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Guide NetPaye
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NetPayeGestion de la PayeTable des matièresTable des matières ....................................................................................................................... 11 Introduction ......................................................................................................................... 3
Installation et lancement .......................................................................................................... 3Procédure d’installation ....................................................................................................... 3Lancement du logiciel .......................................................................................................... 3
2 Notice d'utilisation ............................................................................................................... 3Connexion ............................................................................................................................... 3
3 Les composants de l’interface .............................................................................................. 54 Tables des paramètres .......................................................................................................... 6
Les fonctions ........................................................................................................................... 7Les employés ........................................................................................................................... 8Les rubriques de paye .............................................................................................................. 9Les tableaux de calcul ............................................................................................................ 13La table de sortie ................................................................................................................... 14Les banques ........................................................................................................................... 15Les variables .......................................................................................................................... 15Les catégories socioprofessionnelles ...................................................................................... 16
5 Saisie ................................................................................................................................. 176 Etats .................................................................................................................................. 21
Virements .............................................................................................................................. 21Journal de paye ...................................................................................................................... 21Récap. Gle. .......................................................................................................................... 22Masse Salariale ...................................................................................................................... 23Déclaration annuelle .............................................................................................................. 23Livre de paye ......................................................................................................................... 24Relevé des émoluments ......................................................................................................... 24Etats personnalisés ................................................................................................................. 25
7 Sécurité.............................................................................................................................. 26Le Réseau .............................................................................................................................. 27Autre opérations .................................................................................................................... 30
8 La clôture .......................................................................................................................... 319 Les Messages ..................................................................................................................... 3210 Raccourcis clavier .......................................................................................................... 33
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1 IntroductionNetPaye est un logiciel de gestion de la paye. Ce manuel vous aidera à avoir une vision globale etdétaillée de ses différentes fonctionnalités.
Installation et lancementProcédure d’installation
1- Introduisez le CDROM dans le lecteur de CD ou DVD2- Cliquez sur Firebird/Interbase.3- Cliquez sur suivant.4- Cliquez sur NetPaye pour lancer l’Installation.5- Cliquez sur suivant.6- A la fin une fenêtre proposera de lancer ou non le logiciel
Lancement du logiciel
1- Appuyez sur l’icône qui se trouve sur le bureau ,2- Le premier message annonce la création des données pour le logiciel.3- Appuyez sur le bouton ‘ OUVRIR ‘ pour accéder au dossier.
Lorsque NetPaye est lancé un nom d’utilisateur et un mot de passe vous seront demandés. Au premierdémarrage, vous pouvez accéder à NetPaye sans saisir le nom d’utilisateur ou le mot de passe (Cliquezseulement sur Ouvrir). Vous pouvez par la suite créer vos utilisateurs en leurs attribuant des noms dédiéset des mots de passe pour sécuriser l’accès au logiciel. Pour plus de détails, consulter la rubrique« Sécurité » de ce document.
2 Notice d'utilisationConnexionAu lancement du programme NetPaye, trois champs obligatoires doivent être saisis :
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o Utilisateur : saisir le nom “utilisateur” que l’administrateur vous a attribué lors de la création devotre compte. Par défaut, l’utilisateur est celui de la dernière personne ayant utilisé NetPaye.Lors de la première utilisation du logiciel, l’utilisateur est “SYSDBA”, c’est-à-dire le nom del’administrateur.
o Mot de passe : saisir le mot de passe que vous avez choisi lorsque l’administrateur a créévotre compte.
o Dossier : saisir le nom du dossier que vous voulez utiliser. Par défaut ce champ contient ledossier “DEMO” livré avec le logiciel.
En cliquant sur le bouton “Détail>>”, plusieurs champs apparaissent et permettent d’intervenir rapidementau niveau des paramètres :
1. Fichier des paramètres : Ce champ, en lecteur seule, contient le chemin d'accès vers le fichierqui contient les paramètres de NetPaye.
2. Serveur : Si le serveur est distant, préciser ici le nom de la machine "serveur".
3. Chemin BDD : Préciser ici le chemin d'accès vers vos bases de données. Que votre base dedonnées soit locale ou distante, il faut toujours mettre le chemin d’accès local. Par défaut le cheminest “c:\Oransoft\NetPaye\Data\”.
