Refonte de la paye des agents de la fonction publique d'Etat

Refonte de la paye des agents de la fonction publique d'Etat

Guide de transformation de la chaîne RH-GA-Paye dans les ministères

(version V18 mars 2010)

2

Pourquoi ce guide et pour qui ?

Ce document a un premier objectif très opérationnel, donner une vision synthétique de l’ensemble des travaux à mener par un ministère :

▬ Il précise les éléments de démarche de chacun des chantiers▬ Il identifie les livrables majeurs attendus dans le cadre de la transformation de la

chaîne RH-GA-Paye dans les ministères ▬ Il met en avant les échéances incontournables des chantiers de l’ONP et les

échéances associées des ministères jusqu’à leur raccordement au SI Paye de l’ONP▬ Il donne des informations sur ce qu’apporte l’ONP en termes de méthodologie et

d’accompagnement

Il vise également à donner une vision d’ensemble de la transformation impliquée par le projet ONP pour les ministères, et à clarifier les enjeux du changement pour chaque niveau hiérarchique.

Ce document a un premier objectif très opérationnel, donner une vision synthétique de l’ensemble des travaux à mener par un ministère :

▬ Il précise les éléments de démarche de chacun des chantiers▬ Il identifie les livrables majeurs attendus dans le cadre de la transformation de la

chaîne RH-GA-Paye dans les ministères ▬ Il met en avant les échéances incontournables des chantiers de l’ONP et les

échéances associées des ministères jusqu’à leur raccordement au SI Paye de l’ONP▬ Il donne des informations sur ce qu’apporte l’ONP en termes de méthodologie et

d’accompagnement

Il vise également à donner une vision d’ensemble de la transformation impliquée par le projet ONP pour les ministères, et à clarifier les enjeux du changement pour chaque niveau hiérarchique.

Quels sont les objectifs du guide de la transformation ?

Le guide est construit pour les Chefs de projets miroirs, Directeurs des Ressources Humaines (DRH) et Secrétaires Généraux (SG) des ministères. Il peut également être utilisé par l’ensemble des personnes concernées par le projet ONP dans les ministères, comme à l’ONP.

Le guide de transformation est un des dispositifs d’accompagnement des projets ministériels

▬ Le guide de transformation alimente la construction puis la mise à jour des plans projet et les plannings des activités des ministères

▬ Les plans projet et planning des ministères sont également actualisés à l'occasion du suivi opérationnel et des bilatérales ONP / ministères

Le guide est construit pour les Chefs de projets miroirs, Directeurs des Ressources Humaines (DRH) et Secrétaires Généraux (SG) des ministères. Il peut également être utilisé par l’ensemble des personnes concernées par le projet ONP dans les ministères, comme à l’ONP.

Le guide de transformation est un des dispositifs d’accompagnement des projets ministériels

▬ Le guide de transformation alimente la construction puis la mise à jour des plans projet et les plannings des activités des ministères

▬ Les plans projet et planning des ministères sont également actualisés à l'occasion du suivi opérationnel et des bilatérales ONP / ministères

A qui est destiné ce guide ?

Guide de transformation

Description précise des travaux

(livrables) des ministères et de la démarche proposée Planning par ministère

Vision d’ensemble des échéances de la transformation

pour les ministères

Plan projet ministériel

Description de la cible du ministère ainsi que de la

trajectoire de transformation envisagée (livrables clés et

échéances)

Feuilles de route du ministère

Tableaux de bord et Colorix

Suivi partagé des livrables et des risques et mise en place de

plans d’actions correctifs

Instances et bilatérales

Partage sur l’avancement des projets et les risques associés, pour arbitrage et définition de plan d’action de sécurisation

Instances et outils de suivi opérationnel

3

Sommaire

1. Messages clés sur le modèle ONP

2. Fiches détaillées par chantier Livre Blanc Noyau et référentiels Veille juridique Mise en conformité Mise en qualité des données Organisation et processus Projet offre SIRH Système d’Information Décisionnel

3. Synthèse des modalités d'articulation entre les chantiers en phase de construction du modèle

• Le guide de la transformation est mis à jour régulièrement. • Les nouvelles versions sont mises à disposition des CPM au fil de l'eau

- Version de mars 2010 -

4

La mise en œuvre des cinq objectifs stratégiques portés par le programme ONP s’appuie sur un modèle rénové de la chaîne RH-GA-Paye

Cinq objectifs stratégiques

Pour répondre à ces objectifs et réaliser des gains qualitatifs et d’efficacité, un modèle a été construit qui comporte trois caractéristiques structurantes

Une chaîne intégrée de bout en bout (suppression de la pré-liquidation) fondée sur des référentiels partagés et évolutifs, permettant la mise en œuvre automatisée de règles de paye à partir d’événements de gestion fournis par les SIRH ministériels et assurant la traçabilité des enregistrements comptables assurés par un comptable unique

La responsabilisation des ministères employeurs sur la qualité des données et la réactivité de la chaîne paye, notamment par l’intégration des activités de gestion administrative et de paye

Un interlocuteur unique, porteur de la qualité réglementaire et comptable et des fonctions transverses. Il est chargé de la cohérence dans la durée de la chaîne.

