Soyez les bienvenus...Forum des Secrétaires de club 08/04/2018 5 Une Vision: Envisager un jour où tous les besoins dans le monde peuvent être servis par les Lions. Une Mission:

Forum des Secrétaires de club

Soyez les bienvenus !

08/04/2018 1


Thèmes traités

Organisation du Lions Clubs International

Rôle et responsabilités du Secrétaire

Guide du travail du Secrétaire

Gestion et archivage des documents

Accès à MyLCI

Ressources en ligne et informations utiles

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L’Organisation du Lions Clubs

International

Il n’y a pas de hiérarchie dans le lionisme,

seulement des échelons de responsabilité.


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Structure mondiale d'action

(En vidéo)

http://members.lionsclubs.org/FR/lions/global-action-team/index.php

https://www.youtube.com/watch?time_continue=12&v=q1i0t_g1B3s


08/04/2018 5

Une Vision : Envisager un jour où tous les besoins

dans le monde peuvent être servis par les Lions.

Une Mission : La SMA soutiendra la vision du LCI

et LCIF et augmentera la motivation de servir

Un objectif : d’ici 2020-2021

Aider plus de 200 millions de personnes par an

Atteindre 1,7 million de membres Lions et Leo

Former plus de 500 000 membres par an

Structure Mondiale d’Action, c’est :


08/04/2018 6

EME EML EMSLCIF

Structure Mondiale d’Action, c’est :

Travail d’une équipe


Les Membresdu ClubLes Commissions

Le Conseil d’Administration

Membres de droit• anciens Gouverneurs• membres du Cabinet

du Gouverneur

L’organisation du Club

08/04/2018

Président - ClubSMA

Trésorier

Secrétaire

Président de la Commission

Communication

Président de la Commission Effectif

EME

Membre du ClubToutes les

Commissions

Bureau

Décidées par le Club

Membre du Club

Membre du Club

Membre du Club

Membre du Club

Membre du Club

….

Prend les décisions courantes et met en œuvre

les décisions du C. A.

Prend toutes les décisions qui engagent le club y

compris sur le plan financier. A confirmer en AG

Proposent et construisent les actions, travaillent avec le

responsable de district

7

1er Vice-PrésidentEML

Président de la Commission Œuvres

EMS

Bureau

Président sortant

Coordinateur LCIF

2ème Vice-Président

Président de Branche de Club

Tous les autres Président de

commission élus

Chef du Protocole

….

CONSTITUTION ET STATUTS

TEXTE LA-2 Oak Brook

http://www.lionsclubs.org/resources/FR/pdfs/la2.pdf



Trésorier

Organigramme de club (à titre d’exemple)

Finances

Officiels

Commissions permanentes

Conseil

d’administrationTous les officiels du club

Chef du Protocole (Facultatif)

Président Branches de club

Past –Gouverneurs , membre du cabinet du

Gouverneur, autres responsablesOfficiels du club

Leaders de la Structure

mondiale d’action

EffectifLeadershipInformatiqueConstitution

& Statuts

Secrétaire2 Vice-e

président

Responsable

Marketing

Communications

Marketing

Communications

1er Vice-

président

Responsable

EML de club

(Leadership

)

Responsable

EMS de club

(Service)

Service

Responsable

EME de club

(Effectif)

Immédiat

Past-président

(coordinateur

LCIF)

Président du clubResponsable

Structure mondiale d’action

au niveau du club

08/04/2018 8


Lions Clubs International

1 430 000 membres

46 500

clubs

210

pays

DM103 France

District

Zone

Région

L’environnement du Club

08/04/2018 9

Le Club


08/04/2018 10

Organisation du district

Cabinet du Gouverneur de District

Conseil d’administration

Bureau

GouverneurPrésident SMA

1er ViceGouverneur

ImmediatPast Gouverneur

2ème ViceGouverneur

Trésorier

Secrétaire

Présidents de Région 3

Présidents de Région 2

Président de Région 1

Présidents de Zone 9








Président de Zone 1

Past-Gouverneurs

CoordinateursEME – EML - EMS

Délégués aux comm. nationales

Délégués aux comités techniques

Autres délégués

Chef du Protocole

Correspondants

Conseiller

Chargés de mission

Administrateurs associat. nat. Lions

Président de District Léos Clubs

Coordinateur LCIF


Cabinet du Gouverneur 2018-2019

A personnaliser par chaque Coordinateur EML de District

Gouverneur 2018-2019 : Prénom Nom

Imméditat Past Gouverneur : Prénom Nom

1er Vice Gouverneur : Prénom Nom

2ème Vice Gouverneur : Prénom Nom

Trésorier : Prénom Nom

Secrétaire : Prénom Nom

Protocole : Prénom Nom

PRESIDENTS DE REGION et/ou de ZONE :