4. Identificateur de la machine : Ce champ montre la chaîne identifiant votre machine.
5. N° License : Son contenu est fourni exclusivement par "OranSoft" ; sinon vous aurez accès à laversion démo limitée.
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3 Les composants de l’interfaceNetFact est une application Windows, et met donc à votre disposition toutes les possibilités pour faciliter lagestion de votre paye.
Toutes les fenêtres adoptent les mêmes types de composants :
Barre de navigation standardisé (voir l’image ci-dessous) permettant de naviguer dans une liste, derafraîchir et réactualiser la liste - tout particulièrement - dans un contexte réseau, de créer une nouvellepièce dans la liste, d’éditer et modifier la pièce sélectionnée, d’effectuer des opérations particulières surla pièce active, de chercher, d’avoir un aperçu avant impression, d’imprimer, de sauvegarder la listecourante sous excel et finalement de quitter la liste
Des listes déroulantes : vous pouvez naviguer dans toute la table en utilisant l'ascenseur horizontal,l'ascenseur vertical, souris et les touches de direction du clavier ;
Possibilité de tri dans certaines listes déroulantes : il suffit de cliquer sur le titre de la colonne pour voirtoute la table triée dans l'ordre croissant ;
Des fenêtres à plusieurs volets : il suffit de cliquer sur l'intitulé du volet pour accéder aux composants duvolet ;
· Le premier enregistrement de l'ensemble de données
· L'enregistrement précédent devient l'enregistrement en cours
· L'enregistrement suivant devient l'enregistrement en cours
· Le dernier enregistrement de l'ensemble de données devient l'enregistrement encours
· Rafraichir / Actualiser
· Nouveau (BL, Article, Client, Fournisseur, …) toute nouvel création.
· Modifier (BL, Article, Client, Fournisseur, …)
· Supprime l'enregistrement en cours.
· Calculer, Afficher, Appliquer, actionner.
· Valider le choix.
· Enregistrer les modifications.
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· Option non activé. Option activé.
· Aperçue de l’impression.
· Imprimer.
· Exportation vers Microsoft Office Excel autres partie vers PDF, Texte.
· Quitter / Fermer la fenêtre.
· Saisir le mot de passe des comptes utilisateurs du logiciel.
· Transférer vers Microsoft Excel
4 Tables des paramètres
Ici, vous disposez de toutes les tables nécessaires en entrée de votre gestion de la paye. Elle permet degérer (lister, insérer, et modifier) les informations suivantes :
o Les catégories socioprofessionnelles ;o Les fonctions de l’entreprise ;o Les services hiérarchisés ;o Les banques dans lesquelles les employés entretiennent leurs comptes bancaires ;o Les tables de sortie précisant les motifs de blocage d’une paye ;o Les employés ;o Les variables de saisie des entrées de la paye des employés dans le mois courant ;o Les tableaux de calcul en entrée des formules des rubriques ;o Les rubriques ;
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Les fonctionsCette table permet de spécifier l'ensemble des fonctions dont a besoin l'entreprise.
Chaque fonction est composée d'un code, d'un libellé ou intitulé, du numéro d'échelle, et du code de lacatégorie socioprofessionnelle.
Pour saisir une fonction :
1- Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’2- Saisissez un ‘code’, un ‘libellé’ , ‘Echelle’ et ‘Catégorie S.P si nécessaire.3- Cliquez sur le bouton ‘Sauv.’ pour sauvegarder la nouvelle fonction.
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Les employésLa table des employés contient l'ensemble de tous les employés de l'entreprise.
Pour saisir un employé
1- Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’.
On dispose au niveau de chaque employé des informations suivantes :
· Informations générales : Matricule, Nom, Prénom, Sexe, Nom de jeune fille; Date et lieu denaissance;
· Adresse : N° et nom de la rue (avenue ou Bd), Code post, Pays, Tel dom et bureau, E-mail;· Inf. Pers. : Situation fam.; Nombre d'enfants; Num Sec. Soc.; Nationalité;· Informations propres à la paye :
o Le service auquel est affecté l'employé;o La fonction de l'employé;o Si la paye est bloquée, spécifier la raison qui est à l'origine du blocage de la paye parmi
celles préalablement déclarées dans le volet "Table de sorties" de la fenêtre des options;o Les dates d'entrée et de sortie;
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Les rubriques de payeIci, vous pouvez éditer les rubriques nécessaires à votre gestion de la paye.