Une chaîne intégrée de bout en bout (suppression de la pré-liquidation) fondée sur des référentiels partagés et évolutifs, permettant la mise en œuvre automatisée de règles de paye à partir d’événements de gestion fournis par les SIRH ministériels et assurant la traçabilité des enregistrements comptables assurés par un comptable unique

La responsabilisation des ministères employeurs sur la qualité des données et la réactivité de la chaîne paye, notamment par l’intégration des activités de gestion administrative et de paye

Un interlocuteur unique, porteur de la qualité réglementaire et comptable et des fonctions transverses. Il est chargé de la cohérence dans la durée de la chaîne.

La robustesse et l'évolutivité des SI supportant la chaîne RH-Paye1

L'excellence opérationnelle de la chaîne RH-paye (réactivité et qualité)2

La maîtrise du RSI du programme3

La maîtrise des délais de déploiement du SI paye en cohérence avec la criticité de PAY (application de paye du Trésor public)

4

La mise à disposition de nouveaux services nécessaires à l’amélioration de la GRH publique

5

Engagement du COS sur ce modèle lors du GO du programme le 24 juillet 2009

5

La mise en œuvre de ce modèle implique pour les ministères nécessité de réussir dans les délais la transformation métier et SI de la chaîne RH-GA-Paye

Les chantiers conjoints ONP / ministères ont été définis pour couvrir l'ensemble des activités à mener pour construire le modèle ONP cible

Les chantiers conjoints ONP / ministères ont été définis pour couvrir l'ensemble des activités à mener pour construire le modèle ONP cible

CONSTRUCTION & TRANSFORMATION DES

SI

TRANSFORMATION DES ORGANISATIONS & DES

METIERS

Mise en conformité des SIRH

Construction du SI Paye

Construction de l'OSIRH

Construction du SID

Construction de l'OGR

Chantier Organisation et Processus

Chantier Contrôle interne

Chantier réduction des écarts de pratiques

Chantier Veille juridique

CONSTRUCTION DES REFERENTIELS

NORMATIFS

Chantier Livre Blanc

Chantier Noyau RH FPE

Chantiers Référentiels

Chantier Organisation et Processus

Chantier Contrôle interne

Mise en qualité des données

Chantier Déploiement

• Les chantiers sont interdépendants • Afin de construire une cible cohérente (des points de vue organisationnel et

outils), il est indispensable de mener les actions de construction du modèle de manière :

• synchrone • anticipée

• Les chantiers sont interdépendants • Afin de construire une cible cohérente (des points de vue organisationnel et

outils), il est indispensable de mener les actions de construction du modèle de manière :

• synchrone • anticipée

6

En phase de construction du modèle, les chantiers s'alimentent mutuellement

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Sommaire

1. Messages clés sur le modèle ONP

2. Fiches détaillées par chantier Livre Blanc Noyau et référentiels Veille juridique Mise en conformité Mise en qualité des données Organisation et processus Projet offre SIRH Système d’Information Décisionnel

3. Synthèse des modalités d'articulation entre les chantiers en phase de construction du modèle

• Le guide de la transformation est mis à jour régulièrement. • Les nouvelles versions sont mises à disposition des CPM au fil de l'eau

- Version de mars 2010 -

06/11/09

Chantier Livre Blanc1. Définition

ENJEUX Pourquoi l’élaboration d’un Livre Blanc de paye

a-t-elle été nécessaire ?

DEMARCHEComment les objectifs sont-ils

atteints ?

OBJECTIFSQuels sont les résultats attendus ?

Il doit donc :

Etre exhaustif dans les règles de paye décrites

Etre précis et non univoque pour être paramétrable

Etre Articulé avec le noyau FPE

Conforme au corpus règlementaire

A chaque fois que cela est possible, permettre d'harmoniser les règles de gestion entre les ministères

Etre mis à jour au fil de l’eau

Françoise Tucoo

01.53.94.13.23

[email protected]

CONTACT ONP

La production du livre blanc et sa mise à jour s’inscrivent

dans une démarche itérative avec les ministères et les MOA (DGAFP DB DGFIP DLF et DSS pour la partie sociale et fiscale)

dans un processus de validation par chacun de ce partenaires

dans une démarche d’articulation entre les différents chapitres du livre blanc et avec le noyau RH FPE sur les populations et les données

DEFINITION Qu'est-ce que le Livre Blanc de

paye ?

