Terminer les flux sur les divisions abandonnées...2015/09/24 · 2 ORDRE DU JOUR 1. Calendrier de clôture 2015 Rappel des obligations réglementaires Bilan de la clôture 2014 Bonnes

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Réunion

d’information

Finances

du 24/09/2015

Direction des Finances – Agence Comptable

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ORDRE DU JOUR

1. Calendrier de clôture 2015

Rappel des obligations réglementaires

Bilan de la clôture 2014

Bonnes pratiques en dépenses et recettes

2. Lissage et mise en qualité des flux

Dépenses

Recettes

Récapitulatif

3. Service facturier

Actualité du service facturier

Bonnes pratiques en service facturier

3 3

Réunion du 14 octobre 2014

1. Calendrier de

clôture 2015

4 4

La comptabilité générale retrace l’ensemble des mouvements affectant le

patrimoine, la situation financière et le résultat.

Elle est tenue par exercice s’étendant sur une année civile.

Le rattachement des charges et des produits consiste à s’assurer de la

cohérence des informations comptables fournies au cours de l’exercice en

veillant à opérer le bon rattachement des opérations à l’exercice auquel

elles se rapportent.

1.1. RAPPEL DES OBLIGATIONS REGLEMENTAIRES

En dépenses : Il faut avoir pris en compte toutes les charges

relatives à cet exercice et seulement elles.

En recettes : Il faut avoir pris en compte tous les produits

relatifs à cet exercice et seulement eux.

Une obligation comptable

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Principe de rattachement à l’exercice

En dépenses : Date du service fait = date à laquelle naissent les obligations

= réalisation physique de la prestation

En recettes : Le fait générateur diffère selon la nature des recettes :

• Subvention : notification

• Vente : livraison du bien vendu

• Prestation de service : réalisation du service

Techniques comptables permettant de respecter ce principe

En dépenses :

Les charges à payer

Les charges constatées d’avance

En recettes :

Les produits à recevoir

Les produits constatés d’avance

L’ensemble des procédures de clôture est décrit dans le guide

méthodologique destiné aux gestionnaires financiers


6 6

Le décret relatif à la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique)

fixe à fin février 2016 la date limite d’approbation du compte financier de

l’exercice 2015 par le CA.

A l’Unistra, le CA est fixé le 1er mars 2016,

compte-tenu des contraintes d’organisation.

Rappelons que les comptes des exercices 2013 et 2014 ont été approuvés

avant le 31 mars N+1 en application de la mesure provisoire autorisée par le

décret.

Le calendrier de clôture est ainsi avancé d’un mois,

comparativement aux années précédentes

Le respect de la date de délibération représente ainsi un effort important,

partagé entre les services ordonnateurs des composantes, unités de

recherche, services et de la DFI, l’agence comptable et la direction.

Une obligation calendaire


7 7

L’intérêt de cette opération réside :

non seulement dans l’accélération de la mise à disposition de

l’information financière

bon indicateur de la qualité de gestion d’un établissement

aide les gestionnaires, les conseils, la direction et les tutelles dans leurs

prises de décisions et la planification des budgets

mais aussi dans la meilleure organisation qu’elle suppose pour maintenir,

voire encore améliorer, la qualité des comptes et la fiabilité de

l’information financière

des comptes utiles sont des comptes sincères et réguliers

Par ailleurs, le respect de cette obligation calendaire permet d’améliorer la

qualité des comptes de l’Etat, en contribuant à fiabiliser l’évaluation de ses

participations financières (compte 26), conformément aux demandes de la Cour

des comptes.


8 8

Constat de l’exercice 2014

Un flux de fin d’année massif (cf partie 2)

La plupart des échéances du calendrier 2014 ont été tenues

Certaines dates n’ont pas été respectées, en particulier :

• les régies d’avances

• les dépenses d'investissement

• les représentations de factures initialement rejetées (qui suivent le

même calendrier)

Le calendrier 2015 est très contraint, d'où la nécessité pour tous les

acteurs :

d'être rigoureux lors de l'émission des pièces

de respecter strictement les échéances indiquées dans le calendrier de

clôture

afin que nous soyons en mesure de présenter le compte financier de

l’exercice 2015 au 1er mars 2016.