Toute rubrique est composée des champs suivants :
· Code de la rubrique, qui doit être unique;· Le libellé ou l'intitulé de la rubrique;· Le type de la rubrique parmi "Montant, Base, Taux ";· Le sens pour spécifier si cette rubrique est un gain, une retenu ou néant;· Le symbole qui permet de faire appel à cette rubrique dans les formules des autres rubriques;· L'abréviation qui sert à l'affichage;· "Base Rubrique" pour spécifier la rubrique qui est la base de la rubrique courante;· "Format base" pour montrer comment afficher sa valeur : c'est une simple chaîne, voici des
exemples qui montrent différents cas d'utilisation :
# : Emplacement d''un chiffre0 : Emplacement d''un chiffre toujours apparent.. : Séparateur décimal., : Séparateur des milliers.E+ : Notation scientifique.Exemples :#.00 : 2.5 apparait 2.50.
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00.## : 0.006 apparait 0.01.#.## : 12.2 apparait 12.2.
· "Rubrique Taux" spécifie le code de la rubrique dont la valeur est le taux de la rubrique courante.· "Format Taux" pour montrer comment afficher sa valeur (voir le détail ci-haut dans l'explication du
champ "Format base");· Formule pour spécifier l'expression de la formule pour calculer la valeur de la rubrique; le langage
utilisé est le suivant :
signe(F) : signe de la formule : F > 0 ? +1 : 0abs(F) : valeur absolue de Fpositif(F) : F si F > 0 sinon 0si(C, F1, F2) : si C est vraie alors F1 sinon F2trunc(F, P) : tronquer après P positionsarrondi(F, P) : arrondir après P positionsBase : la base de la rubriqueTaux : le taux de la rubriqueMontant : le montant de la rubriqueEMP.F : la valeur de la variable F de l''employéPARAM.F : la valeur de la variable F du moisCALC.IRG(tronquer(NETIMP, 1), TABIRG, EMP.IRG, ABATIRG) : formule du calcul de l''IRGmoy(Symb_Rub, "JJ/MM/AAAA", "JJ/MM/AAAA") : moyenne de la rubrique entre les deux datesTAB[I] : la case I de la table TABTAB[I1, I2] : la case (I1,I2) de la table TAB? : tout autre symbole est pris pour un paramètre
· Des options sous forme de cases à cocher pour spécifier si la rubrique est imposable, cotisable,imprimable, rentre ou non dans le calcul des charges patronales et du rappel ;
· Les comptes débit et crédit nécessaires pour le transfert vers NetCompta ;
Nous expliquons ci-dessous la création de la rubrique ‘NBRE DE JOURS TRAVAILLES’ :
Pour créer cette rubrique :
1- Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’.2- Saisissez un code. Toute rubrique est calculée à la base des rubriques déjà créées, et jamais
calculée avec une rubrique ultérieure. Toujours saisir le code à écart significatif par rapport aucode suivant et au code précédent pour pouvoir insérer éventuellement d’autres rubriques entreles codes.
3- Donnez un libellé à cette rubrique « NBRE DE JOURS TRAVAILLES ».4- Choisissez le type de rubrique Base, Taux ou montant ; dans notre cas c’est une’ base’.5- Choisissez le sens Néant, Gain ou Retenu ; dans notre cas c’est’ Néant’.6- Choisissez un symbole, dans notre cas je choisis ’NJT’, ce symbole est très essentiel pour
calculer les autres formule qui intègre le calcul « NBRE DE JOURS TRAVAILLES ».7- Donnez une abréviation à cette rubrique.8- Base rubrique : saisir le symbole de la rubrique utilisée comme base par la rubrique.9- Format base pour affiché la base rubrique sur la fiche de paye avec le format désiré.10- Rubrique taux et Format taux a le même principe de 7 et 8.11- Formule : champ de saisie de la formule qui va nous donner le NBRE DE JOURS TRAVAILLES.