Le livre blanc décrit l’ensemble des règles de paye applicables aux agents rémunérés par l’Etat (règles d'attribution, règles de calcul, valeurs de référence …) en lien avec leurs sources juridiques

Il comprend plusieurs chapitres: statutaire, indemnitaire, prestations sociales, cotisations et fiscalité, retenues oppositions complété tout à la fois des éventuels barèmes de gestion indemnitaires et des impacts des congés absences, modalités de service… sur les différentes composantes de rémunération

Le livre blanc à vocation à : Constituer une base documentaire pour les

gestionnaires ministériels Constituer le document de référence qui servira

au paramétrage des règles de paye Devenir en mode pérenne le référentiel de paye

En phase de dialogue compétitif, il a été annexé au programme fonctionnel pour permettre aux candidats éditeurs / intégrateurs d’évaluer au mieux leurs charges de paramétrage et de développement spécifique

En phase de conception, il sert de base aux travaux de spécifications détaillées réalisés par l’intégrateur

En phase post-démarrage, il est le document de référence des règles de paye autour duquel s’articulent la veille réglementaire et la maintenance évolutive

ADHERENCES Quels sont les chantiers avec lesquels le

chantier Livre Blanc interagit?

Les travaux sur le Livre Blanc doivent être articulés avec les travaux sur le Noyau, au niveau des populations et des données, afin de garantir, en cible l'interopérabilité entre le SI Paye et les SIRH

Le Livre Blanc est la base de paramétrage du règlementaire de paye dans le SI Paye

La réduction des écarts de pratiques se fera par rapport aux normes du Livre Blanc

06/11/09

Résultats attendus

Le livre blanc diffusé au 31 mars servira de base aux travaux de conception détaillée :

Sur l’étage interministériel Pour les ministères pilotes

Chaque composante entrant dans ce périmètre doit donc être parfaitement stabilisées

Livrables intermédiaires

Poursuite des travaux d’articulation entre le Noyau et le Livre Blanc Des travaux ciblés en lien direct avec la conception détaillée seront organisés avec les

pilotes pour mieux préparer les travaux de conception détaillés Ces travaux seront ensuite déclinés avec chacun des ministères en lien avec les vagues de

déploiement L’identification et la résorption des écarts seront également mis en œuvre

Points de vigilance

Mobilisation des ministères, en particulier des pilotes sur la complétude des travaux à réaliser et les travaux à ouvrir pour préparer les atelier de CD

Accompagnement proposé

Réunions bilatérales avec les Ministères sur des sujets les concernant de manière spécifique

Présentation aux Ministères des enjeux de l’articulation entre le Noyau RH/FPE et le Livre Blanc (présentation effectuée lors du COMUT du 16 février 2010)

Documents et outils ONP

Diffusion trimestrielle du Livre Blanc . La prochaine sera effectuée le 31 mars 2010 et intégrera les mises à jour suivantes:

Stabilisation des populations s’agissant des contractuels handicapés, des contractuels pactes et autres contractuels

Dispositif interministériel: CET Mise en qualité en lien avec les travaux

d’articulation Noyau/ Livre Blanc et les travaux menés dans le cadre de la conception

Chantier Livre Blanc2. Les livrables majeurs de la période

LIVRABLE MAJEUR

Prochaine livraison du LB au 31 mars 2010

06/11/09

Chantier Noyau RH FPE1. Définition

ENJEUX Pourquoi l’élaboration d’un Noyau

RH FPE a-t-elle été nécessaire ?

DEMARCHEComment les objectifs sont-ils atteints ?


Assurer la complétude du noyau RH-FPE pour la construction du SI Paye :

Intégration des données et règles de gestion relatives à tous les types de personnels

Prise en compte des données RH nécessaires à la Paye

Mise à jour ou construction des référentiels nécessaires à la chaîne RH/Paye/Post-paye (Ex: constitution des référentiels de classification centraux)

Prendre en compte les évolutions juridiques dans le cadre des contrats de veille , afin d’éviter que le contenu du noyau ne devienne rapidement obsolète

Michèle Crépeau

01.53.94.13.04

[email protected]

CONTACT ONP

Pour la complétude du noyau, la démarche est la suivante:

Fourniture par les ministères des règles spécifiques à certaines populations relevant de leur périmètre

Analyse pas l’ONP et intégration dans le référentiel des règles de gestion du noyau

Validation par la DGAFP sur son périmètre de compétences avant publication officielle de la nouvelle version du noyau.

Pour la construction des référentiels centraux, les ministères sont sollicités pour:

le contrôle, la complétude, la correction des données ayant pu être récupérées automatiquement par l’ONP

la saisie des données n’ayant pu faire l’objet d’une reprise automatique

Pour la prise en compte des évolutions juridiques

DEFINITION Qu'est-ce que le Noyau RH FPE ?