1.2. BILAN DE LA CLOTURE 2014

9 9

Point sur le dénouement des CAP 2014

(et certaines encore des années antérieures)

De nombreuses CAP 2014 ont dores et déjà été annulées sur 2015

• annulation complète : service fait attesté en 2014 puis certifié non fait en

2015

• non reprise de la CAP : un nouveau bon de commande a été émis sur

2015, ce qui génère un doublon avec la CAP

Au 14/09/2015 : il reste 495 lignes de commandes traitées en CAP et

concernant les exercices antérieurs.

Celles-ci n’ont pas encore été soldées par une facture ou annulées

La liste au 9/07 a été transmise le 10/07 et a permis de nombreux

retours

Néanmoins, les services ordonnateurs doivent impérativement

reprendre les cas non traités afin de les solder pour fin octobre 2015.

1.2. BILAN DE LA CLOTURE 2014

10 10

1.3. LES DEPENSES : LES BONNES PRATIQUES

Les commandes

Date limite de saisie des commandes : le 25/11/2015

Anticiper vos besoins courants

Vérifier l’existence des commandes relatives aux dépenses récurrentes

Restreindre les commandes émises à partir du 26 novembre à la

restauration, les traiteurs, les missions et les maintenances urgentes.

Le service fait

C’est le service fait qui détermine le rattachement à l’exercice indépendamment

de la date de réception de la facture et qui autorise le paiement de la facture.

Sensibiliser les acheteurs à l’importance du service fait au fil de l’eau,

davantage encore avec le bureau facturier

Prendre l’attache de l’initiateur de la commande et faire des points réguliers

sur la réalisation du service fait

Transmettre très régulièrement les attestations de service fait à votre service

financier

Réagir rapidement aux workflow émanant du bureau facturier

11 11

Les charges constatées d’avance

Transmission du formulaire à la DFI : au fil de l’eau jusqu’au 16/12/2015

Liquidation des factures d’achat hors bureau facturier

liquidations directes de dépenses

liquidations des missions

liquidation des factures hors bureau facturier

Date limite de réception à l’AGC des listes dépenses signées : le 18/12/2015

Liquidation des factures d’achat par le bureau facturier

Date limite d’enregistrement des factures par le bureau facturier : le 23/12/2015

si service fait a été saisi avant le 23/12/2015, alors il s’agira d’une

dépense imputée au budget 2015 par un flux classique

Fin des prises en charge des dépenses classiques (hors opérations de

césure et paie de décembre) par l’AGC : le 30/12/2015


12 12

Les charges à payer (hors masse salariale)

Le service fait valorisé permet de constituer la charge à payer :

en fonctionnement (hors frais mission et MS)

en investissement

saisie jusqu’au 23/12/2015 des services faits des dernières commandes

et des prestations récurrentes de décembre

saisie du 4 au 6/01/2016 des services faits manquants, uniquement

ceux liés à un workflow du bureau facturier ou au retraitement d’un rejet

Les frais des missions 2015 non liquidés feront l’objet d’une CAP par une saisie

spécifique

envoi de la liste des missions concernées le 4/01/2016

retour attendu le 5/01 de la liste validée pour saisie le 6/01/2016

Date limite de saisie des CAP (hors MS) : le 6/01/2016


13 13

Les charges à payer de masse salariale

Date limite de remise des documents au bureau des personnels contractuels de

la DRH concernant les demandes de contrats de travail, les vacations, les

heures supplémentaires et les cours complémentaires pour prise en compte

dans la paie de décembre 2015 : 23/10/2015

Les charges à payer de MS sont constituées par une saisie spécifique effectuée

par la DFI :

CAP liées au décalage de paie des titulaires et contractuels

anticiper dès maintenant les saisies dans ARC des demandes de

renouvellement et de recrutement des personnels contractuels de

novembre et décembre

CAP liées aux vacations du dernier trimestre

saisir les heures effectuées dans ARC dès la fin du mois

états d’heures d’octobre saisis et retournés signés avant le 23/10

-> paie de décembre

états d’heures d’octobre saisis après le 23/10, de novembre saisis

avant le 1/12 et de décembre saisis avant le 6/01 -> CAP 2015

Date limite de saisie des CAP MS : le 25/01/2016


14 14

Fin des prises en charge des CAP et CCA par l’AGC : le 8/01/2016

Les rejets du 14/12/2015 au 6/01/2016 constitueront des CAP

envoi par mail par la DFI et la DIRE des rejets de cette période

retraitement du service fait en date comptable 2015 par les gestionnaires

reliquidation des factures en date comptable 2016

par le bureau facturier ou par les gestionnaires pour les dépenses hors

périmètre

soit sur un flux 2015 (CAP) sans attendre le visa des CAP afin de fluidifier

le flux et d’accélérer la mise en paiement

soit sur un flux 2016 (commande et service fait en date comptable 2016)