Région 1: Prénom Nom : Zone 1, Zone 2, etc…

Région 2: Prénom Nom : Zone 1, Zone 2, etc…

Région x: xxxxxxxxxxxx

……..1108/04/2018


08/04/2018 1208/04/2018

Le District Multiple 103 France

15 Districts

1208 Clubs

26000 Membres

Maison des Lions de France

295, rue St Jacques 75005 - Paris

Secrétariat – Services Généraux

http://lions-de-france.org/


08/04/2018

Le Lions Clubs International

13

Nous sommes présents dans 210 pays et zones

géographiques

http://www.lionsclubs.org/FR/index.php


Présidente du LCI : Gudrun Yngvadottir (Islande)

Immédiat Past Président : Naresh Aggarwal (Inde)

Président de la LCIF

1ère Vice Président : Jung-Yul Choi (Corée du Sud)

2ème Vice Président : Judge Haynes H. Townsend (USA)

+ 34 Directeurs Internationaux, élus pour 2 ans, dont :

William Galligani (Nîmes Alphonse Daudet),

District 103SE - Directeur International 2017 - 2019

08/04/2018 14

http://www.lionsclubs.org/FR/who-we-are/our-leaders/board-of-directors.php




1508/04/2018

Rôle et

Responsabilités

du Secrétaire

Secrétaire


Rôle et Responsabilités du Secrétaire

Conseiller et soutien du Président

Proche collaborateur du Président

Garant de la bonne marche administrative du

club

Garant de la bonne gestion des effectifs

1608/04/2018

Sous la responsabilité du Président et

en collaboration avec le trésorier

Secrétaire



Il assiste le Président :

Dans la conception et la réalisation du calendrier du club

Dans l’élaboration de l’ordre du jour des réunions

Dans l’organisation des réunions du bureau

Dans la rédaction du document préparatoire à la visite du gouverneur

1708/04/2018

Rôle du Secrétaire



Il collabore à l’élaboration du calendrier :

Dates des réunions et assemblées générales

Dates des congrès et des conventions nationale et internationale

Dates des actions nationales et des manifestations du club

Dates des visites du Gouverneur, du PZ et les dates des CCG (Comité Consultatif du Gouverneur)

Dates de formation des nouveaux bureaux

1808/04/2018

Rôle du Secrétaire


Les dates clés de la Gouvernance du club

CLUB

2 assemblées Générales (octobre, mars-avril)

DISTRICT

2 congrès (octobre, avril)

DISTRICT MULTIPLE

1 convention nationale (mai-juin)

LIONS CLUBS INTERNATIONAL

1 convention internationale (juin-juillet)

08/04/2018 19


Les responsabilités du Secrétaire

2008/04/2018

Le club est soumis à la loi française

de 1901 sur les associations**

** Le droit local et la loi de 1908. Associations domiciliées dans

les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle



Garant de la bonne marche administrative du Club

Il fait la déclaration du nouveau bureau à la

Préfecture du siège social du club dans les 3 mois

qui suivent l’AG .

La Préfecture délivre un accusé de réception à

conserver

2108/04/2018

Ne pas oublier d’informer le Maire

et les services municipaux de la

Commune




Il détient les statuts et le règlement Intérieur.

Il en effectue les mises à jour si nécessaire

(déclaration en préfecture des modifications).

Il remet à chaque nouveau membre une copie des

statuts et du règlement intérieur du club

2208/04/2018

Statuts

et RI




Il établit et met à jour le fichier individuel des membres du club :

Date de naissance, adresse, téléphone, e-mail

Situation professionnelle et familiale

Numéro de membre au Lions Clubs International

Il remplit tous les documents

administratifs (en respectant les délais

2308/04/2018

Fichier des Membres


2408/04/2018

Guide du travail

du Secrétaire.

Y’a du boulot!

Secrétaire


Guide de travail du Secrétaire

Le Secrétaire assure la communication entre le

club, son district, le district multiple et le LCI.

