Slide no 1 04/11/2004ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS ATELIERS BAAN IV MODULE 4 : Gestion des ACHATS

04/11/2004ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS Slide no 1

ATELIERS BAAN IV ATELIERS BAAN IV MODULE 4 : Gestion des ACHATSMODULE 4 : Gestion des ACHATS


PROGRAMMEPROGRAMME

• 1 – Présentation générale• 2 – Description de la fonctionalité• 3 – Principales transactions • 4 – Liste des customisations• 5 – Problèmes constatés• 6 – Améliorations souhaitées• 7 – Automatisations à envisager


1 : Présentation générale1 : Présentation généraleCe module comprend les domaines suivants:• Réapprovisionnement• Appels d’offre• Contrats d’achat• Ordres d’achat :

– Etapes et type d’ordre– Vie d’un ordre – Réception, contrôle de qualité– Transfert Qualiac– Traitement ordres livrés

• Reliquats d’achat• Relance fournisseurs• Retours fournisseurs• Gestion des lots• Gestion des fournisseurs


1. MENU CORRESPONDANT1. MENU CORRESPONDANT


2. Description fonctionnelle2. Description fonctionnelle• Tous les matins, un job automatique génère des propositions de

réapprovisionnement pour les articles en dessous du stock de sécurité• Ces propositions sont ensuite:

– Soit validées – Soit gardées en suspens en attendant résultat appel d’offres– Soit supprimées (si on ne veut pas réapprovisionner l’article)

• Un ordre d’achat est créé dans Baan– Soit par transfert d’un INV – Soit par transfert d’un appel d’offres– Soit par une saisie manuelle

• Les ordres d’achat peuvent être liés à un contrat

• Pour les demandes de matériel en livraison directe, une proposition INV est générée et transférée en Ordre d’achat


TYPE D’ORDRE TOTAL NOMBRE DE LIGNES

CR 12 43

CS1 41 59

CT 6233 19898

DT 2497 3629

RT 7 14

2 - STATISTIQUES - 12 - STATISTIQUES - 1

ORDRES D’ACHAT PAR TYPE EN 2003


2 – STATISTIQUES - 22 – STATISTIQUES - 2

APPELS D’OFFRES NOMBRE DE LIGNES

1967 4096

APPELS D’OFFRE EN 2004


2 – STATISTIQUES - 32 – STATISTIQUES - 3

CONTRATS D’ACHAT

STATUT CONTRATS LIGNES DE CONTRAT

OUVERT 7 182

EN COURS 196 9605


3 – Principales transactions3 – Principales transactions

Intitulé Code session

Gestion des ordres INV tdinv3120m000

Gestion des appels d’offre tdpur1101m000

Gestion des contrats d’achat tdpur3101m000

Gestion des ordres d’achat tdpur4101m000

Edition ordres d’achat tdpur4401m000

Gestion des réceptions tdpur4120m000

Gestion des reliquats tdpur4130m000

Gestion des lots tdltc0101m000

Gestion des fournisseurs tccom2101m000


3- Interface CFU + Qualiac3- Interface CFU + Qualiac

Mise à jour tous les soirs

C F U

MARCHESEN-TETES

EN-TETES CONTRATS

LIGNES CONTRATS

FOURNISSEURS FOURNISSEURS

GENERATION INV ARTICLES

TEXTES ARTICLESEN-TETES ORDRE ACHAT

LIGNES ORDRE ACHAT

RECEPTION DETAILLEE

ENLOGEMENT

COMMANDES

LIGNES DE COMMANDE

FACTURATION+ PAIEMENT

Transfert ordres d’achat réceptionnés


3.1 – REAPPROVISIONNEMENT DU 3.1 – REAPPROVISIONNEMENT DU STOCKSTOCK

• Procédure :– Chaque matin, à 5 heures, Baan lance un réapprovisionnement

pour tous les articles et génère les propositions pour les articles à pourvoir

– Ces propositions sont lancées par magasin– Chaque gestionnaire de produit édite la liste des INV le

concernant– Il ouvre ensuite la gestion des ordres INV pour vérifier, modifier,

confirmer ou supprimer les ordres.– Il lance le transfert des INV confirmés en ordres d’achat