Liquidation des factures d’achat en date comptable 2016 : à/c du 5/01/2016


15 15

Liquidation des factures de vente 2015

Date limite de réception à l’AGC des listes de pièces de recettes : le 18/12/2015

anticiper les facturations dès à présent

vigilance de la date comptable

Fin des prises en charge des recettes classiques (hors opérations de

césure) par l’AGC : le 30/12/2015

1.3. LES RECETTES : LES BONNES PRATIQUES

Les produits constatés d’avance (hors gestion à l’avancement)

La recette initiale comptabilisée en 2015 concerne tout ou partie 2016 (ex :

location de locaux) et le produit constaté d’avance peut être calculé dès

l’émission de la facture de vente (prorata temporis généralement)

saisie du PCA en pièce pré-enregistrée

transmission à la DFI des pièces justificatives


16 16

Les produits à recevoir (hors gestion à l’avancement)

Le droit est acquis en 2015 (ex : prestation réalisée en 2015 pour le compte du

client) mais, du fait d’une incertitude sur le montant ou de l’absence

momentanée d’une pièce justificative, la facturation ne peut se réaliser avant le

18/12/2015

saisie du PAR en pièce pré-enregistrée

transmission à la DFI des pièces justificatives


soit sur un droit acquis en 2015 (ayant fait l’objet d’un PAR extourné en 2016)

soit sur un droit acquis en 2016

Les rejets du 14/12/2015 au 6/01/2016 constitueront des PAR

envoi par mail par la DFI et la DIRE des rejets de cette période

retraitement de la liquidation sous forme de PAR en date comptable 2015 par

les gestionnaires

reliquidation des factures en date comptable 2016

Liquidation des factures de vente en date comptable 2016 : à/c du 11/01/2016


17 17

Opérations spécifiques de rattachement

Certaines opérations font l’objet d’un calendrier spécifique :

droits d’inscription en formation initiale

droits d’inscription en formation continue

contrats de recherche ou de formation

autres opérations gérées à l’avancement

projets pluriannuels d’investissement

La DFI restera ouverte les 21 et 22 décembre 2015, l’AGC les 21, 22 et 23

ainsi que les 28, 29 et 30 décembre 2015.

Les services ordonnateurs qui souhaiteraient travailler à cette période sont

invités à rejoindre les locaux de la DFI ou de l’AGC.

Merci de nous en informer.


Formation clôture organisée le 19 novembre 2015 matin

2e session possible en fonction des demandes

18 18


2. Lissage et mise

en qualité des flux

19

Rappels

Rappels sur les objectifs de la Mise en qualité des flux budgétaires

(MEQF)

Période septembre à décembre 2015 : Analyse a minima mensuelle et

suivi des flux non soldés (dépenses, recettes, missions) selon les

modalités et décrites du Guide méthodologie de MEQF

Obtenir une évaluation précise des engagements de dépenses, des

missions en cours et de la réalisation des prévisions de recettes,

notamment afin d’avoir une meilleure estimation des crédits disponibles

Optimiser l’exécution financière et comptable : lisser les flux au cours

de l’année pour mieux maîtriser le nombre d’opérations à réaliser lors de

la période de clôture

20

Constat 2014 en dépenses

85 896 factures

11 756 factures entre le 1/12 et la fin de

l’exercice, soit 14% du total annuel • contre 18% en 2013

• à comparer à une moyenne d’activité au

visa de 7 200 factures par mois

2.1. LES DEPENSES

Focus sur les dépenses d’investissement

En forte progression annuelle

714 factures entre le 1/12 et la

fin de l’exercice 2014 : incidence

lourde en fin d’année (visa,

création fiche immo...)

