Ma sociétéMARTIN Paul

27/04/2017

Étude de cas

Votre évaluation sur les nouvelles façon de travailler

Date de l’évaluation :

Votre société:

La Situation:

XXXXX 

La Solution:

XXXXX

Emplacement:  

Industrie:

Le nombre d’employés:0-50

0

Ma société

Services

Etude de cas Ma société

Fabrice Berthelot

Country Manager France and Northern AfricaPlantronics

Aujourd’hui, la technologie est en train de transformer notrefaçon de travailler et l’espace de travail tels que nous lesconnaissons, nous obligeant à repenser notre utilisation des espaces physiques alors que surgit un nouveau monde virtuelde collaboration en ligne.

L’évolution vers une économie créative, basée sur les services, précipite l’avènement d’une nouvelle façon de travailler, en tout lieu et à tout moment.

Dans tous les secteurs, les professionnels se tournent vers des pratiques de travail à distance plus souples pour maintenir l’équilibre entre les nouvelles charges de travail et la vie familiale.

Nous avançons vers les pratiques professionnelles de demain, où les hiérarchies traditionnelles et les lieux de travail fixes disparaîtront, où la présence « virtuelle » prendra le pas sur le contact personnel et où les nouvelles palettes d’outils de communication et de collaboration amèneront le travail intellectuel et créatif à de nouveaux niveaux de productivité.

Plantronics permet aux professionnels de travailler à l’endroitet au moment où ils sont le plus productifs et rentables, et ce dans des conditions respectueuses de l’environnement.

EDITO

0-50 collaborateurs

…et 3 sites

Votre société ne fait pas partie d'un groupe…

…avec un rayonnement international…

60%

Employé de bureau

Nomade Travailleur à domicile

Employé centre de contacts

20% 20% Aucun

ORGANISATION ET ENJEUXEtude de cas Ma société

CONFORT MOBILITE

Vous avez pris conscience de l'importance de la transformation qui s'opère dans les  façons de travailler. Or, très peu d'actions concrètes ont été mises en place pour en faire un véritable succès. L'évolution des modes de travail, des outils informatiques et communciation, etc. doivent vous inciter à être vigilants et déployer en parallèle des plans d'actions ambitieux concernant :  aménagement d'espaces calmes pour favoriser la concentration, aménagement d'espaces confortables, mise à disposition de tablettes

L'aménagement de l'environnement de travail constitue un enjeu important pour votre organisation. En effet, le bruit et le manque de concentration devient un problème important au sein des organisations. L'aménagement des espaces de travail peut alors devenir un passage obligé pour que les collaborateurs retrouvent sérénité et productivité. Vous avez bien identifié ce risque au sein de votre organisation. Néanmoins, peu voire pas de mesures ont été mises en œuvre pour optimiser ce domaine. Les prochaines actions devraient logiquement vous conduire à renforcer la maturité de cet enjeu. A titre d'exemple, vous pourriez envisager aménagement d'espaces confortables, aménagement d'espaces calmes pour favoriser la concentrationaménagement d'espaces de relaxation et de méditation

La mobilité représente un enjeu très important pour votre organisation. Vous avez pris toute la mesure et les potentialités que peuvent engendrer l'usage, au quotidien, de la mobilité au sein de votre entreprise. Dans ce cadre, plusieurs actions ont été engagées en ce sens et démontrent un positionnement innovant sur le marché de la part de votre organisation. Vous pouvez aller encore plus loin avec des mesures précises. En effet, cette tendance pourrait être encore renforcée avec la mise en œuvre de  l'organisation du télétravail au sein de la société, la mise à disposition de tablettes

La collaboration constitue un enjeu très important pour votre organisation. Comme de nombreuses entreprises, vous êtes sensible à l'évolution des modes de travail et aux opportunités que peuvent entraîner la mise en place de processus et technologies collaboratifs. Néanmoins, à ce jour, pas ou très peu de mesures ont été engagées pour réduire ce risque. Il est fortement conseillé de lancer un véritable plan d'actions et avancer étape par étape.  Vous pourriez envisager, par exemple, des mesures visant la mise en place d'une solution de vidéo conférence, la mise en place d'une solution de web conférence

