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Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire
2017 /1113 /PCCB
Spécification technique 2017/1113/PCCB
Autocontrôle II
Version 2 dd 2020-04-15
Mise en application 27/04/2020
Administration compétente DG Politique de Contrôle
Service responsable Cellule de validation des guides
Secrétariat Destinataires
Secrétariat – S3, DG Politique de contrôle
Les auditeurs de l'AFSCA et des OCI ainsi que les collaborateurs concernés par les audits.
Nom – fonction / service Date Signature
Rédigé par : Chloé Rousselle Jacques Inghelram DG Politique de Contrôle
15/04/2020 Chloé Rousselle
Vérifié par :
Katrien Beullens Directeur Transformation-Distribution
22/04/2020 Katrien Beullens
Approuvé par :
Jean-François Heymans Directeur général ai Politique de Contrôle
24/04/2020 Jean-François Heymans
Inventaire des révisions
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Révision Mise en application depuis
Motif et nature de la révision
Version 1 Première version
Version 2 27/04/2020 Ajout de clarifications, dont les principales figurent aux points 8 et
9.
Mots clés Audit Validation SAC AC II Table des matières
1. Objectif ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3
2. Champ d’application ------------------------------------------------------------------------------------------- 3
3. Référence -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
4. Définitions et abréviations ------------------------------------------------------------------------------------ 3
5. Principes de base ---------------------------------------------------------------------------------------------- 4
5.1. Les bases de données de l’AFSCA --------------------------------------------------------------- 4
5.2. Vérification des activités ----------------------------------------------------------------------------- 4
5.3. Activité implicite ---------------------------------------------------------------------------------------- 5
5.4. Déménagement d’une entreprise ------------------------------------------------------------------ 5
5.5. Choix du guide ----------------------------------------------------------------------------------------- 5
5.6. Données d’audit encodées -------------------------------------------------------------------------- 6
5.7. Impact d’une nouvelle activité sur la contribution ---------------------------------------------- 6
6. Transfert d’audit ------------------------------------------------------------------------------------------------ 8
7. Contrôle limité --------------------------------------------------------------------------------------------------- 8
8. Activité « Σ » ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
9. Règle « 80-20 » ------------------------------------------------------------------------------------------------ 10
10. Associations de fait ---------------------------------------------------------------------------------------- 10
11. Règles spécifiques ----------------------------------------------------------------------------------------- 14
12. Inventaire des documents sous-jacents -------------------------------------------------------------- 14
12.1. Instructions --------------------------------------------------------------------------------------------- 14
12.2. Formulaires -------------------------------------------------------------------------------------------- 14
12.3. Autres documents ------------------------------------------------------------------------------------ 14
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1. Objectif
Le but de cette spécification technique est de préciser les règles de base ainsi que les concepts qui doivent
être pris en compte lors de l’encodage de données dans l’application Autocontrôle II (AC II) utilisée pour
transmettre les résultats des audits de validation des systèmes d’autocontrôle (SAC) à l’AFSCA.
Les aspects relatifs à l’utilisation pratique de l’application AC II sont expliqués dans le document ad hoc
(document 2017/1098/PCCB).
2. Champ d’application
Cette spécification technique s’applique aussi bien aux audits réalisés par l'AFSCA qu'aux audits réalisés
par les OCI.
Dans le cadre spécifique de ce document, lorsqu’il est fait mention du terme OCI, celui-ci couvre également
les audits réalisés par l’AFSCA.
3. Référence
Arrêté royal du 14 novembre 2003 relatif à l’autocontrôle, à la notification et à la traçabilité dans la chaîne
alimentaire
4. Définitions et abréviations
AC II : Autocontrôle II
ADF : Association de fait
AFSCA : Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
AR : Arrêté royal
AR autocontrôle : L’Arrêté royal du 14 novembre 2003 relatif à l’autocontrôle, à la notification obligatoire
et à la traçabilité dans la chaîne alimentaire
BCE : Banque Carrefour des Entreprises
Guide : Le document tel que décrit à l’article 9 et à l’annexe III de l’AR autocontrôle
LAP : Les activités sont caractérisées par une combinaison LAP (= Lieu-Activité-Produit) : il s’agit du code
utilisé dans l’arbre des activités de l’AFSCA pour lequel un nombre spécifique est associé à chaque lieu,
chaque activité et chaque produit. La combinaison de ces trois nombres constitue le code qui permet
d’identifier avec précision « l’activité » couverte par le code en question.
