UnilabsREGLES D’UTILISATION & DE CRÉATION DE GROUPE  SUR WORKPLACE

VERSION 1.0, FÉVRIER 2017

RÈGLES D’UTILISATION DE WORKPLACE

Autorisation :

Directeur général du Groupe

Source : Communications du Groupe

Approuvé le : 06/02/2017

Révisé le :

Entrée en vigueur le :

I. Objet

Ces règles fournissent des recommandations pour l'utilisation et la publication de contenus sur

Unilabs Workplace, outil conçu par Facebook et mis à la disposition des salariés à la discrétion

de l’entreprise.

II. Cible

Tous les utilisateurs d'Unilabs Workplace.

III. Cinq points clés à savoir et à mettre en œuvre

1. Pour nous tous et par nous tous : Unilabs Workplace by Facebook est une plate-forme de

communication interne à l’entreprise, indépendante des autres activités personnelles et

publiques que vous pourriez avoir sur Facebook.

2. Communiquer et coopérer : la plateforme a pour objet de faciliter votre travail quotidien en

proposant un moyen intuitif, interactif, efficace et ludique d'échange avec vos collègues pour

discuter d'informations et d'idées, organiser des événements et communiquer des nouvelles

et des opinions.

3. Innover et échanger les bonnes pratiques : si vous avez une bonne idée sur comment

optimiser votre quotidien, mettre en œuvre les normes les plus récentes de votre métier,

améliorer le vécu du patient, débattre d'un article récent sur la recherche ou d'une

découverte scientifique, il vous appartient de constituer ou trouver le groupe approprié et

d'aller de l’avant !

4. Échanger : avez-vous apporté des amuse-gueule pour fêter quelque chose avec les collègues

? Voulez-vous inviter votre équipe à prendre un pot après le travail ? Cherchez-vous

quelqu'un avec qui bavarder pendant la pause-café ? Voulez-vous demander à un collègue

dans un autre pays qu'il vous conseille un restaurant ? À vous de jouer !

5. Respecter nos différences : nous devons nous respecter les uns les autres, en ligne et hors

ligne. Unilabs ne tolère aucune forme de discrimination, qu'elle soit fondée sur l'âge, le sexe,

la race, la couleur, les croyances, la religion, l'appartenance à un groupe ethnique,

l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'origine nationale, la nationalité, le handicap, le

REGLES ET RECOMMANDATIONS

TITRE: Règles d'utilisation d'Unilabs Workplace

statut matrimonial ou une autre caractéristique reconnue et protégée par la loi ou la

réglementation à l'échelon fédéral, de l'État ou local.

IV. Ce qu'il faut avoir à l'esprit en permanence et ne jamais dévoiler

Données médicales ou sur un patient. Ne communiquez par de données médicales ou sur un

patient via Workplace, cela est contraire à nos obligations de préservation des données, à

savoir les images, les données personnelles des patients et même les données anonymisées. Il

est possible en revanche d'échanger des pratiques de laboratoire, de discuter d'aspects

techniques de tests, voire de nouvelles scientifiques.

• Ouvert – Fermé – Secret. Toutes les informations n'ont pas la même importance pour

chacun, et aucune ne s'adresse à tous : c'est la réalité de l'entreprise. Lors de l’échange

d’informations avec votre équipe ou au sein de l'entreprise via différents groupes, vérifiez

bien le destinataire de l'information. Un groupe peut être ouvert, fermé ou secret, VOUS êtes

donc en mesure de maîtriser qui voit quoi (par ex. : fusions-acquisitions, résultats financiers,

évaluations et salaires, etc.)

• Veuillez noter que l’objectif principal de Unilabs Workplace, c’est de faciliter l’échange

d’idées et d’interagir avec les collègues partout chez Unilabs. Unilabs Workplace :

• N’EST PAS conçu comme un outil d’échange de fichiers. Merci de continuer à

partager les fichiers importants via votre serveur commun et/ou par e-mail.

