UTILISATION DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE DANS CEGID V8

©CARMI Tertiaire – Groupe PGI juin 13

UTILISATION DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE DANS

CEGID V8

SOMMAIRE

UTILISATION DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE DANS CEGID V8 1

1 – PRINCIPES DE L’ANALYTIQUE CEGID 2

1.1 – Objectifs de la comptabilité analytique avec CEGID 2

1.2 – Terminologie : axe, sous-section et section analytique 2

2 – PARAMETRAGE 3

2.1 – Définition de l’axe 3

2.2 – Définition des sous-sections 3

2.3 – Sections 4

2.4 – Paramétrage de la ventilation analytique 4

2.5 – Paramétrage des journaux 5

3 – UTILISATION DE LA VENTILATION EN ANALYTIQUE 5

3.1 – Saisie avec ventilation manuelle 5

3.2 – Saisie avec ventilation automatique 6

4 – EDITIONS ET ANALYSE 7

4.1 – Les éditions 7

4.2 – Les cubes décisionnels 8

4.3 – Les analyses statistiques 9

Groupe PGI UTILISATION DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE DANS CEGID V8

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1 – PRINCIPES DE L’ANALYTIQUE CEGID

1.1 – Objectifs de la comptabilité analytique avec CEGID L’objectif est d’être capable de ventiler les charges et les produits afin d’analyser plus finement l’activité de l’entreprise. L’idée est d’avoir une analyse hiérarchisée des charges et produits avec la possibilité d’analyser avec plus ou moins de détails ces éléments ou de les regrouper.

1.2 – Terminologie : axe, sous-section et section analytique

1. Axe

Un axe analytique correspond à un angle d'analyse de l’activité. On dispose ainsi de cinq axes, composé chacun de sections analytiques et de sous-sections. Il s’agit de l’orientation donnée à l’analyse. Exemple pour les axes :

Nature de l’activité Géographique …

Remarques : (1) Attention à la saisie, il faudra compléter les données de ventilation pour chaque axe… Ne pas

multiplier sans raison les axes. (2) Chaque axe est indépendant. On ne peut pas faire de traitement multi-axes. (3) La structure axe/sous-section/section construit le code sémantique. La longueur de celui-ci

est comprise entre 3 et 17 caractères.

2. Sous-sections analytiques

Elles sont à rattacher à l’axe analytique et permettent une analyse plus fine. Exemple pour l’axe analytique « NATURE DE L’ACTIVITE » : Les sous-sections pourraient être par exemple en fonction du secteur d’activité de l’entreprise :

Domaine Ebénisterie / Menuiserie Type de clientèle :

Particuliers / Entreprises Banque / Assurance

Activité Négoce – Fabrication Hôtellerie – Restauration Financement – Placement

Produits Meubles – Agencements Hébergement seul – ½

pension – carte – boissons

Prêt immobilier – Prêt consommation – Assurance

vie – SICAV

…

…

3. Sections analytiques

La section est la combinaison d’un ensemble de sous-sections (Cf. ci-dessous création des sections analytique).

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2 – PARAMETRAGE

Avertissement : la structure et la longueur des sections doivent être établies avant de se lancer dans le paramétrage.

2.1 – Définition de l’axe

Comptabilité, Structure et paramètres, Sociétés, Axes analytiques Dans la version 9 de CEGID BUSINESS il existe un menu Analytique distinct. L’axe sert à déterminer la longueur des sections qui y seront intégrés.

Libellé de l’axe : il est conseillé de conserver une référence de type A1 ou Axe1 pour faciliter les recherches : éditions, recherches, listes. Sections structurées : à cocher impérativement pour respecter la hiérarchie des sections. Saisie par sous-sections : cela permet d’avoir accès en saisie à une boîte de dialogue facilitant le choix de la section d’imputation (Cf. copie d’écran ci-dessous).