A CONSTRUIRE

COLLABORATION

A CONSTRUIREA CONSTRUIRE

SITUATION

Overview

Etude de cas Ma société

Environnement de travail

VOS FORCES(+) Un espace social et récréatif est à la disposition des salariés au sein de l'entreprise

VOS CHALLENGES(+) Les collaborateurs n'ont pas la possibilité de se retirer dans un endroit dédié et favorisant leur concentration(-) Il n'existe pas, au sein de vos locaux, d'espace réservé à la relaxation ou à la  méditation(-) A ce jour, aucun aménagement dédié à la concentration, la collaboration ou encore la contemplate n'a été mis en œuvre au sein de votre société(-) Les collaborateurs considèrent que les conditions de concentration apportées par leur espace de travail peuvent être améliorées

La qualité des espaces de travail constitue un enjeu important pour votre organisation. Vos objectifs principaux en matière d'espace de travail sont rendre l'entreprise plus agile et plus réactive, changer la culture du managementPeu voire aucune action concrète n'a été mise en œuvre pour développer cet enjeu. Il est fortement recommandé de lancer une réflexion générale sur les espaces de travail des collaborateurs.A CONSTRUIRE

LES RISQUES D’UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL BRUYANTLe bruit et le manque de concentration devient u problème important au sein des organisations. En effet, avec de plus en plus d’entreprises adoptant des environnements de travail en espace ouvert, il devient de plus en plus difficile pour les employés d’échapper au bruit.

Selon une étude récente de Plantronics, les 3 principales sourcesde bruits au bureau sont : les collègues bruyants, une mauvaiseacoustique et les appels téléphoniques. 

Il en résulte généralement, pour les collaborateurs, une augmentation du stress et dans certains cas des troubles physiques récurrents(maux de tête).

Le bruit aura également un effet au niveau de la productivité del’entreprise en contribuant individuellement ou collectivement, àcréer un environnement de travail moins efficace : productivitéplus faible, absentéisme des collaborateurs, etc.

Il est donc critique de s’assurer que les espaces de travail sontadaptés, que les comportement des collaborateurs sont respectueux des autres et que les technologies efficaces sont en place.

collaborateurs sur

considèrent que le bruit de leur environnement de travail les empêche de se concentrer.

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ENVIRONNEMENTDE TRAVAIL

Environnement de travail

Etude de cas Ma société

EN SAVOIR PLUS SUR L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAILEN SAVOIR PLUSSUR L’ENVIRONNEMENT

DE TRAVAIL

En considérant dans son ensemble, la manière dont les collaborateurs travaillent et l’environnement de bureau, il est possible de définir une stratégie de lutte contre les bruits indésirables autour de 3 axes: changer les comportements, aménager les espaces, adopter les meilleures technologies.

Le changement des comportements passe par la mise en place d’une charte de bonne conduite appliquée à l’ensemble des collaborateurs. Cette charte pourra être rédigée par les équipes elles-mêmes en recensant l’ensemble des sources de bruit et l’impact potentiel sur l’efficacité au travail (distraction, interruptions régulières, etc.).

A titre d’exemple, parmi les principales règles, on pourra trouver : 

•Communiquer à voix basse: Cela s’applique aux conversations au téléphoneou bien lors de discussion improvisées entre plusieurs personnes.

•Bloquez le bruit de fond: lorsque les collaborateurs sont en communication, veillez à ce qu’ils utilisent des casques antibruit pour bloquer les nuisances sonores.  Ceci afin de s’assurer qu’ils entendent la personne à l’autre bout du téléphone et ne sont pas distraits.

•Désactiver les haut-parleurs: Les haut-parleurs tendent à encourager à parler plus fort. 

•Réduire les volumes de sonneries et les notifications: que votre équipe utilise un téléphone de bureau, un téléphone mobile, une tablette ou un ordinateur pour appeler, réduire les volumes, limiter le nombre de sonneries, mettre les mobiles en vibration et ne pas écouter la messagerie vocale sur le haut-parleur 

•Éviter les interruptions: Rappeler à votre équipe d’être attentif à l’organisation des des autres et doivent être productifs. Si quelqu’un est concentré sur leur travail, les laisser être. 