Devrait continuer à croître en

2015 (Idex, Labex, Campus...)

21

2.1. LES DEPENSES

Focus sur les dépenses en liquidation directe

8 241 en 2014

1 426 en novembre et décembre,

soit 17% du total annuel

Améliorer encore le lissage des commandes sur l’année en

anticipant les besoins, les opérations... pour contribuer à la

maîtrise des flux

• Sensibiliser votre hiérarchie et les différents acteurs de l’achat

• Organiser la réception des commandes et la remontée des

informations

Focus sur les missions

12 669 en 2014

2 659 en novembre et décembre, soit 21% du

total annuel

22

2.1. LES DEPENSES

Actions à opérer

Dépenses:

Analyse des flux ouverts représentant une certaine antériorité avec

une attention particulière à porter sur les flux à service fait quasi

immédiat (notamment pour la restauration et les transports)

Attester et saisir le service fait dès sa réalisation (indépendamment de

la réception de la facture)

Solde des écarts entre montant commandé, livré (service fait) et

facturé pour libérer les crédits engagés inutilement

Evaluation la plus précise possible des factures non parvenues (Etude

de l’état du 408, régularisation des avoirs/rejets, réajustement des

services faits partiels)

Mission:

Focus sur les frais non liquidés des déplacements échus

Relancer les agents sur la transmission des justificatifs et sur le retour

des états de frais signés

Attention particulière à porter sur les avances sur mission

23

2.2. LES RECETTES

Constat 2014 en recettes

18 983 factures de vente

6 484 factures en novembre et décembre, soit 34% du total annuel • 3 302 en novembre

• 3 182 en décembre

• représente en valeur 56,9 M€ sur 439 M€

Comparable à 2013, 34% également du total annuel sur les 2 derniers mois

24

2.2. LES RECETTES

Améliorer encore le lissage des factures de vente sur l’année, dès

connaissance du fait générateur

• Sensibiliser les différents acteurs (remontée des conventions

signées, organisateur d’un colloque, régisseur...)

Utiliser de manière systématique les techniques de bonne césure

en recettes

Effectuer la mise en qualité du flux recettes

Actions à opérer

Analyse des écarts entre les recettes prévisionnelles et réalisées

Solde ou facturation des commandes de ventes ouvertes

25 25

Suivi des composantes / unités de recherches / services :

accompagnement et soutien personnalisé dans la réalisation de la MEQF

Atelier de MEQF: Session de 1/2 jour 25/11/2015 matin

ll s’agit de poursuivre l’effort de réduction du volume des flux de fin d’année :

meilleur lissage des flux sur l’année,

mise en qualité régulière des comptes,

utilisation systématique des techniques de bonne césure

La participation de l’ensemble des acteurs et l’anticipation des opérations à mener est

ainsi nécessaire pour que la clôture de l'exercice se passe dans de bonnes conditions.

Nous vous remercions par avance pour la prise en compte de ces

recommandations qui nous permettront de clôturer l’exercice 2015 dans les

délais

2.3. RECAPITULATIF

26 26


3. Le service

facturier

27

Diagnostic

Complexité du circuit financier et comptable,

• Multiples lieux de réception et traitement des factures,

• Délai de paiement trop long,

• Contrôles redondants et parfois inappropriés,

• Multiplication des photocopies chez l’ordonnateur et l’agent comptable,

• Dispersion des compétences /professionnalisme,

• Qualité comptable à améliorer (certification des comptes…),

• Archivage (papier, divers lieux…).

Réduction du temps de traitement des factures,

Respecter les délais de paiement,

Amélioration de la qualité et de la fiabilité des données.

3.1. ACTUALITES DU SERVICE FACTURIER

28

Dématérialisation

Le choix de l’établissement a été de mettre en œuvre la dématérialisation des

pièces par le biais de l’installation d’un outil de numérisation, concomitamment à

la création du « service facturier ».

Dans les faits, le bureau facturier a été installé avant la mise en place de l’outil

de numérisation :

- 29 avril 2013 démarrage du bureau facturier sur le périmètre des pôles

mutualisés

- 07 octobre 2013 démarrage de l’outil de numérisation.


29

Processus dépenses

La typologie présentée ci-dessous a été définie par les conditions de liquidation

dans SIFAC des différentes dépenses (hors paie et prestations internes).