Toute la correspondance adressée au club et

envoyée par le club est confiée au Secrétaire

25

Secrétaire du

Club

08/04/2018



Les tâches à accomplir au sein du club

Il envoie des convocations aux réunions de travail et

aux Assemblées Générales, avec l’ordre du jour

Il diffuse le compte-rendu des réunions du club (avec

le relevé des présents, absents, excusés) :

à chaque membre

au président de zone

au Secrétariat du District (Voir dispositions du District)

2608/04/2018




Selon les statuts, le club doit tenir 2 Assemblées

Générales Ordinaires (A.G.O.) par an

Le Secrétaire doit :

convoquer chaque membre, par courrier ou courriel, 15

jours au moins avant la date de l’A.G.

faire signer la feuille d’émargement aux présents

rédiger le procès-verbal et le faire signer par

le Président, le Trésorier et le Secrétaire

2708/04/2018




L’assemblée générale d’automne (avant fin octobre)

Approbation du rapport d’activité de l’année écoulée

Approbation des comptes de l’exercice écoulé

Décision sur l’affectation des excédents de fonds du

compte de fonctionnement et du compte actions

Vote du quitus au président sortant

2808/04/2018




L’assemblée générale de printemps (avant fin mars)

Élection du Président et du Vice-président

Élection du Président de la Commission Effectif

Élection du Président de la Commission du service

Élection du Président de la Commission communication

Élection des membres du CA

Élection des membres du futur bureau

Présentation et vote du budget prévisionnel

Fixation de la cotisation annuelle du club2908/04/2018




Le Secrétaire a des droits élargis pour :

Enregistrer les membres du nouveau bureau à

l’issue de l’Assemblée Générale de printemps sur

le site national : http://lions-de-france.org/

Modifier la situation des effectifs (RME)

3008/04/2018

La mise à jour de l’annuaire électronique est

automatique





Le Secrétaire établit une fois par an :

la synthèse de l’activité du club pour la

préparation du rapport moral du Président.

le Livre Blanc de l’année écoulée, synthèse de la

vie sociale du club, avant le 30 juin, qu’il envoie

au coordinateur EMS de district.

3108/04/2018

Une synthèse de tous les livres blancs est

faite au niveau national



L’accueil d’un nouveau membre

Le Secrétaire de Club :

Centralise la fiche de renseignements du nouveau Lion

Demande au futur membre sa photo d’identité pour

l’insérer sur le site des Lions de France

Demande éventuellement la photo d’identité de son

conjoint et sa date de naissance, en vue de compléter le

trombinoscope du Club (s’il existe)

3208/04/2018




Lors de l’intronisation, le Secrétaire s’assurera

qu’il dispose :

D’une trousse de nouveau membre (livre, insigne, etc…)

D’une copie des statuts et règlement intérieur, à faire

parapher et signer par le nouveau Lion

D’un fanion du club (dédicacé par les Lions du Club)

3308/04/2018

http://www.lionsclubs.org/FR/common/pdfs/nm9.pdf




Lors de l’intronisation, le Secrétaire tiendra à

disposition du Président et du chef du protocole

les textes :

de la cérémonie d’intronisation

de l’engagement sur l’honneur

3408/04/2018

ces documents sont téléchargeables sur le

site www.lions-france.org«onglets : documents/club-administration».

http://www.lions-france.org/national-70.html



Relations Club / District

Le Secrétaire participe au nom de son club, avec son

président ou seul, aux CCG

Participe aux manifestations organisées par la zone

Participe aux congrès du district

Participe aux forums des responsables

organisés par le district

3508/04/2018



Relation Club / District multiple

Le secrétaire doit saisir ou valider l’état des effectifs

du club sur le site nationale : Lien

3608/04/2018

CHAQUE MOIS

(y compris en Août même

s’il n’y a pas de réunion)

http://www.lions-france.org/


Vos droits de modification dans la base de données

08/04/2018 37


Validation mensuelle de l’effectif du club (RME)

08/04/2018 38


Un regard sur l’ Effectif du club

08/04/2018 39


Analyse diagnostique de l’Effectif du club

08/04/2018 40

Nom, Prénom Ville Date entrée Année entrée Ancien. Profession Catég. Fonction Date de naissance Année naissance