3.1 – Gestion des ordres INV3.1 – Gestion des ordres INV


3.1 – Transfert des ordres INV3.1 – Transfert des ordres INV


3.1 Transfert des ordres INV3.1 Transfert des ordres INVChamps à renseignerChamps à renseigner

• On peut lancer le transfert à partir de critères variés:– Par no d’ordre INV– Par article ou groupe d’articles– Par magasin– Par fournisseur– Par acheteur ou planificateur– Par numéro d’ordre de vente (livraison directe)

• Ensuite, les champs ci-dessous sont à renseigner comme suit:– Série d’ordres d’achat 1 pour CT , 2 pour DT– Type d’ordre : CT– Type ordre liv. Directe DT


3.2 – Appels d’offres - principe3.2 – Appels d’offres - principe

• Le module appel d’offres dans Baan s’applique à :– des demandes de prix ponctuelles– Des montants inférieurs à 5000 CHF

• Ce module comporte les étapes suivantes:– Saisie de l’appel d’offres– Edition de l’appel d’offres (avec option envoi par fax)– Saisie du résultat– Edition appel d’offres par articles (pour obtenir le comparatif des prix

obtenus)– Copie lignes appel d’offre vers ordre d’achat


3.2 – Appel d’offres – Menu3.2 – Appel d’offres – Menu


3.2 – Appel d’offres – En-tête3.2 – Appel d’offres – En-tête


3.2 – Appel d’offres – Lignes3.2 – Appel d’offres – Lignes


3.2 – Appel d’offres – textes3.2 – Appel d’offres – textes

• Textes articles:– On peut :

• opter pour le texte standard article• définir un texte article spécifique

– Il suffit de renseigner le champ ‘Desc. Standard.’ comme suit :

• Oui = desc. Standard article + texte additionnel éventuel• Non = uniquement description spécifique liée à la

demande de prix


3.2 – Saisie résultats appel d’offres3.2 – Saisie résultats appel d’offres

Cette transaction sert à entrer le résultat d’un appel d’offres. On peut aussi gérer les dates d’expiration de l’appel d’offres (via le zoom)

Actuellement, peu d’appel d’offres dans le système sont traités.


3.2 – Appel d’offres - Recopie3.2 – Appel d’offres - Recopie• Cette transaction permet de recopie une ou plusieurs lignes

d’appel d’offres vers un ordre d’achat


3.2 – Appel d’offres – Résumé3.2 – Appel d’offres – Résumé

BAAN 4 - MODULE APPEL D’OFFRESBAAN 4 -ORDRES D’ACHAT

Génération automatiqued’un ordre CTà partir de l’appel d’offres.


3.3 – Contrats d’achat 3.3 – Contrats d’achat

• La plupart des articles dans Baan sont liés à des contrats d’achat, sauf :– Articles Farnell EDI– Articles ponctuels

• Les contrats sont gérés dans CFU et transférés ensuite dans Baan et Qualiac une fois la procédure d’adjudication terminée


3.3 - Contrats - Origine3.3 - Contrats - Origine• Création dans CFU :

– soit renouvellement contrat initial – soit résultat appel d’offres

• Transfert dans Qualiac des en-têtes de contrat• Transfert dans Baan des en-têtes et des lignes• Contrat créé dans Baan avec le statut ‘ouvert’• Pour le rendre actif :

– modifier le statut de ‘ouvert’ à ‘en cours’

C F UQUALIAC

BAAN

En-tête du Marché : données globalesPas de blocages

En-tête du contrat: statut = ouvert

Lignes du contrat

Procédure AO/DO

MarcheRenouvellement


STATUT:1-Ouvert2-En Cours3-Fermé

CONTRATS

Pas de modification

Modification dans les 3 tables

Mise a jour données additionnelles (ref. contrat)