Le noyau RH-FPE définit les spécifications fonctionnelles et techniques à l’ensemble des ministères, relatives à la GRH et à la gestion de la paye

Il doit permettre la convergence et l’harmonisation des SIRH de la fonction Publique d’Etat

Il est le support à la mise en conformité des SIRH ministériels

Le chantier Noyau constitue un des éléments du cœur du modèle du programme ONP. Les ministères et l’ONP partagent un intérêt commun quant à sa complétude

ADHERENCES Quels sont les chantiers avec

lesquels le chantier interagit?

Le Noyau et le Livre Blanc sont construits de manière à être exhaustifs et cohérents

Le Noyau RH FPE définit l'ensemble des éléments sur lesquels les ministères doivent mettre en conformité leur SIRH

La conception générale et la conception détaillée se font à partir des éléments du Noyau

Une partie des données nécessaires au SID sont contenues dans le Noyau

La construction du SI Paye peut mener à des évolutions du Noyau par inflexion des données des interfaces

06/11/09

Résultats attendus

Intégration au noyau notamment de toutes les données et règles RH relatives à l’ensemble des populations dérogatoires actuellement non décrites

Intégration des données nécessaires à la paye (articulation Noyau / Livre Blanc)

Prise en compte des évolutions juridiques Publication d’une nouvelle version du Noyau


Poursuite des travaux de complétude des règles de gestion : Intégration des populations à achever pour les ministères pilotes Complétude des populations pour les ministères non pilotes Fourniture des justifications aux ministères pour les aider à élaborer leurs déclarations

CNIL Contenu des référentiels de classification centraux : 1ere phase :données clés sur le

périmètre interministériel et ministères pilotes (échéance 30/03/2010) Contenu des référentiels de classification ; 2eme phase : données clés sur les

ministères non pilotes (échéance 15/05/2010) Poursuite des travaux d’articulation entre le Noyau et le Livre Blanc

Points de vigilance

Mobilisation des ministères pour l’intégration des données et règles de gestion des populations manquantes

Construction des référentiels de classification


Réunions bilatérales avec les ministères pour les travaux de complétude des règles de gestion

Rencontres régulières et travaux conjoints avec les ministères pour mener à bien la complétude

Présentation de la démarche de construction des référentiels de classification centraux et formation à l’outil pour les autres ministères (12 janvier 2010)

Assistance aux travaux de construction des référentiels de classification

Points de rencontre réguliers avec les ministères pour suivre et accompagner les travaux tout au long de la phase de construction des référentiels


Dernière publication du noyau effectuée le 18.12.09 intégrant les mises à jour :

du dictionnaire des concepts du dictionnaire des Données , avec

l’intégration des travaux d’articulation Noyau/Livre Blanc et de complétude des populations

du répertoire des familles d’évènements du référentiel des règles de gestion, avec des

évolutions juridiques (ex. CET, mobilité ) et la prise en compte des travaux de complétude des populations avec les ministères pilotes. Au total, 56 familles d’évènements RH sur 92 ont été mises à jour

du référentiel des fiches fonctions suite à l’évolution de la définition des marqueurs de gestion

Chantier Noyau RH FPE 2. Les livrables majeurs de la période

PHASE CADRAGE DU RACCORDEMENT

LIVRABLE MAJEUR

Prochaine livraison du Noyau RH FPE au 30 mars 2010

06/11/09

Chantier Veille juridique1. Définition

ENJEUX Pourquoi la veille juridique est-elle

nécessaire ?



Mettre en œuvre dès maintenant un processus de veille afin de disposer avant le raccordement:

d’un dispositif de veille juridique opérationnel et éprouvé

permettant une bonne anticipation des évolutions à prendre en compte dans le Noyau FPE et les SIRH ministériels et le SI paye de l’ONP

Michèle Crépeau/01.53.94.13.04

[email protected]

Françoise Tucoo/01.53.94.13.23

[email protected]

CONTACT ONP

Un contrat de veille est d’ores et déjà mis en œuvre avec la DGAFP sur le périmètre interministériel

Des contrats de veille sont en cours de signature avec chacun des ministères. Ils déterminent :

le périmètre du contrat : règles, populations et entités concernées le dispositif de veille : les principes structurants et le responsable de la veille juridique les modalités organisationnelles : les différentes phases du processus de veille, les

modes d’intervention de la DGFIP et de la DGAFP Un interlocuteur unique côté ministère et côté ONP sont désignés: ils sont responsable s de

la veille et chargés d’en piloter le dispositif et de garantir le respect des engagements de leur entité

Le Livre Blanc et le Noyau RH FPE sont des référentiels en constante évolution

Ils doivent être mis à jour afin de permettre en mode pérenne la prise en compte à bonne date dans les systèmes d’information RH et paye des évolutions juridiques RH et / ou paye

06/11/09

Chantier Mise en conformité1. Définition

ENJEUX Pourquoi la mise en conformité des

SIRH est-elle nécessaire ?