D. Nicole WASQUEHAL 24/10/1991 1991 25 privilégié

B. Danièle LILLE 28/03/1991 1991 25 actif

D. Mariette MARCQ EN BAROEUL 10/01/1991 1991 25 Mandataire Judiciaire Honoraire privilégié

P. Annie LOOS 01/04/2009 2009 7 Anesthésiste - réanimateur actif Pdt Effectifs de Club

B. Janik WASQUEHAL 31/12/1999 1999 16 actif

V. Josiane MARCQ EN BAROEUL 10/01/1991 1991 25 Administrateur de Société actif

P. Brigitte WASQUEHAL 01/03/2004 2004 12 Trésorière principale actif

W. Françoise LAMBERSART 01/04/2002 2002 14 actif

D. Annie ENGLOS 28/03/1991 1991 25 Directeur Affaires Culturelles actif

M. Chantal MOUVAUX 28/03/2013 2013 3 actif 1er Vice Président

D. Pascale LILLE 01/03/2004 2004 12 actif

H. Nicole WASQUEHAL 13/11/1997 1997 18 Maître Conférences -Biologiste actif

C. Catherine EMMERIN 10/01/1991 1991 25 Pharmacien - Directrice de la Ho actif

B. Brigitte ROUBAIX 01/01/2015 2015 1 actif

C. Géraldine BONDUES 22/04/2010 2010 6

Naturopahe et gérante d'un

centr actif Chef du Protocole

A. Marthe LOMME 01/04/2002 2002 14 Médecin. actif

L. Jeannine CROIX 18/12/2015 2015 0 actif

P. Charlotte MARCQ EN BAROEUL 14/06/2012 2012 4 INFIRMIERE actif 2e Vice Président

J. Sylvie LILLE 10/01/1991 1991 25 Avocat. actif Trésorier de Club

C. Guillemette LILLE 10/01/1991 1991 25 Négociatrice. (Prod.Chimiques) actif

R.Martine MARCQ EN BAROEUL 01/03/2001 2001 15 Directeur Adjoint actif

R. Perrine VILLENEUVE D ASCQ 10/01/1991 1991 25 Médecin Angéiologue. actif

D. Brigitte ENNETIERES EN WEPPES 01/04/2015 2015 1 actif

T. Emilie LILLE 09/06/1994 1994 22 Médecin Généraliste actif

L. Christine LILLE 10/01/1991 1991 25 Gestionnaire-Comptable actif

B.Brigitte RONCHIN 01/03/2006 2006 10 Infirmière à domicile actif Président de Club

H. Sylvie CROIX 10/01/1991 1991 25 privilégié

L.Michèle VILLENEUVE D ASCQ 22/11/2012 2012 3 Chef de produits Lingerie actif

L. Isabelle VILLENEUVE D ASCQ 10/01/1991 1991 25 Resp. Régional Création et Repri actif

G. Luggy ORCHIES 10/11/2011 2011 4 actif

D. Martine VILLENEUVE D ASCQ 28/03/2013 2013 3 Formatrice pour adultes actif

L. Isabelle LEERS 01/11/2002 2002 14

Responsable Ressources

Humaines actif Secrétaire de Club

R. Odile ATTICHES 23/01/2014 2014 2 Chef de publicité dans l'équipe actif

E.Daphné MARCQ EN BAROEUL 01/09/2013 2013 3 Actuaire actif

F.Amélie LILLE 01/04/2016 2016 0 actif

H. Anne VILLENEUVE D ASCQ 14/06/2012 2012 4 actif

Nbre de Membres Création du Club Age du Club Ancien Ref Ancien. Rapport ancienneté Actifs % Actifs agemoyen - de 62 ans