NC : Non-conformité
NC A : Non-conformité A
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NC A1 : Non-conformité A1
NE : Numéro d’entreprise
NUE : Numéro d’unité d’établissement
PC : Point de contrôle ; unité d’établissement qui ne dispose pas d’un numéro d’unité d’établissement
(attribué par la Banque Carrefour des Entreprises) et auquel l’AFSCA a attribué un numéro interne
OCI : Organisme de certification et/ou organisme d’inspection
SAC : Système d’autocontrôle, dans la présente spécification technique, ce terme est également utilisé
pour "les prescriptions en matière d’hygiène et les registres" qui sont d'application pour la production
primaire
UPC ULC : Unité provinciale locale de Contrôle
5. Principes de base
5.1. Les bases de données de l’AFSCA
L’AFSCA dispose de plusieurs bases de données permettant de gérer les opérateurs et leurs données.
• BOOD est la banque de données de référence des opérateurs de l’AFSCA. Elle recense tous les
opérateurs actifs dans la chaîne alimentaire et contient les coordonnées de l’opérateur, ses
numéros d’entreprise, d’unité d’établissement ou de point de contrôle ; les activités, les
agréments/autorisations, les liens relatifs aux associations de fait ainsi que les informations
relatives au financement et les résultats des inspections et échantillonnages réalisés dans le cadre
des contrôles officiels de l’AFSCA. Cette banque de données est mise à jour automatiquement, au
départ de la banque de données de la Banque Carrefour des Entreprises (BCE).
• Foodweb est une application destinée aux opérateurs qui leur permet de gérer leur dossier. Elle
leur permet d’introduire des demandes d’enregistrement ou de modifier leurs activités et d’avoir
accès à leurs données telles qu’enregistrées dans BOOD (coordonnées, agréments et
autorisations, résultats des inspections et analyses, données d’audit, facturation).
• Autocontrôle II est l’application qui permet aux OCI d’encoder les résultats des audits de
validation du SAC : les données des opérateurs présentent dans AC II sont synchronisées à partir
de BOOD.
5.2. Vérification des activités
Lorsqu’un OCI reçoit une demande d’audit, il vérifie avant de programmer l’audit que les informations
transmises par l’opérateur correspondent à celles présentes dans l’application AC II (numéro de l’entreprise,
coordonnées de l’entreprise, activités de l’entreprise). Le cas échéant, l’OCI informe sans délai l’opérateur
des anomalies constatées afin qu’il se mette en ordre et peut, si besoin, postposer l’audit jusqu’au moment
où les données disponibles ont été complétées/corrigées auprès de l’AFSCA. Cette démarche peut être
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réalisée par l’opérateur directement ou via l’OCI. Cela doit se faire au moyen du formulaire ad hoc auprès
de l’UPLC dont dépend l’opérateur.
Attention :
• Si l’OCI réalise l’audit avant que les données enregistrées dans l’application AC II ne soient
correctes, il ne peut pas en aucun cas conclure favorablement son audit avant que les données ne
soient en ordre.
• Si l’OCI constate que les activités enregistrées dans AC II ne sont pas correctes (et ce même s’il
ne s’agit pas des activités qui font l’objet de la demande d’audit), il s’agit d’une NC A1 et il est tenu
de le notifier à l’UPLC.
5.3. Activité implicite
Lorsqu’un OCI introduit un audit dans l’application AC II sur un LAP donné (une activité), il veille à ce que
toutes les activités qui sont exercées en pratique par l’entreprise et qui sont couvertes par ce LAP aient été
auditées avant que l’audit ne soit encodé dans AC II. Une attention particulière est donc portée à l’exercice
d’activités implicites qui doivent également faire l’objet d’un audit. Les activités sont décrites dans des fiches
d’activité publiées sur le site web de l’AFSCA (http://www.favv-
afsca.fgov.be/agrements/activites/default.asp). Une activité implicite est une activité qui est couverte par
l'activité décrite par une fiche et qui ne doit pas faire l’objet d’un enregistrement spécifique séparé.