•Conseiller aux collaborateurs d’utiliser les salles de réunion pour des discussions àplusieurs (même informelles)

Changer les comportements

Offrir une qualité audio impeccable lors de communications avec les clients et prospects, partout dans le monde, …En savoir +

Etude de cas Ma société

EN SAVOIR PLUS SUR L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAILEN SAVOIR PLUS

SUR L’ENVIRONNEMETDE TRAVAIL

Aménager les espacesLes principes de l’intelligence acoustique démontrent qu’il est possible, simplement, de configurer les bureaux pour réduire au maximum les nuisances sonores. On peut ainsi concevoir des espaces appropriés pour différents types d’activités, à savoir des lieux dédiés à la concentration, la collaboration, la contemplation ou la communication.

De plus, en suivant les principes de base de la protection acoustique, il est également envisageable d’améliorer les performances acoustiques, quel que soit l’environnement de bureau :

•ABSORBER : utilisez des matériaux spécifiques sur vos sols, murs et plafondspour minimiser l’impact du bruit émis dans une zone sur les autres espaces devotre environnement.

•BLOQUER : installez des barrières verticales pour limiter la dissipation du son à travers les open spaces ou les environnements ouverts.

•COUVRIR : masquer toute interruption sonore ou bruit indésirable par un système de couverture de son.

Adopter les meilleures technologiesDurant les appels téléphoniques ou encore les conférences vidéo, les collaborateurs doivent être en mesure de contribuer à la réunion, d’écouter activement et d’y participer pleinement sans distractions. La façon la plus simple d’améliorer ces nouvelles formes de collaboration est d’utiliser un micro-casque, une oreillette ou encore des haut-parleurs intelligents avec microphones antibruit. 

Les technologies d’annulation active du bruit (ANC) présentes sur certains modèles de micro-casques bloquent en effet les sons indésirables, ce qui permet aux collaborateurs de parler naturellement à leurs interlocuteurs tout en réduisant leur propre contribution au bruit de fond.

Lors de conférences téléphoniques, les nouveaux haut-parleurs intelligents peuvent contribuer à relayer la voix des participants de manière claire, pour éviter toute perte de temps. Dans les espaces de travail bruyants, les appelants peuvent bénéficier de systèmes de micro-casque et oreillette sans fil qui leur donne la liberté de se lever et de se déplacer vers des espaces plus silencieux. 

Ces dispositifs fonctionnent généralement en toute transparence avec les smartphones, tablettes et ordinateurs portables afin d’offrir une qualité d’appel plus professionnelle lorsque les collaborateurs sont en dehors du bureau.

Etude de cas Ma société

La Mobilité

VOS FORCES(+) Les collaborateurs sont équipés de smartphones

VOS CHALLENGES(-) Les collaborateurs ne sont pas équipés de tablettes(-) L'usage des outils personnels pour un usage professionnel est toléré(-) La mise en place de réunions avec des personnes extérieures à l'organisation est possible mais pas satisfaisante

La mobilité constitue un enjeu très important pour votre organisation. Vos objectifs principaux en matière de mobilité sont la mise en place des solutions collaboratives utilisables en tous lieux, l'amélioration de la performance de l'entrepriseLes actions en place restent insuffisantes. Il est fortement conseillé de développer cet enjeu.A CONSTRUIRE

LA MOBILITE

LES BÉNÉFICES DE LA MOBILITÉ POUR VOTRE ORGANISATIONEntrer au bureau à 9 heures le matin et en sortir à 17 heures n’est plus la norme pour de nombreux collaborateurs. Ainsi, de plus en plus d’organisations considèrent qu’offrir des options de travail flexibles, mobiles et à distance leur permettent d’attirer et de retenir leurs collaborateurs. 

De plus, comme toute entreprise qui se développe, votre organisation travaille probablement avec des clients, fournisseurs ou partenaires qui sont dispersés dans toute la France voire à l’étranger et nécessitent parfois des déplacements professionnels. 

Aujourd’hui, grâce à des appareils informatique et communicants toujours plus mobiles (smartphones, tablettes et ordinateurs portables), il est possible de travailler n’importe où. 

Néanmoins, les outils ne sont pas suffisants, il faut également s’assurer que les équipes qui travaillent à distance restent en contact et collaborent entre eux ou avec les intervenants extérieurs à l’entreprise (clients, fournisseurs, partenaires).