2.2 – Définition des sous-sections Comptabilité, Structure et Paramètres, Paramètres, Analytique, Structures analytiques Une section analytique (n caractères) est décomposée en sous-sections qui renvoient une codification et un libellé. Rappel : les sous-sections sont hiérarchisées dans un plan. Il faut donc bien réfléchir aux documents à restituer à cause de cette hiérarchie. Pour chaque sous-section du plan, on va définir le contenu sous forme d’items (code et libellé). Cf. copie d’écran ci-dessous.



Début : c’est la position dans le code de la section analytique (Destination en 1ère position) Longueur : nombre de caractères de la sous-section (Destination de longueur 1 caractère)

2.3 – Sections

Mode automatique : Il existe deux possibilités qui ne paraissent pas être pertinentes pour une définition optimale des sections. Génération simple des sections analytiques : option qui fait le produit cartésien de toutes les sous-sections et de tous les items sans discernement en laissant la possibilité de conserver ou de supprimer certaines sections.

Génération des sections analytiques incluant le sous-plan sélectionné : permet de générer automatiquement les sections à partir de la sous-section sélectionnée à droite en proposant toutes les combinaisons possibles.

Mode manuel :

Comptabilité, Structures, Sections analytiques puis filtrer sur l’axe, puis Icône « nouveau »

Etape n°1 : Cliquer sur l’icône assistant.

Etape n°2 : En double cliquant par étapes on compose la section analytique.

2.4 – Paramétrage de la ventilation analytique Tous les comptes sont ventilables sauf ceux qui servent à la clôture et les comptes spéciaux des paramètres sociétés (exp. : comptes d’attente).

Dans cet exemple, l’axe n°1 comporte 5 niveaux (sous-sections). La première « Destination » est composée de trois items (0/E/F). Le 0 correspond à un item d’attente.



Cette ventilation peut se pré-paramétrer ou être précisée lors de la saisie des écritures comptables (Cf. paragraphe 3).

1. Création d’une ventilation type

Comptabilité, Structures et paramètres, Paramètres, Analytiques, Ventilation types Cliquer sur bouton Nouveau. Préciser le code et le libellé puis valider. Choisir les sections et compléter les pourcentages.

2. Affectation d’une ventilation à un compte

Comptabilité, Structures et paramètres, Structures, Comptes généraux Double clic sur le compte, préciser l’axe en cochant la case correspondante (exp. : A1).

Cliquer sur le bouton « Ventilations types », choisir la ou les sections (F5) et le pourcentage d’affectation. Cela définit la ventilation type pour ce compte et uniquement pour ce compte. Celle-ci apparaîtra automatiquement en saisie dans le compte (elle reste modifiable en cours de saisie).

2.5 – Paramétrage des journaux Les journaux peuvent déclencher l’ouverture automatique de la ventilation. Comptabilité, Structures/Paramètres, Ecritures, Scénario Cocher « Ouverture analytique » et préciser l’axe préférentiel. Cette procédure doit se faire pour tous les journaux.

3 – UTILISATION DE LA VENTILATION EN ANALYTIQUE

3.1 – Saisie avec ventilation manuelle

1. Saisie sans « ouverture analytique » automatique avec ventilation manuelle

Situation initiale du paramétrage : journal sans scénario (ouverture analytique désactivée), pas de ventilation type, ni de ventilation attachée au compte.

Comptabilité, Ecritures, Courantes, Saisie courante A la saisie d’un compte de charge ou de produit, cliquer sur le bouton « Ventilation analytique ». Compléter la fenêtre de ventilation.



2. Saisie avec « ouverture analytique » automatique avec ventilation manuelle

Situation initiale du paramétrage : journal avec scénario (ouverture analytique activée), pas de ventilation type, ni de ventilation attachée au compte.

Comptabilité, Ecritures, Courantes, Saisie courante Ouverture automatique de la ventilation analytique à renseigner dès la saisie d’un compte de charge ou de produit. Cette solution exige une ventilation à 100 % sans quoi il est impossible de continuer.

3.2 – Saisie avec ventilation automatique

1. Saisie automatique avec utilisation des ventilations types

Situation initiale du paramétrage : journal avec ou sans scénario (ouverture analytique activée ou désactivée), ventilation type, pas de ventilation attachée au compte.