Exemple : un établissement laitier réalise sous son agrément de fabrication, le transport de produits laitiers
pour son propre compte. Le transport est une activité implicite.
5.4. Déménagement d’une entreprise
Si un opérateur avec un SAC validé déménage tout en conservant le même NE et sans qu’interviennent de
modifications dans l’organisation ou dans les équipements de l’entreprise, c’est à l’OCI d’évaluer la situation
et de décider si un nouvel audit est nécessaire ou pas (voir FAQ autocontrôle http://www.favv-
afsca.fgov.be/autocontrole-fr/).
5.5. Choix du guide
Pour déterminer le guide qui est d’application pour réaliser un audit, il faut impérativement respecter le
scope et le contenu tel que décrit dans le guide ainsi que le contenu du guide en tenant compte le cas
échéant des précisions mentionnées dans les FAQs. Attention : les autres éléments d’informations (fichier
Excel reprenant les concordances entre les LAP et les guides ou la liste déroulante dans l’application AC
II) ne peuvent pas être utilisés comme source pour faire le choix du guide.
Lorsqu’un OCI reçoit une demande d’un audit sur base d’un guide d’autocontrôle spécifique, il doit réaliser
l’audit sur l’ensemble des activités de l’opérateur qui relèvent du champ d’application de ce guide. Ainsi,
toutes les activités qui sont exercées en pratique par l’établissement l’opérateur et qui sont dans le scope
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du guide doivent être auditées. Exception : il existe des règles spécifiques pour le guide G-040 Production
primaire.
Exemple : un opérateur fabrique des produits dérivés de fruits et des produits dérivés de légumes et fait
une demande d’audit. Ces deux activités sont couvertes par des LAP différents qui tombent tous les deux
sous le champ d’application du guide G-014 Industrie de transformation et négoce des pommes de terre,
fruits et légumes. L’OCI devra donc réaliser l’audit pour les deux activités.
5.6. Données d’audit encodées
L’OCI est responsable des données qu’il a encodé dans l’application AC II, qu’il s’agisse des données
encodées directement par lui-même ou des données encodées via un tiers. Il doit donc veiller à leur
exactitude.
L’OCI est également tenu d’encoder dans AC II les résultats des audits défavorables qu’il a réalisés.
L’OCI ne pourra encoder un audit sur un point de contrôle que dans le cas où celui-ci est associé à un
opérateur qui exerce uniquement des activités soumises à un enregistrement auprès de l’AFSCA. Dans le
cas où l’opérateur dispose d’une autorisation ou d’un agrément, il doit également disposer d’un numéro
d’unité d’établissement.
La durée d’audit encodée dans AC II doit correspondre à la durée d’audit prestée « on-site » dans le cadre
de la validation du système d’autocontrôle et non à la durée d’audit calculée. Dans le cas où l’OCI réalise
un audit combiné guide – système commercial, il ne doit peut qu’encoder que la durée d’audit relative au
guide. Dans le cas où l’audit est réalisé sur base de plusieurs guides d’autocontrôle, la durée d’audit
encodée dans AC II doit correspondre à la durée d’audit prestée pour tous les guides concernés.
5.7. Impact d’une nouvelle activité sur la contribution
L’entreprise qui commence ses activités, est redevable pour l’année de son installation d’un tarif spécifique
correspondant à une contribution « neutre ». L’exercice de certaines activités est également toujours lié à
une contribution « neutre ». D’autre part,
- Si l’entreprise fait valider son système d’autocontrôle dans les 12 mois qui suivent la date de
démarrage des activités, elle bénéficie du bonus l’année qui suit celle au cours de laquelle elle a
débuté.
Il s’agit, à ce niveau, d’une exception à la règle générale qui veut que les opérateurs bénéficient d’un bonus
uniquement si toutes leurs activités sont couvertes par un SAC validé au cours de la totalité de l’année
précédente [et donc une exception à la règle qui veut que le statut de la contribution de l’année X est basé
sur la situation de l’entreprise en matière de validation de son système d’autocontrôle au cours de la totalité
de l’année précédente X-1].