Disposer de SIRH conformes à un ensemble de spécifications et de référentiels communs comprises dans le noyau RH-FPE

Exigences fonctionnelles : données, référentiels et nomenclatures, fonctions, règles de gestion

Exigences techniques : ergonomie, interopérabilité, auditabilité et traçabilité, évolutivité, etc.

Atteindre la conformité dans des délais contraints. Deux niveaux de conformité ont été définis :

un niveau de conformité cible, qui doit être atteint par l’ensemble des SIRH ministériels d’ici 2016 ;

un niveau de conformité dégradé, qui permet une transition avant d’atteindre le niveau cible

S’assurer du maintien dans le temps de cette conformité

Jean-Pierre

ESTEVENY

01.53.94.13.05

[email protected]

CONTACT ONP

Plusieurs stratégies sont possibles pour atteindre la conformité :

L’évolution de leur solution existante La montée de version de leur solution La mise en œuvre d’une nouvelle solution Le recours à l’offre SIRH

Une démarche en quatre temps1. Diagnostic de conformité2. Construction de la stratégie de mise en

conformité3. Mise en œuvre de la stratégie de

conformité4. Audit de conformité

Un calendrier à adapter en fonction des dates de raccordement de chaque ministère

Pour permettre une rénovation de la production des données de la chaîne RH-Paye reposant sur la suppression de la pré-liquidation dans les ministères au profit d’une gestion événementielle assurée par un raccordement direct des SIRH ministériels au SI Paye

Parce que l’ONP est engagé vis-à-vis de ses clients sur la qualité de service et que celle-ci dépend notamment de l’amont de chaîne dans les ministères

Pour garantir l’interopérabilité des SIRH ministériels avec les SI de l’ONP : leur conformité au noyau RH FPE est un pré-requis au raccordement aux SI de l’ONP

ADHERENCES Quels sont les chantiers avec lesquels le chantier mise en

conformité interagit?

Le Noyau RH FPE définit l'ensemble des éléments sur lesquels les ministères doivent mettre en conformité leur SIRH

Les SIRH ministériels doivent porter les nouveaux processus

Les travaux de mise en qualité portent sur le périmètre défini dans le cadre de la mise en conformité

La construction du SI Paye exige la mise en conformité

La conformité des SIRH est un pré requis au raccordement entre le SI Paye et le SIRH ministériel. C'est une étape nécessaire au déploiement

14

Chantier « mise en conformité »2. Planning

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06/11/09

Résultats attendus

Mesure par les ministères de l’écart de conformité entre leur SIRH et le noyau RH-FPE

Partage avec les ministères sur les moyens dont ils disposent pour conduire leur stratégie de mise en conformité

Premières préconisations de stratégie de conformité


Diagnostic de conformité du SIRH aux exigences fonctionnelles du noyau Diagnostic de conformité du SIRH aux exigences techniques du noyau Analyse de la criticité du SIRH et de la situation du ministère pour mener une stratégie de

mise en conformité (capacité « à faire » le raccordement et capacité à maintenir la conformité du SIRH dans le temps)

Points de vigilance

Charge de travail : 86 j/h


Réunions bilatérales à la demande : préparation des livrables avec les ministères

Prise en charge par l’ONP de la totalité de l’analyse des grilles du diagnostic

Partage et discussion entre les ministères et l’ONP sur les résultats des différents diagnostics

Expertise fonctionnelle et technique sur le noyau RH-FPE


Publications trimestrielles des mises à jour du noyau RH-FPE

Grilles d’analyses sur les données, référentiels, règles de gestion et fonctions.

Questionnaire relatif à la criticité des SIRH Guide d’utilisation

Chantier Mise en conformité 2. Les livrables majeurs de la période


LIVRABLE MAJEUR

Diagnostic de mise en conformité des SIRH

06/11/09

Résultats attendus

Engagement des ministères sur une stratégie de mise en conformité et sur une date de raccordement associée : planning, moyens humains et financiers

Cohérence de la stratégie retenue avec : La nécessité de maîtrise des délais de déploiement du SI

Paye La nécessité de SI évolutifs et réactifs supportant la chaîne

RH-Paye


Lettre d’engagement du SG sur une date de raccordement et une stratégie de mise en conformité associée

Intégration de la stratégie de mise en conformité au plan projet

Points de vigilance


Réunions bilatérales à la demande : préparation des livrables avec les ministères

Prise en charge par l’ONP de la totalité de l’analyse des grilles du diagnostic

Partage et discussion entre les ministères et l’ONP sur les résultats des différents diagnostics

Expertise fonctionnelle et technique sur le noyau RH-FPE


Résultats des analyses du diagnostic Plan type de stratégie (dans le cadre

du plan projet)



LIVRABLE MAJEUR

Stratégie de mise en conformité des SIRH

06/11/09

Résultats attendus

Mise en œuvre de la stratégie de mise en conformité Partage de l’information avec les ministères afin que les

conditions nécessaires au démarrage du projet de mise en conformité soient réunies