• N’EST PAS adapté à l’échange de données confidentielles de l’entreprise. Assurez-

vous de ne pas échanger de données sensibles, telles que des cas de patients ou

des données personnelles via Unilabs Workplace.

• Confidentiel Entreprise : Workplace est une plate-forme interne à l'entreprise dont l'accès

est sécurisé et individualisé. La création d'un compte utilisateur se fait par invitation

uniquement.

• Ne partagez pas vos identifiants d'accès et ne laissez pas vos collègues utiliser votre

compte.

• Toute information échangée sur Workplace est destinée uniquement à une cible interne

à l'entreprise. Ne diffusez aucune information de Workplace sur une plate-forme non

confidentielle sans autorisation préalable expresse.

• Faits et rumeurs : nous entendons, apprenons et parlons au bureau de choses relevant de

l'activité de l'entreprise. Il faut être attentif à qui nous parlons et éviter de relayer les

rumeurs et le ouï-dire via cette plate-forme.

V. Informations légales et règles de l'entreprise

• Workplace est mise à la disposition des salariés et de consultants externes sous contrat avec

Unilabs, à l'entière discrétion de celle-ci. L'invitation à créer un compte d'utilisateur de

Workplace ne donne lieu à aucun changement de statut de l'utilisateur pour Unilabs.

• Lorsqu'un salarié quitte l'entreprise, toutes ses données sont supprimées de la plate-forme

Workplace mais restent stockées dans la base de données de l'entreprise.

• L'utilisation de Workplace ne doit pas contrevenir à nos autres règles, à savoir :

a. Code de déontologie du Groupe

b. Règles de recrutement

c. Règles de diversité

d. Evaluation du rendement (disciplinaire) et Procédure de règlement des griefs

e. Règles de licenciement

VI. Conséquences :

Le manquement par un salarié à l'une des règles exposées ci-dessus lors de l'utilisation de

Workplace peut entraîner la fermeture de son compte ou une mesure disciplinaire à son

encontre pouvant aller jusqu'au licenciement ou à la résiliation du contrat.

Une FAQ sur Workplace est disponible à l'adresse https://workplace.fb.com/faq/

Le service Communications du Groupe est chargé de l'interprétation officielle des présentes règles.

Toute question sur l'application de ces règles doit être adressée au service Communication

d'entreprise du Groupe. Le service Communication d'entreprise du Groupe se réserve le droit de

réviser ou de supprimer cette politique, selon le cas.

UnilabsREGLES D’UTILISATION & DE CRÉATION DE GROUPE  SUR WORKPLACE

VERSION 1.0, FÉVRIER 2017

RÈGLES D            

 

LES GROUPES SONT LE CŒUR ET L’ÂME DE WORKPLACE. 

Les conversations et les échanges doivent se produire au sein de groupes: ainsi ils informent leurs destinataires appropriés et ils sont consultables pour des recherches par la suite.

Pour garantir une information valide et appropriée, il faut bien faire du premier coup lors de la constitution du groupe.

IMPORTANCE DES GROUPES SUR WORKPLACE 

Capture d’écran

LA CRÉATION DE GROUPES SUR WORKPLACE DOIT ÊTRE SOIGNEUSEMENT PRÉPARÉE 

EN EFFET, LA PERSONNE QUI CRÉE UN GROUPE EN EST RESPONSABLE. 

La personne qui crée un groupe en est de plein droit l’administratrice et l’animatrice. 

C’est pourquoi cette personne doit veiller à ce que le groupe► Favorise des échanges féconds► Reste dans le cadre des règles, respecte le sujet 

objet des discussions, les informations échangées et, bien entendu, les membres du groupe.

Conseils pratiques: • Vous pouvez nommer un administrateur supplémentaire de  

votre groupe• Pour supprimer un groupe que vous avez créé, vous devez 

supprimer les membres de ce groupe puis vous supprimer vous‐même.