Saisie d’une commande, d’un service fait

et d’une facture

Liquidation à réception de la facture

Définition Type de

dépense

Natures de

dépenses

1

2

3

SF

Cde

Facture

Absence de saisie d’une commande, d’un

service fait SIFAC

Liquidation à l’initiative de l’ordonnateur

(constitution du dossier de liquidation)

Cde LIQUIDATION DIRECTE

Toutes dépenses en liquidation directe

listées dans la note DFI-AC du

17/01/2012 (les fluides sont aujourd’hui

traités par le flux classique).

Saisie d’un ordre de mission et d’un état de frais

Liquidation à l’initiative de l’ordonnateur (constitution

du dossier de liquidation)

Ordre de

mission

Etat de

frais

FLUX MISSION

Frais de mission (hors factures de

transport)

SF

FACTURE FLUX CLASSIQUE

Tous achats sur factures hors

exceptions

OUI

Périmètre

Service facturier

NON

NON


30

Engagement juridique : Existence des engagements juridiques

préalablement à la facturation. Le numéro de commande SIFAC doit figurer sur

la facture.

Service fait : Il doit être saisi dans SIFAC indépendamment de la facture au vu

du bon de livraison, du procès verbal de réception…

Pièces justificatives : Transmission à l’agent comptable indépendamment de

la facture et au fil de l’eau (dont attestation du service fait). La liste des pièces

transmises pour visa comptable ne pourra plus être éditée par les

gestionnaires et signée par les ordonnateur. Cela emporte les conséquences

suivantes :

> Les pièces justificatives autres que la facture (contrat, délibération du CA,

diverses décisions, certificat administratif…) doivent être scannées et

mises dans la bannette de la commande SIFAC.

> L’attestation du service fait signée par l’ordonnateur doit être jointe à la

bannette de la commande. Elle peut prendre des formes diverses.

Optimisation des processus du service facturier

Les prérequis d’un fonctionnement en mode « service facturier » :


31

Facture :

> Renvoi au fournisseur des factures ne comportant pas les références

nécessaires (mentions légales, service ordonnateur, numéro

d’engagement juridique, etc.)

> En cas de réception dans les composantes ou les services, les envoyer

sans délai au Bureau Facturier.

Les prérequis d’un fonctionnement en mode « service facturier » :


32

L’élargissement du périmètre du service facturier

L’intégration des composantes, services, laboratoires dans le périmètre du bureau

facturier se fera en 4 vagues sur la période de juillet 2014 à octobre 2015.

1ere vague :

01/07/2014

2nde vague :

01/10/2014

3eme vague :

01/04/2015

4eme vague :

01/10/2015

EOT

IHA

MED

DIRE

SEG

SPACS

DRT (recherche)

MSA

BETA

DIN

DUN

EMS

IFM

LVI

ODO

PUS

SFC

UOH

VALO (Service)

ECP

ESB

ESP

IDT

ILL

ISC

MAI

PHA

Autre RCH

(MISCHA, ISIS, IGBMC,

BIOM, SAGE…)

CHM

CPI

EDU

GEO

HIS

IEP

IHE

OBS

PHI

PSY

Les centres financiers RCH et VALO comportant l’indication de la

composante sont intégrés dans la composante.


33

1ère fin de gestion en totalité périmètre facturier

3.2. BONNES PRATIQUES EN SERVICE FACTURIER

Les diapositives qui suivent font un constat des différents problèmes rencontrés

(depuis la mise en place du service facturier en juillet 2013) et recensent les pistes

d’amélioration à mettre en œuvre dès à présent pour atteindre notre objectif , le

vote du compte financier au 1er mars 2016;

A ce stade, nous avons déjà enregistré des progrès notables en matière de délai

de paiement des factures. Néanmoins, une marge de progression existe encore.

Pour tirer pleinement profit de notre nouvelle organisation financière et comptable,

outre l'adresse de facturation des factures (Bureau facturier impérativement), nous

devons encore améliorer la communication entre le Bureau facturier et les

Services ordonnateurs au sujet de certaines factures.

Ces points à améliorer pénalise l'UNISTRA et les fournisseurs tout au long de

l'année mais prendront une acuité particulière lors de la fin de gestion, période au

cours de laquelle les délais sont tellement contraints que nous ne pouvons pas

nous permettre le moindre retard.