Comptabilité, Ecritures, Courantes, Saisie courante Lors de la saisie d’un compte de charge ou de produit, la fenêtre « Ventilation analytique » s’ouvre. Sélectionner la ventilation type désirée. Celle-ci peut être modifiée.



2. Saisie automatique avec ventilation type rattachée au compte

Situation initiale du paramétrage : journal avec ou sans scénario (ouverture analytique activée ou désactivée), ventilation attachée au compte. Comptabilité, Ecritures, Courantes, Saisie courante Lors de la saisie d’un compte de charge ou de produit pour lequel une ventilation type rattachée au compte a été définie, la fenêtre « Ventilations analytiques » s’ouvre automatiquement. Il est possible de modifier cette ventilation type rattachée au compte.

Remarque : concernant l’ensemble de ces saisies, il est toujours possible de créer ou de modifier une ventilation en cours de saisie et de l’enregistrer comme ventilation type. A partir de l’écran « Ventilations analytiques », après avoir précisé la ventilation, cliquer sur le bouton « Enregistrer comme ventilation type sur l’axe en-cours ». Compléter alors Code et Libellé.

4 – EDITIONS ET ANALYSE

Il existe trois modalités pour exploiter les informations : les éditions, les cubes décisionnels et les analyses statistiques.

4.1 – Les éditions Il est possible d’éditer un grand livre, une balance et/ou un journal et des comptes de résultats analytiques.

Les grand-livres

Comptabilité, Editions, Grand-livres, Analytique Permet d’obtenir le détail des mouvements de chaque section.



Comptabilité, Editions, Grand-livres, Général par analytique Permet d’obtenir le détail des comptes généraux : pour chaque compte général sélectionné, le détail des mouvements regroupés par section analytique.

Comptabilité, Editions, Grand-livres, Analytique par général Permet d’obtenir pour chaque section analytique les mouvements regroupés par compte général.

Les balances Pour les balances, il est possible d’éditer la balance « Analytique », une balance « Analytique par général » et une balance « Générale par analytique ».

Les journaux

Pour le journal, l’édition se fait comme pour les autres journaux. Il faut cependant avoir créé au préalable un journal analytique.

Les comptes de résultat analytique

Il y a deux options intéressantes.

Edition d’un compte de résultat pour chaque section. Comptabilité, Editions, Etats de synthèse, Compte de résultat analytique Onglet analytique, cocher « un état par section ».

Edition de compte de résultat de comptabilité générale avec le détail pour chaque poste des ventilations analytiques. Comptabilité, Editions, Etats de synthèse, Compte de résultat analytique Choisir la maquette (CR007.TXT). Choisir « Etat plus détail ».

4.2 – Les cubes décisionnels Il s’agit de l’équivalent d’un Tableau croisé dynamique. Parmi les champs disponibles, on choisit ceux à mettre en ligne, ceux à mettre en colonne ainsi que les valeurs à synthétier par une formule ou une fonction. Comptabilité, Analyses, Cubes décisionnels, Analytiques Possibilité de définir des critères de filtrage (1er onglet). Onglet « Mise en forme » : choisir les champs en colonnes et en lignes. Puis, les champs contenant les valeurs et la fonction à appliquer (somme, maximum, comptage…). Valider.



Cf. écran de gauche ci-dessous. Onglet « Résultat ». Cf. écran de droite ci-dessous.

4.3 – Les analyses statistiques Analyse, Analyses statistiques, Analytique Il faut réfléchir au préalable aux informations et à leur présentation : quelles données, quel regroupement, quelles fonctions de calcul ? Il s’agit ensuite de faire le paramétrage de la présentation pour répondre à ces intentions.

Cf. copies d’écran. Filtrer Utiliser « Paramétrer la présentation ».

Conserver les colonnes nécessaires.



Filtrer Utiliser « Paramétrer la présentation »

Faire la formule : ici le solde, en cliquant sur les … d’expression (2ième onglet au-dessus de format.

Puis insérer les champs de la formule en cliquant sur l’épingle.

Si elle convient, enregistrer la présentation, en choisissant créer dans présentation, mettre un nom et valider.

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