Ou comment la dématérialisation dans le cloud vous assiste dans vos initiatives de gestion globale.

SERVICESPARTAGÉS

RÉUSSIR LA MISE EN PLACE DE VOTRE CENTRE DE

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SE LIT EN

MINUTES

Si vous le faites, faites-le bien .................................................................................................................... 3

Définir clairement le concept de services partagés ................................................................. 4

Estomper les obstacles à la standardisation du traitement des factures fournisseurs ..............................................................................................................................6

Mesure et évaluation des indicateurs clé de performance avec la dématérialisation ...............................................................................................................................8

7 astuces pour maîtriser les centres de services partagés modernes .......................9

Atteindre un niveau de maîtrise, de contrôle et de suivi total .........................................10

Comment fonctionne la dématérialisation des factures fournisseurs ? ...................11

L’histoire d’un succès : Albemarle ......................................................................................................... 12

À propos d’Esker ................................................................................................................................................ 13

Ou comment la dématérialisation dans le cloud vous assiste dans

vos initiatives de gestion globale.

SERVICESPARTAGÉS

RÉUSSIR LA MISE EN PLACE DE VOTRE CENTRE DE

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SI VOUS LE FAITES, FAITES-LE BIENLes entreprises désirantrestructurer leur gestion financière par la création d’un Centre de Services Partagés ne font qu’effleurer le potentiel d’économies. Pourquoi? Parce que la stratégie de développement qu’elles adoptent est incomplète.

Au cours des 20 dernières années, de nombreuses entreprises ont réalisé des économies, gagné en efficacité opérationnelle et amélioré la qualité de leurs processus grâce aux Centres de Services Partagés, mais souvent de façon partielle.

Aujourd’hui, avec l’accroissement de la compétitivité, la gestion des coûts est devenue encore plus importante et le rendement de tous les processus crucial. Lors de la création d’un Centre de Services Partagés, il est donc nécessaire de voir au-delà des gains immédiats et d’anticiper des améliorations futures qui interviendront lorsque le modèle des Centre de Services Partagés sera plus mature. Sans ces précautions, le risque est de ne pas atteindre les objectifs fixés et de ne pas réaliser d’économies.

Avez-vous envisagé la dématérialisation de vos factures fournisseurs dans le cloud en support technologique pour la création de votre Centre de Services Partagés ?

La lecture de ce guide peut vous permettre d’avancer sur le sujet...

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DÉFINIR CLAIREMENT LE CONCEPT DESERVICES PARTAGÉSLa centralisation peut être unélément constitutif de votre Centre de Services Partagés, MAIS n’en demeure pas moins un concept à part.

Un Centre de Services Partagés est caractérisé par son fonctionnement en tant qu’entité distincte au sein d’une société, comme un « sous-traitant » interne en quelque sorte. Un modèle de gestion intégrant un Centre de Services Partagés permet une optimisation des ressources à l’échelle de l’entreprise et implique un champ de vision élargi et une méthodologie concentrée sur l’amélioration de la qualité et la standardisation des processus.

VS§ Absence de redondance

pour la récupération en cas de dommage majeur§ Retard potentiel dans le

traitement des paiements§ Allocation figée des coûts

d’opération§ Système à tendance

bureaucratique

§ Coûts opérationnels élevés§ Gestion des paiements

complexe§ Standards et méthodologies

hétéroclites§ Faible visibilité et

coordination des données

CENTRALISÉES

LEURS POINTS FAIBLESCENTRALISÉES & DÉCENTRALISÉES

COMPTABILITÉOPÉRATIONS DE

FOURNISSEURS

Les entreprises utilisant un tel système sont à même de proposer des niveaux de service en accord avec toutes les parties concernées, une meilleure coordination, une évolutivité améliorée et une réduction significative des coûts. Une étude de Gartner, premier organisme mondial de recherche et conseils en télécommunication, démontre que « la mise en place de services partagés peut réduire le coût total d’une unité financière de 25 à 35 %. »1

DÉCENTRALISÉES

1Implementing Finance Shared Services: Benefits and Best Practices, 18 décembre 2012, Gartner.

05

DES ENTREPRISES ESTIMENT QUE L’INFLUENCE DU CLOUD COMPUTING SERA PRIMORDIALE SUR LAFUTURE ORGANISATION DE LEURS SERVICES PARTAGÉS.* Selon les résultats d’une étude menée par Accenture

42%

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ESTOMPER LES OBSTACLES À LA STANDARDISATION DU TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

L’un des obstacles majeurs àl’implémentation d’un Centre de Services Partagés est la résistance au changement. Bien qu’elle représente un changement, l’automatisation des processus comptables constitue un facteur de consolidation à même de faire disparaître de nombreuses craintes.

Des études ont montré que, quel que soit l’objectif, l’implémentation d’une structure basée sur la collaboration (par opposition à la fragmentation) accroît considérablement les chances de succès. En revanche, le maintien de politiques non standardisées génère des problèmes similaires à ceux que l’on veut résoudre avec la mise en place d’un Centre de Services Partagés.

La dématérialisation représente un outil de consolidation extrêmement efficace ; pourtant de nombreux directeurs financiers et directeurs informatiques y sont encore réticents. Après la mise en œuvre de mesures de stabilisation, ceux-ci ne sont en effet

souvent pas prêts à introduire dans leur système un nouvel élément susceptible d’en bouleverser le fonctionnement.

Les solutions de dématérialisation permettent la continuité opérationnelle en mettant à disposition un traitement des factures fournisseurs externe et unifié, même dans les cas où il y a plusieurs ERP. Ce fonctionnement permet d’éviter les erreurs d’implémentation, ainsi que toute perturbation potentielle au niveau du Centre de Services Partagés. De plus, le contrôle permanent (24h/24, 7j/7, 365 j/an) permet au fournisseur de proposer une implémentation étendue sur différents fuseaux horaires.

AUJOURD’HUI, LA NORME EST À LA STANDARDISATIONGLOBALE DES PROCESSUS. LES PRINCIPAUX FOURNISSEURS DE SOLUTIONS DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS DOIVENT ŒUVRER ENSEMBLE À L’OPTIMISATION ET LA STANDARDISATION GLOBALE DES PROCESSUS POUR AVANCER.

07Source: The Hackett Group

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Quel que soit le degré destandardisation de votre Centre de Services Partagés, vous ne pourrez pas gérer correctement ce que vous ne pouvez pas mesurer.

L’évolution permanente des Centres de Services Partagés impose aux responsables financiers une mesure rigoureuse de l’efficacité des processus mis en œuvre. Un suivi scrupuleux du rendement des processus et de la satisfaction client facilite l’identification des besoins.

Ainsi, chaque Centre de Services Partagés se doit d’utiliser des repères tels que des

indicateurs clés de performance. Comment savoir alors quels indicateurs choisir ou comment comparer vos standards avec les meilleurs ?

La dématérialisation va sans doute être décisive dans l’amélioration de vos indicateurs de performance. En effet, en plus de stimuler les performances (traitement accéléré, précision accrue, etc.), la dématérialisation permet aux responsables d’avoir une visibilité totale grâce aux fonctionnalités de suivi en temps réel et d’archivage électronique. Il devient désormais possible de mesurer les activités relatives à la comptabilité fournisseurs avec une précision inégalée.

Nombre de factures traitées par mois

Nombre de factures traitées par employé

Nombre de factures traitables automatiquement

Nombre de fournisseurs

MESUREZ

MESURE ET ÉVALUATIONDES INDICATEURS CLÉS DE PERFORMANCE AVEC LA DÉMATÉRIALISATION

Coût de chaque facture

Promptitude des paiements

Remises obtenues grâce à des paiements en avance

Niveau d’automatisation atteint

ÉVALUEZ

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POUR MAÎTRISER LES CENTRES DE SERVICES PARTAGÉS MODERNES

Définissez la structure générale de votre plan comptable avant de passer à un système de services partagés. Cette mesure ne consiste passeulement à définir les comptesapparaissant dans le plan comptable, mais également les autres éléments du bloc d’imputation, ainsi que leur utilisation.

Soyez prêts à supprimer les services comptables des différentes filiales. L’économie d’échelle obtenue par ledéplacement du personnel comptable des différentes filiales vers le Centre de Services Partagés permet àl’entreprise d’améliorer ses services auprès de ces mêmes filiales.

02

ASTUCES

7

Standardisez vos systèmes comptables avant d’implémenter des services partagés. La rentabilité des services comptables partagés est optimale lorsque leur implémentation est effectuée en parallèle à un système financier à fournisseur unique.

01 04

Voici 7 suggestions proposées dans le rapport de Gartner1 pour réussir la mise en place d’un Centre de Services Partagés :

Les directeurs financiers doivent être prêts à s’impliquer dans les opérations. L’implication personnelle du directeur financier est requise pour le choix et la mise en place du système comptable à l’échelle du groupe.

03 Avant de commencer, assurez-vous qu’un Centre de Services Partagés correspond à vos besoins.Avant toute implémentation de services partagés, les directeurs financiers et directeurs informatiques doivent déterminer précisément les implications et bénéfices potentiel d’une telle organisation.

06

Les services partagés doivent être stratégiques pour être couronnés de succès.Un projet de services partagés ne peut être une réussite qu’à condition d’être implémenté dans le cadre d’une stratégie d’entreprise clairement définie par la direction générale, le directeur financier et le comité de direction.

07

Standardisez les processus à faible valeur ajoutée à l’échelle de l’entreprise.La majeure partie des économies réalisées à l’aide de services comptables partagés provient de la centralisation des processus en un nombre réduit de Centres de Services Partagés situés dans des zones géographiques où la main d’œuvre est peu onéreuse.