34

Courriels et Workflows

Les préconisations communiquées par la DFI et l'Agence comptable ont été

parfois perdues de vue.

Constats : dans certains, absence de réponse aux courriels émis à partir du

logiciel du Bureau facturier, partie "FMFI", et aux workflows d'information.

Cette absence de réponse contraint les gestionnaires du Bureau facturier à

retourner chaque jour sur chaque facture, dans l'espoir que l'action correctrice

ait été réalisée par la composante, le laboratoire ou le pôle.

Souvent, ce n'est pas encore le cas. Cela fait donc perdre un temps précieux

au Bureau facturier, ralentissant le traitement des autres factures.

Il est par conséquent primordial de répondre à chaque message reçu en

respectant les modalités prévues.


35

Absence du gestionnaire financier des services ordonnateurs

En cas d'absence prolongée (plus de 15 jours consécutifs, en-dehors des

congés estivaux) d'un gestionnaire SIFAC (et non SIFAC Web), merci d'en

informer le Bureau facturier afin qu'il mette en place une nouvelle

délégation.

Les courriels FMFI et les workflows seront ainsi orientés vers un gestionnaire

présent.

Communiquez la date de début de l'absence du gestionnaire et la date

prévisionnelle de retour à Patrick Vonthron responsable du bureau facturier.

Puis informez-le de la date réelle de retour du gestionnaire.

La même démarche doit être appliquée lors d'un changement de fonctions d'un

gestionnaire ou de prise de fonctions d'un nouveau gestionnaire.


36

Absence du numéro de bon de commande sur la facture

Dans ce cas, la facture est dorénavant systématiquement retournée au

fournisseur.

Avant réalisation de la prestation, vous devez ainsi impérativement remplir

un bon de commande et le transmettre au fournisseur.

Le bon de commande formalise en effet l'engagement juridique de

l'université.


37

Service fait

Constat sur le 1er semestre 2015 :

• 48% des services faits sont réalisés avant réception de la facture

• cela fait toujours 52 % de services faits saisis après réception de

la facture

En 2014 42%

Rappel : la MIGO (service fait) dans SIFAC doit être faite dès réception du

bien acheté ou réalisation de la prestation de service,

ou, au plus tard, le jour d'arrivée de la facture dans votre ZRM05.

48% 52%

services faitsréalisés avantréception de lafacture

services faitsréalisés aprèsréception de lafacture


38

Absence de document attestant du service fait

• de trop nombreux rejets de demandes de paiement sont dus à l'absence du

document attestant du service fait dans la bannette de la commande

d’achat (transaction SIFAC ME23N).

• Ce document doit en outre être signé par une personne disposant d'une

délégation de signature pour certifier le service fait.

• Ses prénoms, noms et fonctions doivent apparaître à côté de la signature

pour permettre son identification, ainsi que la date de service fait.

Au moment où le gestionnaire financier effectue la saisie du service fait

(MIGO dans SIFAC), il doit aussi se préoccuper :

• de rédiger le document attestant du service fait,

• de le faire signer par une personne habilitée

• puis de le positionner dans la bannette de la commande d’achat

(transaction ME23N).


39

Réception des factures dans les composantes et services

En lieu et place des services ordonnateurs, les factures doivent parvenir

directement

au bureau facturier de l’agence comptable pour un traitement plus rapide.


40

Le service fait ainsi que l’exhaustivité des bons de commande sont des notions

de principe de la comptabilité publique, ils deviennent maintenant

incontournables dans le cadre du périmètre du BFACT.

Un accompagnement est assuré par la DFI (Nadia CAUMONT – responsable

Bureau organisation et gestion financières) :

sous la forme de visite directement en composante pour adapter

l’organisation de la chaîne dépenses avec la règlementation et

l’organisation du BFACT

et/ou de la diffusion d’un document de travail regroupant tous les

prérequis en détails.

Cet accompagnement pourra se faire avant l’entrée dans le périmètre, afin de

bien se préparer, ou après, afin de réduire le nombre de Workflows du BFACT.

Accompagnement de l’ordonnateur


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MERCI DE VOTRE ATTENTION

Documents

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