Existence d’une feuille de route et mobilisation des moyens (humains et financiers) nécessaire à sa mise en œuvre

SIRH interopérable


Plan de mise en œuvre de la stratégie de conformité du SIRH, dont: planification et description des projets en cours et à lancer

Reporting déclaratif de chaque ministre Analyse des risques

Points de vigilance


Réunions bilatérales Organisation d’échanges de bonnes

pratiques entre les ministères sur la mise en œuvre des projets de mise en conformité


Modèle de plan de mise en conformité Liste de conformité qui récapitule l’ensemble

des normes de conformité Fiche de suivi pour le reporting Grille d’analyse des risques FAQ


PHASE PREPARATION DU RACCORDEMENT

LIVRABLE MAJEUR

SIRH conforme

06/11/09

Chantier Mise en qualité des données1. Définition

ENJEUX Pourquoi la mise en qualité des données

est-elle nécessaire ?



Disposer de données fiabilisées au moment de la reprise des données (un an avant le raccordement)

Des données complètes :

Toutes les données sont renseignées

Elles sont renseignées pour tous les agents payés

Des données exactes :

Elles correspondent à la situation réelle de l’agent

Elles sont cohérentes avec l’usage qui en est fait

Des donnés compatibles avec les valeurs des nomenclatures attendues par le SI-Paye (nomenclatures du noyau RH-FPE)

Une démarche en quatre temps :1. Diagnostic de qualité mesurant l’écart

de situation entre l’existant et la cible de qualité attendue

2. Plan de mise en qualité définissant la stratégie de fiabilisation des données, les moyens et le planning

3. Mise en œuvre de ce plan de mise en qualité

4. Audit de la qualité des données pré-raccordement

Calendrier à adapter en fonction des dates de raccordement de chaque ministère

Pour la sécurisation de la reprise des données, préparatoire à la production de la paye des ministères

Pour le bon fonctionnement de la chaîne RH-Paye : c’est un pré-requis du raccordement des SIRH aux SI de l’ONP, des données erronées ayant pour conséquence des erreurs de paye et un dysfonctionnement de la chaîne

Du fait de l’alimentation directe du SI Paye par les SIRH des ministères et l’augmentation du périmètre des données à transmettre

Pour l’atteinte des objectifs de modernisation portés par le programme : excellence opérationnelle, qualité comptable, élaboration de politiques RH, etc

ADHERENCES Quels sont les chantiers avec lesquels le

chantier interagit?

Les exigences de qualité des données imposent de définir et de sécuriser les processus de saisie et de production des données

La mise en qualité des données est un pré requis au déploiement et au raccordement au SI Paye

La qualité des données est indispensable pour alimenter correctement le SI Paye et le SID

Jean-Pierre

ESTEVENY

01.53.94.13.05

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CONTACT ONP

06/11/09

Résultats attendus

Mesure entre l’existant et la cible en matière de qualité des données (complétude, exactitude, nomenclatures)

Identification des premiers éléments de réflexion quant aux pistes de fiabilisation envisageables


Livrable sur la complétude des populations payées et des données Livrable sur l'exactitude des données (unitaire +cohérence globale) Livrable sur les nomenclatures

Points de vigilance

Délai de 3 mois pour la réalisation du diagnostic, délai de rigueur

Charge de travail élevée, estimée à 133 j.h environ


Bilatérales à la demande L’ONP prend en charge la totalité de

l’analyse des grilles, les ministères n‘ayant qu’à récolter les données nécessaires à celle-ci


L’analyse des formats de données (format des champ, taille des champs, etc.) fera l’objet de travaux ultérieurs après communication des spécifications d’interface


PHASE PREPARATION DU RACCORDEMENT

LIVRABLE MAJEUR

Diagnostic de qualité des données réalisé par le ministère

06/11/09

Chantier Organisation &Processus1. Définition

ENJEUX Pourquoi la transformation des

organisations est-elle nécessaire ?



Mettre en place une nouvelle répartition des activités le long de la chaîne GA-Paye en intra-ministériel, caractérisée par deux éléments majeurs :

La mise en place de PESE positionnées au sein des ministères, responsables de la production de la plupart des actes de gestion administrative, ainsi que de la vérification et de la validation de toutes les payes produites par l'ONP ;

La mise en place d’une fonction de pilotage national de la paye, en charge notamment de coordonner et d'animer l'action de son/ses PESE, et de la relation contractuelle avec l'ONP. Définir les modalités de la transformation des métiers liée à la rénovation de la chaîne GA-Paye ;

Mettre en place l’organisation cible et permettre le déploiement des nouveaux métiers et processus auprès des gestionnaires.