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L’entreprise qui demande pour la première fois un audit et qui se voit attribuer un certificat après une pour
laquelle la conclusion de ld’audit est favorable, bénéficie l’année suivante d’un bonus sur sa contribution
annuelle. Ce bonus est attribué quel que soit le moment de l’année où l’audit a été effectuéle certificat a été
délivré et si ensuite au cours de toute l’année où a lieu l’audit le certificat a été délivré, il n’y a pas d’audit
défavorable et que toutes les activités sont et restent couvertes par un audit.
Il s’agit, à ce niveau, d’une exception à la règle générale qui veut que les opérateurs bénéficient d’un bonus
uniquement si toutes leurs activités étaient couvertes par un SAC validé au cours de la totalité de l’année
précédente.
L’entreprise avec un SAC validé qui entreprend une nouvelle activité a 1 an pour faire valider cette nouvelle
activité si elle souhaite conserver son statut SAC validé et le bonus sur sa contribution annuelle. Si
l’entreprise ne fait pas valider n’obtient pas la validation de son SAC pour cette nouvelle activité dans les
12 mois, elle perd son statut SAC validé et le bonus pendant deux années.
Attention : le délai de 12 mois concerne l’obtention de la validation ! L’audit doit évidemment être réalisé
plus tôt pour pouvoir atteindre cet objectif.
Il s’agit, à ce niveau, d’une exception à la règle générale qui veut que les opérateurs bénéficient d’un bonus
uniquement si toutes leurs activités sont couvertes par un SAC validé au cours de la totalité de l’année
précédente.
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6. Transfert d’audit
En cas de reprise d’une entreprise agricole (dans le cadre des guides G-033 Entrepreneurs de travaux
agricoles & horticoles pour la production primaire végétale et G-040 Production primaire), un nouvel audit
n’est pas nécessaire lorsque la reprise est faite par un parent allié au 1er ou 2ème degré, un conjoint ou une
société dont le chef d’entreprise d’origine reste ou devient actionnaire. Cela est d’application même s’il y a
un changement de numéro d’entreprise mais à condition que la reprise ne donne pas lieu à un changement
d’activité.
Les OCI peuvent, sans faire de nouvel audit, introduire une demande (via [email protected] et au
moyen du formulaire ad hoc) de transfert dans la banque de données de l’AFSCA des données d’audit de
l’ancien opérateur vers le nouveau. Une demande de transfert doit être adressée par le nouvel opérateur
par écrit à l’OCI. Il s’agit d’une demande écrite par laquelle l’opérateur spécifie qu’il respecte les conditions
pour bénéficier du transfert énumérées ci-dessus. L’opérateur dont l’exploitation est reprise, est tenu de
mettre fin à ses activités auprès de l’AFSCA pour éviter de continuer à être redevable de la contribution.
Dans le cadre de la décision de certification, l’OCI peut démontrer qu’il vérifie au moins (1) la relation entre
l’ancien et le nouvel opérateur, (2) les activités et (3) le guide concerné et la validité.
7. Contrôle limité
Les opérateurs peuvent exercer, à titre non-professionnel, certaines activités soumises au contrôle de
l’AFSCA. Ces activités aussi appelées activités « hobby » sont exonérées de la contribution AFSCA (pour
plus d’informations, voir « Infos guide interactif » http://www.favv-afsca.fgov.be/financement/contributions/).
Sous certaines conditions, lorsqu’un opérateur exerce une/des activité(s) de production primaire animale,
celle(s)-ci peut/peuvent être considérée(s) comme non-professionnelle(s) et donc être exonérée(s) de la
contribution AFSCA. Néanmoins, ces activités doivent toujours être connues de l’AFSCA et, de ce fait, elles
doivent être enregistrées. Ces activités sont identifiées par le code LAP d’application. Dans ACII, il n’y a
pas de différenciation entre les « activités hobby » et les « activités professionnelles ». Les deux sont
enregistrées avec le même code LAP.
Lorsqu’un OCI réalise un audit chez un opérateur qui exerce une activité de production primaire animale en
« hobby », il respecte les exigences en la matière telles que prévues par la FAQ autocontrôle du guide G-
040 pour la production primaire (http://www.favv-afsca.fgov.be/autocontrole-fr/outilsspecifiques/production-
primaire/). Le résultat de l’audit d’une activité exercée en « hobby » est encodé dans l’application AC II sous
la dénomination « contrôle limité ».
