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CHAPITRE 3

REDIGER FACILEMENT UN CAHIER DES CHARGES AVEC FREEMIND

Rédigez vous régulièrement des cahiers des charges ?

Actuellement, vous utilisez sans doute un traitement texte (Word ou OpenOffice Writer par exemple). Pourtant, cette solution ne vous satisfait pas entièrement car elle ne vous offre pas assez de souplesse. Une alternative existe-t-elle ? La réponse est oui : elle s'appelle Freemind, le logiciel libre et gratuit de Mind Mapping.

LE CONTEXTE

Actuellement DSI d'une collectivité locale, votre DGS vous demande de lui proposer des so-lutions de sauvegarde en raison de la mise en place de nouveaux serveurs. Après étude des différentes options, le choix se porte sur une solution de sauvegarde en ligne. Dans le cadre d'une mise en concurrence, vous êtes amené à rédiger un cahier des charges.

COLLECTER DES RESSOURCES

La première étape consiste à :

- se renseigner sur les différentes solutions de sauvegarde en ligne par tous les moyens à votre disposition : contacter des prestataires, rechercher des informations sur internet etc.

- analyser vos besoins

En parallèle, lancez Freemind pour créer une nouvelle carte.

Inscrivez le thème de votre carte dans le rond central (F2 pour éditer) :

Cahier des charges sauvegarde en ligne

Créez une branche Ressources. Ajoutez y les liens vers vos ressources : internet et/ ou fichier.

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Vous avez par exemple collecté un article du magazine L'entreprise de novembre 2006 sur les sauvegardes en ligne.

Pour insérer le fichier à lier, cliquez droit sur la branche, choisissez Insérer, puis Insérer un lien (champ de saisie).

Une fenêtre s'affiche. Sélectionnez votre fichier.

Une flèche apparaît sur votre branche pour matérialiser le lien hypertexte vers votre fichier.

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L'avantage de la carte, c'est de centraliser toute l'information dans votre carte. Attention, avec Freemind les dossiers et fichiers ne seront pas présents physiquement dans votre carte, Ils se-ront simplement liés par un lien hypertexte. Si vous voulez emporter votre carte, pensez à prendre également les fichiers liés. Dans ce cas de figure, le plus simple est de placer les fi-chiers et la carte dans le même dossier.

LANCER UN BRAINSTORMING

Dans un premier temps, notez toutes les idées qui passent par votre tête. Ne vous censurez pas.

Vous arrivez par exemple à la carte suivante :

Dans un second temps, consultez vos ressources pour compléter votre remue méninge

Il est important de vous lancer dans le brainstorming au préalable sinon vous aurez tendance à trop coller votre cahier des charges aux éléments trouvés dans vos ressources

COMPULSER VOS RESSOURCES

Réalisez une synthèse de vos ressources. Si elles sont en versions numériques modifiables, vous allez pouvoir copier des mots ou même des phrases directement dans votre carte. Atten-tion toutefois à ne pas plagier.

Par exemple, vous vous inspirez du comparatif de l'article du magazine de l'entreprise. Vous recopiez donc certains points dans votre carte.

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Certains éléments sont déjà apparus dans votre brainstorming. Dans ce cas, pas besoin de les renoter

Freemind permet d'ajouter des notes au sein de vos branches. Ces notes représenteront les pa-ragraphes de votre document final.

Sélectionnez par exemple la branche versioning pour ajouter des précisions à ce sujet. Dans le menu affichage, sélectionnez Montrer/ Masquer la barre des notes

Tapez votre texte dans la fenêtre de notes.

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Remplissez les autres branches de la même façon. Naturellement, vous n'êtes obliger de suivre un ordre particulier. Vous pouvez sauter de branche en branche en fonction des infor-mations que vous trouvez et de votre inspiration. Freemind est assez souple pour capturer toutes les données de façon souple et efficace.

Tout d'abord, recomposez votre carte : supprimez les branches inutiles, ajoutez en d'autres, déplacez certaines branches etc.

Déplacez les branches pour indiquer l'ordre dans lequel vous souhaitez afficher vos données.

Par exemple, la sécurité est pour vous un élément primordial à afficher en premier. Déplacez simplement la branche sécurité par un simple glisser déposer de votre souris.

Ensuite, vous apercevez que dans le cadre d'une mise en concurrence vous allez devoir ajouter des critères de sélection.

Vous créez donc une branche critère avec la qualité de service, le prix, le délai d'intervention. Puis, vous regroupez vos autres branches sur une branche racine appelée cahier des charges.

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FILTRER LA CARTE

Naturellement, vous ne voulez pas que vos ressources apparaissent dans votre document final. Comment faire? Freemind dispose d'une fonction filtre intéressante pour vous aider.

Ajoutez une icône aux branches à exporter dans la version texte. Par exemple, la coche verte

Pour lancer l'éditeur de filtre, cliquez sur l'icône en forme de crayon.

Dans le premier menu, sélectionnez Icône.

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Dans le troisième, sélectionnez la coche verte.

Cliquez sur le bouton Ajouter puis sur le bouton Valider.

Votre carte affiche uniquement les branches marquées par la coche verte.

N'oubliez pas de cocher au préalable la case Afficher les descendants.

EXPORTER EN VERSION TEXTE

Freemind, vous offre la possibilité d'exporter votre carte en texte via OpenOffice Writer. Dans le menu Fichier, choisissez Exporter puis En document Open Writer.

Une fenêtre Enregistrer s'affiche. Nommez votre fichier puis enregistrez le à l'endroit de votre choix.

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Ensuite, ouvrez le fichier avec OpenOffice Writer.

La mise en page est automatique.

A ce stage, vous pouvez corriger le texte (fautes d'orthographe)

Si vous voulez obtenir le texte au format Word, Open Office Writer vous offre cette possibili-té via le menu fichier Enregistrer sous.

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Une fenêtre d'enregistrement s'affiche. Sélectionnez le format Word.

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