Etude de cas Ma société

EN SAVOIR PLUS SUR LA MOBILITEEN SAVOIR PLUS SUR

LA MOBILITE

La généralisation des équipements mobiles (smartphones, tablettes, PC portables)permet aux organisations de toute taille de faciliter la mise en œuvre et l’adoption de la mobilité au sein de l’ensemble de l’organisation. Toutefois, pour être totalement maîtrisée cette démarche doit être accompagnée par une véritable stratégie de mobilité : 

Établissez des objectifs clairs : Travaillez avec vos équipes et en particulier les collaborateurs qui sont régulièrement sur le terrain pour d’une part établir des objectifs quantifiables et d’autre part clarifier le rôle de chacun afin qu’il n’y ait aucune ambiguïté sur qui est responsable de quoi. 

Favoriser le Bring your Own Device (BYOD) au sein de l’entreprise : Le BYOD est la capacité de proposer aux collaborateurs d’utiliser leurs outils informatiques personnels pour un usage professionnel. Cette politique permet une plus grande satisfaction et une meilleure productivité des salariés qui ont la flexibilité d’utiliser les appareils mobiles qu’ils préfèrent. Dans la mesure où la protection des données de votre entreprise est primordiale, une politique de BYOD doit impérativement s’accompagner d’une stratégie de sécurité renforcée (création de mots de passe, réinitialisation des mots de passe, etc.) mais également une séparation claire entre les données personnelles et l’utilisation professionnelle.

Communiquez régulièrement : une stratégie de mobilité doit passer par une communication régulière. Cette communication peut passer par des rapports par mail hebdomadaires ou bien des conférences téléphoniques ou des conférences vidéo régulièrement planifiées pour vous assurer que vos collaborateurs mobiles respectent les délais requis et restent en contact avec tous les autres membres de l’équipe.

Assurez une communication claire : les collaborateurs mobiles n’ont que peu de contrôle sur le bruit de fond pendant qu’ils voyagent ou même lorsqu’ils travaillent à domicile. Pour assurer une communication claire durant les appels, il est important d’équiper vos collaborateurs de casques antibruit. Ils assurent la clarté audio pour les deux parties sur le téléphone et ils permettent également de lancer facilement une vidéoconférence sur un appareil mobile en cas de nécessité.

Etude de cas Ma société

EN SAVOIR PLUS SUR LA MOBILITEEN SAVOIR PLUS SUR

LA MOBILITE

Afin de compléter des équipements mobiles et une stratégie de mobilité, il est également important de mettre en œuvre des solutions technologiques efficaces qui permettront aux utilisateurs de communiquer et de collaborer à tout moment et en tout lieu :

Applications mobiles : les applications mobiles deviennent un outil essentiel pour toutes les entreprises. Au delà des applications développées en interne, il existe une multitude d’applications de productivité disponibles : Evernote ou Microsoft One Note, les applications de gestion de conférence téléphonique (Skype, etc.). Il existe également de plus en plus d’ applications mobiles pour la facturation, les commandes clients, les estimations, les stocks et les prix pour les ventes sur le terrain et le personnel des services extérieurs. 

Le Cloud Computing : Avec le Cloud Computing, l’ensemble des collaborateurs dans entreprise peut accéder aux informations de l‘organisation de n’importe où et à tout moment. Il s’agit d’une évolution technologique majeure qui renforce la  productivité, collaboration et la réactivité vis-à-vis du client. A titre d’exemple, le Cloud Computing permet aux membres de votre entreprise de collaborer au développement d’un document, d’une présentation d’un projet à partir de n’importe quel appareil.

Les communications unifiées (UC) : Les solutions de communications unifiées offrent une plate-forme permettant d’intégrer les téléphones de bureau, les ordinateurs, les smartphones et les tablettes en un seul réseau de données et de voix afin que ces appareils puissent communiquer entre eux numériquement. 

Les communications unifiées fournissent également de nombreux outils de collaboration—courrier électronique, messagerie instantanée (IM), web et vidéo conférence et télécopie—accessibles par le biais d’une interface unique. 