Les activités exercées en « hobby » sont prises en compte dans la détermination du statut d’autocontrôle
de l’opérateur et l’absence d’un résultat d’audit sur ces activités aura donc un impact sur le statut de la
contribution de l’opérateur (obtention du bonus).
Exemple : un éleveur de bovins possède aussi deux porcs dans son exploitation. L’activité PL42 Exploitation
agricole – AC28 Détention – PR118 Porcins est donc enregistrée sur le NUE de l’opérateur. La détention
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de deux porcs est considérée comme une activité non-professionnelle et l’activité doit donc faire l’objet, lors
de l’audit de l’activité de détention de bovins, d’un contrôle limité et celui-ci doit être encodé dans
l’application AC II.
8. Activité « Σ »
Dans l’application AC II, certaines activités sont identifiées par le symbole « Σ ». Ce symbole signifie, en
principe, que l’activité est neutralisée dans ACII. À ce titre, et qu’elle n’a pas d’impact sur le calcul de la
contribution statut de la contribution de l’opérateur. Attention : le symbole « Σ » n’est pas utilisé pour
identifier des activités exercées en « hobby » (voir point 7) !
Toutefois, une activité suivie du symbole « » n’est pas toujours automatiquement neutralisée en ce qui
concerne le statut autocontrôle de l’opérateur. Toutefois, la représentation dans l’application ne convient
pas à l’ensemble des situations d’audit sur le terrain et, dans certains cas, un audit est nécessaire pour une
activité «Σ». Typiquement la règle « Lorsqu’un OCI effectue l’audit d’un SAC sur base d’un guide, toutes
les activités de l’unité d’établissement auditée qui tombent dans le champ d’application du guide doivent
être auditées en même temps » prévaut sur le «Σ». L’OCI doit tenir compte de la situation de l’opérateur et
rester attentif afin de savoir si un audit sur cette activité est malgré tout nécessaire ou non.
Exemples :
Activité avec « » Audit nécessaire ?
Commerce de
détail/Horeca (avec
enregistrement
exigé)
Oui si l’opérateur exerce des activités qui donnent droit
à l’obtention d’un Smiley. Celui-ci ne pourra lui être
délivré que si toutes ses activités relevant du champ
d’application d’un guide d’autocontrôle B2C sont
favorablement auditées.
Transport des
animaux vivants
Pour les abattoirs d’ongulés animaux domestiques
agricoles, oui car
• l’activité de transport relève du guide
d’autocontrôle G-018 Abattoirs, ateliers de
découpe, établissements de production de
viande hachée, préparations de viande et
viande séparée mécaniquement d’ongulés
domestiques.
• L’activité ‘transport de court durée’ (PL84
AC127 PR22) tombe sous le G-040 depuis la
version 4 dd 04/07/2019
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Détention de
chevaux
• Si production de lait : oui
• Si autres : « contrôle limité ».
9. Règle « 80-20 »
Cette règle fait exception à la règle de base et est applicable pour des entreprises dont une petite partie
des activités (< 20 %) ne tombe pas dans le domaine d’application d’un guide d’autocontrôle approuvé. Ces
entreprises ont la possibilité de bénéficier d’un tarif réduit (bonus sur la contribution) malgré le fait qu’une
partie de leurs activités ait uniquement été auditée favorablement sur base d’un système commercial. Pour
pouvoir utiliser cette règle, elles doivent satisfaire à certaines conditions :
- La/les activité(s) concernée(s) :
- Ne tombent pas dans le domaine d’application d’un guide d’autocontrôle approuvé ;
- Sont évaluées à Représentent moins de 20 % du chiffre d’affaires ;
- Sont certifiées sur base de BRC, IFS ou ISO FSSC 22000.
- Les autres activités (> 80 %) sont certifiées/validées sur base d’un guide d’autocontrôle validé
approuvé par l’AFSCA.
- L’OCI est accrédité pour effectuer l’audit sur base du système commercial utilisé.