Nous faisons intervenir ici toutes les variables qui permettent de déduire du nombre de jours max(ici 22) toutes les rubriques d’absence. La formule est donc 22.00 - NJA - MAP - NJM - CSS –NJC.
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Sans symbole Avec symbole22 jours de travaille dans un mois
-- NBRE DE JOURS ABSCENCE -- NOMBRE DE JOURS MALADIE -- MISE A PIEDS -- NOMBRE JOURS CONGE SANS SOLDE -- NOMBRE JOUR DE CONGE-----------------------------------------------------------= NBRE DE JOURS TRAVAILLES
22NJAMAPNJMCSSNJC-----------------------------------------------------------= NBRE DE JOURS TRAVAILLES
12- Est que cette rubrique est cotisable ou non ?13- Est que cette rubrique est imposable ou non ?14- Est que cette rubrique peut être un rappel ou non ?15- Est que cette rubrique est imprimable sur le bulletin de paye ou non ?16- Saisir le compte de cette rubrique, crédit ou débit. Ca sert a imprimer le journal recap.generale
avec les imputations comptables nécessaires.17- Cliquez sur le bouton ‘Sauv’ pour sauvegarder la rubrique que vous avez créée.
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Les tableaux de calculLes tableaux de calcul permettent de faciliter l'expression des formules des rubriques. Certaines formulesnécessitent des données tabulaires, typiquement la rubrique de l'IRG qui utilise la table des tranches desalaires avec ses coefficients, et la table des abattements.
Un tableau de calcul peut avoir plusieurs dimensions. Avec NetPaye vous pouvez aller jusqu'à 9dimensions.
Si la table a n dimensions, alors un tableau à n colonnes s'affiche. Par la suite, vous saisissez les lignesde votre tableau en spécifiant dans les n premières colonnes les indices, et dans la colonne valeur lavaleur de la ligne. Par exemple, dans la table des tranches de l’IRG 2008 qui comprend 3 tranches, il fautsaisir les 2 indices des intervalles des salaires, et les valeurs associées. Par exemple, le taux IRGcorrespondant à l’intervalle des salaires entre 10 000 et 30 000 est de 0.2.
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La table de sortieIci, vous spécifiez les raisons qui sont à l'origine du blocage d'une paye d'un employé.
Pour saisir une sortie
1- Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’2- Saisissez un un ‘libellé’.3- Cliquez sur le bouton ‘Sauv’ pour sauvegarder la nouvelle sortie.
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Les banquesVous déclarez ici l'ensemble de toutes les banques où les employés touchent leurs salaires.
Pour saisir une banque
1- Cliquez sur le bouton ‘Nouv’ creation d’une nouvelle ligne.2- Saisissez un un ‘libellé’.’Adresse’,…3- Cliquez sur le bouton ‘Sauv’ pour sauvegarder la nouvelle ligne.
Les variablesDans NetPaye, il existe deux types de variables : les variables propres à l'employé et les variablesgénérales.
Les deux types de variables sont spécifiques à chaque mois.
Les variables de l'employé sont saisies mensuellement pour chaque employé.
Les variables générales sont partagées par tous les employés dans le mois courant. Ces variables sonttrès utiles pour économiser les saisies. Par exemple, s’il existe une prime que l'employeur voudraitoctroyer à tous les employés, il suffit dans ce cas de déclarer cette prime comme étant une variablegénérale qui va être affecté à la rubrique qui comptabilise cette prime.
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Pour saisir une variable
1- Cliquez sur le tableau et appuyiez sur la touche flèche « bas » du clavier.2- Saisissez le symbole et le libellé.3- Cliquez sur le bouton ‘Entrer’ du clavier pour sauvegarder la nouvelle ligne.
Les catégories socioprofessionnellesDans cette table, vous pouvez spécifier les catégories socioprofessionnelles de votre entreprise. Il fautévidemment spécifier au niveau chaque employé une catégorie parmi celles déclarées ici.
Les catégories socioprofessionnelles permettent de tirer des états de regroupement par catégorie.