A titre d’exemple, les communications unifiées  facilitent la collaboration en grâce à l’envoie de messages instantanés à d’autres membres de l’équipe : lors d’un appel avec un client, l’utilisateur peut tirer une session de chat avec un autre collègue pour obtenir des réponses aux questions. 

Découvrez comment Indesit a réduit les coûts d’équipement des travailleurs mobiles jusqu’à 70%, a augmenté l’efficacité du temps de livraison des nouveaux moyens de transport aux ingénieurs de terrain Une productivité accrue grâce à une fonctionnalité de travail mains libres et mobile ... En savoir +

Etude de cas Ma société

La CollaborationLe collaboratif constitue un enjeu très important pour votre organisation. Vos objectifs principaux en matière de mobilité sont l'usage des outils mis à disposition, l'amélioration de la performance de l'entrepriseLes actions en place restent insuffisantes. Il est fortement conseillé de développer cet enjeu.

A CONSTRUIRE

VOS CHALLENGES(-) Un système d'audio conférence est en place. Son usage, au sein de votre organisation, peut être amélioré(-) Vos collaborateurs n'ont pas accès à un système de vidéo conférence(-) Vos collaborateurs n'ont pas accès à un système de web conférence(-) Les collaborateurs ont la possibilité de mettre en place des réunions impliquant plusieurs sites. Ces réunions sont jugées peu satisfaisantes(-) Les outils et processus de collaboration sont jugés peu satisfaisants. Il doivent être améliorés

LES BÉNÉFICES D’UNE COLLABORATION RÉUSSIE POUR VOTRE ORGANISATIONLe travail tel que nous le connaissons a radicalement changé, en grande partie grâce aux nouvelles technologies de communication qui permettent aux travailleurs une plus grande flexibilité et une meilleure mobilité. 

Les résultats d’une étude récente* indiquent que seulement 56% des personnes travaillent au bureau plus de trois jours par semaine. Les collaborateurs travaillent de différentes façons, collaborent de plus en plus et ne sont plus contraints par les distances géographiques ou temporelles entre les membres de l’équipe. Il existe aujourd’hui une  déconnexion croissante entre le bureau et le travail…

Avec les moyens pour communiquer clairement partout à n’importe quel moment, les collaborateurs peuvent utiliser des espaces de travail « plus intelligents » en dehors du bureau (à l’hôtel par exemple), et profiter d’un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée. 

Parallèlement, ces conditions de travail peuvent améliorer la motivation et l’efficacité des collaborateurs, ce qui optimise le retour sur investissement.

(*) Source: “How We Work: communication trends of business professionals. Plantronics 2010.”

LA COLLABORATIONEtude de cas Ma société

Une collaboration efficace est basée sur des équipes structurées qui partagent lesinformations d’une façon rapide et agile. Pour que les conditions d’un travail collaboratif soient réunies, plusieurs facteurs doivent être mis en œuvre :

• Modifier la culture de la collaboration au sein d’une entreprise garantira une adoption rapide des méthodes de travail collaboratives. 

• Fournir des espaces dédiés sur le lieu de travail, notamment des zones calmes pour favoriser la collaboration. 

• Mettre à disposition la technologie la plus récente et la plus efficace joue également un rôle prépondérant.

MODIFIER LA CULTURE ET LES COMPORTEMENTSLa mise en œuvre de systèmes collaboratifs passent par l’évolution des comportements.

Introduire une culture de collaboration : Une culture où le partage de l’information est la norme est la meilleure façon de développer des comportements de travail collaboratif. La structure d’une équipe est essentielle pour la promotion d’une collaboration efficace.

Assurer le bon niveau de formation aux utilisateurs : La formation des équipes doit avoir pour objectifs une parfaite maîtrise des outils collaboratifs. Toutefois, le développement des compétences doit également toucher les habitudes et méthodes de travail : bonnes pratiques pour la conduite de réunion, travail en équipe, etc. 

Connaitre la disponibilité de chacun : Mettre la présence au cœur de la technologie de collaboration aide les utilisateurs à se positionner rapidement au cœur des systèmes collaboratifs. 