INSTRUCTIONSPOUR DÉNOMMER UN GROUPE SUR WORKPLACE

FAIRE PREUVE DE BON SENS ET DE SIMPLICITÉChoisir des noms de groupes 

courts et simples complétés par une description claire du groupe

✔ Projet WIN 

✗Projet de mise en place d’un laboratoire d’équipe 

A pays B 

PRIORITÉ AUX DESTINATAIRES

Avoir à l’esprit la cible visée : les membres du groupe doivent 

comprendre le nom

✔ CHOPS

✗Discussions bimensuelles 

de l’équipe opérationnelle CH

FONCTION, PROJET OU INTÉRÊT CONCERNÉ

Éviter de créer un nom qui ne correspond pas à la fonction, au 

projet ou à l’intérêt visé

Lancer des groupes dans votre domaine fonctionnel, pour vos propres projets et sur vos propres passions professionnelles

Lancer des groupes sur un domaine fonctionnel dans lequel vous ne travaillez pas, un projet sur lequel vous ne travaillez pas ou un sujet qui ne vous intéresse pas

✔

✗

À l’échelon du pays:• Employer la langue du lieu pour dénommer les groupes à l’échelon d’un pays• Mettre le pays en préfixe du nom• Vous pouvez ajouter «‐TEAM» à la fin du nom du groupe

EXEMPLES

❶ ❷ ❸

À l’échelon du groupe :• Utiliser l’anglais britannique uniquement • Utiliser impérativement «Groupe» comme préfixe (pas UE)• Vous pouvez ajouter «‐TEAM» à la fin du nom du groupe

À l’échelon régional ou de l’entreprise:• Pour désigner l’objet d’un groupe, utiliser le jargon et les acronymes internes à l’entreprise• Ne pas utiliser l’acronyme «UE » sauf si l’on se réfère à l’Union européenne• Vous pouvez ajouter «‐TEAM» à la fin du nom. 

LE NOM DOIT ÊTRE SIMPLE POUR LE PUBLIC VISÉ ET ÉVOQUER LE SECTEUR FONCTIONNEL, LE PROJET OU L’INTÉRÊT PROFESSIONNEL CONCERNÉ

TROIS PRINCIPES CLÉS

❶ ❷ ❸EXEMPLES EXEMPLES

RÈGLES À APPLIQUER

Toutefois, utiliser la dénomination longue pour décrire le groupe afin que les gens 

comprennent de quoi il s’agit.

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TYPE  OBJET DU GROUPE CADRE RECOMMANDÉ

Équipes/Projets • Planification de projets, de la génération d’idées à leur mise en œuvre età leurs suites

• Brainstorming, échange d’idées• Gestion d’équipe (définition et suivi des objectifs de l’équipe)• Gestion fonctionnelle/de la filière

1. Fermé ou ouvert2. Avec ou sans animateur

Annonces / Actualité • Informations sur l’entreprise, mises à jour, actualité (à l’échelon dugroupe, du pays, du laboratoire)

• Remerciements, vœux• Information sur les carrières, offres d’emplois intra entreprise• Mise à jour fonctionnelle par filières de métiers• Initiatives concernant toute l’entreprise, comme Care Big

1. Ouvert2. Avec animateur de préférence

Discussions ouvertes • Assistance IT• FAQ thématiques• Leadership scientifique

1. Ouvert2. Avec animateur

Loisirs • Événements associatifs locaux• Initiatives personnelles de levées de fonds au titre de la responsabilité

sociale des  entreprises (RSE)

1. Fermé ou ouvert2. Peut être international

ANNEXETYPOLOGIE – 4 TYPES DE GROUPE

TYPES DE GROUPES ET BONNES PRATIQUES

Si vous avez des questions sur les règles de dénomination et sur les orientations, adressez‐vous aux groupes de soutien disponibles sur Workplace ou parlez‐en à votre service informatique.

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