L’OCI peut enregistrer le résultat comme suit dans l’application AC II (voir le manuel AC II
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- Pour les activités qui tombent dans le domaine d’application d’un guide, l’OCI enregistre le guide.
- Pour les activités qui tombent dans le domaine d’application d’un système commercial, l’OCI
enregistre le système commercial et le pourcentage du chiffre d’affaires que représentent ces
activités.
10. Associations de fait
Les associations de fait (ADF) sont identifiables dans l’application AC II via leur forme juridique telle que
mentionnée dans la BCE : "Société ou association sans personnalité juridique". L’AFSCA n’est pas
compétente dans la création d’une ADF. Pour que le lien entre l’ADF et ses membres existe dans BOOD,
il faut que l’adresse des membres soit strictement identique à l’adresse de l’ADF.
Les différentes situations pouvant se présenter sont les suivantes :
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Cas a.
a. L’ADF a une adresse et deux membres (A et B). Les membres exercent les mêmes activités
que l’ADF.
• Dans ce cas, les liens entre les membres et l’ADF sont bien gérés dans BOOD.
• L’OCI réalise l’audit des activités de l’ADF et donc des membres.
• Le résultat de l’audit est encodé sur l’ADF uniquement (et donc pas sur A et B).
• La facturation de la contribution sera réalisée au niveau de l’ADF.
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Cas b.
b. L’ADF a une adresse et deux membres (A et B). Le membre A exerce les mêmes activités
que l’ADF. Le membre B exerce une activité additionnelle.
• Dans ce cas, les liens entre les membres et l’ADF sont bien gérés dans BOOD.
• L’OCI réalise l’audit des activités de l’ADF et du membre A et encode le résultat de cet audit
uniquement sur l’ADF (et donc pas sur le membre A).
• L’OCI réalise aussi l’audit des activités du membre B (aussi bien les activités communes de l’ADF
que l’activité additionnelle) et encode le résultat de cet audit sur le membre B.
• La facturation de la contribution sera réalisée au niveau de l’ADF et au niveau du membre B.
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Cas c.
c. L’ADF a deux adresses (X et Y) et deux membres à chacune des adresses (membres A et
B à l’adresse X et membres C et D à l’adresse Y). Les membres exercent les mêmes activités
que l’ADF.
• Dans ce cas, sur l’adresse X, les liens entre les membres et l’ADF sont bien gérés dans BOOD et
la situation est celle explicitée au point a.
• Par contre, sur l’adresse Y, les liens entre les membres et l’ADF ne sont plus bien gérés dans
BOOD. L’OCI doit réaliser l’audit sur l’ADF ainsi que sur les membres C et D. Le résultat de l’audit
doit, de plus, être encodé sur l’ADF et sur les membres C et D. La facturation de la contribution
sera quant à elle réalisée au niveau de l’ADF.
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11. Règles spécifiques
Il existe des règles spécifiques d’audit pour certaines activités. C’est le cas pour une entreprise du secteur
de la transformation des denrées alimentaires qui produit, accessoirement, des boues d’épuration destinées
à l’agriculture (LAP : PL43 Fabricant – AC39 Fabrication – PR27 Autres engrais, amendements de sol,
substrats de culture et boues d'épuration). Les exigences spécifiques à contrôler dans le cadre de cette
activité sont reprises dans le FAQ Autocontrôle http://www.favv-afsca.fgov.be/autocontrole-fr/. Lorsque
l’audit est favorable pour cette activité, l’OCI encode le résultat dans l’application AC II sur base du guide
virtuel « G-917 ».
12. Inventaire des documents sous-jacents
12.1. Instructions
- Manuel pour l’utilisation de l’application Autocontrôle II dans le cadre de la validation des
systèmes d’autocontrôle (2017/1098/PCCB)
12.2. Formulaires
- Formulaire de demande de correction dans AC II – 2017/1112/PCCB
12.3. Autres documents
- Procédure d’agrément des organismes de certification et d’inspection dans le cadre de l’AR sur
l’autocontrôle 2010/276/PCCB (PB 07 P 03)
- Spécification technique 2013/643/PCCB – Non-conformités durant les audits
- FAQ Autocontrôle
- FAQ du guide G-040 Production primaire