ARTICLES :FournisseurDevisePrix d’achatUnité prix d’achatDernier prix d’achatPrix moyen d’achatorigine

DONNEES ADDITIONNELLES :-modification ou suppression

de la référence au contrat

FACTEURS DE CONVERSION: -modification facteur conv. ou création nouveau record

3.3 – Contrats – changement statut3.3 – Contrats – changement statut


3.3 – Gestion contrats (en-tête)3.3 – Gestion contrats (en-tête)


3.3 – Gestion contrats (lignes)3.3 – Gestion contrats (lignes)


3.3 – Gestion contrats - origines3.3 – Gestion contrats - originesA partir des lignes on peut accéder à la saisie des origines détaillées

(zoom sur origine)


3.3 – Contrats - Evaluation 3.3 – Contrats - Evaluation

-Evaluation contrat d’achat +- tdpur3420m000

-Edition récapitu;atif par lignes +- tdpur3498m000


3.3 – Contrats – ECMDS 3.3 – Contrats – ECMDS


3.4 – Ordres d’achat 3.4 – Ordres d’achat (commandes) (commandes)

• Une commande peut être :– soit saisie manuellement – soit résulter du transfert d’un ordre INV – Soit résulter du transfert d’un appel d’offres

• On distingue plusieurs types de commandes, chacun comportant un certain nombre d’étapes à réaliser

• Une commande peut être liée :– À un contrat d’achat– A une demande de matériel (livraison directe)


3.4 - Types de commande 3.4 - Types de commande TYPE DESCRIPTION SERIE

CS1 Commandes internes non transférées (JOBMT, et….)

3

CT Commandes normales 1

DT Livraisons directes 2

CR Retours négatifs 5

RT Retours positifs 6


3.4 – Commandes – Etapes par type3.4 – Commandes – Etapes par typeCommandes normales (CT,RT, CS1)Commandes normales (CT,RT, CS1)

ETAPE DESCRIPTION SESSION

1 Edition de commande tdpur4401m000

2 Note de reçu de marchandise tdpur4410m000

3 Gestion des réceptions tdpur4120m000

4 Note de réclamation tdpur4420m000

5 Gestion des accords tdpur4121m000

6 Note de stockage tdpur4421m000

7 Note de retour tdpur4411m000

10 Transfert Qualiac (sauf CS1) Interface Qualiac

9 Traitement des ordres reçus tdpur4223m000


3.4 – Commandes – Etapes par type3.4 – Commandes – Etapes par type



2 Note de reçu de marchandise tdpur4410m000

3 Gestion des réceptions tdpur4120m000

10 Transfert Qualiac Interface Qualiac

9 Traitement des ordres reçus tdpour4223m000

DT

CR



10 Transfert Qualiac Interface Qualiac

9 Traitement des ordres reçus tdpour4223m000


3.4 – Vie d’un ordre d’achat3.4 – Vie d’un ordre d’achat• Etapes principales :

– Création (ou transfert AO, INV)– Edition et envoi au fournisseur (év. par fax)– Livraison de la marchandise:

• Edition de la note de reçu de marchandise par batch• Gestion réception • Edition de la note de réclamation si nécessaire• Gestion du contrôle de qualité (si article soumis)• Edition de la note de stockage par batch• Edition de la note de retour si nécessaire• Enlogement de la marchandise par batch

– Transfert dans Qualiac des commandes réceptionnées– Traitement des ordres livrés

(1 fois par semaine par batch)– Archivage (1 fois par semaine)

on garde une année en cours avant d’archiver


3.4 – Saisie des ordres d’achat3.4 – Saisie des ordres d’achatEn-tête – champs à renseignerEn-tête – champs à renseigner

Intitulé Commentaires

Fournisseur Code fournisseur

Type d’ordre CT, DT, CR. RT, CS1

Contrat Numéro du contrat en cours (si contrat)

Date ordre Date du jour par défaut

Date livraison Date de livraison prévue

Cde originale Commande historique (si retour)

Ref. A Description générale

Site Site de réception

Cond. Livraison Incoterm + destination

Devise Devise du fournisseur

Code adresse Code adresse pour la commande


3.4 – Saisie des ordres d’achat3.4 – Saisie des ordres d’achatEn-tête – copie écranEn-tête – copie écran

Accès Aux lignes


3.4 – Saisie des lignes Ordre d’achat3.4 – Saisie des lignes Ordre d’achat

A saisir :-Scem-Quantité


3.4 – Saisie des lignes ordre d’achat3.4 – Saisie des lignes ordre d’achatOrigines multiplesOrigines multiples

Accès par un zoom sur le champ origine


3.4 – Etapes précédent la réception3.4 – Etapes précédent la réception

• Une fois saisie, la commande doit ensuite être éditée et envoyée au fournisseur (sous forme papier ou par fax)

• L’édition de commande Baan est identique au layout Qualiac (y compris feuille annexe avec origines par ligne)

• Un job journalier lance l’édition de la note de reçu de marchandise

• La commande peut ensuite être réceptionnée


3.4 – Réception des ordres d’achat3.4 – Réception des ordres d’achat1- Se mettre en mode insertion avec la touche2- Entrer le no du bulletin de livraison3- entrer le numéro de commande

2

3

4 – Saisie de la quantité sur ‘qté/bon exp’ (quantité sur documents de livraison du fournisseur)5 – Positionnement sur champ ‘Livrée’

4 5


3.4 – Réception – emplacements et lots3.4 – Réception – emplacements et lots

Article géré par lot: on crée autant d’entrées que d’occurences d’un même articleOn doit créer les nos de lots correspondants Article non loti : on crée une entrée par position de commande


3.4 – Réception – Colisage détaillé3.4 – Réception – Colisage détailléSi la réception concerne une livraison directe (ordre DT), on peut

créer des lignes de colisage en cliquant sur ‘0’


3.4 – Réception - Note de réclamation3.4 – Réception - Note de réclamation

• Si la quantité annoncée par le fournisseur est différente de la quantité constatée

• Si la marchandise n’est pas conforme • Si elle a été avariée au cours du transport• -> On déclenche l’édition d’une note de

réclamation‘Edition réclamations’ – tdpur4420m000

• Mais seulement si les quantités réceptionnées n’ont pas été saisies


3.4 – Réception – Contrôle de la qualité3.4 – Réception – Contrôle de la qualitéSi l’article est soumis à contrôle, on doit procéder au contrôle de

qualité (Gestion du contrôle de la qualité – tdpur4121m000)

Pour un article loti, il faut saisir autant d’entrées que d’occurences de lot par article


3.4 – Réception – Note de retour3.4 – Réception – Note de retour

• Si une ou plusieurs occurrences d’un article ne franchissent pas le contrôle de qualité

• -> on édite une note de retour au fournisseur‘Edition des bons de retour’ – tdpur4411m000

• Parallèllement, la marchandise doit être retournée au fournisseur


3.4 – Etapes après réception3.4 – Etapes après réception

• Dans le cas des livraisons directes la réception ne comporte ni contrôle de qualité, ni saisie des lots. Une fois la marchandise réceptionnée, elle est livrable au client

• Pour les commandes liées au stock, il faut générer la liste de stockage (fait par batch tous les jours) et lancer l’enlogement (par batch également)

• On peut aussi effectuer un enlogement manuel si on veut stocker un article dans un emplacement autre que celui auquel il est associé


3.4 – Enlogement manuel3.4 – Enlogement manuel

Procédure : 1- générer un enlogement pour la réception souhaitée2- ouvrir la gestion des données désenlogement3- au niveau des lignes, supprimer l’enregistrement4- en mode insertion. sélectionner la ligne proposée5- saisir le no d’emplacement souhaité6- lancer la confirmation du désenlogement


3.4 – Commande - Etapes finales3.4 – Commande - Etapes finales

• Après l’enlogement ou après la réception pour les livraisons directes, la commande est transférée dans Qualiac pour être facturée

• Tous les samedi matin, le traitement des ordres de vente livrés est lancé en batch

• Les commandes sont conservées une année dans les tables courantes et ensuite archivées


3.5 - Traitement des reliquats :3.5 - Traitement des reliquats :

• Au niveau de la réception– On peut modifier la quantité proposée par le système– On peut la mettre à 0 pour supprimer le reliquat

• Dans ‘Gestion reliquats’ – tdpur4130m000 :– Soit on confirme le reliquat– Soit on le modifie – Soit on le supprime


3.5 Gestion des reliquats :3.5 Gestion des reliquats :copie d’écrancopie d’écran


3.6 – Relance fournisseurs3.6 – Relance fournisseurs

• Un job systématique édite chaque mardi matin les lignes de commande non livrées – Critères : date du jour – 15 à date du jour– Le fichier sort sur l’imprimante de la gestion des stocks

• Le responsible de produit peut ensuite dans l’édition des relances (tdpur4403m000) envoyer par courrier ou par fax les relances aux fournisseurs


3.6 – Relance fournisseurs3.6 – Relance fournisseursCopie de l’écran de soumissionCopie de l’écran de soumission


3.7 – Retours : Procédure3.7 – Retours : Procédure• Un retour peut survenir :

– Avant la mise en stock :

• après la réception, en cas de non conformité quantitative ou qualitative

• après le contrôle de qualité, si la marchandise n’est pas acceptée– Après la mise en stock :

• suite à un retour utilisateur• après un contrôle dans le stock

• Pour un retour avant la mise en stock :– les documents nécessaires au fournisseur sont produits par Baan

• Note de réclamation• Note de retour

• Pour un retour après la mise en stock:– les commandes de retour (CR et RT) doivent être créées

• Dans tous les cas :– une demande d’expédition doit être créée dans Qualiac


3.7 – Retours – types de 3.7 – Retours – types de commandescommandes

• Types d’ordres à utiliser :– Retours temporaires : création d’une commande CR et d’une commande RT– Retours définitifs : création d’une commande CR

• Lors de la création de ces ordres, pour assurer le lien avec la commande initiale

– Entrer la référence de cette commande dans le champ ‘référence A’

• format CTnnnnnnn ou DTnnnnnnn

• Ces ordres après le transfert dans Qualiac deviendront une sous-commande de la commande initiale


3.8 Gestion des lots - Menu3.8 Gestion des lots - Menu


3.8 – Gestion des lots - procédure3.8 – Gestion des lots - procédure

• Pour pouvoir être géré par lots, un article doit être défini comme tel dans la gestion des articles

– Paramètre Gestion des lots : valeur ‘A l’unité ‘

• Il doit être stocké dans un magasin géré par emplacements

• Dans la gestion des lots, on crée ensuite les instances nécessaires, soit par anticipation soit lors d’une opération sur le stock (réception, transaction de stock, désenlogement, enlogement)

• Dans chacune de ces opérations, le(s) no(s) de lots concernés doivent être précisés


3.8 – Gestion des lots – Ecran de saisie 3.8 – Gestion des lots – Ecran de saisie

Champs Valeur

Article No Scem

Lot No de lot

Type lot Achat

Fournisseur Code four.

Cde lot four Ref. four.

Certificat Ref. supp.


3.8 – Gestion des lots - complements3.8 – Gestion des lots - complements

• On peut associer différentes caractéristiques à un lot pour mieux le définir (voir menu ‘caractéristiques spécifiques lot’)

• On peut tracer un lot dans le stock (affichage cas d’emploi des lots - tdltc1510m000)


3.9 - Fournisseurs3.9 - Fournisseurs

• Les fournisseurs sont chargés depuis Foundations tous les soirs et la base Baan est identique à Qualiac


3.9 – Fournisseurs - Adresses3.9 – Fournisseurs - Adresses


4 – Principales customisations4 – Principales customisations

• La plupart des sessions du module PUR(achats) ont été customisées ainsi que certaines session INV, LTC, ILC.

• PUR:– Gestion et édition appel d’offres– Gestion et édition ordres d’achat– Gestion. Édition, changement statut contrats d’achat– Gestion des reliquats– Relance fournisseurs– Gestion réceptions, note de réclamation, note de retour

• INV:– Génération, gestion, transfert ordres INV

• DIVERS:– Rapports– Consultations


5 – Problèmes constatés5 – Problèmes constatés

• Ordre de retour non désenlogés mais facturés

• Origines multiples par ligne de commande– Fonctionalité non utilisée– Souhait de ne plus imprimer la page ‘répartion’ (Edition

Commande)

• Utilité du contrôle de qualité systématique?

• Notes de réclamation et de retour non effectuées


6 – Améliorations souhaitées6 – Améliorations souhaitées

• Fax business :– Retour du fax à l’utilisateur Unix – Gérer le fax au niveau de chaque adresse du fournisseur

• Articles gérés par nomenclatures de produit :– Tester cette fonctionalité en vue de son implémentation


7- Automatisations à envisager7- Automatisations à envisager

• Réapprovisionnement automatique• Relance anticipée• Traitement commandes JOBIMP, JOBMT• Ecran simplifié réceptions• Ecran simplifié saisie transactions stock


7.1 Réappro automatique7.1 Réappro automatique

• Articles concernés :– Liés à un contrat– Limite de valeur (Qté * prix unitaire < 5000 CHF)– Livraisons directes exclues– Magasins EDI, 00 exclus

• Identification des articles:– Au moyen d’un paramètre existant dans la gestion des articles– OU dans la gestion des données additionnelles articles

• Finalité:– Gain de temps – Allégement charge de travail


7.1 – Réappro automatique - schéma7.1 – Réappro automatique - schéma

ACTUELLEMENT

GESTION DES INV

TRANSFERT INV

GESTION ORDRES ACHAT

GENERATION INV

CONFIRMATION INV

EDITION ORDRES ACHAT

GESTION DES INV

TRANSFERT INV

GESTION ORDRES ACHAT

GENERATION INV

CONFIRMATION INV

EDITION ORDRES ACHAT

FUTUR

batch

MANUEL

enchainement


7.1 – Réappro automatique - 7.1 – Réappro automatique - fonctionnementfonctionnement

• Définition d’un enchainement automatique qui va :– Générer les ordres INV– Trier les INV générés (automatiques et manuels)– Confirmer les INV pour articles ‘auto’– Les transférer en ordres d’achat – Compléter les données achat si nécessaire– Envoyer par fax les commandes montant < 5000 CHF– Envoyer sur l’imprimante les commandes > 5000 CHF

• Les articles non automatiques suivront la procédure habituelle

• Le gestionnaire de produit recevra :– La liste des commandes auto envoyées par fax


7.2 - Relance anticipée7.2 - Relance anticipée

1 - Mise en place d’un job automatique générant la liste des commandes livrables dans les 10 jours


7.2 – Relance anticipée - Suite7.2 – Relance anticipée - Suite

• 2 – Envoi automatique d’un avis au fournisseur pour confirmer la date de livraison prévue

• 3 – Intégration automatique dans Baan des confirmations reçues


7.3 – Commandes JOBMT, 7.3 – Commandes JOBMT, JOBIMP ?JOBIMP ?

• Actuellement: – création d’un INV– transfert en CS1– envoi de la CS1 à l’atelier – Création d’un job– Demande matériel par atelier pour matière première – Etc.

• Problèmes : traçabilité comptable• Futur :

– Création d’un INV -> transfert en CT– Génération d’un job via interface Baan/Qualiac– Tous les documents générés seront liés au job

Documents

Slide no 1 04/11/2004ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS ATELIERS BAAN IV MODULE 4 : Gestion des ACHATS