EN SAVOIR PLUS SURLA COLLABORATIONEtude de cas Ma société

EN SAVOIR PLUS SUR LA COLLABORATION

Découvrez comment Howden a adopté une approche innovante pour un déploiement Microsoft Lync, couplé avec les écouteurs de voix certifiés Lync et les appareils portables de Plantronics ... En savoir +

FAVORISER L’ENVIRONNEMENT ET LES ESPACES DE TRAVAIL

La mise en place d’un espace de travail collaboratif en restructurant des espaces fixes, dans le but de créer des zones à des fins particulières, favorisera l’implication des utilisateurs finaux.

L’ergonomie des sièges et le positionnement informatique sont reconnus comme essentiels pour la santé des collaborateurs. Parallèlement, la réduction des niveaux sonores, la création d’environnements favorables à la collaboration et la fourniture d’équipements appropriés, comme les casques, sont autant de facteurs permettant de favoriser la collaboration et la productivité.

METTRE À DISPOSITION LES TECHNOLOGIES ADAPTÉES

•E-mail : convient bien pour communiquer des informations à plusieurs contacts simultanément, mais il n’est pas efficace pour la collaboration en temps réel, comme le contrôle de version multi-utilisateur des documents.

•Communications instantanées : Les principaux avantages des communications instantanées résident dans le remplacent du courrier électronique mais également dans la gestion de « présence», c’est-à-dire la capacité de voir si quelqu’un est en ligne et disponibles pour communiquer. A contrario, les communications instantanées peuvent s’avérer limitées lorsqu’elles sont utilisées par des groupes plus importants ou si une conversation dure trop longtemps.

•Les applications de partage de postes permettent aux utilisateurs de partager des documents ou des informations. Il sont efficaces pour le partage de documents en temps réel pour des équipes éclatées mais nécessite un réseau avec une bande passante de qualité.

•Les réseaux sociaux d’entreprise tels que Yammer ou Jive, offrent un système sécurisé en temps réel de conversations et peut s’interfacer avec d’autres plates-formes d’entreprise (ex : Salesforce.com). Ces réseaux sont le plus souvent limités au partage de liens ou la création de conversations de groupe. Il sont moins efficaces pour la collaboration documentaire. 

•La télé présence est une autre technologie d’entreprise qui s’appuie sur des projections vidéos et offre une expérience de collaboration immersive. Pour de nombreuses organisations, toutefois, les coûts peuvent être prohibitifs et nécessitent des installations spécialisées pour offrir une expérience similaire aux réunions physiques.

EN SAVOIR PLUS SURLA COLLABORATIONEtude de cas Ma société

Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5

Travaillez plus intelligemment è 

Votre positionnement et les prochaines étapes

L’analyse de votre organisation, des habitudes de travail ou encore des technologies utilisées ont permis de mettre en évidence des axes d’amélioration et des bonnes pratiques. 

Pour aller plus loin, nous vous proposons d’estimer votre positionnement sur l’échelle du « Smart Working » et estimer comment vous pouvez passer à l ’étape suivante…

PROCHAINES ETAPESEtude de cas Ma société

Etape

3Les outils de base sont intégrés, l'adoption de la vidéo est lente. 

Introduction de la messagerie électronique et de la messagerie instantanée liées, outils de vidéo bureautique ajoutés, croissance des conférences Web et audio. 

Les considérations pour passer à la prochaine étape : •Gérer la pollution sonore pour une meilleure expérience de conférence. •La clarté acoustique facilite la compréhension. •Les périphériques doivent correspondre à des rôles au fur et à mesure que de nouvelles plates-formes sont ajoutées (tablettes, vidéo bureautique). •Confort et protection de l'utilisateur quand le nombre d'appels et la durée de ceux-ci augmentent. 

VOS PROCHAINES ETAPES

LES SOLUTIONS PLANTRONICS ADAPTEESLES SOLUTIONS ADAPTEES PLANTRONICS

Etape

4L’adoption augmente, permettant des pratiques professionnelles plus flexibles. 

Solutions de vidéo bureautique, conférences Web et audio intégrées et en croissance, réduction de la dépendance vis-à-vis des solutions tierces. 

Les considérations pour passer à la prochaine étape : •Assistance à l'utilisateur lors du déploiement. •S’assurer que les micro-casques disposent d'un système antibruit adapté à des espaces de travail flexibles. •Gestion d'un grand ensemble de micro-casques/oreillettes. 

VOS PROCHAINES ETAPES