances seront tenus d’établir de manière plus réaliste des modèles de dépenses prévues dans les plans de travail détaillés dans les cas où les services sont prévisibles. Le Ministère tiendra compte de ces modèles pour affecter son budget afin de réduire éventuellement le nombre de virements budgétaires nécessaires au cours de l’exercice.

Il n’existe pas de protocole d’entente pour guider les deux ministères dans l’exercice de leurs responsabilités

45. Le ministère de la Santé et des Services sociaux et le ministère des Finances devraient parachever l’entente de service qui décrira les rôles et les responsabilités de chaque ministère dans le traitement des opérations. (44)


Le ministère de la Santé et des Services sociaux a récemment doté tous les postes vacants de la Direction générale des services administratifs, qui est chargée de la gestion et de la planification financières, de l’établissement des rapports financiers et de la surveillance des finances du Ministère. Le ministère de la Santé et des Services sociaux collaborera avec le ministère des Finances pour conclure avec celui-ci une entente de service définitive avant la fin de l’exercice 2008-2009.

Le traitement des comptes créditeurs est inexact, incomplet et ne s’effectue pas en temps voulu

56. Le ministère de la Santé et des Services sociaux, conjointement avec le ministère des Finances, devrait établir un processus pour garantir que toutes les factures sont traitées de façon exacte et complète, et dans les délais prescrits par le Manuel de gestion financière. Le ministère des Finances devrait cesser de faire des paiements à partir de photocopies et veiller à recouvrer tous les paiements faits en double. (46-55)


Le ministère de la Santé et des Services sociaux continuera de travailler en étroite collaboration avec le ministère des Finances pour définir les rôles, les responsabilités et les procédures permanents pour tous les aspects du cycle des comptes créditeurs afin d’améliorer et d’appuyer constamment le traitement et l’inscription des opérations de manière exacte et en temps voulu.

Le traitement d’opérations à partir de copies de factures sera évité. Dans les cas où des circonstances extraordinaires l’exigeront, les copies seront clairement identifiées comme telles par le membre du personnel qui effectuera l’opération. Lorsque des paiements en double seront détectés, le ministère des Finances prendra rapidement des mesures pour recouvrer les paiements en trop.




Le Ministère ne perçoit pas toutes les sommes qui lui sont dues

62. Le ministère de la Santé et des Services sociaux et le ministère des Finances devraient élaborer et mettre en œuvre un plan d’action qui recenserait les moyens de percevoir les sommes dues. En l’absence de personnel suffisant, les ministères devraient envisager d’avoir recours à un tiers pour percevoir les créances. (57-61)


Le ministère de la Santé et des Services sociaux a collaboré avec le ministère des Finances à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un plan d’action qui fournit une orientation sur le recouvrement des sommes dues au gouvernement. En juillet 2008, nous avons révisé le Manuel de gestion financière pour inclure le recours à des agences de perception indépendantes, changement qui a été intégré au plan d’action.

En octobre 2008, une formation a été offerte au personnel sur les procédures de facturation des services médicaux pour appuyer le recouvrement des sommes dues au gouvernement du Nunavut. Le Ministère est en train de doter le poste d’agent de facturation des services médicaux pour garantir que les comptes dus au gouvernement du Nunavut pour des services médicaux seront recouvrés à temps.

L’absence d’une information de qualité réduit la capacité du Ministère de recouvrer ses coûts

69. Pour maximiser le recouvrement des coûts, le ministère de la Santé et des Services sociaux devrait :

• établir des politiques et des procédures claires pour son personnel et pour les fournisseurs de services externes de manière à disposer de toute l’information nécessaire au Programme des services de santé non assurés et aux services médicaux offerts aux non-résidants;

• se donner des politiques et des procédures claires pour le traitement des dossiers de la Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs et sensibiliser tout le personnel à l’importance de bien coder les dossiers de la Commission. (63-68)


En novembre 2008, le personnel a reçu une orientation et une formation sur la façon de traiter et de coder toutes les opérations financières de manière à ce que toutes les sommes qui peuvent être remboursées par des tiers, comme la Commission de la sécurité au travail et de l’indemnisation des travailleurs, soient inscrites et recouvrées comme il se doit.

Le ministère de la Santé et des Services sociaux a examiné la structure de rapport et la charge de travail reliées aux opérations d’assurance-santé pour régler les problèmes de ressources et de direction.

Le Ministère est en train d’établir des politiques et des processus clairs qui seront finalisés et mis en œuvre au cours de l’exercice 2009-2010. Nous les communiquerons au personnel et aux fournisseurs de services externes afin de garantir la saisie exacte des renseignements nécessaires au recouvrement des coûts du Programme des services de santé non assurés et des services médicaux dispensés aux non-résidants.



Documents

Rapport de la vérificatrice générale du Canada à l’Assemblée … · financière du Nunavut (MGF) est la principale source de la politique sur la gestion financière. Les nombreuses