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5 SaisieLa saisie se fait simplement dans une grille dont les lignes sont les employés et les colonnes sont lesvariables des employés.
Dans l’anglet « Paramètres », vous saisissez les variables de saisie qui sont partagées par tous lesemployés. Par exemple, le taux SS est bien évidemment partagé par tous les employés.
Dans l’anglet « Variables », vous saisissez les variables de saisie propres à chaque employé.Typiquement, vous devriez saisir au moins le salaire de base.
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Une fois la saisie de l’employé est finie, vous amorcez le calcul de sa paye en cliquant sur l’entrée« Calculer » dans le menu contextuel de la fenêtre. Immédiatement, les valeurs de toutes les rubriquessont calculées, stockées, et affichées.
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Pour afficher ce tableau cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre ‘Saisis’
Ø Variables de l’employé du mois précédentØ Paramètres du mois précédent
Importer les données saisies de l’employé du mois précédent pour ne pas les ressaisir. Puis vousdevriez réviser ces valeurs et les actualiser.
Ø Variables de l’employé à zéroØ Paramètres à zéro
Remettre à zéro toutes les valeurs saisies de l’employé.
Ø CalculerCalculer la paye
Ø Imprimer2 choix, imprimer pour l’employé sélectionné, ou imprimer le bulletin de tous les employés.
Ø Imprimer modèle externeVous avez deux choix : imprimer pour l’employé sélectionné, ou imprimer le bulletin de tous lesemployés.
Ø Autres
Paye inverse pour saisir un intervalle de valeurs à une rubrique qui sera la base pour calculerune somme désirée d’une rubrique.
Paramètres / Variables du mois, option pour importer la saisie d’un mois choisi.
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Vous procédez de la même manière avec les autres employés.
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6 EtatsNetPaye met à votre disposition un ensemble d'états pour suivre la paye.
VirementsL'état de virement vous montre l'ensemble des versements effectués sur les comptes bancaires de tousles employés.
Journal de payeLe journal de paye visualise la valeur des rubriques comprise dans le champ "Etat". Le champ "Etat"provient des états personnalisés. Un état personnalisé est un ensemble de rubriques.
- On peut avoir les résultats par service.- On peut transférer le tout vers un fichier CSV/Excel.
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Récap. Gle.Cet état permet d'avoir le totale des différentes valeurs (base, taux, montant, débit, crédit) des rubriquespar service.
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Masse SalarialeCet état permet d'avoir le total des gains et des retenues suivant une période.
Déclaration annuelleCet état calcule l'ensemble des salaires et des valeurs fiscales (SS, IRG) par employé.
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Livre de payeLe livre de paye donne les valeurs de toutes les rubriques de chaque employé.
Relevé des émolumentsCe relevé spécifie les salaires suivant une période.
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Etats personnalisésLes états personnalisés servent dans l'état du "Journal de paye", et de la "Récap. Gle.". Ils permettentde grouper des ensembles de rubriques.
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7 SécuritéLa sécurité est conçue pour gérer plusieurs comptes d’utilisateurs sur la même base de données, et avoirun mot de passe par utilisateur.Pour créer les Comptes ou utilisateur
1- Ouvrez la fenêtre ‘Tiers’.
2- Dans la fenêtre de saisie des tiers, cliquez sur le bouton Mot de passe3- Saisir un nom de compte et le mot de passe.4- Relancer le logiciel et entrer le nom du nouveau compte et le passe puis cliquez sur ouvrir.
La figure suivante montre les 2 étapes pour créer un compte utilisateur avec mot de passe.
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Le RéseauIl faut tout d’abord connecter physiquement les ordinateurs avec l’ordinateur qui héberge la base dedonnées. Le travail en réseau accélère la gestion de la paye de l’entreprise car tout le personnel peutaccéder à la base de données et travailler en parallèle.Le logiciel est très simple à configurer en réseau, il faut juste suivre les étapes suivantes :Pour connecter deux PCs ou plus, il faut indiquer le nom de l’ordinateur qui héberge la base de donnéesdans le champ Serveur.
La 1ere méthodeLa plus simple consiste à chercher le serveur en cliquant sur le bouton indiqué sur la figure suivante.