051Implementing Finance Shared Services: Benefits and Best Practices, December 18, 2012. Gartner.

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ATTEINDRE UN NIVEAU DE MAÎTRISE,DE CONTRÔLE ET DE SUIVI TOTAL

Vous souhaitez améliorer la qualité de vos processus par la mise en place d’un Centre de Services Partagés ? Assurez-vous d’avoir une vision complète de ces processus.

Chaque jour, de nombreuses informations circulent de manière informelle au sein d’un service de comptabilité : quand une facture a -t-elle été traitée ? Qui l’a traitée ? Quelle est la cause réelle d’un retard de paiement ? etc. Le manque de visibilité et de transparence des processus peut impacter la prise de décisions au jour le jour par les responsables concernés, risquant même de mettre l’entreprise en difficulté en cas d’audit.

En standardisant les opérations de comptabilité fournisseurs, les services partagés améliorent le contrôle et la visibilité mais ces actions restent toutefois toujours inadaptées pour le suivi du processus Purchase-to-Pay. C’est là qu’intervient la dématérialisation.

Une solution de dématérialisation des factures fournisseurs intelligente et basée sur le cloud offre aux entreprises les outils nécessaires pour prendre des décisions rapidement et disposer de données en cas d’audit. Le suivi en temps réel permet de visualiser les factures à chaque étape du processus de traitement électronique ; chaque facture est ainsi visible et traçable à tout moment.

COMMENT FONCTIONNE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS ?Déployable centralement ou localement, une solution de dématérialisation des factures fournisseurs regroupe un ensemble de technologies telles que la capture intelligente des données, le traitement “touchless” (sans intervention humaine) et le workflow électronique.

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SITE LOCAL 1

SITE LOCAL 2

SITE LOCAL 3

SITE LOCAL 6 SITE LOCAL 5

SITE LOCAL 4

Sites locaux� Scan des factures� Approbation de paiement� Résolution des conflits� Résolution des problèmes de rapprochement entre factures

� Révision des objectifs et mesures� Accès aux exemplaires électroniques des factures 24h/24, 7j/7� Suivi en temps réel

Centres de Services Partagés � Vérification des factures� Elimination des doublons de factures� Rapprochement entre factures et commandes � Identification des différences entre commandes et factures

� Application des procédures standards� Enregistrement des factures� Application stricte des procédures et contrôles� Conformité aux règles d’approbation

Réception et numérisationLes factures scannées ou électroniques sont introduites dans un workflow d’approbation.

ExtractionLes données de la facture sont extraites et intégrées dans l’ERP.

Vérification et traitementLes factures, avec ou sans commande d’achat, sont prises en charge.

ArchivageDes copies des factures sont archivées en toute sécurité.

TraçabilitéLes factures sont visibles et traçables à chaque étape du traitement.

AUTOMATISATION COMPLÈTE

Vous voulez savoir à quoi ressemble une démarche de dématérialisation réussie ? Albemarle, leader dans la conception et la fabrication de produits chimiques spécialisés, en est un brillant exemple.

Fort de deux Centres de Services Partagés pour la gestion de toutes ses factures à l’échelle mondiale,Albemarle a optimisé son système en remplaçantson infrastructure vieillissante par une solution de dématérialisation des factures fournisseurs.

12Satisfaction accrue pour plus de

8 500 fournisseurs dans le monde

+8 500Téléchargez le témoignage client Albermale en cliquant ici !

EN SAVOIR PLUS !

L’HISTOIRE D’UN SUCCÈS

90 % de traitement électronique

Réduction du nombre de factures papier reçues

de 60 % à 10 %

40% de transactionssupplémentaires traitées par jour par la personne

chargée de la comptabilité fournisseur

TAUX DE TRAITEMENT

ÉLECTRONIQUE

TAUX DE TRANSACTION DE FACTURE

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À PROPOS D’ESKER

Siège mondial : Lyon, FranceSiège aux Etats-Unis :

Madison, Wisconsin

Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions d’automatisation des processus documentaires et de dématérialisation des documents de gestion : commandes d’achat, factures fournisseurs, commandes clients, factures clients, etc.

Esker aide ainsi les entreprises à éliminer le papier et sa manipulation de leurs processus de gestion, tout en améliorant leur productivité, leurs cycles de gestion et leur impact environnemental.

Retrouvez-nous sur le Web, à l’adresse www.esker.fr.

Trends in Shared Services: Unlocking the Full Potential, 2011. Accenture.

Implementing Finance Shared Services: Benefits and Best Practices, December 18, 2012. Gartner.

AP & Purchasing: Realise Mutual Gains from the Emerging Relationship, 2013. The Hackett Group.

RÉFÉRENCES

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Esker SA 10, rue des émeraudes 69006 Lyon

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