Une démarche en trois temps pour la phase actuelle « avant le raccordement »

1. Analyse détaillée de l’organisation existante de la chaîne RH-Paye ministérielle ;

2. Affinage de la cible et élaboration du plan de mise en état organisationnelle ;

3. Mise en place de la nouvelle organisation.

Pendant la phase transitoire, une démarche de suivi de l’appropriation des processus transverses

Pendant la phase qui suit le passage en production, une démarche de suivi et d’accompagnement du maintien de la conformité des organisations et processus

Pour atteindre les objectifs portés par l’ONP en terme de qualité de la paye, de réactivité et de fluidité de la chaîne RH-Paye et de gains d’efficience. La transformation organisationnelle des ministères est un pré-requis au raccordement des ministères à l’ONP.

Pour mettre en œuvre les trois principes structurants du modèle :

l’intégration de la GA et de la paye ; la mutualisation des activités de gestion

; la séparation des activités de décision,

de pilotage et de production au sein de la chaîne GA-Paye.

La transformation organisationnelle s’inscrit sur un temps long, qui comprend :

le cadrage et la préparation de la mise en état organisationnelle du ministère ;

la phase transitoire (a minima la période de payes en double) ;

la phase qui suit le passage en production afin de garantir la stabilisation de l’organisation.

Par ailleurs, la transformation recouvre différents sujets sensibles nécessitant une vigilance particulière :

Un volet transformation des organisations (sur l’ensemble du périmètre RH-GA-Paye, y compris pour les agents restant sur leur poste actuel ) ;

Un volet transformation métier ; Un volet transformation logistique

(mobilité, mise à disposition des outils…) dans la plupart des cas.

Françoise

BERNARDIE

01.53.94.13.99

[email protected]

CONTACT ONP

06/11/09

Résultats attendus

Connaissance approfondie de l’existant organisationnel de chaque ministère

Identification des contraintes du terrain et des impacts de la nouvelle organisation

Anticipation des points de blocage éventuels Amorce de la conduite de changement sur des

bases concrètes


Cartographie des activités de GA et de paye du ministère (processus GA-Paye, activités, acteurs (profils de gestionnaires), niveaux de gestion (services concernés de niveau central, déconcentrés, …)

Points de vigilance

Prendre en compte la charge de travail nécessaire pour remplir la grille d’analyse

Prendre en considération les réalisations du ministère sur le sujet

Prendre en compte les projets en cours susceptibles d’impacter la cible


Bilatérales à la demande des ministères ou sur proposition de l’ONP

Prise en charge par l’ONP du recueil des données pour les ministères ayant déjà réalisé un état des lieux (les autres renseigneront la grille ONP)

Réalisation de l’analyse des grilles faite par l’ONP qui formule des préconisations sur la trajectoire à mettre en œuvre pour atteindre la cible.


Processus transverses. Formations aux processus transverses Grille d’analyse de l’existant Indicateurs de suivi de la mise en état

ministérielle (mesurent l’évolution de la situation existante) sur 6 axes

Chantier Organisation & Processus 2. Les livrables majeurs de la période


LIVRABLE MAJEUR

Analyse détaillée de l’organisation existante

06/11/09

Résultats attendus

Description concrète, à un niveau approfondi, de la cible organisationnelle

Construction d’un plan de mise en état (détaillé et partagé) décrivant notamment :

les différentes étapes et la trajectoire de transformation ;

le calendrier de la mise en œuvre et les activités associées ;

les risques et les points de vigilance identifiés ; les ressources associées au projet tant au niveau du

pilotage que de la mise en œuvre ; Élaboration d’une trajectoire cohérente avec les dates de

raccordement et permettant la maîtrise des délais de déploiement


Description des phases de la mise en état organisationnelle et des résultats attendus Description des jalons du plan de mise en état organisationnelle :

associés au dialogue social associés à la création des PESE et du pilote national de la paye associés à la montée en compétence des gestionnaires

Points de vigilance

S’assurer que le planningdu volet organisationnelest :

cohérent avec le planning des autres chantiers du projet ONP

réaliste et opérationnel


Suivi de l’avancement des travaux Réunions bilatérales d’échange sur la

trajectoire de mise en état Réunions avec le SG et le DRH pour acter

au plus haut niveau la stratégie à mettre en œuvre


Processus transverses. Formations aux processus transverses Tableau de bord de suivi Modèle de convention entre le PESE et ses

clients internes Fiches de postes types



LIVRABLE MAJEUR

Plan de mise en état organisationnelle

06/11/09

Résultats attendus

Suivi du planning et respect des échéances du plan de mise en état

Mise en place de l’intégration fonctionnelle, des PESE et de la fonction de pilotage nationale de la paye :

Validation et publication de l’organigramme ; Affectation et formation des agents ; Mise en place logistique (outils, schémas immobilier…)… Mise en œuvre de la réorganisation des services

impactés par la mise en place des PESE


Dossiers de préparation des instances paritaires Organigramme du (ou des) PESE Fiches de postes pour le(s) PESE Plan d’accompagnement des agents Convention de service (du ou des) PESE Points d’avancement / points d’étape et plans d’action correctifs éventuels