36 1991 25 16,67 13,56 0,85 33 91,67% 62,91 12



Synthèse du travail de Secrétaire et calendrier

41

Quoi ? Quand ? Pourquoi ? À qui ? Comment ? Commentaires

AG

d’Automne

avant le 30

septembre

Quitus moral et financier

et affectation des

excédents

Après convocation

des membresStatutairement obligatoire

Gestion des

effectifsavant le 25 du mois

Mise à jour des effectifs

du mois écouléInternet

Indispensable pour les cotisations. À

faire même s’il n’y a eu aucun

mouvement

AG de

Printempsavant le 31 mars

Élection et vote du budget

de l’année suivante

Après convocation

des membres

Permet de transmettre la modification

de bureau

Modification

du. Bureaupour le 30 avril

Indication du nouveau

bureauInternet

Indispensable pour ouvrir les

autorisations d’accès

Annuaire

sur internet

tout au long de

l’année

Contact et envoi de mail

du DM103 ou du LCIInternet

Les modifications d’adresse, mail,

téléphone sont à mettre à jour

systématiquement

Fiche

individuelleà chaque modification

Permet des recherches par

les autres membres

Ne pas oublier la photo et remplir

hobbies et compétences

Livre Blanc pour le 30 juinRépertoire des actions

menées

Délégué

HumanitaireInternet Tenu par la commission actions sociales

Excellence

de Clubpour le 30 juin Récompense accordée Président de Zone Internet Respecter les critères d’attribution

Déclaration en

Préfecture

3 mois maxi après

l’AG de PrintempsRespect de la loi de 1901

Préfecture ou sous-

préfectureInternet ou poste

Déclaration obligatoire, Conserver le

récépissé

08/04/2018


4208/04/2018

Gestion et

Archivage des

documents



Une précaution et une recommandation :

Original

envoyéDouble à

conserver

dans les

archives

4308/04/2018



Tâches à effectuer lors de la prise de fonction

Récupérer les registres et les archives

le registre spécial (n'est plus obligatoire)

le registre des A.G.O. et des A.G.E.

le registre des réunions statutaires

Vérifier le listing des membres et le mettre à jour

Vérifier l’exactitude des fiches personnelles sur le site

national (sans oublier la photo)

4408/04/2018



Liste des documents pouvant être téléchargéssur le site du District Multiple : Lien

Le matériel du Secrétaire :

Papier à en-tête du club

Le livre du Secrétaire (ou fichiers informatiques)

La liste des officiels du club

Les comptes rendus de chaque réunion de club et des PV des AG

Le trombinoscope du cabinet du Gouverneur

4508/04/2018

http://www.lions-france.org/national-70.html



La conservation des archives :

Le registre spécial pour les associations (loi 1901)

(n’est plus obligatoire) **

4608/04/2018

** Loi du 1-7-1901 art.5 : dernier alinéa abrogé par l’ordonnance

2015-904 du 23-07-2015 art.1,2. Effet au 25/07/2015

Mais il faut être en conformité avec la constitution et Statuts (LA-2) Article III,

Section 5 (d)




Autres registres ou fichiers à conserver :

les comptes rendus des réunions statutaires et de

de bureau

les procès-verbaux de réunions du conseil d’administration et

des Assemblées Générales

la liste des officiels et des responsables des commissions

le fichier des membres (par fonction)

L’attestation d’assurance : couverture des risques Responsabilité Civile

concernant tous dommages causés aux tiers lors des manifestations courantes

des Clubs, limitée à 1500 personnes. Délivrée par le DM nominativement à

chaque Président de Club au mois de juillet.

4708/04/2018


Accès à

MyLCI

08/04/2018 48


Accès à MYLCI à partir du site national (Profil secrétaire)

08/04/2018 49


Page d’accueil MYLCI- secrétaire

08/04/2018 50


MYLCI – vos droits

08/04/2018 51


Saisie des actions sociales -1

08/04/2018 52


Saisie des actions sociales -2

08/04/2018 53


Saisie des actions sociales - 3

faifffff

08/04/2018 54

Faire défiler

avant

sélection,

privilégier le

label:


Saisie des actions sociales - 4

08/04/2018 55


08/04/2018 56

Ressources en ligne

Ressources pour gérer les clubs

E-book du Secrétaire

Site National du District Multiple

Facebook du site National

Site du District

Facebook du District

http://members.lionsclubs.org/FR/resources/club-management.php

http://www.lionsclubs.org/resources/FR/pdfs/ebook/DA-CSEB.pdf


https://www.facebook.com/LionsClubsdeFrance/


08/04/2018 57

Informations utiles

Logos des Lions Clubs

http://members.lionsclubs.org/FR/resources/logos/index.php


08/04/2018

En cas de problème, le secrétaire * et le

coordinateur EML** de District sont à votre

disposition

58

* : Prénom Nom + Courriel ** : Prénom Nom + Courriel


Questions diverses

08/04/2018 59

Documents

Soyez les bienvenus...Forum des Secrétaires de club 08/04/2018 5 Une Vision: Envisager un jour où tous les besoins dans le monde peuvent être servis par les Lions. Une Mission: