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Agenda - Inviter
Sommaire
1 – Inviter par le Webmail
1.1 - Créer un nouvel événement
1.2 - Inviter des participants
1.3 - Répondre à une demande d’invitation
2 – Inviter par Thunderbird/Lightning
2.1 - Créer un nouvel événement
2.2 - Inviter des participants
2.3 - Répondre à une demande d’invitation
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
1 – Inviter par le Webmail (accueil)
En plus des indispensables fonctions de création, modification et suppression d'événements, l’application Ag enda permet à l'heure actuelle la gestion d'événements répétitifs, la réception de notifications par messagerie, l'importation et l'exportation (formats CSV et iCalendar), l'invitation d'autres membres de l'annuaire académique, des vues multiples d'agendas, les agendas partagés et la possibilité de voir les événements dans la page d'accueil.
Martin Charles
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
1.1 - Créer un nouvel événement (accueil)
- Cliquer sur , une fenêtre s’ouvre
Dans la présentation suivante nous allons créer un événement en invitant des participants pour aller un peu plus en profondeur dans l’utilisation de l’application.
Il faut indiquer dans un 1er temps pour l’événement :
- Un titre, un lieu… - Une durée : une date de début et de �n d’évén ement. - Une alerte pour un rappel avant le début de l’évènement . (facultatif)
Martin Charles
15/05/2012
15/05/2012
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
1.2 - Inviter des participants (accueil)
- Pour inviter des participants cliquer sur l’annuaire puis sur Carnet d’adresses pour les sélectionner via votre carnet d’adresses personne l ou via l’Annuaire Académique.
- Sélectionner la personne dans votre carnet d’adresses si elle s’y trouve et l’ajouter aux participants. Si elle n’y est pas, faites une recherche dans l’Annuaire académique puis l’ajouter .
Alexia Dupond [email protected]
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
- Sélectionner les personnes invitées
- Cliquer sur Ajouter
Vérifier les disponibilités de la personne en cliquant sur .
Lorsque vous ajoutez un participant à votre réunion vous pouvez voir ses disponibilités avant de l’enregistrer ce qui vous permet de changer éventuellement la date ou l’heure de l’événement avant de le convier.
Ici on peut voir que dans la tranche horaire de 15h45 à 17h00 (en rouge), Alexia Dupond n’est pas disponible mais elle l’est de 17h30 à 18h30, heure de la réunion à laquelle elle est conviée.
Alexia Dupond
Alexia Dupond
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
- Cliquer sur Accepter si ses disponibilités vous conviennent :
-Cliquer sur Enregistrer
Après avoir vu les disponibilités de chacun vous pouvez enregistrer les participants, la personne invitée reçoit un message dans sa boite de réception.
1.3 – Répondre à une demande d’invitation (accueil)
La personne invitée reçoit un message dans sa boite de réception.
Sur son agenda, elle voit l’invitation et l’accepte ou bien la refuse.
La personne conviée clique sur oui pour accepter l’invitation. Elle peut aussi la refuser.
A son tour la personne qui invite reçoit un message.
Alexia Dupond
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
Le statut de l’invité change dans la fenêtre des participants du fait qu’elle ait accepté de participer à l’événement ainsi que ses disponibilités en apparaissant en rouge.
Vous avez la possibilité d’annuler l’événement, les participants en seront avertis par mail.
Organisateur : [email protected] : [email protected]
Alexia Dupond
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
2 – Inviter par Thunderbird/Lightning (accueil)
En plus des indispensables fonctions de création, modification et suppression d'événements, l’application Thunderbird/Lightning permet l'invitation d'autres membres de l'annuaire académique.
2.1 - Créer un nouvel événement (accueil)
- Faites un clic droit sur l’agenda puis cliquer sur , une fenêtre s’ouvre.
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
Dans la présentation suivante nous allons créer un événement en invitant des participants pour aller un peu plus en profondeur dans l’utilisation de l’application.
Il faut indiquer dans un 1er temps pour l’événement :
- Un titre, un lieu… - Une durée : une date de début et de �n d’événement. - Une alerte pour un rappel avant le début de l’évènement. (facultatif)
Puis cliquer sur .
2.2 - Inviter des participants (accueil)
- Entrer les adresses mails des participants et vérifier leur disponibilité puis valider en cliquant sur OK.
Alexia Dupond <[email protected]>
Marie Ubertain <[email protected]>[email protected]
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
Lorsque vous ajoutez un participant à votre réunion vous pouvez voir ses disponibilités avant de l’enregistrer ce qui vous permet de changer éventuellement la date ou l’heure de l’événement avant de le convier.
Ici vous pouvez voir que dans la tranche horaire de 14h00 à 16h00 (entourée en rouge), que l’ensemble des participants sont disponibles.
Après avoir vu les disponibilités de chacun vous pouvez enregistrer les participants, les personnes invitées reçoivent un message dans leur boite de réception :
2.3 – Répondre à une demande d’invitation (accueil)
La personne invitée reçoit un message dans sa boite de réception et sur son agenda, elle voit l’invitation et l’accepte ou bien la refuse.
Alexia Dupond, Marie Ubertain
[email protected], [email protected]@ac-rouen.fr
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
Par Thunderbird /Lightning, l’événement apparait dans une couleur transparente.
- Double cliquer sur l’événement et sélectionner la réponse souhaitée et valider en cliquant sur OK.
La personne qui vous a invité, recevra une notification comme quoi vous avez accepté ou refusé l’invitation.
Martin Charles
alexia.dupo Marie
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
Et elle peut également voir votre présence par Thunderbird/Lightning en cliquant sur l’événement et sur les participants.
Dans cet exemple nous pouvons voir qu’un participant a accepté l’invitation et l’autre refusé.
Vous avez la possibilité d’annuler l’événement en le supprimant, les participants en seront avertis par mail.
[email protected]@ac-rouen.fr
Alexia Dupond <[email protected]>
Marie Ubertain <[email protected]>
Alexia Dupond, Marie Ubertain
www.ac-rouen.fr - Mars 2012 Document original : Rectorat de Caen