Points de vigilance

S’assurer que tous les jalons sociaux ont été respectés et que le dialogue social a été conduit

S’assurer que la communication autour de la mise en place de l'ONP a été faite


Accompagnement dans la définition des postes et l’identification des nouvelles compétences

Vérification du respect des jalons, des livrables Suivi des indicateurs


Supports de formation Retours d’expérience d’autres

ministères en vue d’une mutualisation des bonnes pratiques



LIVRABLE MAJEUR

Création du PESE et du Pilote national de la paye

06/11/09

Chantier "Offre SIRH"1. Définition

ENJEUX Pourquoi développer une offre

SIRH ?



Proposer un service SIRH complet sous la forme d’une solution ASP

gérée techniquement et opérationnellement par l’ONP

Garantissant la confidentialité et la sécurité des données clients

Conforme au noyau FPE au départ comme dans la durée

Sur la base d’un financement partagé entre les ministères clients et l’ONP construit à partir d’un modèle économique

Être en mesure d’associer de nouveaux ministères candidats au fil du temps

Denis ROTH FICHET

01.53.94.13.88

[email protected]

CONTACT ONP

Une démarche en deux temps : Procédure de marché : ateliers de définition des besoins, rédaction et validation du CCTP

et du DCE, publication, analyse des offres, décision et délai de recours, notification Projet classique de construction d’un SIRH : conception générale, conception détaillée,

réalisation, recette, reprise des données, mise en exploitation Une organisation spécifique au sein du programme ONP :

Une organisation de travail mixte ONP-Ministères clients et collaborative Des instances spécifiques au projet OSIRH et intégrées dans la gouvernance globale ONP

Offrir une solution en réponse aux difficultés que certains ministères pourraient rencontrer pour faire évoluer leur SIRH selon les exigences et les délais définis par l’ONP. L’opérateur a prévu de développer une offre sous la forme d’une solution ASP répondant aux besoins des utilisateurs

L’offre SIRH doit contribuer pour les ministères qui en font le choix à la sécurisation du calendrier de raccordement au SI Paye et du RSI du programme

L’offre SIRH présente un périmètre fonctionnel étendu en conformité garantie avec le noyau FPE au départ comme dans la durée.

L’offre SIRH s’inscrit dans une logique d’unicité applicative SI RH – SI Paye

06/11/09

Chantier SID1. Définition

ENJEUX Pourquoi développer une offre

SIRH ?



Le Système d’Information Décisionnel de l’ONP devra :

proposer une visibilité cohérente, à un niveau fin ou agrégé, des emplois, des effectifs et de la masse salariale,

permettre d’effectuer des études et des analyses éclairant les choix en matière d’emploi public, de modernisation des administrations et de gestion globale des RH,

proposer aux ministères un outil de pilotage et de connaissance des éléments RH-paye issus de leur gestion,

compléter les SIRH (yc les clients de offre SIRH de l’ONP) par des fonctionnalités de requêtage opérationnelles et décisionnelles.

Thierry GERMA

01.53.94.14.17

[email protected]

CONTACT ONP

Le projet comporte deux volets : Une composante 3FP portant sur l’ensemble des

agents des 3 fonctions publiques, alimentée à partir du fichier SIASP de l’INSEE,

Une composante FPE portant sur le périmètre plus restreint de la fonction publique d’Etat alimentée à partir du SI Paye, de CHORUS et des SI RH des ministères.

La stratégie de construction du SID repose sur deux marchés :

un marché éditeur dédié aux suites logicielles dont la notification est prévue en juin 2010,

un marché intégrateur requérant une mobilisation des MOA ministérielles dans le cadre de la préparation du marché et de la préparation de la conception générale au cours de l’année 2010. Le démarrage des travaux de conception est planifié début 2011.

Répondre aux attentes et aux besoins des ministères, de la DB, de la DGAFP en termes de pilotage RH-paye et de pilotage des emplois et de la masse salariale en offrant un système décisionnel interministériel portant sur la fonction publique d’Etat, et au-delà, sur les trois fonctions publiques.

Compléter les SID ministériels existants en matière de RH-paye, en associant les données RH et paye et en proposant des fonctionnalités décisionnelles avancées.

Proposer une vision interministérielle et consolidée de la fonction publique d’Etat, ainsi qu’une vue extensive sur l’emploi public et l’inter-fonction publique.

Répondre à la croissance des exigences concernant la connaissance et l’étude de la fonction publique mais aussi l’analyse de ses évolutions possibles.

ADHERENCES Quels sont les chantiers avec

lesquels le chantier interagit?

Une partie des données nécessaires au SID sont contenues dans le Noyau

Le SID est interfacé avec le SI Paye : l'alimentation du SID par les résultats de paye nécessite un flux entre les 2 SI