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2emes méthodes.Saisir manuellement le nom de l’ordinateur qui héberge la Base De Données :
- Nous somme sur l’ordinateur qui héberge la base de données.- Cliquer avec le bouton droit de la souris, sur l’icône ‘ Poste de travail ’ qui ce trouve sur le
bureau.- Aller sur Propriétés et cliquer, une fenêtre va apparaitre.- Sélectionner l’onglet ‘Nom de L’ordinateur‘.- Copier le nom qui se trouve dans ‘Nom Complet de l’ordinateur‘.- Aller vers l’ordinateur qui veut se connecter avec la BDD du poste hébergeur.- Lancer NetCompta.- Dans la première fenêtre appuyer sur le bouton ‘Détail’.- Dans la partie ‘Serveur‘ inscrivez le nom du PC qui héberge la BDD.- Cliquer sur ‘ Ouvrir ‘.
La figure suivante représente une connexion de 3 ordinateurs à une même base de données sur un pcnommé ‘ Serveur’. Pour assurer une connexion entre plusieurs pc :
1- Désactiver le pare-feu de Windows, où configurer le pour libérer le port de Firebird/Interbase.2- Mettre le même nom du dossier sur tous les ordinateurs.3- Mettre le même chemin du dossier sur tous les ordinateurs.
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Autre opérations
Ouvrir un dossier existant ‘Explorer’: pour changer la base de données ou dossier.
Créer un nouveau dossier : créer une nouvelle base de données. La création d’une nouvelle base dedonnées peut servir pour gérer la paye de plusieurs entreprises, faire un transfert des employées sur unenouvelle BDD, la maintenance,…
Sauvegarder les données :Avec cette option vous pouvez exporter votre base de données sur un support amovible.
Faire un backup manuellement et le restaurer.Le backup crée un fichier secondaire de la base de données.Restaurer sert à rappeler le fichier backup déjà créé.
Faire le backup à la fermeture du logicielLe backup crée un fichier secondaire de la base de données pour la maintenance et pour avoir une copiede la base de données.A droite comme le montre la flèche, on peut sélectionner un autre chemin où le backup va se faire.
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Sauvegarder les données : Voir Fig.Avec cette option ‘Compresser / Décompresser’ vous pouvez exporter votre base de donnéescompressé sur un support amovible.
Afficher les caractères en arabe dans le logiciel : Le logiciel utilise la configuration de Windows.Aller sur :Démarrer/Panneau de configuration/Options régionales et linguistiques / Options avancéesChoisir ‘ Arabe Algérie ’.
Afficher les sommes en Dinar Algérien ‘DA’ : Le logiciel utilise la configuration de Windows, pourafficher la somme en DA.Aller sur :Démarrer/Panneau de configuration/Options régionales et linguistiques / Options régionales/Choisir ‘ Personnaliser ’. / Symbole Monétaire écrire ‘ DA ’.
8 La clôtureLa clôture met un verrouillage sur la paye du mois courant et désactive le droit de faire une modificationsur cette paye.
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9 Les MessagesMessage 01 :Opération non conforme
1- Vous essayez d’entrer un objet avec un code qui existe déjà.2- Toute opération non conforme affiche ce message.
Message 02 :
1- L’ordinateur distant est éteint.2- Il n’y a pas de réseau entre les 2 ordinateurs.3- Vérifiez si la partie Serveur contienne un nom, alors que vous voulez travailler en mono poste.4- Vérifiez votre anti-virus ou le Pare-feu de Windows.5- Le chemin BDD n’est pas le même que sur le poste serveur.6- Le dossier n’est pas le même que sur le poste serveur.7- Vous essayez d’effacer un objet, alors que vous avez saisi des pièces sur cet objet. Pour pouvoir
le faire il faut tout supprimer.
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10 Raccourcis clavier
- Dans la rubrique calcule de la paye ‘Var. Du mois’, ( F9 ) = Calcule.- Pour supprimer une ligne dans un tableau de saisie cliquer sur ( Ctrl+Suppr ).- Cliquez 2 fois sur une phrase se trouvant dans un tableau pour modifier cette phrase sans passer
par le bouton ‘modifier’.
O r a n S o f t
